LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

1. LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCESLIBRO DE INVENTARIOS Y

BALANCES,CONCEPTOCONCEPTO,
CLASIFICACIONCLASIFICACION,RAYADORAYADO,PARTESPARTES-
ACTIVO- ACTIVO- PASIVO- PASIVO- PATRIMONIO- PATRIMONIO
RECONOCIMIENTO DEL ACTIVO I PASIVORECONOCIMIENTO DEL
ACTIVO I PASIVO
2. 2. LIBRO DE INVENTARIOS YLIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
DEFINICION Es un libro principal y obligatorio de filiación simple, su
finalidad principal es de mostrar la situación económica de la empresa. En este
libro se registran todos los activos, pasivos y patrimonio que tiene la empresa.
Este libro se utiliza dos veces al año, uno al inicio de las operaciones (cualquier
mes del año llamado Inventario Inicial) y otro al finalizar el periodo Por su
aspecto legal y técnico este libro es obligatorio y principal de foliación simple
(enumeración de folios) en el que anotaran y registraran todos los inventarios
que la empresa realiza bajo su firma y responsabilidad como reflejo de todo lo
que posee la empresa o negocio para su funcionamiento y desarrollo.
3. 3. CONTENIDO DEL LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES: Art. 37º
del C.C. El Art. 37 de Código de Comercio determina que el Libro de
Inventarios y Balances se iniciara reflejando el INVENTARIO que deberá
formar el comerciante o propietario del negocio al inicio de sus actividades
comerciales especificando lo siguiente: El libro de inventarios y balances,
empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar
principio a sus operaciones, y contendrá:1) La relación exacta del dinero,
valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y
efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su
activo.2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones
pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.3) Fijará en su caso, la
diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia
sus obligaciones.
4. 4. RAYADO DEL LIBRO DE INVETARIO Y BALANCES1.- Para el código
de la cuenta principal.2.- Para la divisionaria de la cuenta principal3.- Columna
para el nombre de las cuentas, divisionarias y firmas4.- Columna para importes
por menores (segunda auxiliar)5.- Columna para importes por menores (primera
auxiliar)6.- Columna para los importes parciales de las divisionarias.7.-
Columna para los importes totales de las cuentas principales.
5. 5. 12345 67LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
6. 6. INVENTARIO DEFINICIONES la relación pormenorizada, detallada y
valorada de todos los bienes y derechos así como de las obligaciones que la
empresa posee al iniciar o finalizar sus operaciones, y que les permiten
determinar con exactitud su Activo Corriente, Activo no Corriente, así como su
Pasivo Corriente y el Pasivo no Corriente, para saber cual es el capital con que
cuenta la empresa al iniciar o finalizar sus actividades económicas.
7. 7. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOSINVENTARIO FISICO:
Conteo e inspección de los Activos, viene a ser la relación detallada de todos
los bienes y valores de los derechos y obligaciones que poseen los comerciantes
o las empresas en general al empezar sus actividades económicas y comerciales
INVENTARIO CONTABLE: Es el registro de las informaciones previa
documentación. INVENTARIO INICIAL.- Es el que se realiza al inicio de las
 operaciones comerciales, para empresas que por primera vez inician actividades
se realizara en la fecha que inicia operaciones mientras que para empresa en
marcha se deberá efectuar al inicio del periodo económico (02 de Enero de cada
año).
8. 8. INVENTARIO DE SITUACION o ESPECIAL.- Es el que se practica en
cualquier época del año, esencialmente por circunstancias especiales como por
ejemplo: robo, sustracciones, pérdidas, desastres naturales, etc.INVENTARIO
FINAL o DEL EJERCICIO.- Es aquel que se realiza al finalizar el periodo
económico (31 de Diciembre de cada año) y es el que nos sirve para determinar
las ganancias o las pérdidas y consecuentemente el incremento del capital con
las ganancias o la disminución con las pérdidas, también nos sirve para la
reapertura delos Libros para el ejercicio siguiente. INVENTARIO DE HOJAS
SUELTAS GENERAL.- Es la misma relación de los valores bienes y derechos
de las deudas y obligaciones que tiene la empresa al iniciar o finalizar un
ejercicio económico tomadas del Libro principal de Inventarios y Balances en
hojas sueltas y preparadas especialmente con la finalidad d presentar a las
diversas reparticiones Públicas o Privadas quienes tienen que ver con el
funcionamiento y desarrollo de nuestra actividad comercial.
9. 9. Cuando se efectúa un Inventario se debe tomar en cuenta los detalles
siguientes: Dimensiones Elementos que conforman parte de su estructura o
elaboración Marca Modelo Color Número Serie, etc.
