CARTA DE

CONTROL
INTERNO
 CARTA DE CONTROL INTERNO

EVALUACION ESPECIAL AL ÁREA DE CUENTAS POR COBRAR EN EL PERIODO 2013

Chimbote, 05 de Julio de 2017
Señor:
Juan Carlo0s Barrantes
Lopez
Gerente General
SAGA FALABELLA S.A.C.
Presente:
Ref. : Carta de Control Interno
Auditoría Financiera al ejercicio
2017
Estimado señores:
Con relación a la Auditoria a los Estados Financieros de la Empresa SAGA FALABELLA S.A.C. con
cifras al 31 de Diciembre del 2014, hemos evaluado la estructura del control interno de la Empresa,
únicamente hasta el grado que consideremos necesario para tener una base sobre la cual determinar la
naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría que serán aplicados en el desarrollo
de nuestro examena los Estados Financieros.
Nuestro examen se llevó a cabo con el propósito de rendir una opinión profesional sobre los estados
financieros, por lo tanto, no necesariamente revela todas las deficiencias en el sistema de control interno,
debido a que está basado en pruebas selectivas de los registros contables y de la información que le es
relativa.
Consecutivamente a los antes expuestos, nos permitimos presentar las cinco observaciones de
carácter final, que han sido detectadas hasta la fleche y que contienen sugerencias y/o
recommendations, tanto correctivas como preventivas, las cuales pueden coadyuvar en el alcance de
las metas y objetivos de la Empresa SAGA FALABELLA S.A.C..

Es importante señalar que los comentarios referentes a las observaciones se presentan como
sugerencias constructivas para la consideración de la Empresa SAGA FALABELLA S.A.C., como parte
del proceso continuo de modificación y mejoramiento de la estructura de Control Interno existentes y de
otras practices y procedimientos financieros.
Nos permitimos recordarles que la responsabilidad por la preparación de los Estados Financieros,
incluyendo las revelaciones suficientes, recae en la administración de la Empresa. Esto incluye el
mantenimiento de registros contables y controles internos adecuados, la selección y aplicación de políticas
de contabilidad y salvaguardar el efectivo de la empresa.

Esta carta estará envigor los años venideros, a menos que termine, modifique ose sustituya.

Por último, deseamos manifestarle nuestro más sincero agradecimiento por la ayuda y colaboración que
hemos recibido en todo momento del personal de la empresa.
Quedando a su entera disposición para cualquier aclaración al respecto, le saludamos.
Atentamente,

Ronaldo Arquímes Sosa Solórzano

Auditor Responsible
 I. INTRODUCCIÓN

El Órgano de Control Institucionalde la Empresa SAGA FALABELLA S.A.C., ha

efectuado el estudio y evaluación del Control Interno en sus ocho components,
aplicado al área examinada en la “Evaluación Especial al área de Cuentas por cobrar,
periodo 2017”, evaluación realizado de conformidad con la Norma Internacional de
Información Financiera, norma que dispone efectuar una apropiada evaluación de la
estructura de control interno en el área examinada, a efectos de formarse una
opinión sobre la efectividad de controles implementados y determinar el riesgo de
control.
La acción de control abarcó la evaluación selectivade los documentos alcanzados por
Gerente de Administration ; estudio que reveló algunas debilidades de control
interno en la ejecución de los procedimientos administrativos, las que detallamos a
continuación, así como las recomendaciones tendientes a la superación de las
mismas.

II. DEBILIDADES DE CONTROL INTERNO

 PARA EL ÁREA DE COBRANZA:

DEBILIDAD Nº 01

NO SE EFECTUÁN VERIFICACIONES PERIÓDICAS Y SORPRESIVAS

DE LOS DOCUMENTOS QUE SUSTENTAN LAS CUENTAS PENDIENTES
DE COBRO A CADA DEUDA.

