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Proyecto Final

Valeria Sepúlveda Rey

Auditorías de los Sistemas de Gestión

Instituto IACC

19 de marzo del 2018


INSTRUCCIONES

Lea detenidamente el caso que se le presenta y conteste las preguntas de acuerdo a los
contenidos revisados en las 8 semanas vistas en el curso. Desarrolle sus respuestas cuidando
la creación propia, desarrollando una redacción basada en sus propias palabras y, en caso de
citar algún texto, hacer uso de las normas APA.

1. El día martes 22 de noviembre, se realizará una auditoría en la empresa RRTA S.A. El


encargado del sistema de gestión de la empresa debe planificar el programa de auditoría, sin
embargo, ha sido desvinculado recientemente de la organización. Es por esto que lo designan
a usted para realizar esta labor.

2. Según lo visto durante la asignatura, realice la planificación del programa de auditoría de la


empresa RRTA S.A.”

Para realizar la planificación del programa de auditoría en RRTA S.A, vamos a suponer que es
una empresa que produce envases plásticos para

01

EMPRESA : RRTA S.A PLANIFICACIÓN DE AUDITORIA


Versión 00

Empresa: RRTA S.A Norma : ISO 9001:2008

Exclusiones:
Dirección: Av. San Miguel s/ n Talca
Documentos Aplicables:
ISO 9001/2008 Procedimientos de Calidad (CD,
CR, NC, AI, AC, AP), Política y Objetivos de
Alcance (describir los procesos a Calidad.
auditar): Tipo de Auditoria: Interna
Proceso de Producción
Fecha de la Auditoria: 22, 23 y 24 de Noviembre
Auditor Responsable Equipo Auditor: Comienzo:
(Líder): Daniel Martínez Arrondo 09:00 horas.
Finalización:
Roberto Madrid Acuña ( 18:00 horas.
RM) Auditor Técnico: Responsable contraparte de la
auditoria:
Valeria Sepúlveda Rey
Coordinador de Calidad de la empresa

Requisito
Duración Capítulo s Contraparte
De de la Relaciona Tema Auditor
de auditoría
hasta Norma dos

09:00 09:30 ----- ----------- Reunión de Inicio Todos Todos

4.1 - 4.2.1
-4.2.2 - SGC / Documentación del
4.2.3 SGC / Control de los
Documentos / Control de los
4.2.4 – 5.3 Registros / Política y Objetivos
– 5.4.1 – de Calidad Planificación del
5.4.2 – SGC / Comunicación Interna /
5.5.3 - 7.1 Coordinador
09:30 13:00 4, 5, 7, 8 Plan de Calidad en la DM
- 8.1 – producción / Mejora Auditoria de Calidad
8.2.2 – Interna / Seguimiento de los
8.2.3- 8.3 Procesos / No Conformidades /
– 8.4 – Análisis de Datos / Mejora
8.5.1 – Continua / Acciones
8.5.2 - Correctivas y Preventivas
8.5.3

Requisito
Duración Capítulo s Contraparte
De de la Relaciona Tema Auditor
de auditoría
hasta Norma dos

Jefe de
11:00 13:00 7 7.5.5 Preservación del Producto DM
Bodega

13:00 14:30 --------- ------------ Almuerzo ------- -------


14:30 15:00 --------- ------------- Reunión de Auditores Todos --------

Control de la Producción Coordinador


15:00 17:00 7 7.5.1 DM
de calidad

17:00 17:30 --------- ------------- Reunión de Auditores Todos --------

17:30 18:00 ---------- ---------- Reunión de Cierre Todos Todos

Emitido por: Roberto Madrid (RM) Fecha: 22 de noviembre 2018

Comunicar al Auditor Líder cualquier objeción acerca del Plan o de la constitución del equipo
auditor.

Infraestructura Necesaria: Solicitamos amablemente a la empresa organizar la pausa para


almuerzo establecida en el plan.

Observación: Cabe señalar que los horarios son de referencia, y pueden variar dependiendo
de las necesidades del Equipo Auditor y/o Auditados.

3. Situación: Buenos días: Hoy nos encontramos en la sala de capacitación de la empresa


RRTA S.A, donde realizaremos la reunión de apertura para la auditoría al proceso de
producción que iniciará el día 22 de noviembre. El equipo auditor lo compone Daniel Martínez
Arrondo y quien les habla, Roberto Madrid Acuña. Seremos los encargados de la validación y
verificación de las listas de chequeo y de la aplicación de las técnicas de auditoría, como
entrevistas, revisión de documentos y muestreo. Registraremos los hallazgos y evidencias que
se encuentren dentro de la realización de las actividades que componen la auditoría. El objetivo
de este proceso es evaluar la eficacia del sistema de gestión para lograr los objetivos
especificados frente al proceso de producción del producto terminado, basados en la Norma
ISO 9001:2008 como criterio de la auditoría. En cuanto al alcance de la auditoría, esta se
realizará durante el mes de noviembre en la planta de producción de la empresa, los días 22,
23 y 24.

