Tablas de Retencion Documental

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
ENTIDAD
PRODUCTORA: EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S.A E.S.P CODIGO: ADM.LOG.F14
OFICINA
PRODUCTORA 100 GERENCIA GENERAL VERSION: 02
TIEMPO DE
RETENCION RETENCION DISPOSICION
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL PROCEDIMIENTO
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT
100.01 ACTAS EMPRESARIALES

100.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
*Actas de reunión X
100.01.2 Directivas 1 9 10 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Directivas de Gerencia X respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
100.02 COMUNICACIONES OFICIALES

D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
100.02.1 Circulares 1 9 10 AÑOS X X X central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Circulares X
S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del

100.03 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el
resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación
del Comité Interno de Archivos
* Informes entes de control X
*Comunicación escrita o por correo electrónico
*Respuesta escrita o por correo electrónico X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Socialización del equipo seleccionado para efectuar la asistencia

mediante comunicación escrita o por correo electrónico
X
100.04 ESTADOS FINANCIEROS 1 9 10 AÑOS x x D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* BCE Prueba mes/año respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
X
* Estados financieros mes/año X
*Informes X
100.05 INFORMES X
100.05.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Informes periodicos de gestion de las áreas X
* Oficios X
*Memorandos y/o correos electronicos X
100.06 INSTRUMENTOS DE CONTROL
100.06.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 X eliminación.
100.07 INVENTARIOS
100.07.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Formato único de inventario documental - FUID X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
100.07.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Traspaso X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a

100.07.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
* Formato único de inventario documental - FUID X eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
RETENCION RETENCION DISPOSICION digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
PROCEDIMIENTO
eliminación.
* Acta de entrega/recibo X
E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
100.08 PRESUPUESTOS 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Informe de analisis y seguimientos X

* Oficios X
* Ajustes AAP y provisiones nomina año X
* Autoconsumos de energía X
* Registro de otros costos y gastos X
* Cronograma de estructuración del presupuesto X
*Consolidado de presupuesto X
*Memorandos y/o correos electrónicos
100.09 PROGRAMAS
100.09.1 Programas de inversión 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Programa X
*Oficios X
*Informe de ejecución X
100.10 PROYECTOS
100.10.1 Proyectos de modificación presupuestal 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Proyectos X
*Oficios X
100.11 REGISTROS
100.11.1 Relación de pagos 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Memorando de solicitud X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Comprobante definitivo X
*Cuentas de cobro miembros de junta X
*Relación de viaticos X
*Formato de descriminacion X
*Registros mensuales X
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 200-GERENCIA DE AUDITORIA VERSION: 02
TIEMPO DE

D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
200.01.1 Actas X 1 9 10 AÑOS X X procederá a digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
transferencia secundaria al archivo Central.
*Actas de reunion X
*Actas de comité X
D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez
recibidos en el archivo central. Posteriormente se realiza la
selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
200.02.1 Circulares 1 9 10 AÑOS X X X
muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité
Interno de Archivos.
*Circulares X
S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
200.04 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en
el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario
documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Comunicación escrita o por correo electrónico X
*Papeles de trabajo X
X
*Solicitud escrita o por correo electrónico X
200.05 INFORMES
E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

200.05.1 Informe de auditoria 1 9 10 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
para su eliminación.
*Informe X
* Oficios X
*Actas de seguimiento X
200.05.2 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
* Informes periodicos de gestion X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Oficios X
D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
200.06.2 Tablas de Retención Documental - TRD 1 4 5 AÑOS X X
central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
Interno de Archivos para su eliminación.
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 X
200.07 INVENTARIOS
200.07.1 Inventario transferencias primarias 1 4 5 AÑOS X X
* Formato único de inventario documental - FUID X

200.07.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 4 5 AÑOS X X
*Traspaso X
200.07.3 Inventarios documentales 1 4 5 AÑOS X X procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
200.10 SUPERVISION E INTERVENTORIAS

200.10.1 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
*Memorando de conveniencia X
*Orden de compra X
*Formato “Solicitud de compra de bienes o servicios” PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Memorando de justificación SAIA X
* Listado de elementos o servicios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Memorando de aprobación SAIA X
* Polizas X
* ODC debidamente legalizado X
*Acta de inicio X
* Acta parcial de pagos X
* Informes avances del contrato del proveedor X
*Formato de Evaluación de Proveedores PRO.PRO. F03 X
* Acta de finalización X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO________ ____
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:____________________ Fecha de aprob
CT = CONSERVACION TOTAL
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 210-AUDITORIA INTERNA VERSION: 02
TIEMPO DE

*Actas de reunion X 1 9 10 AÑOS X X procederá a digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
*Actas de seguimiento cesantias X

*Circulares X
210.03 CONTROL DE ACTIVOS

210.03.1 *Actas de Baja 1 9 10 AÑOS X X X
*Actas de baja activos X
*Informes X
210.03.2 Actas de Retiro de Material 1 9 10 AÑOS X X X
*Actas de retiro de material X
*Informes X
210.04 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en
documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICION S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la
RETENCION
selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Solicitud de documentación/información X
*Reportes a Entes de control X
210.05 INFORMES

210.05.1 Informe de auditoria 1 9 10 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Informe X
* Oficios X
210.05.2 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
* Oficios X

210.06.1 Control Buzón de sugerencias 1 4 5 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Acta de apertura sugerencias X
*Buzón de sugerencias EST.AIG.F06 X
*Consolidado mensual Buzón de sugerencias EST.AIG.F07 X
*Seguimiento Buzón de sugerencias EST.AIG.F08 X
210.07 INVENTARIOS
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

*Traspaso X
210.07.3 Inventarios documentales 1 4 5 AÑOS X X procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
210.08 PLANES
210.08.1 Plan de auditoría
*Plan de auditoria X
* Evaluación de auditoría interna Gestión EST.AIG.F04 X
*Cronograma de actividades EST.AIG.F05 X

210.08.2 Plan de mejoramiento 1 19 20 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Plan de mejoramiento EST.AIG.F01 X

*Consolidado Planes de mejoramiento EST.AIG.F02 X
*Seguimiento al plan de mejoramiento EST.AIG.F04 X
*Oficios X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO___________ ____
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:____________________ Fecha de aprobaci
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 220-GESTION CORPORATIVA VERSION: 02
TIEMPO DE

220.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
procederá a digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
*Actas de reunión X
S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

220.02 AUDITORIA EXTERNA ENTES CERTIFICADORES 3 3 6 AÑOS X X la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno
* Plan de auditoria externa X de Archivos.
* Reporte de auditoria X
* Informe de auditoria X
* Oficios X
220.03 AUDITORIA INTERNA 3 3 6 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
* Acta de reunión X
* Plan de auditoria EST.COR.F12 X
* Evaluación de desempeño Auditor interno EST.COR.F17 X
* Papeles de trabajo X
* Lista de chequeo de auditoria interna EST.COR.F13 X
*Informe de auditorias internas EST.COR.F14 X
*Programa de auditoria al SIG EST.COR.F11 X
*Cuadro control de acciones del SIG EST.COR.F08 X
220.04 AUDITORIA PROVEEDORES 1 2 3 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
* Plan de auditoria segunda parte X para su eliminación.
* Informe de seguimiento de proveedor X
* Oficios X
220.05 BRIGADA DE EMERGENCIA 1 4 5 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
* Registro de asistencia EST.EST.F04 X
* Oficios X
*Informe simulacro X
*Entrega de dotación brigada X
*Plan de emergencia X
*Registro de oficio permiso realización del evento X
*Sistema general de evacuación por sede EST.COR.F54 X
*Evaluación simulacro de evacuación EST.COR.F55 X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

220.06 CERTIFICADOS DE APTITUD 1 79 80 AÑOS X X procederá a digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el
*Entrega Certificado de aptitud X transferencia secundaria al archivo Central.
D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos
en el archivo central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de
220.07.1 Circulares 1 9 10 AÑOS X X X los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo
histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y
se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Circulares X
220.08 INFORMES
220.08.1 Informe de gestión 2 7 10 AÑOS X X
* Informes periodicos de gestion mensuales X
*Oficios X
220.08.2 Informe de la revisión por la dirección E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
3 3 6 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Informe de la revisión por la dirección del SIG EST.EST.F06 X para su eliminación.
*Acta de reunión comité revisión por la dirección EST.EST.F07 X

220.09 INSPECCIONES E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
1 4 5 AÑOS X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Inspeccion de linea de vida EST.COR.F38 X para su eliminación.
*Hallazgos de inspecciones HSEQ EST.COR.F46 X

*Control e inspección de elementos de protección personal
EST.COR.F19 X
*Inspección de extintores EST.COR.F37 X
*Inspección de trabajo en alturas EST.COR.F47 X
*Entrega de elementos y equipos de protección personal
EST.COR.F20 X
*Inspección de vehiculos EST.COR.F21 X
*Inspección de los anclajes EST.COR.F22 X
*Inspección de las eslingas EST.COR.F24 X
*Inspección de los arnes EST.COR.F27 X
*Inspección de cascos dielectricos EST.COR.F29 X
*Lista verificación de las escaleras EST.COR.F18 X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Seguimiento pausas activas EST.COR.F39 X

