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Implantando Sistemas buscar

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MEER INFORMATIE IK SNAP HET
MAY Los Requerimientos en las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM
26
SEP Curso de Reportes Crystal + VB.Net + eFactory el 12/06/13
6
Factory Soft Venezuela C.A.
Curso Básico de Creación de Reportes para eFactory

Contenido:

1. Descripción general de creación, configuración y uso de reportes


a. Herramienta de desarrollo
b. El Administrador de reportes: Registro de un reporte o formato
c. Permisos de reportes por tipo e individualmente
d. Pasos para la programación de un reporte a partir de otro
2. Programación de un Formato básico de documento
a. Generación y modificación de la consulta SQL
b. Agregar parámetros adicionales desde opciones
c. Modificación de la interface del reporte
3. Programación de un listado básico a partir de uno existente
a. Captura
Los requerimientos y formateo
constituyen en sidelas
losnecesidades
parámetros funcionales
del reporte que tienen nuestros usuarios o clientes
b. Generación y modificación de la consulta SQL implantando, cuando la necesidad funcional
y que están o deben ser cubiertas por la solución que se esta
4. ya
Programación de un listado de registros agrupado
esta cubierta por la solución implantada es simplemente un requerimiento de adiestramiento o
a. Creación de secciones de agrupamiento
documentación.
b Creación de subtotales y uso de fórmulas
Los requerimientos los podemos clasificar en primera instancia de 2 tipos:
1. Requerimientos de implantación
2. Requerimientos de Soporte
Roimer Garcia
Los requerimientos de implantación serán todos aquellos identificados y documentados antes que la
Departamento de Desarrollo
cuenta entre en operación, estos los podemos clasificar en:
Factory Soft Venezuela
1. Requerimientos Funcionales de interfaz
www.factorysoft.com.ve
2. Requerimientos de reportes y formatos
3. Otros Requerimientos
Los requerimientos de soporte presentan las siguientes características con respecto al primer grupo:
1. Son menores en cantidad
2. Su prioridad es menor
3. La gran mayoría no están identificados en el inicio de la implantación
Este segundo grupo los podemos clasificar en:
1. Requerimientos de Complementos
2. Requerimientos de Reportes
Publicado 6th September 2013 por Jose Paredes
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
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SEP Implantando eFactory ERP/CRM: Guía Rápida de Actividades


3
Guía Rápida de Actividades para Implantar eFactory
ERP/CRM

A continuación se listas las principales actividades del plan de implantación de eFactory ERP/CRM:
1. Instalar y Planificar
Evaluación de la plataforma de hardware y software
Instalación del servidor Web
Alquiler del Servidor VPS en la nube
Colocación del Servidor en Datacenter
Instalación del Windows Server 2008 R2
Instalación del servidor web IIS
Instalación del sitio web de eFactory
Instalación del servidor de base de datos
Instalación del Windows Server 2008 R2
Instalación de Sql server 2008
Instalación de las bases de datos
Instalación de estaciones de trabajo
Instalación de Mozilla firefox
Instalación de Google Chrome
Instalación de Safari
Instalación de lector PDF
Instalación de tablets y smartphone
Instalación de Mozilla firefox
Instalación de Google Chrome
Definir la estrategia de implantación
Identificación de factores críticos
Elaboración del plan de implantación
Elaboración del cronograma de visitas
Ejecutar informes de avance
Ejecutar reuniones de seguimiento
2. Levantamiento de Información
Analizar los procesos de inventarios
Analizar los procesos de ventas y cuentas por cobrar
Analizar los procesos de compras y cuentas por pagar
Analizar los procesos de tesorería
Levantar los formatos
Levantar los reportes Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
Analizar y levantar la funcionalidad adicional o complementos
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3. Parametrizacion
Definición de estándares de tablas
Configurar parámetros de la empresa
Elaboración de formatos
Elaboración de reportes
Elaboración de etiquetas
Programación de funcionalidad adicional o complementos
4. Adiestramiento de Usuarios
Adiestramiento en inventarios y almacenes
Adiestramiento en compras y cuentas por pagar
Adiestramiento en ventas y cuentas por cobrar
Adiestramiento en tesorería
Adiestramiento en la administración del sistema
Adiestramiento en reportes y formatos
Adiestramiento en VB.Net
Adiestramiento en Crystal Report
Adiestramiento en desarrollo de funcionalidad adicional o complementos
Adiestramiento en VB.Net
Adiestramiento en Asp.Net
Adiestramiento en jQuery
Adiestramiento en HTLM 5 + CSS 3
5. Pre-operación
Migrar data del sistema anterior
Carga de tablas maestras
Carga de clientes
Carga de artículos
Carga de proveedores
Carga de saldos de cuentas por cobrar
Carga de saldos de inventarios
Carga de saldos de cuentas por pagar
Pruebas con data real con los usuarios
6. Validaciones de Procesos
Validación de los procesos de inventarios
Validación de los procesos de compras y cuentas por pagar
Validación de los procesos de ventas y cuentas por cobrar
Validación de los procesos de tesorería
Validación de la política de respaldos de datos
7. Puesta en Operación
Inicio de la facturación y control de inventarios
Inicio del control de compras
Inicio de operaciones de tesorería
Apoyo en la puesta en operación
Verificación de los procesos soportados
8. Cierre y pase a Estatus de Soporte
Ejecutar informe final de implantación
Firma de la carta de cierre de la implantación

Observaciones y comentarios:Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.