De acuerdo a la situación presentada, conteste las siguientes preguntas:


a. ¿Cómo se estructura la reunión de inicio?

La reunión inicial tiene como objetivo identificar y evitar problemas que puedan producirse
durante el transcurso de la auditoría y en este caso, según lo descrito anteriormente se logran
identificar los siguientes pasos necesarios, en una reunión de este tipo, por ejemplo:

 Se presenta el equipo auditor que está formado por el auditor líder Sr. Roberto Madrid
Acuña y por el Sr. Daniel Martínez Arrondo. (Suponemos que el auditor líder es Roberto,
pero no se identifica en la reunión).
 El auditor líder explica la función que desarrollaran, serán los encargados de la
validación y verificación de las listas de chequeo y de la aplicación de las técnicas de
auditoría.
 Se explica el objetivo de la realización de esta auditoría que es evaluar la eficacia del
sistema de gestión para lograr los objetivos especificados frente al proceso de
producción del producto terminado, basados en la Norma ISO 9001:2008.
 Se informa sobre el método de reporte y registro de los hallazgos y evidencias de
auditoría.
 Se explica claramente el alcance de la auditoria, se llevará a cabo en la Planta de
producción de la empresa los días 22, 23 y 24.

Deficiencias en la reunión inicial:

 Falto establecer las líneas de comunicación entre el equipo auditor y el auditado durante
la auditoria.
 Falto revisar las instalaciones, recursos y medios necesarios para que no exista ningún
problema logístico que entorpezca la auditoría.
 Falto confirmar la fecha de la reunión de cierre de la auditoría.
b. ¿Por qué es importante la revisión de los documentos?

La revisión de la documentación es muy importante porque nos ayudará a comprender y a


conocer el sistema de gestión ya que incluye documentos y registros importantes de este y
también informes de auditorías hechas antes. El conocer los documentos a un equipo auditor le
servirá para identificar y entender los procesos y la manera como se gestionan, lo que en
definitiva les va a permitir determinar la conformidad de la documentación con los criterios de la
auditoría.

Por otro lado es importante la revisión de la documentación para que no falte nada y todo este
completo, porque de lo contrario se podría suspender o postergar la auditoría.

c. Luego de la revisión de los documentos de la empresa, ¿en qué caso(s) se podría


determinar la postergación de la auditoría? Fundamente su respuesta

Cuando falte alguna documentación y la información no esté completa. Cuando esto sucede se
debe ser informar al encargado de gestionar el programa de auditoría y al auditado. De esta
manera, se puede tomar una decisión sobre continuar o suspender la auditoría, hasta que esté
absolutamente toda la documentación. En caso de que lo anterior suceda, se puede postergar
la auditoría por un par de semanas, para así actualizar los documentos que estén incompletos.

d. ¿Qué es un hallazgo? Entregue su respuesta mediante un ejemplo.

Un Hallazgo es el resultado de una comparación hecha entre un criterio determinado y la


situación actual encontrada durante la auditoría, generalmente es una situación deficiente y de
importancia para la empresa y que indica conformidad o no conformidad según los criterios de
la auditoría. Por ejemplo en la empresa RRTA S.A existe la implementación de un Sistema de
Gestión Integrado, el que todos los trabajadores debieran conocer y sentirse comprometidos
con su aplicación pero en la auditoría se detectó una irregularidad la cual se registró como un
hallazgo.

Ejemplo:

 Falta de compromiso por parte de la alta gerencia; aun cuando existe un plan de
auditoría, la gerencia no se presentó durante la semana que se auditó la organización y
no envió un representante ni se excusó.
e. Nombre los tipos de hallazgos que se generan en la auditoría e indique qué
información entrega cada uno.

Existen 3 tipos de Hallazgos:

 No conformidad Mayor: Es un hallazgo que indica la ausencia o el incumplimiento en


la implementación y mantención de uno o más requisitos obligatorios del sistema, o una
situación que en base a evidencia objetiva disponible, plantearía la existencia de dudas
significativas sobre la calidad de lo que se provee.
 No conformidad Menor: Un hallazgo que indica una debilidad en el Sistema,
Procedimiento, registros o en la gestión de una actividad en particular. Puede ser
también una situación que en base a evidencias objetivas determinaría la existencia de
dudas significativas en cuanto a la capacidad futura del Sistema de alcanzar la Política y
Objetivos.
 Observación: Un hallazgo que merece la atención de la organización, pero que no
requiere obligatoriamente una acción correctiva.

4. Tomando en cuenta los contenidos revisados en el curso, la revisión de distintos casos y la


realización de las evaluaciones semanales:

a. Mencione 3 atributos personales del auditor que, a su juicio, son los más relevantes.
Justifique su respuesta.

