Administración Documental en el Entorno Laboral 1

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental.

De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de aprendizaje

Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación,

registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son

remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,

dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
 Administración Documental en el Entorno Laboral 2

destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario

responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales

Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

Constancia de recibo

Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)

Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación

Relación entre los documentos recibidos y enviados

Registro impreso de planillas de radicación y control

Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

 Administración Documental en el Entorno Laboral 3

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la

actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades

financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será

anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de
de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
entrada Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

 Administración Documental en el Entorno Laboral 4

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla

para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 el número de registro

 la fecha

 el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente

comunicación
 Administración Documental en el Entorno Laboral 5

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto

de salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro

para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama

de la empresa, éste puede ser:

 único

 o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

 Administración Documental en el Entorno Laboral 6

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de

ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de

Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen

no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema
 Administración Documental en el Entorno Laboral 7

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los

responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de

correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas

de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una

secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,

envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del

Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una

numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble

ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo

 Administración Documental en el Entorno Laboral 8

asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de

destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de

información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el

documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la

correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la

copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Administración Documental en el Entorno Laboral 9
Administración Documental en el Entorno Laboral 10
Administración Documental en el Entorno Laboral 11
Administración Documental en el Entorno Laboral 12
Administración Documental en el Entorno Laboral 13
 Administración Documental en el Entorno Laboral 14

Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales internas, que se

reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y local, a través

de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el objetivo primordial

de este informe “Administración Documental”