*Inventario de equipos para atención de primeros auxilios
EST.COR.F30 X
*Control de elementos del botiquin EST.COR.F31 X
*Distribución de elementos EST.COR.F34 X
*Inventario de extintores EST.COR.F53 X
220.10 INVESTIGACIONES DE ACCIDENTES 1 79 80 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Testimonio de los hechos ocurridos EST.COR.F32 X archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
*Formato de investigación de incidentes y accidentes de trabaja
EST.COR.F33 X
*Lecciones aprendidas de accidentes EST.COR.F36 X
*FURAT X
220.11.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 X Interno de Archivos para su eliminación.
220.12 INVENTARIOS
220.12.1 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Traspaso X
*Memorandos y/o correos electronicos X Interno de Archivos para su eliminación.
220.12.2 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
* Formato único de inventario documental - FUID X procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
* Acta de entrega/recibo X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
220.13 PLANES
220.13.1 Plan de acción y mejoramiento del riesgo 1 19 20 AÑOS X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Plan X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
*Cronograma X Interno de Archivos para su eliminación.
*Informes de ejecucion X
220.13.1 Plan de compras e inversiones 1 19 20 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Plan de compras X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Cronograma X
*Memorandos y/o correos electronicos

X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
220.13.2 Plan de responsabilidad social empresarial 2 3 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Plan X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Cronograma X
220.14 PROGRAMAS
220.14.1 Programa de salud ocupacional 2 3 5 AÑOS X X procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
*Constitución COPASO X Interno de Archivos para su eliminación.
*Acta de reunión COPASO EST.COR.F25 X
*Oficios X
*Profesiograma EST.COR.F26 X
*Seguimiento a eventos SYSO reportados por colaboradores
EST.COR.F49 X
*Reporte de ausentismo mensual EST.COR.F43 X
*Reporte de Aspectos HSEQ EST.COR.F48 X

*Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos
ambientales EST.COR.F09 X
*Etiqueta de Rotulación Productos Químicos EST.COR.F52 X
220.14.2 Programa de Ahorro, uso eficiente y racional de agua 1 4 5 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Programas X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
*Oficios X Interno de Archivos para su eliminación.
220.15 PROYECTOS 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

220.15.1 Proyectos sociales X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
*Proyectos X para su eliminación.
*Oficios X
*Registro de capacitaciones X
220.16 SISTEMA DE GESTION AMBIENTAL 1 5 6 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Matriz de identificación y valoración de aspectos e impactos central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
X Interno de Archivos para su eliminación.
ambientales EST.COR.F09
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se

RETENCION RETENCION DISPOSICION procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
PROCEDIMIENTO
*Residuos reciclables EEP EST.COR.F15 X
*Residuos Peligrosos EST.COR.F16 X

*Certificados X
*Lista de chequeo ambiental plantas tanques, subestaciones
X
y sede administrativa EST.COR.F35
*Comparendo ambiental EST.COR.F44 X
*Compra de elementos que puedan ser peligrosos para el ambiente

X
y la salud humana ES.COR.F45
*Registro para movilización de equipos EST.COR.F50 X
*Etiqueta de rotulación residuos peligrosos y de manejo especial

X
EST.COR.F51
220.17 SISTEMA INTEGRAL DE CALIDAD 1 3 4 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
* Distribución de documentos EST.COR.F01 central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
X
* Listado maestro de documentos internos EST.COR.F03 X
* Listado maestro de documentos externos EST.COR.F04 X
* Listado maestro de registros EST.COR.F05 X
* Seguimiento al producto servicio no conforme EST.COR.F06 X
* Matriz para el control de producto no conforme EST.COR.F10 X
*Matriz estructural de aprobación documental del SIG
X
EST.COR.F41
*Apropiación politica integral EST.COR.F42 X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION
D = DIGITALIZACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________________________________
CT = CONSERVACION TOTAL Fecha de aprobación:_________________ Fecha de aprobación: _______________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 300-GERENCIA JURIDICA VERSION: 02
TIEMPO DE
300.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 9 10 AÑOS X X

300.01.1 Acciones de Tutela D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Cuadro de seguimiento Tutelas JUR.JUR.F05 x para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Auto admisorio X
*Contestación X
*Pruebas X
*Sentencia primera instancia X
*Impugnación X
*Sentencia segunda instancia X
300.01.2 Acciones Populares 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Auto admisorio X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Contestación X
*Audiencia pacto de cumplimiento X
*Pruebas X
*Alegatos X
*Apelación X
300.01.3 Acciones de grupo 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Auto admisorio X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Contestación X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
RETENCION RETENCION DISPOSICION Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Audiencia conciliación X
*Pruebas X
*Alegatos X
*Apelación X
300.02.1 Actas 5 5 10 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Actas de reunion X y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
*Actas de Asamblea De Accionistas X
*Actas Junta Directiva X X
*Actas de comité de conciliación y defensa judicial X
E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo gestion se realiza el respectivo inventario
300.03.1 Certificado de contratos - ods 5 0 5 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación. No pasa al Archivo
Central
*Solicitud de certificacion X
*Certificacion X
D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.

Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Circulares
300.03.3 Peticiones 1 9 10 AÑOS X X X
*Control Solicitudes JUR.JUR.F03 X
*Petición X
*Contestación X
300.04 CONCEPTOS
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

300.04.1 Conceptos Juridicos 1 19 20 AÑOS X X X
*Solicitud concepto JUR.JUR.F02 X

*Respuesta concepto Juridico JUR.JUR.F04 X
300.05 CONTRATOS
300.05.1 Contratos de arrendamiento 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Contrato X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Poliza X
*Cuenta de cobro X
*Factura X
300.05.2 Contratos de compra venta 1 19 20 AÑOS X X X
*Contrato X Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
* Registro Presupuestal X
* Oficio invitaciones X
* Invitacion publica o privada a negociar (términos de referencia o

X
especificaciones)
* Minuta del contrato X

* Propuesta / Cotización X
* Copia cédula de ciudadanía del contratista y su representante
X
legal
* RUT del contratista y su representante legal X
* Certificado de existencia y representación - Cámara de Comercio
X
(personas jurídicas)
* Memorando solicitud elaboracion contrato X
* Certificación de aportes a Sistema de Seguridad Social y
X
parafiscales
* Pólizas (según la cuantía) X
*Memorando aprobación polizas X
* Actas de pago X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Correspondencia contractual (correspondencia cruzada

X
entre las partes)
* Otro sí, con sus soportes (si es del caso) X
300.05.3 Contrato de obra 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Solicitud de compra de bienes y servicios X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
*Certificado de disponibilidad presupuestal X
*Invitación X
*Constancia envio de invitación X
*Metodología de la evaluación X
*Ofertas X
*Designación comité evaluador X
*Evaluación comité X
*Acta de negociación precontractual X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
*Evaluación proveedores X
*Informe Interventoría X
*Acta de finalización X
*Acta de liquidación X
300.05.4 Contrato de consultoría
*Solicitud de compra de bienes y servicios X

*Invitación X
*Ofertas X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
*Informe Interventoría X 1 19 20 AÑOS X X X

*Acta de finalización X Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
*Acta de liquidación X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
300.05.5 Contrato de prestación de servicios
*Solicitud de compra de bienes y servicios X 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Certificado de disponibilidad presupuestal X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
*Acta de finalización X X
*Acta de liquidación X X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
300.05.6 Contratos de suministro 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Solicitud de compra de bienes y servicios X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
*Acta de liquidación
300.05.7 Contratos de Cesión 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Reglamento propiedad Horizontal y/o planos aprobados muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
con licencia X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Acta asamblea general de propietarios X
*Facturas de compraventa X
*Resolución X
*Certificado de existencia y representación legal X

300.05.8 Acuerdos de transación 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
*Acuerdo X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
*Solicitud X
*Anexos X
300.06 CONVENIOS
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
300.06.1 Convenio cooperación 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
* Estudios Previos elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
X
* Disponibilidad presupuestal X
* Reserva presupuestal X
* Pólizas - Garantias X
* Memorando de aprobación de la Garantía X
* Minuta de Contrato X
*Asignación del interventor X
300.06.2 Convenio interadministrativos 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
* Estudios Previos X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
* Disponibilidad presupuestal X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Asignación del interventor

X
300.06.3 Convenios Interinstitucionales 1 19 20 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.
* Estudios Previos X muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y se
* Disponibilidad presupuestal X elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
*Asignación del interventor X
S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del 5% de
300.07 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de
expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité
* Informes entes de control X Interno de Archivos

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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

X
300.08 INFORMES
300.08.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
* Oficios X
D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
X
300.10 INVENTARIOS
* Formato único de inventario documental - FUID para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
X

*Traspaso para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
X
300.10.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
* Formato único de inventario documental - FUID

X
300.11 OFERTAS MERCANTILES 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Oferta para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Orden de compra o servicio X
*Polizas X
*Acta de inicio X
*Acta de pago X
*Evaluación proveedor X
*Acta de terminación X
300.12 PODERES 1 9 10 AÑOS X

