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CURSO

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio


aos processos da organização

AULA 3
A organização e a
rotina do assistente
administrativo
CURSO DE QUALIFICAÇÃO PROFISSIONAL - Eixo Gestão e Negócios

Assistente Administrativo
UNIDADE CURRICULAR 1

Organizar e executar atividades de apoio


aos processos da organização

AULA 3
A organização e a
rotina do assistente
administrativo
CRÉDITOS
UNIDADE CURRICULAR 1

Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial – Senac/SC


Departamento Regional em Santa Catarina
FECOMÉRCIO

Presidente
Bruno Breithaupt

Diretor Regional
Rudney Raulino

Diretoria de Educação Profissional


Ivan Luiz Ecco

Diretoria do Centro de Educação Profissional – Senac EAD


Anderson Redinha Malgueiro

Conteudista
Rafael Rodrigues de Souza

Coordenação Técnica
Setor de Educação a Distância

Coordenação Editorial e Desenvolvimento


Equipe do Setor de Produção – Senac EAD
SUMÁRIO
UNIDADE CURRICULAR 1

AULA 3 - A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO  ........... 05


CONTEXTUALIZANDO  ........................................................................................ 05
1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES  ............................ 06
1.1 TIPOLOGIA DE ETZIONI  ............................................................................. 06
1.2 TIPOLOGIA DE BLAU E SCOTT  ................................................................. 06
2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES  ..................................................... 07
3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO  ................... 11
4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO  ..................... 13
5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS  .................... 15
5.1 GESTÃO DE PESSOAS  ............................................................................... 15
5.2 LOGÍSTICA  ................................................................................................... 16
5.3 FINANÇAS  .................................................................................................... 17
5.4 MARKETING E VENDAS  ................................................................................... 18
5.5 JURÍDICO  ...................................................................................................... 19
CONSIDERAÇÕES  ................................................................................................ 20

REFERÊNCIAS  ........................................................................................................... 21
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

AULA 3
A ORGANIZAÇÃO E A ROTINA DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

CONTEXTUALIZANDO
Nesta aula, você estudará um pouco mais sobre a
organização, e esta será a oportunidade de conhecer
melhor seu conceito, sua tipologia, sua classificação,
sua natureza jurídica e seu organograma.

Já abordamos o termo organização em diversos momentos


neste curso (e o fizemos em um contexto empresarial).

Mas qual é, de fato, o conceito de organização?

Conceito
Uma organização é fruto de esforços individuais que visam ao
alcance de propósitos coletivos.

Nesta aula, você estudará, também, noções sobre as atribuições e responsabilidades


de setores como o de gestão de pessoas, logística, finanças, marketing e venda e
jurídico, que são as principais funções organizacionais. Além disso, apresentaremos
elementos que contribuirão para que você se comunique de forma assertiva, mantendo
uma postura profissional em seu ambiente de trabalho.

Ao trabalhar em uma organização, o assistente administrativo deve estar atento à


importância de adotar uma boa apresentação pessoal – por isso, esse tema também
estará aqui. Discutiremos, também, sua postura em relação aos departamentos com
os quais interage, seu nível de comprometimento com os demais colegas e também
em relação à necessidade de sigilo a respeito de informações organizacionais.

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

1 TIPOLOGIA E CLASSIFICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES


É importante esclarecer, logo no início, que uma escola, um hospital ou uma fábrica
também são bons exemplos de organizações, já que podem ser formadas pela
soma de pessoas, equipamentos, recursos financeiros, entre outras variáveis.
A organização, nesse sentido, é o resultado do conjunto de todos esses elementos,
orientados a um único objetivo.

Existem duas principais tipologias relativas às organizações: a tipologia de Etzioni


e a tipologia de Blau e Scott. Vamos começar pelo estudo da tipologia Etzioni.

1.1 TIPOLOGIA DE ETZIONI


Na tipologia de Etzioni, a organização é classificada de acordo com o uso da obediência.
Para Etzioni, a estrutura de obediência é resultado das formas de controle aplicadas
aos participantes da organização, estando assim organizadas:

`` Organizações coercitivas: utilizam-se de poder imposto por força física


ou controle baseado em prêmios e punições.
Exemplos: instituições penais, prisões ou campos de concentração.

