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DISEÑO PRELIMINAR
DEL PROYECTO DE INTEGRACION
DEL SISTEMA INFORMATICO DE
MANTENIMIENTO
GERENCIA EJECUTORA:
INDICE
Página
1 Introducción.-............................................................................................................................................04
2 Descripción del Problema y su magnitud.-.........................................................................................05
2.1. Definición del Problema.-.............................................................................................................05
2.2. Descripción del Problema informático.-.....................................................................................06
2.3. Mejoramiento de Normatividad.-...............................................................................................07
3 Objetivos del Proyecto.-..........................................................................................................................07
3.1. Objetivos Generales.-.....................................................................................................................07
3.2. Objetivos Específicos .-..................................................................................................................08
4 Base Legal del Proyecto.-........................................................................................................................08
5 Contexto Actual del Sistema.-................................................................................................................09
5.1. Descripción funcional del Sistema Actual.-...............................................................................12
5.2. Funciones Generales del Sistema Actual.-.................................................................................13
5.3. Descripción de Procesos del Sistema Actual.-...........................................................................13
5.3.1. Gestión de Información Técnica de Equipos.-.............................................................13
5.3.2. Programación del Mantenimiento de Equipos.-.........................................................15
5.3.3. Ejecución del Mantenimiento de Equipos.-.................................................................16
5.3.4. Actualización de Tablas complementarias del Sistema.-...........................................18
5.3.5. Soporte de Archivos.-......................................................................................................19
5.4. Diagrama Entidad - Relación del Sistema Actual.-...................................................................20
5.4.1. Gestión de Información Técnica de Equipos.-.............................................................20
5.4.2. Programación del Mantenimiento de Equipos.-.........................................................20
5.4.3. Ejecución del Mantenimiento de Equipos.-.................................................................21
5.5. Diseño de bases de datos del Sistema Actual.-..........................................................................22
5.6. Diagrama Cero del Sistema Actual.-...........................................................................................23
5.7. Diagrama de Flujo del Sistema Actual.-.....................................................................................24
5.8. Descripción de Archivos Físicos del Sistema Actual.-..............................................................25
5.8.1. Gestión de Información Técnica de Equipos.-.............................................................29
5.8.2. Programación del Mantenimiento de Equipos.-.........................................................32
5.8.3. Ejecución del Mantenimiento de Equipos.-.................................................................35
5.8.4. Actualización de Tablas complementarias del Sistema.-...........................................38
5.9. Diccionario de Listas de bases de datos.-...................................................................................38
5.10. Volumen de Información de las bases de datos.-......................................................................39
5.10.1. Cantidad de Registro de Bases de datos de tablas a nivel Nacional.-......................39
5.10.2. Cantidad de Registro de Bases de datos de movimiento a nivel Nacional.-..........39
6 Sistema Propuesto.-.................................................................................................................................41
6.1. Denominación del Proyecto.-.......................................................................................................41
6.2. Requerimientos del Proyecto.-.....................................................................................................41
6.2.1. Gestión de Equipos y Activos en general.-..................................................................41
6.2.2. Gestión del Mantenimiento de Equipos e Infraestructura.-......................................42
6.2.3. Gestión de Compras e inventario de materiales.-.......................................................42
6.2.4. Gestión de Análisis y reportes.-.....................................................................................42
6.3. Descripción de Procesos a considerar en el Proyecto.-.............................................................43
1. INTRODUCCIÓN
La Gerencia de Ingeniería Clínica y Hospitalaria (GICyH) como ente normativo y técnico a nivel
institucional en el ámbito de mantenimiento tiene la función principal de Planificar, Organizar,
Dirigir y Supervisar el Sistema de Mantenimiento del equipamiento biomédico,
electromecánico, de las instalaciones electromecánicas e Infraestructura de las Redes
Asistenciales de Essalud a nivel Nacional.
Dentro de los principios rectores de la Seguridad Social se busca que los pacientes asegurados
reciban una atención oportuna, eficaz y segura, en condiciones adecuadas, en ese sentido la
GICyH cumple un papel de gran importancia porque tiene la responsabilidad de asegurar la
oportuna atención de los pacientes asegurados, a través de un eficiente desempeño de la
operatividad de los equipos, instalaciones y de las condiciones de la infraestructura de los
Centros Asistenciales.
