GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL Código:

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PROGRAMA OPERTATIVO ANUAL
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ELABORACIÓN DEL
PROGRAMA OPERATIVO
ANUAL

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Gestión 2013 – v.4

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ÍNDICE
SECCIÓN I: GENERALIDADES ........................................................................................................................... 3
1. INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO DE LA GUÍA ............................................................................................................. 3
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 3
4. PROCEDIMENTO DE ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA .................................................................. 3
5. MARCO LEGAL REGULATORIO................................................................................................. 4
6. ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DE LA GUÍA ........................................................................... 4
7. PROGRAMA OPERATIVO ANUAL ............................................................................................. 5
8. MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................. 6
9. ENCARGADOS OPERATIVOS POA ............................................................................................ 7
SECCIÓN II: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL .................................................... 8
1. ACTIVIDADES PRELIMINARES Y DEFINICIÓN DE DIRECTRICES ................................................ 8
2. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL ................................................. 10

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SECCIÓN I: GENERALIDADES

1. INTRODUCCIÓN

La Unidad de Planificación del Servicio Estatal de Autonomías (SEA) con la finalidad de

establecer una cultura de planificación en las unidades organizacionales del SEA, que responda
a las necesidades de la Institución.

La planificación operativa anual es uno de los instrumentos más importantes para que las
organizaciones puedan proyectar el cumplimiento de sus objetivos estratégicos de largo plazo,
siendo que permite organizar en frecuencia lógica las actividades y las acciones e igualmente
visualizar el tiempo requerido para cada una de ellas.

La planificación operativa anual es un instrumento indispensable de teorización y organización,

en el cual se deben contemplar todos los detalles para la ejecución de acciones concretas; se
debe planificar antes de actuar sobre una situación o problema para poder transformarlo.

A este efecto, se ha elaborado la presente guía, en la que se describe tanto procedimientos

como metodologías, que coadyuvaran en el proceso de una planificación estructurada y
organizada.

2. OBJETIVO DE LA GUÍA

El objetivo de la presente Guía, es brindar bases teóricas y herramientas metodológicas para el

desarrollo de los procesos de formulación del Programa de Operaciones Anual (POA) en el
Servicio Estatal de Autonomías.

3. ALCANCE

La Guía para la Formulación del Programa de Operaciones Anual (GF-POA) es de utilización

obligatoria para todas las Áreas y unidades organizacionales (A.O.) de SEA, dirigida a los
Directores, Jefes y Encargados Operativos del POA, durante los procesos de formulación,
implementación, evaluación y seguimiento del Programa de Operaciones Anual, en el Servicio
Estatal de Autonomías.

4. PROCEDIMENTO DE ACTUALIZACIÓN DE LA GUÍA

La presente Guía será actualizada cuando se requiera en el marco de una mejora continua, bajo
el siguiente procedimiento:

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Tabla 1: Procedimiento Actualización Guía para la Formulación del POA

N° Actividad Producto Responsable Plazo
Jefe y
Realizar el análisis anual de la Guía POA, y
Responsable de la
1 determinar las necesidades de actualización  Análisis realizado. Octubre
Unidad de
de la misma, identificando mejores prácticas.
Planificación.
En caso de determinarse necesidad de actualización de la Guía POA:
 Proyecto de actualización de
Elaborar el proyecto de actualización de la Responsable de la
la Guía POA.
2 Guía POA, el informe técnico de respaldo y Unidad de Noviembre.
 Informe Técnico.
proyectar la Comunicación. Planificación.
 Comunicación.
Unidades
 Proyecto de actualización de
Revisión conjunta del proyecto de organizacionales
la Guía POA revisado.
3 actualización de la Guía POA y el informe. Responsable de la Noviembre.
 Informe Técnico revisado.
Unidad de
 Comunicación.
Planificación.
 Proyecto de actualización de
Aprobar el Informe Técnico y da su Visto
la Guía POA con Vo.Bo. Jefe de la Unidad
4 Bueno al proyecto de actualización de la Guía Diciembre.
 Informe Técnico aprobado. de Planificación.
POA y a la Comunicación.
 Comunicación con Vo.Bo.
 Proyecto de actualización de
Revisar e instruir la aprobación del proyecto
la Guía POA con Vo.Bo.
5 de la Guía POA. Director Ejecutivo Diciembre.
 Informe Técnico aprobado.
Firmar la Comunicación.
 Comunicación firmada.
Responsable de la
6 Difundir la Guía POA actualizada y aprobada.  Guía POA difundida. Unidad de Enero.
Planificación.

