Gestión del Tiempo

SESIÓN 04, DOMINGO 26 DE MARZO DEL 2017

Gestión del Tiempo
Área de conocimiento que incluye los procesos requeridos para administrar la
finalización del proyecto a tiempo.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el
esfuerzo de un grupo o persona.
Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y en una o
más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases.

Al planificar la gestión del cronograma no sólo

definimos las políticas para elaborar y gestionar el
cronograma, sino todos los temas relacionados con
¡Recordar! la gestión de cambios. Por ejemplo, cómo vamos a
gestionar las contingencias y cambios solicitados en
el cronograma, como así también, cómo vamos a
actualizar esos cambios.
Procesos de Gestión del Tiempo
En el gráfico a continuación se resumen las principales entradas, salidas e
interrelaciones de los Procesos de Gestión del Tiempo.
 Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos
Áreas de
Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Control Cierre

Planificar la Gestión del

Cronograma
Definir las actividades
Secuenciar las actividades
Gestión de Controlar el
Estimar los recursos de las
Tiempo cronograma
actividades
Estimar la duración de las
actividades
Desarrollar el cronograma
6.1.Planificar la Gestión del
TIempo
6.1.Planificar la Gestión del
Tiempo
La principal ventaja de este proceso es que proporciona orientación y
dirección sobre cómo se gestionará el programa del proyecto durante
todo el proyecto.
El plan de gestión del cronograma es un componente del plan de gestión
del proyecto. Puede ser formal o informal, muy detallado o ampliamente
esbozado, dependiendo de las necesidades del proyecto, e incluye los
umbrales de control apropiados.
El plan de gestión del cronograma define cómo las contingencias serán
reportadas y evaluadas. Puede ser actualizado para reflejar un cambio en
la forma en que el programa se gestiona.
Salidas
◦ Plan de Gestión del Cronograma
◦ Uno de los componentes del plan de gestión del proyecto que establece los
criterios y las actividades para el desarrollo, el seguimiento y el control del
cronograma
◦ El plan de gestión del cronograma puede establecer lo siguiente:
◦ Desarrollo de modelo de cronograma del proyecto
◦ Grado de exactitud
◦ Las unidades de medida
◦ Enlaces con los procedimientos de organización
◦ Proyecto de modelo de cronograma de mantenimiento
◦ Umbrales de control
◦ Reglas de la medición del desempeño
◦ Formatos de reportes
◦ Descripciones de procesos
El plan de gestión del cronograma, no sólo incluye una descripción de
los procesos que se utilizarán para la gestión del cronograma, sino
que consiste en tener respuestas por escrito a las siguientes
preguntas:
• ¿Qué herramientas se utilizarán para realizar el cronograma?
• ¿Cuál será el nivel de precisión en las estimaciones de
tiempo?
• ¿Cómo se estimará la reserva para contingencias?
• ¿Cómo y cuándo se actualizará la línea base de tiempo?
• ¿Cuánto será el nivel de tolerancia de los desvíos del
cronograma en relación a la línea base?
• ¿Qué reglas se utilizarán para definir el porcentaje de avance
de una actividad?
• ¿Cuáles son las cuentas de control de la EDT para gestionar
los avances?
• ¿Qué metodología y fórmulas se utilizará para reportar los
avances? Por ejemplo, análisis del valor ganado.
• ¿Cómo y cuándo se presentarán los informes de avance?
6.2.Definir las Actividades
6.2. Definir las Actividades
Proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ejecutar para
producir los entregables del proyecto
Los paquetes de trabajo (entregables en el nivel más bajo de la EDT), se
descomponen en componentes más pequeños llamados actividades.
Las actividades son el trabajo necesario para completar los paquetes de
trabajo
Herramientas y Técnicas
◦ Planificación Gradual
◦ Es una técnica iterativa en la que el trabajo a realizar en el corto plazo se prevé en
detalle, mientras que el trabajo en el futuro se planea en un nivel superior.
◦ Es una forma de elaboración progresiva. Por lo tanto, el trabajo puede existir en
varios niveles de detalle dependiendo de dónde se encuentra en el ciclo de vida
del proyecto.
◦ Durante la planificación estratégica temprana, cuando la información está menos
definida, los paquetes de trabajo pueden descomponerse con el nivel de detalle
que se conoce.
◦ Cuanto más se sepa acerca de los próximos eventos en el corto plazo, los
paquetes de trabajo pueden descomponerse en actividades.
Salidas
Lista de Identificadores y códigos
Actividades
Predecesoras y sucesoras

