Introducción

El Registro sistemático de documentos responde a una doble

necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo
documental de modo que refleje las actividades que desarrolla en la
administración y por otro lado, facilitar la localización de los
documentos. Los documentos son el resultado de los procesos
administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus
funciones y por eso la organización del archivo es producto de los
procesos mediante los cuales se crean los diversos tipos de
documentos. El registro y la sistematización de información cualitativa
son procesos mediadores entre la recolección y generación de
información y el análisis de la misma. Se crearon los correos
electrónicos, los servicios de mensajería, las páginas web. Pero no es
hasta mediados de la década de los noventa cuando ya se había
dejado de ser un proyecto militar, que se da la verdadera explosión del
internet. Y a su alrededor todo lo que conocemos como Tecnologías de
la información y Comunicación. En líneas generales podríamos decir
que las nuevas tecnologías de la información y comunicación son las
que giran en torno a tres medios básicos: la informática, la
microelectrónica y las telecomunicaciones; pero giran, no sólo de forma
aislada, sino lo que es más significativo de manera interactiva e Inter
conexionadas, lo que permite conseguir nuevas realidades
comunicativas.
 Registro sistemático de documentos
El registro de documentos o de un archivo responde a una doble necesidad: por un
lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de modo que refleje
las actividades que desarrolla en la administración y, por otro lado, facilitar la
localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los procesos
administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus funciones y
por eso la organización del archivo es producto de los procesos mediante los cuales
se crean los diversos tipos de documentos. Pero, además, debe hacer posible la
rápida localización de los documentos: cada expediente o documento debe tener
asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda sea ágil y siempre
encuentre la respuesta justa. La presencia de diversas Universidades e institutos en
el desarrollo del proyecto hizo que se fueran encontrando más posibilidades de
intercambiar información.
Se crearon los correos electrónicos, los servicios de mensajería, las páginas web.
Pero no es hasta mediados de la década de los noventa –cuando ya se había
dejado de ser un proyecto militar- que se da la verdadera explosión del internet. Y a
su alrededor todo lo que conocemos como Tecnologías de la información y
Comunicación. El registro de documentos o de un archivo responde a una doble
necesidad: por un lado, proporcionar una estructura lógica al fondo documental de
modo que refleje las actividades que desarrolla en la administración y, por otro lado,
facilitar la localización de los documentos. Los documentos son el resultado de los
procesos administrativos que la asesoría lleva a cabo en el desempeño de sus
funciones y por eso la organización del archivo es producto de los procesos
mediante los cuales se crean los diversos tipos de documentos. Pero, además,
debe hacer posible la rápida localización de los documentos: cada expediente o
documento debe tener asignada una ubicación y no otra, de forma que su búsqueda
sea ágil y siempre encuentre la respuesta justa.
Libros Oficiales de registros:
1. Actas
2. Asistencia de personal.
3. conocimientos, inventarios.
4. finanzas.
5. inscripción de alumnos.
6. refacción escolar.
7. tienda escolar.

Para ser autorizados deben presentar solicitud de autorización. La supervisión al

foliar le coloca el sello de Supervisión en el estreno derecho superior, así como en
la primera página un escrito que dice:

“La infrascrita supervisora educativa del sector 01-14-04AUTORIZA los 300 folios
que consta el presente, el cual será utilizado para tienda escolar de la escuela
oficial rural mixta Llano de Animas Luego va la firma y sello de la supervisora con el
 nombre respectivo. Y en la última página del libro: “Aquí finalizan los folios
autorizados, va la firma y sello de la supervisora con el nombre respectivo.

El arreglo u organización de un archivo engloba una serie de tareas que, aunque se

hallan estrechamente relacionadas, conviene distinguir:
a) Las secciones: división que se establece a partir de las principales actividades
desarrolladas por la asesoría (contable, fiscal, laboral, mercantil, auditoría, etc.) y,
dentro de éstas,
b) Las series documentales: conjuntos de documentos producidos como resultado
de un mismo procedimiento administrativo o jurídico.
Así, en una asesoría, la documentación de los clientes se agrupará en primer lugar
por áreas de negocio y después por tipos de servicio.

