¿Sabes que es una PMO y cuáles son sus beneficios

para la empresa?
27 MARZO, 2017 CEOLEVEL10 COMMENTS

Cada vez más a menudo me encuentro con ofertas de trabajo que solicitan contratar “un
PMO”, me sorprende dado que un PMO no es una persona, sino un departamento dentro de
la organización.

También muchas empresas creen tener una PMO, pero no es así, tienen un grupo de
personas rellenando papeles, que no es exactamente la función de la PMO.

Con el fin de aclarar un poco los conceptos y dar luz sobre este tema, he decidido redactar
este artículo.

Comenzaremos por lo básico, la definición de PMO: Project Management Office.

Como bien dice el nombre, una PMO es una Oficina de Gestión de Proyectos, una
estructura dentro de la organización (grupo o departamento) que define y mantiene
estándares para la gestión de proyectos.
Lo que no es una PMO:

 Una persona
 Un grupo de directores de proyecto, gestionando diferentes proyectos
 Un grupo de becarios rellenando papeles y formularios

Una PMO como he indicado antes, es un departamento dentro de la empresa y puede ser de
diferentes tipos, dependiendo el grado de control o involucración que tenga en los proyectos,
siendo normalmente clasificada en 3 tipos:

La PMO de soporte (Supportive)

 Ofrece soporte e información a los proyectos

 Facilita plantillas y mejores prácticas
 Suele ser recomendada cuando los proyectos no requieren de un control férreo y
normalmente actúa bajo demanda o petición de los directores de proyecto
 Ejerce un grado de control mínimo

La PMO de control (Controlling)

 Además de facilitar plantillas y mejores prácticas, asegura su cumplimiento, verifica que se

usen los estándares, métodos y herramientas apropiados
 Ejerce un grado de control medio

La PMO directiva (Directive)

 Incluye las funciones de la PMO de Soporte y de Control, pero es responsable de los

resultados de los proyectos, asumiendo la dirección.
 En este caso, los directores de proyecto, reportan directamente a la PMO y no a las áreas
funcionales.
 Gestiona recursos y mide el progreso de los proyectos.
 Ejerce un grado de control alto

Según los últimos informes y encuestas del PMI – Project Management Institute, cada vez
más organizaciones entienden la función y el valor de una PMO.
Un 71% de las empresas internaciones encuestadas cuentan ya con esta estructura dentro de
la organización.

Desgraciadamente a nivel estatal queda mucho camino por recorrer, ya que en mis
formaciones cuando pregunto por una PMO, son pocos los que reconocen que su empresa
cuenta con ella o apoya la creación de la misma y en muchos casos se desconoce incluso el
concepto o se utiliza erróneamente.

Como broche final, os adjunto esta interesante presentación en SlideShare de Cecilia

Boggi sobre las experiencias en la implementación de una PMO en diferentes tipos de
estructuras organizativas.
Espero que la información incluida en el artículo ayude a mejorar el conocimiento del concepto
de PMO y el valor añadido que puede aportar a la organización.

¿Tu empresa dispone de una PMO? ¿Qué tipo de PMO es y que funciones ejerce?
¿Crees que es necesario para toda organización que gestione proyectos disponer de
una? ¡Espero vuestros comentarios!
No olvides compartir el artículo en tus redes para que más profesionales se puedan beneficiar
de la información.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

4 P ASOS A SEGUIR PARA CREAR UNA PMO DESDE 0
27 NOVIEMBRE, 2017 CEOLEVEL2 COMMENTS

No hace mucho escribí en el blog sobre las oficinas de proyectos: ¿Sabes que es una PMO y
cuáles son sus beneficios para la empresa?

En el artículo de hoy, me gustaría retomar el tema y daros algunos consejos a aquellos que os
hayan encomendado la nada fácil tarea de “montar una PMO” desde cero en vuestra
organización.