1. Cada
Viewactividad
this page tendrá los siguientes
in: English medidores
Translate o indicadores:
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1. Inicio
2. Fin
3. Estimado en Horas
4. Horas ejecutadas
5. % de avance

Puede solicitar adicionar cualquier información a este documento haciendo clic aquí

Puede consultar mas información funcional y técnica en nuestros canales:

José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve

Publicado 3rd September 2013 por Jose Paredes

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JUN Parametrizando Centros de Costos y Control de Proyectos con


17 eFactory ERP (Modelo Computacion)

Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.


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A continuación desarrollaremos una parametrizacion sugerida para el control de ventas, costos y


gastos de proyectos por centros de costos para una empresa de computación, desarrollo y servicios,
todos relacionados al area de informática y sistemas.

Parámetros de la empresa:
Es una empresa de sistema que desarrolla soluciones para terceros
Posee varios departamentos que seran sus centros de costos
Vende articulo de computaciones y presta servicios del area como mantenimientos de hardware y
servicios de consultoría
Un cliente puede tener varios proyectos abiertos a la vez
Se requiere un control de los procesos de desarrollo para clientes por cada desarrollador o
programador

Parametrizacion a ejecutar en las diferentes opciones del sistema:

1. Control de Centros de Costos (Departamentos)


1. Los centros de costos los manejaremos como almacenes usando un prefijo CC.CENTRO-
COSTO, ejemplo: CC.VEN para Ventas, CC.ADM para el centro de costos de administración,
CC:DES para el centro de costos de desarrollo y programación y CC.GER para los gerentes o
la gerencia de la compañía.
2. Los centros de costos para este ejemplo seran los mismos departamentos.
3. Esta asignación por almacenes nos permitira en los documentos de ventas y compras poder
discriminar por centro de costos en las diferentes operaciones.
4. No se usan las sucursales como centros de costos debido a que esta información es usada
para la creación de los movimientos contables, adicionalmente una sucursal en otro región o
país internamente también va a tener los centros de costos
5. Ejemplo del manejo de sucursales con centros de costos con este modelo:
1. Sucursal Caracas
1. Centro de Costos de Administración
2. Centro de Costos de Ventas
3. Centro de Costos de la Gerencia
4. Centro de Costos
Temadel Departamento
Vistas dinámicas. Conde Desarrollo
la tecnología de Blogger.
2. Sucursal Panamá
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1. Centro de Costos de Administración


2. Centro de Costos de Ventas
3. Centro de Costos de la Gerencia
4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
3. Sucursal España
1. Centro de Costos de Administración
2. Centro de Costos de Ventas
3. Centro de Costos de la Gerencia
4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
4. Sucursal Chile
1. Centro de Costos de Administración
2. Centro de Costos de Ventas
3. Centro de Costos de la Gerencia
4. Centro de Costos del Departamento de Desarrollo
6. Para acceder a la tabla de almacenes debe:
1. Abrir el modulo de inventarios
2. Seleccionar la seccion de actualizaciones
3. darle clic a la opción de almacenes
7. De esta forma se verían los registros en la tabla de almacenes

Clic sobre la imagen para ampliar

2. Control de Proyectos
1. Los proyectos los crearemos en la tabla de revisiones.
2. Para acceder a la tabla de revisiones donde almacenaremos los proyectos debe:
1. Abrir el modulo de tesorería
2. Seleccionar la seccion de actualizaciones
3. Darle clic a la opción de revisiones
3. Casi la totalidad de los documentos del sistema incluyendo la nomina manejan el control de
revisiones (o control de proyectos), para asignar un proyecto a un documento de ventas o
compras el usuario debe seguir el siguiente procedimiento:
1. Estando trabajando en la actual opción (pedidos, facturas, pagos, etc.) darle clic a la
pestaña avanzado del actual formulario
2. Darle clic al botón de asignar revisión
3. Seleccionar el proyecto relacionado al actual documento
4. Darle clic al botón aceptar
4. Cualquier métrica adicional o atributo del proyecto en si debe ser creado como propiedades
ya sea en la ficha de revisiones o en el documento en si.
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
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5. De esta forma se verían los diferentes proyecto en la tabla de revisiones:

