MANAJEMEN PERSEDIAAN

(Invetory Management)

A. MANAJEMEN PERSEDIAAN TRADISIONAL

Berbagai perusahaan menyadari pentingnya mengelola tingkat persediaan untuk
memperolehh keunggulan kompetitif jangka panjang. Kualitas, rekayasa produk, harga, lembur,
kapasitas berlebih, kemampuan untuk merespons pelanggan (kinerja tepat waktu), waktu tunggu
(lead time), dan profitabilitas keseluruhan adalah hal-hal yang dipengaruhi oleh tingkat
persediaan.
1. Biaya Persediaan
Jika persediaan merupakan bahan baku atau barang yang dibeli dari sumber luar, maka biaya
yang terkait dengan persediaan tersebut disebut biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Jika
bahan baku atau barang diproduksi secara internal, maka biayanya disebut biaya persiapan dan
biaya penyimpanan.
Biaya pemesanan (ordering cost)
Biaya pemesanan adalah biaya – biaya untuk menempatkan dan menerima pesanan. Contoh –
contohnya mencakup biaya pemrosesan pesanan.
Biaya persiapan atau penyetelan (setup cost)
Biaya persiapan atau penyetelan adalah biaya – biaya untuk menyiapkan peralatan dan fasilitas
sehingga dapat digunakan untuk memproduksi produk atau komponen tertentu. Contohnya
adalah upah pekerja bagian produksi yang tidak terpakai, biaya fasilitas produksi yang tidak
terpakai (penghasilan yang hilang), dan biaya uji coba produksi (tenaga kerja, bahan baku, dan
overhead)
Biaya penyimpanan (carrying cost)
Biaya penyimpanan adalah biaya – biaya untuk menyimpan persediaan. Contohnya adalah
asuransi, pajak, persedian, keusangan, biaya peluang dari dana yang terkait dalam persediaan,
biaya penanganan, dan ruang penyimpanan persediaan.
Jika permintaan tidak diketahui dengan pasti, maka akan timbul kategori ketiga dari biaya
pesediaan yang disebut biaya habisnya persediaan. Biaya habisnya persediaan (stockout cost)
adalah biaya – biaya yang terjadi karena tidak dapat menyediakan produk ketika diminta
pelanggan. Contohnya adalah penjualan yang hilang (baik saat ini maupun masa depan), biaya
ekspedisi (meningkatkan beban transportasi, lembur, dan lain – lain), serta biaya akibat produksi
yang terganggu.
Jenis-jenis Manajemen Persediaan

1
 Freddy Rangkuti dalam bukunya “Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis”
(2002;8&15) menjelaskan jenis-jenis Persediaan terdiri dari 2 karakteristik :

Jenis-jenis Persediaan menurut Fungsi antara lain :

a. Batch Stock, persediaan yang didakan karena membeli atau membuat bahan-bahan atau
barang-barang dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang dibutuhkan saat itu.
b. Fluctuation Stock, persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan
konsumen yang tidak dapat diramalkan.
c. Anticipation Stock, persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang
dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk
menghadapi penggunaan atau penjualan atau permintaan yang meningkat.

Jenis-jenis Persediaan menurut Jenis dan Posisi Barang antara lain :

a. Persediaan Bahan Mentah (Raw Material), yaitu persediaan barang-barang berwujud mentah.
b. Persediaan Komponen-Komponen Rakitan (Purchased Parts/Components), yaitu persediaan
barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain, di
mana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk.
c. Persediaan Bahan Pembantu Atau Penolong (Supplies), yaitu persediaan barang-barang yang
diperlukan dalam proses produksi, tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.
d. Persediaan Barang Dalam Proses (Work In Process), yaitu persediaan barang-barang yang
merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi.
e. Persediaan Barang Jadi (Finished Goods), yaitu persediaan barang-barang yang telah selesai
diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim kepada pelanggan.
2. Alasan Tradisional untuk Memiliki Persediaan
Memaksimalkan laba mensyaratkan perlunya meminimalkan biaya yang berkaitan dengan
persediaan. Meminimalkan biaya penyimpanan mendorong jumlah persediaan yang sedikit atau
bahkan tidak ada. Sementara itu, meminimalkan biaya pemesanan atau biaya persiapan
mmendorong jumlah persediaan yang besar. Kebutuhan untuk menyeimbangkan dua kelompok
biaya tersebut agar total biaya penyimpanan dan pemesanan dapat diminimalkan adalah salah
satu alas an perusahaan memilih untuk menyimpan persediaan. Masalah ketidakpastian
permintaanadalah alas an utama keduauntuk memiliki persediaan.
Alasan tradisional untuk menyimpan persediaan adalah
1. Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dengan biaya penyimpanan
2. Untuk memenuhi permintaan pelanggan (contohnya, memenuhi tanggal pengiriman)
2
3. Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :
a. Kerusakan mesin
b. Kerusakan komponen
c. Tidak tersedianya komponen
d. Pengiriman komponen yang terlambat
4. Untuk menyangga proses produksi yang tidak dapat diandalkan
5. Untuk memanfaatkan diskon
6. Untuk menghindari kenaikan harga di masa depan

