Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas Área VII

Sistema Nacional de
Tesorería y Finanzas
Públicas VII

Caja Chica

Informe Especial
Ficha Técnica que dicho fondo debía estar rodeado de 4. Documento para la apertura
condiciones que impidan la sustracción de la Caja Chica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil* o deterioro del dinero en efectivo y se
mantienen, preferentemente, en caja de El documento sustentatorio para la aper-
Título : Caja Chica
seguridad o en otro medio similar. tura de la Caja Chica es la Resolución
Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 31 - Mayo del Director General de Administración,
2011
La Resolución Directoral Nº 001-2011- o de quien haga sus veces, en la que se
EF/77.15, deja sin efecto el artículo 35º señale la dependencia a la que se asigna
de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007- la Caja Chica, el responsable único de
EF/77.15 respecto al uso de Caja Chica, su administración, los responsables a
Sumario
define a ésta como un fondo en efectivo quienes se encomienda el manejo de
1. Antecedentes que puede ser constituido con Recursos parte de dicha caja, el monto total de la
2. Unidades Ejecutoras de las Municipales Públicos de cualquier fuente que financie Caja Chica, el monto máximo para cada
el presupuesto institucional para ser des- adquisición y los procedimientos y plazos
3. Medidas de seguridad
tinado únicamente a gastos menores que para la rendición de cuentas debidamen-
4. Documento para la apertura de la Caja demanden su cancelación inmediata o
Chica te documentada, entre otros aspectos.
que, por su finalidad y características, no
5. Montos máximos de las Cajas Chicas puedan ser debidamente programados. El Director General de Administración, o
6. Gastos en el mes de Caja Chica Como puede observarse, éste dispositivo quien haga sus veces, debe aprobar una
7. Arqueos precisa que el fondo se constituirá con Directiva para la administración de la
8. Encargos a personal de la institución Recursos Públicos de cualquier fuente Caja Chica, en la misma oportunidad de
9. Prohibición de manejar fondos en efectivo que financie el presupuesto y ya no de su constitución, y disponer la realización
no conformados de acuerdo a ley Recursos Ordinarios, como se señalaba de arqueos inopinados sin perjuicio de las
10. Casos excepcionales de pagos de planillas en anteriormente, Asimismo, tiene una acciones de fiscalización y control a cargo
efectivo nueva redacción respecto a las medidas del Órgano de Control Institucional.
11. Base legal de seguridad que regirán para el fondo.
12. Objetivo Esta norma también deroga los artículos 5. Montos máximos de las Cajas
13. Alcance
36º y 37º de la Directiva de Tesorería Chicas
Nº 001-2007-EF/77.15 respecto a las
14. Ejecución del gasto El monto máximo para cada adquisición
precisiones para el manejo del Fondo
15. Prohibición de gastos con Caja Chica para Pagos en Efectivo y el Fondo Fijo con cargo a la Caja Chica no debe exceder
16. Formalidades y procedimientos del manejo para Caja Chica. del diez por ciento (10%) de una UIT,
de Caja Chica salvo los destinados de manera excepcio-
En tal sentido, el artículo 10º de la norma
17. Rendición nal al pago de viáticos por comisiones de
modificatoria establece:
18. Mecanismos de control servicio no programados y de los servicios
19. Rendición del Fondo básicos de las dependencias desconcentra-
2. Unidades Ejecutoras de las das ubicadas en zonas distantes de la sede
20. Responsabilidad
Municipales de la Unidad Ejecutora, en este último
Las Unidades Ejecutoras y Municipalida- caso, cuando se determine no utilizar la
des pueden constituir sólo una Caja Chica modalidad del Encargo a Personal de la
1. Antecedentes por fuente de financiamiento. Institución a que se contrae el artículo 40º
El artículo 35º.1 de la Directiva de Teso- de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-
rería Nº 001-2007-EF/77.15 señalaba 3. Medidas de seguridad EF/77.15 y modificatorias.
