MAPA DE PROCESOS

Contenido Pág.
Introducción. .........................................................................................................................2
Proceso.................................................................................................................................2
Mapa de Procesos ................................................................................................................3
Clases de Procesos ..............................................................................................................3
Procesos Estratégicos ......................................................................................................3
Procesos Misionales .........................................................................................................3
Procesos de Apoyo ...........................................................................................................3
Construcción de un Mapa de Procesos ................................................................................4
Caracterización de procesos y subprocesos ........................................................................5
Objetivo del proceso .........................................................................................................5
Responsable del proceso..................................................................................................6
Alcance .............................................................................................................................6
Proceso/Subproceso proveedor........................................................................................6
Proceso/Subproceso cliente .............................................................................................6
Entradas ............................................................................................................................6
Salidas ..............................................................................................................................6
Indicadores........................................................................................................................6
Riesgos .............................................................................................................................6
Requisitos mínimos ...........................................................................................................7
Acciones a realizar ............................................................................................................7
Taller de Aplicación ..............................................................................................................9

Material de estudios realizado por

José Gabriel Garavito Aponte
Instructor Sistemas e Informática
SENA CTA
 MAPA DE PROCESOS

Introducción.

Una empresa es en realidad una sucesión de

procesos íntimamente relacionados entre sí, a tal
punto que los resultados finales de un proceso
(salidas) son el insumo (entradas) para el siguiente
proceso. Esta sucesión de procesos que permite el
funcionamiento y la permanencia de la empresa y se
denomina “cadena de productiva”.

En este documento se va a estudiar los conceptos básicos sobre procesos,

procedimientos y mapa de procesos desde el punto de vista empresarial. Luego estos
conceptos deberán ser aplicados en las empresas que se van a intervenir para la
automatización de los procesos en su proyecto formativo.

Proceso

Se define como un conjunto finito de acciones que están relacionadas entre sí mediante
una secuencia lógica que transforman las entradas para alcanzar las salidas.

Las entradas, a su vez, son los insumos iniciales que necesitan los procesos para iniciar
las transformaciones según el objetivo del sistema. A su vez, las salidas son los
resultados alcanzados los cuales deben coincidir con el objetivo del sistema.

Un proceso puede ser la sumatoria de varios procesos internos, los cuales a su vez
también tienen entradas, procesos y salidas; estos sistemas internos se denominan
subprocesos.

Por ejemplo: en el SENA el proceso de Formación Profesional es el conjunto de fases que

se deben desarrollar durante un proceso de aprendizaje, las fases de este proceso son:
convocatoria, inscripción, selección, matrícula, ejecución de la formación y certificación. A
su vez, cada una de estas fases son subprocesos ya que cada una de ellas tiene sus
propias entradas, procesos y salidas. De igual manera, el proceso de ejecución de la
formación contiene las fases de: ejecución de las actividades de formación, evaluación de
los resultados de aprendizaje, registro de inasistencias, entre otros.
Mapa de Procesos

Es la representación gráfica de todos los procesos

que componen el sistema así como las principales
relaciones que existen entre ellos. Un mapa de
procesos permite que nos ubicar cada trabajo que
se realiza en la empresa y así conocer dónde se
ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta.
Para que se convierta en una herramienta útil, es
imprescindible que estén recogidos todos los
procesos: ninguno debe quedar fuera. No es necesario descender a recoger en detalle las
tareas que se llevan a cabo en la Unidad, pero sí se deben describir todos los grandes
grupos de actividades que las engloban. No existe un formato estandarizado para la
realización de un mapa de procesos, lo que debe tenerse en cuenta es que la expresión
gráfica debe ser clara, sin sacrificar por ello la precisión.

Clases de Procesos
Los procesos que se desarrollan en las empresas se clasifican de acuerdo a su misión y a
su visión en:

Procesos Estratégicos
También son conocidos como procesos claves o visionarios, estos procesos los realiza el
equipo de alta gerencia en cabeza del propietario o gerente de la empresa y su equipo
primario de trabajo, son los procesos relacionados con factores críticos de éxito,
competencias claves y necesidades de mejoramiento debe trabajar la organización a
mediano y largo plazo.