Desde el año 1998 las Areas de Mantenimiento de las Redes Asistenciales, vienen trabajando y
realizando el mantenimiento de los equipos e infraestructura a través del servicio contratado
externo de empresas de mantenimiento y con personal propio en cada Red. Las empresas
contratadas, se agrupan por cobertura de grupos de equipos y realizan los trabajos de
mantenimiento brindando el servicio de la Mano de Obra. Las empresas cubren la mayoría de
los equipos a nivel nacional, se encargan operativamente de registrar la información de los
trabajos de mantenimiento en el Software de Mantenimiento PCOMAN, siendo supervisados
por los ingenieros de los Centros Asistenciales y mensualmente como parte de sus funciones
deben entregar informes y reportes mensuales de las actividades realizadas desde el software.
Luego de consolidar la información de las bases de datos del PCOMAN los Jefes de
Mantenimiento de las Redes Asistenciales remiten la información mensualmente vía correo
electrónico o en CD a la GICyH para luego proceder a consolidar la información a nivel
Nacional de todas las Redes en la Sede Central.
Luego de la evaluación del software actual se determinó que una de las principales causas
de la falta de eficiencia y eficacia que se generan en la gestión del mantenimiento de
equipos e infraestructura, es la carencia de un adecuado sistema informático integrado que
responda a las modernas técnicas y estándares de gestión de Ingeniería Clínica y del
mantenimiento hospitalario. Esta carencia se debe a la falta de un sistema informático de
integrado en tiempo real con los procesos relacionados con la Gestión del Mantenimiento
llevado a cabo por las Redes Asistenciales de Essalud.
CAUSAS:
EFECTOS:
Conocimiento limitado del uso óptimo de los recursos de los equipos, repuestos,
herramientas, accesorios, personal, etc. en la Gestión del Mantenimiento.
asistencial, de tal forma que la Gestión del mantenimiento contribuya a una mejora
sustancial en la calidad de los servicios hospitalarios, en beneficio de los pacientes y
asegurados de Essalud.
3.2 OBJETIVO(S) ESPECÍFICO(S)
El Proyecto busca alcanzar en las en las Redes Asistenciales y en la GICyH con los
siguientes objetivos específicos:
4. BASE LEGAL
5. CONTEXTO ACTUAL
Las Redes Asistenciales vienen trabajando con el software monousuario PCOMAN, que ha sido
desarrollado en Foxpro 2.6 para Windows con manejo de tablas, en el software se registran la
información técnica de los equipos, instalaciones e infraestructura, así como el registro de las
Ordenes de Trabajos de Mantenimiento (OTM’s) generados por cada una de las Redes
Asistenciales. El software de mantenimiento se encuentra instalado a nivel Nacional en 118
COMPUTADORAS (PUNTOS) y viene siendo trabajado en las Areas de Mantenimiento con
los recursos de las empresas contratadas que realizan el mantenimiento y el registro de la
información de un total de 26,637 equipos hospitalario entre biomédicos y electromecánicos.
REGISTRO TERMODINAMICA
REGISTRO HEMODIALISIS
REGISTRO RADIODIAGNOSTICO
REGISTRO ASCENSORES
REGISTRO ESTERILIZACION
ANGAMOS CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
CAÑETE CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
ULDARICO ROCA CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DATOS
REGISTRO BIOMEDICOS
REGISTRO ELECTROMECANICOS
REGISTRO ELECTRICIDAD
ALMENARA REGISTRO TERMODINAMICA
REGISTRO RED DE AGUA Y DESAGUE
ALMENARA REGISTRO LABORATORIO 3,553 12
RADIODIAGNOSTICO, ESTERILIZACION,
REGISTRO ALTA TECNOLOGIA, ING. BIOMEDICA,
ASCENSORES
GRAU CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
VITARTE CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
AURELIO DIAZ CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
VOTO BERNALES CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DATOS
REGISTRO BIOMEDICOS
SABOGAL
REGISTRO ELECTROMECANICOS
SABOGAL 1,933 6
REGISTRO VARIOS TALLERES
G. LANATTA CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
MARINO MOLINA CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DATOS
CENTRO HEMODIALISIS
REGISTRO HEMODIALISIS 273 3
HEMODIALISIS
OLAVEGOYA REGISTRO EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
INCOR INCOR CONSULTA BIOMEDICOS 254 1
SGIC CONSULTA GERENCIA / SUB GERENCIA
G. INGENIERIA
SUPERVISION CONSULTA ING. SUPERVISORES 6
CLINICA
ADMINISTRACION ADMINISTRACION ANALISTA PROGRAMADOR
G. SEDE CENTRAL CONSULTA PRESTACIONES
130 2
PRESTACIONES STAE REGISTRO EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
G.