que el Fondo para Pagos en Efectivo se
Deben estar rodeadas de condiciones - Modificación de la Directiva de
constituye con Recursos Ordinarios y se
que impidan la sustracción o deterioro Tesorería Nº 001-2007-EF/71.15
destina únicamente para gastos menores
que demanden su cancelación inmediata del dinero en efectivo y se mantienen, Modifican literal b) del numeral 10.4
o que, por su finalidad y características, no preferentemente, en caja de seguridad o del artículo 10º de la R.D. Nº 001-
puedan ser debidamente programados. en otro medio similar. 2011-EF/77.5
Por otro lado, el artículo 35º.2 precisaba Deben sujetarse a las Normas Generales “b” el monto máximo por cada pago
de Tesorería 06 y 07 aprobada por la Re- con cargo a la Caja Chica no debe ex-
* Consultor, asesor y auditor en el ámbito gubernamental solución Directoral Nº 026-80-EF/77.15. ceder del veinte por ciento (20%) de

Actualidad Gubernamental N° 31 - Mayo 2011 VII 1

VII Informe Especial
una UIT (720.00), salvo los conceptos
a que refiere al segundo párrafo del
numeral 10.1 precedente.
6. Gastos en el mes de Caja Chica
El gasto en el mes con cargo a dicha caja
no debe exceder de tres veces el monto
constituido, indistintamente del número
de rendiciones documentadas que pu-
dieran efectuarse en el mismo período.
Los cheques o giros bancarios se emiten a
nombre del responsable de la administra-
ción de la Caja Chica o de los responsables
en las dependencias a favor de las cuales
se asigne dicho fondo.
No está permitida la entrega provisional
de recursos con cargo a la citada caja,
excepto cuando se autorice en forma
expresa e individualizada por el Director
General de Administración, o quien haga
sus veces, en cuyo caso los gastos efectua-
dos deben justificarse documentadamente
dentro de las 48 horas de la entrega
correspondiente.
7. Arqueos
Parte de las acciones a ser desarrolladas en
los arqueos debe reflejarse en un estado
mensual de las entregas, con indicación de
la persona receptora, montos, finalidad,
período transcurrido entre su entrega y
rendición o devolución y nombre del fun-
cionario que la autorizó, estableciéndose
las medidas correctivas pertinentes. Es
importante señalar la precisión que hace
referente a la denominación “Caja Chica”
señalando que es aplicable indistintamente
para el “Fondo para Pagos en Efectivo” o
el “Fondo Fijo para Caja Chica”.
El área de tesorería y/o contador tendrá
la responsabilidad de practicar arqueos
sorpresivos y selectivos por lo menos una
vez al mes.
8. Encargos a personal de la ins-
titución
Como lo establece el artículo 40º de
la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-
EF/77.15, los encargos a personal de
la institución consiste en la entrega de
dinero mediante cheque o giro bancario
a personal de la institución para el pago
de obligaciones que, por la naturaleza de
determinadas funciones o características
de ciertas tareas o trabajos indispensables
para el cumplimiento de sus objetivos
institucionales, no pueden ser efectuados
de manera directa por la Oficina General
de Administración o la que haga sus veces
en la Unidad Ejecutora o Municipalidad.
La nueva normativa dicta disposiciones
adicionales señalando que para la eje-
cución de las actividades de inteligencia
calificadas de acuerdo a Ley como de
carácter “Reservado”, a cargo de las
dependencias del Ministerio del Interior,
Dirección Nacional de Inteligencia y del
VII 2 Actualidad Gubernamental
Ministerio de Defensa, incluyendo las
correspondientes rendiciones de cuentas.
9. Prohibición de manejar fondos
en efectivo no conformados
de acuerdo a ley
Se encuentra prohibida la conformación
de fondos especiales o de naturaleza o
características similares al del Fondo para
Pagos en Efectivo o del Fondo Fijo para
Caja Chica, cualquiera sea su denomina-
ción, finalidad o fuente de financiamiento,
con excepción de aquellos que estén ex-
presamente autorizados de acuerdo a Ley1.
