Principles of management 

Unit I 

Definitions of Management : 

 “The art of getting things through people.”
                                              ­ Mary Parker Follett
 Management is coordinating work activities so that they are completed efficiently and 
effectively with and through other people .
                                             ­ Stephen P.Robbins. 
 The process of planning, organizing ,leading and controlling the work of organization members 
and of using all available organization resources to reach stated organizational goals.
                                             ­ Stoner,Freeman

 Management is the process of designing and maintaining an environment in which 
individuals,working together in groups,efficiently accomplish selected aims.
                                               ­ Koontz & Weihrich        
 Management is the art of knowing what do you want to do and then seeing that it is done in the 
best and cheapest way.
                                               ­ F.W.Taylor.
      
Efficiency & Effectiveness : 
Efficiency : 
      The ability to minimize the use of resources in achieving organizational objectives. Getting the 
most output from the least amount of inputs,referred to as 'doing things right'.Because managers deal 
with scare inputs­including resources such as people,money & equipment – they're concerned with the 
efficient use of those resources.
Effectiveness: 
     The ability to determine appropriate objectives ' doing the right thing' – that is those work activities 
that will help the organization reach its goals.
    
                 Efficiency (means)                Effectiveness ( Ends)
                   
Resource usage Goal attainment 
                     Low Waste                                High Attainment            
                                                                               
Management strives for :
Low resources waste(high efficiency)
High goal attainment (High effectiveness)

2. What is organization ? 
 Two or more people who work together in a structured way to achieve a specific goals.
 Organization which can be defined as a group of people working together to cerate a surplus.
 A deliberate arrangement of people to accomplish some specific purpose.
 Organization refers to an entity that has a distinct purpose,includes people or members and has some 
type of deliberate structure.
Eg : college,school,university ,churches,Any stores,Any government 
departments,Hotels,Hospitals.....

1.Organization has a distinct purpose – Mission ,Goal statements.
2.Each organization is composed of people.
3.All the organization develop some deliberate structure so that their members can do their work.

3. Why study organization & management ? 
  Organizations are in the news & in our conversations everyday . Your conversations with 
friends,parents,classmates & co­ workers are probably filled with talk about organization such as 
colleges,musical ensembles, sports team , companies ......... In the world where organizations are 
everywhere, there are 3 compelling reasons for studying them & the pratcise of management.

       i. Living in the present – we rely on organization daily for food,shelter,clothes,medical    
care,communications,employment.....

ii. Building the future – Organization build towards a desirable future and help individuals do the 
same. New products & practices are developed as a result of creative power that can emerge 
when people work together in organization for example latest technological goods, treatment of 
diseases , new software packages.....

iii. Remembering the past – Organization help to connect people to their pasts. Every day we work 
with others adds to the history of the organization and to our own history , We often define 
ourselves in terms of the organizations we have been a part of – whether schools, 
teams,political groups or businesses .Organizations maintain records and value their own 
history .

MANAGEMENT: 
      Management is a specialty in dealing with the matters of time & human relationships as they arise 
organizations .We have just seen how organizations affect the past,present & future. Several elements:
1.Management is an attempt to create a desirable future, keeping the past & the present in mind.
2.Management  is practiced in and is a reflection of a particular historical era.
3.Management is a practice that produces consequences and effects that emerge over time. 

The Universality of Management : 
        The reality the management is needed in : 
1. All types of organization – Profit / Non­Profit
2. At all organization levels – top level, middle , bottom level.
3. All sizes of the organizations – large / small.
4. All organization areas – Manufacturing, marketing , HR, Accounting  ...
5. And in all countries around the globe.

       
 4.Who are Managers?
 A Manager is the person responsible for planning and directing the work of a group of individuals, 
monitoring their work, and taking corrective action when necessary.
 Managers may direct workers directly or they may direct several supervisors who direct the workers. 
 A manager may have the power to hire or fire employees or to promote them.
 A manager's title reflects what he/she is responsible for .... Eg : Accounts Manager , Operations 
manager , HR manager .......
 Manager is responsible for planning, directing, monitoring and controlling the people and their work.
 Manager is a someone who works with and through other people by co­ordinating their work activities 
in order to accomplish organizational goals.
 People responsible for directing the efforts aimed at helping organizations achieve their goals.