Relaciones Lógicas
Responsable Adelantos o atrasos
Duración
Recursos Restricciones
y supuestos

Cuando todavía es difuso el alcance del proyecto, se

¡Recordar! pueden utilizar cuentas de control o paquetes de
planificación en la EDT para estimar actividades a nivel
agregado.
Componentes de planificación en
la EDT

Los paquetes de planificación están ubicados en la EDT por debajo de las

cuentas de control y por encima de los paquetes de trabajo (último nivel de
la EDT)
Salidas
◦ Atributos de la actividad
◦ Las actividades tienen una duración,
durante el cual se realiza el trabajo de
esta actividad, y pueden tener los
recursos y los costos asociados con el
trabajo.
◦ Atributos de la actividad extienden la
descripción de la actividad mediante la
identificación de los múltiples
componentes asociados con cada
actividad
◦ Atributos de la actividad se pueden
utilizar para identificar a la persona
responsable de la ejecución de la obra, el
área geográfica o el lugar donde el
trabajo tiene que ser realizado, el
proyecto de calendario de la actividad se
le asigna, y el tipo de actividad como el
nivel de esfuerzo
◦ Lista de hitos
◦ Un hito es un punto o evento importante
en un proyecto.
◦ Es una lista de identificación de todos los
hitos del proyecto e indica si el hito es
obligatoria, tales como los exigidos por
contrato, u opcionales, tales como los
basados ​en la información histórica.
◦ Los hitos son similares a las actividades
del cronograma regulares, con la misma
estructura y los atributos, pero tienen
duración cero porque hitos representan
un momento en el tiempo.
Mientras que las actividades tienen principio y
fin, los hitos no tienen duración. Por ejemplo,
un hito sería la firma del contrato el 15 de
septiembre a las 10:00 am.
6.3.Secuenciar las Actividades
6.3.Secuenciar las Actividades
Proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones
entre las actividades del proyecto.
La secuenciación se establece mediante relaciones lógicas.
Cada actividad e hito, a excepción del primero y el último, se
conecta con al menos un predecesor y un sucesor.
Herramientas y Técnicas
◦ Método de Diagramación por precedencia
(PDM: Precedence Diagramming Method)
◦ Las actividades se representan en cada
nodo y las flechas indican precedencia,
también conocido como AON (activity on
node).
◦ La diagramación por precedencia permite
cuatro tipos de dependencias entre las
actividades: final a inicio, final a final,
inicio a inicio, e inicio a final. Esta última
no se utiliza, siendo la más utilizada la
relación final a inicio.
Tipo de dependencias del PDM
◦ Final a inicio: B puede comenzar cuando A
termina
◦ Final a final: B no puede finalizar hasta que
A finalice
◦ Inicio a inicio: B no puede comenzar hasta
que A comience
◦ Inicio a fin: B no puede finalizar hasta que
comience A (no se usa).
Herramientas y Técnicas
Tipos de dependencias
Salidas
6.4.Estimar los Recursos de las
Actividades
6.4.Estimar los Recursos de las
Actividades
Es el proceso que consiste en estimar el tipo y cantidad de materiales,
personas, equipos y suministros requeridos para ejecutar cada
actividad.
Este proceso está vinculado con el proceso Estimar los Costos.
Antes de poder estimar la duración de cada actividad es necesario
calcular los recursos disponibles y necesarios para cada una de ellas.
Por ejemplo, no durará lo mismo una actividad en la cual dispongo de
cinco personas, a otra en la cual solamente tengo dos personas
disponibles.
Entradas
◦ Calendario de Recursos
◦ Un calendario de recursos es un calendario que identifica los días de trabajo y los cambios
en los que es cada recurso específico disponible.
◦ Información sobre el cual los recursos (por ejemplo, recursos humanos, equipos y
materiales) estarán potencialmente disponibles durante un período de actividad
planificada, se utiliza para estimar la utilización de recursos
◦ Los calendarios de recursos especifican cuándo y por cuánto tiempo estarán disponibles
durante el proyecto de recursos de los proyectos identificados. Esta información puede
ser de la actividad o del proyecto.
◦ Registro de Riesgos
◦ Eventos de riesgo pueden tener un impacto selección y disponibilidad de recursos. Las
actualizaciones del registro de riesgos se incluyen en las actualizaciones de documentos
del proyecto, descritos en el Plan de Respuesta a los Riesgos.
◦ Estimaciones de costos de las actividades
◦ Los costos estimados para las actividades y para el proyecto. Puede ser en resumen o
detallado.
◦ Debe incluir todos los costos involucrados en el trabajo, directos e indirectos.
 Herramientas y Técnicas
◦ Análisis de Alternativas: Muchas
actividades del cronograma cuentan con
métodos alternativos de logro. Estos
incluyen el uso de diversos niveles de
capacidad de recursos o habilidades,
diverso tamaño o el tipo de máquinas,
diferentes herramientas (manual vs
automatizado), y tomar decisiones de
alquiler o compra sobre el recurso.
◦ Datos de estimación publicados: Varias
organizaciones publican periódicamente los
índices de producción actualizados y los
costos unitarios de los recursos para una
amplia variedad de industrias, materiales y
equipos para los diferentes países y zonas
geográficas dentro de los países.
◦ Estimación ascendente: Es un método de estimación
de duración del proyecto o el costo mediante la
agregación de las estimaciones de los componentes de
nivel inferior de la EDT. Cuando una actividad no
puede estimarse con un grado razonable de confianza,
el trabajo dentro de la actividad se descompone en
más detalle.
◦ Es más costosa e implica más tiempo.
◦ Software de Gestión de Proyectos: Como una
herramienta de software de programación, tiene la
capacidad para ayudar a planificar, organizar y
gestionar los grupos de recursos y el desarrollo de
estimaciones de recursos. Dependiendo de la
sofisticación del software, estructuras de desglose de
recursos, disponibilidad de recursos, los tipos de
recursos, y diversos calendarios de recursos se pueden
definir para ayudar en la optimización de la utilización
de recursos.
Salidas
◦ Requisitos de recursos de las actividades
◦ Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios para cada actividad en
un paquete de trabajo. Estos requisitos pueden sumarse para determinar los
recursos estimados para cada paquete de trabajo y de cada período de trabajo.
◦ El nivel de detalle y el grado de especificidad de las descripciones de los
requisitos de recursos puede variar según el área de aplicación.

