ABECÉ

Resolución 4505 de 2012

¿Cuáles son las responsabilidades de las IPS frente al

reporte de actividades de PEDT Resolución 4505?

En el Artículo 7 de la Resolución 4505 de 2012 se establecen las

Responsabilidades de las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud,
públicas y privadas:
1. Recolectar y reportar a las Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios, incluidas las de régimen de excepción de salud y a las Direcciones
Municipales y Distritales de Salud, el registro por persona de las actividades de
Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de
Atención Integral de las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento, según el Anexo Técnico, que hace parte integral de
esta Resolución.
2. Capacitar a su personal en el registro y soporte clínico relacionado con las
actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las
Guías de Atención Integral de las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento.

¿Cuáles son las responsabilidades de las EAPB frente al

reporte de actividades de PEDT Resolución 4505?

En el artículo 6 de la presente Resolución, se establecen las Responsabilidades

de las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB):

1. Recolectar y consolidar el registro de las actividades de Protección Específica,

Detección Temprana y la aplicación de las Guías de Atención Integral para las
enfermedades de interés en salud pública de obligatorio cumplimiento,
remitidas por su red de prestadores de servicios de salud (IPS).
2. Reportar al Ministerio de Salud y Protección Social, el registro por persona de
las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de
las Guías de Atención Integral de las enfermedades de interés en salud pública
de obligatorio cumplimiento, según el Anexo Técnico, que hace parte integral
de esta Resolución.
3. Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información
reportada.
4. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación a
las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios.
5. Realizar la verificación de la veracidad de la información reportada por las
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios.

¿Cuáles son las responsabilidades de las DTS frente al

reporte de actividades de PEDT Resolución 4505?

En el artículo 4 de la Resolución, se establecen las Responsabilidades de las

Direcciones Departamentales y/o Distritales de Salud:

1. Recolectar y consolidar el registro por persona de las actividades de

Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de
Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento, remitidas por las Direcciones Municipales de Salud o
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), de su red de servicios.
2. Reportar al Ministerio de Salud y de Protección Social, el registro por persona
de las actividades de Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación
de las Guías de Atención Integral de las enfermedades de interés en salud
pública de obligatorio cumplimiento, según el Anexo Técnico, que hace parte
integral de esta Resolución.
3. Responder por la oportunidad, cobertura y calidad de la información
reportada.
4. Realizar la asistencia técnica, capacitación, monitoreo y retroalimentación a
las Direcciones Municipales de Salud, Empresas Administradoras de Planes de
Beneficios (EAPB) incluidas las de régimen de excepción de salud e
Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud (IPS), que tienen a su cargo la
atención de personas que no se encuentran afiliadas al Sistema General de
Seguridad Social en Salud, según corresponda a su competencia.
5. Realizar la verificación de la veracidad de la información reportada por las
Direcciones Municipales de Salud o a las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud (IPS), de su red de servicios.

¿Cómo evaluar coberturas de los programas de PE y DT si la

4505 deroga la 3384 y por ende las matrices de
programación?

La Resolución 4505 de 2012 deroga completamente la Resolución 3384 de 2000

y con ello el concepto de las metas, se debe avanzar a considerar la evaluación
de coberturas poblacionales, partiendo de la revisión que se debe hacer de la
reglamentación vigente, que permita establecer los compromisos contractuales
con la red de prestadores.

¿Cómo garantizan las EAPB y DTS el pago de un recurso

para las actividades de PE Y DT, frente a qué? En el caso
que las IPS incumplan con el reporte de información.

Las entidades aseguradoras y DTS en el ejercicio de su autonomía atribuida

mediante Resolución 4505 en sus artículos 4 y 6, establecen los mecanismos de
contratación con la red prestadora. Por otra parte, la Ley 1438 de 2011 en el
Parágrafo Transitorio del artículo 52 establece que el pago de servicios de baja
complejidad será por capitación hasta el 2013.

¿Si un hospital no tiene contrato con el ente territorial para

la atención de población pobre no afiliada porque este me
solicita informe de la Resolución 4505?

Las Instituciones Prestadoras de Servicios de salud que realicen atenciones a

cualquier usuario, del cual se reciba el reconocimiento económico de la atención
prestada, se encuentran obligadas a generar el reporte de la información que
se solicita dentro de la estructura definida por el Anexo técnico que hace parte
de la Resolución 4505 de 2012, como lo establece en su Artículo 7.

Si la ESE le ha prestado servicios a población no afiliada y han radicado facturas

de cobro por concepto de la prestación de estos servicios, SI deben emitir el
reporte de la información que corresponda a la competencia de su prestación
de servicios, mediante la estructura definida en el anexo técnico de la
Resolución 4505 de 2012, de lo contrario no estarían obligados a generar
información al respecto.

