LOGÍSTICA LOG-P-03

COMPRA DE MATERIA PRIMA, MATERIAL DE

Edición 05
EMPAQUE Y MERCADERÍAS

1. OBJETIVO Y ALCANCE

Este documento describe el procedimiento de planificación de materiales, el cual busca asegurar el nivel de servicio requerido
por producción y ventas de Materias Primas, Materiales Auxiliares y Materias Primas.

2. DEFINICIONES

• Producto: Materia Prima, Material de Empaque y/o Mercadería.

• Materias primas: Material que interviene como insumo directamente en el proceso productivo.
• Material de empaque: Material que sirve para envasar o embalar el producto terminado.
• Mercaderías: Todo los productos que se adquieren para la venta.
• Proveedores Calificados:
• Solped: Solicitud de Pedido.
• O/C: Orden de Compra

3. RESPONSABILIDADES

• Gerente de Logística.- Es responsable de hacer cumplir el proceso que interrelaciona el presente procedimiento y firmar
los contratos que se realicen por este proceso si así fuera necesario.
• Jefes de Compras y Planeamiento de Insumos.- Es responsable de cumplir y hacer cumplir el proceso de compras
de Materia Prima, Material de Empaque y Mercaderías.
• Asistentes de Compras de Insumos.- Es responsable de realizar las compras de acuerdo al presente procedimiento.
En caso de Compras Locales es también responsable de hacer los reclamos del material No Conforme a los proveedores y
de todo el proceso de desarrollo de nuevos productos y proveedores hasta su calificación.
• Planificador de Materiales.- Es responsable de planificar los requerimientos de materias primas, material de empaque y
mercaderías para cubrir las necesidades de producción y ventas.
• Jefe de Almacenes.- Es responsable del cumplimiento del proceso de recepción y almacenaje adecuado de las compras
de la empresa. También es responsable de la elección y evaluación de los transportistas locales que darán el servicio para
las compras.
• Almacenero.- Es responsable de informar al área de control de calidad del ingreso de las mercaderías para la revisión
respectiva. Son responsables de procesar el ingreso de los productos al pedido vía sistema SAP y de separar el material
debidamente identificado cuando éste no esté conforme.
• Gerente de Administración y Finanzas.- Es responsable de verificar la disponibilidad de fondos para las compras que
le sean propuestas por la Gerencia de Logística a través del sistema. Es responsable de definir las tasas de interés y
anticipos a fin de no exponer a la empresa en términos de falta de liquidez y mayores costos financieros.
• Jefe de Tesorería.- Es el responsable de recibir y disponer que se atiendan las solicitudes de emisión de carta de crédito,
de transferencias de fondos a proveedores y de pagos de impuestos de Aduana, así como el pago de las facturas de
proveedores locales, en el plazo acordado.
• Jefes de Control de Calidad.- Es responsable de evaluar técnicamente las materias primas y material de empaque
mediante un control de calidad y dar la conformidad para su uso en el proceso productivo o la No conformidad para el
reclamo correspondiente.

4. DESCRIPCIÓN

El proceso de compras es guiado por las Políticas y Estándares Éticos.

Políticas de Compras

• Optimización de Condiciones de Compra: El área de compras buscará siempre minimizar los costos totales de
posesión, optimizando la calidad, disponibilidad y nivel de servicio ofrecido por sus proveedores.
• Evaluación continua de Proveedores: Todos los proveedores deben ser evaluados permanentemente para asegurar
que mantengan los niveles de servicio requeridos por Exsa S.A.
• Diversidad de proveedores: Se debe contar con más de un proveedor calificado para todos los productos críticos. De
contar con un proveedor único para algún producto, se debe elaborar un plan de búsqueda de proveedores alternativos.
• Respeto a la Lista de Proveedores Calificados: No se pueden realizar compras a proveedores que no estén dentro de
la Lista de Proveedores Calificados.
• Colaboración con Proveedores: Los proveedores deben ser orientados sobre la forma de trabajo de Exsa S.A. para
asegurar que entiendan nuestro proceso de abastecimiento. Se debe contar con información detallada de los proveedores
en aspectos de calidad, tecnología, planificación, abastecimiento y riesgo. Se debe desarrollar continuamente programas de
Mejora Continua en conjunto con los Proveedores Clave, para identificar y explotar oportunidades de mejora que permitan
beneficios mutuos.
• Cumplimiento de los Procedimientos: El planeamiento de materiales, las compras, la calificación de proveedores
nuevos y la evaluación periódica de proveedores deben realizarse según los procedimientos respectivos, cada urgencia que
se genere deberá cumplir los pasos del proceso de planificación y compras.
• Actualización de Información: Se debe asegurar la validez de información en el sistema mediante una actualización
permanente y revisiones periódicas.