5. MARCO LEGAL REGULATORIO

La presente Guía está elabora en base al siguiente marco normativo:
 La Constitución Política del Estado
 Ley No. 1178 de Administración y Control Gubernamentales, del 20 de julio de 1990.
 Decreto Supremo N° 29894, que aprueba la Estructura Organizativa del Poder Ejecutivo
del Estado Plurinacional, del 7 de febrero de 2009.
 Ley Nº 777 del Sistema de Planificación Integral del Estado.
 Resolución Suprema No. 225557, que aprueba la Normas Básicas del Sistema de
Programación Operativa, de 1° de diciembre de 2005.
 Reglamento Específico del Sistema de Programación de Operaciones vigente.

6. ESTRUCTURA DOCUMENTARIA DE LA GUÍA

La presente Guía presenta la siguiente estructura documentaria:

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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS

Cada una de las partes de la guía, compuestas por Definición de Directrices, Formulación del
POA y el Seguimiento y Evaluación del POA, contendrá su procedimiento, consideraciones y
anexos, estando compuesto por: instructivos que describen a detalle una etapa del
procedimiento, incluyendo marcos metodológicos, herramientas (Instrumentos
estandarizados).

7. PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

El Programa de Operaciones Anual (POA), es el instrumento orientador de la gestión

institucional durante un año calendario, el cual está articulado con el Presupuesto de acuerdo a
lo establecido en la normativa vigente. Contiene los objetivos de Gestión Institucional,
Objetivos Específicos, Operaciones (proyectos y actividades) y Recursos, que se van a ejecutar
durante el año que se está programando.

El POA contribuye a la ejecución del Plan Estratégico Institucional (P.E.I.) de cinco años, por
esta razón, los objetivos, proyectos y actividades del POA deben tener correspondencia directa
con las perspectivas, objetivos estratégicos y estrategias del PEI.

El POA ordena los proyectos y actividades que serán ejecutados por las diferentes áreas y
unidades organizacionales del SEA, por lo que su seguimiento y control asegura una ejecución
efectiva.

La importancia de la Formulación del POA es la siguiente:

 Contribuye a lograr la visión de desarrollo institucional o superior, concretizar los objetivos

estratégicos y cumplir con la Misión Institucional de SEA.
 Permite ordenar y dar coherencia a los proyectos y actividades previstos para la obtención
de los Objetivos de Gestión Institucional.

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 Ayuda a la preparación y organización evitando la improvisación en la ejecución de los

proyectos y actividades.
 Permite prever la necesidad de recursos para el cumplimiento de lo programado,
permitiendo la optimización de su uso.
 Permite el monitoreo, seguimiento y evaluación de los proyectos y actividades, por lo que se
constituye en un elemento clave para el control de la gestión.
 Mejora la transparencia en la gestión Institucional, en tanto permite un mejor seguimiento
de la ejecución presupuestal.

8. MARCO CONCEPTUAL

Para la utilización de la presente Guía se utilizarán los siguientes conceptos y definiciones:

Es el proceso metódico diseñado para obtener uno o varios objetivos de gestión

determinados a realizar junto con las acciones requeridas, para alcanzar un
Planificación
futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y
externos que pueden influir en el logro de los objetivos.

Es un instrumento de gestión en el cual se indican las decisiones que se toman

hoy para obtener resultados en el futuro. Todo plan debe contener como
Plan
mínimo: objetivos, estrategias-actividades, indicadores con metas, responsables,
recursos necesarios y plazos de ejecución.

