PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO Elabora: GCE

DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN Revisa: GCE

Aprueba: RED
Fecha: 08-07-2014
Código: P-DP-01 Versión: 00
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1. OBJETIVO:

Definir las actividades necesarias para realizar las labores logísticas de las Ventas de
Exportación, desde el punto de origen hasta el punto de destino, con el propósito de
satisfacer las necesidades del cliente en el menor tiempo posible y al menor costo,
preservando el producto en óptimas condiciones.

2. ALCANCE:

El procedimiento es para consulta y aplicación del Gerente de Comercio Exterior,

Asistente de Comercio Exterior, Gerente de Exportación, Asistente de Exportación y
Supervisor de Almacén.

3. RESPONSABILIDADES:

El Gerente de Comercio Exterior es el responsable de velar por el cumplimiento del

presente procedimiento. Los Asistentes de Comercio Exterior, el Asistente de
Exportaciones y el Supervisor de Almacén son responsables de cumplir con las
actividades asignadas.

4. DEFINICIONES:

4.1 Forma de Embarque: Medio en el cual se transportará la orden de exportación.

Puede ser Marítimo, Aéreo o Terrestre.

4.2 Incoterms: Son los términos comerciales internacionales que definen y reparten
claramente las obligaciones, los gastos y los riesgos del transporte internacional y
del seguro entre el importador y el exportador. Estos términos son reconocidos
como estándares internacionales por las autoridades aduaneras en todos los
países.

4.3 Lugar de Destino: Se refiere al país y puerto, aeropuerto o ciudad al que debe
llegar la orden de exportación.

4.4 Fecha de Entrega de Almacén: Fecha en la cual el Almacén de Ventas dará por
concluida la preparación del pedido de exportación.

4.5 Caja #16: Tamaño de caja estándar que permite calcular el número de paletas
que tendrá la orden de exportación y, por lo tanto, el volumen de la misma.
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4.6 # de Booking: Es el número que permite identificar la reserva de espacio de
embarque marítimo.

4.7 Packing List: Es la Lista de Empaque donde se muestra la mercancía embalada

en forma detallada y se consigna el número de cajas y paletas, así como el peso y
volumen de la orden.

4.8 Certificado de Origen: Es el documento que acredita que las mercancías a ser
despachadas son originarias de un determinado país o territorio.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

5.1 Pedido de Exportación.

5.2 Packing List.
5.3 Incoterms.
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6. DESCRIPCIÓN:

PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN

Gerente Asistente de Asistente de Supervisor de

ACTIVIDADES Comercio Comercio Exportación Almacén Cliente Registro Descripción
Exterior (GCE) Exterior (ACE) (AE) (SA)

Cotización y Reserva de Servicios

INICIO
Logísticos

1 Recibir Pedido de Exportación El AE entrega copia del Pedido de Exportación al ACE

Revisa la información que el AE ha ingresado en el Status de

Exportación (AASTATUSEXPO). Debe verificar la siguiente
2 Revisar Status de Exportación Status de Exportación información: Forma de Embarque, Incoterms, Lugar de
Destino, Fecha de Entrega Almacén, Peso y Cantidad de
Cajas #16 aproximados y Observaciones
Si el cliente ha indicado que STROBBE le provea de
información logística, cotiza a 2 ó 3 agentes de carga.
Solicitar cotización de transporte a
3 Correo Electrónico
Agente de Carga
En caso contrario, solo se comunica con el Agente de Carga
asignado por el cliente.

Solicitar cotización de seguro de EL GCE indica si se requiere solicitar seguro de importación.

4 Correo Electrónico
exportación si se requiere De ser así el ACE lo gestiona.

Entrega las cotizaciones y posibles fechas de embarque al

Correo Electrónico, Agentes AE. El AE envía esta información al cliente, quien decide la
5 Entregar cotizaciones
y Tarifas Expo opción de embarque a utilizar.
Registra todas las cotizaciones.

Registra al agente de carga y próximas fechas de embarque

6 Ingresar información Status de Exportación disponibles, así como el número de paletas aproximado.
Se revisa la información registrada junto al GCE.

Luego de recibir la respuesta del AE, procede a hacer la

Reservar espacio en naves, vuelos o A reserva de espacio según sea la forma de embarque.
7 Correo Electrónico
camiones de carga Informa el número de Booking al AE y al supervisor de
Almacén.

Leyenda:

Responsabilidad Control y/o Coordinación y

inspección seguimiento asistido

6. DESCRIPCIÓN: (continuación)
PROCEDIMIENTO PARA EL DESPACHO DE PEDIDOS DE EXPORTACIÓN
ACTIVIDADES
Exterior (GCE) Exterior (ACE)
Exportación del Pedido
1 Facturar el pedido
2 Enviar Instrucciones de embarque
Elaborar y entregar documentos al
3 Correo Electrónico
Agente de Aduana
4 Solicitar el recojo de la mercadería
Comunicar Fecha y Hora de recojo de
5 Correo Electrónico
la mercadería
6 Obtener Certificado de Origen
Recepcionar y revisar la unidad de
7
transporte.
8 Imprimir Guía de Remisión
Cargar el pedido a la unidad de
9 Fotográfico
transporte
10 Notificar el término de la carga
11 Entregar documentos al transportista.
12 Enviar documentos de embarque
13 Pagar gastos logísticos
14 Hacer seguimiento al pedido
Entregar documentos a Contabilidad y
15
archivar
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Gerente Asistente de Asistente de Supervisor de
Comercio Comercio Exportación Almacén Cliente Registro Descripción
(AE) (SA)
INICIO
El SA informe el término de la preparación del pedido al AE,
Osis
quien procede a facturarla y revisar si coincide con el
Factura y Guía de Remisión
Packing List
El ACE recibe las facturas del AE y con los datos de peso y
A Correo Electrónico volumen finales del Packing List procede a enviar las
instrucciones de embarque.
El Agente de Aduana recepciona documentación y realiza
los trámites de exportación.
Solicita el recojo de la mercadería al Agente de carga local
Correo Electrónico
y/o del exterior..
Procede a gestionar el Certificado de Origen
Con la información recibida del ACE (unidad de transporte y
Correo electrónico chofer), el Supervisor de Almacén recibe la unidad de
Fotográfico transporte y verifica el estado de la misma para que la
mercadería viaje en buenas condiciones.
Una vez verificado los datos de la unidad de transporte y
Guía de Remisión
chofer se imprime la Guía de Remisión
Los almaceneros asignados realizan la carga del pedido a la
unidad de transporte. En el caso de ser un contenedor, las
paletas se trincan para estar protegidas durante todo el viaje
hasta el destino final. El Supervisor de Almacén brinda
facilidades y verifica la calidad del trabajo.
Notifica al AE el término de la operación..
Entrega los documentos (Guía de Remisión y copia de
Booking) al chofer de la unidad de transporte, quien firma el
cargo.
El ACE entrega el B/L y el Certificado de Origen al AE, quien
Correo electrónico procede a enviarlos junto con la Factura y Guía de Remisión,
vía courier, al Cliente
Facturas Proveedores
El ACE realiza el seguimiento del pedido desde su entrega al
transportista local hasta su arribo al lugar de destino.
Correo electrónico Mantiene informado al Gerente de Exportaciones y al AE.
Incidencias Exportación Procura solucionar cualquier demora o inconveniente, los
mismos que registra. El GCE evalúa los problemas y
determina las acciones correctivas.
FIN
Leyenda:
Responsabilidad Control y/o Coordinación y
inspección seguimiento asistido
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7. REGISTROS:

7.1 F-DP-01 AASTATUSEXPO

7.2 F-DP-02 Incidencias de Exportación
7.3 Agentes y Tarifas Expo
7.4 Facturas
7.5 Guía de Remisión
7.6 Correo Electrónico
7.7 Sistema Osis
7.8 Fotográfico
7.9 Certificado de Origen
7.10 Seguro
7.11 B/L
7.12 Booking

8. ANEXOS:

No Aplica