1
PLANIFICACION SEDE CENTRAL CONSULTA PLANIFICACION
TOTAL 10,143 48
REGISTRO BIOMEDICOS
REGISTRO ELECTROMECANICOS
CHOCOPE CONSULTA EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO
ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DATOS
REGISTRO BIOMEDICOS
CAYETANO
REGISTRO ELECTROMECANICOS
PIURA HEREDIA 1,301 6
REGISTRO TERMICOS
REGISTRO INFRAESTRUCTURA
JORGE REATEGUI REGISTRO HEMODIALISIS
ADMINISTRACION ADMINISTRACION DE DATOS
REGISTRO BIOMEDICOS
ANCASH CHIMBOTE 831 4
REGISTRO ELECTROMECANICOS
REGISTRO INFRAESTRUCTURA
CAJAMARCA CAJAMARCA ADM. Y REGISTRO EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO 335 1
AMAZONAS BAGUA GRANDE ADM. Y REGISTRO EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO 328 1
TUMBES TUMBES ADM. Y REGISTRO EQUIPAMIENTO HOSPITALARIO 263 1
TOTAL 6,664 24
RESPONSABLE DE LA GICyH:
PROCESOS UTILIZADOS:
PROCESOS UTILIZADOS:
PROCESOS UTILIZADOS:
Numeración de OTM’s.
Permite la numeración única de la OT por Red Asistencial, debe llevar un sufijo
que diferencie el año del trabajo realizado. La numeración empieza en 1 cada
nuevo año y aumenta en forma secuencial. La numeración es automática para las
OT programadas y para el caso de las imprevistas se establece la numeración en
rangos para no duplicar, por que no existe conexión de red entre los talleres de
mantenimiento.
Diagnóstico de Fallas.
Permite actualizar el diagnóstico de fallas de los equipos para las OTM’s
imprevistas, se debe registrar el estado del equipo y el tipo de falla encontrado en
el diagnóstico.
Conformidad de OTM’s.
Permite actualizar la fecha de conformidad del trabajo, con los datos del
responsable ejecutor de mantenimiento y el supervisor del Área de
Mantenimiento de EsSalud.
Cierre de OTM.
Permite cerrar el trabajo terminado con la finalidad que no pueda modificarse
luego de cerrado el trabajo. El proceso de cierre permite reprogramar cada una de
las actividades del trabajo para otra fecha de acuerdo a la frecuencia en días de
cada actividad.
PROCESOS UTILIZADOS:
PROCESOS UTILIZADOS:
Copia de Respaldo.
Permite crear una copia de seguridad de la información de bases de datos para
un determinado período o de todos los existentes.
Consolidación de Información.
Permite unir, juntar y actualizar información de bases de datos. Para ello la copia
debe realizarse desde una carpeta temporal y copiada a la carpeta sobre la que
corre el sistema.
Reindexación de archivos.
Permite reordenar los archivos indexados, por la posibilidad de encontrarse
dañados por corte de energía eléctrica.