`` Organizações utilitárias: são baseadas em controles por incentivos


econômicos. Utilizam a remuneração como principal forma de controle.
Exemplos: empresas e comércio.

`` Organizações normativas: utilizam uma forma de poder baseada em


consenso sobre métodos e objetivos da organização. Utilizam também um
controle moral, com intuito de influenciar os participantes.
Exemplos: hospitais e universidades públicas, igrejas.

1.2 TIPOLOGIA DE BLAU E SCOTT


Na tipologia de Blau e Scott, a organização é baseada em seus beneficiários.
Para eles, existem quatro categorias de participantes que se beneficiam de uma
organização formal:

1) os membros da organização;

2) os proprietários ou dirigentes da organização;

3) os clientes; e

4) o público em geral.

Essa tipologia possui a vantagem de centrar a força da influência e o poder dos


beneficiários sobre as organizações, condicionando, dessa forma, sua estrutura.
Exemplo desse tipo de organização são as associações filantrópicas.

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2 ORGANOGRAMA NAS ORGANIZAÇÕES


Com o intuito de tornar as estruturas organizacionais mais
transparentes, as empresas investem em uma ferramenta
estrutural denominada organograma.

Conceito
Um organograma serve como uma representação gráfica da
empresa, uma espécie de planta da corporação.

Seu objetivo é ilustrar, de forma clara e objetiva, os departamentos


da empresa junto a seus colaboradores, esclarecendo, assim,
as dúvidas de potenciais clientes, parceiros, fornecedores e,
também, dos próprios funcionários.

A vantagem da existência de um organograma é a garantia de agilidade na percepção


de áreas de negócios da organização, facilitando a compreensão a respeito de quem
são os responsáveis por determinadas funções, quais departamentos possuem
potencial de crescimento e qual é o futuro potencial dos colaboradores.

Alguns autores, como Cury (2005) e Hessel (1987), alegam que os organogramas
também possuem aspectos negativos, como o engessamento das pessoas através
de hierarquias predefinidas, o que, em muitos casos,
CURY, Antonio. Organização e pode atrapalhar o desenvolvimento de projetos devido
métodos: uma visão holística.
8. ed. São Paulo: Atlas, 2005. a questões burocráticas.
HESSEL, José Ribeiro.
Organização e métodos. 2. ed. Ao se criar um organograma, deve-se considerar
Porto Alegre: D.C. Luzzato, 1987.
que ele é uma representação da organização em um
momento específico e que, por isso, pode sofrer altera-
ções. Para tanto, é importante que o organograma seja flexível e de fácil interpretação.
Cabe lembrar que, embora um organograma sirva para deixar os papéis evidentes
e bem definidos, é importante que o assistente administrativo esteja preparado para
colaborar com seus colegas e equipes de trabalho sempre que solicitado.

Agora vamos conhecer alguns tipos de organogramas e as características que


diferenciam cada um.

07 06
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A Figura 1 apresenta um organograma vertical. Esse tipo de organograma é utilizado


para demonstrar uma hierarquia clara na organização.

Figura 1 - Organograma vertical

Presidente

Diretor Comercial Diretor Administrativo Diretor de Produção

Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente Gerente


de Vendas de Marketing de Operações de Contratos de Cobrança de Produção de Compras

Vendedores Auxiliar Serviço Auxiliar Auxiliar Auxiliar Auxiliar


de Marketing Técnico de Contratos de Cobrança de Produção de Compras

Caixa

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

A Figura 2 apresenta um organograma circular. Esse tipo de organograma é utilizado


para enfatizar o trabalho em grupo, sem se preocupar com a hierarquia.

Figura 2 - Organograma circular

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Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A Figura 3 apresenta um organograma horizontal. Esse tipo de organograma possui


base na hierarquia da organização, porém, de maneira menos acentuada (por exemplo,
o cargo mais baixo na hierarquia não está necessariamente abaixo dos demais).

Figura 3- Organograma horizontal

Presidência

Gerência Gerência Secretária Gerência Diretor


técnica administrativa da presidência de manutenção de LogísticaControladoria

Pessoal Pessoal Gerência


Preparação Serviços Gerência Departamento
técnico administrativo de Finanças
material gerais de Logística de compras

Operários

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

A Figura 4 apresenta um organograma funcional. Esse tipo de organograma,


semelhante ao organograma vertical, representa as relações funcionais da empresa.