¿Qué se considera población no asegurada?

Se considera usuario no asegurado aquel que no pertenece a ninguno de los

dos regímenes (Subsidiado y Contributivo), y que su atención se le recobra al
ente territorial.

¿Las IPS tenemos la obligación de cargar en cada uno de los

validadores establecidos por las EAPB y/o DTS?

La Resolución 4505 de 2012, y la Circular 022 de 2013 establece y define el

mecanismo de transferencia de información entre el Ministerio de Salud y
Protección Social y las Entidades Obligadas que corresponde a un archivo TXT
que se debe enviar mediante la plataforma PISIS. Entendiéndose así que el
medio de transferencia de la información entre los Prestadores y el Asegurador
debe estar definido mediante los acuerdos contractuales entre las partes.
¿Cada Dirección Departamental es autónoma para
solicitarle a las Direcciones locales cuando deben reportar,
si es mensual o trimestral?

El Articulo 10 de la Resolución 4505 de 2012, establece los periodos de reporte

de información para las EAPB y DTS al Ministerio de Salud y Protección Social
en su plataforma PISIS, mas no establece la periodicidad del reporte desde la
red de prestadores a las EAPB, es de aclarar que durante las asistencias
técnicas el Ministerio de Salud y Protección Social sugirió que este reporte de
las actividades realizadas por los prestadores a los Aseguradores se podría
realizar de forma mensual, buscando la respectiva oportunidad que permita
ejecutar los procesos de auditoria de datos y soporte clínico que garantice la
veracidad de la información, partiendo de que son las EAPB quienes deberán
certificarlo por medio de la firma digital del representante legal ante el
Ministerio; sin embargo, es importante tener en cuenta que las fechas límites
de entrega de información por parte de las IPS, deberán ser definidas mediante
los acuerdos contractuales.

¿Las IPS deben seguir llenando informes alternos al reporte

de la Resolución 4505 de 2012 tipo cohortes de
seguimiento?

La Resolución 4505 de 2012, es un reporte trimestral que no permite la

intervención inmediata en los planes de atención individual del riesgo, por tal
razón los aseguradores deben contar con otras herramientas paralelas que les
permita garantizar el permanente seguimiento de la población a su cargo.

¿Es obligación de la Entidades de Medicina Prepagada

reportar la información en la plataforma PISIS?

Con relación a la obligatoriedad del reporte por parte de las empresas de

medicina prepagada me permito informar que para la primera fase de la
Resolución 4505 de 2012 no se tuvo en cuenta este tipo de entidades.

¿Es obligación que las IPS registren todos los datos del
anexo técnico así no lo tengan contratado?

Es de tener en cuenta que el anexo técnico requiere que se diligencien en su

totalidad todas las variables; para asegurar la calidad de la estructura del
registro por persona reportado, por tal razón se propone definir criterios de
excepción para los campos con respuestas basadas en los servicios que no son
de su competencia en la prestación y en lo contratado con cada asegurador,
teniendo en cuenta la respuesta “Sin Dato”, según cada variable y la condición
del usuario, sin que esto sea causal que obligue a garantizar la prestación del
servicio que no es responsabilidad de la IPS por relación contractual.
¿Es obligación de las IPS reportar las actividades según la
Resolución 4505 de 2012 o sólo es obligación de las EPS?

El Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 4505 de 2012

establece “el reporte relacionado con el registro de las actividades de
Protección Específica, Detección Temprana y la aplicación de las Guías de
Atención Integral para las enfermedades de interés en salud pública de
obligatorio cumplimiento”.
Teniendo en cuenta lo anterior, para dar respuesta a la primera inquietud el
reporte de Actividades de Protección Específica y Detección Temprana es de
obligatorio cumplimiento por parte de las Instituciones Prestadoras de Servicios
de Salud (IPS), las Empresas Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB)
incluidas las de régimen de excepción de salud y las Direcciones
Departamentales, Distritales y Municipales de Salud; en el artículo 7 de dicha
resolución se establecen las responsabilidades de las Instituciones Prestadoras
de Servicios de Salud (IPS).

¿Es obligación de las IPS reportar las actividades según la

Resolución 4505 de 2012 con firma digital a las EPS?