Es la elaboración, desarrollo y puesta en marcha de distintos planes y proyectos,

Planificación Estratégica con la intención de alcanzar objetivos y metas planteadas (reflexión ordenada
sobre un futuro deseado). Estos planes pueden ser a mediano o largo plazo.

Es un instrumento de planificación de mediano y largo plazo que debe ser

elaborado en cada entidad y órgano público definiendo los objetivos estratégicos
Plan Estratégico y los programas a realizar para su logro, sujetos a la disponibilidad de recursos, a
Institucional (P.E.I.) las competencias institucionales asignadas en su norma de creación y a los
objetivos, políticas, programas y proyectos establecidos en el Plan de Desarrollo
Económico y Social en sus distintos niveles.

Son los objetivos más importantes dentro de una planificación, que pueden ser
Objetivo Estratégico de largo y mediano plazo, que describen y pretenden alcanzar la imagen del
futuro éxito o un destino específico.

Es el instrumento de planificación operativo a corto plazo, orientado a la gestión

de las Instituciones públicas durante un año calendario, el cual está articulado al
Programa de
Presupuesto. Contiene los objetivos institucionales, objetivos específicos
Operaciones Anual
(alineados al PEI), operaciones; como ser proyectos y actividades, que se van a
ejecutar durante el año.

Objetivo de Gestión Son los logros o resultados esperados que persigue la gestión institucional en un
Institucional periodo determinado. Los Objetivos de Gestión corresponden a los grandes

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lineamientos que orientarán la gestión en el año de ejecución del POA, que

actúan como “paraguas” de la gestión.

Representan las aspiraciones concretas dentro de cada Objetivos de Gestión y de

ellos se derivarán los proyectos y actividades, es decir, las acciones que
Objetivo Específico
permitirán aterrizar toda la cadena de objetivos. Estos deben permitir alcanzar
los Objetivos de Gestión.

Son las Actividades o Proyectos que contribuyen a alcanzar un Objetivo

Operación
Específico, mismas que deben estar dimensionadas en tiempo y recursos.

Acciones que se realiza de manera permanente y su objetivo es mantener u

Actividad
operar un servicio.

Es un conjunto de acciones concretas que se realiza en un período limitado de

Proyecto
tiempo y tiene el objetivo de ampliar o mejorar la gestión institucional.

Es una relación entre dos o más datos significativos que tienen un nexo lógico
Indicador entre ellos y que proporcionan información sobre el logro y el cumplimiento de
objetivos, metas o programas.

Son el avance (en porcentajes) programado de la ejecución de cada operación

Metas que son acumulativos de trimestre a trimestre durante la gestión y están en
relación a la fecha de inicio y fin de la operación.

Son los productos resultantes de las operaciones mismos, que deben ser
Resultados Esperados
cuantificables y medibles.

Son los respaldos físicos, que comprueban y da fe del grado de avance en cuanto
Fuentes de verificación
a las actividades y proyectos programas en el POA

9. ENCARGADOS OPERATIVOS POA

Los encargados Operativos designados en cada unidad organizacional, deberán cumplir las
siguientes características:

 Debe ser un servidor público con un cargo a nivel profesional de la unidad organizacional.
 Debe tener mínimo 1 año de antigüedad.

Las unidades organizacionales de SEA, deben remitir un correo a la Unidad de Planificación

indicando el nombre del Responsable del POA a inicio de año o cuando se produzca algún
cambio.

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SECCIÓN II: FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

1. ACTIVIDADES PRELIMINARES Y DEFINICIÓN DE DIRECTRICES

1.1. Procedimiento

Para la definición de las Directrices para la formulación del POA se seguirá el siguiente
procedimiento:

Tabla 2: Descripción del procedimiento para las Actividades Preliminares y Definición de

Directrices
Nombre
N° Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable
Actividad
Director
Ejecutivo/Jefe de la
Coordinar la formulación del POA, definiendo  Coordinación
Coordinación  POA vigente Unidad de
1 plazos para elaborar el cronograma y definir los preliminar Marzo
Preliminar  RE-SPO Planificación/Direcci
actores en el proceso de planificación. realizada
ón de Asuntos
Administrativos
Elaborar la Nota Interna, donde se instruye a las
Elaboración y
U.O. realicen el Análisis de Situación (FODA)  Guía Análisis de Responsable de
2 remisión de la  Circular Interna Junio
correspondiente a su área y/o unidad Situación Planificación
Nota Interna
organizacional.