No se están efectuando las verificaciones de forma periódica y sorpresiva de los

documentos que sustentan las cuentas pendientes de cobro a cada deuda, por lo cual
podría realizarse opinión o situación económica de la empresa con cifras que no
son las correctas.

RECOMENDACIÓN:

Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Caja y Bancos,

que se efectúen verificaciones sorpresivas y periódicamente para verificar los
documentos que sustentar las cuentas pendientes de cobro a deuda, para estar
actualizados y así ver la manera más fácil de poder pagara esas deudas, para
beneficio de la empresa.

DEBILIDAD Nº 02
NO EXISTE VIGILANCIA PERMANENTE Y EFECTIVA SOBRE
VENCIMIENTOS Y COBROS

No se realizan supervisiones sobre los vencimientos de nuestros proveedores ni

cobros por parte de nuestros clientes para verificar que se están venciendo los plazos
a pagar a dichos proveedores, no se cumple con lo establecido en el Manual de
Procedimientos de la empresa.

RECOMENDACIÓN:
Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Inventarios,
se hagan cumplir con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la
Empresa que establece que se deben realizar las supervisiones sobre los
Vencimientos y cobros, mediante la elaboración de análisis de antigüedad de
Saldos.

DEBILIDAD Nº 03
NO SE HA DIFUNDIDO EL PLAN ESTRATEGICO A TODA LA
ENTIDAD

El plan estratégico es de conocimiento únicamente a nivel de la junta de socios

el cual debe ser identificado por todos los integrantes de la entidad sin embrago
ocurre esto ya que se delegó al contador que difunda la misma a todos los
niveles de la empresa pero no se cumplió y el mando jerárquico superior tan
poco hizo seguimiento por lo que no se aplicado la planificación estratégica en
consecuencia no se logró cumplir con las metas para el año 2017.

RECOMENDACIÓN
El Gerente General debe elaborar un taller de trabajo por equipos dependiendo
de las áreas de la entidad en el que se explique la planificación estratégica y lo
que se espera conseguir.
DEBILIDAD Nº 03:

NO SE HAN APLICADO PROCEDIMIENTOS APROPIADOS PARA EL

CIERRE DEL EJERCICIO
La empresa no se ha establecido políticas referido al cierre del ejercicio, para
cerciorarse que los ingresos y las notas de crédito hayan sido registrados en el
periodo contable correcto

RECOMENDACIÓN:
Se recomiendo al Gerente General implementar políticas para el Área de Cuentas
por Cobrar, y comunicarlas a los trabajadores del área para que las apliquen en su
trabajo para brindar un buen trabajo que sea eficiente y correcto.

DEBILIDAD Nº 04
NO SE SUPERVISA LOS AJUSTES POSTERIORES A LA FECHA DEL
CIERRE DEL EJERCICIO

No se realizan supervisiones sobre los ajustes posteriores a la fecha del cierre del
ejercicio contable para verificar que se está haciendo correcto la contabilidad, no
se cumple con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la empresa.

RECOMENDACIÓN:

Se Recomienda al Gerente en coordinaciones con el Jefe del área de Inventarios,

se hagan cumplir con lo establecido en el Manual de Procedimientos de la
empresa que establece que se deben supervisa los ajustes posteriores a la fecha
del cierre del ejercicio.

DEBILIDAD Nº 05

INEXISTENCIA DE POLITICAS PARA PROVISIONAR

La empresa no cuenta con una política o criterio definido para provisionar la

cuenta de incobrables sin embargo existe normativa específica para la
determinación de la provisión como lo es la NIFF C-3 y la Ley de Régimen
Tributaria Interna en su Art. 11, entendiendo que no existe el criterio, ni
conocimiento, ni la iniciativa por parte del contador lo que genera que el valor
de la provisión no sea el correcto.