Figura 4 - Organograma funcional

Assessoria Diretoria Assessoria


Jurídica Financeira

DMK DAC DAU Serviços


Departamento de Departamento de Departamento Terceirizados
Marketing Atendimento ao Cliente de Auditoria Interna de Suporte

Mercados Clientes Ativos Políticas e Normas Contabilidade

Campanhas Cliente A Contratos Processos Fiscal

Propaganda Projeto 1 Processos Registros Logística

Canais Proposta 2 Políticas Não conformidades Recursos Humanos

Soluções de Negócio Métodos Portfólio de Riscos Compras

Casos de Sucesso Cliente B Competências Qualidade Infraestrutura

Tecnologia da
Contatos Proposta 3 Profissionais Segurança Informação

Oportunidades Informações Capacitação

Relações Públicas Portfólio de


Serviços
Fonte: Elaborada pelo autor (2016).
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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A Figura 5 apresenta um organograma matricial. Esse tipo de organograma é


utilizado para representar estruturas que não apresentam definição objetiva das
unidades funcionais, mas, sim, grupos relacionados a projetos específicos, que
podem, inclusive, possuir um aspecto temporário.

Figura 5 - Organograma matricial

Presidência

RJ SP MG RS

Marketing Marketing Marketing Marketing

Finanças Finanças Finanças Finanças

R.H. R.H. R.H. R.H.

Operações Operações Operações Operações

Fonte: Elaborada pelo autor (2016).

A criação de um organograma exige um levantamento de dados da organização,


bem como uma definição do que se pretende representar. É possível perceber
que, nos últimos anos, tem havido uma tendência de mudanças nos organogramas
empresariais. De uma forma geral, tem ocorrido uma diminuição de níveis hierárquicos
nas empresas, objetivando aproximar os níveis da organização, bem como reduzir
mão de obra e agilizar o processo de tomada de decisão.

É por meio do organograma que podemos entender como a organização da qual


fazemos parte está estruturada e quais são as pessoas com quem teremos que nos
relacionar, direta ou indiretamente, dentro da hierarquia estabelecida.

Para relacionar-se bem com os demais setores da


organização, é preciso, além de conhecer a estrutura da
empresa, adotar uma boa apresentação pessoal e
conduzir as relações mantendo uma postura profissional,
assunto que discutiremos a seguir.

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3 APRESENTAÇÃO PESSOAL NO AMBIENTE DE TRABALHO


Uma boa apresentação pessoal inclui vestir-se bem, o que significa escolher
vestimentas apropriadas para cada situação. A pessoa que se veste com roupas
que não condizem com a atividade na empresa poderá ser mal vista aos olhos de
seus empregadores.

Vestir-se bem em cada ocasião da vida profissional e pessoal é muito importante


para passar credibilidade desde o primeiro momento. Existem muitos motivos que
justificam a preocupação que cada um de nós deve ter com a aparência, e um deles
é que, quando você aprende a gerenciar sua imagem, passa impressões positivas
às demais pessoas, ou seja, uma imagem autêntica e alinhada com seus objetivos
profissionais. Portanto, alguns dos benefícios do gerenciamento da imagem estão
no fato de que você:

`` projeta profissionalismo, qualidade, confiabilidade e competência;

`` ganha maior visibilidade;

`` tem maior chance de crescimento; e

`` tem maior vantagem competitiva.

Vivemos em uma sociedade altamente competitiva, na qual entrar para o mundo


do trabalho é um grande desafio, assim como permanecer nele. Muitas vezes,
a permanência numa empresa depende não só da competência técnica dos
colaboradores, mas também de suas atitudes. Por isso, é importante demonstrar
preocupação com a sua imagem, verificando, por exemplo, se a empresa adota
alguma política de vestimenta e se ela é mais formal ou informal.

No ambiente profissional, bastam 30 segundos para transmitir a imagem pessoal.


Por isso, estar vestido adequadamente demonstrará segurança. Lembre-se de que,
profissionalmente, é sempre melhor chamar a atenção pela elegância e adequação
do que pela ousadia e irreverência.