 Matriz
Realización Unidades
Realizar el Análisis de Situación de acuerdo a la confrontación
3 del Análisis de  Nota remitida. organizacionales del
Guía Análisis de Situación FODA aprobada
Situación SEA
 Comunicación

Realizar la consolidación del Análisis de Situación

junio
(FODA de las U.O.), de acuerdo a la Guía Análisis
Revisión y  Matriz
de Situación realizando una revisión de  Análisis de
Consolidación confrontación
4 consistencia y redacción de los mismos. Situación
del Análisis de FODA aprobada
Se podrá incluir al Análisis de Situación, el consolidado.
Situación  Comunicación
análisis retrospectivo y prospectivo (resultado
del Sistema de Organización Administrativa).
Elaborar la Nota Interna, donde se comunica la  Presentación
 Análisis de
Preparación fecha, hora y lugar para realizar el Taller del Análisis de Responsable de
Situación Julio
Taller de POA donde se muestre la sistematización del Situación Planificación
consolidado
5 Formulación Análisis de Situación Actual  Circular Interna
del POA Revisar y dar su Vo.Bo. a la Nota Interna y
 Circular Interna
Análisis de Situación y se remite por la Dirección  Nota Interna Julio Jefe de Planificación
remitida.
Ejecutiva a los Directores y Jefes de SEA
 Análisis de
Presentar a los Directores y Jefes, el Análisis de  Presentación
Situación Jefe de Planificación
Realización Situación (consolidado). Análisis de
presentado
6 del Taller de Situación
 Objetivos de
Formulación  Material
Definir los Objetivos de Gestión Institucional y Gestión Jefes y Directores
del POA Circular Interna
específicos aprobados. definidos y SEA
remitida Julio - Agosto
aprobados
 Conclusiones
Presentación  O.G.definidos y
Encuentro
de los aprobados
7 Presentar los Objetivos de Gestión aprobados. Preliminar de Dirección Ejecutiva
Objetivos de  EPPCS
Participación y
Gestión coordinado
Control Social

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Nombre
N° Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable
Actividad
Formulación y Elaboración de POA en base a las Directrices  Directrices para
 O.G.
definidos y Responsable de
8 Elaboración emitidas por el MEFP y el techo presupuestario la formulación
aprobado Planificación
del POA asignado. (ver procedimiento detallado 2.1) del POA

1.2. Consideraciones Generales

Para el procedimiento descrito en el punto anterior es importante mencionar los siguientes

aspectos:

a. Herramientas de Planificación: son un conjunto de metodologías y herramientas,

elaboradas con la finalidad de guiar y estandarizar el proceso de Formulación del POA,
coadyuvando a optimizar el proceso de Planificación en SEA las herramientas están
compuestas por:
 Guía de Análisis de Situación
 Guía para la Formulación de Objetivos del POA y Construcción de Indicadores
 Guía para el Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del Programa Operativo Anual

Nota: los formatos establecidos pueden ser modificados de acuerdo a las necesidades,
siendo estos guías y no formatos establecidos.

b. Análisis de Situación: Para la realización del Análisis de Situación se utilizará la

metodología FODA.

c. Objetivos de Gestión (O.G.): describen los propósitos que se persigue alcanzar en una
gestión, según las prioridades identificadas en el Análisis de Situación, convirtiéndose en
los grandes lineamientos o “paraguas” del proceso de planificación que deben contribuir
al logro de los Objetivos Estratégicos del Plan Estratégico Institucional.