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Poder X
* Oficios X
300.13 POLIZAS 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Polizas X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Oficios X
300.14 PROCESOS JURISDICCIONALES
300.14.1 Procesos Laborales 1 19 20 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Seguimiento procesos Legales JUR.JUR.F01
*Citación por notificación personal X
*Notificación por aviso X
*Copia auto admisorio y traslado de la demanda X
*Poder X
*Contestación X
*Primera Audiencia de tramite (conciliación, fijación del litigio,
saneamiento y decreto de pruebas) X
*Segunda Audiencia de tramite ( Practica de pruebas y juzgamient X
*Recurso de apelación X
*Sentencia de segunda instancia X
*Recurso de casación X
*Sentencia de Corte Suprema de Justicia Sala Laboral X
300.14.2 Procesos civiles E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
1 19 20 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICION
RETENCION E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Poder X
*Contestación X
*Pruebas X
*Alegato de conclusión X
*Apelación X
*Fallo Corte Suprema de Justicia Sala Laboral X
300.14.3 Procesos Administrativos 1 19 20 AÑOS E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Traslado X
*Contestación X
*Recurso de apelación X
*Recurso de casación ante el consejo de estado X
*Fallo Corte Suprema de Justicia Sala Laboral X
300.14.4 Procesos Ejecutivo 1 19 20 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Poder X
*Conciliación (si hay) X
*Demanda X
*Pruebas X
*Sentencias X
X
300.14.5 Procesos Penales 1 19 20 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Poder X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
PROCEDIMIENTO
*Denuncia X
*Conciliación (si hay) X
*Sentencia X
*Autos X
REGISTRO UNICO DE PRESTADORES DE SERVICIOS E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
300.15 para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
PUBLICOS 2 8 10 AÑOS X
*RUPS X
300.16 TITULOS
D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
300.16.1 Escrituras
y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
1 9 10 AÑOS X X
*Escrituras X
300.17.1 CONTRATOS 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
300.17.2 CONVENIOS 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Convenio cooperacion X
*Convenio interadministrativos X
*Convenio interinstitucionales X
300.17.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
Pagina 11 de 124 Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Memorando de conveniencia X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Orden de compra X
*Formato “Solicitud de compra de bienes o servicios”
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO___________ _____________________
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:___________________ Fecha de aprobación: __________________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 400 GERENCIA DE PLANEACION VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de reunión X digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

400.07.1 Circulares 1 9 10 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
*Circulares X inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
400.09 ENTES DE CONTROL 3 7 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Informes entes de control X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.

X
400.10 INFORMES
400.10.1 Informe de gestión 3 7 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Informes periodicos de gestion mensuales respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X eliminación.
* Informe de gestión anual X
*Oficios X
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X eliminación.
400.13 INVENTARIOS X
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
eliminación.
400.13.2 Inventarios documentales X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Acta de entrega/recibo X eliminación.

400.19.1 CONTRATOS 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Solicitud de compra de bienes y servicios X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
400.19.2 CONVENIOS 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
Pagina 2 de 124 respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Convenio cooperacion X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
400.19.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Memorando de conveniencia X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
*Orden de compra eliminación.
X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO____ _____________________
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:_________________ Fecha de aprobación: _______________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 410 GESTION ESTRATEGICA VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de reunión X digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

410.02 ADMINISTRACION DE RIESGOS 2 5 7 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Actas X eliminación.
*Ficha técnica de riesgos EST.EST.F09 X

*Informes X
410.04 ENCUESTAS 3 3 6 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Encuesta X eliminación.
*Analisís X
410.05 ENTES DE CONTROL 3 7 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Informes entes de control X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.

X
410.06 INFORMES
410.06.1 Informe de gestión 3 7 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Informes periodicos de gestion mensuales respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X eliminación.
* Informe de gestión anual X
*Oficios X
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
410.06.2 Información regulatoría 2 8 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Resoluciones X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Actas comité regulatorío X

*Informes X
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X eliminación.
410.07.2 Inventarios documentales X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
* Acta de entrega/recibo X eliminación.
410.08 Plan estrategico Corporativo 5 5 10 AÑOS X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Plan X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Cronograma X
*Mando integral de indicadores EST.EST.F01 X
*Cumplimiento de los objetivosHSEQ-RSE-RUC X
410.09 PUBLICACIONES
410.09.1 Comunicaciones Internas 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
* Plantillas comunicados cortes X
* Rondas de medios X
* Inidicador noticias X
* Comunicados X
410.09.2 Comunicaciones Extenas 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
* Pautas comerciales X
* Comunicados X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_____ _____________________
Pagina 3 de 124
ENTIDAD
PRODUCTO
RA: EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S.A E.S.P
OFICINA
PRODUCTO
RA 420 GESTION MERCADO
SOPORTE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES
PAPEL MAGN
420.01.1 Actas
*Actas de reunion
420.02.1 Circulares
*Circulares
420.3 ENTES DE CONTROL
*Socialización del equipo seleccionado para
efectuar la asistencia mediante comunicación X
escrita o por correo electrónico
420.04 FACTURACION
420.04.1 Clientes SDL-STR-ADD
* Archivos de consumos X
* Consumos Xls. X
* Correo electrónico envío de consumos X
* Correo electrónico envío de tarifas X
* Correo electrónico novedades detectadas X
* E-mail cargos fijos de facturación X
* E-mail creación de cuenta X
* E-mail reporte de cargos X
* E-mail reporte de novedades X
* Factura comercializador X
* Facturas en pdf X
* Reporte inconveniente otras áreas X
* SAC (cargue de consumos) X
* Tarifas .Xls X
* Ajuste financiación Mes Año X
* Anexo _ Factura-Año X
* Anexo envío factura Mes Año X
* Correo electrónico (novedades) X
* Correo electrónico auxiliar Recaudos X
* Factura de venta X
* Facturación detallada Mes Año X
* Formato redención de cuenta X
* Memorando de entrega X
420.04.2 Reparto de facturas SDL-STR
* Actas de reunión con el proveedor
* Cronograma de facturación X
* Formato certificación entrega de facturas
* Registro entrega de certificado
* Reclamos no entrega de facturas SAC X
420.04.3 Cargos Asociados y ADD
*SDL
*STR
*ADD
*CND Comercializador
*CND Generador
*Compra Energía Bolsa (XM)
*Cargos STN
*Restricción
*LAC
*Arranque y Parada
*Factura (copia)
*Archivo validación SISE excel X
*Memorandos de tramite
420.05 INFORMES
420.05.1 Informe de gestión
* Oficios
420.05.2 Informe de indicadores - BSC
*Informe X
* Oficios X
420.05.3 Informe de tarifas mercado regulado y NR
*Informe X
* Oficios X
420.06.1 Tablas de Retención Documental - TRD
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14
420.07 INVENTARIOS
420.07.1 Inventarios de bienes devolutivos
*Traspaso
420.07.2 Inventarios documentales

* Formato único de inventario documental - FUID
* Acta de entrega/recibo
420.08 PRESUPUESTOS
* Informe de analisis y seguimientos
* Oficios
* Plantillas para la elaboración del presupuesto
CONTRATOS COMPRA DE ENERGIA
420.09.1 *Solicitud de compra de bienes y servicios (copia)
*Certificado de disponibilidad presupuestal (copia)
*Invitación (copia)
*Constancia envio de invitación (copia)
*Metodología de la evaluación (copia)
*Ofertas (copia)
*Designación comité evaluador (copia)
*Evaluación comité (copia)
*Acta de negociación precontractual (copia)
*Contrato (copia)
*Poliza (copia)
*Acta de inicio (copia)
*Actas de pago (copia)
*Facturas (copia)
*Evaluación proveedores (copia)
*Informe Interventoría (copia)
*Acta de finalización (copia)
*Acta de liquidación (copia)
420.09.2 CONVENIOS
*Convenio cooperacion (copia)
*Convenio interadministrativos (copia)
*Convenio interinstitucionales (copia)

420.09.3 ODS Y ODC
*Memorando de conveniencia (copia)
*Orden de compra (copia)
*Formato “Solicitud de compra de bienes o
servicios” PRO.PRO.F01. (copia)
*Cotizaciones (copia)
*Memorando de justificación SAIA (copia)
* Listado de elementos o servicios (copia)
*Memorando de aprobación SAIA (copia)
* Polizas (copia)
* ODC debidamente legalizado (copia)
* Acta parcial de pagos (copia)
* Informes avances del contrato del proveedor
(copia)
*Formato de Evaluación de Proveedores PRO.PRO.
F03 (copia)
* Acta de finalización (copia)
420.09.4 OFERTAS MERCANTILES
*Oferta (copia)
*Orden de compra o servicio (copia)
*Polizas (copia)
*Acta de pago (copia)
*Evaluación proveedor (copia)
*Acta de terminación (copia)
*Acta de liquidación (copia)