Vamos a enfocar el reto de crear una PMO en la organización como un proyecto en si mismo,
por lo tanto los primeros pasos serán:

 Analizar la situación actual

 Decidir el enfoque más adecuado y las herramientas a emplear (“tailoring”)
 Involucrar a los principales stakeholders

Empezaremos a planificar con más detalle la ejecución del proyecto, siguiendo estas 4 fases:

1. Análisis de la situación: En esta primera fase nos vendrá bien conocer algunos aspectos
clave como pueden ser:

1. El nivel de madurez en Project Management de la compañía

2. El tipo de organización (funcional, matricial o proyectizada)
3. La involucración/interés de los interesados en el proyecto
4. Tipo de PMO que queremos crear (de soporte, control o directiva)
2. Fase de Diseño y toma de requerimientos:

1. Definir las áreas de responsabilidad de la PMO con detalle

2. Métodos y procesos a implementar
3. Herramientas y recursos necesarios para llevarlo a cabo

3. Implementación de la PMO

1. Pondremos en acción los planes, implementando los procesos y sistemas

2. Acciones formativas, de marketing y comunicación en relación a la PMO y sus
funciones dentro de la organización
3. La gestión del cambio será un elemento importante en esta fase, el éxito o el fracaso
dependerá de si la organización entiende el valor que aporta la PMO y recibe apoyo de
los principales interesados.

4. Operaciones

1. Mantener la PMO operativa y funcional

2. Coaching/Mentorship a los project managers para que colaboren de manera efectiva
con la PMO
3. Seguimiento y adaptación de las funciones de la PMO, midiendo su grado de madurez
y en base a las necesidades de negocio de la organización

Estos son solo algunos consejos, obviamente acometer un proyecto como este no será tarea
fácil y deberemos planificar muy bien las diferentes fases y contar con el apoyo de las capas
gerenciales de la organización si queremos que el proyecto llegue a buen puerto.

¿Tiene tu empresa una PMO? ¿Consideras que aporta un gran valor añadido a las
tareas de los PMs? Comparte como siempre tus comentarios y experiencias abajo

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP

11 C ONSEJOS PARA SER MEJOR P ROJECT M ANAGER
25 ABRIL, 2016 CEOLEVEL14 COMMENTS

En el artículo de hoy voy a ofrecerte algunos consejos que en base a mi experiencia personal
como Project Manager y de otros compañeros de profesión os serán de gran utilidad a la hora
de gestionar eficazmente un proyecto.

¿Que entendemos por un proyecto exitoso? Por lo general se entiende por proyecto
exitoso aquel que cumple con el alcance, el coste y el tiempo definidos inicialmente, sin perder
de vista la calidad del resultado.

Adicionalmente a esta definición estándar de proyecto exitoso, habría que añadir el factor de
“percepción” es decir como los interesados del proyecto están viendo satisfechas sus
expectativas e intereses en el proyecto.

Se puede dar la situación en la cuál un proyecto finalice en el plazo y con los costes marcados
y aún así sea visto como un fracaso si no se han cumplido las demandas de los principales
interesados del mismo.

Con el objetivo de obtener un proyecto exitoso y mejorar nuestra gestión como Project
Manager te dejo a continuación 11 valiosos consejos para conseguirlo:
1) Se Transparente: Si queremos evitar conflictos y problemas mayores, lo ideal es que
comuniquemos correctamente y siendo fieles a la realidad del proyecto. No manipular la
información, sino mostrarla y defenderla con datos reales y las acciones
preventivas/correctivas que sean necesarias.

2) Define claramente el alcance del proyecto, así como las expectativas de los stakeholders
involucrados en el mismo.

3) Haz uso de los “assets” que tengas disponibles en la organización, como por ejemplo
plantillas estandarizadas para la gestión de proyectos.

4) Se perseverante: no hay mejor receta para el éxito que la constancia y la perseverancia.

5) No aceptes presiones y aprende a decir que no: Esto parece algo fácil pero no siempre
lo es, como project managers debemos ser capaces de defender nuestras estimaciones y
decisiones con datos y no ceder ante presiones.