10. Casos excepcionales de pagos
de planillas en efectivo
En forma excepcional, el pago de planillas
de jornales puede efectuarse en efectivo,
atendiendo a la ubicación de las obras, los
montos y su periodicidad, adoptándose
las medidas de seguridad pertinentes.
Dicho pago requiere la previa autorización
del Director General de Administración o
de quien haga sus veces y su rendición
de cuentas no debe exceder el plazo de
72 horas2. Del mismo modo, el artículo
41º de la Directiva de Tesorería precisa
que se encuentra prohibido el uso de
la modalidad de pagos en efectivo por
conceptos distintos a los establecidos en
la normativa vigente.
11. Base legal
El inciso e) del artículo 6º de la Ley
Nº 28693, Ley General del Sistema Na-
cional de Tesorería faculta a la Dirección
Nacional del Tesoro Público a establecer
normas que orienten la programación
de caja en el nivel descentralizado. En
tal sentido, para la elaboración de las
Directivas pertinentes toman en cuenta
las siguientes normas:
- Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Mu-
nicipalidades
- Ley Nº 28112, Ley Marco de la
Administración Financiera del Sector
Público
- Ley Nº 28411, Ley General del Siste-
ma Nacional de Presupuesto
- Ley Nº 29626, Ley de Presupuesto del
Sector Público para el Año Fiscal 2011.
- Resolución Directoral Nº 026-80-
EF/77.15, Normas Generales del
Sistema de Tesorería
- Resolución Directoral Nº 002-2007-
EF/77-15 que aprueba la Directiva de
Tesorería, Nº 001-2007-EF/77.15, Art.
71º
- Resolución Directoral Nº. 001-2011-
EF/77.15 por el cual dictan normas
complementarias a la Directiva de
Tesorería
1 Artículo 38º Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15
2 Artículo 39º Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15
N° 31 - Mayo 2011
12. Objetivo
El objetivo de la Directiva de Tesorería en
este aspecto es dinamizar la atención de
las actividades propias de la institución
en sus programas de funcionamiento
e inversión, que requieren el pago en
efectivo de gastos menudos y urgentes
por razones de agilidad y costo, cuando
la duración y trámite del pago pueda
afectar la eficiencia de las operaciones de
la entidad y su monto no requiera el giro
de un cheque específico.
13. Alcance
Están comprendidos y obligados al cum-
plimiento de lo establecido en la Directiva
de Tesorería y sus modificatorias el res-
ponsable del fondo y responsables de la
autorización de los Fondos para Caja Chica
(Funcionamiento e Inversión).
14. Ejecución del gasto
Las acciones administrativas y de ejecu-
ción del gasto con cargo al Fondo Fijo para
Caja Chica, se sujetarán a los principios
de racionalidad, austeridad y disciplina
presupuestaria que significa una admi-
nistración recta y prudente de los recursos
públicos, así como a las medidas extraor-
dinarias que emita el Órgano Rector del
Sistema de Presupuesto.
En la afectación del gasto se tendrá en
cuenta para efecto posterior la existencia
del marco y disponibilidad presupuestal,
así como las limitaciones y restricciones a
que pudiera estar sujetas las respectivas
partidas que garanticen la correcta apli-
cación presupuestal de conformidad a
lo establecido en la Ley de Presupuesto.
15. Prohibición de gastos con
Caja Chica
Queda prohibido el gasto con cargo al
Fondo Fijo para Caja Chica en los siguien-
tes casos:
- Compra de gasolina, combustibles y
lubricantes, salvo casos excepciona-
les, debidamente sustentados por el
usuario y con la visación del Director
General del Hospital.
- Gastos en Servicios de Mensajería,
excepto con autorización expresa.
- Compra de bienes muebles de oficina.
- Publicaciones, salvo casos muy urgen-
tes expresamente sustentados.
- Contratación de Servicios Programa-
bles.
- Recibos por Honorarios por contrato
de personal.
- La solicitud de gastos con cargo al
Fondo Fijo para Caja Chica en los
casos de compras y/o contrataciones
programables, bajo responsabilidad
del funcionario solicitante.
