GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: Manejo básico de la herramienta de hojas de cálculo

Excel.
● Código del Programa de Formación: 13410563
● Competencia: Utilizar herramientas informáticas de acuerdo con las necesidades de
manejo de información.
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
o Identificar las características y manejo de la herramienta de hojas de cálculo según las
instrucciones definidas
o Aplicar las funciones de una hoja de cálculo según las características de las operaciones a
desarrollar.
● Duración de la Guía: 20 horas.

2. PRESENTACION

Estimado aprendiz: con esta primera guía se da comienzo al proceso de formación para el manejo básico
de las herramientas de la hoja de cálculo de Excel con el fin de cumplir con un proceso de formación
integral.

La formación está centrada en la construcción de la autonomía y el uso de técnicas didácticas

activas que permiten la resolución de problemas simulados o reales que recrean el contexto
productivo.

La informática se ha convertido en un elemento fundamental en prácticamente cualquier trabajo,

dominar suite de oficina programas como Word, Excel y PowerPoint pueden darle mayor
oportunidad de empleo en el mercado laboral.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Reflexión Inicial.

Observe la imagen.

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Imagen N° 1 Iconos de la suite de office

Lea detenidamente y reflexione al respecto.

Comprender que Excel es un programa estilo hoja de calculo probablemente no le sirva de mucho una
hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para
ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden introducir números, letras y
gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tiene que introducirlos uno debajo de otro, como si lo
hiciera en papel, colocar en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quiere hacer la suma de lo
que está encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).

Usted podrá pensar que la forma más sencilla para hacer una suma es utilizar la calculadora y digitar los
números uno a uno, pero que pasaría si la suma es de más de 20 números y usted se equivocara en uno.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagine que está haciendo la
declaración de renta a mano y al final descubre un error, tendría que volver a calcularlo todo y corregir el
error.

En todas las empresas de acuerdo a su actividad generar incalculables números de datos y cuanto más
grande sea esta, el procesamiento de la información es más compleja.
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¿Qué tipo de información es fundamental en las Empresas?

¿Si usted llevara la contabilidad de los gastos e ingresos de su familia lo haría en libros contables?

¿Si la información la tuviera que registrar en libros contables cuantos libros utilizaría?

¿Conoce usted una herramienta para administrar esta información?

¿Qué trabajo le costaría organizar esta información?

¿Le resultaría fácil cambiar la organización de los datos para su respectivo análisis?

¿Reconoce usted el icono de Excel a primera vista en la imagen N° 1?

3.1 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

1. Al Iniciar Excel aparece una pantalla, a continuación realizo una descripción de cada uno de los
componentes fundamentales de un libro y de una hoja de cálculo. Capturo la pantalla y coloco los
correspondientes nombres señalándolos con una flecha.

Imagen N°2 Captura de pantalla hoja de calculo

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1. Archivo - Menú Administrativo. 9. Barra de título.

2. Barras de menús. 10. Barra de estado.
3. Insertar nueva hoja de cálculo. 11. Barra de desplazamiento.
4. Barra de zoom 12. Hojas del libro de Excel
5. Celda activa 13. Vista de la hoja.
6. Barra de minimizar, maximizar, cerrar. 14. Encabezado de la fila.
7. Cintas de opciones con grupos. 15. Encabezado de la columna.
8. Barra de formulas

3.2 Actividades de transferencia del conocimiento.

Imagen N° 3 Icono Excel 2013

¿Qué es Excel?
Excel es un programa informático desarrollado y distribuido por Microsoft Corporation, se trata de un
software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones, desarrolladas
específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo.

La primera incursión de Microsoft en el mundo de las hojas de cálculo (que permiten manipular datos
numéricos en tablas formadas por la unión de filas y columnas) tuvo lugar en 1982, con la presentación de
Multiplan. Tres años más tarde llegaría la primera versión de Excel.

Ante la demanda de una compañía que ya comercializaba un programa con el nombre de Excel, Microsoft
fue obligada a presentar su producto como Microsoft Excel en todos sus comunicados oficiales y
documentos jurídicos.
Microsoft presentó en 1989 su primera versión de Office, una suite ofimática (conjunto de programas que
son útiles en las tareas de oficina) que incluía Excel, Word (un procesador de textos) y PowerPoint (una
aplicación para la creación de presentaciones multimediales).

Microsoft Excel presentó, a lo largo de su historia, diversos problemas con las operaciones realizadas en la
hoja de cálculo. Uno de los más importantes ha sido la imposibilidad de trabajar con fechas anteriores al
año 1900, al menos utilizando el formato de fecha propio de la aplicación; una forma de atravesar dicho
obstáculo consiste en crear campos personalizados, con formatos numéricos, combinados con fórmulas
inteligentes que los traten como datos cronológicos.