Procesos Misionales
Establecen los procesos básicos en los que la organización debe trabajar, ya que por
definición de la misión, en ella se indica quienes son los clientes a los que se ha decidido
servir, qué productos o servicios ofrece, a qué mercados geográficos atiende, con que
tecnología, cuál es su filosofía, valores, aspiraciones fundamentales, concepto de sí
misma e imagen corporativa. Son los que están directamente relacionados con el qué
hacer de la empresa.

Procesos de Apoyo
Son también conocidos como procesos de gestión. Son aquellos que apoyan y facilitan el
desarrollo y ejecución de todos los procesos estratégicos y los misionales, proveen
servicios de utilidad para toda la Entidad en sus diferentes niveles. Algunos de estos son
contratados con empresas externas mediante la modalidad de outsourcing.
Construcción de un Mapa de Procesos
Para construir un mapa de procesos se debe tener claro:

1. Cada proceso que conforma el sistema.

2. Cada subproceso que conforma cada proceso.
3. Las entradas de cada proceso y subproceso.
4. Las relaciones existentes entre cada proceso.
5. Qué clase de proceso es.

Veamos el siguiente ejemplo: una finca tiene como propósito la producción de alimentos
agrícolas y de leche los cuales son comercializados por una cooperativa agraria con la
cual se tiene suscrito un convenio a un año renovable cada año, en dicho convenio la
finca se ha comprometido a vender a la cooperativa una determinada cantidad de
productos agrícolas y de leche cada cierto período de tiempo. A su vez, en la finca se
hace una programación anual con revisión trimestral de los procesos de producción
agrícola y de producción de leche.

En la finca se tiene destinado como bodega un granero para almacenar los productos
agrícolas, este granero está sectorizado según el producto; también se tiene un cuarto
refrigerado para almacenar la leche antes de enviarlos a la comercializadora. Se ha
establecido un protocolo de despacho donde se estipula que la leche se debe enviar en
carro refrigerado a la comercializadora máximo 3 horas después de terminado el proceso
de ordeño, los productos agrícolas se despachan cada jueves.

En el proceso de planeación se ha definido que el transporte de la leche desde la finca

hasta la cooperativa va a ser contratado con una empresa de transporte, los procesos de
vinculación y desvinculación de personal, pago de nómina y bienestar de los funcionarios
se agrupan en el proceso de talento humano. Por último la empresa tiene un sistema de
información que le permite al propietario tener a disposición toda la información de cada
proceso y subproceso que se realiza en la finca.

De acuerdo a lo expuesto en este ejemplo, los procesos que se tienen en esta finca son:

Estratégicos: Planeación, revisión de la planeación, relaciones corporativas.

Misionales: Producción, almacenamiento, despacho

Apoyo: Transporte, Compras, Talento Humano, Sistemas de Información

En producción se identifica dos tipos de producción: producción agrícola donde a su vez

se identifican los siguientes subprocesos: labranza, siembra, riego, deshierbe, ordeño,
control fitosanitario, cosecha, pos cosecha, almacenamiento y despacho.

El segundo subproceso de producción en producción de leche, a su vez se identifican los

subprocesos de ordeñe, almacenamiento y despacho.
Según el caso expuesto en los párrafos anteriores, el mapa de procesos de esta fina es:

Caracterización de procesos y subprocesos

Una vez realizado el mapa de procesos e identificados los subprocesos de cada proceso,
se procede a caracterizar cada uno de ellos, esta caracterización consiste en describir
detalladamente cada componente del proceso o subproceso que se explica. Se deben
tener identificados cada uno de los siguientes componentes:

Objetivo del proceso

Es lo que debe hacer el proceso. Se debe redactar comenzando con un verbo en infinitivo
que define la acción a realizar y completar su redacción explicando cómo, cuándo y en
qué tiempo se hace la acción.