Página 1 de 4
Estándares Éticos

• Integridad en Selección de Proveedores: El personal de Exsa S.A. debe desempeñar sus deberes imparcialmente para
asegurar la justa y abierta competencia entre proveedores, se debe conceder a todos los proveedores igual consideración,
manteniendo un trato respetuoso y honesto.
• Competencia Justa: Los proveedores deben abstenerse de colaborar de participar en licitaciones y nivelación
convencional de precios, fijación de precios, diferenciación de precios u otras prácticas comerciales desleales que
transgredan las leyes.
• Confidencialidad de Información: Debe protegerse la información pública o privada, incluyendo tecnología y propiedad
intelectual, bien sea ésta propiedad de Exsa S.A. o de algunos de sus socios, clientes o proveedores. Esta información debe
manejarse en forma privilegiada y será utilizada únicamente con fines de negocios adecuados.
• Pagos No Apropiados: Está terminantemente prohibido que los actuales o potenciales proveedores, sus representantes o
empleados ofrezcan sobornos, favores o cualquier tipo de pago irregular a los empleados de Exsa S.A., de igual modo,
queda prohibido que los empleados de Exsa S.A. soliciten este tipo de favores.
• Obsequios o presentes: Establecer política que alcance a toda la empresa.
• Cumplimiento Legal: Es responsabilidad de los proveedores cumplir con los requisitos legales del país o países
involucrados en el intercambio comercial. Por la naturaleza del negocio, muchas de las actividades de la compañía están
sujetas a leyes complejas, tanto en el Perú como en el extranjero, sin embargo, el desconocimiento de la ley no constituye
excusa alguna, los empleados y proveedores deben evitar cualquier conducta que pudiera ser interpretada como contraria a
las leyes, y deberán buscar la asesoría del Departamento Legal en caso exista incertidumbre
• Cumplimiento de contratos: De estar involucrado en propuestas, preparaciones de oferta o negociaciones de contrato,
tanto los empleados de Exsa S.A. como los proveedores deben asegurarse que la información intercambiada sea precisa.
Una vez otorgados, los contratos deben cumplirse de acuerdo a los términos del mismo.
• Conflictos de Interés: Los empleados, tanto de Exsa S.A. como de sus proveedores, deben evitar negocios personales o
actividades profesionales que puedan crear conflictos de interés. Estos conflictos se dan cuando los intereses personales
sustanciales del empleado de Exsa S.A. sean incompatibles con las responsabilidades de su cargo en la empresa.
• Solución de Controversias: El personal de Exsa S.A. y sus proveedores deben hacer todo el esfuerzo razonable para
llegar a una solución equitativa y de mutuo acuerdo para cualquier controversia generada, y/o tener disposición de someter
cualquier controversia mayor a la revisión de un tercero.

4.1. Carga de Pronósticos

• El noveno día útil de cada mes, el Administrador de la Demanda cargará en SAP el pronóstico de ventas con un horizonte
de 12 meses.
- La información de productos producidos en la empresa generará necesidades de producción.
- La información de mercaderías generará necesidades de compra.

4.2. Ejecución del MPS

• Luego de la carga del pronóstico de ventas, el Programador Maestro ejecutará el MPS, generando órdenes previsionales de
trabajo que serán validadas por el programador maestro.
• Se generarán en el sistema las necesidades de compra de materias primas e insumos.

