INFORME FINAL AUDITORIA AL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO

Bogotá D.C. Diciembre de 2017

TABLA DE CONTENIDO

1.OBJETIVO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------------

1.1Objetivos Específicos: ----------------------------------------------------------------------------

2.ALCANCE DE LA AUDITORIA -------------------------------------------------------------------

3.PROCESO AUDITADO ----------------------------------------------------------------------------

4.MARCO LEGAL O ANTECEDENTES ---------------------------------------------------------

4.1Antecedentes ---------------------------------------------------------------------------------------

4.2Marco Legal ---------------------------------------------------------------------------------------

5.ASPECTOS GENERALES ------------------------------------------------------------------------

5.1Términos del Informe ----------------------------------------------------------------------------

5.2Responsabilidad -----------------------------------------------------------------------------------

6.DESARROLLO DE LA AUDITORIA ------------------------------------------------------------

7.RESULTADOS DE LA AUDITORIA -----------------------------------------------------------

7.1Aspectos Conformes -----------------------------------------------------------------------------

7.2No Conformidades Potenciales - Observaciones -------------------------------------------

7.3Oportunidades de Mejora - Recomendaciones ----------------------------------------------

8.CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA --------------------------------------------------------

1. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Verificar la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

(SG-SST) en el HOSPITAL MARCO FELIPE AFANADOR DE TOCAIMA, de acuerdo
con los requisitos del Decreto No. 1072 de 2015, Capitulo 6.

1.1 Objetivos Específicos:

1.1.1 Verificar la implementación de los siguientes requisitos:

Planificación del SGSST

 Política
 Objetivos
 Revisión por la Dirección
 Gestión de Cambios
 Adquisiciones
 Contratación
 Obligaciones del empleador
 Obligaciones de la administradora de riesgos laborales.
 Responsabilidades de los trabajadores
 Evaluación Inicial
 Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos
 Gestión de Peligros y Riesgos
 Medidas de Prevención y Control
 Prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales
 Capacitación
 Comunicación
 Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento)
 Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
 Indicadores que evalúa la estructura del SGSST
 Indicadores que evalúan el proceso del SGSST
 Indicadores que evaluar el resultado del SGSST

1.1.2 Realizar Inspeccion visual mediante recorrido a las instalaciones del HOSPITAL
MARCO FELIPE AFANADOR DE TOCAIMA, sus áreas asistenciales y administrativas.
2. ALCANCE DE LA AUDITORIA

Aplica para las sede principal ubicada en la ciudad de Tocaima vigencia 2016.

3. PROCESO AUDITADO

Todos los procesos y específicamente el Proceso de Gestión de Talento Humano.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Antecedentes

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica viene aplicando la

normatividad en salud ocupacional y laboral que se han establecido con el apoyo de la
Administradora de Riesgos Laborales, en especial de aquellos requisitos mínimos
como clima laboral, condiciones de trabajos, medidas de seguridad y protección,
exámenes médico general a los funcionarios y actividades puntuales del COPASO, los
cuales no se encontraban articulados y armonizados como un sistema de gestión que
permitieran generar una valoración de riesgos de alto impacto y tomar acciones e
implementando controles y programas de seguridad y salud en el trabajo.

De conformidad con el análisis del Gobierno nacional sobre los pocos resultados que la
entidades públicas venían desarrollado en materia de salud ocupacional y laboral, se
expidió el Decreto 1443 de 2014, con el fin de que se implementara el Sistema de
Gestión en Seguridad y salud en el Trabajo, el cual fue compilado por el Decreto 1072
de 2015.

Bajo este contexto el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica,

inicia su implementación en el segundo semestre de 2015.

4.2 Marco Legal

Normograma del proceso de Talento Humano

Ley 1295 de 1994,
Ley 1562 de 2012,
Decreto 0723 de 2013,
Decreto 1443 de 2014,
Decreto 1072 de 2015
Resoluciones, Acuerdos y demás normatividad vigente.
5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe

Se utilizará para el presente Informe, los términos y definiciones establecidos en el

Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su
entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de

organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del
incumplimiento.

No Conformidad Potencial - NCP: Hecho o situación que podría generar el

incumplimiento de un requisito legal, técnico, de la organización o del cliente. Se
constituye como una Observación.

Oportunidad de Mejora - OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o

actividad. Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad

Es responsabilidad del auditor la planeación para la verificación de la implementación

del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo del Departamento
Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco del Objetivo General.

