GUIA PRÁTICO: TECNOLOGIAS

PARA A GESTÃO DA SUA

CONCESSIONÁRIA
INTRODUÇÃO 03
POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO? 06
OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E DE PROCESSOS 10
GESTÃO FINANCEIRA 13
GESTÃO DE ESTOQUE 16
MELHORIAS NO ATENDIMENTO 18
ANÁLISE DE DADOS 22
POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS? 24
CONCLUSÃO 26
SOBRE A TECINCO 27
Introdução

Os tradicionais métodos e técnicas de gestão empresarial, em vários aspectos, permanecem

válidos na essência. Afinal, os procedimentos de comercialização, de controle de suprimentos e
de armazenamento, movimentação de materiais e de gerenciamento de recursos financeiros e
humanos são, antes de tudo, planejados por profissionais que compreendem as necessidades dos
negócios que gerenciam e executam essa gestão com base em procedimentos consagrados pela
prática e pela teoria.

Contudo, diante dos desafios da atualidade, os gestores precisam contar com ferramentas que
permitam agilizar as decisões e a capacidade de controle e de visualização imediata dos dados
referentes a todos os setores gerenciados. E nesse sentido que um software de gestão se apresenta
como um auxiliar de alto valor para o desempenho da organização.

Considerando o imenso volume de informações com as quais as concessionárias de veículos

precisam lidar continuamente, uma tecnologia voltada especificamente para este segmento de
mercado é capaz de oferecer recursos que otimizam o gerenciamento, a partir de operações que
são bastante simplificadas, permitindo que o gestor administre todas as questões de maneira
extremamente eficiente, poupando tempo e recursos humanos e financeiros.

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INTRODUÇÃO

Neste guia, vamos analisar de maneira objetiva as vantagens da adoção de um software de gestão
a partir de várias perspectivas. Começaremos analisando a importância da tecnologia de gestão e,
em seguida, ressaltaremos o quanto a adoção dessa tecnologia é capaz de aperfeiçoar processos
e permitir a economia de tempo no desempenho de cada um deles. Nos demais capítulos,
analisaremos alguns dos departamentos que podem ser gerenciados por um software de gestão,
finalizando com análise sobre a importância de ser adotada a tecnologia específica para esse setor
de concessionárias.

Vale salientar que as funcionalidades da tecnologia que será abordada neste guia são aplicáveis
para concessionárias de todos os tipos de veículos — carros, caminhões, motocicletas e motonáutica
— e também nas concessionárias de máquinas agrícolas, nos auto centers e nos truck centers.

Desejamos a você uma boa leitura e que ela sirva para esclarecer todas as dúvidas que você possa
ter sobre o tema em foco.

Siro Canabarro
Diretor executivo

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POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO?
 Por maior que seja a capacidade que um profissional
possui para gerenciar um negócio, desejar que ele
se lance a este desafio sem o auxílio de um software
de gestão compatível com as necessidades do
empreendimento seria o mesmo que querer que um
piloto de um boeing voe em uma tempestade sem
contar com o auxílio de qualquer instrumento de
navegação. De fato, o sucesso da operação é possível,
mas as dificuldades para executá-la serão imensas e os
Por que um riscos envolvidos podem gerar resultados catastróficos.

software de gestão? O software de gestão é uma ferramenta concebida para

melhorar de maneira extrema todos os procedimentos
gerenciais, se adequando às necessidades da empresa
e oferecendo completa capacidade de controle sobre
Diante da concorrência cada vez mais acirrada, da todos os processos.
contínua elevação dos níveis de exigências de clientes,
fornecedores e colaboradores e da permanente evolução
dos mercados em todos os segmentos, gerenciar um
negócio não é tarefa que permita a falta de previsibilidade
e a lentidão na tomada de decisões. Some a tudo isso a
instabilidade que a economia brasileira impõe às empresas
e você formará o quadro de desafio que os gestores devem
encarar na atualidade.

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POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO?

Tabulação de dados

Uma vez que torna mais eficiente o fluxo de informações

e a capacidade de análise do andamento de tarefas, essa
tecnologia minimiza a possibilidade de erros nos processos,
evitando que procedimentos tenham que ser refeitos, o que
significa economia de tempo e de dinheiro com obtenção de
resultados melhores.

Em vários pontos, o software de gestão permite que processos

repetitivos de controle sejam automatizados. Por exemplo,
a digitação das extensas planilhas em Excel, uma tarefa
entediante e pouco produtiva, é automatizada por essa
tecnologia, liberando o profissional para outras atividades que
de fato representem lucro para empresa.