4.3. Ejecución del MRP

• Una vez ejecutado el MPS, el Planificador de Materiales ejecutará el MRP, generando órdenes previsionales de compra.
• El Planificador de Materiales verificará las órdenes Provisionales:
- Si el sistema generó alertas, coordinara con ventas y producción las modificaciones necesarias.
- Si el sistema no generó alertas, convertirá la orden previsional en SolPed.
• Una vez creada una Solped, esta podrá ser modificada o anulada si es que no cuenta con una O/C ya creada, para ello, el
Planificador de Materiales dará aviso previo al Asistente de Compras de Insumos.
• El Asistente de Compras de Insumos podrá solicitar al Planificador de Materiales la modificación de descripciones,
cantidades y/o fechas de entrega de una Solped, en función a las cotizado informándole el motivo del cambio.

4.4. Programa de proveedores

• Una vez ejecutado el MRP, se le enviará a los proveedores calificados un extracto del mismo para los productos que
suministran. El programa debe cumplir lo siguiente:
- Será enviado la última semana de cada mes.
- Tendrá un detalle semanal de entregas para el siguiente mes.
- Tendrá un detalle mensual para los siguientes once meses.
• El programa representa una intención de compra que será confirmada con la emisión de órdenes de compra una vez
seleccionado el proveedor.

4.5. Selección del proveedor

• Si se tienen acuerdos de compra para el producto en cuestión, el Asistente de Compras de Insumos selecciona al proveedor
según las estrategias definidas en la tabla LOG-TA-XX Estrategias de Compras.
• Si no se cuenta con acuerdos de compra, el Asistente de Compras de Insumos solicita a los proveedores calificados,
registrados en la lista LOG-LI-XX Proveedores Calificados de Insumos, las ofertas necesarias.
- El plazo máximo de presentación de ofertas no es mayor a 3 días calendarios para proveedores nacionales y 7 días para
proveedores del exterior, salvo justificación del proveedor de requerir más tiempo.
- El Asistente de Compras de Insumos, de considerarlo necesario, negocia las condiciones de la oferta.

Página 2 de 4
• El Asistente de Compras de Insumos compara las ofertas recibidas y selecciona al proveedor que represente el menor Costo
Total de Adquisición, sólo podrá seleccionarse otra opción tomando en cuenta las siguientes excepciones:
- Único proveedor que cumple con la fecha de entrega requerida.
- Único proveedor con disponibilidad de stock.
- Marca exigida por el usuario o proveedor seleccionado por reunir las características del producto o servicio.

4.6. Emisión de Orden de Compra

• Una vez seleccionado el proveedor, el Asistente de Compra de Insumos crea la O/C en el sistema.
• La O/C sigue el circuito de liberación, definido en la tabla LOG-TA-08 Niveles de Aprobación de Compras.
• Luego que la O/C ha sido liberada, el Asistente de Compras de Insumos la imprime y envía al proveedor seleccionado.
- En caso de importación de productos controlados por DICSCAMEC, se deberá contar con el visto bueno del Área de
Tráfico (responsable de llevar el control de saldos según las Resoluciones Directorales Anuales de Autorización de
Importación) antes de enviar el pedido al proveedor.
- Si el proveedor requiere de carta de crédito, se emite el formato LOG-F-14 Solicitud de Carta de Crédito y se le entrega
dicho documento la Jefe de Tesorería, acompañado de una copia de la O/C firmada por el Jefe de Compras y
Planeamiento de Insumos y el Gerente de Logística, y un cargo que es archivado en el file del pedido.
- Si el proveedor requiere de pago anticipado, se emite el formato ADT-F-09 Solicitud de Anticipo, firmado por el Jefe de
Compras y Planeamiento y el Gerente de Logística, y se entrega al Jefe de Tesorería.
• El proveedor debe confirmar la recepción de la O/C y los detalles de la entrega (cantidades y fecha).
• Una vez confirmadas las cantidades y fechas de entrega, el Asistente de Compras de Insumos ingresa esta información en
el sistema como Entregas Entrantes.
- Si el proveedor es nacional, el seguimiento del pedido es responsabilidad del Asistente de Compras de Insumos.
- Si el proveedor es extranjero, el Asistente de Compras de Insumos entrega el archivo físico del pedido de compra al Área
de Tráfico, quien es responsable del el seguimiento y culminación de la compra según el INCOTERM pactado con el
proveedor.