Respecto a la inquietud relacionada con la firma digital, la Resolución 4505 de

2012,en su artículo 9, define que “el representante legal de la respectiva
Empresa Administradora de Planes de Beneficios, incluidas las de régimen de
excepción de salud y de la Dirección Territorial de Salud respectiva, certificará
la veracidad de la información que reporta mediante la firma digital anexada en
la transferencia electrónica de remisión de la misma, de acuerdo con lo definido
por el Ministerio de Salud y Protección Social”.
Así mismo la Circular 026 de 2014 determina que “ el medio de transferencia
de los datos desde las IPS hacia las EAPB, incluidas las de régimen de
excepción, o hacia las DTS puede ser acordado entre las partes pero, en caso
de no ser así, no puede exceder lo exigido en la Resolución 4505 de 2012 en el
entendido que la responsabilidad de la IPS es entregar los datos del anexo
técnico que son de su competencia, en el formato establecido en la Resolución;
por lo anterior, si la EAPB incluidas las de régimen de excepción o DTS ha
diseñado un aplicativo especial para captura o validación de los datos para sus
procesos de monitoreo, seguimiento y auditoría y retroalimentación, salvo que
acuerde algo distinto con la IPS, deberá recibir de esta el anexo técnico en el
formato definido en la Resolución y cargar ella misma el archivo directamente
en su aplicativo”.

¿De acuerdo a la Resolución 4505 de 2012, en su artículo 5,

respecto a las responsabilidades de las Direcciones
Municipales de Salud, para el seguimiento de las
Actividades de Protección Específica, Detección Temprana y
la Aplicación de las Guías de Atención en salud Pública
realizadas a la población; quisiéramos conocer las
competencias específicas que le asisten a la Secretaria
Municipal en cuanto a la población afiliada al régimen
contributivo y especial?

Frente al seguimiento de las actividades, las Secretarias de Salud Municipales,

de conformidad con lo dispuesto en la Ley 715 de 2001, articulo 44, tienen por
competencia dirigir y coordinar el sector salud y el Sistema General de
Seguridad Social en su jurisdicción, así:
“44.1.5 Adoptar, administrar e implementar el sistema integral de información
en salud, así como generar y reportar la información requerida por el Sistema.
44.2.4 Promover en su jurisdicción la afiliación al Régimen Contributivo del
Sistema General de Seguridad Social en salud de las personas con capacidad de
pago y evitar la evasión y elusión de aportes”.
De tal manera, la Secretaria Municipal debe realizar el seguimiento de las
actividades preventivas a través del uso de la información que está disponible
en la página web de este Ministerio, la cual permite conocer las poblaciones
estimadas y las actividades de protección específica y detección temprana que
cada una de las EAPB deben garantizar. La Resolución 1536 de 2015, en su
artículo 16. Responsabilidades de las entidades territoriales en el uso de la
caracterización poblacional a cargo de las Entidades Promotoras de Salud –
EPS, demás Entidades Administradoras de Planes de Beneficio – EAPB, define
que las “Entidades Territoriales deben tomar la información de SISPRO
relacionada con los datos y los resultados de la caracterización poblacional de
EPS y demás EAPB, para los asuntos de su competencia”; para acceder a dicha
información consulte el siguiente enlace, donde encontrarán la información de
la caracterización del año 2013:
http://www.minsalud.gov.co/salud/Paginas/gestion-riesgo-individual.aspx . La
información correspondiente a la caracterización del año 2014, y acorde con lo
requerido por el Ministerio de Salud y Protección Social, se encuentra en
proceso de elaboración.

¿Las EAPB pueden realizar glosas frente al no reporte del

anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012?

Se sugiere tener en cuenta que en la circular 026 de 2014 se define: “Las

cláusulas contractuales entre las EAPB incluidas las de régimen de excepción
y/o DTS con las IPS que se generan para el cumplimiento de estos reportes
exigidos en la reglamentación mencionada, no debe exceder el alcance de las
responsabilidades establecidas para estas últimas y no pueden incluir variables
adicionales al anexo técnico”; por lo tanto, sugerimos revisar los acuerdos
contractuales vigentes de su institución.

¿Algunas IPS sólo tienen contrato con empresas de

Medicina Prepagada? ¿Cuál es la legislación que les obliga u
obligará a enviar la información de resolución 4505?
¿Aplicaría de la misma manera para todos los tipos de
prestación de servicios de salud?

Si la IPS dentro de su relación contractual estableció el reporte del mismo lo

debe realizar.

¿Es posible solicitar ampliación del plazo para el reporte de

la Resolución 4505 de 2012?

Es importante precisar que en su artículo 10, define que “Las Empresas

Administradoras de Planes de Beneficios, incluidas las de régimen de excepción
de salud y las Direcciones Departamentales y Distritales de Salud deben
reportar la información dentro de los 30 días calendario siguiente al
vencimiento del respectivo trimestre”; en este caso, el periodo octubre a
diciembre, debe ser reportado máximo hasta el 31 de enero del presente año.