La información tomada para la elaboración del presente informe y durante el ejercicio

de la auditoría en sitio, fue proporcionada bajo la estricta responsabilidad de los
funcionarios de las dependencias relacionadas en el alcance así como de la consulta
efectuada en el aplicativo SIGOB la Intranet.

Por último, es responsabilidad del equipo auditor producir un informe objetivo que
refleje los resultados del proceso auditor, observaciones y/o recomendaciones, en
cumplimento de los objetivos propuestos para la misma.

6. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

En cumplimiento del Plan de Auditoria No. 16 del Programa Anual de Auditorias del
DAPRE, presentado a la Jefe del Área de Talento Humano mediante memorando
MEM16-00015717, del 22 de noviembre de 2016; se desarrolló dicha auditoria con el
plan detallado que se elaboró, y en consecuencia se verificó los requisitos exigidos en
el capítulo 6 del Decreto 1072 de 2015, donde la Presidencia de la República da
cumplimiento a la siguiente:

 Planificación del SGSST: Se estableció el plan de trabajo con cronograma para

la Implementación y seguimiento al sistema SGSST, tal como se evidenció su
publicación en el SIGEPRE.

 Política: Se encuentra firmada por el Director del DAPRE y divulgada; como se

pudo evidencia en las carteleras de Casa de Nariño, DAPRE administrativo, Colombia
Joven, DAIGMA y Secretaría de Transparencia, así como también por correo
electrónico e Intranet. Se requiere que esta información, también sea publicada en la
página del DAPRE.

 Objetivos: Se encuentra definidos en el proyecto del Manual del Sistema de

Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, pero no se tiene aprobado ni divulgado.

Únicamente están aprobados y divulgados los objetivos de la política del SGSST.

 Revisión por la Dirección: Se identificó que se tiene proyectada su realización

para en el mes de enero de 2017.

Sin embargo, se evidenció se han presentado reportes de seguimiento sobre las

acciones implementadas y estado de algunos indicadores en los comités como el de
seguimiento de la Subdirección Operacional y COPASST.

 Gestión del Cambio: La Presidencia de la Republica tiene instrumentos y/o

metodología para la gestión del cambio, los cuales se pueden evidenciar en el proyecto
del manual del SGSST, Procedimiento P-TH-21Identificación de Peligros y Riesgos y la
Guía G-TH-06 para la Identificación de peligros, Valoración de Riesgos y Determinación
de Controles, para cuando se presente el evento aplicarlos.

 Adquisiciones: Se observó que para la vigencia 2017, la Entidad priorizo los

temas de adquisiciones en el tema de Seguridad y Salud en el Trabajo-SST de
conformidad con los recursos asignados, como se pudo evidenciar al revisar el plan de
acción

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

para el año 2017 del proceso de Talento Humano, es importante resaltar que esta
programación a un no se encuentra consolidada con los recursos asignados para
la Entidad en el presupuesto 2017 ya que a hoy este documento es de solo
consulta hasta la aprobación del PAA 2017.

 Contratación: Se observó que se están adoptando la medidas necesarias

para garantizar el cumplimento de las normas en seguridad en salud de los
contratistas, como de evidencio en el proyecto de “(…) Manual de Seguridad y
Salud en el Trabajo-SST- Y Medio Ambiente para Contratistas (…)” el cual
contempla el

cumplimiento de los requisitos legales de la norma.



 Obligaciones del empleador: Se estableció la Resolución 827 de 2016 para

la Delegación y administración del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
Trabajo,

En el Proyecto del Manual del SGSST se establecieron las obligaciones para el

representante, directivos, funcionarios, contratistas y terceros, pero no se han
aprobados y socializado a los involucrados para que se conozcan y apliquen.

Se realiza rendición de cuentas a nivel directivos de la implementación del

SGSST y algunos reportes de indicadores, pero no se ha realizado una rendición
de cuenta completa para todo el personal.

Se ha realizado divulgación del sistema SGSST por correo y capacitaciones

puntuales en temas específicos, así como la documentación necesaria.

Se cuenta con una persona contratista idónea para desarrollar e implementar el

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo; sin embargo se debe garantizar una
persona permanente en la entidad conocedora de la temática en Seguridad y
salud en el Trabajo.

La entidad cuenta con la matriz del marco normativo del SGSST, sin embargo se
requiere terminar la valoración total para completar esta actividad.

