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Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición, el acta de constitución del proyecto es un
documento emitido por el iniciador o patrocinador (Sponsor) que autoriza formalmente la existencia de un proyecto,
confiriendo al gerente del proyecto (El Project Manager) la autoridad para asignar recursos de la organización a sus
actividades.
A continuación presentamos: Que es el acta de constitución del proyecto, que contiene y cuál es su importancia.
El acta de constitución de un proyecto documenta las necesidades del área de negocio (el cliente) que dieron origen a la
iniciativa, las premisas (supuestos), restricciones (de tiempo, presupuesto, etc.), los requisitos de alto nivel del cliente y los
requisitos de alto nivel del producto, servicio o resultado que el proyecto debe proporcionar.
Siguiendo con la definición del acta de proyecto en la guía del PMBOK 5ta edición, el acta de constitución establece la
relación de colaboración entre la organización solicitante del proyecto y la organización ejecutora.
Cuando el proyecto es contratado externo, generalmente se opta por un contrato formal para establecer este acuerdo, sin
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embargo, el acta de constitución del proyecto no es ese contrato. El establecimiento de un contrato con un ente externo
suele comenzar con la solicitud y presentación de una propuesta de servicios.
Asimismo, el acta de constitución de un proyecto se utiliza para establecer acuerdos internos en el seno de la organización
para asegurar la entrega adecuada de acuerdo al contrato.
Para aprobar con éxito los exámenes PMP o CAPM en tu primer intento, es
recomendable que tomes un curso de preparación. Es posible aprobar el examen
sin tomar un curso, sin embargo, el hacerlo te permitirá acelerar el aprendizaje.
La metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición establece algunos de los puntos de debe incluir el Acta de
constitución de un proyecto, como lo muestra la siguiente lámina:
Objetivos del proyecto y sus criterios de éxito (para que los objetivos sean medibles).
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Requisitos de aprobación del proyecto (Como se define el “éxito” del proyecto, quien decide si tiene éxito o no,
quien firma la aprobación).
Nombre y nivel de autoridad del patrocinador o de quienes autorizan el acta de constitución del proyecto.
El acta de proyecto se elabora a partir de las descripciones narrativas de los productos, servicios o resultados que debe
entregar el proyecto y el caso de negocio que sustenta la viabilidad y el retorno de inversión esperado, tomando en
cuenta los acuerdos internos y externos establecidos por la organización, sus normas y procedimientos internos y los
factores del entorno.
Para elaborarla, con frecuencia se hace uso del Juicio de expertos, en el cual distintas personalidades con conocimiento
aportan su información, incluyendo:
Entes externos como por ejemplo asociaciones profesionales, grupos de industria y expertos en la materia.
¿Buscas más información sobre cómo elaborar un acta de proyecto? Aquí te compartimos un artículo sobre este
tema:
Como lo establece la metodología PMI en la guía del PMBOK 5ta edición, los proyectos se inician como consecuencia de
las necesidades internas de la organización o empresa y también a raíz de influencias externas.
Con frecuencia, estas necesidades o influencia ameritan el análisis de las necesidades o estudio de viabilidad para
garantizar el uso adecuado de los recursos de la organización y el retorno de beneficios.
La elaboración del acta de constitución de un proyecto es muy utíl para confirmar que el nuevo proyecto está en alineación
con la planificación estratégica y otros trabajos en curso en la organización, asegurando que el proyecto retornará
beneficios que impulsaran el logro de objetivos organizacionales.
Además, el beneficio clave de desarrollar el acta de constitución de un proyecto siguiendo la metodología PMI y los
lineamientos de la guía del PMBOK 5ta edición, es registrar el proyecto formalmente en la organización, dar inicio al
proyecto, establecer claramente sus límites y establecer una forma directa una vía para obtener el compromiso y
aceptación formal del proyecto por parte de la dirección general.
¿Utilizas el acta de proyecto en los procedimientos de tu organización?, ¿Cuál es el contenido del acta de constitución del
proyecto en tu organización?, ¿Para qué utilizas el acta de constitución del proyecto?
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