RECOMENDACIÓN:

El Contador General debe Realizar un estudio técnico de la cartera de cuentas

por cobrar aplicando lo que la normativa indica para que así se genere un criterio
y se plasme de manera escrita como una política de la empresa aplicándolo a la
brevedad posible.
DEBILIDAD Nº 06
EL AREA DE CUENTAS POR COBRAR NO CUENTA CON
EXSTINTORES QUE GARANTICEN LA SEGURIDAD Y
SALVAGUARDIA DE LOS DOCUMENTOS Y DEL PERSONAL ANTE
CUALQUIER EMERGENCIA.
En la evaluación del área de cuentas por cobrar, se observó que el área no cuenta
con extintores, que garanticen la seguridad y salvaguardia de los documentos
propios de esta área (Comprobantes de ventas realizadas, registros de cuentas
por cobrar). En la supervisión, se notó que además los trabajadores del área se
encuentran expuestos a sufrir graves daños en caso de incendios, debido a que la
empresa no ha hecho adquisiciones de extintores desde hace un año.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, delegue al área de Logística, realizar un requerimiento
específico para la adquisición de extintores, con carácter de urgencia, que brinde
mayor seguridad para la custodia de los documentos y personal del área.
Realizada la compra, planear y llevar a cabo capacitación y simulacros contra
incendios para todo el personal del área.

DEBILIDAD Nº 07
EL AREA DE CUENTAS POR COBRAR NO EMITE ESTADOS DE
CUENTAS A SUS CLIENTES DE MANERA MENSUAL.
De acuerdo a la verificación de funciones del personal que labora en el área, se
ha evidenciado, que no se ha llevado a cabo la emisión de estado de cuentas a los
clientes de la entidad. De esta forma, no se le hace recordar al cliente, que ya ha
pasado la fecha de vencimiento de su plazo para haber realizado el pago
correspondiente, o sobre el monto que está asignado a cancelar para la fecha
indicada.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, en coordinación con el encargado del área de Cuentas
por Cobrar en corroboración de información con el Encargado del área de
Contabilidad, asigne un personal del área de Cuentas por Cobrar las funciones
de: revisión y supervisión y emisión de estado de cuentas a los clientes, 7 días
antes de la fecha de plazo de vencimiento. También este personal deberá ser
capaz de comunicar al Jefe de Finanzas cualquier tipo problema que perjudiquen
los intereses de la entidad.
DEBILIDAD Nº 08
NO SE DESARROLLA LABORES DE SUPERVISIÓN DE MANERA
MENSUAL PARA CONOCER OPORTUNAMENTE SI EL PERSONAL A
CARGO ESTÁ EFECTUANDO LABORES DE ACUERDO A LO
ESTABLECIDO
En el área de cuentas por cobrar se identificó que el Jefe del Departamento de
Cuentas por Cobrar no realiza una supervisión mensual y periódica a su personal
a cargo debido a que no están bien estipuladas sus funciones en los documentos
de gestión.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la entidad, delegue a Gerencia Administrativa, para
que se actualicen y modifiquen los documentos de gestión con respecto a las
funciones que desempeña el Jefe de Departamento de Cuentas por cobrar.
Asimismo se deben aprobar las modificaciones de los documentos de gestión y
posteriormente ser comunicadas a todos los funcionarios administrativos.
DEBILIDAD Nº 09
NO EXISTE SUPERVISIÓN POR UN EMPLEADO AJENO AL ÁREA DE
CUENTAS POR COBRAR.
En el Departamento de Cuentas por cobrar se verifico que no existe un
encargado de supervisar las funciones que realizan todos los empleados de dicha
área debido a que no se asignó un cargo específico para que cumpla esa función.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la entidad en coordinación con Gerencia
Administrativa delegue a Jefe de Contabilidad para que realice una supervisión
mensual al Departamento de Cuentas por cobrar para verificar el cumplimiento
de las funciones de los empleados.