4.7. Modificación y/o Anulación del Pedido

• En el caso que se requiera modificar las fechas y cantidades de alguna O/C, el Planificador de Materiales lo comunicará al
Jefe de Compras y Planeamiento o al Asistente de Compras de Insumos mediante el formato LOG-F-02 Solicitud de
Modificaciones, indicando las nuevas fechas y/o cantidades de entrega y los motivos de cambios, sin embargo la cantidad
total del Pedido no podrá ser modificada.
- Es responsabilidad del Jefe de Compras y Planeamiento o del Asistente de Compras gestionar con el proveedor la
respectiva modificación.
• Si existiera una justificación por parte del Planificador de Materiales para solicitar la anulación y/o modificación de la O/C, el
Asistente de Compras será responsable de gestionar con el proveedor la respectiva modificación y/o anulación, y confirmar
al usuario si procedió la misma.
• Si el Asistente de Compras requiere anular o modificar alguna O/C, deberá comunicar al Planificador de Materiales el motivo
de la anulación y/o modificación.

4.8. Recordatorio del plan de entregas

• Todos los jueves, el Planificador de Materiales remite un programa de entregas entrantes semanal al Jefe de Almacenes y
éste evalúa la capacidad de espacio y recepción.
- Si se cuenta con la capacidad requerida, se mantienen la fecha y cantidades a ingresar.
- Si no se cuenta con la capacidad requerida, el Jefe de Almacenes y el Planificador de Materiales modifican las entregas
entrantes y definen un programa final.
• Todos los viernes, el Asistente de Compras de Insumos envía al proveedor un recordatorio de las entregas que tienen
programadas para la siguiente semana, archivando los correos en una carpeta de evidencia.

4.9. Ingreso, observaciones y no conformidades

• El Almacenero responsable, una vez recibida el material ingresa la información al SAP y automáticamente este ingreso es
notificado por esta vía al JCC para que el material pase por Control de Calidad.
• Si la materia prima, material de empaque y/o la mercadería es observada por Control de Calidad y/o dado como No
Conforme, remite un informe escrito con el detalle de la No Conformidad.
• Si luego del ingreso se detectara una No conformidad con el material, se efectuará el reclamo al proveedor; sin embargo,
Control de Calidad asumirá la responsabilidad por la posible no aceptación del mismo debido a la extemporaneidad de
su reclamo.

4.10. Medición de la Gestión de Compras

• La gestión de compras se mide utilizando los indicadores y objetivos indicados en tabla LOG-TA-XX Indicadores de
Compras.

5. REGISTROS

• LOG-F-14 : Solicitud de Carta de Crédito Comercial

• LOG-F-27 : Solicitud de Modificaciones de Ordenes de compra
• ADT-F-09 : Solicitud de Anticipos

6. DOCUMENTOS DE CONSULTA

Página 3 de 4
• LOG-M-XX : Manual de Compras
• LOG-TA-08 : Niveles de Aprobación de Compras

7. INVENTARIO DE MATERIALES

• No aplica

8. CONSIDERACIONES DE SEGURIDAD

• Cumplimiento con el sistema de seguridad interna.

• La información del proceso de evaluación de proveedores es clasificada como:

Información confidencial.- Información que puede presentar riesgos para la empresa. Sólo debe ser utilizada por el
responsable de la información y las personas que expresa y directamente hayan sido autorizadas por él. Su difusión requiere el
consentimiento del responsable de la misma.

9. CONSIDERACIONES DE SALUD OCUPACIONAL

• No aplica

10. CONSIDERACIONES AMBIENTALES

• Utilizar los registros en medios electrónicos para racionalizar el excesivo uso de papel.

11. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS REQUERIDOS

• Soporte de hardware y software

Página 4 de 4