Por ejemplo: el objetivo del proceso de producción del ejemplo es: Producir productos
agrícolas y leche de acuerdo a los requerimientos del cliente, conservando las BPM y
BPA y cumpliendo con los tiempos especificados por el cliente.
Responsable del proceso
Identifica el cargo de la persona o personas gestoras del proceso. En el ejemplo que
tenemos, el responsable del proceso de producción es administrador y/o propietario de la
finca.

Alcance
Es la descripción de lo que abarca el proceso, se puede expresar indicando cuando
comienza el proceso y cuando termina. Para el ejemplo de la finca, en el proceso de
producción el alcance es:

El proceso inicia con el requerimiento la cooperativa en el que se detallada qué productos

se requieren y qué cantidad de cada uno y termina cuando se entrega a la cooperativa el
pedido realizado en los tiempos acordados.

Proceso/Subproceso proveedor
Es el proceso o subproceso que precede al proceso que se describe, en el caso del
ejemplo el proceso proveedor es Planeación.

Proceso/Subproceso cliente
Es aquel proceso o subproceso que recibe los resultados del proceso que se describe, en
el caso del ejemplo el proceso cliente de producción es Almacenamiento.

Entradas
Son todos los datos, herramientas, personal y condiciones iniciales que se deben cumplir
para iniciar el proceso. En el ejemplo, las entradas del proceso de producción son: tipo de
producto solicitado, cantidad de cada producto, tiempos de entrega.

Salidas
Son los resultados que se obtienen después de procesar las entradas, en el ejemplo
tragado, las salidas son: producto solicitado, cantidad solicitada, tiempo de entrega.

Indicadores
Son parámetros que se utilizan para medir la efectividad del proyecto y sus resultados.
Deben ser claros y medibles. Por ejemplo, los indicadores para el proceso de producción
son: % de productos sembrados por semana, % de litros de leche producida al día. Estos
indicadores los utiliza el administrador del sistema y el responsable del proceso para
hacer los ajustes necesarios que garanticen cumplir el objetivo.

Riesgos
Son todos aquellos factores internos o externos que pueden hacer que el proceso falle.
En el ejemplo, algunos de los riesgos asociados al proceso de producción son: factores
climáticos que impidan el normal desarrollo de las acciones de producción, entrega fuera
de tiempos de los materiales e insumos de producción.
Requisitos mínimos
Son las acciones esenciales del proceso que se deben describir, por ejemplo, para el
proceso de producción los requisitos mínimos son:

 Contar en los tiempos requeridos con los insumos de producción y con el personal
necesario para desarrollar las tareas de los subprocesos.
 En caso que los requerimientos de la cooperativa sean superiores a la de
producción proyectada, se harán los ajustes de presupuesto, materiales, equipos y
personal para cumplir con el requerimiento.
 Una vez entregada la producción solicitada por la cooperativa, los productos
sobrantes se venderán a la comunidad al mismo precio que venta que tiene la
cooperativa.

Acciones a realizar
Es el conjunto de acciones que se realizan al interior de cada proceso o subproceso, este
conjunto de acciones se conoce como procedimiento. Para indicar dichas acciones se
utilizan diagramas de flujo de datos. En el ejemplo del proceso de producción, las
acciones a realizar son:
Taller de Aplicación

1. Identifique la diferencia entre proceso, subproceso y procedimiento. De un ejemplo

de la vida diaria.
2. Mediante un ejemplo explique los conceptos de: procesos estratégicos, misionales
y de apoyo.
3. Identifique en la empresa donde adelanta su proyecto los procesos, subprocesos y
procedimientos que la componente.
4. Realice el mapa de procesos de la empresa donde adelanta su proyecto formativo.
5. Caracterice cada uno de los procesos y subprocesos de la empresa donde realiza
su proyecto formativo.
6. Verifique con el usuario final el mapa de procesos y la caracterización realizada.
Haga los ajustes pertinentes.
7. Consulte cuáles son los procesos que se realizan en un empresa desarrolladora
de software y la caracterización de cada uno de ellos.