de caja- segregadas de tal forma, que faciliten al máximo el control interno posible?
3) Están claramente definidas las líneas
de autoridad y responsabilidad?
4) Existen manuales de funciones y
procedimientos escritos?
5) Hay normas o instrucciones de trabajo
por escrito?
6) Están las cuentas bancarias autorizadas
por el Directorio?
7) Cuántas ctas. bancarias están abiertas y
cuales son los motivos?
8) Si existen ctas. Bancarias abiertas
inactivas, por qué se las mantiene?
9) Los firmantes de las cuentas bancarias,
están autorizados por el Directorio?
10) Es informado un Banco, cuando una
persona autorizada no pertenece más a la empresa?
11) Están todas las cuentas bancarias
registradas en el Mayor General, en el CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . Subdiario de Caja y en el Libro Bancos?
12) Son registradas las transferencias de
un banco a otro en los libros contables, utilizándose una cuenta de Mayor General para las mismas?
13) Las funciones del cajero están
limitadas a las especificaciones de la caja?
14) Tiene prohibido el cajero el acceso a
la registración contable y a las cuentas de deudores o clientes?
15) Lleva el cajero solamente la
documentación y los registros oficiales de caja?
16) Recae sobre un funcionario ajeno al
sector la responsabilidad por la custodia de: a) títulos negociables? b) documentos a cobrar? c) Otros valores negociables? d) Quién es ese funcionario? 17) Está centralizada la responsabilidad de los cobros y depósitos de efectivo en el menor número posible de personas?
18) Realiza el personal del sector alguna
de las siguientes funciones: a) confección de facturas, notas de débito o crédito o registración de las mismas? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . b) Llevar o tener acceso a los registros de cuentas a cobrar; ayudar a balancear y analizar la antigüedad de saldos, o participar en la preparación y el envío de los saldos de cuentas? c) Autorizar créditos o aprobar descuentos, devoluciones o bonificaciones? d) gestionar la cobranza y dar de baja las partidas incobrables? e) obtener extractos bancarios o cheques pagados de los depositarios, tener acceso a esos resúmenes y cheques o conciliar las cuentas de los bancos? f) tener la custodia de valores o documentos? g) llevar el Mayor General y el Subdiario de Caja? h) preparar o aprobar órdenes de pago? i) preparar, firmar o enviar cheques por correo? j) firmar o endosar obligaciones ( pagarés, etc)? k) preparar sueldos y jornales, hacer los cheques y entregar los sobres al personal? l) tener bajo custodia salarios no reclamados?
19) Se efectúan controles o revisiones
internas de las operaciones? a) Quién los hace? b) Con qué frecuencia? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
20) Se realiza diariamente un arqueo de
fondos?
21) Se deja constancia escrita de los
mismos?
22) Efectúa algún funcionario ajeno al
sector el arqueo de los fondos? a) Quién los hace? b) Con qué frecuencia? c) Deja constancia escrita?
23) Es política de la empresa no aceptar
cheques con fecha adelantada? a) En caso negativo, se lleva control por cliente de los cheques con fecha adelantada? b) Quién lo hace?
B): Operación de los fondos
24) Hay políticas con respecto a:
a) Descuentos otorgados? b) Descuentos a tomar? c) Máximos y mínimos de efectivo? d) Saldo en cuenta corriente bancaria? e) Colocaciones temporarias de los excedentes monetarios? f) Centralización o descentralización de fondos? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . g) Descuento de documentos en bancos e instituciones financieras? h) Solicitud de créditos en dinero?
25) Están expresadas por escrito esas
políticas?
26) Hay normas para el cumplimiento de
esas políticas?
27) Se tiene información sobre el estado o
la situación financiera del ámbito donde actúa la empresa?
28) Hay un límite monetario en la
autorización del movimiento de fondos?
29) Quénes son los responsables?
30) Se ajustan dichos montos por la
evolución de la empresa o del mercado?
31) Existe un presupuesto de caja?
32) Con qué frecuencia se realiza?
33) Qué período abarca?
34) De dónde provienen los fondos?
35) Son adecuadas las bases tomadas para
su preparación? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 36) Se comparan las cifras reales con las presupuestadas?
37) Se analizan los desvíos?
38) Se informan los desvíos al nivel
adecuado?
39) Hay medidas de seguridad y
protección de fondos adecuadas para los valores en cartera?
40) Hay funcionarios responsables a
cargo de la custodia de cajas chicas o fondos fijos?
41) Existe un seguro sobre los valores en
tránsito de la empresa?
C): Cobranzas-Ingresos de fondos
42) Hay normas o instrucciones sobre el
procedimiento de cobranzas?