5.Management Levels  / Manager Levels:

                                              TOP
                                            LEVEL

                                       MIDDLE LEVEL 

                      FIRST LINE/ BOTTOM / LOW LEVEL                  

TOP LEVEL MANAGERS : 
   Managers at or near the top level of the organization who are responsible for making organization 
wide decisions & establishing the goals & plans that affect the entire organizations. They establish 
organization policies and guide the organization's interaction with its environment. These people are 
called as EXECUTIVES. 
 FUNCTIONS :
 1. To formulate goals & policies of the company.
 2.To formulate budget.
3.To appoint top executives.
4.To decide the distribution of profits ....
5.To provide overall directions & leadership of the company. 
TYPICAL TITLES : 
President , Vice President , Chief Executive officer, Managing Director, Chief 
Operating Officer,Executive Vice President, Chairman........ 

MIDDLE LEVEL MANAGERS :

 Managers between first line level and the top level of the organization who manage the work of 
first line managers. They direct activities to lower levels managers. 

FUNCTIONS : 
1.To monitor & control the operating performance.
2.To train , motivate & develop supervisory level.
3.To co­ordinate among themselves so as to integrate the various activities of a department.

TYPICAL TITLES : 
Program analyst ,   Resources Analyst , Logistics specialist ,Project leader,Division manager,Regional 
manager....

LOW LEVEL MANAGERS : 

Managers who are responsible for the work of operating employees only & do not supervise 

other managers ,they are the “FIRST “ or “ LOWEST” level of managers in the organizational 
hierarchy.
FUNCTIONS : 
1.To train & develop the efficiency of the workers.
2.To assign jobs to workers.
3.To maintain discipline & good human relations among workers.
4.To give order & instructions.
5.To report feedback information about workers.

TYPICAL TITLES : 
Foreman , production supervisor ,technical  supervisor , shift managers,district 
managers,department managers.....

6.MANAGEMENT ROLES / ROLES OF A MANAGER :
Ten managerial roles identified by Henry Mintzberg. Mintzberg's research led him to identify 
ten key managerial roles split into three categories:
1. INTERPERSONAL ROLE
       FIGUREHEAD ROLE where the manager performs symbolic duties as head of the organization;
          Eg:  Greet visitors, sign legal documents, attend ribbon cutting ceremonies,host receptions, etc.

    LEADER ROLE where he/she establishes the work atmosphere and motivates subordinates to act. 
         EG : Includes almost all interactions with subordinates
     

 LIAISON ROLE where the manager develops and maintains webs of contacts outside the 
organization.
  Eg:  Business correspondence, participation in meetings with representatives of other divisions or 
organizations. 

2. INFORMATIONAL ROLE:
    MONITOR ROLE where the manager collects all types of information relevant and useful to the 
organization;
    Eg:  Scan/read trade press,  periodicals, reports; attend seminars and training; maintain personal 
contacts.
    DISSEMINATOR ROLE where the manager gives other people the information they need to make 
decisions;
 Eg: Send memos and reports; inform staffers and subordinates of decisions.

 SPOKESMAN ROLE where the manager transmits information to the outside world.
   Eg:  Pass on memos, reports and informational materials; participate in conferences/meetings and 
report progress.

3. DECISIONAL ROLE:
    ENTREPRENEUR ROLE where the manager initiates controlled change in the organization to 
adapt to the changing environment;
   Eg:  Implement innovations; Plan for the future
   DISTURBANCE HANDLER where the manager deals with the unexpected changes;
Eg:  Settle conflicts between subordinates; Choose strategic alternatives;  Overcome crisis situations
    RESOURCE ALLOCATOR ROLE where the manager makes decisions on the use of 
organizational resources;
 Eg:  Draft and approve of plans, schedules, budgets; Set priorities
    NEGOTIATOR ROLE where the manager deals with other organizations and individuals.
Eg: Participating in union contract negotiations.

7.SKILLS OF MANAGER / MANAGEMENT SKILLS:
            Managers need certain types of skills to perform the duties and activities associated with being 
a manager – Research done by Robert L. Katz: 

1.Technical skills  ­ Lower Levels managers:
 Include knowledge of and proficiency in a certain specialized field,such as 
engineering,computers,accounting or manufacturing.
 It refers to the ability to use the procedures,tools,equipment,procedures techniques & knowldege 
of a specialized field.
 Effective supervision & co­ordinating of the work of the subordinates. Therefore depends on the 
technical possessed by the lower level market.
 Examples : Surgeons,engineers,musicians & accountants ...

2.Human Skills – Middle Levels managers :
 Involve the ability  to work well with other people both individually & in a group.
 They are concerned with understanding of 'people'.
 Manager's skill in working with others in natural & conditions.

3.Conceptual skills – Top Level managers.
 The ability to coordinate & integrate all of an organization's interest & activities.
 This skill also called design & problem. Solving skill involves the ability.
 To understand how its various parts & functions mesh together.
 A higher degree of conceptual skill helps in analyzing the environment & in identifying the 
opportunities.