6.
3. Control de Desarrolladores o Programadores
1. Todos los desarrolladores y programadores deben ser creados en el formulario de
vendedores, también debe ser creado cualquier persona involucrada en el control de costos y
gastos que se quiere implementar, ejemplo: recepcionistas, personal administrativo, etc.
2. Se recomienda usar la iniciales de la persona como códigos de esos registros, ejemplo: si se
llama Jose Rafael Quintero su código seria JRQ de esta forma podemos sacar listado
solamente mostrando el código del vendedor.
3. Para acceder al formulario de vendedores debe:
1. Abrir el modulo de ventas
2. Seleccionar la seccion de actualizaciones
3. Seleccionar la opción de vendedores
4. Clientes y Proveedores
1. Los registros de clientes y proveedores seran los asignados en los diferentes documentos de
ventas y compras, de esta forma podremos cruzar información de centros de costos y
proyectos asignados a los diferentes movimientos de costos y gastos en ventas y compras.
5. Control de Actividades (Ventas, gastos, programación, servicios)
1. Todas las actividades a las que les vamos a ejecutar un seguimiento y control deben ser
creadas en el formulario de articulos.
2. Estos artículos deben estar creados como servicio ya que no manejan inventarios.
3. Si son actividades muy particulares lo mas recomendable es crear artículos genéricos para
evitar crear demasiados artículos y que el control se vuelva inmanejable, esto debe
determinarlo el administrador del sistema junto al consultor funcional que esta implantando
eFactory en su empresa.

¿Que obtenemos con esta parametrizacion ?


Podemos saber cuanto hemos facturado por cada sucursal y departamento por cliente y proyecto.
Podemos ver cuanto hemos gastado por cada proyecto y centro de costos
Podemos ver las horas consumidas por cada desarrollador en cada proyecto
Podemos ver los proyectos mas rentables en reportes o gráficos específicos
Podemos emitir cualquier métrica relacionada o donde se crucen aristas de: Sucursales, centros
de costos, proyectos, desarrolladores, clientes y proveedores.
Observaciones:
1. Para el correcto control de los gastos se deben cargar los pagos de servicios por pagos a
proveedores creando previamente su respectiva factura de compra con la cuenta por pagar, esto
debido a que no podremos asignar el departamento en el formulario de ordenes de pago del
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
modulo de tesorería.
odu o de teso e a
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2. Si manejamos sucursales por diferentes paises es indispensable separar correctamente con un


prefijo los consecutivos de todos los documentos generados.
3. Se deben registrar en las diferentes pantallas y formularios del sistema todas las operaciones
relacionadas al control de proyecto dependiendo de su uso, ejemplo: podemos usar la pantallas
de pedidos en ventas para el control de desarrollo, convirtiendo estos documentos en notas de
entrega si son para consumo interno o en facturas de ventas si las actividades son facturables.

Puede solicitar una demostración de eFactory ERP dando clic aquí.

Vídeos técnicos y funcionales relacionados:


Como crear un vendedor en eFactory ERP
Como crear un articulo en el modulo de inventarios
Como cargar un pedido de ventas

José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve

Publicado 17th June 2013 por Jose Paredes

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MAY Porque fracasan las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM


26

Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.


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Los numero nos indican que entre el 40 y 60% de las implantaciones fracasan o se dilatan en los
tiempos de implantación en mas de 18 meses, las causas son muy variadas y de varios orígenes y
responsabilidades, en este articulo expondremos según nuestra experiencia practica a través de mas
de 15 años implantando sistemas.

Las causas las dividiremos en 3 grandes grupos según su responsabilidad:

1. Responsabilidad del producto


2. Responsabilidad del cliente
3. Responsabilidad de la empresa implantadora

Responsabilidad del producto


1. El cliente compro "Humo", durante el proceso de venta el cliente fue "encantado" por la fuerza de
ventas de la empresa del software, cuando inician las actividades se ven las rotundas deficiencias
funcionales y técnicas del producto.
2. Limitaciones funcionales: no era la elección correcta o el responsable de TI que liderizo el
proyecto no ejecuto la evaluación correctamente, para estos casos los sistemas de hoy en dia
deben suministrar un demo online por lo menos por 30 días.
3. Limitaciones técnicas el cliente quería que su fuerza de ventas montara los pedidos online pero
ahora con ese nuevo requerimiento hay que montar un 4to servidor + licencias de algún cliente
middleware + un 2do software web que se integrara con el ERP lo local.
4. El producto es bueno pero no es el mas adecuado para un mercado muy vertical como el del
cliente.
5. El software no es escalable o es super engorroso escalarlo
6. Tiempos muy largos
1. Tiempos de instalación
2. Tiempos de parametrizacion
3. Tiempos de adiestramientos por demasiada funcionalidad poco útil
4. Tiempos de desarrollo de funcionalidad adicional, reportes y gráficos adicionales
Responsabilidad del cliente
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
1 El usuario que ejecuta las operaciones del día a día este es uno de los puntos centrales por eso
1. El usuario que ejecuta las operaciones del día a día, este es uno de los puntos centrales por eso
loView this page in: English
subdividiré: Translate Turn off for: Spanish Options ▼

