STUDI TENTANG MANAJEMEN PENGELOLAAN OBAT DI INSTALASI

FARMASI RUMAH SAKIT UMUM DAERAH KABUPATEN PANGKEP

Study about Medicine Management in the Pharmacy Instalation of Pangkep Distric

Hospital

Nurlinda, Dian Saputra Marzuki, Darmawansyah

Departemen Administrasi dan Kebijakan Kesehatan FKM UNHAS
(email: nur_linda25@yahoo.com, diansaputramarzuki@gmail.com
darmawansyah@yahoo.com, 085399029174)

ABSTRAK
Pengelolaan obat merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai
evaluasi yang saling terkait. Penelitian ini bertujuan mengetahui proses manajemen pengelolaan obat
di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pangkep tahun 2016 yang ditinjau dari
aspek perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat. Penelitian ini merupakan
penelitian kualitatif yang menghasilkan data deskriptif. Penelitian ini dilakukan pada bulan Januari
sampai Februari 2017 di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pangkep. Data
primer diperoleh dari hasil wawancara mendalam dan observasi langsung sedangkan data sekunder
diperoleh dari telaah dokumen. Informan penelitian ini sebanyak enam orang. Hasil penelitian
menunjukkan bahwa perencanaan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah
Kabupaten Pangkep menggunakan metode konsumsi dan morbiditas. Ketidaksesuaian perencanaan
obat dengan kebutuhan diakibatkan oleh kekosongan obat di distributor dan terlambatnya relasi
distributor dalam penyaluran. Proses pengadaan obat dilakukan dengan pembelian langsung atau
lelang. Pada proses penyimpanan, masih belum memenuhi standar karena rak, lemari, kulkas, pallet
untuk menyimpan obat belum cukup serta ruang penyimpanan obat masih sempit. Pendistribusian
dilakukan dengan sistem distribusi resep individu.
Kata kunci : Manajemen, pengelolaan obat, instalasi farmasi