420.10 TARIFAS
420.10.1 Tarifas alumbrado publico
* CUPS mm_aaaa.xls X
* E-mail X
* IPP X
* Lista de chequeo X
* TAR-AP-mm-aaaa.csv X
* TAR-AP-mm-aaaa.xls X
* TAR-NR-mm-aaa.xls X
420.10.2 Tarifas mercado no regulado
* Adem.TXR X
* Ademin.TXR X
* Aenc.TXR X
* BolsammTXR_.xls X
* CUPS mm_aaaa.xls X
* Deltas_ajustes.xls X
* DeltasSTN(aaaa-mm).xls X
* DeltasSTR(aaaa-mm).xls X
* DEMAmmTXR_.xls X
* E-mail X
* IPP X
* Lista de chequeo - X
* TAR-NR-mm-aaa.csv X
* TAR-NR-mm-aaa.xls X
* TAR-NR-XM-mm-aaaa.csv X
* Tctr.TXR X
* Tgrl.TXR X
* Trsd.TXR X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACIO FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRM
D = DIGITALIZA Fecha de aprobación:_________________
RETENCION TIEMPO DE DISPOSICION

SOPORTE
ARCHIVO RETENCION
FINAL
P/M GESTION CENTRAL S E D CT
1 9 10 AÑOS X X
1 9 10 AÑOS X X X
X
2 10 12 AÑOS X X
1 9 10 AÑOS X X
1 9 10 AÑOS X X
X
X
1 9 10 AÑOS X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
2 10 12 AÑOS X
X
X
1 9 10 AÑOS X
1 9 10 AÑOS X
1 9 10 AÑOS X X
X
1 9 10 AÑOS X X
X
1 9 10 AÑOS X X
X
X
X
1 9 10 AÑOS X
X
X
X
X
2 18 20 AÑOS X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1 19 20 AÑOS X X
X
X
1 19 20 AÑOS X X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X 2 8 10 AÑOS X X
X
X
X
X
1 9 10 AÑOS X X
1 9 10 AÑOS X X
______ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________________________________ ___________
Fecha de aprobación: _______________
CODIGO: ADM.LOG.F14
VERSION: 02
PROCEDIMIENTO

procederá a digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo
central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la transferencia
secundaria al archivo Central.
D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el

archivo central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los
expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el
resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la
aprobación del Comité Interno de Archivos.


eliminación.
eliminación.


respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para
su eliminación.

su eliminación.

su eliminación.



su eliminación.





ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 500-GERENCIA COMERCIAL VERSION: 02
TIEMPO DE
500.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS x x D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Actas de reunion X respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.

500.03 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del
5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el
* Informes entes de control X resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimina con la aprobación
del Comité Interno de Archivos

X
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Oficios X
500.05 INVENTARIOS
500.05.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
eliminación.
eliminación.
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
Pagina 2 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
500.06.2 CONVENIOS 1 19 20 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Convenio cooperacion X eliminación.
eliminación.
*Orden de compra X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
Pagina 3 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO______ _____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA GESTION COMERCIAL VERSION: 02
TIEMPO DE
510.01 ACTAS TECNICAS

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo gestión se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
510.01.2 Acta de reconexión y suspension 1 0 1 AÑO X
para su eliminación. No pasa al Archivo Central
*Actas de reconexion X
*Actas de suspension X
510.01.3 Acta única de revisión 1 0 1 AÑO X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación. No pasa al Archivo Central
*Actas unica de revision X
510.02.1 D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se

Actas de reuniòn 1 9 10 AÑOS X X archivo central se realiza el respectivo inventario y se efectuará la
*Actas de reuniòn X
510.03 APLICACIÓN DE PAGOS 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Actas X
*Actualización de pagos SAC X
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Constancias X
*Recibo de consignación X
*Reportes X
*Control archivo de recaudo COM.GCM.F01 X
*Memorandos y/o correos electrónicos X
510.04 CLIENTES SDL 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Archivos de consumos X
* Consumos Xls. X
* Facturas X
* Reportes X
* Tarifas .Xls X
* Anexos X
* Correos electrónicos X
Circulares D-S-E. Se procederà a digitalizar los documentos una vez recibidos en el

archivo central . Posteriormente se realiza la selecciòn del 5% de los
510.05.1 1 9 10 AÑOS X X X expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo històrico,
al resto de expedientes se realiza el inventario documental y se elimna
con la aprobaciòn del Comitè Interno de Archivos
*Circulares
510.06 CUPONES DE RECAUDO 1 0 1 AÑO X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos
para su eliminación. No pasa al Archivo Central
*Cupones X

510.07 DEPURACION CARTERA 1 4 5 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Acta de Depuración de Cartera X
* Consulta General del Usuario X
* Histórico de Cartera X
* Histórico de pagos X
* Histórico de Suspensiones X
* Histórico de Consumos X
* Proceso Depuración de Información X
*Formato Ajuste Depuración Interna X
510.08 GESTION COMERCIAL

510.08.1 Facturación y Recaudo 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Control archivo de recaudos COM.GCM.F01 X

*Oficios alumbrado público X
*Programación de facturación X
*Control archivo de recaudos COM.GCM.F01 X
510.08.2 Operador Comercial - Recaudos 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación
* Aceptación de la oferta X
* Acta de finalización recibo de obras X
* Acta de inicio de trabajo de obra X
* Control de requerimientos X
* Presentación de cuenta de cobro X
* Revisión, radicación, presentación de la oferta X
*Oficios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Seguimiento de ofertas X
* Solicitud de elaboración de facturación X
* Solicitud de trabajos y/o visita X
*Resumen de transaciones por cliente X
*Control diario de recaudos por cajero X
*Comprobantes cierre de arqueo X
*Novedades transación de valores X
*Informes de novedades X
*Informes de pago de servicios X
*Informes de comprobante de cierre de arqueo X
*Informe consolidado de recaudo X
*Respuestas X
510.08.3 Reparto de facturas 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Actas de reunión con el proveedor X
*Cronograma de facturación X
*Devolución facturas no entregadas X

510.09 HOJA DE VIDA USUARIO 1 29 30 AÑOS X X
*Constancia de ejecución de procesos X
*Copia cédula X
*Analisis y liquidación de ajustes COM.ATC.F01 X
*Notificación personal de reclamos COM.ATC.F04 X
*Envio citaciones COM.ATC.F05 X
* Concepto técnico pqr X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Constancias X
*Presentación PQR usuario COM.ATC.F06 X
* Formato de acuerdo de pago X
* Ampliación de Términos X
* Acta única de revisión X
*Copia Refacturacion X
* Acto Administrativo (Respuesta) X
* Guía X
* Edicto X
* Recursos de Reposición y/o Apelación X
* Formato de notificación por aviso sin recurso X
* Solicitud otro comercializados X
* Oficios X
510.10 INFORMES
510.10.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X X
* Oficios X
510.11 INSTRUMENTOS DE CONTROL X

510.11.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X procederá a digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Tablas de retención documental ADMLOGF14 X Interno de Archivos para su eliminación.
510.12 INVENTARIOS

* Formato único de inventario documental - FUID X Interno de Archivos para su eliminación.
*Traspaso X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
X
510.12.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X X
* Formato único de inventario documental - FUID Interno de Archivos para su eliminación.
X
510.13 PRESUPUESTO
*Informe de analista y seguimientos x 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Oficios x central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
x
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________________________________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 520 GRANDES CLIENTES VERSION: 02
TIEMPO DE
520.02 CONTRATOS
520.02.1 CONTRATOS GRANDES CLIENTES 1 19 20 AÑOS X X
*Solicitud de compra de bienes y servicios X eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Actas de pago X
520.02.2 OFERTAS MERCANTILES X 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Oferta X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Acta de inicio X
*Acta de pago X
*Oficios X
520.03 FACTURACION

520.03,1 Análisis de critica 1 9 10 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Correo electrónico liberación cronograma X
* Lista de cheque proceso de facturación X
* Observación de crítica por periodo X

520.03.2 Clientes SDL 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
* Archivos de consumos X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Consumos Xls. X
* Correo electrónico envío de consumos X
* Correo electrónico envío de tarifas X
* Correo electrónico novedades detectadas X
* E-mail cargos fijos de facturación X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* E-mail creación de cuenta X
* E-mail reporte de cargos X
* E-mail reporte de novedades X
* Factura comercializador X
* Facturas en pdf X
* Reporte inconveniente otras áreas X
* SAC (cargue de consumos) X
* Tarifas .Xls X
* Anexo _ Factura-Año X
* Anexo envío factura Mes Año X
* Correo electrónico (novedades) X
* Correo electrónico auxiliar Recaudos X
* Factura de venta X
* Facturación detallada Mes Año X
* Formato redención de cuenta X
* Memorando de entrega X
* Oficio remisión empresa prestadora alumbrado publico
520.04 HOJA DE VIDA GRANDES CLIENTES 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Entrega de facturación clientes no regulados COM.GCM.F02 X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Registro de visitas COM.GCM.F04 X

* Actualización de información registro de visitas X
* Boletín programación de aperturas X
*Oferta presentada X
*Carta de aceptación cambio de comercializador X
*Oferta aceptada X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Capacitaciones a grandes clientes X

* Clientes a ingresar y retirar de ciclo Grandes Clientes X
* Cronograma de visitas a grandes clientes X
* Encuesta de satisfacción grandes clientes X

* Generación y seguimiento de P.Q.R X
520.05 INFORMES
* Informes periodicos de gestion
X
* Oficios X
520.05.2 Informe de indicadores - BSC 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Informe X
* Oficios X
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
520.07 INVENTARIOS
eliminación.
eliminación.