¿Si un usuario se traslada de E.P.S. ¿Cómo podemos obtener

la información de DTPE y atención de enfermedades de
interés en salud Pública realizada previamente?

Si el usuario a pesar de haber realizado el traslado de EPS continua con la

misma IPS primaria, esta podrá recuperarla y reportársela a la nueva EAPB de
afiliación
En los casos en los cuales no se tenga la misma IPS primaria esto no podrá ser
posible, a menos de que el usuario traiga el soporte y este quede escrito en la
historia clínica.

¿Si una institución que realiza colposcopia, biopsia cervical,

mamografía, biopsia de seno y que están incluidos en la
resolución 4505, se consignan sólo si deja una copia de
estos en el archivo de la institución, es válido que el médico
consignara en la historia clínica los resultados y posterior a
esto se diligenciaran en el módulo de la 4505, sin dejar
copia de estos?

Si se registra el dato en la historia clínica esto cuenta como soporte del

resultado del paraclínico.

¿Teniendo en cuenta que la resolución 4505 de 2012 derogo

la resolución 3384 de 2000 quiero pregunta si para el
programa de crecimiento y desarrollo se toma los rangos de
edad de establecidos en la resolución 412 en la cual se debe
atender con mayor frecuencia (6 meses) a la población
objeto (mayores de 3 años de edad) mientras que en la
3384 la frecuencia era de 1 año para este rango de edad?

Es de tener en cuenta que se derogo fue la Resolución 3384 de 2000, pero que
la Resolución 412 de 2000 sigue vigente tanto en su población objeto como en
sus frecuencias y controles, es importante tener en cuenta que la parte
contractual la pueden basar en la Resolución 412 y recordar que se va a
trabajar para el logro del 100% en cobertura poblacional por programa.

¿Los recién nacidos con qué documento de identidad

ingresan?

Recuerden que todo menor se debe reportar según como se haya registrado en
la apertura de la historia clínica del menor en el momento de la atención, si se
registró como NV así debe venir registrado en la estructura, si se creó como
menor sin identificación o como hijo de así mismo debe venir en la estructura,
recuerden que toda información debe soportarse con los registros clínicos.

¿En los casos de menores en los cuales solo aparecen los

apellidos?

En este caso pueden colocar los datos de Hijo de y nombre de la madre, pero
es importante recordar que cuando el niño ya tenga sus datos
de identificación se debe reportar la novedad, en el correspondiente archivo de
novedades. Recuerden que el registro de la información debe permitir en el
momento de la auditoria de campo hacer la verificación que se soporte en los
registros clínicos.

¿Qué sucede cuando con los usuarios que ya no se

encuentran activos en la base de afiliaciones de la EAPB?

El registro que deben realizar es solo el de las personas a las cuales se les
realizo alguna actividad o se realizó actualización de algún dato, de la misma
forma solo se reportara si el usuario se encuentra activo en la EAPB.

¿Si un usuario fue reportado por un municipio X, y para este

periodo esa persona cambio de municipio y de residencia,
por ende cambia de IPS primaria. ¿Cómo debe reportar el
municipio X este usuario sabiendo que ya no está a su
cargo? ¿Cómo debe reportar el municipio y este usuario? ¿Y
cómo debe reportar el Departamento este usuario sabiendo
que esta persona aparece en un mismo periodo de tiempo
en dos municipios?

El reporte de la información que envíen debe corresponder a la población que

intervienen es decir a la que le prestan servicios, esto teniendo en cuenta la
población que para esa fecha tengan a su cargo, pues esto permitirá dar cuenta
de la gestión de riesgo individual realizada por la entidad con la población a
cargo.

¿Cómo se van a manejar y controlar las actualizaciones de

acuerdo a las novedades no se tiene definido una variable
que contenga la fecha cuando ocurrió dicha novedad?

Teniendo en cuenta la fecha de corte, se revisa el reporte anterior para verificar

la novedad.

¿Si una de las personas que fueron reportadas en alguno de

los periodos anteriores, y una de esas personas fallece, que
se debe hacer con este registro?

La persona no se vuelve a reportar y el registro se conserva como histórico.

¿Cuándo se debe cargar el reporte de novedades?

El reporte de novedades se debe cargar simultáneamente con el reporte del

anexo técnico de la Resolución 4505 de 2012.

¿Cómo se reporta la novedad de cambio de EAPB?