 Obligaciones de la Administradora de Riesgos Laborales: la ARL ha

realizado asesoría y acompañamiento en la implementación del sistema a los
miembros del COPASST y servidores públicos, de acuerdo con sus obligaciones
y funciones, como se observó en los listados de asistencias.

 Responsabilidades de los trabajadores: Se tiene proyectado en el manual

del SGSST las responsabilidades de los servidores públicos.
7

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Se evidenció el uso de algunos formatos establecidos en el SGSST, mediante los

cuales han manifestado situaciones de peligros y riesgos, así como de salud.

Se requiere fortalecer la socialización de todos los instrumentos (manual,

procedimientos, guías y formatos, entre otros), con el fin de que conozcan, creen
conciencia y una adecuada aplicación.

 Evaluación Inicial: La Entidad practico la evaluación inicial de acuerdo con

los requisitos exigidos por el Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.16,
arrojando un diagnóstico inicial del 14%, como se observó en los documentos
presentado por los responsables de la implementación del SGSST.

 Identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos: la Entidad

adopta la metodología GTC 45 de 2012 mediante el procedimiento P-TH-21 y la
GUIA G-TH-06, como los formatos F-TH-63, F-TH-64, F-TH-65 y F-TH-59:

Se tiene identificación de peligros y evaluación y valoración de riesgos por sedes

según formato F-TH-65 Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de
Riesgos y Determinación de Controles.

 Gestión de Peligros y Riesgos: La Presidencia de la República instrumentó

los mecanismos de gestionar los peligros y riesgos como se evidenció en el
proyecto del Manual SGSST, Procedimiento P-TH-2, la Guía G-TH-06 y demás
documentos y formatos aprobado en el SIGEPRE

También presento el documento FACI Formato F-TH-64 y el correo electrónico

seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co, para que los funcionarios,
contratistas y personal en comisión informen cualquier situación.

Se siguiere fortalecer el proceso de gestión de peligros y riesgos, en especial de

aquellos controles y acciones que requieren mayor tratamiento.

 Medidas de Prevención y Control: La entidad cuenta con la matriz de

peligros y riesgos y el plan de trabajo donde se ha identificado e implementado
las medidas preventivas y controles necesarios y urgentes de acuerdo con la
valoración de los peligros y riesgos, como se evidenció en los listados de
capacitación y entrega de elementos de protección.
 Prevención, Preparación y Respuesta ante Emergencias: Se observó que la
entidad tiene definidos los programas de emergencias, así como la metodología
adopta de colores DIGER, formato en Excel, capacitaciones realizadas según
listados de asistencia verificados. Sin embargo no están aprobados por el
SIGEPRE.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades

laborales: se observó que a través del COPASST, se definió un grupo para
realizar las investigaciones de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales, así:

La persona contratada idónea en el tema

Un asesor del área de talento Humano designado este tema. Un representante del
COPASST

El Jefe inmediato de la persona o situación encontrada.

También se identificó la realización de inspecciones a casos puntuales, atención

a las recomendaciones presentadas por la ARL y el COPASST, elaboración y
aplicación de documentos de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.

Se requiere fortalecer este tema, con el fin de garantizar la seguridad y salud de

los servidores públicos de la entidad.

 Capacitación: En cumplimiento Plan Institucional de Capacitación del

Presidencia de la República se verifico la realizaron capacitación en:

Factores de riesgos en puesta de trabajo Alturas

Se cuenta con una persona idónea capacitada en seguridad y salud en el trabajo,

Se tiene programado realizar programa de inducción y reinducción en el mes de

diciembre de 2016.
Para al vigencia 2017 se debe fortalecer el proceso de capacitación y
sensibilización a todo nivel para que los funcionarios y demás servidores se
apropien del SGSST.

 Comunicación: En el manual del Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo se determinó los lineamiento generales de cómo se realizara la
comunicación del sistema y porque mecanismos como:

Formato FACI

Correo electrónico seguridadysaludeneltrabajo@presidencia.gov.co Un Link en la

Intranet.
Documentación SIGEPRE

Para recibir, documentar y responder las comunicaciones internas y externa y/o

recolectar inquietudes, ideas y aportes de los servidores de la entidad o terceros.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

 Acciones preventivas y correctivas (plan de mejoramiento): el Proceso de

Evaluación, Control y Mejoramiento actualizó el procedimiento, la guía y el
aplicativo SIGEPRE para la formulación seguimiento y evaluación de Planes de
Mejoramiento; sin embargo la entidad viene implementado acciones correctivas,
preventivas y de mejoras no documentadas.