DEBILIDAD Nº 10
NO SE CONCILIAN LOS RESULTADOS DE INVENTARIOS FISICOS
CON LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD.
En la revisión de los documentos realizados por el área de inventarios, se
encontró que dichos documentos de inventarios físicos (constancia) no son
conciliados con los registros auxiliares del área de Contabilidad (kardex).
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, en coordinación con la Gerencia Administrativa
disponga al jefe del área de Contabilidad, realizar las conciliaciones respectivas
con los documentos de inventarios físicos realizados semestralmente por la
empresa, para que de esta manera se lleve un control exacto tanto físicamente de
los inventarios como en los registros contables, ya que esto servirá para no tomar
decisiones sobre los registros quizás erróneos.

DEBILIDAD Nº 11
EL JEFE DE CONTABILIDAD NO REVISA DE MANERA PERIODICA LAS
APROBACIONES REALIZADAS POR EL JEFE DE INVENTARIOS.
En el área de Inventarios, se verifico que el jefe del área de Contabilidad, quien
es el encargado de revisar las aprobaciones realizadas por parte del jefe de
Inventarios, no revisaba de manera oportuna dichos documentos debido a falta
de tiempo.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, en coordinación con la Gerencia Administrativa disponga
al jefe del área de Finanzas, revise y apruebe los documentos realizados por el jefe
del área de Inventarios de manera mensual, con la finalidad de corroborar dichos
montos y así poder llevar una mejor gestión de los inventarios.
DEBILIDAD Nº 12
EL PERSONAL DEL AREA NO HA RECIBIDO CAPACITACION
SOBRE LA CORRECTA UTILIZACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
EXISTENTES.
En el Área de Activos Fijos se verifico que no existe conocimiento alguno sobre
la utilización de algunos activos existentes.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la empresa, en coordinación con la Gerencia
Administrativa emitan capacitaciones a los empleados del área Activo Fijo, para
que tengan conocimiento y puedan dar detalles de cada una de los movimientos
con cada activo existente y así poder obtener mejoras en el ambiente laboral de
la empresa y así mismo ponerlo en práctica en el área de activos fijos.

DEBILIDAD Nº 13
LOS RECUENTOS FÍSICOS SE HACEN BAJO LA SUPERVISIÓN DE
LOS MISMOS EMPLEADOS RESPONSABLES DEL CUIDADO Y
CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS.
En el Área, se verificó que no existe un supervisor ajeno a ésta, que realice una
supervisión de los recuentos físicos que se aplican a todos los Activos Fijos
debido a que no se asignó un cargo específico a otros empleados para que
cumplan con ésta función.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la entidad en coordinación con Gerencia
Administrativa delegue a un miembro de la empresa capacitado sobre dicha área
para que en calidad de trabajo, realice las tareas de supervisión de recuentos
físicos de manera semestral y poder así tener una información impecable de
manipulaciones y con la exactitud de la situación física de los Activos Fijos que
requiere tener la empresa.

DEBILIDAD Nº 14
EL AREA DE ACTIVOS FIJOS NO CUENTA CON INSTALACIONES
ADECUADAS PARA LA CONSERVACIÓN Y PROTECCIÓN DE LOS
INMUEBLES.
En la evaluación del área, se observó que las instalaciones no son las adecuadas,
para garantizar la seguridad, conservación y protección de los Activos fijos.
En la supervisión, se comprobó que no se colocó carteles de prohibición de ingreso
a personal no autorizado por lo cual podría entrar cualquier persona a dar una mala
manipulación de los Activos Fijos y ésta podría verse afectada, además los Activos
Fijos del área se encuentran expuestos a sufrir graves daños en caso
de incendios, debido a que la empresa no ha colocado extintores desde hace un
año. Y también la maquinaria puede dañarse en casos de inundación, debido a
que la empresa no tiene instalado un sistema de Coladeras y Alcantarillas que
permitan la colación de agua acumulada en el piso.

RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, delegue al área de Logística, realizar un requerimiento
específico para la adquisición de extintores, con carácter de urgencia, que brinde
mayor seguridad para la custodia de los Activos Fijos y personal del área.
Realizada la compra, planear y llevar a cabo capacitación y simulacros contra
incendios para todo el personal del área.
Que la Gerencia General, delegue al área de Logística, realizar un requerimiento
específico al área de presupuestos para la evaluación de un proyecto de
implementación de Sistemas de Coladeras y Alcantarillas con carácter de
urgencia, que brinde mayor seguridad para la custodia de los Activos Fijos y
personal del área en caso de Inundaciones.
Que la Gerencia General, delegue al Área de Recursos humanos, la tarea de
implementar carteles que indiquen o autoricen el ingreso solo al personal del Área
de Activos Fijos. Además entregar a cada trabajador del Área un carnet o Fotocheck
que lo identifique como personal autorizado dentro de las instalaciones.

DEBILIDAD Nº 14
NO SE DESARROLLA LABORES DE SUPERVISIÓN PARA ASEGURAR
QUE EL PERSONAL A CARGO ESTÁ EFECTUANDO EL REGISTRO DE
OPERACIONES REFERIDAS A ACTIVOS FIJOS EN EL SISTEMA.
En el área Activos Fijos se identificó que el Jefe del Departamento no realiza una
supervisión periódica a su personal a cargo. Se encontró que durante el periodo
2014 solo y únicamente se realizaron dos (2) supervisiones en los meses de
Marzo y Julio. Y A partir de la otra mitad del año 2014, se dejaron de hacer
supervisiones. Siendo una de las políticas internas de la entidad y del área
realizar supervisiones de Registros cada 3 meses.

RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la entidad, envíe un memorándum al encargado del
Área de Activos Fijos, señalando el incumplimiento de las políticas internas que
ha dejado pasar por alto durante los 2 últimos trimestres del año 2014 en cuanto
a Supervisión. Asimismo hacerle recordar que durante el año 2015 tendrá que
hacer 4 supervisiones durante los meses de Marzo, Julio, Octubre y Diciembre.
DEBILIDAD Nº 15
NO SE ENVIA INFORMACION AUTOMATICA AL DEPARTAMENTO
DE CONTABILIDAD DE LAS UNIDADES DADAS DE BAJA.
En la revisión del libro de Activos Fijos realizadas por el Ing. Bernal Venegas
Fernando, se encontró que durante el periodo 2014 no se informó al Área de
contabilidad que habían dado de baja a dos (2) activos. Estas bajas de activos
fueron realizadas en meses distintos: Octubre y Diciembre. Siendo una de las
políticas internas de la empresa y del área, enviar los archivos de activos fijos
mensualmente.

RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General, en coordinación con el Jefe de Contabilidad realicen
un seguimiento a los archivos o libros de Activos Fijos realizadas por el Jefe Del
Área de Activos Fijos hasta que dichas verificaciones se terminen de manera
apropiada y en el tiempo establecido. Asimismo disponer al área encargada de la
realización de los archivos o libros de Activos Fijos para emitir una copia de las
verificaciones hacia Gerencia General para asegurar la realización de estas, en
las fechas establecidas, es decir, de manera mensual.

DEBILIDAD Nº 16
NO EXISTE SUPERVISION POR UN EMPLEADO AJENO AL AREA DE
ACTIVOS FIJOS EN EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES
En el Departamento de Activos Fijos se verifico que no existe un supervisor
ajeno al área que realice una supervisión a las funciones que realizan todos los
empleados de dicha área debido a que no se asignó un cargo específico para que
cumpla esa función.
RECOMENDACIÓN:
Que la Gerencia General de la empresa en coordinación con Gerencia
Administrativa delegue a un miembro de la empresa capacitado sobre dicha área
para que supervise las tareas del Jefe del Área y personal a su cargo mensualmente y
poder así tener una exactitud de la calidad de trabajo del área Activos Fijos.
MEMORANDUM
DE CONTROL
INTERNO