Kuantitas Pesanan Ekonomis (Economic Order Quantity): Model Persediaan Tradisional

Kuantitas Pesanan dan Total Biaya Pemesanan dan Penyimpanan
Dalam menentukan kuantitas pesanan atau ukuran lot produksi, manajer hanya perlu
memperhatikan biaya pemesanan (atau persiapan) dan penyimpanan. Total biaya pemesanan
(atau persiapan) dan penyimpanan dapat digambarkan melalui persamaan berikut
TC = PD/Q + CQ/2
= Biaya pemesanan + Biaya penyimpanan
Dimana :
Tc = total biaya pemesanan (atau persiapan) dan biaya penyimpanan,
P = biaya menempatkan pesanan dan penerimaan pesanan (atau biaya persiapan
pelaksanaan produksi)
D = jumlah permintaan tahunan yang diketahui
Q = jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan (atau ukuran lot
produksi)
C = biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun

Biaya pengimpanan persediaan dapat dihitung untuk setiap organisasi yang memiliki
persediaan, termasuk perusahan eceran, jasa, manufacture. Tentu saja model biaya persediaan
yang menggunakan biaya biaya persiapan dan ukuran lot sebagai input hanya berlaku untuk
perusahaan yang memproduksi sendiri persediaannya (komponen atau barang jadi). Model EOQ
adalah sebuah contoh sistem persediaan yang didorong (push inventory system). Dalam sistem
yang didorong ini, perolehan persediaan diawali dengan antisipasi permintaan di masa
mendatang – bukan reaksi terhadap permintaan saat ini.

Menghitung Pesanan Ekonomis atau EOQ

3
 Q = EOQ = √2𝑃𝐷/𝐶

Dimana :
Q : jumlah unit yang dipesan setiap kali pesanan dilakukan/ukuran lot produksi
P : biaya menempatkan pesanan dan penerimaan pesanan/biaya persiapan pelaksanaan
produksi
D : jumlah permintaan tahunan yang diketahui
C : biaya penyimpanan satu unit persediaan selama satu tahun

Titik Pemesanan Kembali (Reorder Point)

Titik waktu dimana sebuah pesanan baru harus dilakukan (atau persiapan dimulai)
Sedangkan Waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan untuk menerima kuantitas pesanan
ekonomis setelah pesanan dilakukan atau persiapan di mulai
Dengan rumus :

ROP = Tingkat penggunaan x Waktu tunggu

Ketidakpastian Permintaan Dan Titik Pesanan Kembali

Jika permintaan atas komponen atau produk tidak diketahui dengan pasti, maka
persediaan mungkin habis, untuk menghindari hal tersebut, organisasi sering memilih untuk
menyimpan persediaan pengaman. Persediaan Pengaman atau safety stock adalah persediaan
ekstra yang disimpan sebagai jaminan atas fluktuasi permintaan. Dihitung dengan melalui
perkalian waktu tunggu dengan selisih antara tingkat penggunaan maksimal dan tingkat rata-rata
penggunaan, dengan keberadaan persediaan pengaman, ROP kembali dihitung sbb :

ROP =dan
EOQ (tingkat rata-rata penggunaan
Manajemen Persediaanx waktu tunggu) + pesediaan pengaman

Pendekatan tradisional untuk mengelola persediaan telah dikenal sebagai sistem just-in-
case. Rumah sakit memerlukan persediaan obat resep, obat-obatan, dan perlengkapan penting
lainnya sepanjang waktu untuk menangani situasi darurat. Mengandalkan sistem just-in-time
bagi suatu obat yang penting untuk mengatasi serangan jantung sangatlah tidak tepat.
Dengan demikian, model EOQ sangat berguna dalam mengidentifikasi pertukaran
optimal antara biaya penyimpanan persediaan dan biaya persiapan. Model EOQ juga berguna