◦ Estructura de desglose de recursos

◦ La estructura de desglose de recursos es una representación jerárquica de
recursos por categoría y tipo. Ejemplos de categorías de recursos incluyen mano
de obra, materiales, equipos y suministros.
◦ Los tipos de recursos pueden incluir el nivel de habilidad, nivel de grado, u otra
información que corresponda al proyecto.
6.5.Estimar la Duración de las
Actividades
6.5.Estimar la Duración de las
Actividades
Es el proceso que consiste en establecer la cantidad de periodos de
tiempo necesarios, para culminar las actividades individuales con los
recursos estimados.
Utiliza información del alcance del trabajo de la actividad, los tipos de
recursos necesarios, las cantidades estimadas de los recursos y
calendarios de utilización.
El estimado de la duración se elabora de manera gradual y el proceso
evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de entrada.
Estimar la duración de cada una de las actividades requiere de gran
esfuerzo y tiene un alto grado de riesgo de no acertar en las
estimaciones.
Herramientas y Técnicas

◦ Estimación por tres valores: Consiste en estimar la duración de una actividad

utilizando las estimaciones pesimista, más probable y optimista. Esta técnica
también es conocida como PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Herramientas y Técnicas
◦ En la técnica PERT, el tiempo de la actividad se considera como una variable
aleatoria según una distribución de probabilidad Beta como se presenta en el
gráfico a continuación.