Se recomienda definir un número adecuado de Objetivos de Gestión, en el entendido de

que los esfuerzos realizados no se diluyan, o los mismos no sean alcanzables en el
periodo de tiempo definido (1 año).

Los O.G. deberán estar articulados estrechamente con los Objetivos Estratégicos (O.E.),
establecidos en el Plan Estratégico Institucional.

Es de suma importancia que se establezcan O.G., relacionados con la mejora de la

gestión de SEA.

d. Directrices: Son los lineamientos estratégicos que guiarán la formulación del POA por
área y unidad organizacional que estarán conformado por:
 Estructura Programática del Plan de Desarrollo Económico y Social (vigente).
 Objetivos Estratégicos P.E.I.
 Objetivos de Gestión Institucional y específicos.

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2. FORMULACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERACIONES ANUAL

2.1 Procedimiento

Para la formulación del POA por Unidad Organizacional, se seguirá el siguiente

procedimiento:

Tabla 3: Descripción del procedimiento para la Formulación del POA

Nombre
N° Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable
Actividad
 Directrices para la
Elaborar la Nota Interna, donde se comunica  Nota Interna
formulación del
los Techos presupuestarios asignados e  Directrices para Responsable de
POA
instruye la Formulación del POA y adjunta las la formulación Planificación
 Techo
Directrices para la Formulación del POA. del POA
Remisión de la presupuestario
1 Agosto
Nota Interna  Nota Interna
Jefe de Planificación
Revisar y dar su Vo.Bo. a la Nota Interna, remitida
Institucional/Director
adjunta las Directrices para remisión a los  Nota Interna  Directrices para
de Asuntos
Directores y Jefes de SEA. la formulación
Administrativos
del POA
 Nota Interna
Formular el POA por cada U.O de acuerdo a remitida Unidades
Formulación  POA por U.O.
2 formatos proporcionados Unidad de  Directrices para la Agosto Organizacionales
del POA 
Planificación formulación del de SEA
POA
Revisar los POAs por unidad organizacional. Jefe de
 Formularios
Revisión de (Si hubiera observaciones pasar a la actividad Planificación
POA.
3 consistencia 3.1)  Formularios POA Institucional/Direct
 Observaciones
de los POAs (Si no hubiera observaciones pasar a la or de Asuntos
(si hubiera)
actividad 4) Agosto Administrativos
Comunicar observaciones por correo
electrónico o en persona a las unidades Observaciones (si  Observaciones Responsable de
Corrección organizacionales y gestionar las correcciones hubiera) remitidas. Planificación
POAs in situ.
3.1 (Si hubiera Conjuntamente con el Responsable de
observacione Planificación emitir los formularios que  Formularios Unidades
 Observaciones
s) tuvieron correcciones y remitir nuevamente corregidos y Agosto organizacionales
remitidas.
los mismos firmados, a la Jefatura de revisado. de SEA
Planificación vía la Dirección Ejecutiva
Generación
 Formularios
de Generar los formularios consolidados de los  Reportes de
corregidos (si Responsable de
4 Formularios recursos del POA en Coordinación con la recursos Agosto
corresponde) y Planificación
consolidados Unidad Financiera. consolidados
revisado.
Preparar la presentación del POA consolidado  POA consolidado  Recursos
Preparación Responsable de
5 de SEA. revisado y  Materiales
Taller del POA Planificación
Gestiona el lugar y refrigerio para el Taller. ajustado.  Presentación
Elaborar la Nota Interna instruyendo la
 POA consolidado
participación en el Taller de Formulación del  Nota Interna Responsable de
revisado y Agosto
POA.  Presentación Planificación
Remisión Nota ajustado.
6 Revisar la presentación
Interna
Dar visto bueno y remitir la Circular Interna,  Nota Interna
 Nota Interna
adjuntando la presentación, a los Directores y remitida Jefe de Planificación
 Presentación
Jefes de SEA, vía Dirección Ejecutiva.  Presentación
Taller de Presentar el POA de su área ante la Máxima  Nota Interna  POA Unidades
7 formulación Autoridad Ejecutiva (MAE) de SEA, Directores remitida presentado Agosto organizacionales de
del POA y Jefes.  Presentación  Ajustes (si SEA