4
untuk mengatasi masalah yang berkaitan dengan ketidakpastian melalui penggunaan persediaan
pengaman.
B. ManajemenPersediaan JIT
1. Manufaktur JIT
Manufaktur JIT adalah suatu sistem berdasarkan tarikan permintaan yang membutuhkan
barang untuk ditarik melalui sistem oleh permintaan yang ada. Selanjutnya sebagai
pelengkap atas dan bagian dari sistem JIT keseluruhan adalah konsep pembelian JIT (JIT
Purchasing) yaitu sistem pembelian yang mensyaratkan pemasok untuk mengirimkan suku
cadang dan bahan baku tepat pada waktunya untuk berproduksi.
Sistem JIT mempunyai dua tujuan stratejik yaitu: meningkatkan keuntungan dan
meningkatkan posisi kompetitif perusahaan. Hal ini dapat dicapai dengan mengatur biaya,
meningkatkan performa pengiriman, dan meningkatkan kualitas. Sistem JIT memberikan
effisiensi biaya dan sekaligus fleksibilitas untuk merespon keinginan customer untuk produk
yang lebih baik dan lebih beragam.
2. Karakteristik Dasar JIT
a. Tata letak pabrik
Dalam sistem tradisional, suatu produk diproses dari berbagai proses yang berbeda. Suatu
proses tertentu dilakukan oleh mesin-mesin sejenis yang didesain untuk melakukan proses
tertentu yang diletakkan pada suatu lokasi yang sama. Setelah selesai dari bagian/pabrik
tertentu, produk dikirim kebagian/pabrik lain untuk dilakukan proses lainnya sampai
menjadi barang akhir. Tata letak pabrik dalam sistem tradisional adalah terpecah menjadi
banyak, dimana suatu pabrik hanya untuk memproses satu kegiatan/operasi saja.
Namun tata letak pada sistem JIT berbeda, pada sistem JIT menggunakan sel manufaktur
(manufacturing cell) yang terdiri dari mesin-mesin yang dikelompokkan dalam kumpulan
yang biasanya berbentuk setengah lingkaran. Mesin-mesin ini diatur sedemikian rupa
sehingga dapat melakukan berbagai operasi secara berurutan dalam satu sel tersebut. Suatu
sel manufaktur dirancang untuk dapat memproduksi suatu produk mulai awal sampai akhir
proses.
b. Pengelompokan dan pemberdayaan karyawan
Akibat tata letak mesin/pabrik dalam sistem tradisional yang meletakkan mesin-mesin
sejenis untuk melakukan suatu proses tertentu dalam satu tempat yang sama, maka pekerja
menjadi ahli (specialist) dalam suatu proses terten tusaja. Hal ini berbeda dalam JIT yang
menggunakan sel manufaktur, suatu sel dipandang sebagai pabrik mini yang melakukan
berbagai proses dalam suatu produksi. Dalam suatu sel terdapat berbagai mesin dan

5
produksi berbeda, maka pekerjanya pun dituntut untuk dapat bekerja menangani berbagai
proses dan mesin yang beragam tersebut, hal ini menyebabkan pekerja dalam JIT dituntut
untuk multiskill.
c. Total Quality Control
Pada intinya TQC adalah suatu pengerjaan tanpa henti untuk suatu hasil yang sempurna,
usaha untuk mendapatkan suatu desain produk, dan proses manufaktur tanpa cacat.
d. Ketertelusuran biaya overhead
Dalam pembebanan biaya kepada suatu produk terdapat tiga metode, yaitu penelusuran
langsung, penelusuran penggerak, danalokasi. Dalam sistem JIT, banyak biaya overhead
yang umumnya dibebankan pada produk melalui penelusuran penggerak dana lokasi,
pembebanannya berubah menjadi dibebankan secara penelusuran langsung. Perubahannya
dapat dilihat pada table berikut:
Biaya Manufaktur Lingkungan Lingkungan JIT
Tradisional
Tenaga kerja Penelusuran langsung Penelusuran langsung
langsung
Bahan baku langsung Penelusuran langsusng Penelusuran langsung
Penanganan bahan Penelusuran penggerak Penelusuran langsung
baku
Perbaikan dan Penelusuran penggerak Penelusuran langsung
pemeliharaan
Energi Penelusuran penggerak Penelusuran langsung
Suplai operasional Penelusuran penggerak Penelusuran langsung
Supervisi Alokasi Penelusuran langsung
(departemen)
Asuransi dan pajak Alokasi Alokasi
Depresiasi pabrik Alokasi Alokasi
Depresiasi peralatan Penelusuran penggerak Penelusuran langsung
Pelayanan bea cukai Alokasi Penelusuran langsung
Pelayanan kafetaria Penelusuran penggerak Penelusuran
penggerak

e. Pengaruh Persediaan

6
 Menurut pandangan JIT, penggunaan persediaan adalah suatu pemborosan, dan
sesuatu yang langsung berhubungan dengan kemampuan perusahaan untuk bersaing.
Persediaan yang banyak menandakan eksistensi masalah yang harus dipecahkan dan
sering berarti kualitas rendah, waktu tunggu yang panjang, dan kinerja jatuh tempo yang
rendah. Manajemen persediaan JIT menawarkan beberapa penyelesaian alternatif yang
tidak membutuhkan banyak persediaan. Perbedaan utama antara lingkungan manufaktur
JIT dan lingkungan manufaktur tradisional adalah :

