El nuevo “Manual de Carreño”

Cuando todos están más saturados, más urgidos y más ansiosos por lograr
resultados, no queda otro camino para sortear el estrés que cambiar algunos
hábitos en la gestión cotidiana. Los que siguen son algunos consejos que no
cambiarán el mundo, pero ayudarán para que todos ganen un poco de confort en
sus jornadas laborales.

Reducir la saturación de correos

Cuando hay mucho que hacer, las personas tienden a leer aquellos correos
electrónicos que suponen críticos para sus objetivos y postergan, evitan o
simplemente borran el resto.

No es una cuestión de mala voluntad, sino de sobrevivencia.

Leer atentamente un correo electrónico supone una secuencia de actos cognitivos

encadenados. 1°: Retirar la atención de lo que se estaba haciendo; 2°: Enfocar la
atención sobre el correo y sus detalles contextuales; 3°: Generar mecanismos
lógicos deductivos para entender la situación; 4°: Construir una opinión sobre el
mensaje; 5°: Tomar una decisión a partir de la opinión (Contestar, no contestar,
tomar el tema como otro “pendiente” para tratar más adelante, etc.); 6°:
Desenfocar la atención sobre el correo; 7°: Volver a enfocar la atención sobre lo
que se estaba haciendo.

Aunque el proceso es muy rápido, si se leen en profundidad

más de diez (10) correos seguidos sobre temas complejos,
la concentración comenzará a mostrar signos de fatiga. Si se
interrumpe una tarea simple para leer cada correo que llega,
algo que demanda normalmente cinco minutos puede
demorarse más de media hora.

Quienes intentan copiar a medio mundo sus diálogos electrónicos debieran

enterarse: En tiempos de urgencias probablemente sus copias no sean leídas y en
muchos casos no resulten bien recibidas.

Copiar un diálogo electrónico en un ambiente de saturación no puede ser usado

como resguardo (“Yo te avisé”). Los temas realmente importantes o realmente
urgentes, no pueden comunicarse por un canal colmado. Copiar al jefe de una
persona para forzar su respuesta tampoco es seguro cuando todos corren por la
coyuntura.

Actualizar los acuerdos sobre el tema es buena terapia para esta enfermedad.
1
Preparar las reuniones

Una reunión de trabajo supone mucha inteligencia reunida simultáneamente. El

costo para la empresa -y para los involucrados-, de tratar un único tema durante
60 minutos con la atención exclusiva de 4 ó 5 personas es altísimo.

Quien convoca la reunión carga sobre sus espaldas ese costo y debe utilizarlo
responsablemente. Unas reglas simples pueden ayudar para que todos ganen
eficiencia1:

Una dificultad frecuente aparece cuando la gente se reúne

a pensar un tema, porque combinar diferentes estilos de
reflexión suele llevar muchísimo tiempo. Puede ser más
productivo convocar a dos reuniones breves; una para
plantear todo el problema y la otra para compartir los
análisis madurados individualmente.

Llegar con demora a la reunión obligando a su extensión, complica y desarma las

agendas de todos. No hay excusas. El tiempo compartido es el recurso más
escaso, nadie tiene el derecho de abusar de ese insumo crítico porque las
demoras generan un efecto dominó que multiplica atrasos en toda la empresa.

Una regla de oro es, simplemente, no convocar a reuniones sobre temas que
pueden resolverse en contactos informales, generando acuerdos individuales o
por cualquier otro medio.

No se busca evitar las reuniones grupales, sino reducir su costo.

1
“Eficacia” es hacer algo correctamente, mientras que “Eficiencia” es hacer algo correctamente con
el menor consumo posible de recursos.
2
Cuidar las delegaciones encubiertas

Muchas personas sin advertirlo, desplazan sobre otras una carga de trabajo que
se ahorran a sí mismas.

Cuando se solicita un informe y el resultado es un conjunto de tablas en formatos

diversos, mal alineadas, con títulos desiguales, imposibles de copiar para construir
un reporte profesional, aún si los datos son correctos.

Cuando se atiende una dificultad en cualquier ámbito, sin

considerar el punto de vista del cliente final y se plantean las
carencias de recursos (no hay, no está, no es posible) sin
avanzar en la búsqueda de alternativas (no hay pero podría
reemplazarse, no está pero tomo su mensaje, no es posible
de ese modo pero tal vez...).

Cuando se demora una respuesta sin avisar que habrá retrasos a lo prometido,
empujando a quien espera a la incertidumbre de no saber qué sucede y no poder
imaginar salidas para los problemas que la tardanza provoca.

Cuando alguien interrumpe el trabajo ajeno sin preguntar si se puede, sin

consultar si es un buen momento, instalando sus temas en la agenda de otros
como si los demás no tuvieran sus propias prioridades.

En todos esos casos, alguien ahorra su propio tiempo de análisis, de

concentración o de doble revisión a lo que está haciendo, pero el resultado final es
que otros deben hacerse cargo de mejorar el análisis, profundizar la
concentración, revisar nuevamente o corregir, ocupando de su propio stock el
tiempo y el esfuerzo que se ahorró la primera vez.

Suele creerse que esa es la función de los roles de supervisión, pero es un error.
El supervisor debe definir los estándares y entrenar para que las tareas se
cumplan bajo esos estándares. Su tarea no es compensar el tiempo y la
concentración que sus colaboradores se ahorran.

Cuidar de los abusos en los correos electrónicos, las reuniones de trabajo y la

delegación encubierta es más fácil si se adopta el tema como un objetivo para el
beneficio colectivo.

En tiempos de hiperactividad, los acuerdos de “urbanidad y buenas maneras” en la

empresa agilizan la gestión de todos. Por eso mismo, debieran ser vigilados por
todos. ©