No caso de uma concessionária, por exemplo, o tempo que

os vendedores dispendem no preenchimento de relatórios
é economizado, liberando os profissionais para poderem se
dedicar à prospecção de novos clientes e ao atendimento.
Afinal, de maneira simples e intuitiva, todos os dados que o
vendedor insere no computador, desde o cadastro de um cliente
até o fechamento da venda, automaticamente são tabulados
pelo software, dispensando a necessidade das planilhas.

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POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO?

Cruzamento de informações

De maneira automatizada, o software de

gestão também permite que todas as
informações geradas nos processos sejam
continuamente cruzadas, aumentando a
agilidade em todos os setores. Por exemplo,
quando é agendada uma revisão em
um veículo, automaticamente o sistema
reserva as peças que serão aplicadas
naquela revisão, tornando-se indisponível
imediatamente, evitando que informações
equivocadas sejam passadas ao cliente.

Cruzando informações, o software de gestão

permite gerir de maneira integrada todos os
departamentos da empresa. Assim, compras,
armazenamento, estoque, atendimento,
faturamento e oficina funcionam de
maneira harmônica, racionalizando todos os
processos, minimizando erros, aumentando
a qualidade dos resultados, o desempenho
das equipes e, consequentemente, a
lucratividade do negócio.

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OTIMIZAÇÃO DE TEMPO
E DE PROCESSOS
 Coloque-se na posição do cliente. Na melhor das
hipóteses, essa situação pode gerar uma contrariedade,
que até pode ser contornada. Na pior, pode denotar a
falta de organização da empresa e até significar a perda
Otimização de tempo de um negócio.

e de processos Claro que o bom gestor, mesmo sem um software,

é capaz de planejar expedientes que minimizam a
possibilidade de que ocorram casos como o ilustrado
acima. Contudo, com a implantação de um software de
Imagine uma situação que pode acontecer em uma gestão, as possibilidades de existência destas situações
concessionária de automóveis que não utiliza um software são reduzidas a praticamente zero a partir de operações
de gestão: o vendedor acaba de vender um carro do modelo rápidas bastante simples e intuitivas que facilmente
X na cor vermelha que era o único disponível no estoque. disparam um mecanismo de controle altamente
Poucos minutos depois, por telefone, outro vendedor eficiente no momento exato em que os dados são
é consultado por outro cliente sobre a disponibilidade originados.
daquele mesmo modelo, também na cor vermelha. Ocorre
que o intervalo de tempo entre a venda e o pedido de
informação não foi suficiente para que o modelo vendido
fosse baixado do estoque, o que acaba induzindo que uma
informação errada seja passada ao interessado naquele
veículo. Com base na informação errada, o cliente corre
para a concessionária para fechar o negócio, mas acaba
sendo informado que “houve um engano”.

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OTIMIZAÇÃO DE TEMPO E DE PROCESSOS

Afinal, todos os processos são registrados e as informações que eles geram

imediatamente passam a fazer parte do banco de dados, se tornando disponíveis
para consulta por parte de todos os departamentos que tenham interesse naquelas
informações. Ao mesmo tempo, os registros servem para a atualização de outros
bancos de dados aos quais eles estão vinculados.

No exemplo acima, dispensando a necessidade de circulação de papelada ou de

envio de mensagens entre os departamentos, há uma economia significativa no
tempo dispendido pelos procedimentos. Ao mesmo tempo em que ganham agilidade,
os processos se tornam mais eficientes, considerando que as possibilidades de erros
são praticamente eliminadas.

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GESTÃO FINANCEIRA

Gestão financeira
Todo bom gestor sabe que o sucesso de uma empresa
não depende apenas do volume de negócios que ela é
capaz de gerar. Afinal, sem uma boa gestão financeira
que leve a um planejamento racional dos custos e dos
resultados, nenhum empreendimento se sustenta.
Com o uso de um software de gestão, é possível reunir
em um único módulo financeiro todas as atividades que
precisam ser controladas e analisadas continuamente
pelo gestor. Assim, de maneira centralizada e
interligando todos os dados produzidos pelos vários
sistemas, o controle de contas a pagar e a receber, o
caixa, o controle de crédito e de cobrança e os custos
operacionais permanecem sendo atualizados em
tempo real, de acordo com cada ocorrência, oferecendo
ao gestor a possibilidade de acesso imediato e
descomplicado a tudo o que ele precisa saber.
Utilizando uma interface que é bastante amigável, a
partir de cada departamento em que as informações
são geradas, os colaboradores podem realizar
facilmente todos os registros de transações, de caixa,
de estoque, de valores de contas e de despesas fixas e
financeiras da empresa. Com os dados disponibilizados
a partir daqueles registros, o gestor compreenderá
facilmente o ciclo financeiro e operacional da empresa
e a situação do capital de giro existente.
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GESTÃO FINANCEIRA

Também de maneira bastante

ágil, é possível detectar e
corrigir eventuais desvios, de
maneira a integrar a política
de venda com as políticas
financeira e de estoque.