520.08 PRESUPUESTOS 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
* Oficios X
* Plantillas para la elaboración del presupuesto X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________________ ____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 600- GERENCIA DISCIPLINA DE MERCADO VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de reunion X

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo gestion se realiza el respectivo
600.02.1 Acta de normalización X X 1 0 1 AÑO X
inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación. No
pasa al Archivo Central
*Acta de normalización
E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo gestion se realiza el respectivo
600.02.2 Acta de revisión y/o instalación X X 1 0 1 AÑO X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación. No
pasa al Archivo Central
*Acta de revisión y/o instalación
central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y
se conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el
600.04 HISTORIAS DE MATRICULAS
600.04.1 Matriculas Nuevas 1 29 30 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Ficha de solicitud de factibilidad de conexión nueva y otros X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Petición de apertura de matricula X
*Copia certificado de tradición X
*Copia factura de impuesto predial X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Certificado de estratificación X
*Factura de energía del vecino X
*Factibilidad y diseño eléctrico aprobado X
*Certificado de conformidad de instalaciones RETIE X
*Declaración de cumplimiento del reglamento Técnico de instalaciones X
*Copia de factura de compra del medidor X
*Fotocopia de tarjeta profesional del electricista X
*Copia de factura de compra del medidor X
*Reporte de trabajo diario COM.DM.F08 X
*Oficios X
600.04.2 Matriculas Provisionales 1 9 10 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
*Ficha de solicitud de factibilidad de conexión nueva y otros X
*Liquidación de servicio provisional de energía COM.DM.F05 X
*Solicitud servicio provisional de energía X
*Copia certificado de tradición X
*Copia factura de impuesto predial X
*Certificado de estratificación X
*Factura de energía del vecino X
*Copia de licencia de construcción /contrato de obra X
*Certificado de conformidad de instalaciones RETIE X
*Permiso de Secretaría de Gobierno X
*Factibilidad y diseño eléctrico aprobado X
*Protocolo de seguridad eléctrica X
*Declaración de cumplimiento del reglamento Técnico de instalaciones X
*Copia de factura de compra del medidor y protocolos de calibración X

*Cudro de cargas X
*Fotocopia tarjeta profesional del contratista
*Reporte de trabajo diario COM.DM.F08 X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Oficios X
600.05 INFORMES
* Oficios X
eliminación.
600.07 INVENTARIOS
eliminación.
*Acta de entrega de bienes ADM.LOG.F03 X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
600.08 PRESUPUESTOS 1 9 10 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.

* Oficios X
* Cronograma de estructuración del presupuesto X
* Plantillas para la elaboración del presupuesto X
600.09 PROGRAMACION
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
Programacion para ejecucion de revisiones y E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
600.09.1 1 9 10 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
normalizaciones
*Programacion X
*Oficios X
600.09.2 Programación de visitas de revisión 1 9 10 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Programación de visitas de revisión de equipos X

*Visita técnica medida especial COM.DM.F07 X
*Afloramiento de consumos comercial e industrial COM.DM.F06 X
*Visitas de acompañamiento X
600.09.3 Programacion para la instalacion de medidores 1 9 10 AÑOS X
*Programacion X
*Oficios X
600.10 PROGRAMAS 1 9 10 AÑOS X para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
600.10.1 Programa de Revision, Reposicion y ajuste de Medidores

*Programas X
*Oficios X
*Informe de ejecucion X
600.11 PROYECTOS
600.11.1 Proyectos de normalizacion 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario
*Proyectos X
*Oficios X
*Contrato X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICION digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
RETENCION respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
* Invitacion publica o privada a negociar X
* Único de Hoja de Vida X
* Copia cédula de ciudadanía del contratista y su representante legal X
* Certificado de existencia y representación - Cámara de Comercio X
* Antecedentes fiscales del contratista y su representante legal X
* Antecedentes penales del contratista y su representante legal X
* Carta de aceptacion de la oferta ganadora X
* Certificación de aportes a Sistema de Seguridad Social y parafiscales X
* Resolución de aprobación de pólizas X
* Designación y notificación del interventor X
* Acta de iniciación X
* Informe de actividades del contratista X
* Actas de reunión X
* Correspondencia contractual X
* Acta de Finalización X
* Acta de Terminación X
600.12.2 CONVENIOS 1 19 20 AÑOS X X
eliminación.
600.12.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Orden de compra X
*Formato “Solicitud de compra de bienes o servicios” PRO.PRO.F01.

X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
* Acta de finalización
D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
600.13 REMODELACION DE REDES 1 5 6 AÑOS X X
*Seguimiento al cable desmontado COM.DM.F01 respectivo inventario y se efectuará la transferencia secundaria al archivo Central.
X
*Seguimiento posteria COM.DM.F02 X
*Seguimiento transformadores desmontados COM.DM.F03 X
*Informes X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO______ ____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 610-RECUPERACION DE ENERGIA VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de reunion X

*Circulares X
610.03 INFORMES
* Oficios X

610.04.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
610.05 INVENTARIOS
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

610.05.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Traspaso X eliminación.

eliminación.
610.06 PROCESO DE RECUPERCION DE ENERGIA - PARE 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Acta Única de Revisión X eliminación.
*Material fotográfico X
*Liquidación de energía y sanciones X
*Historial de Lecturas y Consumos X
*Decisión empresarial cobros consumos dejados de facturar X
*Citación para notificación personal X
*Acta de notificación personal o Edicto X
*Remisión SSPD X
*Resolución de la S.S.P.D. X
*Notificación de Fallo X
*Pruebas X
*Notificaciones X
Decisión de consumos no facturados X
*Recurso de reposición y/o apelación X

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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Decisión Revocatoria X
*Decisión Confirmatoria X
*Decisión Modificatoria X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_________ _____
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ENTIDAD
PRODUCTORA: EMPRESA DE ENERGIA DE PEREIRA S.A E.S.P CODIGO: AMD.LOG.F14
OFICINA
PRODUCTORA 700-GERENCIA TECNICA VERSION: 02
TIEMPO DE


700.03 CONTROL OPERATIVO 1 9 10 AÑOS X
* Acta de reunión X
* Cronograma actividades control operativo X
* Copia encuesta de satisfacción y evaluación de proveedores X
* Informe control operativo X
*Indicadores X
700.04 INFORMES X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Oficios X
700.06 INVENTARIOS

700.06.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.


eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICION digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
RETENCION respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
*Acta de liquidación
X
700.07.2 CONVENIOS 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
eliminación.
700.07.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
X
*Memorando de conveniencia X eliminación.
*Orden de compra X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

* Polizas X
*Acta de inicio X

700.07.4 OFERTAS MERCANTILES 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
X
*Oferta X eliminación.
*Polizas X
*Acta de inicio X
*Acta de pago X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO____ ___
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:_________________ Fecha de aprobación: ____________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 710 EXPANSION VERSION: 02
TIEMPO DE

710.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Actas de reunion X

*Circulares X
710.03 CONCEPTOS
710.03.1 Concepto Técnico 1 4 5 AÑOS X X X
*Solicitud concepto Técnicos
*Respuesta escrita o por correo electrónico
710.04 INFORMES X
* Oficios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
710.05.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.

710.06 INVENTARIOS

710.07 PROCEDIMIENTOS DE INGIENERIA

710.07.1 Proyectos 2 18 20 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Solicitud de certificación de disponibilidad de servicios de respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X eliminación.
energía DIS.ING.F01
* División control de expansión proyectos 201x DIS.ING.F02 X
*Plano X
*Actualización de registro de ingenieros DIS.ING.F07 X
*Carta remisoria SAIA X
*Aprobación de la disponibilidad X
*Solicitud puesta en servicio de la conexión DIS.ING.F03
X
*Autorización puesta en servicio de la conexión DIS.ING.F05
X
*División, transporte y expansión historicos de proyectos

energizados X
DIS.ING.F06
*Información de apoyos DIS.ING.F08 X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Creación o actualización de transformadores en el SAC DIS.ING.F11 X

*Reemplanteo y verificación DIS.ING.F12 X
710.07.2 Arrendamiento de infraestructura 1 19 20 AÑOS D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Contrato X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Acta X
*Facturas X

710.08.1 CONTRATOS 1 19 20 AÑOS X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su

*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
710.08.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
*Orden de compra X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
710.08.4 OFERTAS MERCANTILES 1 9 10 AÑOS X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
X X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Oferta X
*Polizas X
*Acta de inicio X
*Acta de pago X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________ _____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 720-OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO PLANTAS Y SUBESTACIONES VERSION: 02
TIEMPO DE

720.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X
*Actas de reunion X
720.02.1 Actas de visita de obra 1 2 3 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Actas de visita X eliminación.
720.03 ATENCION DE SOLICITUDES 1 5 6 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Solicitud X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Respuesta X
720.04 BITACORAS DE SUBESTACIONES 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Bitacora de operación X
*Oficios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
720.06 CONCEPTOS X X X

