Instituto de ciencias y estudios superiores de Tamaulipas, A.

Educación a distancia.

La importancia de Access.

Genoveva Escandón Sifuentes

Gómez Palacio, Durango. A domingo 22 de Abril de 2018

 La importancia de Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los
sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser
usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de
lasuite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales
que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas
bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite
manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones
entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la
información.

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a
diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún
tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto. Una base de
datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y
almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca
puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y
textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al
desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las
bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, y por
ende se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del
almacenamiento de datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado DBMS,

que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y
estructurada. Las propiedades de estos DBMS, así como su utilización y administración,
se estudian dentro del ámbito de la informática.

Colectivamente nos permiten identificar un registro como único, es decir, en una tabla
podemos saber cuál es un registro en específico sólo con conocer la llave primaria.
Ejemplo el número de seguridad social, o la clave de única el registro de población,
permiten identificar a una persona en particular en una entidad de personas.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están
almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de
teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en
una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono
de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo,
en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número
de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base
de datos donde se utilice.
Elementos básicos de Access

1.- Las tablas

Access registra y organiza los datos en tablas similares a las que elaboramos en Excel,
por lo que son el corazón o núcleo de la información que existe en una base de datos; sin
ellas sería imposible que funcionen correctamente. En Access, a cada columna se le
llama campo. Los campos son una manera de organizar los datos por el tipo de
información que contienen.

2.- Los Formularios

Los formularios se emplean para ingresar, modificar y revisar la información de algún

registro. Muy probablemente hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como
cuando aplicas para un trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando
abres una cuenta de correo electrónico en internet.

La razón por la que los formularios se usan de manera tan frecuente es porque son una
forma sencilla de guiar a las personas en registrar su información correctamente.

Cuando ingresas información en Access usando un formulario, los datos van exactamente
al lugar de la base de datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

3.- Las Consultas

Son una manera de recopilar la información de una o varias tablas. Es como hacer una
pregunta específica a la base de datos. Sin embargo, no se usan para preguntas simples
como: cuál es la dirección de determinado cliente; las consultas resuelven preguntas
complejas como: cuáles son los correos electrónicos de los clientes que han comprado
tortas en el último mes.

Por lo tanto, una consulta bien diseñada es capaz de mostrarte información que no
podrías encontrar fácilmente en una tabla y que te evita buscar tabla por tabla.

Al crear una consulta, es necesario definir los criterios específicos de búsqueda para que
aparezca exactamente la información que necesitas en el momento.

4.- Los Reportes

Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un formato que es fácil de leer.
Incluso, puedes personalizar la apariencia de los reportes para que sean visualmente
agradables y así imprimirlos para una junta o reunión. En Access puedes crear reportes
de tablas o consultas.
Ejemplos del uso de Access

Organizar y separar en partes o fases, cuantos procesos o tareas reales de trabajo se

deseen trasladar a Access. Dichas partes o elementos se derivan de la actividad concreta
que se desempeña en la empresa. Qué gestiones se realizan normalmente bajo dicha
actividad: Se trata, de crear meditadamente (no a la ligera) una relación (un censo) de las
actividades o tareas que conforman la gestión a informatizar. Es preferible un buen
planteamiento desde el principio, que múltiples replanteamientos posteriores que, a
veces, tienen difícil solución.

Por ejemplo, y básicamente, para una gestión de almacén las FASES de trabajo pueden
ser las siguientes:

Mantenimiento de clientes (altas bajas consultas y modificaciones de clientes).

Mantenimiento de artículos o productos (altas bajas consultas y modificaciones de

artículos).

Mantenimiento de pedidos (altas bajas consultas y modificaciones de pedidos).

Si se desea controlar que vendedor o comercial realiza tal o tales ventas...

Mantenimiento de vendedores (altas bajas consultas y modificaciones de vendedores).

Informes de comisiones a vendedores. Niveles de ventas...

Si se trabaja con varias agencias de transporte y se desean controlar las expediciones de

mercancía...

Mantenimiento de agencias de transporte (altas bajas consultas y modificaciones de

agencias).

Si se desean controlar las compras a los proveedores de mercancía...

Mantenimiento de proveedores (altas bajas consultas y modificaciones de proveedores).

Elaboración de documentos (tales como facturas, albaranes...).

Creación de listados e informes diversos (tales como listados de artículos clasificados por
familias, listado de clientes por nivel de compras, listados de artículos bajo mínimos...)
derivados de la información almacenada y mantenida.
Bibliografía
Arévalo, L. (20 de Julio de 2016). ¿Porqué usar bases de datos? Recuperado el 21 de Abril de 2018,
de
https://www.gcfaprendelibre.org/tecnologia/curso/access_2010/trabajar_con_bases_de_
datos/4.do

Carrillo, J. (4 de Agosto de 2015). Importancia de Access. Recuperado el 21 de Abril de 2018, de

https://es.slideshare.net/Juancho7549/importancia-de-access

Monreal, A. (25 de Octubre de 2011). La importancia de Access. Recuperado el 21 de Abril de

2018, de http://access-laimportanciadeaccess.blogspot.mx