O software de gestão
também é capaz de
gerar instantaneamente
demonstrativos de resultados
que permitem reconhecer
os lucros ou os prejuízos do
negócio. Ainda, é possível
calcular as margens de lucro,
os limites de descontos nas
tabelas, controlar comissões
de vendedores, salários de
funcionários e desempenhar
de maneira rápida e precisa
uma série de outras funções
que são essenciais para uma
boa gestão financeira.

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GESTÃO DE ESTOQUE
 O módulo de estoque do software de gestão permite
gerir de maneira equilibrada os estoques, alinhando-
os de maneira próxima ao comportamento do
mercado. Assim, é possível manter a continuidade dos
fornecimentos, planejar com antecedência os pedidos
e os armazenamentos e, com agilidade, fornecer para o
departamento comercial informações que possam ser
úteis para potencializar negócios por meio de políticas
de descontos.

Considerando que todo o fluxo de mercadorias é

controlado continuamente, de maneira bastante
simplificada e imediata, com um software de gestão, o
estoque pode ser inventariado a qualquer momento,
gerando os subsídios necessários para as decisões da
Gestão de estoque empresa.

Nos capítulo 3, demos um exemplo simplificado de

como a falha na gestão de estoque pode prejudicar
o desempenho da empresa. Contudo, como
sabemos, a estocagem de produtos diversos é muito
mais complexa do que o exemplo permite visualizar.

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MELHORIAS NO ATENDIMENTO
 Afinal, de maneira muito prática, todo o pessoal passa
a ter acesso a informações seguras sobre tudo aquilo
que diz respeito ao departamento em que atua. No caso
das concessionárias, por exemplo, o departamento de
vendas de veículos consegue trabalhar com extrema
segurança com as informações referentes a estoques,
tabelas, políticas de descontos, prazos de entrega
e demais dados que sejam importantes em uma
negociação.

Naturalmente, desobrigados de terem que buscar e

transmitir informações a todo o momento, o que na
Melhorias no maioria das vezes ocorre de forma complicada quando
não há um software de gestão disponível, os vendedores
atendimento podem se dedicar exclusivamente a vender o que, de
fato, é a função que eles devem cumprir na empresa.

Quando uma organização implanta um software de gestão,

ela automaticamente descomplica todos os processos,
tornando-os mais eficientes e melhorando de maneira
surpreendente o fluxo de informações. Esta medida gera
resultados muito positivos e em curtíssimo prazo, inclusive
no atendimento aos clientes.

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MELHORIAS NO ATENDIMENTO

Liberados para desempenhar esta função de maneira plena, eles encontram mais
tempo para se manterem atualizados sobre os produtos e conectados com as
tendências de mercado e com as políticas da empresa.

Tudo isso, é claro, reflete de maneira positiva no atendimento, considerando que

todo cliente gosta de ser recebido por um vendedor capacitado e que se dedica
exclusivamente a atendê-lo, sem ter que ficar de um lado a outro buscando
informações.

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MELHORIAS NO ATENDIMENTO

Pós-venda

O software de gestão permite cadastrar todos as informações referentes aos clientes

e mantê-las arquivadas de maneira organizada e de fácil acesso, permitindo que
estas informações sejam analisadas de maneira conveniente.

Esta é uma função que permite que o trabalho de pós-venda seja feito de
maneira planejada e pautada em informações seguras. Por exemplo, no caso da
concessionária, é possível gerar relatórios sobre os clientes que informem o tempo
decorrido desde que ele comprou o veículo e as datas previstas para as revisões.
Com estas informações, o vendedor pode programar ligações de cortesia para o
cliente, desejando saber sobre a satisfação que ele obteve com a compra realizada.
Esta atenção é extremamente favorável ao relacionamento do comprador com a
concessionária e com o próprio vendedor, o que pode preparar vendas futuras.