43) Son claras y precisas las normas?
44) Son escritas?
45) Son adecuadas?
46) Es abierta la correspondencia por
personal no relacionado con el manejo de fondos y cuentas a cobrar? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 47) Se lleva un registro en el que se anotan los cheques y otros valores recibidos por correspondencia?
48) Son entregados al cajero los valores
recibidos por correspondencia contra constancia o firma de su recepción?
49) Cuál es la constancia?
50) Se compara el registro de cheques y
valores con las anotaciones en el registro de cobranzas?
51) Cuáles son las fuentes fundamentales
u orígenes del efectivo recibido?
52) Dónde y cómo se recibe el efectivo?
53) Qué clase de registros de ingresos de
caja se usan?
54) Quién los lleva?
55) Tienen acceso a los ingresos de caja
personas ajenas al sector?
56) Son los cheques cruzados y
estampados, inmediatamente después de recibirse, con un sello de depósito restrictivo?
57) Quién lo hace?
58) Se depositan las cobranzas
diariamente? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
59) Son depositadas en su totalidad?
60) Son depositadas con la misma
composición que se recibió ?
61) Mantiene el cajero un control sobre
las cobranzas y otros ingresos que son depositados en los bancos?
62) Se recibe directamente del banco, por
una persona independiente del cajero, una copia sellada por el banco?
63) Se comparan con el registro de
ingresos de caja, partida por partida, dichas boletas de depósito selladas por el banco?
64) Se cerciora la gerencia de que las
cobranzas fueron depositadas en los bancos?
65) Hay depósitos en cajeros
automáticos?
66) Si los hubiera, cómo se controlan?
67) Contienen las boletas detalles que
puedan identificar los valores depositados?
68) Se pagan cheques con dinero en
efectivo proveniente de las cobranzas? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 69) Le está prohibido al cajero el canje de cheques de funcionarios y empleados de la empresa?
70) Se pasan los cobros a los libros o
registros de cuentas por cobrar con los datos de los ingresos de caja diarios?
71) Se preparan recibos por toda
cobranza?
72) Son pre-numerados?
73) Son confeccionados el original y las
copias en forma simultánea?
74) Existen recibos:
a) oficiales? b) provisorios? c) de documentos? d) para casos no provenientes por ventas o cobranzas? 75) Figura en los recibos: a) detalle del pago? b) descuentos otorgados? c) valores recibidos?
76) Son legibles las copias?
77) Esa adecuado el formulario?
78) Cumple con los requisitos legales
(fiscales)? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 79) Quién lo prepara?
80) Se efectúa el control numérico
secuencial de los recibos antes del depósito?
81) Son los talonarios de recibos en
blanco, o que no están en uso, controlados en forma que se impida su utilización indebida?
82) Son custodiados por una persona
ajena a caja?
83) Quién es la persona?
84) Son entregados contra recibo de
recepción?
85) Son entregados contra la devolución
del talonario anterior?
86) Se realizan comprobaciones por
sorpresa a fin de comprobar que todo el efectivo recibido ha sido debidamente registrado y contabilizado?
87) Quién lo hace?
D): Egresos de fondos-Desembolsos con cheques
88) Hay suficiente independencia entre
los funcionarios autorizados a firmar cheques para que existan garantía y seguridad eficiente? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
89) Alguno de los funcionarios
autorizados a firmar cheques debe: a) abrir correspondencia o relacionar ingresos recibidos por correspondencia? b) actuar como cajero, o tener acceso a la caja? c) realizar conciliaciones bancarias? d) aprobar o preparar comprobantes de pago? e) tener a su cargo el fondo fijo?
90) Se comunica a los bancos cuando un
firmante autorizado deja de serlo?
91) Se efectúan los egresos de fondos
solamente sobre la base de comprobantes debidamente autorizados, aprobados y con los justificativos adjuntados?
92) Revisan quiénes firman el cheque, la
orden de pago y los comprobantes que la respaldan?
93) Se anotan los datos del pago en los
comprobantes, para evitar duplicaciones de pagos?
94) Cómo se hace?
95) Quién lo hace?
96) Se coloca un sello que dice “pagado”
en los comprobantes? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
97) Se coloca un sello fechador?
98) Está prohibida la emisión de cheques
al portador?
99) Se deja constancia de la firma
mediante escritura de la inicial del firmante en los comprobantes?
100) Se cruzan los cheques emitidos?
101) Son los talones de las chequeras:
a) inicialados por los firmantes? b) adosados a los comprobantes de pago? c) guardados con la chequera? d) Se conservan los cheques anulados o mal confeccionados a fin de controlar la correlatividad numérica? 102) Se hace una orden de pago con el cheque mal redactado?