1. El usuario quiere implantar la solución esta con el cambio pero no tiene el nivel o la
capacidad de ejecutar las actividades.
2. El usuario esta muy cómodo con el sistema actual, existen muchas "islas" de información y el
proceso que maneja esta "secuestrado".
3. La plataforma tecnológica o de hardware no permiten que el usuario haga el trabajo para
avanzar como se debe, ejemplo: equipos muy viejos, conexiones de red o internet deficientes,
etc.
2. Expectativas irreales sobre la funcionalidad del producto.
3. Desconexion entre los dueños de la empresa, los usuarios y el mundo real.
1. En ocasiones sucede que el que aprueba la compra del sistema es uno de los dueños y en
la mayoría de los casos la decisión fue porque el lo vio o uno de sus amigos de tragos lo
implanto y todo de maravillas pero este mismo usuario (dueño) no tiene ni acceso al sistema
y todo le llega en resúmenes de excel.

Responsabilidad de la empresa implantadora


1. No asignar el coordinador de proyecto acorde con el nivel de la cuenta.
2. No documentar la implantación correctamente definiendo actividades tiempos y responsables de
cada actividad a ejecutar.
3. Asignar consultores funcionales sin conocimiento de las reglas de negocio del mercado donde se
implantara la solución.
4. No tener un equipo técnico de nivel para responder en tiempos adecuados a los requerimientos
de programación sobre todo en el apoyo de la puesta en operación.
5. Fallas en el seguimientos, se deben elaborar a tiempo informes de avance que indiquen por
escrito al cliente que esta fallando en la implantación, como se debe corregir y quien debe hacerlo.
6. Asignar consultores incapaces, sinceramente a veces vemos consultores implantando
(funcionales y técnicos que deberían estar metidos en un call center y no salir de ahí.
7. Dentro de la documentación se debe incluir que cada sesión diaria de trabajo sea soportada por
una orden de servicio o mecanismo similar donde se plasmen las actividades ejecutadas, las
usuarios involucrados y se deje por escrito las tareas a ejecutar y cuando se deben entregar.

José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve

Publicado 26th May 2013 por Jose Paredes

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MAY Los Requerimientos enTema


las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM
Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
Los Requerimientos en las Implantaciones de Sistemas ERP/CRM
26 View this page in: English Translate Turn off for: Spanish Options ▼

Los requerimientos constituyen en si las necesidades funcionales que tienen nuestros usuarios o
clientes y que están o deben ser cubiertas por la solución que se esta implantando, cuando la
necesidad funcional ya esta cubierta por la solución implantada es simplemente un requerimiento de
adiestramiento o documentación.

Los requerimientos los podemos clasificar en primera instancia de 2 tipos:


1. Requerimientos de implantación
2. Requerimientos de Soporte
Los requerimientos de implantación serán todos aquellos identificados y documentados antes que la
cuenta entre en operación, estos los podemos clasificar en:
1. Requerimientos Funcionales de interfaz
2. Requerimientos de reportes y formatos
3. Otros Requerimientos
Los requerimientos de soporte presentan las siguientes características con respecto al primer grupo:
1. Son menores en cantidad
2. Su prioridad es menor
3. La gran mayoría no están identificados en el inicio de la implantación
Este segundo grupo los podemos clasificar en:
1. Requerimientos de Complementos
2. Requerimientos de Reportes

Ambos grupos de requerimiento en la mayoría de la ocasiones constituyen la vía mas correcta para
escalar funcionalmente la solución que se esta implantando, toda tipo ERP debe poder escalar y no
ser una caja negra que solo acepta 5 formatos adicionales.

El ciclo de vida de un requerimiento lo podemos definir de la siguiente manera:


1. Inicio/identificación por parte del cliente
2. Reporte del requerimiento aTema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
la empresa consultora
epo te de eque e to a a e p esa co su to a
3. Levantamiento
View this page in: Englishpor parte
por escrito de la empresa
Translate consultora
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4. Documentación del requerimiento