 La elaboración de un cuadro de clasificación: que dé cabida a todos los tipos

documentales y refleje la estructura dada al archivo. Clasificar los fondos consiste
en definir y concretar los grandes grupos que forman el archivo.

 La ordenación: de los documentos dentro cada serie documental empleando el

criterio más adecuado para cada tipo de documento. Esta operación, en tanto
complemento de la clasificación, consiste en poner en orden (cronológico,
alfabético, numérico…) las unidades documentales (documentos o expedientes)
dentro de las series constituidas.

 La instalación física: de los documentos en el depósito de archivo, mediante cajas

archivadoras u otro sistema, que va a posibilitar la localización de los documentos
a través del correspondiente código de archivo o signatura topográfica.

Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la

administración, se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y
que constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación
es el primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de
conjunto de los diferentes tipos de documentos (series), de los grupos que forman
(secciones) y de sus relaciones jerárquicas. Es la herramienta que va a permitir la
planificación sistemática del resto de las operaciones de tratamiento de los
documentos, desde la eliminación de los mismos (calendario de conservación)
hasta la elaboración de los instrumentos de descripción (inventario de documentos).
Las series son los elementos básicos para confeccionar un cuadro de clasificación
mínimamente sólido y coherente. En primer lugar, hay que tener en cuenta la
necesidad de concretar la denominación de los distintos tipos de documentos o
series documentales y determinar la jerarquía que se pueda establecer entre ellos,
para más tarde articular una estructura que sistematice los grupos de documentos o
secciones.
Para la elaboración de estos cuadros se aplican normalmente dos criterios: el
criterio orgánico y el criterio funcional. Se admite comúnmente que él. Criterio
orgánico de clasificación de un archivo, aquél que reproduce la estructura u
organigrama de la entidad productora de los documentos, es muy útil para fondos
cerrados, o bien en casos de escasa evolución organizativa. Con este sistema las
series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas y reflejan
los departamentos o unidades administrativas de la entidad. En el caso de las
asesorías, en las que no es habitual la existencia de departamentos y con un
funcionamiento frecuentemente no jerarquizado, no es posible emplear este criterio.

En cambio, el Criterio funcional se define a partir de las actividades básicas de una

empresa, es decir, por las áreas de negocio que desarrolla, de manera que permite
confeccionar un cuadro más sólido y de mayor duración. Los servicios que ofrece la
asesoría a sus clientes son los elementos que se han de tomar en consideración
para clasificar los documentos. Las clases principales o más amplias pueden
establecerse a partir de las áreas de negocio y las más elementales o series
documentales deben corresponder a expedientes y otras agrupaciones de
documentos que sean resultado de un procedimiento o trámite específico. Cada
serie posee identidad propia y se relaciona jerárquicamente con las demás, sin dar
lugar a la ambigüedad; es decir, la adscripción de los documentos por su origen a
un grupo, excluye toda posibilidad de pertenencia a otro.

Para establecer un sistema de archivo homogéneo, es preciso utilizar un sistema de

clasificación que refleje las funciones de la asesoría, es decir, los servicios que
ofrece a sus clientes y que son la causa de la creación y la recepción de
documentos. El criterio funcional encaja perfectamente en el marco actual, en el
que se produce una cierta atomización en la toma de decisiones y se trabaja a
menudo en equipo.
Siguiendo el sistema funcional, se puede plantear un sistema distribuido en dos
grandes apartados:
 Los documentos administrativos de gestión o internos, que hacen referencia
a la propia asesoría.

 Los documentos administrativos de explotación u operativos, procedentes de

los trámites que efectúa cada asesoría en el desempeño de sus funciones y
que se pueden organizar lógicamente por clientes.

El registro y la sistematización de información cualitativa son procesos mediadores

entre la recolección y generación de información y el análisis de la misma. El
registro sistemático y riguroso de la información permite poner en orden el cúmulo
 de información recopilado o generado en el proceso investigativo de tal manera
que su recuperación sea ágil y eficiente.

