Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
En otras palabras, la gráfica de Gantt no es más que un gráfico de barras, una estrategia
de planeación que puede servir como una especie de guía a la hora de poner en marcha
todas las labores necesarias para ir de un punto A hasta un punto B.
El diagrama o gráfica de Gantt funciona como una especie de calendario, conformado por
barras, en el que se establece la fecha de inicio y de culminación de cada actividad
correspondiente a un proyecto, y en donde además pueden incorporarse datos
relacionados con el material, el capital, el personal requerido, entre otros aspectos
fundamentales, para tener una visión más clara de lo que implica el proyecto.
Es lo más parecido a un plan de acción, que puede ser monitoreado de manera gráfica,
para conocer si efectivamente está siendo cumplido o si requiere de la realización de
determinados ajustes.
Ventajas de utilizar una Gráfica de Gantt
Brinda una perspectiva visual que facilita el entendimiento del proyecto a desarrollar.
Permite ordenar eficientemente las actividades requeridas para la ejecución del proyecto.
Da un estimado del tiempo que tomará cada actividad individualmente y del tiempo que
tomará la ejecución del proyecto en su totalidad.
Es una herramienta bastante práctica que puede ser utilizada por casi cualquier persona,
desde los niveles más bajos en una jerarquía organizacional hasta el nivel gerencial, y que
puede elaborarse ya sea mediante herramientas de uso informático o con la ayuda de un
lápiz y un papel.
Las columnas que se encuentran del lado izquierdo contienen información sobre las
actividades a realizar, el material, el personal y demás recursos requeridos para la ejecución
del proyecto; mientras que las columnas que se encuentran del lado derecho reflejan el
tiempo requerido para realizar cada una de las actividades, el cual puede corresponder a
días, semanas o meses, según sea más conveniente.
Para crear una gráfica de Gantt, los pasos básicos que debemos seguir son los siguientes:
Lo primero que debemos hacer es dibujar las columnas y filas que formarán parte de
nuestra gráfica, y en las cuales iremos colocando toda la información que consideremos
necesaria. El número de columnas y filas dependerá de la cantidad de datos que se quiera
incluir en el gráfico, pero por lo general puede trabajarse con un conjunto sencillo de 4
columnas ubicadas al lado izquierdo de la tabla, seguido del número de columnas que sea
necesario para apuntar la cantidad de días, semanas o meses que tomará la ejecución del
proyecto. Por otro lado, el número de filas que dibujaremos dependerá de la cantidad de
actividades involucradas en el plan.
En las filas de la primera columna colocaremos todas las actividades que sea necesario
realizar, una debajo de la otra, cada una en una cuadrícula distinta.
En las filas de la segunda columna colocaremos la fecha estimada de inicio de cada una de
las actividades.
En la cuarta columna colocaremos el tiempo total estimado para la duración de cada una
de las actividades, teniendo en cuenta la unidad de tiempo seleccionada, ya sean días,
semanas o meses. Es muy importante considerar que, aunque no sepamos con total
certeza la cantidad de tiempo que demorará una actividad, debemos colocar parámetros
razonables a los cuales podamos apegarnos para administrar mejor nuestro tiempo y
nuestro esfuerzo.
Lo que haremos a continuación será dibujar un conjunto de columnas que irá del lado
derecho de la tabla, justo después de la cuarta columna en la que ubicamos la duración
total de las actividades. El número de estas columnas dependerá de la cantidad de tiempo
necesaria para culminar el proyecto en su totalidad, y estarán dividas igualmente en función
de la unidad de tiempo con la que se haya decidido trabajar (días, semanas o meses). En
las filas de estas columnas iremos dibujando bloques de color que representarán el tiempo
de duración de cada actividad, lo que nos ayudará a determinar si existe alguna prelación
en el desarrollo de las mismas.