 Área Sistema Nacional de Tesorería y Finanzas Públicas
16. Formalidades y procedimien-
tos del manejo de Caja Chica
- Los Titular(es) del manejo del Fon-
do Fijo para Caja Chica (Funciona-
miento e Inversión) es (son) el(los)
responsable(s) de la administración
del fondo, deberá ser designado por
resolución del Titular del Pliego.
- El Fondo de la Caja Chica para los pro-
gramas de Inversión son aprobados de
acuerdo a lo normado para cada fuen-
te de financiamiento (Canon), Fuente
de financiamiento del Foncomún y
con Fuente de Financiamiento de
Recursos Directamente Recaudados.
- Los gastos que se efectúan deben
justificarse documentadamente y se
podrán renovar hasta tres (3) veces
al mes el monto total señalado en la
Resolución de Alcaldía.
- El Fondo de Caja Chica (Funciona-
miento e Inversión) es aplicable
únicamente para efectuar gastos me-
nores no programables de cancelación
rápida.
- La atención de los pagos se efectuará a
través del otorgamiento de Vales Pro-
visionales especificando claramente el
monto solicitado, el motivo del gasto
y el nombre del servidor a quien se
le entregará el efectivo debidamente
autorizado por el jefe de la oficina
solicitante, el Director de la Oficina
Ejecutiva de Administración y el Jefe
de la Oficina de Economía.
- El encargado de la custodia del Fondo
Fijo para Caja Chica, obligatoriamente
llevará un registro auxiliar contable
debidamente autorizado, donde
anotará todos los gastos reconoci-
dos y aprobados y los reembolsos
efectuados consignando número de
comprobante de pago, fecha, con-
cepto, importe y código de la partida
específica. Este libro será exhibido en
los Arqueos Sorpresivos o cuando lo
solicite el usuario, debiendo conciliar
el saldo con el efectivo del Fondo Fijo.
- Cada uno de los comprobantes de
pago que sustentan los gastos llevarán
impreso el sello consignando la frase
“pagado” y la fecha de cancelación
del mismo al momento de realizar
desembolso; también serán firmadas
por el solicitante, el recepcionante
del bien o servicio y el Jefe o Director
del Órgano solicitante en señal de
conformidad.
- Toda acción administrativa compro-
metiendo recursos públicos que no
cautele los principios y procedimientos
establecidos en la presente Directiva,
no será reconocida ni transitada para
su pago, siendo de exclusiva respon-
sabilidad del jefe de la dependencia
de los gastos incurridos.
- El monto máximo en efectivo para
cada contratación de servicios o
compra de bienes será de trescientos
sesenta nuevos soles (S/.360.00). El
monto pagado tendrá carácter cancela
torio, los pagos parciales no serán
autorizados.
17. Rendición
Los vales provisionales deberán rendirse
en un plazo máximo de 48 horas de
recibido el efectivo, de acuerdo a la
descripción del pedido consignado. Para
casos excepcionales y debidamente jus-
tificados, para recibir nuevos fondos en
efectivo es obligatorio que el solicitante
rinda los fondos otorgados mediante vales
provisionales.
Los gastos efectuados con cargo al Fondo
Fijo para Caja Chica, será sustentado me-
diante comprobantes de pago originales
de conformidad a lo establecido en el
Reglamento de Comprobantes de Pago
vigente emitido por la Sunat, los mismos
que deben contener el correspondiente
número de RUC, tales como:.
- Factura
- Recibo por Honorarios Profesionales
- Boleta de Venta
- Liquidación de Compra
- Ticket o cinta emitidas por máquinas
registradoras
- Documentos emitidos por Entidades
Prestadoras de Salud
- Boletos de pasajes de transporte te-
rrestre y aéreo
- Las etiquetas autoadhesivas para el
pago de la Tarifa de embarque aéreo
- Declaración Jurada de Gastos
Cuando la facturación se realice en dólares
americanos o moneda extranjera, deberá
anotarse el tipo de cambio vigente a la
fecha de realizado el gasto y efectuar su
conversión a moneda nacional.