En diseños cualitativos y cuantitativos, el investigador dedica gran parte de tiempo a

la revisión bibliográfica y documental del material relevante a su objeto de estudio,
poniendo de presente categorías de análisis, ejes teóricos, escuelas de
pensamiento, estrategias metodológicas. De igual forma el trabajo de campo
posibilita generar un cúmulo de información que requiere ser registrada y
sistematizada para posibilitar su análisis e interpretación. Un porcentaje significativo
de la información recolectada es de carácter cualitativo: normas, visiones,
imaginarios, mitos, percepciones, actitudes, categorías, conceptualizaciones,
actitudes, modos de vida, valores.

El registro y la sistematización rigurosa y con técnicas y estrategias adecuadas

posibilita el manejo ágil de los datos, la recuperación de aquellos que se consideren
pertinentes de acuerdo a los objetivos del estudio y la socialización de los mismos
con el equipo y con otros investigadores.

La labor de registro y sistematización se hace difícil no sólo por el tiempo que

requiere, sino por la incipiente utilización por parte de los investigadores de
sistemas uniformes para la descripción de documentos y de información generada
en el trabajo de campo y para su consignación adecuada. Los archivos de las
investigaciones, por lo general, son diseñados para uso personal del investigador, lo
cual conduce a que estudios futuros sobre temas afines, deban partir de revisar
documentación ya analizada o de recoger nuevamente información que ya existe.
Estos sistemas personales no sólo limitan el intercambio de información, aún entre
los miembros del equipo de investigación, sino que pueden conducir a las pérdidas
por errores u omisiones de registro, dificultando su recuperación e interpretación.
Entre las orientaciones para el registro sistemático están las siguientes:

a) Elaborar guías y protocolos (de entrevista, de observación directa, de revisión de

archivos, de grupos de discusión) que orienten y focalicen la recolección de
información y posibiliten su registro sistemático.

b) Establecer un sistema unificado de descripción bibliográfica de materiales

documentales y de información proveniente del trabajo de campo. Para la
descripción bibliográfica existen modelos estandarizadas, de los cuales debe
seleccionar aquel que considere pertinente a su trabajo y no combinarlo con otros.

c) Registrar la información generada en el trabajo de campo (entrevistas,

observación directa, historias de vida) en forma descriptiva, en lenguaje natural
(como habla la gente) diferenciando las citas directas de las anotaciones del
investigador, señalando vacíos, inconsistencias y contextualizando la información.
Se trata de reconstruir sentido que subyace en los datos y por tanto es necesario
registrar inicialmente la mayor información posible, aunque aparentemente no sea
importante, dejando para los momentos de interpretación la jerarquización y
selección de la información. El registro se hace en forma simultánea o
inmediatamente después de observar la acción o situación o de realizar la
entrevista.

d) Revisar continuamente los registros para producir otros que afinen la información
y planteen nuevas necesidades de la misma.

e) No acudir a la memoria: lo que no se registra es un dato que no existe.

f) El registro debe incluir todo aquello que permita construir o reconstruir sentido.

g) Evaluar la pertinencia de utilizar formas de registro intrusivas (fotografía,

filmación, grabadora) y no intrusivas (confiar en la memoria, notas sueltas).

h) Tener presente que algunas de las estrategias y técnicas de investigación

requieren una forma específica de registro de información que puede no ser
prudente o pertinente de utilizar de acuerdo al contexto socioeconómico o a los
recursos de la investigación. Técnicas como el grupo de discusión, por ejemplo,
tienen como condición de aplicación el uso de la videograbadora.

i) Tener presente que algunas técnicas de registro como la fotografía, la grabación o

videograbación requieren no sólo ciertas condiciones éticas y técnicas en su
aplicación (uso del material y equipo adecuado, recurso humano capacitado) sino
también estrategias de análisis de in formación específicas, y a veces
interdisciplinarias, como el análisis visual.

j) Cuando se acude a modalidades como la etnográfica es necesario tener en

cuenta que, en las observaciones iniciales, no estructuradas, es difícil registrar todo
lo que se observa, a medida que se avanza en la comprensión del proceso o
situación que se estudia es necesario focalizar la observación y registrar aquellos
datos que tienen relación con el tema que se analiza.

k) El sistema de fichas permite ordenar por categorías de análisis, confrontar,

validar y cruzar datos, ubicar vacíos de información y complementarla
permanentemente. Como sistema abierto posibilita la entrada continua de datos,
apoya la construcción de ejes temáticos y permite usar un sistema único de registro
y sistematización que agiliza el intercambio y socialización de información con otros
investigadores y docentes.