El auditor debe tener varias cualidades o atributos, los principales de ellos son los siguientes:

 Debe ser una persona Integra, ética y con gran sentido de la responsabilidad, es

decir tener siempre una conducta intachable en el ejercicio de su profesión.

 Debe ser objetivo, es decir debe ser capaz de evaluar y referirse imparcialmente sobre

las actividades examinadas durante la ejecución de la auditoría, basada en la evidencia

recabada. Los auditores no deben dejarse influenciar por terceras personas.

 Debe ser confiable y discreto, es decir que toda la información recabada de la

auditoría no podrá usarla en su propio beneficio ni en el de terceras personas. Además

deberá proteger la información y solo revelarla a quién corresponda (cliente).


5. Delegación y liderazgo son características de un líder. A su juicio, ¿estas
características pueden llevar a que el equipo de auditoría sean confundida? Justifique su
respuesta.

Delegación y liderazgo son dos características de un Líder que no pueden confundirse, Esto

porque un buen Líder será capaz de establecer responsabilidades y delegará funciones según

los conocimientos y las competencias de cada miembro del equipo auditor si es necesario y

como un Líder tiene habilidades personales como por ej. Buena comunicación, es confiable,

educado, etc., le será fácil delegar.

6. En un taller se encontró el documento “CV.ADP01 Versión 2”. La versión es obsoleta, ya que


el listado de documentos internos indica que la versión vigente es la versión 4. De acuerdo a
este caso, conteste las siguientes preguntas, justificando su respuesta.

a. ¿Qué tipo de no conformidad se presenta?

Es una No conformidad menor, ya que indica que el hallazgo se debe a una debilidad en el
sistema, procedimientos, registros o en la gestión de una actividad en particular, que en este
caso es un documento obsoleto.

b. ¿Qué herramienta de gestión utilizaría para dar seguimiento a esta no conformidad?

Yo utilizaría la herramienta de los 5 Por qué?

Por qué? 1: Por qué se produjo la no conformidad?

Operario no sabía que el documento estaba obsoleto.

Por qué? 2: No hubo actualización de documentos

Por qué? 3: Por olvido y negligencia

Por qué? 4: No hay un Encargado de Calidad constantemente

Por qué? 5: Porque la alta gerencia no lo considera importante


Entonces finalmente la causa de que el documento este obsoleto es que no hay un encargado
de calidad constante porque la alta gerencia de la empresa no lo considera importante.

7. Diseñe un cronograma de seguimiento de la siguiente observación: “Se debe dejar registro


en la orden de trabajo de las posibles causas de los problemas detectados, para luego dejar
registro en el sistema. Esto no se lleva a cabo por el coordinador del servicio.”

PROCESO FECHAS
Noviembre Diciembre Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
AUDITORIA X
ENTREGA DE
INFORME DE X
AUDITORIA

EJECUCIÓN
DE ACCIONES X X
PREVENTIVAS

ENTREGA DE
INFORMACIÓN
SOBRE LAS
X
ACCIONES
PREVENTIVAS
AL AUDITOR
AUDITORIA
X
INTERNA

Según la información entregada en el cronograma, en el mes de Abril se le comunicará al


auditor el resultado de las medidas ejecutadas. Para resguardar que este proceso no se esté
repitiendo, en el mes de Junio se realizará una auditoría interna.
8. En base a lo estudiado en el curso, la revisión de casos y desarrollo de las evaluaciones;
¿Qué aspectos deben estar presentes en una conclusión de auditoría? Indique al menos dos
ejemplos de conclusiones de auditoría.

Las conclusiones serán breves, basadas en hechos reales y respaldadas con documentos y
pueden incluir aspectos como por ejemplo:

 La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integral.


 La capacidad del proceso de revisión por la Alta Dirección para asegurar la permanente
idoneidad, adecuación, eficacia, eficiencia, efectividad y mejora del sistema.
 Además sus conclusiones pueden llevar a recomendaciones de auditorías futuras.

Ejemplo de Conclusiones:

Ejemplo 1: Al concluir la auditoría de gestión en la empresa RRTA S.A se logró cumplir con los
objetivos de esta, solo se encontró en el proceso de producción el documento CV.ADP01
Versión 2 y está obsoleta, la versión vigente es la 4, por lo que se recomienda actualizar dicho
documento.

Ejemplo 2: No se efectúan revisiones por la alta gerencia de RRTTA S.A que aseguren la
continua adecuación y eficacia de las actividades, ni introduce los cambios y mejoras que son
necesarios.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

IACC (2016). Informe y seguimiento de auditorías de un SGI. Auditoría de Sistemas de Gestión.

Semana 1 a la 8.

Contenidos adicionales de cada semana.


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