ABSTRACT
Medicine management is a cycle activity which start from planning to evaluation which
related each other. The aim of this research for find out how medicine management in the pharmacy
installation of Pangkep distric hospital in 2016 reviewed of the aspect of planning, procurement,
storage, and distribution of the cure. This study is a qualitative research that produces descriptive
data. This research was from january to february 2017 in the pharmacy installation of pangkep
distric hospital in 2016. Primer data obtained from deep interview and direct observation and second
data obtained from study of the document. Informants in this research as six people. The research
result showed that planning of medicine’s need from the pharmacy installation of pangkep distric
hospital in 2016 used method of consumption and morbidity. Incompability medicine’s plan and
medicine’s need caused by distributor was not have medicine stock and delay of distributor relation in
disbursement. The medicine procurement process did by direct purchase or auction. The storage
process still was not qualified where shelves, cabinet, refrigerator, pallet for medicine storing ware
not enough space. Distribution did by the distribution system of individual prescriptions.
Keywords : Management, Medicine, pharmacy installation
PENDAHULUAN
Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) merupakan bagian integral pelayanan
kesehatan di rumah sakit. Pelayanan farmasi di rumah sakit meliputi pengelolaan sediaan
farmasi, alat kesehatan dan bahan medis habis pakai, serta pelayanan farmasi klinik.1 Fungsi
utama IFRS adalah melaksanakan pengelolaan obat. Pengelolaan obat di rumah sakit
merupakan salah satu aspek penting dari rumah sakit. Ketidakefisienan akan memberikan
dampak negatif terhadap rumah sakit, baik secara medik, sosial, maupun secara ekonomi.
Untuk itu, manajemen obat dapat dipakai sebagai proses penggerak dan pemberdayaan semua
sumber daya yang dimiliki untuk dimanfaatkan dalam rangka mewujudkan ketersediaan obat
setiap dibutuhkan agar operasional efektif dan efisien.2
Berdasarkan Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, pengelolaan obat di
instalasi farmasi meliputi tahap-tahap perencanaan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan
pendistribusian, pemeliharaan, penghapusan, dan pengendalian yang saling terkait satu sama
lain sehingga harus terkoordinasi dengan baik agar masing-masing dapat berfungsi secara
optimal. Ketidakterkaitan antara masing-masing tahap akan mengakibatkan sistem suplai dan
penggunaan obat yang ada menjadi tidak efisien.3
Gambaran umum pengelolaan obat di rumah sakit pemerintah di Indonesia pada
umumnya masih banyak mengalami kekurangan. Diantara kekurangan yang sangat mencolok
yaitu keterbatasan sumber daya manusia baik dari aspek jumlah maupun mutu terutama di
sebagian besar rumah sakit di kabupaten/kota, kemudian keterbatasan sarana dan prasarana
pengelolaan obat. Hal ini berpengaruh terhadap mutu obat yang sudah diadakan dan
komitmen dari Pemda untuk menyediakan anggaran, sarana dan tenaga.4
Berdasarkan data Ditjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan mengenai provinsi yang
melakukan pengelolaan obat dan vaksin sesuai standar, sebagian besar provinsi telah
memenuhi target 55%, yaitu 23 provinsi (67,65%) tetapi masih terdapat 11 provinsi yang
belum mencapai target Renstra 2015, dan terdapat 57,34% instalasi farmasi kabupaten/kota
yang telah melakukan manajemen pengelolaan obat dan vaksin sesuai standar dan 42,66%
belum sesuai dengan standar.4
Frekuensi pengadaan obat pertahun di Rumah Sakit Universitas Hasanudddin
Makassar masih rendah, seringnya terjadi kesalahan faktur yang mana sangat mempengaruhi
ketepatan waktu pembayaran dan ketepatan pengadaan, kurangnya ketelitian petugas gudang
dalam ketepatan data dalam kartu stok dan masih besarnya kerugian rumah sakit akibat obat
kadaluarsa serta masih banyaknya sediaan yang tidak mengalami pergerakan.5
 Hal serupa juga dialami di RS Elim Rantepao Toraja Utara bahwa perencanaan
kebutuhan obat yang dilakukan dengan metode konsumsi belum optimal karena tidak
mnggambarkan metode konsumsi yang sebenarnya. Perencanaan obat yang dilakukan oleh
IFRS Elim Rantepao tidak didasarkan pada perhitungan pemakaian rata-rata setahun dan stok
pengaman karena data-data tersebut tidak tersedia. Perencanaan obat hanya dilakukan oleh
Kepala IFRS yang seharusnya dilakukan oleh tim namun belum ada tim perencanaan obat
yang secara resmi dibentuk oleh direktur rumah sakit. Penentuan jumlah dan kebutuhan
setiap item obat masih berdasarkan perkiraan Kepala IFRS yang tidak didukung oleh data
yang akurat, tidak ada penetapan waktu pemesanan obat, frekuensi pemesanan yang terlalu
sering atau tidak menentu, serta perencanaan obat tidak berdasarkan formularium.6
Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep merupakan rumah sakit pemerintah
kelas C. Berdasarkan data rumah sakit, jumlah kunjungan rawat inap bulan Januari sampai
Agustus 2016 sebanyak 10.035 orang. Jumlah yang tergolong banyak tersebut tentu perlu
disikapi dengan memberikan pelayanan yang efektif dan efisien termasuk juga di pelayanan
farmasi.7 Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep mengelola semua aspek yang
berkaitan dengan obat yang beredar dan digunakan di rumah sakit. Perencanaan dan
pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep belum terlaksana secara
efisien, ini terlihat dari pelayanan farmasi yang sering tidak terlayani. Hal ini disebabkan
karena hasil pencatatan dan pelaporan IFRS menunjukkan bahwa seringnya resep yang ditulis
dokter tidak tersedia sehingga mengharuskan pasien untuk mencari obat di tempat lain. 8
Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten
Pangkep diperoleh informasi bahwa penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten
Pangkep dilakukan dengan penyusunan stok obat, pencatatan stok obat dan pemantauan mutu
obat, tetapi uang penyimpanan yang digunakan sempit dan rak-rak untuk menyimpan obat
masih belum cukup sehingga beberapa jenis obat masih di simpan di lantai dengan cara
ditumpuk. Diantaranya ada yang menggunakan pallet dan adapula yang tidak menggunakan
pallet. Kepala Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep juga mengatakan bahwa sistem
distribusi obat ke pasien rawat inap dilakukan dengan sistem distribusi resep individu.
Namun, untuk obat resep individual terkadang tidak tersedia sehingga pasien harus mencari
obat di luar Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep.
Berdasarkan pencatatan dan pelaporan Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
pada bulan Oktober 2016, ditemukan masih terdapat beberapa jenis obat yang kurang dan
beberapa jenis obat yang kosong.8 Tujuan penelitian ini adalah mengetahui manajemen
pengelolaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep.
BAHAN DAN METODE
Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif yang menghasilkan data
deskriptif. Penelitian ini dilaksanakan di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep pada
bulan Januari sampai Februari 2017. Metode penentuan informan yang digunakan adalah
purposive sampling. Informan dalam penelitian ini sebanyak enam orang yaitu kepala
instalasi farmasi, penanggung jawab perbekalan farmasi, penanggung jawab distribusi rawat
inap, penanggung jawab distribusi rawat jalan, petugas administrasi instalasi farmasi dan
petugas mutu instalasi farmasi. Data primer diperoleh dari hasil wawancara mendalam dan
observasi dengan menggunakan alat bantu tape recorder/handphone, alat tulis, pedoman
wawancara, dan pedoman observasi, sedangkan data sekunder diperoleh dari hasil telaah
dokumen. Data primer yang diperoleh dari hasil wawancara diolah secara manual yaitu
dengan mengelompokkan hasil sesuai dengan tujuan penelitian kemudian diinterpretasikan
dan disajikan dalam bentuk analisis isi atau naskah yang disertai penjelasan kemudian
dibuatkan matriks wawancara dari informan. Teknik analisis data yang digunakan adalah
content analysis. Untuk menjamin derajat kepercayaan data yang dikumpulkan digunakan
metode triangulasi yaitu triangulasi sumber dan triangulasi metode.