Se a empresa adota o uso de uniformes, isso não dispensa a preocupação com a


apresentação pessoal, pois os uniformes são adotados devido a algumas razões,
como utilidade e diferenciação simbólica:

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`` Utilidade: muitas vezes, o uso do uniforme tem uma finalidade específica,


que pode incluir alguma proteção, por exemplo.
`` Diferenciação simbólica: significa que o uso da roupa serve para
diferenciá-lo no ambiente profissional, como se fosse uma identidade. É por
meio do uniforme que verificamos quem trabalha no lugar e quem é cliente,
por exemplo.

Por isso, se a empresa da qual você faz (ou venha a fazer) parte adota o uso de
uniformes, lembre-se de mantê-los sempre limpos e passados. Se o seu ambiente
de trabalho permitir o uso de roupa própria, verifique
se as que você possui estão de acordo. De forma Leggings são calças justas que vão
da cintura até o tornozelo. São utili-
geral, evite cores e estampas chamativas, e, no
zadas para atividades físicas.
caso das mulheres, deve-se evitar decotes, roupas
justas e curtas ou leggings.

Os homens também devem perceber qual é o tipo de vestimenta adotado pela


empresa da qual fazem parte e manter alguns cuidados. De maneira geral, deve-se
evitar utilizar roupas que não combinem com a identidade corporativa da empresa:
observe como se vestem seus colegas ou se há algum código de conduta na empresa.
Evite cores chamativas e estampas exageradas, utilize bermudas somente se for
permitido pela empresa (isso vale também para as roupas esportivas).

Manter uma boa apresentação significa, também, ter cuidados com a higiene pessoal,
o que inclui tomar banho diariamente, escovar os dentes após as refeições, manter
cabelos e unhas limpos e cuidar da pele. As mulheres devem evitar maquiagens
e vestuário exagerado, mantendo sempre um equilíbrio visual e sendo discretas.

Importante
É por meio da nossa imagem que imprimimos nossa marca pessoal
e reforçamos quem somos. Lembre-se de que o gerenciamento da
imagem não é feito de pequenas ações isoladas: é um processo
contínuo, em que você se autoavalia, fazendo ajustes de acordo
com a ocasião, objetivos e pessoas envolvidas. Um bom exemplo
são as confraternizações da empresa. Nesse sentido, é importante
que, junto à apresentação pessoal, se estabeleça uma postura
profissional, ou seja, se adotem comportamentos condizentes com
a imagem que se deseja projetar.

A maneira como falamos, caminhamos, sentamos e nos relacionamos com as pessoas


ao nosso redor também diz muito sobre quem somos. Assim, aliada a uma boa
imagem está a postura profissional, que deve ser adotada no ambiente de trabalho.

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

4 POSTURA PROFISSIONAL NO AMBIENTE DE TRABALHO


Como você pôde ver anteriormente, cuidar de sua
imagem pessoal, adequando-a ao ambiente de
trabalho, pode passar uma boa mensagem profissional
e influenciar positivamente suas interações com outras
pessoas. Entretanto, além da apresentação pessoal, é
preciso investir em boas maneiras, demonstrando boa
postura profissional.

Como colaborador de uma organização, é preciso que


você demonstre respeito em suas relações profissionais,
pois isso contribuirá para uma boa imagem interna e externa, não só de seu trabalho
e de seus colegas, como da organização como um todo.

Em sua vida profissional, é preciso se conscientizar de sua responsabilidade, tanto


nos trabalhos individuais quanto naqueles realizados de forma coletiva. Assim,
é imprescindível que você dedique suas horas de trabalho para alcançar os objetivos
e as metas propostos pela organização.

Importante
A credibilidade tem relação com a imagem pessoal que se constrói
ao longo do tempo através do profissionalismo, da ética e do ato
de cumprir com a palavra. Essa é uma imagem que transmite
confiança aos superiores, colegas e clientes.

Adotar uma postura profissional também significa demonstrar bom senso, respeito
ao próximo, bom convívio no ambiente organizacional e social, delicadeza ao lidar
com todas as pessoas e situações, e ética.
A ética precisa ser percebida
A conduta ética, dentro das organizações, proporciona como um conjunto de princípios
um ambiente de trabalho respeitável, contribuindo que visam disciplinar e ajustar a
conduta, a moral e os costumes
para o desenvolvimento pessoal e profissional dos
dos indivíduos.
colaboradores, bem como para a excelência nos
resultados organizacionais.

Lembre-se de que a imagem da organização está ligada à imagem do profissional,


e vice-versa. Por isso, a postura profissional e ética da equipe ajuda a proporcionar
um melhor clima organizacional. É importante que você esteja atento também às
normas internas da empresa e à existência de algum manual ou código de conduta
e ética profissional, já que, hoje, muitas organizações utilizam esses documentos,
que têm por objetivo demonstrar, a todos os envolvidos, quais são os comportamentos
e as atitudes esperados deles.

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

Como assistente administrativo, você se relacionará com diferentes setores. Por isso,


é importante que você:

`` mantenha sigilo ao tratar das informações da organização, dos colaboradores,


dos fornecedores e clientes;

`` seja discreto em relação aos assuntos profissionais;

`` seja honesto no ambiente de trabalho;

`` seja responsável ao assumir tarefas e prazos;

`` seja proativo, disponibilizando-se a ajudar quando possível; e

`` aja com respeito e dignidade, mantendo uma comunicação direta e


harmônica com os colegas de trabalho.

Por sua vez, atitudes como isolar pessoas, constranger colegas e assediar moral ou
sexualmente outras pessoas são atitudes antiéticas e não devem ser admitidas no
ambiente profissional. A competência de tratar desses assuntos, na maior parte das
organizações, é do departamento de Recursos Humanos, que é responsável por criar
estratégias a partir de diagnósticos, reuniões, planos de ação, ações motivacionais
e acompanhamento constante de mudanças que se façam necessárias para que o
ambiente profissional seja sempre saudável do ponto de vista ético e profissional.

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

5 NOÇÕES DAS PRINCIPAIS FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS


As funções organizacionais têm o objetivo de
segmentar e direcionar os esforços de seus
colaboradores para a sua principal área de atuação.
São funções organizacionais a gestão de pessoas,
logística, financeira, de marketing e vendas, e também
a gestão jurídica. Um assistente administrativo possui
um papel fundamental no acompanhamento dessas
funções, uma vez que auxilia os gestores dessas áreas a realizarem o trabalho de
forma eficaz. Veja, a seguir, as principais características dessas funções.

5.1 GESTÃO DE PESSOAS


A gestão de pessoas dentro de uma empresa é uma prática que busca valorizar os
funcionários dentro de uma organização. Como vimos anteriormente, as tendências
administrativas evoluíram a ponto de conseguirem humanizar o trabalho dos operários,
deixando de tratá-los como máquinas para enxergá-los como pessoas, colaboradores
bem informados sobre seus direitos, atualizados com relação à atividade que
exercem e com habilidades específicas.

Essa mudança no cenário administrativo fez com que fosse preciso criar um setor
que se preocupasse com a gestão dessas pessoas, ou seja, um setor que visasse
gerir um ambiente altamente dinâmico e complexo.

Vale lembrar que, ao trabalhar com pessoas, é fundamental que atitudes como
uma boa apresentação pessoal e postura na forma de conduzir as relações estejam
presentes no encaminhamento das atividades.

Para conseguir desempenhar esse papel com


sucesso, primeiramente é preciso ter uma visão
formada de pessoa. Para que possamos entender
melhor o assunto, vamos imaginar o ser humano
dividido em três camadas:

1) Camada biológica: características físicas herdadas ou adquiridas.

2) Camada psicológica: características afetivas, emocionais e de raciocínio


que determinam a personalidade de cada um.

3) Camada social: valores, crenças e ambiente social em que cada indivíduo


se encontra.

Apesar de serem características específicas pertencentes a cada camada, elas se


relacionam entre si e, consequentemente, interferem umas nas outras. Essa visão
integrada do ser humano permite que as empresas estabeleçam melhores condições
de trabalho, levando em consideração fatores como carga física e mental requerida
para cada atividade (camada biológica e psicológica) e políticas e ideologias nos
processos de liderança (camada social).
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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

A consciência sobre a existência das camadas biológicas, psicológicas e sociais


como características pertencentes ao ambiente organizacional é essencial para
que as empresas possam trabalhar de forma que essas camadas auxiliem no
processo produtivo. Assim, as características individuais passam de empecilhos
a oportunidades.

Importante
A gestão de pessoas tem, portanto, o dever de trabalhar para
que os indivíduos de uma organização possam adequar suas
características individuais aos processos de produção.