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Nombre
N° Descripción de las Actividades Input Output Plazo Responsable
Actividad
Sistematizar las modificaciones a incorporar  Recursos hubiera)
en el POA, de acuerdo a las observaciones y  Materiales
consideraciones emitidas por la MAE.
Ajustes Realizar las modificaciones en el POA  POA presentado Proyecto de
Responsable de
8 Finales del correspondientes a las observaciones y  Ajustes (si POA final.
Planificación
POA recomendaciones emitidas en el Taller. hubiera)
Responsable de
 Documento
Elaboración Elaborar el Informe técnico y el documento  Proyecto de POA Planificación/
POA.
del consolidado del POA. final. Profesional de
 Informe técnico
Documento Presupuestos
9
del POA e  Documento Jefe de
informe Aprobar el informe y dar Vo.Bo. al Documento  Documento POA. POA con Vo Bo. Planificación/Direct
Agosto
Técnico del POA articulado al Presupuesto.  Informe  Informe or de Asuntos
aprobado Administrativos
 Documento POA  Proyecto de
Aprobación El POA y el Anteproyecto de Presupuesto e con Vo Bo. Presupuestos Jefe de
POA y ante informe técnico son remitidos a la Dirección  Informe aprobado  Documento
Planificación/Direct
10 Agosto
proyecto de Ejecutiva para su aprobación y emisión POA or de Asuntos
Presupuesto mediante RA.  Informes
Administrativos

2.2 Consideraciones Generales

a. Contenido del POA: Para el procedimiento descrito en el punto anterior es importante

mencionar el contenido del POA:

 Resolución Administrativa de aprobación

 Informe Legal
 Informe Técnico

PROGRAMA OPERATIVO ANUAL

 Documento del Programa Operativo Anual
 Formulario N° 1 “Determinación de Objetivos y Metas de Corto Plazo” (Formulario del
Ministerio de Economía y Finanzas Públicas)
 Formulario N° 1A “Objetivos de Gestión Institucional, Objetivos de Gestión específicos
y Unidades organizacionales Responsables
 Formulario N° 2 “Relación POA – PRESUPUESTO”
 Formulario N° 3 “Resumen de Operaciones y Resultados por Objetivos de Gestión
Específicos”
 Formulario N° 4 “Matriz Operaciones, Productos y Cronograma por Unidad
organizacional”.
 Formulario N° 5 “Matriz Relación POA – Presupuesto por Unidad organizacional”.
 Formulario Indicadores de Objetivos de Gestión Institucionales “OGI”
 Formulario Indicadores de Objetivos de Gestión Específicos “OGE”
 Formulario Determinación de costo de bienes y servicios (memoria de cálculo)

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

 Determinación de Servicios Personales (Escala Salarial aprobada).

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 Presupuesto consolidado por objeto del gasto.

 Presupuesto por Estructura Programática.
 Presupuesto consolidado por objeto del gasto.

b. Corrección de los POA con observaciones: las áreas y unidades organizacionales deben
corregir su POA, conjuntamente con el Responsable de Planificación, con la finalidad de
realizar ajustes correspondientes a las observaciones y mantener un control de los
cambios realizados en el POA.
Las correcciones se lea efectuará en los pasos 7 y 8 del procedimiento indicado
anteriormente.

Nota: La presente Guía se operativiza en el marco de las siguientes guías desarrolladas en el

Sistema de Planificación del SEA:

1. Guía para la Formulación de Objetivos del POA y Construcción de Indicadores; Código:

UPLA-GUI-01 Versión: v.0 2015
2. Guía para el Seguimiento y Evaluación a la Ejecución del POA; Código: UPLA-GUI-02
Versión: v.0 2015
3. Guía para el análisis de situación (FODA): Código: UPLA-GUI-03 Versión: v.0 2015

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