Se evidenció que se toma acciones correctivas y preventivas para mitigar y/o

controlar las situaciones que presentan los servidores públicos de la entidad. Se
recomienda documentar aquellas acciones que evidencien impacto en la
implementación, mantenimiento y mejora del SGSST.

 Indicadores del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo: Se

establecieron los indicadores generales del sistema utilizando los instrumentos
del SIGEPRE, como se evidencia en los documentos presentados por los
responsables designado del Área de Talento Humano.

 Indicadores que evalúa la estructura del SGSST: Se evidenció el esquema

de indicadores de estructuras que se tiene para verificar la implementación del
sistema y algunos resultados de estos indicadores.
Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar la
estructura del SGSST.

 Indicadores que evalúan el proceso del SGSST: Se evidenció el esquema

de indicadores de proceso que se tiene para verificar la implementación del
sistema y algunos resultados de estos indicadores.

Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar el proceso

del
SGSST.

 Indicadores que evalúan el resultado del SGSST: se evidencio el esquema

de indicadores de resultados que se tiene para verificar la implementación del
sistema y algunos resultados de estos indicadores.

Se sugirió definir un esquema de indicadores generales para evaluar los

resultados del SGSST.

 Documentación y conservación de los documentos: Se evidenció la

siguiente documentación del sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo:

10

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

 La Política y los Objetivos del SGSST

 La Responsabilidades

 Matriz de Identificación de peligros y evaluación y valoración d elso

riesgos.

 Programa de capacitación anual PIC.

 Plan de trabajo de implementación

 Registro de entrega de elementos de protección personal

 Registro de fichas técnicas

 Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo

y enfermedades laborales.

 Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del COPASST

 La identificación de amenazas

 Los programas de vigilancia epidemiológica.

 Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, maquinas o

equipos

 Matriz legal

Se cuenta con los siguientes documentos aprobados en el SIGEPRE:

D-TH-01 Programa de Elementos de Protección Personal 1 14/10/2016 16:56

F-TH-09 Cumplido de Comisión 9 11/05/2016 18:14
F-TH-23 Control Citas Odontológicas 3 28/05/2015 18:33
Medición de efecto de bienestar social, seguridad y salud
F-TH-24 en el trabajo necesidades - preferencias de incentivos. 5 15/06/2016
17:35
F-TH-25 Diagnóstico de Necesidades de Capacitación 5 28/05/2015 18:50
Evaluación de Actividades de Seguridad y Salud en el
F-TH-38 Trabajo 2 15/06/2016 17:36
F-TH-44 Encuesta Desórdenes Músculo-Esqueléticos 2 19/07/2016 16:17
F-TH-50 Inducción en el Puesto de Trabajo 0 31/03/2015 19:07
F-TH-51 Listado de Personal a Cargo para Evacuación 1 09/10/2015 19:30
F-TH-59 Informe de Comisión o de Viaje 4 06/09/2016 18:17
INVESTIGACIÓN Y ANÁLISIS DE INCIDENTES O
F-TH-62 ACCIDENTES DE TRABAJO 1 26/08/2016 20:03
F-TH-63 Formato de Identificación de Peligros y Riesgos 1 06/09/2016 18:16
Formato de Reporte de Actos y Condiciones
F-TH-64 Inseguras - FACI 1 06/09/2016 17:59

Matriz de Identificación de Peligros, Valoración de

F-TH-65 Riesgos y Determinación de Controles 1 06/09/2016 18:18
F-TH-66 Planificación de Inspecciones de SST 1 06/09/2016 18:21

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE
GESTIÓN
Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento
Entrega de Elementos de Protección Personal o
F-TH-67 Contra Caídas 1 19/10/2016 10:57
F-TH-68 Matriz Elementos de Protección Personal 1 04/10/2016 18:16
F-TH-69 Inspección de Elementos de Protección Personal 1 19/10/2016 10:58
F-TH-70 Cronograma de Actividades del SG-SST 1 19/10/2016 10:59
G-TH-02 Guía para el trámite de comisiones y gastos de viaje 3 08/01/2016
18:39
Guía para el Reporte e Investigación de Incidentes y
G-TH-05 Accidentes de Trabajo 1 19/08/2016 18:17
Guía para la Identificación de peligros, Valoración de
G-TH-06 Riesgos y Determinación de Controles 1 01/09/2016 10:25
L-TH-01 Lineamientos de buenas prácticas ambientales 4 12/07/2016 08:04
Elaboración del Plan Institucional de Capacitación,
Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos y el SG-
P-TH-05 SST 8 24/06/2016 11:39
REPORTE E INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y
P-TH-20 ACCIDENTES DE TRABAJO 1 26/08/2016 18:11
P-TH-21 Identificación de Peligros y Riesgos 1 06/09/2016 18:13
Identificación Necesidades de Elementos de
P-TH-23 Protección Personal o Contra Caídas 0 04/10/2016 18:43