5.2 LOGÍSTICA
A função da logística no ambiente organizacional é absorver atividades que vão
desde a aquisição de matéria-prima para a organização até os processos que
envolvem o consumidor final de determinado produto
ou serviço. Consumidor final é o indivíduo
que adquire um produto sem
A logística empresarial desempenha um importante intenção de repassá-lo a outro.
papel dentro da organização, uma vez que dela
dependem vários processos administrativos. Vamos conhecer mais sobre os
processos da logística:

`` Gerenciamento de estoque: consiste na gestão


de recursos materiais que visa colaborar com o
aumento de receitas da organização.

`` Armazenagem: constitui-se nas atividades de


recepção, descarga, carregamento, arrumação e
conservação de produtos.

`` Distribuição: responsável pela saída do produto


da linha de produção até a entrega nas mãos do
consumidor final.

`` Gestão de compras: busca eficiência na obtenção de materiais, garantindo


quantidades corretas, entregas no prazo e preços vantajosos.

`` Gerenciamento de transporte: tem como objetivo a melhoria da qualidade


e produtividade em todo o processo de distribuição.

`` Gerenciamento de informações: sistema de informações que integra as


atividades logísticas.

A função logística busca contribuir para o sucesso no processo de gerenciamento


organizacional, tendo como principais objetivos a praticidade e a redução de custos.

16 06
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

5.3 FINANÇAS
Assim como os demais departamentos,
o departamento financeiro é um dos mais
importantes em uma organização, pois é ele
que administra o capital da empresa, seus
investimentos, seus riscos e também o seu
relacionamento com os investidores. Além
disso, o departamento financeiro também é
responsável por estar interligado às áreas mais
complexas, trabalhando diretamente com fatores como fluxo de caixa, taxa de
câmbio, divisas, alterações de taxas de juros, entre
Taxa de câmbio é o preço de uma
outras funções.
moeda estrangeira medido em
unidades ou frações (centavos)
As finanças, como função organizacional, representam
da moeda nacional.
um setor que executa um grande número de
Divisas são recursos financeiros
cálculos, exigindo de sua equipe bastante atenção
disponíveis.
e concentração, além da capacidade de raciocínio
lógico e habilidade com matemática, que são fatores importantes para os profissionais
dessa área.

Veremos, a seguir, as principais atividades desenvolvidas no departamento financeiro.

`` Controle bancário: tem como responsabilidade controlar todas as


movimentações bancárias da empresa, extratos, pagamentos, emissão de
cheques, tarifas cobradas, investimentos, empréstimos, entre outros,
sempre lembrando da importância do sigilo no tratamento das informações
da organização.
`` Planejamento financeiro: responsável
O fluxo de caixa é um instrumento de
por elaborar o fluxo de caixa, buscar alter-
gestão financeira utilizado para projetar
nativas de investimentos e financiamentos períodos futuros e entradas e saídas de
para a organização. Além disso, analisa recursos financeiros da organização,
indicando, inclusive, como estará o saldo
toda a estrutura de capital da empresa, ou
de caixa para o período projetado.
seja, a forma como a empresa se financia.
`` Contas a receber: controla todas as receitas (entradas de capital) geradas
pela empresa.
`` Contas a pagar: responsável por controlar os pagamentos realizados pela
empresa (por exemplo: fornecedores, colaboradores, impostos, entre outros).
`` Tesouraria: controla todo o dinheiro gerado, os gastos, as notas de gastos
que entram e saem da empresa. Exemplo: quando um funcionário utiliza
o carro da empresa para realizar um trabalho externo e precisa abastecer,
o valor utilizado no abastecimento gera uma nota, que deverá ser entregue
ao profissional da tesouraria para que seja lançado nos registros da empresa.

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UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

`` Auditoria: averigua as atividades realizadas pela empresa, avaliando os


registros de contabilidade ou de qualquer outra atividade que envolva
recursos financeiros da empresa, com a finalidade de evitar que fraudes
venham a ocorrer.
`` Faturamento: área que cuida da preparação e do envio das contas geradas
pelos demais setores ou departamentos.

O departamento financeiro de uma organização deve ser organizado de acordo com


os padrões de qualidade predeterminados por uma equipe específica da empresa
para o desenvolvimento do trabalho. Os profissionais que atuam nessa área precisam
priorizar a ética e inspirar confiança, demonstrando prezar pelo compromisso de
suas atividades, o que é fundamental para o bom andamento do setor.