Localización: Corresponde al sitio donde se encuentra el material: biblioteca,

centro de documentación, archivo personal, dirección de internet.

Número de clasificación o código: Espacio destinado al código que el

investigador designa de acuerdo a temas, períodos históricos, personajes o
intereses particulares de la investigación.

Número: Asignado a la ficha con carácter ordinal y creciente.

Descripción: Espacio destinado a la reseña bibliográfica o descripción del material.
Si se hacen varias fichas que tengan la misma descripción bibliográfica en la
primera se describe el documento con todos los datos, a partir de la segunda se
escribe el autor y entre paréntesis: véase ficha no.

Contenido: Espacio destinado a registrar la información: resumen, reflexión

personal cita textual, trascripción de entrevista o información resultante de la
observación directa. Si la información se toma textual debe ir entre comillas
seguidas del número de la página de donde se extrajo la información.

Palabras claves: Expresiones cortas que dan cuenta del contenido específico de
un párrafo, una ficha o un fragmento de información. Son la base para la
construcción de categorías de análisis y para la indización coordinada. Apoyan la
construcción teórica partiendo de la formulación de categorías preliminares, de
preconceptos que se "ponen a prueba" y se validan a largo del proceso
investigativo. El registro sistemático y continuo, la reflexión en torno a la pertinencia
y validez de las palabras claves, su confrontación con los datos obtenidos en el
trabajo de campo permite llenarlas de contenido, afinarlas, o construir otras, por
esto, si se trata de bases de datos manuales siempre las palabras claves deben
escribirse a lápiz

Observaciones: Reflexiones o apreciaciones de quien elabora la ficha, datos que

amplíen, precisen o confronten la información allí consignada, información sobre
otros autores o textos que aborden el tema, datos sobre ilustraciones, cuadros,
fotografías u otras temáticas no consignadas pero que pueden ser de interés
posterior.

Tipo de ficha: Textual, de resumen, o de interpretación del investigador.

Elaborado por: Nombre de la persona responsable del contenido de la ficha.

Algunas orientaciones en la elaboración de la ficha de contenido son: Escribir por

un solo lado, usar lápiz para las palabras claves (si la base de datos es manual),
cada ficha debe terminar en una idea completa.
La decisión sobre el tamaño de las fichas de contenido la toma el investigador
teniendo en cuenta el volumen de información y el sistema de archivo adoptado
(fichero o legajados). Los tamaños más estandarizados son 20X20 cms, 20X15
cms. o el tamaño carta u oficio.
Otra función que prestan las fichas de contenido es facilitar la organización de
archivos de información documental. Usando el formato de la ficha de contenido, la
fotocopia del fragmento de artículo, de un texto, de un reporte de investigación,
cuadro o diagrama, fotografía…se ubica en el espacio destinado al contenido. La
descripción bibliográfica correspondiente se hace en el espacio destinado para la
misma. En las palabras claves se escriben los ejes temáticos que el documento
trabaja. De igual forma se procede con las observaciones, la numeración, y los
demás campos temáticos que incluye la ficha de contenido.
Si la sistematización de la información se realiza en forma manual, las fichas de
indización coordinada permiten agrupar la información por temas o subtemas (a
partir de las palabras claves). Con un sistema un término cada ficha almacena la
información existente sobre cada palabra clave permitiendo la recuperación de la
información por temas específicos.

APLICACIÓN DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACION TIC.