Los documentos sustentatorios de gastos
que se adjuntan a la rendición de cuen-
tas, deberán cumplir con los siguientes
requisitos:
- Completamente legibles
- Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso
de corrector
El concepto del gasto será completamente
específico, estarán debidamente visados
por el usuario y funcionario que autoriza-
ron el gasto, consignando nombre y sello
respectivo. No se aceptarán comprobantes
de pago que tengan antigüedad mayor
al plazo máximo para la rendición de los
vales provisionales.
Los documentos observados en el pro-
ceso de rendición serán devueltos para
la respectiva regularización o devolución
del dinero.
Actualidad Gubernamental
VII
18. Mecanismos de control
El Jefe de la Oficina Ejecutiva de Adminis-
tración y Jefe de la Oficina de Economía
o quien haga sus veces implementarán
medidas de seguridad que impiden la
sustracción o deterioro de la documenta-
ción sustentatoria del Fondo para Pagos
en Efectivo y del Fondo Fijo para Caja
Chica, previniendo que las instalaciones
físicas respectivas tengan ambientes con
llave y caja fuerte de seguridad y otro
medio similar.
El Contador de la Dependencia dispon-
drá se efectúen Arqueos Sorpresivos del
Fondo, por lo menos una (1) vez al mes,
e informar los resultados al jefe inmediato
superior, para disponer las acciones admi-
nistrativas pertinentes.
El encargado responsable del manejo del
Fondo será una persona independiente de
Cajero y de aquel personal que maneje
dinero o efectúe funciones contables.
Semanalmente los responsables del ma-
nejo del Fondo informarán a su jefe inme-
diato los casos en que se incumpla con lo
dispuesto en la presente Directiva, con el
objeto de tomar las medidas correctivas
del caso, bajo responsabilidad o Caracte-
rísticas similares del Fondo Fijo para Caja
Chica, cualquiera sea su denominación,
finalidad o fuente de financiamiento.
19. Rendición del Fondo
- El encargado del fondo en forma
oportuna presentará a Tesorería la
rendición de las cuentas documentada
en el formulario establecido para tal
fin, para la reposición o reembolso;
es responsabilidad del encargado del
fondo mantener siempre la liquidez,
debiendo solicitar el reembolso cuan-
do sus gastos no superen el 60 % del
fondo.
- Toda Rendición debe estar acompa-
ñada con la documentación que sus-
tente los gastos ordenados en forma
cronológica, el detalle del movimiento
debidamente firmado por el respon-
sable del Fondo.
- El gasto del mes con cargo a estos
Fondos no excederá a tres veces del
monto inicial constituido, en las cua-
les se podrá considerar más de una
rendición de cuenta documentada.
- El encargado del Fondo deberá llevar
un archivo del formulario de las ren-
diciones de cuentas.
- Todo trabajador, funcionario, autori-
dad, deberá presentar los documentos
de pago autorizados y reglamentados
por la Sunat o Declaraciones Juradas
de Gastos cuando corresponda, de
acuerdo a las disposiciones vigentes;
los documentos de pago deben estar
girados en forma clara y entendible a
N° 31 - Mayo 2011 VII 3
VII Informe Especial
nombre de la entidad el número de
RUC, dirección; el consumo o compra
detallado no debe presentar borrones
o algún tipo de modificaciones, no
debe estar en mal estado de conser-
vación.
- En la parte reversa deberá estar auto-
rizado por el funcionario competente
o el que haga sus veces, indicando el
monto en letras, motivo y las firmas
de los usuarios involucrados.
- Se podrá dar habilitaciones provisio-
nales sólo con autorización expresa
del funcionario competente o el que
haga sus veces, según sea el caso,
para lo cual el servidor deberá llenar
el recibo de “Habilitación Provisional
de Caja Chica” y hacerlo autorizar
con el funcionario correspondiente,
debiendo presentar su rendición al
encargado del Fondo dentro de las
48 horas de recibida la habilitación,
mediante comprobantes de pagos
reglamentados por la Sunat o Decla-
raciones Juradas de Gastos, en caso de
no hacerlo el responsable del Fondo
solicitará a la Jefatura de personal el
descuento de sus haberes y/o dieta
del monto adeudado, sin perjuicio
a las sanciones establecidas en la
Normativa Vigente.
