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Ambos destacados los haré, además, sin dejar de lado ese “mundo cambiante”
que ya se nos ha vuelto telón de fondo inapelable para la gestión en general; un
cambio que si bien ha caracterizado al mundo desde siempre, tiene en la actualidad
un ritmo y un alcance global implacables; un cambio que viene teniendo desde
hace ya un buen tiempo a la fecha, entre sus impulsores principales, el dinamismo
del avance tecnológico-informático y el impacto casi omnipresente de este avance
en todos los aspectos de la vida, ni qué decir en cuanto a todo lo concerniente al
procesamiento, resguardo y facilitación de información. Tendencias como las del
“Gobierno Electrónico” son una prueba fehaciente de esto.
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gestión efectiva y eficiente -lo cual incluye al control mismo que debemos
considerar intrínseco a la gestión y las operaciones-; por un patrimonio protegido
con denuedo; por un ordenamiento legal y técnico respetado; y por información
confiable y oportuna para la toma decisiones, la evaluación y la rendición de
cuentas; todo en aras del bienestar común, del desarrollo integral y sostenido del
país de frente a la calidad de vida de las generaciones presentes y futuras.
Tomando prestadas las palabras introductorias del Manual de lineamientos,
funciones y procesos del Archivo Central de la Contraloría General:
2. Directriz con las regulaciones técnicas sobre la administración de los documentos producidos por medios
automáticos, emitida por la Junta Administrativa del Archivo Nacional publicado en La Gaceta Nº 221 del 11
de noviembre del 2004.
3. Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades
y órganos sujetos a su fiscalización.
4. Ver nota 2.
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5. Rendición de cuentas en Costa Rica: Diagnóstico y propuesta de sistematización. Dr. Rodolfo Saborío
Valverde, con el auspicio de esta Contraloría General y financiamiento del BID. 2003. Págs. 20-38.
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Y la buena gestión pública o el buen manejo de los fondos públicos, requiere que
esos documentos sean, claro está, primero elaborados conforme a los más altos
criterios de calidad de la información, pero de nada serviría que así fueran
elaborados esos registros si, una vez así confeccionados, se los llevara el viento.
La utilidad de la información tanto para la gestión diaria como para el control de
cualquier índole, precisa que haya efectivos, sostenibles y confiables sistemas
de archivo donde poder recurrir para consultar los documentos que sean
necesarios, cuando sea necesario y por parte de quienes así lo requieran, todo
de conformidad con el ordenamiento jurídico aplicable. No puede haber
control, ni evaluación, ni rendición de cuentas efectivas, ni transparencia, ni buen
gobierno, si esta condición no se cumple. De la calidad del soporte documental, es
decir, de la calidad en la elaboración y conservación de ese soporte documental y
de la facilidad y confianza con que puedan ser consultados los documentos y
suministrados como evidencia o prueba de operaciones administrativas y de los
autores y participantes en esas operaciones, de esa calidad depende, en grado
crítico, la calidad del control, es decir, la efectividad del control.
Y aunque los dos valores antes mencionados de los documentos, el científico-
cultural y el administrativo, interesan al control en términos generales, como
objetivos y actividades estatales que forman parte de la Hacienda Pública, yo diría
que el tema que nos ocupa pone el énfasis en el valor administrativo de la
documentación y, por ende, en lo que atañe al manejo científico y técnico de los
archivos institucionales y del Archivo Nacional, hacia el cual confluyen esos
archivos institucionales, todo a efectos de facilitar la buena administración de eso
que llaman la cosa pública.
Asimismo, quisiera traer a colación que, a propósito del tema que nos ocupó en
el Tercer Congreso Nacional de Gestión y Fiscalización de la Hacienda Pública, el
12 de junio pasado, sobre “Desafíos en la implementación de las Normas
Internacionales de Contabilidad de la Hacienda Pública” -y tratándose de
contabilidad e información financiera, creo que hablamos de uno de los ámbitos
documentales y archivísticos clásicos-, ubicamos el tema en el contexto de los
Objetivos del Milenio declarados por Naciones Unidas, específicamente el
referido a “procurar buen gobierno, transparencia y rendición de cuentas, para
mejorar los niveles de desarrollo de las naciones y la calidad de vida de las
personas” y mencionamos como la ONU plantea que la aprobación del uso de esas
normas tendrá importantes ventajas, entre las cuales consigna que “la presentación
de información sobre los activos, las obligaciones, los ingresos y los gastos de
conformidad con normas financieras independientes contribuirá a mejorar la
gestión financiera; que la información más exhaustiva sobre los costos contribuirá
a mejorar la gestión basada en los resultados; y que, en conjunto, mejorarán la
calidad, la posibilidad de comparación y la credibilidad de los informes
financieros del sistema de las Naciones Unidas y con esto la rendición de cuentas,
la transparencia y la gobernanza”.
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