720.06.1 Conceptos Técnicos 1 4 5 AÑOS central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
*Solicitud de concepto X
*Respuesta concepto X

720.07 CONTROL OPERATIVO 1 2 3 AÑOS X
*Planillas varias Planta Belmonte GEN.GEN.F01 X
*Planilla generadores GEN.GEN.F02 X
*Reporte recargo y horas extras X
*Autorización para ingreso a plantas subestaciones, tanques y
bocatoma de la EEP EST.COR.F28 X
720.08 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del
5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el archivo histórico, el
aprobación del Comité Interno de Archivos

720.09 GESTION DE ALMACENES
720.09.1 Aprovisionamiento y existencias 1 2 3 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Entrada y salida de material X
*Autorización de retiro de materiales y equipos DIS.TRF.F07 X
*Actas de ingreso X
720.10 INFORMES
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Oficios X
*Tablas de retencion documental ADM.LOG.F14 X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
720.12 INVENTARIOS
eliminación.
720.13 MANTENIMIENTOS DE INSTALACIONES Y EQUIPOS 2 8 10 AÑOS X X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Mantenimiento de equipos de medida X
* Cronograma de Mantenimientos X
720.14 PLANES
720.14.1 Plan mantenimiento SE 1 4 5 AÑOS E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Plan de mantenimiento y seguimiento anual de subestaciones
X
DIS.TRF.F01
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
RETENCION RETENCION DISPOSICION inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Plan de mantenimiento mensual subestaciones DIS.TRF.F02 X
*Ordenes de trabajo X
*Informes X
720.14.2 Plan de mantemiento de plantas 1 4 5 AÑOS E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Registro especificaciones técnicas de los equipos (hojas de vida) X
*Plan mantenimiento mensual plantas GEN.GEN.F04 X
*Plan de mantenimiento y seguimiento anual de plantas
X
GEN.GEN.F03
*Informes X
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Convenio cooperacion X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Convenio interadministrativos X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Orden de compra X eliminación.

X
PRO.PRO.F01.
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
720.15.4 OFERTAS MERCANTILES X 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Oferta X eliminación.
*Polizas X
*Acta de inicio X
*Acta de pago X
Pagina 5 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_______ ____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 730-OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REDES VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de reunion X

730.02 ATENCION DE SOLICITUDES 1 5 6 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
730.02.1 Atención de Solicitudes PQR eliminación.
*Control de PQRS DIS.OYM.F12 X

*Orden de atención de solicitudes DIS.OYM.F11 X
*Base de datos linea de atención daños y reparaciones X
730.02.2 Atención de daños 1 2 3 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Orden de atención de daños y reparaciones DYS.OYM.F08 X
*Circulares X
inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivo.
730.04 GESTION DE ALMACENES

730.04.1 Aprovisionamiento y existencias 1 2 3 AÑOS X
*Solicitud X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION RETENCION DISPOSICION E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
PROCEDIMIENTO
*Control de requisiciones DIS.OYM.F10 X

*Copia factura X
*Copia Orden de pago X
*Control de material instaladas DIS.OYM.F07 X
*Control de inspección de herramienta DIS.OYM.F18 X
730.05 INFORMES
* Oficios X

730.06.1 Planillas de Control 1 4 5 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Formato de rendimiento mensual X

*Ordenes de trabajo (Lista de Verificación para tareas de alto
riesgo) DIS.OYM.F05 X
*Informe de actividades diarias por cuadrillas DIS.OYM.F06

X
*Tablas de retencion documental ADMLOGF14 X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
eliminación.
730.07 INVENTARIOS

*Traspaso X
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 730-OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO DE REDES D – E. Antes de cumplir el tiempo VERSION: 02
de retención en el archivo central se procederá a
TIEMPO DE
eliminación.

730.08 PLANES
Plan mantenimiento de redes 2 8 10 AÑOS X X X central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
*Plan anual mantenimiento (PAM) DYS.OYM.F01 X inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivo.
*Programación mensual mantenimiento del PAM DIS.OYM.F02 X
*Programación semanal mantenimiento de redes DIS.OYM.F03 X
*Reporte de consignación de equipos del SDL DIS.OYM.F04 X
*Modificación de infraestructura y clientes DIS.OYM.F09 X
*Autorización de poda y corte de vegetación DIS.OYM.F14 X
*Permiso para trabajo en alturas DIS.OYM.F15 X
*Permiso de trabajo en espacios confinados DIS.OYM.F17 X
730.09 RECONOCIMIENTO DE ACTIVOS 2 18 20 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Reconocimiento inversión de activos DIS.OYM.F16 X
*Solicitud de remuneración activos de uso o reconocimiento de la

X
inversión activos nivel 1 DIS.OYM.F13
*Contrato X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
eliminación.
* Certificado de Disponibilidad Presupuestal X
* Invitacion publica o privada a negociar X
* Único de Hoja de Vida X
* Copia cédula de ciudadanía del contratista y su representante legal X
* Certificado de existencia y representación - Cámara de Comercio X
* Antecedentes fiscales del contratista y su representante legal X
* Antecedentes penales del contratista y su representante legal X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Carta de aceptacion de la oferta ganadora X

* Certificación de aportes a Sistema de Seguridad Social y parafiscales X
* Resolución de aprobación de pólizas X
* Designación y notificación del interventor X
* Acta de iniciación X
* Informe de actividades del contratista X
* Actas de reunión X
* Correspondencia contractual X
* Acta de Finalización X
* Acta de Terminación X
*Convenio cooperacion X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Convenio interadministrativos X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
eliminación.
*Memorando de conveniencia X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
*Orden de compra X eliminación.
*Solicitud de compra de bienes o servicios

X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
*Formato de Evaluación de Proveedores X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_______ _____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 800-GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VERSION: 02
TIEMPO DE
800.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X D - CT. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
*Actas de reunion X
*Actas de comité X
800.02 ADMINISTRACION DEL EFECTIVO Y DEL RIESGO
800.02.1 Administración del efectivo 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
* Saldos diarios X
* Flujo de caja proyección año X
* Flujo de caja real año X
800.02.3 Administración del riesgo financiero 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
* Informe de gestion costos X
800.03.1 Circulares 1 9 10 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el
aprobación del Comité Interno de Archivos.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el
*Circulares X aprobación del Comité Interno de Archivos.

800.04 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta muestra en el
archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el inventario documental y
* Informes entes de control X se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos

X

X
800.05 ESTADOS FINANCIEROS 1 9 10 AÑOS X X
* BCE Prueba mes/año

X
*Informe X
800.06 INFORMES X
800.06.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
* Informes periodicos de gestion X su eliminación.
* Oficios X
800.07.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
800.08 INVENTARIOS
800.08.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se
* Formato único de inventario documental - FUID X Interno de Archivos para su eliminación.
*Traspaso X central se realiza el respectivo inventario para la aprobación del Comité
800.09 PRESUPUESTOS 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

* Informe de analisis y seguimientos X su eliminación.
* Oficios X
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_______ _____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 810- FINANCIERA VERSION: 02
TIEMPO DE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL

810.01.1 Actas 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Actas de reunion X
*Actas de comité X
810.02 ADMINISTRACION DEL EFECTIVO Y DEL RIESGO
810.02.1 Administración del efectivo 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
* Reporte diario de saldos de bancos FIN.FIN.F12 X

* Flujo de caja proyección año X
* Flujo de caja real año X
D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
central. Estas imagenes escaneadas tendrán una conservación total.Una vez cumplido
el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
efectuara la transferencia secundaria al archivo Central.
*Circulares X
810.04 COMPROBANTES
810.04.1 Tipo 12 - consignaciones 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
central. Estas imagenes escaneadas tendrán una conservación total. Una vez cumplido
*Comprobante X efectuara la transferencia secundaria al archivo Central.
*Soportes contables X
810.04.2 Tipo 14 - otras notas crédito 1 9 10 AÑOS D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
810.04.3 Tipo 15 - traslados bancarios 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
*Comprobante X
810.04.4 Tipo 19 - ajuste y reclasificacion ingresos y egresos 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.5 Tipo 21 - comprobante egreso por fiducia 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
*Comprobante X
*Relación General de orpas por fecha FIN.FIN.F12 X
810.04.6 Tipo 23 - notas debito 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.7 Tipo 24 - comprobante egreso por cheque 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
*Comprobante X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
810.04.8 Tipo 25 - comprobante egreso transferencia de fondos 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
*Comprobante X
810.04.9 Tipo 26 - comprobante cruce tesorería 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.10 Tipo 29 - ajustes ingresos tesorería 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.11 Tipo 31 - ajustes egresos tesorería 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
*Comprobante X
810.04.12 Tipo 51 - cuentas por pagar 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
Tipo 59-Ajustes 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.13 central. Estas imagenes escaneadas tendrán una conservación total. Una vez cumplido
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
Tipo 73 Notas crédito Tesorería 1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.14 el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
*Comprobante X
1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.15 Tipo 27 Fondo Rotatorio y solidaridad central. Estas imagenes escaneadas tendrán una conservación total. Una vez cumplido
1 9 10 AÑOS X X D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.04.16 Tipo 28 Pago en efectivo
*Comprobante X
810.05 CONCILIACIONES
810.05.1 Conciliación bancaria 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Extractos bancarios X
*Conciliación contable X
*Oficios

810.05.3 Conciliaciones Deuda Pública 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Conciliación Deuda Pública FIN.FIN.F04 X
*Oficios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
D – CT Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
810.06 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 1 9 10 AÑOS X X el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario y se
*Retención en la fuente X
*Iva X
810.07 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X X conserva esta muestra en el archivo histórico, el resto de expedientes se realiza el
inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivo.

