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Catherine FALVET

Maya GOEPFERT
Marie REGNIER

fr
e.
r
re
em pie
t.f
ag co
en
s
pa
e
N
an
.m
w

Faculté Jean Monnet Contrôle de Gestion Sociale


w

Année universitaire 2000 - 2001 Cours de Monsieur BERLAND


w
INTRODUCTION

La paye est une fonction extrêmement complexe en raison de la diversité des éléments qui la composent
(regroupés en rubriques de paie) et de la multiplicité des opérations à réaliser pour la mettre en œuvre .

fr
Elle est un outil essentiel de gestion, et dans ce sens, elle doit répondre et respecter des règles de

e.
conformité et d’efficacité. L’audit est un moyen de détecter et de maîtriser les problèmes et risques

r
re
éventuels (erreurs, fraudes, coûts supplémentaires, dysfonctionnement, etc.) liés à une dérive dans le

em pie
fonctionnement de la fonction paie.

t.f
ag co
Dans le cas d’un audit externe, c’est au cours du premier rendez-vous que sera défini, pour l’auditeur, qui

en
est le client, les raisons de l’audit (35 H, l’Euro, problèmes particuliers et réguliers). C’est la phase de prise

s
de contact.
pa
Toute mission d’audit impose une enquête préliminaire pour se familiariser avec l’entreprise et le
problème à traiter.
e
Cette phase de préenquête suppose le rassemblement d’informations contenues dans divers documents :
N

organigrammes, bilan social, reporting et tableaux de bord sociaux du service paie et de la fonction RH.
an
Cette enquête permet d’adopter un programme de travail adapté en sélectionnant les points significatifs sur
lesquels centrer la mission.
.m
w
w
w
Les objectifs de l’audit paie, recensant les trois niveaux de la mission de l’auditeur sont :

• Vérifier la conformité des pratiques avec la législation et les procédures (audit de conformité) ;
• Evaluer son efficacité et s’assurer de sa sécurité (audit d’efficacité) ;
• Examiner le caractère évolutif du système de paie pour vérifier s’il répond bien aux caractéristiques
et objectifs de l’entreprise (audit stratégique).

fr
Pour recueillir les différentes informations nécessaires, l’auditeur recourt à la technique dite de la

e.
« check-list » comportant une série de questions ou de points à vérifier. Cela permet de procéder à un
examen systématique sans risque d’oublis majeurs.

r
re
em pie
C’est cette « check-list » que nous allons vous exposer, à travers les trois niveaux de la mission de
l’auditeur.

t.f
ag co
en
s
pa
e
N
an
.m
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w
w
w N
w e
.m pa
an s
ag co
em pie
en r
t.f
re
e.
fr
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes

DISPOSITIONS Pénalités Fiche de paie Gestionnaire Méthode


LEGALES Etes-vous sûr Il existe 16 de la paie d’échantillonnage

fr
de la régularité mentions légales par sondage sur

e.
(détail en Amendes Conventions les salaires de
des bulletins de
annexe 1) collectives Responsable paie

r
Bulletins de paie paie ?

re
em pie
paie
Prud’hommes

t.f
Code du

ag co
travail Service

en
juridique

s
Revues
Les mentions pa périodiques
légales sont- spécialisées
elles
e
N

respectées ?
an
Lamy Social
.m
w
w
w
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes
Taux
DISPOSITIONS Les calculs et légaux URSSAF Idem. Idem. Idem. Indicateur
états permettant de
LEGALES

fr
Taux recenser les
préparatoires

e.
SMIC (en erreurs :
Bulletins de de la paie sont- fonction de la

r
re
paie ils corrects et

em pie
branche et des Paies non conformes
conformes ? conventions

t.f
Total de paie
collectives)

ag co
en
Taux
horaire (heures

s
supplémentaires Comparaison
pa
, heures possible avec
complémentaire audit antérieur
e
s, heures de
N

nuit…)
an
Indemnité
.m

s fin de contrat,
licenciement,
accident de
w

travail,
w

retraites)
Calcul congés
w
payés

fr
e.
r
re
em pie
t.f
ag co
en
s
pa
Pratiques
d’organisation
e
Documents à
communément
N

Questions utiliser Personnes à Outils et


an
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
.m

Normes
w
w
w
Cotés et

DISPOSITIONS Est-ce que tous paraphés Erreurs DRH

LEGALES les autres ⇒Mises à jour Perte d’information Assistant


documents de : ressources
Autres légaux sont Situation de Perte de humaines
documents tenus à jour ? famille, justificatifs
exemplaire
Tels que : contrat de
travail, date
Livre de paie

fr
d’engagement,

e.
spécimen de
Livre signature, détail

r
re
entrées-

em pie
rémunération et
sorties retenues à

t.f
Fichier du effectuer,

ag co
pensions et
personnel

en
indemnités dues

s
⇒ Suivi de la
pa
situation légale
des travailleurs
e
étrangers
N
an
⇒ N° de Sécu
Pratiques
.m

d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
w

Mots clefs adoptées Risque


particulières rencontrer indicateurs
w

Référentiel -
Normes
w
DISPOSITIONS Les déclarations
⇒ DADS Redressements La
comptabilité
LEGALES sont-elles ⇒ DPAE
faites en temps Listing des
Les déclarations et en heure ? ⇒ Charges DPAE
patronales

⇒ ...
Existence d’une Engagement de

fr
procédure de dépenses non Notes de Collaboration
Remboursement Y-a-t-il remboursement autorisées

e.
Frais avec la
notes de frais justification et des frais
Fraudes comptabilité

r
professionnels

re
autorisation des

em pie
Existence d’un
déplacements Risque de
support

t.f
standardisé redressement
enregistrés en URSSAF
Exhaustivité et

ag co
note de frais ?

en
contrôle des
justificatifs, Risque de double
vérification remboursement

s
arithmétique
pa
Existence d’un visa
de la hiérarchie
Risque de
réintégration fiscale
Existence d’un bon
e
à payer pour les salariés
N

Absence de carte
an
de crédit société
Pratiques
.m

d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
w

Mots clefs adoptées Risque


particulières rencontrer indicateurs
w

Référentiel -
Normes
w
DISPOSITIONS Les documents Durée Pénalités Archives
Développer
LEGALES relatifs à la
Accessibilité Pertes d’infos Etudes micro- l’archivage :
paie sont-ils fiches
Archivage archivés de Informatique,
façon légale ? micro-fiches

fr
e.
r
re
em pie
t.f
ag co
en
s
pa
e
N
an
.m
w
w
w
w
w N
w e
.m pa
an s
ag co
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en r
t.f
re
e.
fr
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes
Différencier les
PAYEMENT Le payement
⇒ Respect des Risque de Etats Gestionnaire régularisations
dates de payement ou existants : de la paie normales (heures
des

fr
virement virement pur un état des complémentaires)
rémunérations

e.
montant erroné régularisations et les
est-il correct ? ⇒ Contrôle des … régularisations

r
re
em pie
payements hors Trop perçu différées
Y-a-t-il des virement (erreur de saisie)

t.f
doublons ? Retard paie

ag co
Régularisation

en
Y-a-t-il un suivi ⇒ Faire un suivi Mécontentement anormale sur le
des erreurs et des des erreurs des salariés : total paie de

s
corrections ? repérées pour absentéisme l’échantillon
pa
les corriger au
Combien y-a-t-il plus vite Dégradation du Questionnaire
e
de régularisation climat social pour définir tous
N

dans le mois ? les types de


an
⇒ Existence
régularisation ou
Chaque personne d’une procédure d’erreur
.m

quitte-elle la pour le calcul du


société avec un solde tout Incident critique
solde tout compte lors d’un pour comprendre
w

compte ? départ ou d’un tous les


w

transfert problèmes de
payement
w
PAYEMENT Toutes les
modifications en
terme de renvoi,
embauche et
modification de
salaire sont prises
en compte par le
service paie ?

fr
Y-a-t-il une Liste des Engagement de la Documents Transmission

e.
autorisation et un personnes société vis à vis des formalisant systématique des
autorisées à salariés par des l’engagement informations à la

r
suivi des

re
em pie
acomptes, des octroyer des personnes non du salarié comptabilité
avances, des prêts avances, acompte autorisées (prêts,

t.f
et des saisies et prêts acomptes, Tableau de suivi

ag co
arrêt sur salaire ? avances) des avances et

en
Existence acomptes
d’une procédure Consulter

s
de contrôle des l’échéancier
pa
remboursements de prêt
e
Suivi des
N

remboursements
an
et imputation sur
paie
.m
w
w
w
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes

ENREGISTREMENT L’enregistrement
⇒ Comptabilité Transmission Collaboration Rapprochement
Connaissances générale erronée des données avec la des DADS par
COMPTABLE comptable de la des imputations

fr
paie / comptabilité rapport à la
paie est-il fait comptables

e.
Risque de non comptabilité comptabilité
correctement ? respect de la règle

r
re
Délais

em pie
⇒ de séparation des
d’enregistre- exercices

t.f
ment conformes

ag co
en
SECURITE & CON- Est-on sûrs de Existence de Perte de Hiérarchique Check-list

s
codes d’accès au confidentialité des qui attribue
FIDENTIALITE DU la protection
SYSTEME DE PAIE des informations
pa
fichier du
personnel et au
informations de
paie
les accès Nombre de
pannes dans
relatives à la système Informaticiens l’année
e
paie ? d’établissement Falsification des s’occupant de
N

de la paie données de la sécurité du Nombre de fois


an
paiement système où les paies ont
Conservation été versées en
L’accès au
.m

des retard à cause


réseau est-il informations e d’un problème
w

suffisamment lieu sûr informatique :


contrôlé ? nombre de jours
w

Classement des de retard


w

documents
SECURITE & CON- Qui a accès au répondant aux
FIDENTIALITE DU fichier ? besoins des
utilisateurs
SYSTEME DE PAIE Dans quelles
limites ? Les mots de
passe sont-ils
modifiés
régulièrement
Est-ce qu’il y a Blocage complet du
Antivirus système
une équipe

fr
spécialisée

e.
capable

r
re
d’intervenir

em pie
Equipe interne ?
n’importe quand

t.f
en cas de Equipe

ag co
externe ? Risque juridique
problème sur le

en
système de Risque financier

s
paie ?
pa Risque de blocage
de toutes les paies
e
Ce système des salariés
N

est-il doté de
an
Grèves
mécanismes de
contrôle
.m

Surcharge du
susceptibles de service du
personnel :
w

faire foi en cas


de litige ? sollicitations
w

téléphoniques
w
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes
Listing des
INCOHERENCES A-t-on élaboré Paie négative erreurs

des procédures

fr
Doublons Surveiller paie
de test

e.
négative
suffisamment Risque financier

r
re
importantes

em pie
Vérifier qu’une
pour repérer Incident et personne ayant

t.f
toutes les interruption des 169 heures soit à

ag co
traitements temps complet

en
anomalies ?
Dysfonctionnements Erreur de saisies

s
devant entraîner
pa des messages
d’erreur
e
N
an
.m
w
w
w
L’utilisation des Une heure
INCOHERENCES rubriques de récupérable = Incidents
une heure critiques
paie se fait-elle
complémentaire
uniformément ? en taux horaire Chart-flow
→ pour le
gestionnaire
c’est la même
chose au niveau
de la

fr
rémunération

e.
→ Mais pour
l’auditeur ou le

r
re
em pie
contrôleur de
gestion, il y a une

t.f
différence : l’une

ag co
est travaillée,

en
l’autre non
travaillée

s
(indicateurs
pa
demandés par
l’INSEE)
e
N
an
.m
w
w
w
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes

PERSONNEL ET Comment est Malaise social Salariés de Enquêtes auprès


différents du personnel
ENVIRONNEMENT perçu le service

fr
Démotivation services et de
DE LA FONCTION paie ?

e.
différents Sondages :
PAIE niveaux méthode des

r
re
em pie
hiérarchiques quotas
Le service paie Avoir 2 Risque de fraude

t.f
se comporte-t- personnes Nombre de

ag co
minimum au sein Risque de blocage réclamations

en
il comme une
du service des paies
équipe Nombre de

s
autonome ? Polyvalence Prud’hommes sollicitations
(remplacements
pa téléphoniques
non planifiés Compétences
e
dans le service)
N
an
.m

Y-a-t-il un fort Listing des Nombre de


Entrées et démissions
w

turn–over dans
le service paie ? Sorties
w
w
Y-a-t-il des
PERSONNEL ET possibilités de
Nombre de
ENVIRONNEMENT promotion et
formations
DE LA FONCTION d’évolution de allouées aux
PAIE carrière ? personnes

Existe-t-il des Promotions dans


guides de le service

procédure pour

fr
Motivation
intégrer des

e.
nouveaux dans

r
re
le service paie ?

em pie
t.f
Est-on sûr que Existence d’un Perte d’efficacité Organigramme

ag co
organigramme
les tâches et

en
Détournement au
responsabilités Des définitions profit des salariés

s
sont clairement de fonction
définies au sein claires
pa
du service ?
e
Absence de
N

tâches
an
redondantes
.m

Séparation des
tâches et liste
des signatures
w

autorisées
w
w
Pratiques
d’organisation
Documents à
communément
Questions utiliser Personnes à Outils et
Mots clefs adoptées Risque
particulières rencontrer indicateurs

Référentiel -
Normes

LES Qui en dehors Mauvaise utilisation Contrôle de Livret


de l’information gestion comportant le
UTILISATEURS du service

fr
pouvant entraîner détail de chaque
utilise les

e.
des effectifs Contrôle de rubrique
informations ? erronés gestion sociale

r
re
em pie
Et revendications
Les informations syndicales

t.f
sont-elles

ag co
en
adaptées et
utilisables par

s
d’autres
utilisateurs ?
pa
e
N
an
.m
w
w
w
w
w N
w e
.m pa
an s
ag co
em pie
en r
t.f
re
e.
fr
3. AUDIT STRATEGIQUE

fr
A la fin d’une étude de ce genre, on va pouvoir se retrouver face à certains choix qui peuvent être

e.
en relation avec les causes de l’élaboration de l’audit. Par exemple, il peut s’agir de commander un

r
re
audit pour savoir s’il est opportun de changer le système paye en raison d’une cause précise :

em pie
t.f
passage aux 35 heures, passage à l’an 2000, L’Euro…, ou bien s’il est plus judicieux de l’externaliser à

ag co
un cabinet. Dans ce cas, la comparaison du coût d’un bulletin de paie entre l’ancien, le nouveau

en
système et le prix du marché va conditionner le choix stratégique de la survie du service paie dans

s
l’entreprise.
pa
e
Indicateurs : nombre de paies traitées par personne par mois.
N
an
.m
w
w
w
ANNEXE 1 : Mentions légales devant apparaître sur le bulletin de paie

1. Nom et adresse de l’employeur

2. Information concernant l’immatriculation à la sécurité sociale

3. Intitulé de la convention collective de branche applicable

fr
e.
4. Nom, emploi, et classification du salarié

r
5. Période et nombre d’heures de travail

re
em pie
6. Montant du complément différentiel de salaire et nature et montant des accessoires de salaires soumis à cotisation

t.f
7. Rémunération brute du salarié

ag co
en
8. Montant de la CSG et de la CRDS

s
9. Nature et montant des cotisation salariales
pa
10. Nature et Montant des cotisation patronales

11. Nature et montant des autres déductions éventuellement effectuées sur la rémunération
e

12. Nature et montant des sommes s’ajoutant à la rémunération et non soumises aux cotisations patronales et salariales
N
an
13. Montant de la somme effectivement reçue par le salarié
.m

14. Date de payement

15. Date des congés payés et indemnités correspondantes


w

16. Exercice du droit de grève ou représentation du personnel


w
w