5.4 MARKETING E VENDAS


A promoção de vendas é uma outra
função essencial de uma organização.
Embora seja importante que um
profissional formado em marketing
cuide desse setor, é fundamental para
um assistente administrativo saber
como ocorre seu funcionamento, pois,
eventualmente, poderá ser solicitado a
colaborar com alguma tarefa. Para que as
vendas ocorram da maneira mais produtiva possível, existe, dentro das organizações,
uma equipe responsável pelo marketing de seus produtos ou serviços.

Pode-se afirmar que o marketing é responsável por gerar demanda para que as
vendas possam gerar negócios. Uma boa equipe de marketing deve ser aquela que
é capaz de facilitar o trabalho do departamento de vendas, ou seja, faz com que
os produtos da empresa aparentem possuir qualidade suficiente, a ponto de não
exigir grandes esforços do vendedor. Esse trabalho objetiva vender os produtos da
empresa com o menor custo possível, gerando, assim, bons negócios à empresa.

Também é tarefa da equipe de marketing lidar com dados mercadológicos, com o


intuito de otimizar ações estratégicas que visem aumentar o interesse de clientes
potenciais sobre os produtos que a empresa oferece.

No mais, cabe à equipe de vendas oferecer a melhor qualidade em atendimento


e otimizar o processo de vendas. A qualidade no atendimento compreende a
capacidade que um produto ou serviço tem de satisfazer as expectativas do cliente,
enquanto o processo de vendas envolve o planejamento, a execução, as ações de
pós-venda e a fidelização do cliente. É o produto final do trabalho humano, feito
com responsabilidade, boa vontade, dedicação, educação e simpatia.

18 06
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

5.5 JURÍDICO
Na função organizacional jurídica, são tratados os
assuntos de caráter legal da empresa. Se a empresa
planeja dar um novo passo e precisa, por exemplo,
fazer a análise de uma viabilidade técnica, financeira,
ou mesmo verificar riscos à sua imagem, esse será o
departamento encarregado de verificar tais questões,
sempre zelando pelo sigilo das informações trocadas
entre colaboradores, fornecedores e clientes.

Da mesma forma, o departamento jurídico verifica se existem leis que interferem


na venda ou fabricação dos produtos e serviços fornecidos pela empresa, e também
se as atividades exercidas pelos funcionários podem ser classificadas como
insalubres.
As atividades insalubres são aquelas
que, por sua natureza, condições Diversos outros aspectos de caráter legal são
ou métodos de trabalho, expõem os também de responsabilidade da área jurídica.
colaboradores da empresa a agentes
De uma forma geral, pode-se dizer que essa área
nocivos à sua saúde.
é responsável por defender a empresa de possíveis
ações judiciais, assim como tentar que tais ações venham ocorrer, minimizando,
sempre que possível, os focos de risco para essa ameaça.

19 06
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

CONSIDERAÇÕES
No estudo da Aula 3, nossa intenção foi aprofundar seus conhecimentos acerca das
organizações e seus departamentos, como, por exemplo, o de gestão de pessoas,
de logística, financeiro, de marketing e vendas, e também o de gestão jurídica.

Um assistente administrativo deve estar integrado com todas as áreas citadas,


pois faz parte do seu papel conhecer e dar suporte a esses departamentos e
seus profissionais.

Entre as suas principais tarefas, estão o recebimento e encaminhamento de


solicitações diversas, sempre observando os processos inseridos no contexto da
tarefa. Ao conhecer melhor a forma de funcionamento dessas instituições, bem como
a área que elas abrangem, você poderá escolher a área que mais está adequada
ao seu perfil profissional.

Agora, você está convidado a participar


da Aula 4 desta Unidade Curricular.

20 06
UNIDADE CURRICULAR 1: Organizar e executar atividades de apoio aos processos da organização

REFERÊNCIAS
UNIDADE CURRICULAR 1

ACADEMIA.EDU. Resumo Teoria Clássica da Administração. Disponível em:


<http://www.academia.edu/6821117/RESUMO_TEORIA_NEOCLASSICA_DA_
ADMINISTRACAO>. Acesso em: 07 jul. 2015.

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