X
810.08 ENTIDADES BANCARIAS 2 8 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Oficios X

810.09 ESTADOS FINANCIEROS 1 9 10 AÑOS X
* BCE Prueba mes/año X

810.10 INFORMES

810.10.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X
* Oficios X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

810.11.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
810.12 INVENTARIOS

810.12.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X
810.12.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Traspaso X
810.12.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
810.13 LIBROS CONTABLES

810.13.1 Libro auxiliar de cajas y bancos 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Libro auxiliar de cajas y bancos X

810.13.2 Libro contables registrados 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Libro contables registrados X

810.13.3 Libro de contabilidad 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Libro de contabilidad X
810.13.4 Libro financieros 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Libro financieros X
810.14 PRESUPUESTOS 1 9 10 AÑOS X X
eliminación.
* Oficios X
* Registro de otros costos y gastos X
*Cronograma estructuración del presupuesto FIN.FIN.01 X
*Modificación Presupuestal FIN.FIN.F02 X
*Documento explicativo FIN.FIN.F03 X
*Interacción sistemas de información moduo presupuesto FIN.FIN. X
*Relaciones internas con los procesos (presupuesto) FIN.FIN.F06 X
*Presentación y validación de informes internos y externos

X
(Sistema de costos ABC) FIN.FIN.F07
*Relaciones internas con los procesos (Sistema de costos ABC)

X
FIN.FIN.F08
*Cambios en la elaboración del presupuesto de la siguiente
vigencia X
FIN.FIN.F09
*Liberación y/o anulación de documentos presupuestales FIN.FIN.F X
*Traslados cajas menores FIN.FIN.F13 X

810.15 REGISTRO PROVEEDORES 1 4 5 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Registro de proveedores X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

810.16.1 Contratos 1 19 20 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
810.16.2 Convenios 1 19 20 AÑOS X X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
eliminación.
810.16.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su
*Memorando de conveniencia X eliminación.
*Orden de compra X
X
PRO.PRO.F01.
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X

CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO__________________________________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 820-GESTION HUMANA VERSION: 02
TIEMPO DE
*Actas de comité X
820.02 APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES 1 79 80 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
* Aportes Parafiscales por persona X
* Planilla de pago de aportes voluntarios X
* Planilla de seguridad social X
* Oficios X

*Circulares

820.04 HISTORIAS LABORALES 1 79 80 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SOPORTE ARCHIVO FINAL D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a digitalizar.
*Requisición de personal ADM.GH.F17 X
* Hoja de vida X
*Entrevista de selección ADM.GH.F01 X
*Verificación de referencias personales ADM.GH.F02 X
*Verificación de referencias laborales ADM.GH.F03 X
*Registro de asistencia EST.EST.F04 X
*Documentos para contratación ADM.GH.F08 X
*Perfil de cargos por competencias ADM.GH.F11 X
*Personal de la empresa y/o contratistas ADM.GH.F13 X
*Presentación ADM.GH.F14 X
*Presentación de los procesos del area ADM.GH.F16 X
* Lista de chequeo para contratación ADM.GH.F18 X
* Resultados de pruebas psicotécnicas X
* Resultados de entrevista de selección X
* Contrato de trabajo X
* Informe de competencias por candidato X
*Certificados de aptitud X
*Pasado judicial-certificado de antecedentes penales X
*Certificados de afiliaciones al sistema de seguridad social X
*Documentos de los compañeros permanentes e hijos X
* Suministro y reposición de los elementos de protección personal X

* Afiliación a EPS X
* Afiliación a AFP X
* Afiliación a ARL X
* Afiliación a caja de compensación X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
* Cuenta bancaria X
*Evaluación periodo de prueba directivo ADM.GH.F19 X
*Evaluación periodo de prueba ejecutivo ADM.GH.F20 X
*Evaluación del periodo de prueba profesional ADM.GH.F21 X
*Evaluación del periodo de prueba administrativo ADM.GH.F22 X
*Evaluación del periodo de prueba operativo ADM.GH.F23 X
*Créditos X
*Embargos X
*vacaciones X
*Licencias X
*Comisiones X
*Ascensos X
*Permisos X
*Incapacidades X
*Suspensiones X
*Solicitud reconocimiento de viaticos ADM.GH.F24 X
*Solicitud reconocimiento de viaticos en el exterior ADM.GH.F25 X
Contancias X
* Liquidación X
*Descargos y pruebas X
*Actas de descargo X
*Reunión de conciliación comité X
*Oficios X
*Toma de decisión X
*Carta de citación sindicato X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Investigación preliminar X
*Carta terminación Contrato X
* Liquidación X
*Paz y salvo ADM.GH.F09 X
*Resoluciónes X
*Registro civil de nacimiento X
*Registro civil de defunción X
*Fotocopia documentos de identidad X
*Certificaciones X
*Solicitudes de prestación económica X

820.05 ENTES DE CONTROL 1 9 10 AÑOS X X X central. Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se
* Informes entes de control X inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivos.
820.06 INFORMES
820.06.1 Informe de gestión 1 9 10 AÑOS X
* Oficios X
820.07.1 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
820.08 INVENTARIOS
820.08.1 Inventario transferencias primarias 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
820.08.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Traspaso X
*Planillas de entrega X

820.08.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.


820.09 NOMINAS 2 78 80 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
* ADM.GH.F05 Autorización descuento de nomina X
* Planilla de prenomina X
* Comprobantes Contables X
* Planilla definitiva de Liquidación de Nomina X
* Planilla de pago de nómina por pago electrónico X
* Archivo plano de Seguridad Social X
* Comprobantes de pago X
* Resumen de periodo de nomina X
* Comprobante provisional X
* Afiliaciones aportes voluntarios X
*Cuotas partes X
820.10 PLANES
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
820.10.1 Plan anual de capacitación 2 18 20 AÑOS X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Plan X
*Cronograma X
*Evaluación de la eficacia de las capacitaciones ADM.GH.F04 X
*Certificados (copias) X

820.10.2 Plan de bienestar social 2 18 20 AÑOS X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Encuestas X
*Auxilio X
*Beca X
*Cronogramas
*Copia factura

820.11.1 Contratos 1 19 20 AÑOS X X
*Invitación X
*Ofertas X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
820.11.2 Convenios 1 19 20 AÑOS X X
eliminación.
*Memorando de conveniencia respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
X
eliminación.
*Orden de compra X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

*Acta de inicio X

CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO___ _____________________
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 830-LOGISTICA VERSION: 02
TIEMPO DE

*Actas de reunion X

830.02 COMPRA DE ACTIVOS 1 19 20 AñOS X X X Posteriormente se realiza la selección del 5% de los expedientes por año y se conserva esta
*Actas de baja de activos X
*Reporte de intervención de activos ADM.LOG.F02
X
*Oficios X

830.04 GESTION DE ALMACENES 2 8 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Entrada y salida de material X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
RETENCION RETENCION DISPOSICION inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Acta de Ejecucion de inventario ADM.LOG.F04 X
*Registro de inspección de materiales,bienes y equipos

X
ADM.LOG.F06
*Autorización de retiro de materiales y equipos DIS.TRF.F07 X
*Traspaso X
*Salidas con requisicion X
*Remision X
*Vales de salida ADM.LOG.F01 X
830.05 GESTION DOCUMENTAL
830.05.1 Auditoria documental 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para
la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Registro cronograma de auditorías documentales X
* Registro lista de chequeo para auditorias documentales X
* Registro lista de chequeo para procesos archivísticos X
* Registro informe de auditoría documental X

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para
830.05.2 Gestión electrónica de documentos 1 9 10 AÑOS X la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Registro acta de validación X

* Registro modelo aprobación del sistema de gestión electrónica
de X
documentos
* Registro pasos de ruta en gestión electrónica de documentos X
* Registro de recolección de firmas X

830.05.3 Manejo unidades de correspondencia 1 9 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para
la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Registro firmas responsables X
830.05.4 Organización archivo central 1 9 10 AÑOS X la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Inventario documental ADM.LOG.F17 X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para
RETENCION RETENCION DISPOSICION la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Control de préstamos de archivo ADM.LOG.F18 X

*Registro de eliminación de archivo central X
*Acta de eliiminación de documentos X
830.05.5 Organización archivo de gestión 1 9 10 AÑOS X la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Tablas de retencion documental ADM.LOG.F14 (todas las areas) X
*Inventario documental ADM.LOG.F17
* Registro acta de eliminación de documentos X

830.06 CONSECUTIVOS COMUNICACIONES OFICIALES 1 19 20 AÑOS X X
*Consecutivo de Oficios X
eliminación.
830.07 INFORMES
* Oficios X