10. 10. FASES PARA LA PREPARACIÓN DEL INVENTARIO. Para preparar un
el inventario se debe realizar una cuidadosa labor Administrativa, que
comprende las siguientes fases: a) Determinación de todos los elementos,
activos, pasivos, y patrimonio. b) Descripción de dichos elementos,
caracterizando su individualidad. c) Valorización de cada elemento. d)
Agrupación conveniente de las partidas, atendiendo a unos criterios de
homogeneidad contable. e) Suma de valores por grupos homogéneos y
totalización separada de lactivo y del pasivo. f) Diferencia entre el activo y el
pasivo, determinando el patrimonio neto. g) Comparación con el neto anterior
para conocer las variaciones globales experimentadas durante el período.
11. 11. PARTES DEL INVENTARIO. a) ACTIVO.- Esta representado por el
conjunto de bienes y derechos que la empresa posee para su funcionamiento y
desarrollo. Se divide en dos partes: ACTIVO CORRIENTE O A CORTO
PLAZO. Agrupa los valores y derechos que tiene la empresa en un ejercicio
contable, es decir del 02 de Enero al 31 de Diciembre de cada año. El activo
corriente comprende:
12. 12. Activo Circulante o Disponible: Agrupa el dinero en efectivo y cheques a
favor que la empresa posee y que puede utilizar cualquier momento del período
económico. Comprende la cuenta:10 EFECTIVO E EQUIVALENTE DE
EFECTIVO; del Plan Contable General Revisado.101 Caja (dinero en
efectivo)102 Fondos Fijos (Caja Chica)103 Remesas en tránsito (préstamos que
se recibe de una sucursal, filial)104 Cta. Cte. (cheques, depósitos) Activo
Exigible: Se agrupa en esta clase de activo a todos los documentos que se tenga
que cobrar. Ejemplo:
13. 13. 12 Clientes (Facturas por cobrar, Letras por cobrar) 14 Cuentas por cobrar
a accionistas (o socios) y personal.16 Cuentas por Cobrar Diversas. Activo
Realizable: Constituido por las existencias y realizando una transacción
operacional se puede convertir en efectivo. Comprende las cuentas:20
Mercaderías21 Productos Terminados22 Subproductos, Desechos y
 Desperdicios.23 Productos en Proceso24 Materias Primas y Auxiliares25
Envases y Embalajes26 Suministros Diversos28 Existencias por Recibir
14. 14. ACTIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO. Agrupa a todos los
activos que posee una empresa en un tiempo comprendido en más de un
ejercicio económico contable. El activo no corriente comprende:Activo Fijo:
Son conjuntos de bienes duraderos que tiene la empresa, con los cuales realiza
su negocio y que no son cambiables constantemente. Ejemplo: Muebles,
Terrenos, Edificios, Maquinarias, equipos, etc. Comprende las ctas.33
Inmuebles, Maquinarias y Equipos.35 Valorización Adicional del Inmueble,
Maquinarias y Equipos.
15. 15.  Activo Diferido: Este activo se registra en el Debe por los gastos que no
corresponden aplicar como carga del ejercicio, sujetos a liquidación futura,
entonces diremos que es todo anticipo que la empresa posee para tener
beneficios con posterioridad. Ejemplo: Adelanto de alquilares, pago de seguros
por adelantado, etc. Comprende la cta.38 Cargas Diferidas. Del PCGR. Otros
Activos o Inversiones: Conformado por: Acciones, Bonos, Patentes y Marcas,
Gastos de Investigación. Comprende las cuentas: 31 Valores34 Intangibles del
PCGR.
16. 16. b) PASIVO.- Es el conjunto de obligaciones y deudas que la empresa
contrae frente a terceros, proveedores, trabajadores y el estado por el mismo
efecto de la ejecución de funcionamiento y desarrollo; obligaciones que pueden
ser valoradas y afecten o puedan afectar al conjunto del patrimonio
(compromisos a cumplir); riesgos y responsabilidades asumidas por la empresa,
en conclusión el pasivo demuestra la financiación de las inversiones u origen
de los fondos (dinero y crédito) que se han adscrito a la empresa. Se divide en
dos partes:
17. 17. PASIVO CORRIENTE O A CORTO PLAZO Pasivo Exigible: Representa
la deuda contraída cancelable solo dentro de un período económico. Ejemplo:
Sobregiros Bancarios (div. 10.4)Tributos por pagar (cta. 40)Remuneraciones
(cta. 41)Proveedores (cta. 42)Cuentas por pagar Diversas (cta. 46)Dividendos
por pagar (una vez al año) (cta. 45)C.T.S. (Depósito semestral) (cta. 47
18. 18. PASIVO NO CORRIENTE O A LARGO PLAZO Pasivo No Exigible:
Agrupa las deudas, obligaciones y compromisos que contrae una empresa en
más de un ejercicio contable. (Deudas a largo plazo, Préstamos recibidos a largo
plazo, provisión para pérdidas en ventas a futuro, Intereses Diferidos, etc.