5. Estimación del costo de desarrollo junto al
equipo de programadores
6. Presentación al cliente del presupuesto de
ejecución
7. Aprobación por parte del cliente
8. Inicio del desarrollo por parte de la empresa
consultora
9. Validaciones y pruebas internas
10. Documentación
11. Liberación e instalación en el servidor del
cliente
12. Validaciones y pruebas junto a los usuarios
responsables
13. Ajustes menores
14. Cierre del caso
Los factores que pueden complicar la correcta
ejecución e implantación de un requerimiento son:
1. No identificar claramente que el cliente no sabe lo que realmente quiere
2. No dejar por escrito toda la funcional suministrada por el cliente y que este asuma que cierta
funcionalidad es lógico que el programa o pantalla lo haga.
3. No definir por escrito los tiempos de ejecución del requerimiento
4. No ejecutar suficientes pruebas internas o pruebas de calidad
5. Rebajar horas de consultoría o programación para complacer al cliente o ganar la oportunidad de
negocio.
6. Que el recurso que ejecute el levantamiento de información del requerimiento no tenga la
suficiente base funcional y técnica para anticipar situaciones problemáticas futuras y que la
suministre al equipo técnico.
7. Que el equipo de desarrollo no tenga la capacidad técnica requerida para ejecutar el
requerimiento.

Es responsabilidad del departamento de desarrollo identificar aquellos casos que constantemente se


están ejecutando y que tienen muchos parecidos funcionales, lo correcto en este caso es ver la
cantidad de casos en la que sucede esa repetición y ver la posibilidad de crear esa funcionalidad de
manera nativa en la solución implantada y que se desplegara en los clientes en las actualizaciones del
sistema.

También se recomienda anexar videos funcionales del requerimientos de forma online en internet
mediante los diversos canales disponibles.

En eFactory ERP se despliegan este tipo de requerimientos en las opciones de complementos.

José Paredes
jfparedes@factorysoft.com.ve
Servicio al Cliente
Factory Soft Venezuela
www.factorysoft.com.ve

Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.


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26th May 2013 porfor: Spanish
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MAY Carga Inicial de Tablas Bases en eFactory ERP/CRM


2
Manual del Usuario

El Trabajo Inicial: Cargando las Tablas en eFactory

A continuación ejecutaremos una breve


Tema descripción
Vistas delalos
dinámicas. Con pasosdey Blogger.
tecnología nombre de las principales tablas
d b d id d d j l i bá i d
que se deben cargar para poder estar en capacidad de ejecutar las operaciones básicas de
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la administración de la empresa (cotizar, facturar, cobrar, comprar, etc.), la carga de data para los
procesos contables, nomina, rma y crm serán abordados en otros documentos individuales.

1. ¿Que es eFactory ERP/CRM?