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Cabe destacar que Excel es un programa comercial: hay que pagar una licencia para poder instalarlo.
Existen otras opciones, de código abierto (“open source“, en inglés), que pueden instalarse o ejecutarse
sin cargo y que también permiten administrar hojas de cálculo, tales como OpenOffice.org Calc y Google
Docs. La mayoría de estos productos son compatibles con los documentos creados en Excel, pero no
ocurre lo mismo en la dirección opuesta (Excel no es capaz de leer archivos creados con estos programas).
Uno de los puntos fuertes de Excel es que da a sus usuarios la posibilidad de personalizar sus hojas de
cálculo mediante la programación de funciones propias, que realicen tareas específicas, ajustadas a las
necesidades de cada uno, y que no hayan sido incluidas en el paquete original. A grandes rasgos, las
opciones son dos: crear fórmulas en la misma celda de la planilla en cuestión, o bien utilizar el módulo de
desarrollo en Visual Basic.
En el primer caso, las posibilidades son muy limitadas, aunque esto no quiere decir que no sean suficientes
para la mayoría de los usuarios. El problema principal reside en la incomodidad que conlleva escribir el
código en una celda, sin la posibilidad de utilizar saltos de línea, tabulación o comentarios, entre otros
tantos elementos propios de un editor convencional. Desarrollar funciones en el pseudolenguaje de Excel
resulta antinatural, incómodo y poco intuitivo para un programador, sin mencionar que diversas
limitaciones estructurales hacen que no todo sea posible.

Para los desarrolladores que buscan objetivos muy específicos, o de una complejidad mayor al cálculo de
un promedio o de una comparación entre varios datos, la solución reside en el uso de Visual Basic. Se trata
de un lenguaje con un grado de abstracción relativamente alto (que se aleja considerablemente del
lenguaje de máquina, de la forma en la que trabaja el procesador) y que, al igual que el utilizado en Excel,
funciona por eventos (esto quiere decir que el usuario debe realizar alguna acción para que se dispare la
ejecución del programa).

Dicho esto, la combinación de Excel y Visual Basic también tiene sus limitaciones, y de ninguna manera
puede superar el nivel de personalización y precisión posible a través de la creación de un programa desde
cero; pero resulta muy eficaz y cómodo para una pequeña compañía, que no desee invertir el dinero y el
tiempo necesarios para el desarrollo de sus propias aplicaciones.

Excel es una hoja de cálculo

Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de cálculo. Las hojas de cálculo fueron
desarrolladas desde la década de 1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa
manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
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Imagen N°4 hoja De libro contable

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo en papel y aunque
inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones
donde se necesita trabajar con datos tabulares.

La Pantalla Principal De EXCEL

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la pantalla principal muestra
una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por filas y por columnas. De esta manera se forman
pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que
estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra
(columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

Imagen N°5 ventana principal

En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos. Una manera de saber si
Excel ha reconocido un dato como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo
texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.

Imagen n°6 Área de trabajo

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato alfanumérico en cada
celda.
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Operaciones aritméticas en Excel

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Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos como la suma (+), la resta (-),
la multiplicación (*) y la división (/). La única condición es que debemos colocar un signo igual (=)
precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Imagen N°7

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente debemos

respetar el máximo de caracteres que es de 8,192 para la versión de Excel 2010.
Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que
podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los cálculos.
A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia. Por ejemplo, la
siguiente fórmula hará la suma de los valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en Excel.

Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de nuestros
cálculos, Excel tiene sus propias funciones las cuales son procedimientos que nos
ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos. Podemos pensar en las funciones
como si fueran un asistente de Excel al cual le daremos algunos datos numéricos y se
encargarán de realizar los cálculos y entregarnos el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de valores
numéricos y me regresará el promedio de todos ellos.
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Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas

categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas, las
funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes hacer clic
sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los nombres de las
categorías. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las funciones que
pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las
funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en el menú
Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de funciones de
Excel.

Datos tabulares en Excel

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas
disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad de celdas, que forman
cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar los datos de
manera tabular.
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Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar formato
a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de Excel, o que
apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos algún estilo de celda.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares ya
que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.

Gráficos en Excel
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más populares
alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos basados en datos. El hecho
de tener una herramienta visual facilita mucho la compresión e interpretación de la
información por lo que millones de usuarios de la aplicación generan sus propios
reportes en Excel.

Aprender a crear gráficos de Excel es un tema aparte, pero puedes tener una idea de
los diferentes gráficos disponibles al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato
verás un grupo de comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás
encontrar todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.
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Nombres y versiones de Excel

Frecuentemente encontrarás literatura que se refiere a la hoja de cálculo de Microsoft
con el nombre de “Excel”. Algunos otros lo llaman por el nombre “Microsoft Excel” y
también como “Office Excel” por ser parte de la suite Office.
También encontrarás que es común hacer referencia a la hoja de cálculo por su
versión, por ejemplo: “Excel 2003”, “Excel 2007”, “Excel 2010”, etc. Si quieres saber
más sobre las diferentes versiones de Excel, puedes consultar el artículo: Versiones de
Excel.

Porqué aprender a utilizar Excel

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de Excel podría
intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la aplicación, pero la realidad
es que hoy en día Excel es una de las aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral. Y
no, Excel no es solamente una aplicación para contadores y financieros. Excel se ha
convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende mucho más a
la contabilidad ya que facilita la manipulación y tratamiento de datos.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a la que te
dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la necesidad de utilizar
Excel. Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar en las bolsas de trabajo online y
verás que el dominio de Excel es una de las habilidades más solicitadas.
Así que, ahora que ya sabes qué es Excel, no esperes más y decide aprender a utilizar
esta fabulosa herramienta. Si eres un usuario nuevo de Excel, te invito a consultar
el tutorial de Excel 2010 que te ayudará a iniciarte en el uso de la hoja de cálculo más
utilizada en el mundo.

Evaluación
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Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :

Evidencias de Desempeño

Evidencias de Producto:

5. GLOSARIO DE TERMINOS

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https://definicion.de/excel/

https://exceltotal.com/que-es-excel/

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Andrey Rodríguez Instructor SENA

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del Cambio

a

Autor (es)