Comprende las cuentas: 42 Proveedores 46 Cuentas por Pagar Diversas
PATRIMONIO. Conjunto de bienes que posee una empresa, adquiridos por
cualquier título que comprende la clase 5 del PCGR, estas cuentas son:
19. 19. 50 Capital55 Acciones de Inversión56 Capital Adicional57 Excedente de
Revaluación58 Reservas59 Resultados Acumulados c) RESUMEN.- Es el
tercer paso que incluye en el Inventario y que viene a ser la comparación del
Total Activo con el Total Pasivo cuya diferencia nos determina el Capital, de la
empresa o negocio.
20. 20. d) BALANCE DEL INVENTARIO.- Consiste en representar en forma
resumida las cuentas del activo como cuentas DEUDORAS(CARGO) y las
cuentas del pasivo como cuentas ACREEDORAS(ABONO) determinando el
equilibrio entre ambas a fin de reflejar el principio de la partida doble. Toma el
criterio de cuentas deudoras (cargo) y cuentas acreedoras (abono) porque el
Balance del Inventario va a constituirse como el registro o asiento de apertura
 en el Libro Diario, lo cual se efectúa aplicando los principios de la partida doble
lo que estudiaremos más adelante.
21. 21. TECNICA PARA EL RECONOCIMIENTO DE LASCUENTAS DEL
ACTIVO Y PASIVO. La técnica más adecuada y aceptable para determinar el
reconocimiento de las cuentas del activo y pasivo es la técnica de la
"interrogante". Dicha técnica consiste en plantearse una interrogante y luego
buscar una respuesta en base a los conceptos o definiciones de ACTIVOS Y
PASIVOS respectivamente .EJEMPLO 1: La empresa XYZ tiene dinero en
efectivo. Entonces, para poder determinar si el dinero que posee la empresa es
Activo o Pasivo aperturamos la interrogante siguiente:
22. 22. ¿QUE ES EL DINERO? Si en primera instancia no podemos absolver la
interrogante, determinamos una repregunta conjugando con los conceptos de
Activo y Pasivo, que sería así: EL DINERO SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO?
¿OBLIGACION? o ¿DEUDA? Como el lector se habrá podido dar cuenta que
las alternativas son las palabras "claves" basadas en los conceptos genéricos de
Activos y Pasivos.
23. 23. Entonces; luego de barajar la posible respuesta a la interrogante la respuesta
seria: El DINERO por lógica es un BIEN; en conclusión entonces la respuesta
seria que el DINERO es un ACTIVO, y para que la respuesta sea completa el
lector le dará la codificación correspondiente en base al Plan Contable General
Revisado, que para el caso es la cuenta 10 EFECTIVO EQUIVALENTE DE
EFECTIVO, sub cuenta 101 CAJA, especifica 101 DINERO EN EFECTIVO,
el cual nos permitimosgraficar:10 EFECTIVO EQUIVALENTE DE
EFECTIVO, 1 01 CAJA DINERO EN EFECTIVO
24. 24. EJEMPLO 2: La empresa debe varias facturas a los proveedores. Para
absolver si el planteamiento del ejemplo es Activo o Pasivo, efectuamos la
interrogante: ¿QUE REPRESENTA LA DEUDA A PROVEEDORES? De la
misma forma que en el ejemplo anterior si no tenemos la respuesta en la forma
inmediata recurrimos a la repregunta que sería así: LA DEUDA A
PROVEEDORES SERA: ¿BIEN?; ¿DERECHO? ¿OBLIGACION? Entonces;
luego de barajar las alternativas de respuesta consideramos que las deudas no
son bienes ni derechos, por lo tanto son obligaciones que la empresa asume
frente a sus proveedores por lo mismo que el deudor (empresa) está en la
obligación de cancelar el crédito que le fue otorgado. Por lo tanto por el
concepto de Activos y Pasivos la respuesta es que toda obligación es un
PASIVO, la cual estaré presentado por la cuenta genérica 42 del Plan Contable
General Revisado, quedando graficado así:
25. 25. 42 PROVEEDORES421 FACTURAS POR PAGAR421.1 FACTURA Nº
01-234Se recomienda al lector aplicar esta técnica de reconocimiento de
cuentas del ACTIVO y PASIVO a fin de no tener dificultades en el
reconocimiento efectivo de las cuentas.