SERVICIO
HOSPITALARIO
CONTRATOS Cobertura Retira BAJA
MANTENIMIENTO
EQUIPOS
Ubica
Contiene
Conforman
TALLER EJECUTOR
COMPONENTES
MANTENIMIENTO MANTENIMIENTO
EQUIPOS Administra
HISTORIA
Genera CRONOGRAMA
PROGRAMAS Almacena ANUAL
Planifica TRABAJOS DE
MANTENIMIENTO
ACTIVIDADES Planifica
MANTENIMIENTO Agrupa
Requiere RECURSO
PERSONAL
Reserva
CATALOGO Agrupa
GERENCIA DE INGENIERIA CLINICA Y HOSPITALARIA
MATERIAL
MATERIAL
20
DISEÑO PRELIMINAR DEL SISTEMA
GERENCIA DE ADMINISTRACION Y ORGANIZACION
Mantiene
EJECUTOR
MANTENIMIENTO
Emplean
EQUIPOS Contiene TRABAJOS DE
MEDICOS MANTENIMIENTO
Almacena
Contiene
Utilizan
ACTIVIDADES RECURSO
MANTENIMIENTO PERSONAL
Ejecutan
CCOSTOS FIC HA
Ccosto s Id fic ha
Dcosto s Org ano EJECUTOR
Hospita l
Cod_serv Codeje cuto
ORGANOS Codman Ejecutor
Codtal
Organo Codejecuto
Gerencia Codprov OTM
Codingr Descripcio MANOBRA
Idotm
Organo Id otm CHISTORI
Hospital Codper
LISTMAT Id fic ha Pers onal Idfic ha
Codtal Organo
HOSPITAL Idlis tmat Codejecuto Hospital
Codact Cod_serv Codman
Id hospital Codmat Ccostos Cod_serv
Organo PROGRAMA Material Codman PERSONAL
Gerencia Codingej
Codingr Idprograma Codingsu Codper
Idfic ha MAEREP Codejecutor
Organo Pers onal HISTORIA
Hospital Codmat
Material Idfic ha
Idotm
HISTPROG LISTACT LISTPER Fecha_emis
ACTIVID A REPUESTO
Id his tpro g Idlis tact Idlis tper
Codact Codact Codact Idotm Id otm
Fecha Activ id ad Tip er Codact Codmat
Activ idad Materia l
Recepción y
Recepciona
entrega de
Repuestos
Repuestos
Detecta Falla
Servicio del Hospital 4 Ejecutor de
de Equipo
Mantenimiento
Otm
Solicitud de
Otm Imprevista Recepciona Otm
Otm
Rechazada Imprevista
Imprevista
Equipo 1
Elabora
Programa de
No requiere Mantenim iento
Repuestos
Solicitud de Diagnóstico
Requiere Revisa
Repuestos de de Falla de
Repuestos Equipo
Consulta Otm Equipo
Otm
Stock de 3 2 Programada
Repuestos Otm Recibe
Generada
Verifica Equipo
Funcionam. con Otm
de Equipo Prepara
Otm Ejecución de
Ejecución
Ejecutada la Otm Generación de
de Otm
Programa
5 Mantenimiento
Envia Solicitud 12
6 8
Almacén
Verifica
Otm
Firma de Cierre
Envía Repuestos Conformidad de Otm
al Almacén
7
Area de
Patrimonio
Ingeniería y Recibe
Compra y Mantenimiento Equipo
Adjudicación
de Repuestos
10
Prepara
S/C
Genera
O/C
Recepción y
Solicitud
Recepciona Prueba de Equipo con
Logística S/C
de Compras
Equipo Puesta en Marcha
de Repuestos
Nuevo
9 11
Entrega
Equipo Nuevo
Recibe Solicitud
Registra Programa Compra de
Recibe y verifica Recepciona Otm y
Preventivo / Repuestos
Otm imprevista revisa Equipo
Correctivo de Otms
Detecta Falla
imprevista en
Equipo Diagnostica Falla
Genera Otms de Equipo Genera Orden
Programadas de Compra
(O/C)
RegistraApertura de
Recepciona
Otm en Sistema ¿Existe
Otm Repuestos Si
Stock? Envia
deAlmacén
Repuestos para
Almacén
Registra
Actividades, Costos Ejecuta Otms No
Recepciona y
de Mano Obra y Imprevista y/o
prueba equipo
Repuesto Programada
Ejecutados
¿Costo
Solicita Compra de
No Repuesto es
Repuestos (S/C)
Recepciona bajo?
Otm
Terminada
A
Sí
Recibe Solicitud
de Otm Correctiva
Recibe informe de Programada Adquisición por
¿Equipo (Over Hall) Caja Chica
No Continua Falla de
operativo?
Equipo Actualiza
Estado de
Equipo
Recepiona y
N Entrega
Sí Costo Otm es o Repuestos a
Mayor a equipo
Ejecutor
nuevo
Elabora Programa
Firma
Mantenimiento
conformidad
Sí Correctivo de
de Otm
Equipos
Recepciona,
Verifica, Chequea Actualiza y
Otm y Firma Cierra Otm
conformidad
Reporta
Informes
Mensuales de
Otms
Fin
ARCHIVO: EQUIPOS.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de Ficha Técnica de Equipos: Es el catálogo de Equipos Hospitalarios que
utiliza Essalud, es decir, son equipos biomédicos, electromecánicos. Los equipos
biomédicos sirven para realizar actividades de prevención, diagnóstico, tratamiento
y rehabilitación de pacientes. Los equipos electromecánicos brindan apoyo
complementario para el buen funcionamiento del servicio hospitalario. El archivo
permite distinguir si el equipo es estratégico.
ARCHIVO: UNIDADES.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de Componentes o Unidades de Equipos. Los componentes asociados al
equipo, son partes o forman parte de un equipo.
ARCHIVO: SERVICIO.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de Servicios hospitalarios, es el lugar donde se ubica a los equipos.
ARCHIVO: EQUIPOS.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro del Catálogo de Equipos hospitalarios (biomédicos, electromecánicos),
Instalaciones e Infraestructura, se agrupan de acuerdo al tipo de equipo o por
familias.
ARCHIVO: TALLER.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de los talleres de mantenimiento. Taller de Mantenimiento es la sede o lugar
en donde se ubican los que realizan el mantenimiento hospitalario.
ARCHIVO: EJECUTOR.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de los Ejecutores del Mantenimiento. El Ejecutor de Mantenimiento es la(s)
persona(s) encargada de realizar el mantenimiento, puede ser contratado residente,
contratado externo temporal y personal propio.
ARCHIVO: CONTRATOS.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los Contratos de Mantenimiento. Se registran algunos datos de los
contratos que realizan las Redes Asistenciales con las Empresas Especializadas en
Mantenimiento.
ARCHIVO: BAJA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los Contratos de Mantenimiento. Información de Bajas de Equipos.
Equipos dados de baja de los servicios hospitalarios, con la información de
calificación técnica de baja del equipo.
ARCHIVO: PROGRAMA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los programas de mantenimiento de los equipos. Se registran la
información de la fecha y los costos del mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: LISTACT.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de las actividades de mantenimiento de los equipos. Se registran el tipo
de mantenimiento y la frecuencia que toma realizar cada una de las actividades.
ARCHIVO: LISTMAT.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los materiales, accesorios, repuestos, insumos utilizados en el
mantenimiento programado de los equipos.
ARCHIVO: LISTPER.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento del personal técnico que ejecuta los trabajos del mantenimiento
programado de los equipos.
ARCHIVO: HISTPROG.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento histórico de las actividades y trabajos de mantenimiento con las fechas
programadas y reprogramadas de los equipos.
ARCHIVO: CRONOGRAMA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de las actividades y trabajos de mantenimiento con las fechas
programadas y reprogramadas de los equipos para un determinado año.
ARCHIVO: OTM.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de las Ordenes de Trabajos de Mantenimiento que se aperturan y se
ejecutan para los equipos.
ARCHIVO: ACTIVIDA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de las Actividades ejecutadas en el mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: REPUESTO.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los materiales, repuestos, accesorios, insumos, etc. empleados en el
mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: MANOBRA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento de los trabajos realizados con los datos del personal técnico que realiza
el mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: CHISTORI.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento histórico de los trabajos realizados en el mantenimiento de los equipos.
Es un archivo que guarda la cabecera de los documentos.
ARCHIVO: HISTORIA.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Movimiento histórico de los trabajos realizados en el mantenimiento de los equipos.
Es un archivo que guarda el detalle de los documentos.
ARCHIVO: ORGANOS.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de las Redes Asistenciales que contienen a los equipos.
ARCHIVO: HOSPITAL.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de las Unidades Prestadoras, Centros Asistenciales, Centros y Postas
Médicas, Hospitales que cuentan con los equipos.
ARCHIVO: CCOSTOS.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro del catalogo de los centros de costos de las Unidades Prestadoras.
ARCHIVO: PERSONAL.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro del personal que realiza el mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: MAEREP.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro del catálogo de materiales, accesorios e insumos que se utilizan en el
mantenimiento de los equipos.
ARCHIVO: PROVEE.DBF
BREVE DESCRIPCIÓN DEL ARCHIVO:
Maestro de los proveedores relacionados con el mantenimiento de los equipos.
Items Mbytes
Archivos de Movimiento Promed. Acumulado Promed. Acumulado
Mensual Actual Mensual Actual
Bajas de Equipos 47 2249 0.11 5.15
Registros de Otms 10,776 756,360 7.27 510
Actividades 43,102 3’184,552 9.57 707
Mano de Obra 12,930 912,978 2.69 190
Materiales y Repuestos 20,473 1’451,510 7.48 530
Historia de OT de Equipos 9,698 696,225 6.6 474
Total Aproximado 97,026 7’003,874 33.47 2,416
6. SISTEMA PROPUESTO
Nuestra institución requiere de una solución total para la Gestión integral del
mantenimiento de los Equipos, Instalaciones, Infraestructura y de sus diferentes activos que
cuenta; para ello se requiere administrar una base de datos corporativa, con la capacidad
total de control y seguimiento de la información.
Gestionar los equipos y activos de capital, con los recursos de mano de obra, con
gráficos, reportes y tablas customizables (adaptarlos o adecuarlos a las
necesidades).
El usuario registra los datos del equipo que presenta la falla, indicando la
descripción del problema.
9. Si no existe el repuesto y/o material, y el costo puede ser adquirido mediante Caja
Chica del Área de Mantenimiento, se procede a adquirir los repuestos y/o
materiales, adjuntando las facturas de las respectivas compras.
15. Para recoger los repuestos y/o materiales deberá presentarse la PECOSA (Pedido
de Conformidad de Salida de Almacén). El Área de Mantenimiento entrega una
copia de la PECOSA al Almacén y recibe los repuestos y/o materiales, luego éstos
son entregados a los Técnicos de Mantenimiento para ejecutar los trabajos.
16. En el caso que los repuestos y/o materiales no cumplan las características técnicas
del SARM o que se encuentren en mal estado, no deberán ser recibidos por el
Personal del Área de Mantenimiento.
18. Para los repuestos cuyo costo supere a ½ UIT y además cuenten con número de
serie, éste número deberá ser registrados en el SAIM.
19. Se deberá verificar y validar que el número de serie no exista en la base de datos
de repuestos dados de baja.
20. Una vez aprovisionado el repuesto y/o material, además de la asignación del
personal disponible de Mantenimiento se procede a intervenir el equipo.
27. Las pruebas del equipo se realizarán en presencia del personal asistencial de los
Servicios Hospitalarios y del responsable del Área de Mantenimiento.
33. Las OTM al cerrar guarda un registro histórico para cada equipo.
37. Generar los reportes de reposición de equipos por bajo rendimiento en el gasto de
mantenimiento.
39. Si el equipo no puede ser corregido porque requieres repuestos que están fuera del
mercado dada la discontinuidad de fabricación, se procederá a preparar una ficha
de evaluación de baja del equipo.
40. Si el costo del mantenimiento del equipo es muy alto, pero el equipo es el único
que cuenta el Servicio Hospitalario, se procederá a realizar el mantenimiento y a
preparar una ficha de evaluación para la reposición de equipos.
41. Si el costo del mantenimiento del equipo es muy alto, pero se cuenta con varios
equipos en el Servicio Hospitalario, se procederá a cerrar la SSM y preparar una
ficha de evaluación para la reposición, desplazamiento o baja del equipo.
Se necesita contar con una base de datos que soporte gran flujo de trabajo con un volumen
alto de transacciones y que sea manejada por un software que nos brinde una solución de la
Gestión de Mantenimiento combinada con soluciones bajo la arquitectura cliente/servidor y
bajo la arquitectura Web (intranet, internet y extranet).
Conectividad total que permita ejecución del software sobre redes WAN
(remoto), LAN (local) y sobre Internet.
El proyecto debe cubrir la aplicación informática de Gestión del Sistema Integral del
Mantenimiento de Equipos e Infraestructura en las Areas de Mantenimiento, Talleres
de Mantenimiento, Centros Asistenciales, Redes Asistenciales y Sede Central
( Gerencia de Ingeniería Clínica y Hospitalaria, Gerencia de Planificación y Gerencia
de Prestaciones).
Para estimar el número de licencias necesarias para los usuarios finales del Sistema
de Mantenimiento, se ha considerado escoger prioritariamente el nivel del Centro
Asistencial o Unidad Prestadora, teniendo en cuenta por orden de importancia de un
nivel superior a un inferior y que la Red cuente con Ingeniero de Mantenimiento.
Los niveles de los Centros Asistenciales por orden de importancia son: Hospital
Nacional, Hospital de Nivel IV, III, II y I.
Total 116
CANTIDAD DE LICENCIAS DE USUARIO REQUERIDAS
El contratista del servicio deberá realizar la primera exposición visual sobre los
alcances que tendrá el software terminado preliminar, en los ambientes de la
GICyH.
Servicio de consulta
El código SQL generado por el programa puede editarse para que usuarios
experimentados de SQL puedan modificar la consulta.
Impresión de Reportes.
TALLER 1
INTERNET
TALLER 2
TALLER 3
SERVIDOR
REMOTO
DE DATOS
TALLER 4
TALLER n
Para que el proyecto sea viable se ha considerado evaluar los beneficios que logrará Essalud con
la implementación de un Sistema informático integrado para la Gestión del Mantenimiento de
Equipos e Infraestructura, en tal sentido la mejora de la productividad de los servicios y un
mejor control de calidad de la gestión de los equipos hospitalarios redundará en una mejor
atención a los pacientes y asegurados de nuestra institución. Para tal efecto se consideran los
siguientes beneficios que podemos alcanzar con la consecución del proyecto:
Disponer de una base actualizada de las fallas correctivas de los equipos hospitalarios
de Essalud en tiempo real.
De acuerdo a los índices generados por nuestra Gerencia en el 2006, se estimó que
existe un 42.5% de equipos fuera de su vida util, que registra obsolescencia por
antiguedad y que deberían ser reemplazados, los equipos obsoletos provocan
grandes pérdidas en gastos, por los costos altos en mantenimiento que requieren
para ser reparados y tambien porque indirectamente genera la paralización de los
servicios hospitalarios por las fallas de los equipos, cuando no existe equipos
sustitutos que puedan continuar el desenvolvimiento del servicio médico.
Envío de pacientes a otro centro asistencial: Existen casos que los pacientes
internados son derivados a otro centro asistencial, para realizar exámenes
complementarios, aumentando el costo de transporte de la ambulancia y el
costo del exámen como costo adicional.
Pacientes que se quedan una noche adicional: Cuando el equipo está fuera de
operatividad, será necesario que el paciente se quede un día extra, lo cual
genera gastos adicionales, pudiendo incluso ocupar la cama y servicios de otro
paciente en espera.
Horas Extras: Existen casos donde se requiere pagar costos extras a los
operadores y personas que trabajan con los equipos, para atender a pacientes
reprogramados.
Repercute en la calidad del servicio: Los médicos que utilizan los equipos
quedan inconformes cuando sus pacientes reclaman los atrasos y tiempos de
espera. La percepción de la calidad de la atención de los servicios se ve
afectada.
Quiebra del Flujo normal: El tiempo que el equipo está parado genera una
quiebra del flujo normal de los servicios, creando una frustración y una
dificultad extra para los médicos.
Otro de los recursos que no se destina en forma racional son los materiales y
repuestos que se utilizan en el mantenimiento de los equipos, a veces el costo de
los inventarios superan a los requeridos y en otros casos son menores, esto se debe
cuando no se dispone de información real y oportuna, que permita controlar los
stocks mínimos y máximos que debe existir por cada repuesto o material, para el
caso de la gestión del mantenimiento se busca mejorar e incrementar la gestión del
requerimiento planificados de los repuestos y materiales, dado que actualmente el
proceso de la programación de materiales no esta integrada con el Área de
Mantenimiento.