1. eFactory es un software Web que se ejecuta en el cloud computing (computación en la nube)
y le permite el control de todas las operaciones de la empresa mediante una interfaz de
usuario rápida sencilla, funcional y amigable optimizando los recursos humanos y financieros
de la empresa.
2. Requerimientos de las estaciones de usuarios finales
1. Conexión a Internet (Banda ancha, wifi, 3.5 G o por red ethernet)
2. Un Navegador web con las ventanas emergentes desbloqueadas
1. Mozilla FireFox
2. Google Chrome
3. Safari (Apple)
4. Microsoft Internet Explorer 10.0 o superior
3. Use la opción de favoritos o marcadores en su navegador web para dejar un acceso directo
del la dirección web del servidor de eFactory (URL) para accederlo mas rápidamente y no
tener que ingresar la dirección manualmente cada vez que ingresara al sistema.
3. Acciones Iniciales
1. Definir si cada sucursal manejara consecutivos independientes o se manejara un solo
consecutivos para todos los documentos.
2. Verificar y ajustar las opciones del sistema
1. Modulo del sistema, sección de operaciones, opción de "Opciones"
3. Verificar y ajustar los contadores
1. Modulo del sistema, sección de operaciones, opción de "Contadores"
4. Recuerde la importancia de estructurar correctamente la información de caras a emitir los
diferentes reportes detallados, consolidados y gráficos con métricas de seguimientos de las
operaciones de la empresa.
5. Mantenga siempre un estándar en la carga de los registros de las diferentes tablas, si va a
usar en una tabla un código numérico mantenga esa condición para todos los registros de
esa tabla, si va a usar mayúsculas aplique el estándar en todos los registros, habrá casos que
en la emisión de un reporte consolidado solo tendrá espacio el campo "código", en la
parametrizacion inicial debe configurarlo para que el valor de esos caracteres mostrados
despliegue mas información y no solo un consecutivo.
6. Se debe respetar el orden sugerido de carga de registros en las tablas comenzando en cada
modulo de las numero uno hasta la ultima.
7. eFactory ERP/CRM le permite controlar:
1. Múltiples Empresas, pudiendo operar en tiempo real desde varios países.
2. Múltiples Sucursales
3. Múltiples Almacenes
4. Múltiples Usuarios concurrentes
5. Múltiples procesos y tareas mediante el multi ventana.
6. Adaptar procesos particulares de cada cliente mediante la elaboración de complementos
y eventos automáticos.
7. Elaborar reportes, formatos y gráficos personalizados de cada empresa de acuerdo a sus
requerimientos particulares.
8. Aplicar esquemas complejos de confidencialidad de la información en las pantallas y
Tema Vistas dinámicas. Con la tecnología de Blogger.
reportes de los usuarios.
p
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9. Aplicar estrictos controles de seguridad y auditoría mediante los registros de todas sus
operaciones.
10. Trabajar con toda la información de su empresa online, sin ejecutar sincronizaciones.
11. Controlar gastos, ventas y costos en proyectos por centros de costos.
12. Operar desde cualquier dispositivo portátil tablets o teléfono inteligente (smartphone)
con solo tener conexión a Internet y un navegador web.
4. Acceso a las opciones y estructura de las pantallas
1. Módulos
1. Cada área funcional de la empresa esta dividida en modulo, es decir hay un modulo para
las operaciones de compras y cuentas por pagar, un modulo para ventas y cuentas por
cobrar, un modulo de inventario y así sucesivamente para todas las áreas soportadas por
la solución.
2. Si no puede ver un modulo especifico al ingresar al sistema debe consultar al
administrador o supervisor para obtener el acceso al mismo.
2. Secciones
1. Son 3 divisiones que tiene cada modulo del sistema para agrupar las diferentes
funcionalidades, las secciones son: Actualizaciones, Operaciones y Reportes.
2. La sección de actualizaciones agrupa todas las opciones de las tablas maestras
relacionadas a ese modulo.
3. La sección de operaciones agrupa los documentos y principales operaciones de cada
modulo, son las operaciones mas recurrentes que ejecutan los usuarios en
su operación diaria, ejemplo: facturación, cobros, pagos, devoluciones.
4. La sección de reportes agrupa las diferentes salidas, reportes o listados de las diferentes
tablas y operaciones ejecutadas por los usuarios, la información puede ser enviada a
diferentes destinos cuando es emitida
3. Opciones
1. Las opciones son las pantallas o formularios con los cuales interactua el usuario
ingresando y modificando la información en las operaciones diarias según sus
responsabilidades.
2. Una opción se puede abrir tantas veces como el usuario lo requiera.
3. Cada usuario tendrá tantas opciones activas como las que les haya dado acceso el
administrador del sistema o supervisor.
4. Cada opción o formulario consta de 3 pestañas o partes.
1. Pestaña General
1. En esta área se encuentra la información principal del maestro o documento
actualmente seleccionado.
2. Pestaña Resumen
1. Es un listado resumido de todos los registros del actual maestro, documento o
proceso.
3. Pestaña Avanzado
1. Son las funcionales adicionales de la pantalla o formulario.
2. La cantidad de opciones de esta pestaña dependerá del tipo de formulario
abierto, por lo general las principales funciones de esta pestaña son:
1. Filtros
2. Imágenes
3. Comentarios
4. Campos Extras
5. Auditorias
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6 Exportar
6. Exportar
7. Importar Translate
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8. Consultas
9. Complementos
10. Duplicar
11. Información Contable
5. Las opciones están agrupadas y ordenadas según su modulo, sección y uso.
6. En la pestaña de iDesktop el usuario puede llevar un control de contactos, tareas o
actividades y notas.
4. Ventanas Emergentes
1. Esta funcionalidad permite abrir de forma separa y no dentro de la pantalla principal un
formulario, se pueden abrir de forma emergente tantas veces como el usuario lo requiera,
ejemplo de uso: estoy elaborando una cotización a un cliente y casi al finalizar llama un
segundo cliente pidiendo un precio u otra información, no es necesario cancelar la
actual operación porque se puede abrir una segunda o tercera pantalla
de cotización para abrir las nuevas transacciones de forma independiente.
5. Reportes, Formatos y Gráficos
1. Puede usar el asistente de búsqueda de reportes para ubicar rápidamente cualquier
reporte o listado dentro de eFactory sin necesidad de cambiarse de pantalla o modulo.
2. Los gráficos poseen una barra de herramientas personalizada a cada formulario que
permiten ejecutar estas funciones:
1. Filtrar el alcance de los registros mostrados.
2. Actualizar los valores del gráficos si se ha actualizado la información.
3. Enviar por correo la información del gráfico en una tabla y la imagen del mismo.
4. Abrir el mismo gráfico en una nueva ventana.
5. Abrir la ventana de chat para relacionar al gráfico comentarios con otros usuarios.
6. Exportar los datos directamente a Microsoft Excel.
5. Menú Superior General (Ver Imagen)
1. Seleccionar Usuario
2. Seleccionar Aplicación
3. Seleccionar Empresa
4. Pagina de Inicio de eFactory
5. Administrador de Claves
6. Chat
7. Notificaciones
8. Vídeos ¿Como lo Hago?
9. Información de la sesión actual

10. Acceso directo a www.factorysoft.com.ve


11. Acerca de eFactory
12. Calculadora
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13 Seleccionar Impresora
13. Seleccionar Impresora
14. Bloquear
View Pantalla
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15. Cambiar Clave de Usuario


16. Enviar Sugerencia
17. Ayuda
18. Cerrar sesión y salir de eFactory
6. Barra de herramientas (Ver Imagen)
1. Botón Agregar
1. Esta funcionalidad permite incluir un nuevo registro o documento al sistema, al ser
presionada se desactivaran los principales botones de la barra de herramientas y
pestañas dejando activos los botones de aceptar y cancelar, el usuario debe ingresar los
datos en el formulario donde esta trabajando y confirmar la transacción dando clic
al botón aceptar, para abortar la operación debe darle clic al botón aceptar.
2. Botón Editar
1. Esta funcionalidad permite ejecutar cambios o modificaciones a la información del
registro actual.
3. Botón Buscar
1. Esta funcionalidad permite buscar y seleccionar los registros o documentos dentro del
formulario que actualmente esta activo.
4. Botón Eliminar
1. Esta funcionalidad permite eliminar el actual registro o documento de la opción que esta
activa, si durante el proceso de eliminación el sistema encuentra cualquier condición que
impida la eliminación se le mostrara un mensaje al usuario indicando los motivos por los
cuales no fue completada la eliminación de la información.
5. Botón Imprimir
1. Esta funcionalidad muestra una lista de formatos disponibles para la actual pantalla
u opción permitiendo mostrar la información por pantalla o enviarla por
correo electrónico desde el mismo eFactory.
6. Botón Aceptar
1. Esta funcionalidad permitir confirmar o guardar en la base de datos
cualquier transacción que se haya iniciado.
7. Botón Cancelar
1. Esta funcionalidad cancela la actual operación y vuelve los datos al estado anterior.
7. Modulo de Tesorería
1. Revisiones
1. Son los clasificadores de los documentos, también se pueden usar para llevar control de
ingresos y egresos por proyectos.
2. Tipos de Personas
1. En esta opción se definen los tipos de personas para las clasificaciones de las
retenciones del impuesto sobre la renta, ejemplo: Natural residente, jurídica domiciliada.
3. Impuestos Naciones
1. Se definen las diferentes alícuotas impositivas que existen en el país donde se esta
operando.
4. Conceptos de Retenciones
1. En esta opción se almacenan los diversos conceptos de los tabuladores de retenciones
de impuesto sobre la renta.
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5 Tipos de Movimientos Bancarios
5. Tipos de Movimientos Bancarios
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1. En esta opción se definen los


diferentes tipos de movimientos a ser
usados en las transacciones
bancarias, ejemplo: cheques,
intereses, notas de crédito y débito
por defecto el archivo ya viene
cargado con los valores estándares.
6. Bancos
1. En esta opción se definen los
nombres de los bancos con los
cuales se tienen operaciones.
Ejemplo: Banesco, Provincial,
Mercantil, BNC, BFC.
7. Conceptos de Movimientos
1. Esta es una de las opciones mas
importantes a cargar y estructurar ya
que correctamente parametrizada nos
permite crear los movimientos en la contabilidad de mas del 80% de las operaciones, se
recomienda colocar las cuentas de ingresos y de gastos del plan de cuentas contables
sin tomar en cuenta los centros de costos, ejemplo:
1. I0001 Ingresos por Ventas Clientes Nacionales
2. I0002 Ingresos por Ventas Clientes Foráneos
3. E0001 Electricidad
4. E0002 Sueldos y Salarios
5. E0003 Comisiones por Ventas
6. E0004 Comisiones por Cobranza
7. E0005 Seguro Social Empleados
8. E0006 Seguro Social Patronos
8. Cajas
1. En esta opción definimos tanto las cajas principales como las cajas chicas que usamos.
9. Cuentas Bancarias
1. En esta opción crearemos las diferentes cuentas bancarias mediante las cuales la
empresa ejecuta sus operaciones, si los socios o directores ejecutan pagos con sus
cuentas personales también se recomienda crearlas en este archivo.
8. Modulo de Ventas
1. Países
1. Defina en esta opción los países en los cuales ejecuta operaciones de compra y venta.
2. Estados
1. En esta opción se almacenan las divisiones de los países.
3. Ciudades
1. En esta opción cargamos las diferentes ciudades por cada país donde ejecutamos las
operaciones de compra y venta de la empresa.
4. Zonas
1. Esta opción no esta relacionada a países y estado, esta segmentación puede ser
operacional o regional dependiendo de los requerimientos de control de la implantación
las zonas son usadas en clientes, proveedores y beneficiarios.
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5 Transportes
5. Transportes
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1. En esta opción se registran las diferentes formas de envío de la mercancía a los clientes
o proveedores, si la empresa cancela fletes o comisiones a camiones propios o de
terceros estos se deben registrar en esta tabla para luego ser asignados en los
documentos de despacho y así poder emitir la información requerida.
6. Tipos de Vendedores
1. Segmente en esta opción los diversos grupos de vendedores,
incluya también la segmentación de los operadores administrativos que ejecutan
cobranza así seguimiento de llamadas de cobranza.
7. Tipos de Documentos
1. En esta opción se crean los diferentes documentos (tipos) en los cuales se registras las
operaciones de ventas y compras, ejemplo: factura, NCR, NDD, etc. por defecto la tabla
ya esta cargada con información estándar.
8. Tipos de Devoluciones
1. En esta opción se cargan los registros de los principales motivos por los cuales se

ejecutan las devoluciones de ventas y compras, ejemplo:


Mal despacho, mercancía en mal estado, el vendedor no
registro correctamente el pedido, etc.
9. Tipos de Clientes
1. Defina en esta opción los tipos de clientes
que serán usados internamente por el sistema para dar
el precio de los artículos que van desde el precio 1 hasta
el precio 5, el sistema toma de forma automática el
precio (1 al 5) dependiendo del tipo de cliente asignado.
10. Monedas y Tasas Cambiarías
1. En esta opción se deben definir las diferentes monedas y sus tasas cambiarías en las
cuales se ejecutaran operaciones (cualquier documento que pida la moneda), es
importante mantener actualizadas las tasas cambiarías para que el sistema eFactory
pueda ejecutar las conversiones a las diferentes monedas correctamente.
11. Formas de Pago
1. En esta opción se definen las diferentes condiciones comerciales relacionadas a
los días de pago de los documentos de compras y ventas, ejemplo: 0 Contado, 15 Días
30 Días 45 Días, 90 Días, etc.
12. Clases de Clientes
1. Es una tabla que sirve para segmentar los clientes, esta segmentación sera usada en los
diferentes reportes y gráficos que tiene la solución.
13. Conceptos de Movimientos
1. Es la misma tabla definida en el modulo de tesorería.
14. Vendedores
1. En esta opción se define la fuerza de ventas, también se deben registrar los diferentes
operadores administrativos que ejecutan cobros, seguimientos de cobranzas, llamadas a
clientes, etc.
15. Clientes
1. Esta es la principal opción del modulo de ventas y del CRM, debemos crear los
diferentes clientes con los cuales ejecutamos operaciones de ventas, es recomendable
actualizar los contactos (pestaña
Tema Vistas avanzado,
dinámicas. botón contactos)
Con la tecnología de Blogger. y demás datos importantes
l i d d li
relacionados con cada cliente.
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9. Modulo de Compras
1. Tipos de Documentos
1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
2. Tipos de Devoluciones
1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
3. Conceptos de Movimientos
1. Es la misma tabla definida en el modulo de tesorería.
4. Zonas
1. Es la misma tabla definidas en el modulo de ventas.
5. Tipos de Proveedores
1. En esta tabla se guarda una segmentación de los
proveedores, estos tipos serán usados para clasificar los
movimientos y datos de los proveedores.
6. Clases de Proveedores
1. En esta tabla se guarda una segmentación de los proveedores, estas
clases serán usadas para clasificar los movimientos y datos de los proveedores.
7. Proveedores/Beneficiarios
1. En esta tabla cargaremos todas las empresas y personas que nos brindan mercancía y
servicios, también se deben crear como beneficiarios los trabajadores, si voy a ejecutar
adelantos de viáticos para la fuerza de venta es recomendable crear a los vendedores
como beneficiarios así no pertenezcan a la empresa.
2. Se recomiendo después de crear al proveedor darle la información relacionada a los
contactos del mismo (Pestaña avanzado - Botón de contactos).
10. Modulo de Inventarios
1. Tipos de Ajustes
1. En los tipos de ajustes definimos los motivos o conceptos por los cuales ejecutamos
entradas y salidas de mercancía del inventario que no sean por concepto de compra o
venta, ejemplo: regalías a clientes o prospectos, muestras de un
proveedor, contaminación por químicos, robo, etc.
2. Ubicaciones de Artículos
1. Las ubicaciones están relacionadas directamente a un artículos cada articulo solo puede
tener una ubicación estas ubicaciones son usadas para emitir listados de artículos o
movimientos de inventarios segmentados por ubicación.
3. Almacenes
1. Los almacenes son las ubicaciones físicas donde se almacena
la mercancía están agrupadas por sucursal.
4. Unidades
1. En esta opción se definen las diferentes unidades de medida de los artículos y servicio
que se manejan en la empresa, incluya la medida de horas si ofrece servicios
profesionales por horas.
5. Tipos de Artículos
1. En esta tabla se guarda una caracterización de los artículos que sera usada para
la emisión de reportes y consolidación de información.
6. Clases de Artículos
1. En esta tabla se Tema
guarda una
Vistas caracterización
dinámicas. de de
Con la tecnología losBlogger.
artículos que sera usada para