 Prueba de Recorrido: Se realizó prueba de ruta a las Área Administrativa,

Secretaría de Prensa, DAIGMA, Secretaría de Transparencia y Colombia Joven
para verificar la implementación de todos estos requisitos, identificándose lo
siguiente:

Se realiza seguimiento a casos puntuales pero no a todos.

Dos casos ha informado utilizando los instrumentos establecidos y los otros

encuestados manifestó que no tuvieron seguimiento.

No reportan situaciones de peligros y riesgos ni las condiciones de salud que

han tenido dentro y fuera de la entidad como caídas, atestación oídos, ruido entre
otros, porque desconocen los procedimientos e instrumentos para realizarlos.

Pese a que se ha realizado adecuaciones a las instalaciones y puestos de trabajo

aún falta fortalecer estos temas ya que algunas se encuentra en sin señalización
de ruta de evacuación y protección de ventanas, ruido, sillas, computadores
entre otros.
12

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

7. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

7.1 Aspectos Conformes

Para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud ene l

Trabajo

1. Idoneidad de la persona contratada.

2. La labor que se viene desarrollado para la implementación del SGSST

como:

Conocimiento para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y

salud en el Trabajo

Articulación con el SIGEPRE.

Conceptos claros del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el Trabajo

La forma de documentar el Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el

Trabajo

7.2 No Conformidades Potenciales - Observaciones

1. Se evidenció que no se ha realizado rendición de cuentas a todos los

trabajadores, se realizó de manera parcial a nivel directivo y comité COPASST y
remisión de correo de implementación del sistema, esto podría generar el
incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.8 Numeral 3.

2. Se observó que en el plan anual de adquisiciones de la vigencia 2016 no se

incluyeron todos los recursos necesarios para garantizar la implementación,
mantenimiento y mejora del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, sólo se
evidenció la contratación una persona idónea en el mes de julio, la compra de
elementos de protección, ergonómicos, prevención y examen médicos
operacionales; sino se contemplan las necesidades priorizadas de mayor
impacto de acuerdo con el análisis de la matriz de peligros y riesgos y los
indicadores de salud laboral y de enfermedades, esto podría afectar la seguridad
y salud de los servidores públicos de la entidad y por ende el incumplimiento al
Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.3 y 2.2.4.8 Numeral 4.

3. Se observó que en el proyecto de manual del SGSST, se tienen planteadas

las responsabilidades de los directivos, contratistas, funcionarios, ARL y
terceros pero nos están aprobadas, comunicadas ni socializadas, además falta
determinar

13

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

el despliegue de las responsabilidades del personal en comisión como los de

Casa Militar y pasantes; sino se asignan y comunican estas responsabilidades
podría generar el incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.8
Numeral 2.

4. Se observó que no se ha integrado totalmente el SGSST al Sistema de

Gestión de la Presidencia de la República, como se evidenció en los siguientes
documentos que nos están aprobado por el SIGEPRE:

Manual de SGSST

Matriz del marco normativo Vigente

Los objetivos del SGSST no están aprobado y comunicados. La política no está

integrada con la del SIGEPRE

Falta integrar todo los indicadores Formatos en proyectos.

Así como, la metodología de identificación de peligros, evaluación y valoración

de los riesgos no está integrada con el lineamiento de administración de riesgos
de la entidad y no están articulación con los procesos.

Esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo

2.2.4.6.8 Numeral 11.
5. De acuerdo con la prueba de recorrido realizada a algunas personas del
Área Administrativa, Secretará de Prensa, DAIGMA, Secretaria de Transparencia y
Colombia Joven, se observó que la mayoría de los funcionarios no están
cumpliendo con las responsabilidades que tiene frente al sistema de SGSST
como:

No todos informan los peligros y riesgos No todos participan en las

capacitaciones

No todos manifiesta o informa su estado de salud

Esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo 6 Artículo

2.2.4.6.10.