- Todo Usuario del Fondo de Caja Chica
(Funcionamiento e Inversión) que
tenga pendiente de rendición después
del vencimiento de una habilitación
de Fondo las 48 horas, no podrá ser
habilitado nuevamente bajo respon-
sabilidad del responsable del Fondo
o funcionario que lo autorice.
Modelo de Acta de Arqueo de Fondos
En la ciudad de Lima, a los veintiocho días del mes de abril del año 2011, en las oficinas
de una entidad xxx se reunieron los Señores:…………. Cajero Central……….. y……………
Auditores Internos, a efectos de proceder el Arqueo de Fondos y Valores en la Caja central de
la entidad, en el marco de un Examen de Auditoria que se viene practicando en el área de
Administración y Finanzas, de acuerdo al Plan Anual de Control autorizado por la Contraloría
General de la República con los resultados siguientes:
a) Arqueo
Total de Fondo S/. 90,000.00
Menos:
Dinero en efectivo S/. 22,510.25
Vales provisionales 35,500.26.
Documentos emitidos 31,915.63. 89,926.14
Faltante de Caja S/. 73.86.
b) Explicación de la diferencia
El Cajero, Señor ……………….., explicó a los auditores que la diferencia faltante deter-
minada se podría deber a la variación por el tipo de cambio en forma constante y por la
acumulación de fracciones monetarias por la permanente falta de monedas para vuelto
por parte de los usuarios.
c) Observaciones
- Se determinó que el fondo arqueado está integrado por S/.30,000.00, que no cuentan
con la aprobación por parte de la Administración o Gerencia mediante Resolución
correspondiente, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la normativa
interna de la entidad.
- Algunas rendiciones de viáticos otorgados no se efectúan en el plazo de 5 días siguientes
a la conclusión de la comisión de servicio, de acuerdo a lo establecido en la Directiva.
Se deja expresa constancia que tanto el dinero en efectivo y los documentos arqueados pues-
to a disposición de los auditores, fueron devueltos integra e inmediatamente al funcionario
responsable del Señor:……………, Cajero, y que la explicación del faltante corresponde a lo
manifestado por el mencionado funcionario, en fe para lo cual se firma la presente Acta de
Arqueo.
Lima 28 de abril de…………..
-------------------------------- ----------------------------------
Cajero Auditor

- El área de tesorería al recepcionar los

documentos de la rendición deberá
sellarlos inmediatamente con el sello Modelo de Arqueo de Caja Chica
“PAGADO”, “Uso de Sello Fechador
PAGADO”. Funcionario : ………………………………………….
- El área de tesorería luego deberá Auditor : …………………………………………
verificar la afectación presupuestal, Tomado por : …………………………………………
para proceder a confeccionar el Hora : …………………………………………
comprobante de pago y el cheque
con el cual se reembolsará el cheque
Saldo por Arquear S/.90,000.00
saldrá a nombre del responsable del
Fondo. Demostración
Billetes 18,500.00
20. Responsabilidad Monedas 10.00
Los encargados del manejo del Fondo Ch/ por depositar 15,500.00
son responsables de la administración y Documentos de funcionarios y empleados 10.500.00
control del Fondo, así como de mantener Documentos varios definitivos 35,316.14
su permanente liquidez. Todos los usuarios
del fondo son responsables del cumpli- Según relación de vales provisionales 10,100.00
miento de la presente directiva. Total Arqueo S/. 89,926.14
El órgano competente de la entidad o Diferencia S/. 73.86
el que haga sus veces adoptará medidas Confirme haber puesto a su disposición todos los documentos y libros bajo mi control para
necesarias para la eficiente administra- los fines de este arqueo, habiendo sido recibidos y devueltos conforme.
ción, ejecución y control de los Fondos de
Caja Chica (Funcionamiento e Inversión)
-------------------------------- ----------------------------------
disponiendo el estricto cumplimiento de
Auditor Cajero
la presente directiva.

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