Cuando hablamos de una “prelación” nos referimos a una relación de dependencia entre
una actividad y su tarea anterior o posterior. Esto nos permite conocer si es necesario
culminar con el desarrollo de una actividad antes de iniciar con la siguiente, o si por el
contrario ambas pueden ejecutarse de manera simultánea.
El siguiente paso será demarcar el momento actual del proyecto, para lo cual trazaremos
una línea vertical que partirá del día, semana o mes correspondiente a la fecha presente, y
rellenaremos con un tono más oscuro las celdas de los días, semanas o meses que hayan
transcurrido. Además, mediremos el progreso de cada una de las actividades dibujando una
línea oscura y fina dentro de los bloques de color que determinan la duración de cada tarea.
Si la actividad ha culminado, la línea de color oscuro tendrá la misma longitud que el bloque
de color correspondiente a su duración, mientras que, si aún se encuentra en proceso,
tendrá la longitud que corresponda a su avance o progresión en el tiempo.
Desarrollo de la inversión.
Alineación administrativa.
Inicio de operaciones.
En el lado izquierdo de la gráfica de Gantt, se procede a colocar cada una de las actividades
en la primera columna. En la segunda y tercera columna se colocan el tiempo estimado de
inicio y de culminación para cada una de estas labores, y en la cuarta columna se fija el
tiempo de duración estimado para la ejecución del proyecto en su totalidad.
El lado derecho de la gráfica funciona como una especie de calendario. Las columnas que
conforman este lado de la gráfica de Gantt corresponden a los meses que tardará en
desarrollarse el proyecto, y éstos a su vez se encuentran divididos en semanas, de manera
que resulte más sencillo a la hora de monitorear el curso de las actividades.
Los bloques de color azul de la gráfica de Gantt indican la duración de cada tarea de una
forma mucho más gráfica, y nos permiten conocer a simple vista si existe alguna relación
de dependencia entre una y otra actividad.
Por ejemplo, vemos que la primera actividad (realización de un estudio de mercado previo)
tardará una semana y que la segunda actividad (constitución del negocio) no podrá
comenzar sino hasta que ese tiempo haya transcurrido y la primera labor se haya cumplido.
Por otra parte, puede darse el caso de que dos o más tareas se ejecuten de manera
simultánea, tal como ocurre con la tercera actividad (desarrollo de la inversión) y la cuarta
actividad (construcción del lugar).
En este caso, se considera posible que ambas labores se lleven a cabo al mismo tiempo,
ya que a medida que va ejecutándose la inversión, puede procederse con el levantamiento
de la infraestructura, pues se cuenta con parte del capital requerido para ello.
Por otro lado, el momento actual del proyecto se demarca por una línea vertical de color
rojo. En nuestro ejemplo está ubicada en la cuarta semana del mes enero.
Además de esto, notamos que en los bloques de color de la primera y de la segunda
actividad hay una línea negra en la gráfica de Gantt que va desde el inicio hasta el final de
las celdas correspondientes a la duración de estas tareas, y esto nos indica que ambas
labores ya han sido ejecutadas y cumplidas satisfactoriamente.
Por otro lado, vemos que hay una línea negra que atraviesa el bloque de color
correspondiente a la duración de la tercera actividad, pero que no cubre la longitud total de
éste, lo cual indica que dicha tarea aún se encuentra en ejecución.
Los bloques de color que no muestran ninguna línea horizontal dentro de ellos,
corresponden a aquellas actividades que aún no se han ejecutado. Esta es la forma que
tenemos para monitorear el avance de cada una de las labores del proyecto.
Microsoft Project
Ganttproject
Por otra parte, al ser un programa diseñado para usuarios de ordenadores comunes y
corrientes, este software requiere de muy poco o ningún mantenimiento, lo que sin duda es
una gran ventaja para quienes no tienen mucha experiencia en el mundo de la informática.
Mindmanager
Es un software de mapas mentales para visualizar ideas que busca facilitar una
comunicación eficaz, gestionar el conocimiento, administrar proyectos y solucionar
problemas de negocios mediante la creación e intercambio de mapas dinámicos de
información, mapas mentales, diagramas de flujo de procesos, mapas conceptuales,
cuadros de mando de proyectos, y demás herramientas visuales.