Optimista (to) Más

probable (tm)
Pesimista (tp)

Estimación por
3 valores
Según PERT:
Duración esperada = (to+4tm+tp)/6
Desviación estándar = (tp-to)/6
Varianza actividad = [(tp-to)/6]2
Varianza del proyecto = ∑ Varianza Actividad
HERRAMIENTAS Y
SALIDAS
TÉCNICAS

◦ Análisis de Reserva
◦ Reservas de tiempo para contingencia
(colchón)
◦ La reserva puede ser un porcentaje de
la duración de la actividad o calcularse
mediante el análisis cuantitativo de
riesgos (11.4)
◦ La reserva se puede utilizar de forma
parcial o total dependiendo de los
riesgos ocurridos en el proyecto
6.6.Desarrollar el Cronograma
6.6.Desarrollar el Cronograma
Es el proceso que consiste en analizar las secuencias, duraciones,
requerimientos de recursos y restricciones para crear el
cronograma del proyecto.
La incorporación de actividades, duraciones y recursos a la
herramienta de planificación genera un cronograma con fechas
planificadas para completar las actividades del proyecto.
El desarrollo de un cronograma aceptable es un proceso iterativo
que determina las fechas de inicio y finalización planificadas para
las actividades y los hitos.

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Holgura del Proyecto
Tiempo que se puede demorar el proyecto sin retrasar la fecha externa de finalización.
Por ejemplo, si hemos firmado un contrato con el cliente para construir el hospital en
90 días y el plan indica 69 días, tenemos una holgura del proyecto de 21 días.
La holgura del proyecto puede ser negativa.
Por ejemplo, la fecha de finalización según el
plan es de 69 días, mientras que la fecha
establecida en el contrato con el cliente es de
60 días. En este caso la holgura total del
proyecto es de -9 días.
Ahora bien, la forma más simple de analizar
la duración del proyecto, la ruta crítica y las
holguras de cada actividad sería utilizando un
software de gestión de proyectos. Por
ejemplo, con el MS Project podríamos
demorar 5 minutos en obtener toda esta
información.

Entradas
◦ Asignaciones del personal
del proyecto
◦ Se especifica que recursos
son asignados a cada
actividad.
Herramientas y
Técnicas
◦ Método de la ruta crítica
◦ El método de la ruta crítica, que es un método
utilizado para estimar la duración mínima del
proyecto y determinar la cantidad de
flexibilidad en la programación de las rutas de
red lógicas dentro del modelo de cronograma
◦ Esta técnica de análisis de la red del
cronograma calcula el inicio temprano, final
temprano, comienzo tardío y finalización
tardío, de todas las actividades sin tener en
cuenta las limitaciones de recursos para
realizar el análisis hacia adelante y hacia atrás
de la red del cronograma
Herramientas y Técnicas
◦ Técnicas de Modelamiento
◦ Análisis del escenario “Que pasa si …”:
es el proceso de evaluación de
escenarios con el fin de predecir su
efecto, positivo o negativo, sobre los
objetivos del proyecto. Este es un
análisis de la pregunta, "¿Qué pasa si
se produce la situación representada
por el escenario de 'X'?“
◦ Simulación: Implica calcular múltiples
duraciones del proyecto con diferentes
conjuntos de supuestos de actividad,
por lo general el uso de distribuciones
de probabilidad construidos a partir de
las estimaciones de tres puntos para
tener en cuenta la incertidumbre. La
técnica de simulación más común es el
análisis de Monte Carlo
◦ Análisis de Red del Cronograma
◦ Es una técnica que genera el
modelo de programación del
proyecto.
◦ Emplea diversas técnicas analíticas,
tales como el método del camino
crítico, método de cadena crítica,
análisis que pasa si, y las técnicas
de optimización de recursos para
calcular el inicio temprano y tardío
y fin de las partes incompletas de
las actividades del proyecto.
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Herramientas y Técnicas
◦ Herramientas de Programación
◦ Las herramientas automatizadas
de programación contienen el
modelo de programación y
agilizar el proceso de
programación mediante la
generación de fechas de inicio y
final, basado en los insumos de
las actividades, diagramas de
red, los recursos y la duración
de la actividad mediante el
análisis de la red del
cronograma.
◦ Una herramienta de
programación se puede utilizar
en conjunción con otras
aplicaciones de software de
gestión de proyectos, así como
métodos manuales.

35
Herramientas y Técnicas
◦ Técnicas de Optimización de Recursos
◦ Nivelación de recursos: Técnica en la cual
fechas de inicio y el término están ajustado en
base a limitaciones de recursos con la meta Intensificación
de la demanda, balanceando los recursos con (Crashing): Incrementa
la oferta disponible. La nivelación de recursos recursos, por ende
puede ser utilizado cuando se comparte o
requiere recursos críticos que sólo están incrementa el costo del
disponibles en determinados momentos, o en Compresión Proyecto
cantidades limitadas, o sobre-asignados, por Ejecución rápida (Fast
ejemplo, cuando un recurso se ha asignado a del
Cronograma tracking): Realiza
dos o más actividades durante el mismo
período de tiempo. actividades
◦ Equilibrar recursos: Una técnica que regula las secuenciales en paralelo,
actividades de un modelo de programación por ende incrementa el
de manera que las necesidades de recursos riesgo
en el proyecto no superen ciertos límites de
recursos predefinidos. En el equilibrio de los
recursos, a diferencia de la redistribución de
recursos, la ruta crítica del proyecto no se
cambiará y la fecha de finalización no puede
retrasarse.
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Salidas
◦ Línea Base del Cronograma
◦ Una línea base del cronograma es la
versión aprobada de un modelo de
programación, que puede ser
cambiado sólo a través de los
procedimientos de control de
cambios formales y se utiliza como
base para la comparación con los
resultados reales.
◦ Durante el seguimiento y control, las
fechas de referencia aprobados se
comparan con el inicio real y las
fechas de fin para determinar si se
han producido variaciones.
◦ La línea base del cronograma es un
componente del plan de gestión del
proyecto.
◦ Calendarios del Proyecto
◦ Un calendario del proyecto identifica
días de trabajo y los cambios que
están disponibles para las
actividades programadas. Se
distingue períodos de días o partes
del día que están disponibles para
realizar las actividades programadas
de los períodos de tiempo que no
están disponibles.
◦ Un modelo de cronograma puede
requerir más de un calendario del
proyecto para permitir diferentes
períodos de trabajo para algunas de
las actividades para el cálculo de la
programación del proyecto.
◦ Los calendarios de los proyectos
pueden ser actualizadas.
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Salidas
◦ Datos del Cronograma
◦ Los datos del programa incluye al menos los hitos del cronograma, las actividades
del cronograma, los atributos de la actividad, y la documentación de todas las
suposiciones y las limitaciones identificadas.
◦ Pueden incluirse:
◦ Recursos necesarios por período de tiempo, a menudo en forma de un
histograma de los recursos.
◦ Los programas alternativos, como el mejor o el peor de los casos, no con
recursos nivelados o con recursos nivelados, con o sin fechas impuestas.
◦ Programación de las reservas de contingencia.
◦ También pueden incluir proyecciones de flujo de caja y el orden y los plazos de
entrega.

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6.7.Controlar el Cronograma
6.7.Controlar el Cronograma
Es el proceso que monitorea el estado del proyecto para
actualizar el estado del mismo y gestionar los cambios a la línea
base del cronograma.
Consiste en:
◦ Determinar el estado actual del cronograma
◦ Influir en los factores que generan cambios en el cronograma
◦ Determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
◦ Gestionar cambios reales conforme suceden
Herramientas y Técnicas
◦ Revisiones del Desempeño
◦ Comparar las duraciones reales en relación a la línea base del
cronograma y evaluar si son cambios significativos. Se puede utilizar la
gestión del valor ganado, como se explicará en el próximo capítulo
Herramientas y Técnicas
◦ Revisiones del Desempeño
◦ En varios proyectos los informes de avance se obtienen preguntando a
los miembros del equipo: ¿Cómo van? Y la respuesta de siempre es: ¡todo
bien!
◦ ¡Cuidado!, preguntar por el porcentaje de avance completado no sirve si
no va acompañado de entregables tangibles. En aquellos proyectos
donde es difícil obtener entregables tangibles parciales antes de la
finalización de la actividad, suele ser útil lo siguiente:

• Regla 50/50: La actividad se considera con un 50% de avance si ya

comenzó y el otro 50% sólo se asigna si ya finalizó.
• Regla 20/80: Se asigna 20% al comenzar y 80% al finalizar.
• Regla 0/100: Se informa 100% al finalizar, caso contrario durante
su ejecución (antes de terminar) se informa en 0%
Salidas
◦ Pronóstico del Cronograma
◦ Son estimaciones o predicciones de condiciones y eventos en el futuro
del proyecto sobre la base de información y conocimiento disponible en
el momento de la proyección.
◦ Los pronósticos se actualizan y se vuelven a emitir en base a la
información de rendimiento de trabajo previsto a medida que se ejecuta
el proyecto.