6) Actúa como líder positivo y colaborativo: Trabajar con un objetivo común, servir como
lider/coach al equipo de trabajo, actuando como nexo de unión y colaboración. Resolver los
problemas de una manera positiva, abierta y colaborativa.

7) Genera Lecciones Aprendidas: A medida que avance el proyecto ir documentando lo que

funciona y lo que no, las acciones tomadas y su resultado. No es necesario esperar a final de
proyecto para compartir este valioso conocimiento con otros proyectos en marcha con los que
pudiera haber sinergias.

8) No tengas miedo a las situaciones complejas ni a equivocarte: Somos humanos y

como tales, cometemos errores, pero un error es una experiencia de la que se aprende. No se
puede llegar a ser un buen capitán de barco sin navegar en aguas tormentosas y tener que
tomar decisiones difíciles.

9) Aplica la inteligencia emocional y el liderazgo situacional: Lejos han quedado ya los

tiempos de líderes controladores y manipuladores, ahora se lleva un management más
humano y centrado en detectar las capacidades y necesidades, dotar de poder al equipo y
ofrecerles el entorno y herramientas necesarias para que el proyecto sea un éxito.

10) Necesitas tomar tiempo para reflexionar: Si no paramos en algún momento, no

podremos reflexionar y si no reflexionamos no podremos mejorar. Para que se de un ciclo de
mejora continua, debemos de contar con tiempo para la reflexión, planificación y análisis.
11) Aprende a escuchar: Parece algo obvio pero no siempre lo es, debemos aprender a
escuchar, a nuestro equipo, al cliente, al sponsor, a los interesados en general del proyecto.
Solo a través de una buena escucha y análisis de las expectativas e intereses, podremos
llevar nuestro proyecto a buen puerto.

Alejandro Pérez, PMP

¿GESTIONAS O LIDERAS TUS PROYECTOS? ANALIZAMOS LAS
DIFERENCIAS

BY CE OLE V E L ON J A N 22, 2018 05:46 PM

En el artículo de hoy me gustaría ayudarte a diferenciar los conceptos de gestión y

liderazgo, es muy común hoy en día que se usen de manera indistinta o como sinónimos,
pero no lo son en absoluto.

En la literatura de gestión de proyectos, hay numerosas referencias pero quizás una de las
más famosas es la de J.P. Kotter que en su obra “A F O RCE F OR C H AN GE . H OW
L E AD E RS HI P D I F FE R S F R OM M AN AG E M E N T ” diferencia claramente ambos términos.

La diferencia básica entre liderar y gestionar, es que quien gestiona, dirige y controla a la
persona para llegar de un punto a otro y quien lidera, a través del diálogo guía e inspira a la
persona para que ella misma sea capaz de llegar al otro punto.

Según el PMBOK Sexta Edición las diferencias entre Gestionar y Liderar son las siguientes:

Gestor:

Dirige utilizando poderes

Administra y gestiona
Controla

Líder:

Guía
Desarrolla
Inspira
¿CUÁL DE LAS 2 OPCIONES ES MEJOR?

Pues la respuesta más completa es que ni una, ni otra, sino una combinación adecuada de
ambas.

También dependerá del tipo de estructura organizativa, madurez del equipo y otros factores
ambientales que puedan afectar al proyecto, pero en términos generales no son enfoques del
todo excluyentes sino que se pueden complementar.

Si aplicamos un enfoque fuerte de gestión y débil de liderazgo, nos encontramos con un perfil
de administrador y puede que acabemos no siendo respetados como figura referente en la
organización.

Si aplicamos un perfil fuerte de liderazgo y débil de gestión, tendremos un perfil menos

administrativo pero que depende en que contextos puede sembrar el caos.

Finalmente si combinamos eficazmente ambos enfoques de manera inteligente y teniendo en

cuenta el contexto/ambiente en el cuál nos encontramos, tendremos un perfil más eficiente y
eficaz, con mayor impacto en el proyecto y que posiblemente nos conduzca al éxito.

Alejandro Pérez, PMP, PMI ACP