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Educación a distancia.
La importancia de Access.
Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a
diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún
tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de
datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por
ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del
almacenamiento de datos.
Colectivamente nos permiten identificar un registro como único, es decir, en una tabla
podemos saber cuál es un registro en específico sólo con conocer la llave primaria.
Ejemplo el número de seguridad social, o la clave de única el registro de población,
permiten identificar a una persona en particular en una entidad de personas.
Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de
teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en
una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono
de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo,
en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número
de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base
de datos donde se utilice.
Elementos básicos de Access
Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel,
por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin
ellas sería imposible que funcionen correctamente. En Access, a cada columna se le
llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de
información que contienen.
La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una
forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.
Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente
al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.
Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una
pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples
como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas
complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado
tortas en el último mes.
Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no
podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.
Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que
aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.
Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer.
Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente
agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes
de tablas o consultas.
Ejemplos del uso de Access
Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden
ser las siguientes:
Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por
familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...)
derivados de la información almacenada y mantenida.
Bibliografía
Arévalo, L. (20 de Julio de 2016). ¿Porqué usar bases de datos? Recuperado el 21 de Abril de 2018,
de
https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/trabajar_con_bases_de_
datos/4.do