Beneficio cuantificado:
Los resultados de una correcta implementación de un sistema de mantenimiento
pueden generar:
10 a 20 % de reducción gastos de mantenimiento general
10 a 30 % de reducción en costo de inventario de partes
15 a 30 % de mejora en la confiabilidad del equipo
10 a 25 % de reducción de mantenimiento de emergencia
10 a 25 % de mejora en la capacidad
30 a 60 % de ROI (Retorno sobre la inversión)
10 a 30 % de Ahorro del Presupuesto Anual de Mantenimiento
Para evaluar las pérdidas en tiempo y en dinero que afecta a los ingresos en la
productividad de la Gestión de Salud, que tiene como causa a la paralización
imprevista de las maquinas de hemodiálisis, hemos tomado como referencia las
siguientes fuentes:
Sesiones de Hemodiálisis
Nuestra institución presenta actualmente tratamientos de alto costo, entre los que podemos
considerar: los tratamientos virales para VIH-SIDA, los tratamiento de hemofilia, las
sesiones de hemodiálisis y la quimioterapia, los mismos que generan un alto costo por el
valor de los insumos, repuestos, tecnología, etc. que requiere el tratamiento.
Los tratamientos de hemodiálisis se realizan a través de sesiones que duran 3 horas con 30
minutos, donde cada asegurado o paciente requiere un total de 144 sesiones al año. El
número de sesiones de hemodiálisis totales en el año 2,005 fueron de 603,520, siendo su
tasa de crecimiento anual aproximado de 11%.
Paralización de Equipos
A nivel Nacional se tiene registrado un total de 378 Máquinas de Hemodiálisis, que
representa el 1.5% de todo el equipamiento hospitalario (26,637 equipos).
Debemos considerar que las máquinas de hemodiálisis trabajan las 24 horas del día, al
realizar el trabajo de mantenimiento correctivo se utiliza un tiempo que impide la
disponibilidad del equipo y por lo tanto genera una paralización del servicio, mientras se
realiza la reparación, ajuste, calibración o corrección la máquina se encuentra inoperativa y
existe un tiempo que el equipo deja de estar en funcionamiento, el tiempo de para del
equipo se calcula de la hora de inicio y fin del trabajo que es registrado en las OTM’s
imprevistas.
Se podría disminuir las paradas de las máquinas a un promedio de 25 horas anuales (50%
de lo actual), lo cual permitiría ahorrar anualmente el monto de S/. 154,224 soles.
Reporte por fechas (diario, semanal, mensual) del Programa de Mantenimiento de tipo:
Preventivo, Correctivo, Predictivo agrupados por: Familia de Equipos, Servicio,
Equipamiento, Empresa Residente, Unidad Prestadora, Red Asistencial, Zonas de
Supervisión y a nivel nacional.
Distribución de OTM's vs. Horas del Personal (semanal, mensual) detallado por:
Personal de Mantenimiento (empresa u Unidad Prestadora), Equipo, Familia de
Equipos, Empresa Residente, Red Asistencial, Zonas de Supervisión y a nivel nacional.
Reporte Histórico de Equipos según: Equipo, Fecha (diario, semanal, mensual), Familia
de Equipos, Servicio, Empresa Residente, Unidad Prestadora, Red Asistencial, Zonas
de Supervisión y a nivel nacional.
8. CONCLUSIONES
Para alcanzar la consecución exitosa del proyecto es necesario contar con el respaldo
amplio de la Alta Dirección, de la Gerencia de Planificación, de la Gerencia de Informática
para darle viabilidad al proyecto informático.
Es necesario que la conceptualización del proyecto este plenamente identificado con los
objetivos estratégicos y metas de la Gerencia.
Es muy importante contar con una total participación de las diversas entidades
comprometidas y/o relacionadas con el funcionamiento de los sistemas, tanto a nivel de los
Centros Asistenciales y Redes Asistenciales.
Debemos precisar que si bien el Proyecto del Sistema Integrado de Mantenimiento puede
generar una inversión no menor US$ 500,000, nos brindará beneficios que ayudará a
mejorar el ahorro en el Mantenimiento Correctivo, Preventivo y Predictivo. El retorno de la
inversión se verá plasmado, cuando el ahorro en el mantenimiento sea el más óptimo. Este
ahorro puede alcanzarse en un lapso de dos a tres años, los cuales pueden justificar la
implementaciòn del proyecto. Por ello no debemos escatimar esfuerzos y medios a fin de
conseguir una herramienta importante para la Gestión de Mantenimiento.