830.08.1 Control de firmas responsables 1 4 5 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Firmas responsables X
830.08.2 Tablas de Retención Documental - TRD 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Tablas de retencion documental ADM.LOG.F14 eliminación.
*Control de cambios Tablas de Retención Documental ADM.LO.F05
830.09 INVENTARIOS
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION DISPOSICION
RETENCION D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Inventario documental ADM.LOG.F17 X
830.10 MANTENIMIENTOS
830.10.1 Mantenimiento de vehiculos 2 8 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Control de mantenimiento de vehiculos ADM.LOG.F10 X

*Contrato X
*Oficios X
*Solicitudes X
*Control combustible vehiculos ADM.LOG .F07 X
830.10.2 Mantenimientos Locativos 2 8 10 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo
*Solicitud X
*Respuestas X
*Fotografias X
*Acta X
830.11 MINUTA DE VIGILANCIA 1 4 5 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
*Minutas de vigilancia X
830.12 ORDENES
830.12.1 Órdenes de compra 1 19 20 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
Registro “Solicitud de compra de bienes o servicios” PRO.PRO.F01. X
*Memorandos X
Cotización X
Registro Registro orden "SAR Compras" X
Otrosí (si aplica) X
Polizas X
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
Acta de Inicio X
Acta de pago anticipo X
Registro de Evaluación de Proveedores PRO.PRO. F03 X
Acta de pago parcial X
Acta de suspensión X
Acta de reinicio X
Acta de terminación y liquidación X
Informes avances del contrato del proveedor X

830.12.2 Ordenes de servicio 1 19 20 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
Registro “Solicitud de compra de bienes o servicios” PRO.PRO.F01. X
*Memorandos X
Cotización X
Registro Registro orden "SAR Compras" X
Otrosí (si aplica) X
Polizas X
Acta de Inicio X
Acta de pago anticipo X

Registro de Evaluación de Proveedores PRO.PRO. F03 X
Acta de pago parcial X
Acta de suspensión X
Acta de reinicio X
Acta de terminación y liquidación X

Informes avances del contrato del proveedor X
830.13 PLANES
Pagina 5 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE

830.13.1 Plan de compras e inversiones 2 18 20 AÑOS X X Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el respectivo inventario para la
*Plan X
*Cronograma X
830.14 PROGRAMAS
830.14.1 Programa de seguros 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
*Aviso siniestro ADM.LOG.F15 respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
*Historial de siniestralidad ADM.LOG.F16
*Polizas X
*Oficios X
830.15 Servicios Publicos 1 9 10 AÑOS X
*Copia de la factura X
*Memorando de solicitud DPR reserva orden de pago ADM.PRO2 X

830.16 AVALUOS DE PREDIOS 2 3 5 AÑOS X
*Avaluo X
*Fichas catastrales X
*Ficha predial X
*Certificado de tradición X
*Planos X
*Copia Escritura X
*Soportes X
CONVENCIONES
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO______ _____
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ENTIDAD
OFICINA
PRODUCTORA 840-TECNOLOGIA INFORMATICA VERSION: 02
TIEMPO DE

840.02 ADMINISTRACION DE CONTENIDOS WEB - INTRANET 1 9 10 AÑOS X
* Pagina web e intranet X
* Oficios X
Circulares 1 9 10 AÑOS X X X D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo
X inventario documental y se elimina con la aprobación del Comité Interno de Archivo.
840.04 GESTION DE LA INFORMACION Y LA COMUNICACION

840.04.1 Admón. Proceso sistema de información 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivo para su eliminación.
*Solicitud de creación de usuarios ADM.TI.F04 X

*Informe mensual X
*Sistema de información comercial-módulo de requerimientos X
Pagina 1 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
Admón. Soporte de infraestructura informática y de
840.04.2 1 9 10 AÑOS X inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
comunicación
*Control de recargas ADM.TI.F08 X

*Insumos impresoras ADM.TI.F05 X
*Soportes X
*Hoja de vida impresoras ADM.TI.F07 X
*Solicitud traslado de equipos EEP ADM.TI.F11 X
*Lista de chequeo individual de activo de TI ADM.TI.F12 X
*Plan de mantenimiento ADM.TI.F09 X
*Control de inventarios X
*Control de préstamo de equipos de TI ADM.TI.F13
* Informe de gestión del servicio X
840.05 INFORMES
* Oficios X
*Tablas de retencion documental ADM.LOG.F14 X respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
840.07 INVENTARIOS
eliminación.
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ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
RETENCION RETENCION DISPOSICION D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
PAPEL MAGN P/M GESTION CENTRAL S E D CT respectivo inventario para la aprobación del Comité Interno de Archivos para su
eliminación.
840.07.3 Inventarios documentales 1 9 10 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
eliminación.

840.07.4 Inventarios licencias de software 1 9 10 AÑOS X X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
*Inventario X eliminación.
840.08 PROYECTOS
840.08.1 Proyectos de tecnología informática 1 9 10 AÑOS X aprobación del Comité Interno de Archivos para su eliminación.
* Formato Solicitud Proyecto X

* Cronograma_Proyecto_ X
* Acta de compromisos X
* Acta de entrega X
* Informe de ejecución X

840.09.1 Contratos 1 19 20 AÑOS X X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
eliminación.
*Invitación X
*Ofertas X
Pagina 3 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
*Contrato X
*Poliza X
*Acta de inicio X
*Actas de pago X
840.09.2 Convenios 1 19 20 AÑOS X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
840.09.3 ODS Y ODC 1 19 20 AÑOS X D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a
X digitalizar. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el
eliminación.
*Orden de compra X
PRO.PRO.F01. X
*Cotizaciones X
* Polizas X
*Acta de inicio X
Pagina 4 de 124
ENTIDAD
OFICINA
TIEMPO DE
CONVENCIONES
S = SELECCIÓN
E = ELIMINACION FIRMA RESPONSABLE DE AREA:______________________ FIRMA PRESIDENTE COMITÉ DE ARCHIVO_____ ___
D = DIGITALIZACION Fecha de aprobación:_________________ Fecha de aprobación: _____________
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TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

100.01 ACTAS EMPRESARIALES

100.02 COMUNICACIONES OFICIALES

S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza la selección del

*Socialización del equipo seleccionado para efectuar la asistencia

100.06 INSTRUMENTOS DE CONTROL

D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se procederá a

* Informe de analisis y seguimientos X

200.01 ACTAS EMPRESARIALES

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

* Formato único de inventario documental - FUID X

200.10 SUPERVISION E INTERVENTORIAS

210.01 ACTAS EMPRESARIALES

210.02 COMUNICACIONES OFICIALES

210.03 CONTROL DE ACTIVOS

D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

210.06 INSTRUMENTOS DE CONTROL

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

* Formato único de inventario documental - FUID X

*Memorandos y/o correos electronicos X

210.08.1 Plan de auditoría

E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

*Plan de mejoramiento EST.AIG.F01 X

220.01 ACTAS EMPRESARIALES

S – E. Cumplido el tiempo de retención en el archivo central se realiza

*Memorandos y/o correos electronicos X

*Acta de reunión comité revisión por la dirección EST.EST.F07 X

*Hallazgos de inspecciones HSEQ EST.COR.F46 X

*Seguimiento pausas activas EST.COR.F39 X

*Memorandos y/o correos electronicos

*Reporte de Aspectos HSEQ EST.COR.F48 X

*Memorandos y/o correos electronicos X

220.15 PROYECTOS 1 4 5 AÑOS X E. Transcurrido el tiempo de retención en el archivo central se realiza el

TIEMPO DE D – E. Antes de cumplir el tiempo de retención en el archivo central se

*Residuos reciclables EEP EST.COR.F15 X

*Residuos Peligrosos EST.COR.F16 X

*Comparendo ambiental EST.COR.F44 X

*Compra de elementos que puedan ser peligrosos para el ambiente

*Registro para movilización de equipos EST.COR.F50 X

*Etiqueta de rotulación residuos peligrosos y de manejo especial

300.01 ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 9 10 AÑOS X X

D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.

D – S – E Se procederá a digitalizar los documentos una vez recibidos en el archivo central.

*Solicitud concepto JUR.JUR.F02 X

* Invitacion publica o privada a negociar (términos de referencia o

* Minuta del contrato X

* Correspondencia contractual (correspondencia cruzada

* Otro sí, con sus soportes (si es del caso) X

300.05.4 Contrato de consultoría

*Solicitud de compra de bienes y servicios X

*Certificado de disponibilidad presupuestal X

*Acta de negociación precontractual X

*Informe Interventoría X 1 19 20 AÑOS X X X

300.05.5 Contrato de prestación de servicios

*Acta de negociación precontractual X

*Certificado de existencia y representación legal X

*Asignación del interventor

*Comunicación escrita o por correo electrónico X

*Respuesta escrita o por correo electrónico X

*Socialización del equipo seleccionado para efectuar la asistencia

300.10.2 Inventarios de bienes devolutivos 1 9 10 AÑOS X X

* Formato único de inventario documental - FUID

300.12 PODERES 1 9 10 AÑOS X