DIAGRAMA DE PERT
PERT suele utilizarse junto a técnicas CPM (Critical Path Method), para detectar esos
‘cuellos de botella’ que pueden poner en peligro el proyecto al completo. Con PERT y CPM
sabremos el camino crítico de nuestros proyectos y realizaremos un mejor control de calidad
de los resultados del mismo.
Así pues, este concepto está ligado directamente con la fecha de fin del proyecto. Para que
este se realice dentro de plazo, lo primero que se debe desarrollar es la ruta crítica. Por
ello, se hace de imprescindible identificar el camino crítico durante la etapa de planificación,
a través de otra técnica muy similar al método PERT, hablamos del CPM (Critical Path
Method).
Gracias a las dependencias entre actividades extraídas, obtendremos el flujo de trabajo
más óptimo. Sólo así podremos evitar un retraso que paralice nuestro proyecto. Las
actividades que no se relacionen con la ruta crítica, tienen una mayor holgura por lo que
pueden ser susceptibles de modificaciones posteriores sin que afecte a la fecha final del
proyecto.
Así pues, mientras que PERT considera los recursos necesarios para completar las
actividades en una duración determinada, la lógica del CPM detecta el camino crítico
y los posibles ‘cuellos de botella’ del proyecto.
Red PERT
Las técnicas PERT y CPM nos ayudan a programar un proyecto con el coste mínimo y la
duración más adecuada, tal y como lo hace Sinnaps. Con ambas técnicas, el Project
Manager podrá encontrar una compensación del esfuerzo en su proyecto. Teniendo en
cuenta las actividades que no están dentro del camino crítico, el equipo trabajará en estas
tareas cuando tenga disponibles los recursos, dejándolas al servicio de las actividades
críticas en las fases más complicadas del proceso.
El origen de PERT
Se trata de una técnica aplicada importantes proyectos de nuestra historia contemporánea.
La Armada de los Estados Unidos comenzó a utilizarla en 1958 para la planificación
del proyecto Polaris, un misil balístico basado en submarinos, construido con armas
nucleares durante la Guerra Fría. Se dice que gracias a la lógica de PERT, se adelantó dos
años la fecha de terminación de su construcción. Toda una ventaja si tratamos un contexto
bélico. El programa Apolo, por ejemplo, también fue programado siguiendo el método
PERT.
Ventajas
Organizar actividades.
Calcular rutas de trabajo optimizadas.
Tiene en cuenta las dependencias entre las tareas.
Planificaciones más efectivas y realistas.
Tiene en cuenta cada actividad de manera individual y su relación con las demás
tareas.
Permite la identificación de cuellos de botella o nodos críticos en la ruta de trabajo.
Ayuda a cumplir plazos y presupuestos estimados.
Mejora la toma de decisiones anticipadas y efectivas.
Mejor integración y presentación de datos a los interesados del proyecto.
Desventajas
No fomenta la planificación flexible. Es complicado re-planificar si aplicas técnicas
de PERT en la gestión de proyectos. Afortunadamente, existen aplicaciones como
Sinnaps que superan este límite para adaptar el método PERT y CPM al mundo tan
versátil en el que vivimos hoy.
No disponemos de datos suficientes al crear el diagrama de PERT
online. Cuando realizamos la primera planificación o estimación del proyecto, aún no
tenemos una información exhaustiva y completa del mismo. ¿Cómo saber la
estimación exacta de costes o plazos? De ahí, que tengamos la necesidad de re-
planificar y nos lleve a la primera barrera de PERT: su estatismo.