103) Son los cheques, una vez firmados:
a) entregados o remitidos al beneficiario por una persona ajena a caja? b) entregados al sector correspondencia por el último firmante?
104) Opera la empresa con bancos que
devuelven los cheques una vez pagados? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 105) En caso afirmativo explique las tareas que se realizan al respecto.
e): Egresos de fondos-Desembolsos en dinero en
efectivo
106) Se realizan los pagos de gastos
menores por medio de fondos fijos?
107) Existen normas o procedimientos al
efecto?
108) Son claras y precisas?
109) Están por escrito?
110) Son adecuadas?
111) Indicar la cantidad de fondos fijos o
cajas chicas que hay distribuidos en la empresa y quiénes son los responsables.
112) Los montos de los fondos son
adecuados?
113) Se ajustan o se revisan
periódicamente?
114) Está el fondo fijo bajo la
responsabilidad del cajero?
115) Se ha establecido una suma máxima
o límite a pagar en efectivo? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . 116) Es una sola persona la responsable de cada caja chica?
117) Se utilizan formularios tipo para la
rendición de gastos?
118) Son confeccionados en tinta o
impresos?
119) Detallan el monto en números y
letras?
120) Contienen los datos y firma del
beneficiario?
121) Están acompañados de los
comprobantes justificativos?
122) Están los comprobantes de
gastos autorizados?
123) Se autorizan antes de producirse el
pago?
124) Por quién?
125) Se comprueban correctamente los
comprobantes de pago por fondo fijo antes de efectuar el reembolso?
126) Al realizarse el reembolso se deja
constancia del pago en los comprobantes para evitar duplicación de pagos?
127) Se aplica el sello pagado?
CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
128) Se coloca el sello fechador?
129) Cuándo se presentan gastos para ser
reintegrados, se acompañan los comprobantes respaldatorios?
130) Es revisada dicha presentación o
rendición por otro sector que no sea caja?
131) Quién las autoriza?
132) La autorización es previa al pago?
133) Se usan los formularios “vales”, para
retirar fondos para efectuar gastos?
134) Están confeccionados con tinta?
135) Están los montos indicados en letras
y números?
136) Se detalla el concepto del gasto a
realizar?
137) Indican el nombre y apellido del que
retira y su firma?
138) Indican la fecha de retiro?
139) Son rendidos inmediatamente?
140) Existe un límite de tiempo
establecido para la rendición? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
141) Quién controla la rendición de los
vales?
142) Se expiden los cheques de
reembolso a la orden de los custodios de los fondos?
143) Se evita realizar en todos los
casos anticipos de salarios con los fondos?
144) Se comprueban los fondos mediante
arqueos sorpresivos?
145) Quién los efectúa?
146) Con qué frecuencia?
F): Movimientos bancarios
147) Son las cuentas bancarias
conciliadas regularmente por la sociedad?
148) Con qué frecuencia?
149) Se utiliza un formulario especial
para efectuar las conciliaciones?
150) Son las conciliaciones preparadas y
supervisadas por un empleado que no tiene intervención en la preparación, CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios . aprobación o firma de los cheques emitidos?
151) Quién es la persona?
152) Obtiene la persona que efectúa las
conciliaciones, directamente del banco o del sector correspondencia, los extractos bancarios y los cheques pagados si son devueltos por el banco?
153) Quién es esta persona?
154) Se emplean cuentas de movimiento
para la transferencia entre bancos?
155) Se hace la comprobación de las
transferencias entre bancos para determinar que han sido contabilizadas sin demora por éstos y que fueron debidamente registradas?
156) Son las conciliaciones revisadas por
un funcionario responsable?
157) Son investigados los importes
conciliatorios no usuales?
158) Son las notas de débito y crédito
bancarias controladas por un sector ajeno a la caja?
159) Se realizan cartas de reclamos a los
bancos?
160) Quién las realiza?
CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .
g): Movimientos contables
161) Existen normas y procedimientos
administrativos?
162) Están por escrito?
163) Son claras y precisas?
164) Los libros en vigencia cumplen las
disposiciones legales?
165) Existe el libro Caja?
166) Existen los subdiarios?
167) Es la registración consistente con la
planificación financiera?
168) Está la registración contable al día?
169) Obtiene el sector Contaduría los
siguientes comprobantes (copias): a) facturas de contado? b) recibos? c) órdenes de pago? d) rendiciones de fondos fijos? e) notas de débito y crédito? f) notas de débito y créditos y extractos bancarios?
170) Se realizan los controles de cada uno
de los formularios recibidos? CAJA Y BANCOS SI NO N.A Comentarios .