JIT
1. Sistem Tarik
2. Persediaan tidak signifikan
3. Pemasok kecil
4. Kontrak pemasok jangka panjang
5. Struktur selular
6. Tenaga kerja berkeahlian ganda
7. Pelayanan terdesentralisasi
8. Keterlibatan karyawan tinggi
9. Gaya manajemen memfasilitasi
10. Pengendalian kualitas total
11. Dominasi penelusuran langsung
(perhitungan biaya produk)
Tradisional
1. Sistem Dorong
2. Persediaan signifikan
3. Pemasok besar
4. Kontrak pemasok jangka pendek
5. Struktur departemental
6. Tenaga kerja terspesialisasi
7. Pelayanan tersentralisasi
8. Keterlibatan karyawan rendah
9. Gaya manajemen mengawasi
10. Tingkat kualitas yang dapat diterima
11. Dominasi penelusuran penggerak
(perhitungan biaya produk)

Untuk menguji perbedaan tersebut digunakan teknik-teknik seperti dibawah ini

a. Biaya Persiapan dan Penyimpanan : Pendekatan JIT

JIT merupakan pendekatan untuk meminimalkan biaya total penyimpanan dan biaya
persiapan yag konsepnya sangat berbeda dengan pendekatan tradisional. Jika pedekatan
tradisional mengakui keberadaan biaya persiapan, JIT justru mencoba tidak menerima
biaya persiapan, dan menekan biaya-biaya ini sampai nol.
b. Kontrak Jangka Panjang, Pengisian Kembali yang Berkelanjutan, Pertukaran Data
Elektronik dan JIT II.
Dengan pengisian kembali berkelanjutan, pembuat barang mengambil alih fungsi
manajemen persediaan pengecer. Pembuat barang memberitahu pengecer kapan dan
berapa banyak persediaan yang harus dipesan kembali.Pertukaran data elektronik adalah

7
 suatu bentuk awal dari perdagangan elektronik yang pada intinya adalah suatu metode
terotomatisasi dari pengiriman informasi dari komputer ke komputer.Pengaturan bersama
sering didukung dengan kontrak terbuka, jangka panjang yang dianggap sebagai suatu
kontrak abadi. Kontrak abadi tidak memiliki tanggal berakhir, tidak membutuhkan
penawaran ulang, sehingga menurunkan resiko permintaan bagi pemasok.
c. Kinerja Jatuh Tempo : Solusi JIT
Kinerja jatuh tempo adalah ukuran kemampuan perusahaan untuk menanggapi kebutuhan
pelanggan. Sistem JIT memecahkan maslah kinerja jatuh tempo bukan dengan menimbun
persediaan, tetapi dengan mengurangi tenggang waktu secara dramatis.
d. Menghindari Penghentian Produksi dan Keandalan Proses : Pendekatan JIT
Kebanyakan penghentian produksi terjadi karena salah satu dari tiga alasan : kegagalan
mesin, kecacatan bahan baku atau subperakitan, dan ketidaktersediaan bahan baku atau
subperakitan. Memiliki persediaan adalah suatu solusi tradisional atas semua masalah
tersebut.
e. Pemeliharaan Pencegahan Total.
Kegagalan mesin nol adalah tujuan pemeliharaan pencegahan total. Dengan memberikan
perhatian lebih pada pemeliharaan pencegahan, sebagian besar kegagalan mesin dapat
dihindari.
f. Pengendalian Kualitas Total
Karena manufaktur JIT tidak mengandalkan persediaan untuk menggantikan komponen
atau bahan yang rusak , penekanan pada kualitas baik untuk bahan baku yang diproduksi
secara internal maupun dibeli secara eksternal meningkat tajam.
g. Sistem Kanban.
Untuk menjamin bahwa komponen atau bahan baku tersedia ketika dibutuhkan, digunakan
sebuah sistem yang disebut sistem kanban. Ini adalah sebuah sistem informasi yang
mengendalikan produksi melalui penggunaan tanda atau kartu. Kanban penarikan merinci
kuantitas proses berikutnya yang harus ditarik dari proses sebelumnya. Kanban produksi
merinci kualitas yang harus diproduksi oleh proses sebelumnya. Kanban pemasok
digunakan untuk memberitahukan pemasok agar menyerahkan lebih banyak komponen;
dan juga merinci komponen tersebut dibutuhkan.
h. Diskon dan Kenaikan Harga : Pembelian JIT versus Menyimpan Persediaan
Secara tradisional, persediaan disimpan sehingga perusahaan dapat mengambil
keuntungan diskon kuantitas dan melindungi diri dari kenaikan harga di masa mendatang
atas barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk menurunkan biaya persediaan. Sistem