6. Como uno de los requisitos penúltimo de implementación es la realización

de la Revisión por la Dirección, se observó que la entidad tiene programado
realizarla

14

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

en el mes de enero de 2017, sino se realiza dentro del tiempo límite establecido
de implementación del Sistema de SGSST, podría generar un incumplimiento al
Decreto 1072 capitulo 6 Artículo 2.2.4.6.31.

7. Se observó que la entidad está implementado medidas de prevención y

control, sin embargo falta de señalización y rutas de evacuación en algunos
centro de trabajo; esto podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 capitulo
6 Artículo 2.2.4.6.24. Numeral 4.

8. Se observó que se requiere fortalecer el proceso de capacitación,

socialización y divulgación a todo nivel, comprometiendo a los responsables de
proceso y/o dependencias, ya que la mayoría de los funcionarios y contratistas
no tiene conocimiento de cómo funciona y opera los instrumentos y mecanismos
del Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el trabajo implementado por el
DAPRE; lo cual podría generar un incumplimiento al Decreto 1072 Artículos
2.2.4.6.11 y 2.2.4.6.14.
7.3 Oportunidades de Mejora - Recomendaciones

1. Adoptar por Resolución las responsabilidades de los directivos,

funcionarios, contratistas y demás; es decir ajustar la Resolución 827 de 2016, y
comunicarla a todos con el fin de que se apliquen y se tomen las medidas
necesarias que se generen de acuerdo con los instrumentos y mecanismos
implementado por

SGSST.

2. Priorizar las necesidades requeridas de acuerdo con los instrumentos,

procedimientos, indicadores y demás mecanismos establecidos, y programar las
de mayor impacto en el plan anual de adquisiciones y en el plan de capacitación,
con el objeto de mejorar las condiciones y de medio ambiente de trabajo, así
como la salud en el trabajo, que conlleve a la promoción y mantenimiento del
bienestar físico, mental y social de los funcionarios en todas las ocupaciones.

3. Establecer instrumentos o canales de comunicación que permitan verificar

el cumplimiento y aplicación de las responsabilidades frente al Sistema de
Gestión

15

INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

de Seguridad y Salud en el Trabajo, esto permitirá conocer cuál ha sido el grado

de implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo del sistema.

4. Teniendo en cuenta la calificación y clasificación de la información y

documentación, determinar que documentos tiene grado de seguridad, reserva
y/o público, esto dará claridad sobre qué información se puede divulgar y cual
no, garantizando la disponibilidad, integridad y confidencialidad de los
documentos exigidos por el SGSST.

5. Definir y detallar los requisitos de conocimiento y prácticas en el Sistema

de Seguridad y Salud en el Trabajo necesarios para los funcionarios, esto
permitirá identificar y fortalecer las capacitaciones.
6. Definir y articular los medios y/o canales de comunicación (PSQR,
Inducción y

reinducción, SIGOB, página WEB, Intranet), para recibir, documentar y responder

las comunicaciones internas y externa y/o recolectar inquietudes, ideas y aportes
de los servidores de la entidad o terceros.

7. Completar la evaluación total de la matriz de identificación de peligros y

valoración de los riesgos y la normatividad aplicable, esto determinará qué
acciones y/o controles tiene establecido la entidad o cuales falta por
implementar.

8. Garantizar personal idóneo para continuar con el proceso de

implementación mantenimiento y mejoramiento del Sistema de Gestión de
Seguridad y salud en el Trabajo.

9. Publicar la información del Sistema de Gestión de seguridad y Salud en el

trabajo en la página WEB de la entidad, especialmente de la interés general, esto
permitirá a los clientes, partes interesadas y ciudadanía en general conocer y
aplicar las disposiciones y mecanismos que el SGSST tiene establecido.

8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

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INFORME DE AUDITORIA INTERNA DE

GESTIÓN

Proceso asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

Como resultado de la auditoria al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el

Trabajo de la entidad, se concluye que de acuerdo con los requisitos mínimos
que debe tener implementado el Departamento Administrativo de la Presidencia
de la República, la entidad cuenta con los instrumentos necesarios para su
implementación, mantenimiento y mejora del sistema SGSST; sin embargo se
requiere fortalecer algunos aspectos preventivos expuestos en las
observaciones, con el fin de complementar y cumplir con el 100% del
cronograma de trabajo establecido.
17