Ao mesmo tempo, o software na concessionária permite que, com base nos

agendamentos das revisões, o gestor controle o atendimento no salão, possibilitando
que o vendedor fique disponível para uma conversa informal com o comprador,
quando ele for levar o veículo para ser revisado. Considerando que a maioria das
pessoas gostam desse tipo de cuidado, esta também é uma estratégia que melhora
bastante a qualidade do atendimento da concessionária.

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ANÁLISE DE DADOS
 Com base em um conjunto de dados claro e preciso, o
gestor pode fazer a análise do desempenho da empresa,
com capacidade para detectar facilmente tudo o que
ocorre, diferenciando o que é circunstancial daquilo que
é continuado.

A clareza destas informações, unida à capacidade

gerencial do gestor, cria a oportunidade para que o
planejamento seja eficiente, prevendo que a correção
dos desvios seja feita e que sejam adotadas estratégias
convenientes.

Análise de dados

Como já vimos, o software de gestão cria a possibilidade

de centralizar todos os sistemas e informações em uma
única plataforma, que integra e relaciona as bases de dados.
Desta forma, é possível gerar os relatórios de desempenho,
verificar tendências, detectar desvios já ocorridos e prever
outros que possam estar a caminho.

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POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO
ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS?
 Fazendo uma analogia, quem opta por um software
genérico para atender às necessidades de uma
concessionária de automóveis, por exemplo, poderia ser
comparado a quem procura um clínico geral para fazer
uma cirurgia cardíaca.

Considere ainda as diferenças de operação e de

Por que um clientela que existem entre as concessionárias de
caminhões, de motocicletas e de motonáutica com
software de gestão relação às de automóveis e destas com os auto
centers e com os truck centers e a necessidade de
especializado em especialização dos softwares fica ainda mais evidente.

concessionárias?

De fato, o mercado está servido de uma variedade

imensa de softwares de gestão que se aplicam às diversas
necessidades empresariais, sendo que muitos deles
apresentam boa qualidade para cumprir aquilo que
prometem. Todavia, o segmento de veículos atua de acordo
com condições e características bastante específicas, que
exigem a implantação de softwares especializados.

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POR QUE UM SOFTWARE DE GESTÃO ESPECIALIZADO EM CONCESSIONÁRIAS?

Como já vimos nos exemplos acima, na gestão de

uma concessionária, o software especializado pode
proporcionar condições extremamente favoráveis ao
desempenho da empresa. Uma vez que abrange de
maneira integrada todas as áreas — administrativa,
operacional, comercial e de faturamento —, é capaz de
apresentar soluções eficientes para o departamento
financeiro, fiscal, contábil e de estoque, como também
nas vendas e pós-vendas e para o departamento de
assistência técnica.

Com formatação específica para o segmento

automotivo, um software especializado oferece total
domínio sobre a tributação dos itens, com facilidade
de operação no Sped. Desta forma, os lançamentos
são feitos com precisão, evitando que erros ocorram e
que a legislação seja descumprida.

Cabe considerar ainda que, ao final das rotinas, os

relatórios gerados permitem fazer o acompanhamento
detalhado de cada departamento da concessionária,
o que é essencial para a correção de desvios e para o
planejamento estratégico do negócio.

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Conclusão

Após as considerações deste guia, podemos concluir que, diante da complexidade da gestão
empresarial na atualidade, a adoção de um software de gestão é uma decisão essencial para
o sucesso dos negócios. Sem ela, a organização fica desguarnecida de recursos primordiais
para que alcance um bom desempenho no mercado, com consequente manutenção dos lucros,
potencializando ainda que eles sejam ampliados.

No entanto, vimos também que o segmento das concessionárias de veículos, bem como dos auto
centers e truck centers, exige a implantação de softwares especializados, diante das especifidades
de cada negócio.

26
A Tecinco (Tecnologia em Informática Corporativa) tem experiência
de 22 anos no mercado brasileiro em software de gestão para
empresas de concessionária de veículos, caminhões, máquinas
agrícolas, motos, auto centers, truck centers e náutica. O
sistema Tecinco foi desenvolvido para se adaptar a qualquer
ambiente de concessionária e integra as informações de todos os
departamentos e gera relatórios que possibilitam analisar o cenário
e tomar decisões importantes para o crescimento da empresa.

Nossa equipe foi treinada para garantir o bom funcionamento

do sistema, desde o processo de implantação até o dia a dia dos
usuários. Nosso suporte é ágil nos atendimentos para resolver de
forma precisa qualquer chamado. Conte conosco para organizar o
seu pós-venda e para superar a crise atual.