8
 JIT mencapai tujuan yang sama tanpa harus menyimpan persediaan. Solusi JIT adalah
menegosiasikan kontrak jangka panjang dengan sejumlah kecil pemasok terpilih yang
berlokasi sedekat mungkin dengan fasilitas produksi dan membangun keterbatasan
pemasok secara lebih intensif.
i. Keterbatasan JIT
JIT bukan merupakan pendekatan yang dapat dibeli dan diterapkan dengan hasil segera.
Implementasinya merupakan proses evolusioner, bukan revolusioner. Di sini dibutuhkan
kesabaran. JIT sering kali disebut sebagai program penyederhanaan – namun ini bukan
berarti ia mudah atau sederhana untuk diterapkan.Pekerja juga dapat terpengaruh oleh JIT.
Dari studi yang dilakukan terlihat bahwa pengurangan dan peyangga persediaan secara
tajam dapat menyebabkan arus kerja yang terpecah dan tingkat stress yang tinggi diantara
para pekerja produksi. Kekurangan yang paling menonjol dari JIT adalah tidak adanya
persediaan untuk menyangga berhentinya produksi. Pilihan lain, yang mungkin sebagai
pendekatan pelengkap, adalah teori kendala (TOC).
j. Teori Kendala
Setiap perusahaan menghadapi sumber daya yang terbatas dan permintaan yang terbatas
atas setiap produk. Keterbatasan-keterbatasn ini disebut kendala.
Konsep Dasar
TOC memfokuskan pada tiga ukuran kinerja organisasi : throughput, persediaan, dan
beban operasi. Throughput adalah tingkat di mana suatu organisasi menghasilkan uang
melalui penjualan. Dalam istilah operasional, throughput adalah selisih antara pendapatn
penjualan dan biaya variabel tingkat unit seperti bahan baku dan listrik. Persediaan adalah
seluruh uang yang dikeluarkan organisasi dalam mengubah bahan baku menjadi
throughput. Beban operasi disefinisikan sebagai seluruh uang yang dikeluarkan organisasi
untuk mengubah persediaan menjadi throughput.
a) Produk yang Lebih Baik. Produk yang lebih baik berarti kualitas yang lebih tinggi. Hal
ini juga berarti bahwa perusahaan mampu memperbaiki produk dan menyediakan produk
yang sudah diperbaiki tersebut secara cepat ke pasar.
b) Harga yang Lebih Rendah. Persediaan yang rendah akan mengurangi biaya
penyimpanan, biaya investasi per unit, dan beban operasi lainnya seperti lembur dan
beban pengiriman khusus. Harga yang lebih rendah atau margin produk yang lebih tinggi
dapat saja terjadi jika kondisi kompetitif tidak memerlukan pemotongan harga.
c) Daya Tanggap. Tingkat persediaan menandakan kemampuan perusahaan untuk
merespon. Tingkat yang tinggi secara relatif terhadap pesaing akan mengakibatkan

9
 kelemahan kompetitif. Dengan kata lain, TOC menekankan pengurangan persediaan
dengan mengurangi teggang waktu.

Langkah-langkah TOC.
Teori kendala menggunakan lima langkah untuk mencapai tujuan memperbaiki kinerja
organisasi :
1. Mengidentifikasi kendala(-kendala) perusahaan.
2. Mengeksploitasi kendala(-kendala) yang mengikat.
3. Mensubordinasi apa saja yang lain dari keputusan yang dibuat pada langkah 2.
4. Mengangkat kendala – kendala yang mengikat.
5. Mengulangi proses.

10
 REFERENSI

Hansen/Mowen; Managerial Accounting (Akuntansi Manajerial); Buku 2; Edisi 8; Salemba

Empat

Ririn, Sophia. 2011. Akuntansi Manajemen – Manajememen Investasi.

http://sophiaririn.blogspot.com/2011/06/akuntansi-manajemen-manajemen.html.
( Diakses pada tanggal 26 Mei 2014)

11