Existen múltiples definiciones de las TIC: “En líneas generales podríamos decir que
las nuevas tecnologías de la información y comunicación son las que giran en torno
a tres medios básicos: la informática, la microelectrónica y las telecomunicaciones;
pero giran, no sólo de forma aislada, sino lo que es más significativo de manera
interactiva e Inter conexionadas, lo que permite conseguir nuevas realidades
comunicativas”. (Cabero, 1998: 198)

Para Antonio Bartolomé “la T.E. encuentra su papel como una especialización
dentro del ámbito de la Didáctica y de otras ciencias aplicadas de la Educación,
refiriéndose especialmente al diseño, desarrollo y aplicación de recursos en
procesos educativos, no únicamente en los procesos instructivos, sino también en
aspectos relacionados con la Educación Social y otros campos educativos. Estos
recursos se refieren, en general, especialmente a los recursos de carácter
informático, audiovisual, tecnológicos, del tratamiento de la información y los que
facilitan la comunicación” (En A. Bautista y C. Alba, 1997:2) Las características que
diferentes autores especifican como representativas de las TIC, recogidas por
Cabero (1998), son: ¾ Inmaterialidad. En líneas generales podemos decir que las
TIC realizan la creación (aunque en algunos casos sin referentes reales, como
pueden ser las simulaciones), el proceso y la comunicación.

TIC - 2 de 7 de la información. Esta información es básicamente inmaterial y

puede ser llevada de forma transparente e instantánea a lugares lejanos.
Interactividad. La interactividad es posiblemente la característica más importante de
las TIC para su aplicación en el campo educativo. Mediante las TIC se consigue un
intercambio de información entre el usuario y el ordenador. Esta característica
permite adaptar los recursos utilizados a las necesidades y características de los
sujetos, en función de la interacción concreta del sujeto con el ordenador.
Interconexión. La interconexión hace referencia a la creación de nuevas
posibilidades tecnológicas a partir de la conexión entre dos tecnologías. Por
ejemplo, la telemática es la interconexión entre la informática y las tecnologías de
comunicación, propiciando con ello, nuevos recursos como el correo electrónico, los
IRC, etc. Instantaneidad.

Las redes de comunicación y su integración con la informática, han posibilitado el

uso de servicios que permiten la comunicación y transmisión de la información,
entre lugares alejados físicamente, de una forma rápida. Elevados parámetros de
calidad de imagen y sonido. El proceso y transmisión de la información abarca todo
tipo de información: textual, imagen y sonido, por lo que los avances han ido
encaminados a conseguir transmisiones multimedia de gran calidad, lo cual ha sido
facilitado por el proceso de digitalización. Digitalización. Su objetivo es que la
información de distinto tipo (sonidos, texto, imágenes, animaciones, etc.) pueda ser
transmitida por los mismos medios al estar representada en un formato único
universal. En algunos casos, por ejemplo, los sonidos, la transmisión tradicional se
hace de forma analógica y para que puedan comunicarse de forma consistente por
medio de las redes telemáticas es necesario su transcripción a una codificación
digital, que en este caso realiza bien un soporte de hardware como el MODEM o un
soporte de software para la digitalización. Mayor Influencia sobre los procesos que
sobre los productos. Es posible que el uso de diferentes aplicaciones de la TIC
presente una influencia sobre los procesos mentales que realizan los usuarios para
la adquisición de conocimientos, más que sobre los propios conocimientos
adquiridos. En los distintos análisis realizados, sobre la sociedad de la información,
se remarca la enorme importancia de la inmensidad de información a la que permite
acceder Internet.

No obstante, como otros muchos señalan, las posibilidades que brindan las TIC
suponen un cambio cualitativo en los procesos más que en los productos. Ya
hemos señalado el notable incremento del papel activo de cada sujeto, puesto que
puede y debe aprender a construir su propio conocimiento sobre una base mucho
más amplia y rica. Estas dos dimensiones básicas (mayor grado de protagonismo
por parte de cada individuo y facilidades para la actuación colectiva) son las que
suponen una modificación cuantitativa y cualitativa de los procesos personales y
educativos en la utilización de las TIC. Penetración en todos los sectores
(culturales, económicos, educativos, industriales). El impacto de las TIC no se
refleja únicamente en un individuo, grupo, sector o país, sino que, se extiende al
conjunto de las sociedades del planeta. Los propios conceptos de "la sociedad de la
información" y "la globalización", tratan de referirse a este proceso. Así, los efectos
se extenderán a todos los habitantes, grupos e instituciones conllevando
importantes cambios, cuya complejidad está en el debate social hoy en día (Beck,
U. 1998).

TIC - 3 de 7 Innovación. Las TIC están produciendo una innovación y cambio

constante en todos los ámbitos sociales. Sin embargo, es de reseñar que estos
cambios no siempre indican un rechazo a las tecnologías o medios anteriores, sino
que en algunos casos se produce una especie de simbiosis con otros medios. Por
ejemplo, el uso de la correspondencia personal se había reducido ampliamente con
la aparición del teléfono, pero el uso y potencialidades del correo electrónico ha
llevado a un resurgimiento de la correspondencia personal. Tendencia hacia
automatización. La propia complejidad empuja a la aparición de diferentes
posibilidades y herramientas que permiten un manejo automático de la información
en diversas actividades personales, profesionales y sociales. La necesidad de
disponer de información estructurada hace que se desarrollen gestores personales
o corporativos con distintos fines y de acuerdo con unos determinados principios.

Para Jordi Adell se está produciendo un cambio de paradigma, dadas las

características y nuevas posibilidades que ofrecen las redes telemáticas, así este
autor plantea que "el paradigma de las nuevas tecnologías son las redes
informáticas. Los ordenadores, aislados, nos ofrecen una gran cantidad de
posibilidades, pero conectados incrementan su funcionalidad en varios órdenes de
magnitud. Formando redes, los ordenadores sirven como herramienta para acceder
a información, a recursos y servicios prestados por ordenadores remotos, como
sistema de publicación y difusión de la información y como medio de comunicación
entre seres humanos" (1997).

APLICACIONES INFORMÁTICAS
Las aplicaciones o programas que podemos utilizar con el ordenador en algunos
casos no requieren el uso de las redes de comunicación, sino que están diseñados
para su uso de forma local -off line-. Estas aplicaciones informáticas están bastante
extendidas, siendo las más utilizadas por los usuarios principalmente las
aplicaciones ofimáticas (procesador de texto, hoja de cálculo, gestor de bases de
datos, etc.), que se adaptan a las necesidades de usuarios de diferentes ámbitos y
profesiones. No obstante, podemos encontrar otras aplicaciones que son utilizadas
en ámbitos más específicos o concretos (ej. aplicaciones estadísticas, contabilidad,
gestión, etc.).

TIC - 4 de 7 RECURSOS TELEMÁTICOS.

LAS REDES DE COMUNICACIÓN
Las redes de comunicación tanto si son globales y públicas (Internet) como locales
y privadas (Intranet) nos permiten conectar un ordenador cliente a un servidor a
través del cual podemos acceder a la información de los diferentes nodos de la red.
Vamos a revisar brevemente las herramientas fundamentales, clasificándolas en
cuanto al tipo de comunicación que se establece y a la finalidad a la que se
orientan: Finalidad Telemáticas Correo electrónico (e-mail) Comunicación asíncrona
Listas de distribución (Lista) Grupos de noticias, Acceso, obtención y utilización de
información y/o recursos Transferencia de ficheros (FTP) Telnet Páginas web
(World Wide Web -www) Comunicación síncrona Charlas (IRC) Audioconferencia y
Videoconferencia Acceso a recursos Acceso , obtención y/o utilización de
información o recursos.

Mediante la World Wide Web accedemos al conjunto inmenso de páginas Web,

ubicadas en servidores de todo el mundo, que están conectados entre sí mediante
la red Internet. El usuario, necesita disponer de un programa informático (programa
cliente) capaz de comunicarse con los servidores, para ello debe ser capaz de
utilizar el protocolo http de comunicación. Las páginas Web son básicamente
aplicaciones multimedia interactivas, ya que se componen de hipertextos en los que
se pueden incluir información con múltiples códigos (texto, imagen, sonido).

El gran éxito de la Web ha venido de la mano de la feliz unión de un protocolo de

comunicación y un estándar de lenguaje que se ha extendido rápidamente y ha
contribuido de forma decisiva a la incorporación de innumerables usuarios y
proveedores de información en este nuevo entorno. Hoy en día, la comunicación
asíncrona como acceso a la información es sinónimo de WWW y está incorporando
cada vez mayor número de funcionalidades, e integrando otras herramientas como
FTP. Además, el simple acceso a la información está derivando hacia procesos de
comunicación más complejos y sofisticados con la incorporación de herramientas
de bases de datos, simuladores, etc., que proporcionan nuevas e importantes
perspectivas de futuro en términos generales y también para la educación.

TIC - 5 de 7 función de la información que contienen, atendiendo a la

descripción que el creador de la página ha realizado sobre la misma. La búsqueda
de las páginas puede realizarse de dos modos: Seleccionando sobre las
clasificaciones temáticas realizadas por el buscador y organizadas en forma de
árbol, aquella o aquella que más nos interesen.

Mediante FTP podemos intercambiar archivos entre un ordenador cliente y otro

servidor, es decir, podemos enviar y copiar archivos desde nuestro ordenador
personal a un ordenador remoto que actúa como servidor de Internet. También
podemos llevar a cabo el proceso inverso, copiando en nuestro ordenador archivos
almacenados en el servidor. Para acceder al ordenador remoto (servidor) se
requiere la identificación mediante código de usuario y contraseña. Los privilegios
de acceso vendrán determinados por el perfil de usuario que dispongamos.

Telnet permite utilizar los recursos de un ordenador remoto, actuando nuestro

ordenador personal como un terminal del ordenador remoto. Para ello, mediante un
programa de emulación nos conectamos con el ordenador remoto, de forma que el
usuario está utilizando el recurso del ordenador remoto desde su propio ordenador.
Mediante Telnet se están utilizando programas, datos, espacio de trabajo, etc., en el
ordenador central al que se ha accedido. El ordenador personal del usuario no hace
otro trabajo que recibir y transmitir las informaciones a este ordenador central
remoto. Comunicación asíncrona La comunicación no se establece en tiempo real.

Correo Electrónico. Permite enviar y recibir información personalizada,

intercambiando mensajes entre usuarios de ordenadores conectados a Internet.
Presenta ciertas ventajas sobre otros sistemas de comunicación tradicional:
rapidez, comodidad, economía, posibilidad de archivos adjuntos. Para poder utilizar
este recurso de Internet los usuarios deben disponer de una dirección de correo
electrónico y de un programa cliente de correo. La dirección de correo electrónico,
suministrada al usuario por el proveedor de Internet, constan de cuatro elementos:
nombre del usuario@nombre del servidor de correo. País.
Listas de distribución. Permite la formación de comunidades virtuales compuestas
por grupos de personas que tienen intereses comunes, y que se comunican
enviando su información a la dirección electrónica de la lista. El intercambio de la
información se realiza a través del correo electrónico, de tal modo que los correos
que llegan a la lista, son reenviados a los integrantes de la misma. La lista de
distribución puede ser pública o privada y puede estar moderada o no tener ningún
control.

TIC - 6 de 7 Los grupos de noticias o foros de debate (Newsgroups) pueden

compararse a un tablón de anuncios en el que cualquier usuario puede enviar su
comentario, respuesta o participación en un debate. Se asemeja, por tanto, a una
discusión activa en línea en la que los participantes se incorporan en momentos
diferentes y todos pueden seguir a través de los contenidos comunes que se van
incorporando a tal discusión. Generalmente, no son moderados, por lo que la
información que se transmite suele tener un carácter coloquial e informal. Dada la
gran cantidad de mensajes que se reciben los grupos de noticias han sido
clasificados por temas, existiendo en la actualidad más de 15.000 grupos dedicados
a temas diferentes. Comunicación síncrona La comunicación se establece en
tiempo real.

Charlas (IRC-Internet Relay Chat). Mediante esta herramienta se pueden

establecer “charlas” entre dos o más usuarios de Internet. La comunicación es
sincrónica, esto es, los usuarios que conversan lo hacen en tiempo real, por lo que,
tiene la característica de inmediatez en la comunicación que la asemejan a una
conversación presencial, aunque los interlocutores pueden estar situados en
cualquier parte del mundo. Las características propias de la actividad implicada por
estas herramientas hacen que la comunicación se condicione en cierto sentido. Por
una parte, la agilidad de la conversación – aun utilizando el sonido, lo que es muy
infrecuente todavía- hace que los mensajes sean cortos y tiendan a emplear formas
especiales de codificación en la comunicación –símbolos que adquieren una
especial significación abreviando una idea o una frase-. De otro lado, la ausencia de
otros elementos de comunicación, que sí existen en la conversación presencial –
lenguaje gestual, corporal, etc.-, provoca que este tenga que introducirse de otra
forma y/o altere de manera sustancial la comunicación. Es necesario para su
correcto uso tener presente determinadas cuestiones relativas a la seguridad y
privacidad.
Audio conferencia-Videoconferencia. Mediante el audio conferencia o
videoconferencia, un especialista en un tema puede pronunciar una conferencia que
puede ser escuchada y visionada por un grupo de interlocutores, situados en
diferentes lugares. La complejidad de estos sistemas y su coste hace que aún no
sean utilizados habitualmente, no obstante, la integración de estas herramientas de
comunicación en actividades educativas proporciona entornos más enriquecedores,
principalmente en la enseñanza a distancia, facilitando la comunicación y la
tutorización. Mediante la videoconferencia se consigue una mejor aproximación a la
enseñanza presencial dentro del “aula”, sustituyendo este espacio físico por el “aula
virtual” de la que forman parte todos los participantes en la videoconferencia.
Las tics nos permiten optimizar procesos desde un computador por ejemplo con
algo tan mínimo como hacer una carta de una manera rápida sencilla y fácil hasta
llevar toda una base de datos de miles y miles de personas o cosas, solo con hacer
un clic o llevar todo un paquete contable y la información completa en la
administración.

Los usuarios del sistema pueden:

Capturar documentos (Escáner, Archivos, E-mail, Fax, Formularios).
Distribuir copias electrónicas a los distintos usuarios que realizarán las funciones
asignadas según el proceso.
Gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar, imprimir o eliminar dichos
documentos.

Durante la ejecución del proceso permite:

Envío de avisos.
Control de estados.
Definición y control de alertas.
Consulta de procedimientos para cada instancia del proceso.
Seguimiento de las tareas en curso.

Características funcionales:
Asociación con el registro de e-mails corporativos y firmas digitales registradas.
Control de las modificaciones e impresiones.
Impresión del libro de registro.
Personalización y aseguramiento de los registros (fecha, firma, sello...).
Numeración automática.
Clasificación por categorías, configurable.
Consultas por varios conceptos.
Seguridad.
Autorizaciones mediante firma electrónica.
Impresión con marca de agua.
Notificación, alertas por correo electrónico.
Perfiles de usuarios. Configuración de acceso a nivel de carpetas y documentos.
Control de informes estadísticos.
 Conclusión:
En general la redacción que se haga dependerá de donde la persona trabaje y el
tipo de documento que vaya a remitir y dependerá también del conocimiento que
tenga.
De manera personal dependerá del tipo de documento que necesitemos, para que
los necesitemos, el uso que le daremos.
Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo que se
desempeñen en ese momento, tal como: el memorándum, y otras que si como en
el caso del oficio.
La redacción que se lleve a cabo por cualquier persona dependerá del lugar donde
trabaje, el documento que utilice, el destinatario, entre otros factores.
de igual forma en la utilización de los Tic’s en al que es lo más utilizado hoy en dia
en la administración en la redacción de cualquier documento para sus usos
legales y que llegua mas rápido que antes por lo avanzado esta la tecnología.
 Bibliografías:

Palma, M., Ortiz, Z., Osorio, E., & Mayorga, C. (2006). Manual de Organización y
Funciones. Facultad de Humanidades. Guatemala: USAC.
WILES, Limball. Técnicas de Supervisión para mejoras de la Escuela.
México. Editorial Trillas.

Hammersley, Martyn y Atkinson Paul. Etnografía. Métodos de investigación,

Barcelona: Piados, 1994

Pautas metodológicas para la ubicación, selección, sistematización y análisis de la

información contenida en archivos.

Beck, U. (1998) ¿Qué es la globalización? Falacias del globalismo, respuestas a la

globalización (4ª ed.). Barcelona: Paidos.
 E-grafías:
Miguel de Cervantes: Aproximación a la historia de Internet.
http://www.cervantesvirtual.com/historia/historiadeinternet.shtml
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