Supone un enorme esfuerzo realizar por nosotros mismos una red de PERT de un
proyecto medio. Las rutas de trabajo suelen contener varias actividades, con varias
dependencias entre sí. Debemos tener en cuenta diferentes y múltiples nexos
Único parámetro es el factor tiempo. Si falla algún dato sobre duraciones de
actividades, cambios de fechas, plazos u otra variación en la gestión de recursos,
toda la red PERT se vendría abajo. De ahí, la importancia de usar apps que tengan
en cuenta estas desventajas del Diagrama de PERT, y que permitan planificaciones
flexibles, como es el caso de Sinnaps.
No es un método ágil. Por todo lo que hemos mencionado anteriormente, la técnica
de PERT es predictiva pero no es ágil. No permite una revaluación constante de la
planificación, alejándose así de una gestión realista. Sí predice lo que sucederá en
proyectos con un nivel de incertidumbre no muy elevado.
Regla 1: Cada actividad se debe representar sí y sólo sí, por un ramal o arco.
Regla 2: Cada actividad debe estar identificada por dos nodos distintos. En el caso de
existir actividades concurrentes (que inicien al mismo tiempo, o que el inicio de una actividad
dependa de la finalización de 2 o más actividades distintas) se debe recurrir a actividades
ficticias (representadas por arcos punteados que no consumen ni tiempo ni recursos) para
satisfacer esta regla.
Por ejemplo, la actividad C para su inicio requiere que finalicen A y B. Las actividades A y
B inician al mismo tiempo.
Con base en la información obtenida en la fase anterior y haciendo uso de los conceptos
básicos para diagramar una red, obtendremos el gráfico del proyecto:
Fb y Fd corresponde a actividades ficticias que no consumen tiempo ni recursos.
T1: Tiempo más temprano de realización de un evento. Para calcular este indicador deberá
recorrerse la red de izquierda a derecha y considerando lo siguiente:
T1 del nodo n = T1 del nodo n-1 (nodo anterior) + duración de la actividad que finaliza en el
nodo n.
Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con mayor
valor.
En este caso para el cálculo del T1 en el nodo 4, en el que concurren la finalización de 3
actividades, 2 de ellas ficticias (Fb y Fd, cuyos tiempos son cero) y una es la actividad C.
En este caso deberá considerarse el mayor de los T1 resultantes:
T1 (nodo 3) + Fb = 4 + 0 = 4
T1 (nodo 2) + C = 3 + 2 = 5
T1 ( nodo 5) + Fd = 5 + 0 = 5
T2: Tiempo más tardío de realización del evento. Para calcular este indicador deberá
recorrerse la red de derecha a izquierda y considerando lo siguiente:
T2 del nodo n = T2 del nodo n-1 (nodo anterior, de derecha a izquierda) - duración de la
actividad que se inicia.
Si en un nodo finaliza más de una actividad, se toma el tiempo de la actividad con menor
valor.
En este caso para el cálculo del T2 del nodo 2, en el que concurren el inicio de varias
actividades deberá entonces considerarse lo siguiente:
T2 nodo 3 - B = 5 - 1 = 4
T2 nodo 4 - C = 5 - 2 = 3
T2 nodo 5 - D = 5 - 2 = 3
H: Tiempo de holgura, es decir la diferencia entre T2 y T1. Esta holgura, dada en unidades
de tiempo corresponde al valor en el que la ocurrencia de un evento puede tardarse. Los
eventos en los cuales la holgura sea igual a 0 corresponden a la ruta crítica, es decir que la
ocurrencia de estos eventos no puede tardarse una sola unidad de tiempo respecto al
cronograma establecido, dado que en el caso en que se tardara retrasaría la finalización
del proyecto.
Las actividades críticas por definición constituyen la ruta más larga que abarca el proyecto,
es decir que la sumatoria de las actividades de una ruta crítica determinará la duración
estimada del proyecto. Puede darse el caso en el que se encuentren más de una ruta crítica,
como es el caso del problema que hemos desarrollado.
Ruta crítica 1:
Esta ruta se encuentra compuesta por las actividades A, C y E. La duración del proyecto
será de 9 horas.
Ruta Crítica 2: