O Orçamento Empresarial é o ato de planejar e estimar os ganhos, despesas e investimentos que a empresa terá em um período futuro, geralmente de 1 a 3 anos, dependendo do setor de atuação, mas que pode chegar até algumas décadas, como frequentemente acontece em empresas de concessão e exploração. O principal objetivo é estabelecer metas e objetivos, podendo assim acompanhar e comparar os resultados, tomando ações corretivas ou preventivas caso necessário. Composição do Orçamento Empresarial O orçamento de uma empresa geralmente é composto por: • Orçamento ou projeção de vendas - é uma das estimativas mais importantes para empresa, pois em posse deste número é que será possível mensurar se os custos (CPV, CMV ou CMS) vão permitir uma margem de contribuição positiva, se a empresa terá como pagar os gastos fixos da operação e claro, se vai sobrar algum dinheiro para remunerar os sócios e também para realizar novos investimentos. • Orçamento de deduções de vendas e despesas variáveis (fretes, comissões, impostos, etc.) - As Deduções de Vendas são os valores calculados sobre o Faturamento Bruto (que já vimos no post Projeção de Vendas), e são geralmente caracterizadas pelas despesas que ocorrem sempre que há uma venda (não confundir com Custo de Produto). • Orçamento de custos da produção - De acordo com o ramo de atuação da empresa, podemos ter basicamente três classificações de custos: a) CPV (Custo dos Produtos Vendidos): comum a empresas que produzem seus próprios produtos; b) CMV (Custos das Mercadorias vendidas): geralmente empresas de comercio que revendem produtos de terceiros ou empresas que terceirizam parte ou toda sua produção; c) CSP (Custos dos Serviços Prestados): aplicado a empresas que atuam com venda de serviços, como por exemplo consultorias ou auditorias. • Orçamento de RH ou mão de obra - O Orçamento de RH, também conhecido como Orçamento de Recursos Humanos, Orçamento de Mão-de-Obra ou ainda como Orçamento de Gastos com Pessoal, consiste na projeção dos desembolsos que a empresa terá relacionados a seus funcionários. • Orçamento de despesas operacionais (gastos fixos) - O Orçamento de Despesas Operacionais é constituído por todos os gastos necessários para manter a organização em funcionamento e que irão incorrer no período que está sendo projetado, exceto os custos de produção. Ou seja, o orçamento de despesas administrativas trata todos os gastos necessários para administrar e vender os produtos ou serviços aos clientes da empresa. • Orçamento de investimentos – Os Investimentos são os desembolsos realizados pela empresa para a compra de bens como máquinas, equipamentos, veículos, móveis, ferramentas, recursos de informática (hardware ou software), ou até mesmo em treinamentos e capacitações. Este tipo de investimento é conhecido como investimentos operacionais, pois como o próprio nome sugere, contribuem diretamente para melhorar e ampliar a capacidade produtiva da organização. Estes investimentos podem ser pagos de uma única vez, ou parcelados. Geralmente a empresa utiliza o próprio lucro gerado em sua operação para a realização de novos investimentos, mas também é muito comum o uso de financiamentos e linhas de crédito para aquisição de bens. Algumas empresas também utilizam os lucros gerados e as sobras de caixa para realizar investimentos financeiros, ou seja, ao invés de investir na ampliação do patrimônio da empresa, é optado por colocar os recursos em fundos de investimentos ou até mesmo comprar ações de outras empresas. Saídas do Orçamento Empresarial Após a elaboração do orçamento pelas áreas, com as informações disponíveis é possível a geração dos três relatórios considerados essenciais para a gestão de qualquer empresa:
• Projeção de DRE – Demonstrativo de Resultados do
Exercício • Projeção de FC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa • Projeção de BP – Balanço Patrimonial Projeção de DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício. O principal objetivo de confeccionar uma Demonstração de Resultados para sua empresa é detalhar cada passo que compõe o resultado líquido da companhia em um exercício através do confronto das Receitas, Custos e Despesas apuradas, gerando informações significativas para tomada de decisão. A Demonstração de Resultados do Exercício auxilia tanto na avaliação desempenho geral da empresa, quanto na análise de eficiência dos gestores em obter resultado positivo em suas respectivas áreas. O mais importante é que o DRE é elaborado de uma maneira sequencial e lógica (que vamos ver na sequência), o que permite até mesmo gestores não financeiros interpretarem facilmente as informações e entenderem como está sendo composto o lucro líquido da organização, e claro, o que fazer para maximizá-lo. Projeção de FC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa. A DFC permite saber quais foram as entradas e saídas de dinheiro que ocorreram em um período específico, seja no caixa, nas contas bancárias ou nas aplicações financeiras que a empresa possui com liquidez imediata. Com o DFC é possível ainda averiguar qual o resultado causado na empresa por cada uma destas movimentações financeiras. Entre diversas outras informações, a Demonstração de Fluxo de Caixa aponta onde os recursos financeiros da empresa foram aplicados e qual a origem desses recursos, possibilitando uma melhor gestão das entradas e saídas de dinheiro e evitando desvios e erros. A DFC é de extrema importância para se avaliar a capacidade financeira da empresa, para elaborar um planejamento financeiro adequado à realidade do momento, para que a empresa possa honrar seus compromissos ou então decidir quais as aplicações mais vantajosas para investir os recursos financeiros disponíveis. Projeção de BP – Balanço Patrimonial. O Balanço Patrimonial é uma das mais importantes, tem a finalidade representar a evolução do patrimônio total da organização em um determinado período de tempo. Geralmente é feito para o período de um ano, mas este intervalo pode variar de acordo com as necessidades do negócio ou mesmo pela legislação. demonstrações contábeis para a gestão de uma empresa. É por meio dele que o gestor pode avaliar a posição e a evolução financeira e patrimonial da empresa. O ideal é sempre manter atualizado o relatório Balanço Patrimonial mês a mês para no final do ano para tornar a emissão anual menos trabalhosa. Lembrando que o BP não é apenas uma obrigação contábil, e sim com uma importantíssima ferramenta de gestão para a empresa medir sua evolução e basear a tomada de decisões. Modelos e Metodologias Orçamentárias Existem vários modelos de orçamento, como: • Orçamento matricial - O orçamento ou análise matricial é uma metodologia gerencial para o planejamento e controle orçamentário que vem ganhando cada vez mais adeptos, principalmente pela facilidade na elaboração e pela visão cruzada e objetiva proporcionada na análise. O método tem este nome exatamente por ser derivado de uma matriz, onde temos os eixos: a) Pacotes: neste eixo teremos os grupos de receitas, despesas, custos ou investimentos da empresa; b) Entidades: já as entidades representam as subdivisões da empresa (físicas ou virtuais) como unidades de negócios, centros de custos ou departamentos. O mais comum é utilizar a análise matricial para o orçamento e controle de despesas. • Orçamento histórico Nesta técnica, o orçamento é gerado levando-se em consideração os números do ano anterior. Basicamente calcula-se o quanto se deseja elevar a receita e quanto os custos e gastos deverão subir para dar suporte aos objetivos de aumento de receita. Este orçamento envolve muito menos pessoas, pois não é necessário revisitar e justificar todas as atividades da empresa para gerar o novo orçamento, sendo assim muito mais rápido de ser gerado. Além disto, com o Orçamento Histórico, pode-se evitar distorções na hora de definir os custos de uma determinada atividade, pois já se tem como base o custo do ano anterior e não vai ser necessário estimar o custo da atividade do zero. Não é possível alterar o que já passou, porém não podemos esquecer do aprendizado e experiência adquiridos ao longo do tempo, portanto é sempre bom dar uma olhada para trás, evitando assim cometer os mesmo erros novamente. • Orçamento base zero Esta técnica parte do princípio de que nem todos os eventos ocorridos no ano atual irão se repetir no próximo ano. Ou seja, na sua empresa você não terá necessariamente gastos com as mesmas funções e operações nos exercícios seguintes. No Orçamento Base Zero, deve-se orçar as despesas baseado em cada processo, projeto e atividade necessários para atingir as metas e objetivos definidos pela empresa, e cada despesa deve ser discutida e justificada pelos gestores. Desta maneira, garantem-se somente as despesas essenciais para o ano seguinte. Por este modelo de orçamento não levar em consideração os dados históricos para realizar o orçamento, ele acaba tomando muito mais tempo, pois todos os gastos da empresa deverão ser discutidos e justificados, porém tem como vantagem a eliminação de processos e projetos que não estejam alinhados com os objetivos da empresa. Pelas características do Orçamento Base Zero, é indicado sua utilização principalmente quando se deseja realizar uma reestruturação na empresa. • Orçamento colaborativo ou participativo. O Orçamento Colaborativo, também conhecido por Orçamento Descentralizado ou ainda Orçamento Participativo, é um conceito que tem ganhado cada vez mais força no ambiente empresarial. Já é muito comum ouvirmos falar do orçamento colaborativo na administração pública, onde, por exemplo, cada comunidade ajuda a decidir como o município utilizará os recursos arrecadados ou repassados pelo estado. Já na iniciativa privada, o uso é um pouco mais recente, porém tem ganho cada vez mais força devido os ganhos proporcionados. O orçamento colaborativo tem o poder de disseminar uma noção mais acurada de responsabilidade, pois as partes conseguem se sentir integrantes do todo. Conseguem mensurar a sua contribuição com o resultado final e isso serve como motivação, ajudando os gestores a conduzirem suas equipes. E se atrelado a realização das metas orçamentárias houverem bonificações e incentivos para aqueles que conseguem, então a motivação pode ser ainda melhor. • Orçamento impactado (forecast). Enquanto o orçamento é uma previsão referente à um período, o Forecast é um exercício de análise e revisão, baseado na situação atual da empresa. Afinal, o mercado é muito volátil e nem sempre corresponde as mais afiadas previsões, portanto adequar-se, aprender a identificar, bem como lidar com essas mudanças, é a proposta do Forecast. O orçamento define aonde ser quer ir, enquanto o Forecast nos mostra para onde realmente estamos indo. Além de ajustar o orçamento, o Forecast deve ser visto com uma ferramenta que traz diversos benefícios: a) Alinhamento: a empresa é constantemente alinhada com cenário planejado, e com que realmente está sendo realizado; b) Oportunidade: possibilita modelar sua empresa à novas oportunidades de mercado que não foram previamente mapeadas; c) Aprendizado: com o uso do Forecast é possível identificar padrões de períodos que costumam sair do previsto, e aprender a prevenir tais cenários. E com base nisto, podemos verificar a necessidade de ajustar a rota, ou até mesmo o objetivo, enriquecendo o todo processo orçamentário e de acompanhamento. Simulações de Cenários Orçamentários. Uma prática muito comum nas empresas é a criação de Cenários Orçamentários. Os cenários são ensaios que as empresas realizam simulando diversas possibilidades de mudanças (internas ou externas) para entender os impactos que a empresa poderia sofrer com estas mudanças. Alguns exemplos de situações que podem ser simuladas através de cenários: O que aconteceria ao nosso resultado se as vendas subirem 15%? Teremos capacidade produtiva para atender aos pedidos dos clientes? Qual o impacto de um aumento coletivo de salários? Será que podemos pagar? E se o dólar subir, como fica nosso custo já que temos matérias- primas importadas? O orçamento geralmente ocorre nos últimos meses do ano, onde são feitas as projeções para o ano seguinte. A ideia é que a empresa possa acompanhar mês a mês os resultados reais e compará-los com o que foi projetado, realizando assim ajustes de curso quando necessário para que as metas e objetivos sejam alcançados.