HASIL
Penelitian ini berorientasi pada manajemen logistik obat yang dimulai dari tahap
perencanaan, pengadaan, penyimpanan, dan pendistribusian obat. Informan yang diperoleh
sebanyak enam orang yaitu kepala instalasi farmasi, penanggung jawab perbekalan farmasi,
penanggung jawab distribusi rawat inap, penanggung jawab distribusi rawat jalan, petugas
administrasi instalasi farmasi, dan petugas mutu instalasi farmasi.
Perencanaan obat adalah suatu kegiatan untuk menentukan jenis dan jumlah obat yang
sesuai. Dalam perencanaan obat, pada tahap persiapan dibutuhkan pembentukan tim
perencana, susunan tim, serta kegiatan tim perencana.3 Kutipan wawancaranya adalah
sebagai berikut:
“Kalau tim perencana ya jelas ada. Kita disini di instalasi farmasi kan organisasi ada
strukturnya, jadi kita semua yang merencanakan kebutuhan obat sesuai dengan tugas
(KSR, 46 Tahun)”

“Iya ada. kan kita punya struktur organisasi yang telah dibentuk nah dari setiap
bagian itu diberikan tugas kemudian disusun rencana kerja sesuai tugasnya.”
(IWR, 32 Tahun)
 Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep di pimpin oleh seorang Direktur RS yang membawahi bidang pelayanan
medis dan asuhan keperawatan. Di bidang pelayanan medis dan asuhan keperawatan Instalasi
Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep di pimpin oleh Kepala Instalasi Farmasi yang
membawahi penanggung jawab perbekalan farmasi, penanggung jawab distribusi rawat inap,
penanggung jawab distribusi rawat jalan, penanggung jawab pelayanan mutu, dan
penanggung jawa administrasi beserta anggotanya. Setiap bagian di IFRS Kabupaten
Pangkep mempunyai rencana kerja. Rencana kerja tersebut disosialisasikan kemudian
disusun menjadi rencana kerja IFRS Kabupaten Pangkep. Dari hasil telaah dokumen
diketahui bahwa perencanaan obat tercantum dalam tugas dan fungsi IFRS sesuai struktur
organisasi.
Perencanaan kebutuhan obat merupakan proses untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan obat sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria
tepat jenis, tepat jumlah, tepat waktu dan efisien.3 Kutiapan wawancaranya adalah sebagai
berikut :
“Iya ada Dek, tapi biasa juga dokter meresepkan diluar formularium, jadi itu obat
kita ajukan ke direktur untuk selanjutnya dimasukkan ke formularium rumah sakit.”
(IWR, 32 tahun)

“Dicatat, kan dicatat obat yang masuk, obat yang keluar obat yang diresepkan sama
dokter jadi disitumi diliat di LPLPO. Kalau stok minimun ditentukan dengan
perhitungan rincian obat.”
(AAS, 24 tahun)

“Berdasarkan kebutuhan tahun sebelumnya. Kita pake metode konsumsi, kadang juga
diliat itu penyakit yang terbanyak, jadi dilihat yang urgent dibutuhkan.”
(KSR, 46 tahun)

“Kalau itu dek kadang sesuai kadang juga tidak sesuai. Kadang obat yang dipesan itu
jumlahnya sedikit sesuai dengan yang sudah direncanakan tapi ternyata banyak yang
diresepkan dokter. Itu biasanya Dek tergantung dari penyakit yang diderita pasien”.
(IWR, 32 tahun)
Berdasarkan hasil telaah dokumen dan wawancara mendalam diperoleh informasi
bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep memiliki formularium pemilihan obat
disesuaikan dengan formularium yaitu dokumen yang selalu diperbaharui secara terus
menerus, yang berisi sediaan-sediaan obat yang terpilih dan informasi tambahan penting
lainnya yang merefleksikan pertimbangan klinik mutakhir staf medik rumah sakit. Kompilasi
pemakaian obat diperoleh dari data tiap unit pelayanan kemudian direkap untuk menentukan
jumlah dan jenis obat yang dibutuhkan. Kebutuhan obat ditentukan menggunakan metode
konsumsi dan morbiditas. Namun, perencanaan kebutuhan obat terkadang masih belum
sesuai dengan kebutuhan.
Pengadaan obat adalah kegiatan untuk menyediakan kebutuhan obat yang telah
direncanakan dan disetujui. Pengadaan obat dilakukan untuk memperoleh jenis dan jumlah
obat, obat dengan mutu yang tinggi serta menjamin tersedianya obat dengan cepat dan tepat.3
Proses pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep diketahui melalui
wawancara terhadap informan (KSR, 46 tahun) berikut:
“Pelayanan disini itu ada dua, ada pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan,
nanti penanggung jawab ruangan mengampra di bagian gudang meminta
kebutuhannya, obat apa yang dibutuhkan di pelayanan kemudian itu dilaporkan di
kartu stok kemudian di berikan ke saya nanti saya yang ajukan ke Direktur yang
kemudian disetujui di bagian keuangan kalau sudah di setujui baru obatnya diadakan
atau di pesan.”
(KSR, 46 tahun)
Adapun metode/tata cara pengadaan obat yang diterapkan yaitu metode konsumsi dan
morbiditas. Dijelaskan oleh informan (IWR, 32 tahun) berikut ini :
“Kita pake 2 metode Dek ada itu namanya Metode pembelian langsung/e-Purching/e-
katalog, sama metode lelang Dek.”
(IWR, 32 tahun)
Penentuan waktu pengadaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep di
lakukan pertriwulan, tetapi bisa mengampra diluar bulan tersebut apabila kebutuhan
mendesak. Hal ini diketahui dari pernyataan informan berikut:
“Pertriwulan dek kita mengampra. Dilakukan pertriwulan tapi begitumi kalau ada
yang penting sekali atau mendesak bisa ji mengampra diluar bulan itu kita kasi liat
LPLPO ta juga.”
(AAS, 24 tahun)
Proses penerimaan dan pemeriksaan barang yang datang di Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep diketahui dari informasi yang diberikan oleh informan berikut:
“Proses pemeriksaan itu dilakukan oleh tim khusus. Yang dia periksa itu jumlah
barang yang datang, cek fisik, tanggal expire, kesesuaian jumlah dan jenis barang
datang dengan yang di pesan oleh bagian pengadaan.”
(IWR, 32 tahun)
Proses pemeriksaan yang dilakukan di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
dilakukan oleh tim khusus. Pemeriksaan dilakukan dengan mengecek kondisi fisik, tanggal
expired, kesesuaian jumlah, dan jenis obat yang dipesan.
Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara
menempatkan obat dan perbekalan kesehatan yang diterima pada tempat yang dinilai aman
dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat dan perbekalan
kesehatan.3 Sarana dan prasarana belum memadai karena tempat penyimpanan obat masih
belum cukup karena rak tempat penyimpanan dan ruangan masih perlu diperlu diperluas.
Sesuai dengan pernyataan informan:
“Raknya yang kurang sekali jadi banyak yang nda disimpan di rak gudangnya juga
sempit.”
(AAS, 24 tahun)
Mengenai penyimpanan obatnya dijelaskan oleh informan berikut:
“Di Gudang. Penyimpanannya itu tergantung jenisnya seperti tablet dan obat injeksi
dipisahkan serta alat kesehatan juga dipisah.”
(SW, 31 tahun)

“Dipisah berdasarkan jenis dan fungsinya kemudian disusunmi berdasarkan abjad

supaya gampang diambil.”
(NRL, 32 tahun)
“Yah disusun terus obat yang duluan diambil atau digunakan itu obat yang lebih
cepat ada disimpan atau cepat datang sama yag tanggal kadaluarsanya lebih dekat
dibanding obat lain.”
(NRL, 32 tahun).

“Proses pencatatan stok obat dilakukan setiap hari sesuai jumlah obat yang datang
atau keluar. Kalau yang perbulan kan LPLPO itu diliat berdasarkan pencatatan
setiap hari.”
(SW, 31 tahun)

“Ada termometer ruangan, selalu juga diperiksa ulang di cek-cek obat tapi kan obat
yang masuk itu kadang nda lama habis mi lagi jadi pesan lagi jadi kondisinya masih
baik tidak adaji obat yang tinggal lama.”
(NRL, 32 Tahun).
Penyimpanan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep dilakukan di
gudang. Kemudian obat dipisahkan berdasarkan jenisnya. Peneliti juga melakukan observasi
di gudang penyimpanan obat dan didapatkan bahwa gudang penyimpanan obat terpisah dari
ruang penyimpanan, atap dan dinding gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor, lantai
dalam keadaan bersih, terdapat obat yang tidak disimpan diatas pallet karena jumlah obat
yang banyak sedangkan pallet belum cukup, gudang memiliki ventilasi dan sirkulasi udara
dan penerangan yang cukup. Namun, gudang penyimpanan masih perlu perluasan.
Dari hasil wawancara dan observasi diperoleh bahwa penyusunan obat di IFRS
Kabupaten Pangkep dilakukan berdasarkan alfabet setelah dipisah berdasarkan jenis dan
fungsinya, kemudian pengambilan obatnya dilakukan dengan sistem Firs In First Out (FIFO)
dan First Expired First Out (FEFO). Berdasarkan hasil telaah dokumen didapatkan bahwa
pencacatan obat dilakukan setiap hari ketika ada obat yang datang dan keluar. Dari
pencatatan tersebut kemudian di masukkan ke Laporan Pemakaian dan Laporan Permintaan
Obat (LPLPO). Selain menyediakan termometer, obat yang tersimpan selalu dicek dan
melakukan pendistriusian secara terus menerus.
Pendistribusian obat merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam rangka memberikan
obat yang bermutu dan terjamin keabsahannya serta tepat jenis dan jumlahnya.3 Berikut
pernyataan salah satu informan mengenai pendistribusian obat di Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep :
“Jadi dokter itu menuliskan resep, kemudian pasien/keluarga pasien mengantar resep
tersebut kesini, jika dia rawat inap maka dilayani di ruang pelayanan rawat inap.
Kalau dia rawat jalan yah diruang pelayanan rawat jalan, kemudian yang betugas di
ruang pelayanan menerima resep kemudian diperiksa resep apakah
tepat/jelas/lengkap, kemudian di cek stoknya jika tidak tersedia yah diusulkan untuk
diadakan, jika tersedia di beri harga/kwitansi, bayar kemudian diserahkan.”
(KSR, 46 tahun)

Hal ini sesuai dengan hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan. Mekanisme
pendistribusian obat dimulai saat dokter menuliskan resep, kemudian pasien/keluarga pasien
mengantar resep tersebut ke Unit Pelayanan Distribusi (distribusi rawat inap/rawat jalan), jika
pasien rawat inap maka diberikan pelayanan di ruang rawat inap sedangkan untuk pasien
rawat jalan maka dilayani di ruang pelayanan rawat jalan. Petugas yang betugas diruang
pelayanan menerima dan memeriksa ketepatan, kejelasan, dan kelengkapan resep obat.
Kemudian mengecek stok obat, obat yang tidak tersedia diusulkan untuk diadakan dan obat
yang tersedia di beri harga/kwitansi bagi pasien umum sedangkan pasien Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) kesehatan obat diserahkan tanpa melakukan
pembayaran.
Mengenai unit prioritas pendistribusian obat dijelaskan oleh informan:
“Prioritas semuanya unit kita layani karena semua membutuhkan. Tidak ada
pendistribusian keunit tertentu sampai disini saja, kita mendistribusikan kepasien
kalau dibutuhkan diruang perwatan biasanya perawat yang bawa kesini resepnya.”
(KSR, 46 tahun)
Dari Informasi yang disampaikan informan didapatkan bahwa semua unit
diprioritaskan, baik itu pasien rawat jalan maupun rawat inap karena sesuai dengan antrian.
Jika obat dibutuhkan diruang perawatan maka perawat yang bertugas mengantarkan resep ke
instalasi farmasi.

PEMBAHASAN
Pengelolaan obat di rumah sakit merupakan salah satu aspek penting dari rumah sakit.
Kegiatannya mencakup perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian,
pengendalian, pencatatan/pelaporan, penghapusan, monitoring dan evaluasi. Ketidakefisienan
pengelolaan obat akan memberi dampak negatif terhadp rumah sakit.3 Perencanaan obat dan
perbekalan kesehatan merupakan salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan
obat dan perbekalan kesehatan. Tujuan perencanaan adalah untuk menetapkan jenis dan
jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhan pelayanan
kesehatan dasar.9
Persiapan dalam perencanaan merupakan rangkaian awal kegiatan pengelolaan obat.
Persiapan perencanaan obat dilakukan dengan pembentukan tim perencana obat terpadu dan
pembuatan rencana operasional yang merupakan suatu kebutuhan dalam rangka
meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan obat yang terkait dengan perencanaan.3
Perencanaan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep dilakukan dengan dua
tahap yaitu tahap persiapan dan tahap perencanaan kebutuhan obat. Tahap persiapan
perencanaan obat dilakukan dengan menentukan tim perencana obat dan membuat Planning
of Action (POA). Informasi mengenai tim perencanaan obat di Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep dikutip dari hasil wawancara dengan informan. Dari wawancara tersebut
semua informan mengatakan bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep memiliki
tim perencana obat, salah satu informan mengatakan bahwa tim tersebut sesuai dengan
struktur organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep.
Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten
Pangkep di pimpin oleh seorang Direktur RS yang membawahi bidang pelayanan medis dan
asuhan keperawatan. Di bidang pelayanan medis dan asuhan keperawatan Instalasi Farmasi
RSUD Kabupaten Pangkep di pimpin oleh Kepala Instalasi Farmasi yang membawahi
penanggung jawab perbekalan farmasi, penanggung jawab distribusi rawat inap, penanggung
jawab distribusi rawat jalan, penanggung jawab pelayanan mutu dan penanggung jawab
administrasi beserta anggotanya. Hal ini sesuai dengan pedoman yang digunakan di Instalasi
Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep yaitu Permenkes RI Nomor 58 tahun 2014 yang
mengatakan bahwa harus ada tim perencana di instalasi farmasi.
Planning of action yang diterapkan di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
diperoleh dari hasil wawancara dengan informan dari wawancara tersebut diketahui bahwa
Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep mempunyai rencana kerja. Salah satu informan
mengatakan bahwa rencana kerja tersebut yang telah dibuat setiap bagian disosialisasikan
menjadi rencana kerja Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep. Informasi ini diperkuat
dari hasil telaah dokumen, perencanaan obat di IFRS disusun dalam bentuk tugas dan fungsi
Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep. Hal ini sesuai dengan Permenkes RI Nomor 58
tahun 2014 yang mengatakan bahwa instalasi farmasi harus memiliki tim perencana obat dan
menyusun rencana kerja untuk peningkatan mutu serta pencapaian target yang telah
ditetapkan.
Pemilihan obat harus disesuaikan dengan formularium rumah sakit yang berdasarkan
formularium nasional.3 Berdasarkan hasil wawancara dengan salah satu informan diketahui
bahwa pemilihan obat yang akan diadakan disesuaikan dengan formularium RSUD
Kabupaten Pangkep. Namun, ada satu informan yang mengatakan bahwa terkadang tidak
sesuai dengan formularium apabila resep yang ditulis dokter tidak terdapat dalam
formularium. Informasi dari informan tersebut sesuai dengan hasil telaah dokumen yang
dilakukan. Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep memiliki formularium yang
disesuaikan dengan formularium nasional. Pemilihan obatnya disesuaikan dengan
formularium rumah sakit kecuali resep yang ditulis dokter tidak terdapat di formularium
maka diusulkan untuk dimasukkan ke formularium.
Kompilasi pemakaian obat diperoleh dari data tiap unit pelayanan kemudian direkap
untuk menentukan jumlah dan jenis obat yang dibutuhkan pertriwulan. Hal ini didukung oleh
hasil wawancara dengan informan yang mengatakan bahwa pemakaian obat diperoleh dari
LPLPO. Penentuan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
menggunakan metode konsumsi dan morbiditas. Hal ini diperoleh dari hasil wawancara
dengan informan, tetapi ada satu informan yang mengatakan bahwa hanya menggunakan
metode konsumsi.
Perhitungan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep sesuai
dengan Permenkes RI Nomor 58 tahun 2014 yaitu menghindari kekosongan obat dengan
menggunakan metode konsumsi, morbiditas dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.1
Perencanaan kebutuhan obat terkadang masih belum sesuai dengan kebutuhan, tetapi dari
hasil wawancara ada satu informan yang mengatakan sudah sesuai dengan kebutuhan.
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah
direncanakan dengan disetujui.9 Pelayanan di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
terdiri dari pelayanan rawat inap dan pelayanan rawat jalan. Proses pengadaan obat dimulai
saat penanggung jawab ruangan mengampra dibagian gudang meminta kebutuhannya
kemudian dilaporkan dikartu stok selanjutnya diberikan ke kepala instalasi farmasi untuk
diajukan ke direktur yang kemudian disetujui bagian keuangan setelah disetujui baru obatnya
diadakan.
Pelaksanaan pengadaan barang/jasa khusus dapat dilakukan dengan metode
penunjukan langsung. Penunjukan langsung dan lelang adalah salah satu metode pengadaan.9
Hal ini sesuai dengan hasil wawancara dengan informan yang mengatakan metode yang
digunakan di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep untuk mengadakan obat adalah
metode konsumsi dan morbiditas. Penelitian ini juga sejalan dengan hasil penelitian yang
dilakukan oleh Elisabeth yang mengatakan bahwa metode pengadaan obat di Instalasi
Farmasi RSIA Siti Fatimah Makassar menggunakan sistem tender dan pengadaan langsung.10
Berdasarkan hasil wawancara, diperoleh bahwa waktu pengadaan obat di Instalasi
Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep dilakukan pertriwulan, tetapi apabila mendesak maka
bisa mengampra diluar waktu tersebut. Namun, salah satu informan mengataka bahwa
pengadaan obat terkadang mengalami keterlambatan karena obat di distributor kosong. Hal
ini sesuai dengan penelitian bahwa penentuan waktu dan kedatangan obat di Puskesmas
Kampala diadakan setiap triwulan, tetapi kadangkala kedatangan obatnya sesuai dengan
permintaan obat yang pada saat itu mendesak.11
Penerimaan dan pemeriksaan merupakan salah satu kegiatan pengadaan agar obat
yang diterima sesuai dengan jenis, jumlah dan mutu berdasarkan dokumen yang
menyertainya dan dilakukan oleh panitia pnerima yang salah satu anggotanya adalah tenaga
farmasi.9 Berdasarkan hasil wawancara dengan informan di Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep diketahui bahwa proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang datang
dilakukan oleh tim khusus, pemeriksaan barang ditekankan pada kondisi fisik, tanggal
expired dan kesesuaian jumlah dan jenis barang datang dengan yang dipesan. Penelitian ini
sejalan dengan penelitian yang dilakukan oleh Malinggas di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano bahwa penerimaan obat di instalasi farmasi
dilakukan oleh panitia penerimaan barang rumah sakit.12
Penyimpanan adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obatan yang diterima
agar aman, tidak hilang, terhindar dari kerusakan fisik dan kimia, dan mutunya yang tetap
terjamin. Penyimpanan obat yang tepat dan sesuai dengan standar pengamanan yang telah
ditetapkan akan sangat membantu dalam menjaga stok obat telah disiapkan.13 Untuk
mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-
obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Berdasarkan hasil
wawancara didapatkan informasi bahwa pengaturan tata ruang penyimpanan obat dilakukan
di gudang dengan melihat jenis obatnya. Obat oral, injeksi, obat luar, tablet dan alat
kesehatan dipisah.
Informasi juga diperoleh dari hasil observasi di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten
Pangkep. Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang pelayanan, atap dan dinding gudang
dalam keadaan baik dan tidak bocor. Lantai dalam keadaan bersih namun terdapat obat yang
tidak disimpan diatas pallet karena jumlah obat yang banyak sedangkan pallet belum cukup,
rak dan kotak penyimpanan obat belum cukup, gudang memiliki ventilasi dan sirkulasi udara
dan penerangan yang cukup. Namun, gudang penyimpanan masih perlu perluasan karena
gudang penyimpanan masih sempit sehingga sebagian obat disimpan di luar gudang.
Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Malinggas bahwa fasilitas
sarana dan prasarana penyimpanan obat di instalasi farmasi dan gudang farmasi Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah DR Sam Ratulangi Tondano belum memadai.12
Penyusunan obat yang ideal dilakukan berdasarkan alfabetis dan dirotasi dengan sistem FIFO
dan FEFO. Untuk obat kemasan kecil dan jumlahnya sedikit disimpan dalam rak dan
pisahkan antara obat dalam dan obat untuk pemakaian luar.13
Berdasarkan hasil wawancara, penyusunan obat dilakukan berdasarkan alfabet setelah
dipisah berdasarkan jenis dan fungsinya. Hasil observasi memperkuat pernyataan yang
dipaparkan informan bahwa obat-obatan disusun berdasarkan abjad setelah dipisah
berdasarkan jenis dan fungsinya. Pengambilan obat yang akan digunakan di Instalasi
Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep obat dilakukan dengan menggunakan prinsip FIFO dan
FEFO. Penelitian ini sejalan dengan penelitian Jaene Mongi tahun 2015 di Instalasi Farmasi
Rumah Sakit Angkatan Darat Robert Wolter Mongisidi Manado bahwa penyusunan obat
dilakukan berdasarkan abjad dan pengambilan obatnya dilakukan dengan metode FIFO dan
FEFO penyimpanan disusun di rak lemari berdasarkan alfabet. 14
Pencatatan stok obat merupakan rangkaian kegiatan dalam penatalaksanaan obat-
obatan secara tertib, baik obat yang diterima, disimpan maupun obat yang didistribusikan.
LPLPO yang dibuat harus tepat data, tepat isi dan terkirim tepat waktu serta diarsipkan
dengan baik. LPLPO yang dibuat juga dimanfaatkan untuk analisis penggunaan, perencanaan
kebutuhan obat, pengendalian persediaan, dan pembuatan laporan pengelolaan obat.3
Berdasarkan hasil wawancara di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep didapatkan
bahwa pencatatan obat dilakukan setiap hari, setiap ada obat yang masuk dan keluar
(diberikan ke perawat atau pasien), hasil pencatatan tersebut kemudian dimasukkan ke
LPLPO. Hal ini sesuai dengan hasil telaah dokumen pencatatan dilihat bahwa pencatatan stok
obat di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep dilakukan setiap obat yang masuk dan
keluar setiap hari kemudian dimasukkan ke LPLPO perbulan. Pencatatn ini sesuai dengan
standar berdasarkan pedoman yang digunakan yaitu peraturan Menteri Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit karena
telah dilakukan pencatatan obat yang masuk dan keluar di gudang di kartu stok yang akan
digunakan untuk melakukan permintaan obat selanjunya, pemakaian obat harian menjadi
dasar dalam membuat LPLPO.
Mutu dari obat dan perbekalan kesehatan harus dapat dipertanggungjawabkan. Mutu
obat yang disimpan diruang penyimpanan dapat mengalami perubahan baik karena faktor
fisik maupun kimiawi yang dapat diamati secara visual.3 Berdasarkan hasil wawancara dan
observasi didapatkan bahwa pemeliharaan mutu obat dalam gudang dilakukan dengan
menyediakan termometer di ruang penyimpanan obat untuk menjaga mutu obat dan
pengecekan secara berkala. Hal ini sesuai dengan penelitian yang dilakukan oleh Astuti
Ibrahim, ruang penyimpanan obat di gudang farmasi PSUP Prof. Dr. R.D. Kandou Manado di
lengkapi dengan termometer ruangan untuk menjaga suhu dalam ruangan.15
Pendistribusian adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan
teratur untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan jenis, mutu,
jumlah dan ketepatan waktu. Tujuan pendistrbusian obat adalah terlaksananya pengiriman
obat secara merata dan teratur sehingga dapat diperoleh saat dibutuhkan dan terjamin
mutunya.3 Mekanisme pendistribusian obat merupakan cara atau langkah dalam menyalurkan
obat ke pasien. Metode yang dapat digunakan IFRS dalam mendistribusikan obat
dilingkungannya adalah metode resep perorangan/individu, persediaan lengkap diruangan
dan sistem distribusi dosis unit.
Berdasarkan hasil wawancara di Istalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep di
peroleh bahwa pendistribusian obat dimulai ketika dokter menuliskan resep kemudian diantar
ke instalasi farmasi bagian pelayanan, diterima petugas dicek barangnya apabila tersedia
maka diberi harga bagi pasien umum, bayar, kemudian diserahkan. Namun, untuk pasien
BPJS tidak diperkenankan untuk membayar. Apabila obat yang diresepkan kosong maka obat
tersebut dicatat kemudian diajukan untuk diadakan. Informasi ini diperkuat dari hasil
observasi dan telaah dokumen mengenai mekanisme pendistribusian obat yang dilakukan.
Dalam menyalurkan obat ke pasien, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
terutama unit-unit yang menjadi sasaran pendistribusian obat. Berdasarkan hasil wawancara
di Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep di ketahui bahwa tidak ada pendistribusian
obat ke unit tertentu jika diperlukan oleh pasien maka pasien langsung ke ruang pelayanan
IFRS dan jika di perlukan di ruangan, perawat yang membawa resep ke unit pelayanan. Hal
ini sejalan dengan penelitian Malinggas di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah DR
Sam Ratulangi Tondano dimana pendistribusian obat baik pasien rawat jalan maupun pasien
rawat inap menggunakan metode resep individu yaitu dengan cara langsung mengambil obat
di instalsi farmasi oleh pasien atau keluarga pasien.12
KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan pembahasan hasil penelitian dan disesuaikan dengan tujuan penelitian,
maka kesimpulan yang dapat ditarik adalah pengelolaan obat terkait perencanaan sudah
memenuhi standar yang telah ditetapkan. Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep
memiliki tim perencana dan Planning Of Action (POA). Perencanaan obat dilakukan
menggunakan metode konsumsi dan metode morbiditas. Ketidaksesuaian perencanaan obat
dengan kebutuhan diakibatkan oleh kekosongan obat di distributor dan terlambatnya relasi
distributor dalam penyaluran. Pengelolaan obat terkait pengadaan di Instalasi Farmasi RSUD
Kabupaten Pangkep sudah sesuai dengan standar pengelolaan obat dilakukan per triwulan
dan dengan menggunakan metode pembelian langsung/e-purching dengan metode
lelang/tender. Pengelolaan obat terkait penyimpanan masih belum memenuhi standar. Ruang
penyimpanan obat masih sempit, rak, lemari dan tempat penyimpanan obat belum cukup
dengan jumlah obat yang tergolong banyak. Pengelolaan obat terkait pendistribusian sudah
sesuai dengan prosedur yang telah disusun sehingga penyaluran obat ke pasien berjalan
dengan baik kecuali stok obat kosong karena terlambatnya penyaluran dari distributor.
Saran dalam penelitian ini adalah sebaiknya Instalasi Farmasi RSUD Kabupaten
Pangkep melakukan pemesanan obat sebelum persediaan di instalasi farmasi habis. Instalasi
Farmasi RSUD Kabupaten Pangkep sebaiknya menentukan distibutor alternatif agar tidak
terjadi keterlambatan dalam proses pengiriman obat ketika distributor pemesanan mengalami
kekosongan. Perlu melengkapi sarana dan prasarana dalam gudang seperti rak, kulkas,
lemari, pallet dan melakukan renovasi gudang sesuai dengan standar gudang penyimpanan
yang baik.

DAFTAR PUSTAKA
1. Permenkes RI Nomor 58. Standar Pengelolaan Obat Rumah Sakit. Jakarta: Kementrian
Kesehatan Republik Indonesia; 2014.
2. Lilihata, R. N. Analisis Manajemen Obat di Instalasi Farmasi RSUD Masohi Kabupaten
Maluku Tengah [Tesis]. Yogyakarta: Universitas Gadjah Mada; 2011.
3. Kemenkes RI. Pedoman Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Rumah Sakit. Jakarta:
Direktorat Bina Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan Direktorat Jederal Bina
Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kementrian Kesehatan RI bekerjasama dengan JICA,
2010.
4. Kemenkes RI. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik
Indonesia; 2016.
5. Anna Arnita. Analisi Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Obat Stagnant di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Universitas Hasanuddin Makassar Tahun 2014 [Tesis]. Makassar:
Pascasarjana Universitas Hasanuddin; 2015.
6. Margaretha. Analisis Sistem Perencanaan Kebutuhan Obat dengan Metode ABC-VEN dan
ROP di Rumah Sakit (Studi Kasus di RS Elim Rantepao Kabupaten Toraja Utara, Provinsi
Sulawesi Selatan) [Tesis]. Makassar: Universitas Hasanuddin; 2013.
7. RSUD Kabupaten Pangkep. Data Kunjungan Pasien Tahun 2016. Pangkep: Rumah Sakit
Umum Daerah Kabupaten Pangkep; 2016.
8. IFRS Kabupaten Pangkep. Lembar Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat. Pangkep:
Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Pangkep; 2016.
9. Kemenkes RI. Profil Kesehatan Indonesia. Jakarta: Kementrian Kesehatan Republik
Indonesia; 2008.
10.Elisabeth. Gambaran Proses Manajemen Logistik di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Ibu
dan Anak Siti Fatimah Makassar [Skripsi]. Makassar: Universitas Hasanuddin; 2014.
11.Mangindara, Yusran Amir. Studi Kasus Manajemen Logistik Puskesmas Kampala Sinjai
[Tesis]. Makassar: Universitas Hasanuddin; 2011.
12.Malinggas NER, Posangi J, Soleman T. Analisis Manajemen Logistik Obat di Instalasi
Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah DR. Sam Ratulangi Tondano. [Tesis]. Program
Pascasarjana Universitas Sam Ratulangi Manado. 2015.
13.Mangindara, Yusran Amir. Manajemen Logistik Kesehatan. Makassar: Edukasi Mitra
Grafika; 2016.
14.Jaene Mongi. Implementasi Pelayanan Kefarmasian Di Instalasi Farmasi Rumah Sakit
Angkatan Darat Robert Wolter Mongisidi Manado. Jurnal Program Pascasarjana
Universitas Sam Ratulangi. 2015;9:192-197.
15.Astuti Ibrahim. Evaluasi Penyimpanan dan Pendistribusian Obat di Gudang Farmasi PSUP
Prof. Dr. R.D. Kandou Manado [Tesis]. Manado: Universitas Sam Ratulangi; 2016.