Esta novedad no requiere reporte, pues en el momento en que el usuario ya no

se encuentre activo en su EAPB anterior, esta lo dejará de reportar y deberá
aparecer en el registro de su nuevo asegurador.

¿Cualquier registro de novedades que anteriormente no

venga reportado en un archivo de datos originales será
rechazado por invalido?

No se puede realizar ningún tipo de novedad de un usuario si este antes no ha

sido reportado en un archivo de datos originales.

¿Cómo funciona la novedad uno en los recién nacidos?

La idea es que solamente los nacidos en el mes de junio deben venir con dato
de nacido vivo que debe ser el espejo del registro de la historia clínica del
menor, si a la fecha de corte aún no se tiene el dato de tipo de registro
definitivo se reportara con el que se cuenta pero para el siguiente corte debe
haberse realizado la respectiva gestión para realizar la correspondiente
novedad.

¿Cuándo se usa la novedad cuatro?

La novedad cuatro será reportada cuando por algún proceso de auditoría se

evidencia la no consistencia de los datos reportados, lo que indicará que dicha
información no deberá ser tenida en cuenta para el cálculo de los respectivos
indicadores de la entidad.

¿La novedad tipo cinco: “novedad de actualización paciente

imposible de ubicar”, en qué momento se puede utilizar
esto? Pues cada cuanto se debería hacer un proceso para
generar este tipo de novedad, o la idea es que en que
periodos de tiempo yo debería estar buscando a los usuarios
y al que no encuentre para aplicarle este tipo de novedad

Esta opción se utiliza en aquellos casos en que los usuarios, por más gestión
que se realiza nunca se puede realizar una demanda inducida efectiva que
permita la intervención del usuario, pero que por alguna razón el usuario
accede a algún servicio y se puede retomar la información requerida del
usuario, en el entendido que el usuario venia se reportó como “No recibió
atención porque los datos de contacto del usuario no se encuentran
actualizados” y se debe actualizar toda la línea de información del usuario. El
tiempo en que se debe realizar la demanda del usuario depende de lo definido
en las normas y guías vigentes según las condiciones de cada usuario.

¿La novedad tipo 6 “novedad de actualización desafiliado”

en qué momento se aplicaría esta novedad, dado que un
usuario cambia de aseguradora y generalmente si no se
encuentra en las bases de datos no se le presta el servicio,
porque se maneja este tipo de novedad y se quitó la opción
que se podía utilizar para reportar los usuarios que ya no
pertenecían a población no asegurada?

Esta opción aplica específicamente para las EAPB en aquellos casos de los
usuarios que aparecen como desafiliados en sus bases de datos pero que están
un tratamiento en curso que se debe garantizar a pesar de no encontrarse
activos por continuidad del tratamiento hasta tanto se reciba de manera
efectiva en la entidad que se hará responsable del tratamiento del usuario.
¿En la variable 14 en que momentos se utiliza la opción no
aplica?

La opción “no aplica”, se emplea para reporte de los hombres y mujeres fuera
del rango de 10- 49 años que son las mujeres en edad fértil, lo cual quiere
decir todas las mujeres que no se les evidencie por un examen de embarazo
positivo se le registrará riesgo no evaluado 21.

¿La variable 14 gestación y en las otras variables

relacionadas con la gestación puedo registrar no aplica en
las pacientes menopáusicas?

Teniendo en cuenta que ya hay confirmación de su diagnóstico se puede

registrar como no aplica.

¿En la variable 17 en que momentos se utiliza la opción no

aplica?

En la variable 17 la opción “no Aplica” es para todas las personas mayores de 3

años, si al momento del reporte no se tiene el dato del resultado se debe
registrar "sin Dato" es importante recordar que para el siguiente reporte ya
debe cambiar la información y registrar el dato correspondiente.

¿La variable 18 en que momentos aplica?

Para este tema es importante recordar la definición de Sintomático Respiratorio,

esto quiere decir que si tiene estas características se considera como
sintomático, que el examen permitirá descartar o confirmar.

¿Variable 21 obesidad o desnutrición proteico calórica para

los menores de edad, cuando sea obeso se realiza la
búsqueda por diagnóstico, el IMC puede no ser mayor a 30,
como se validad este dato en PISIS?

En el reporte de IMC el prestador registra el dato que corresponda según anexo

técnico. Este es un riesgo que aplica en toda la población. Sin embargo, la
validación en este momento formulada para PISIS corresponde a la población
mayor o igual a 18 años. En este grupo poblacional aplica dicha validación.

¿Variable 21 obesidad o desnutrición proteico calórica, para

desnutrición proteico calórica, que edades se contemplan?
¿En mayores de 18 años se determina por el IMC? ¿Y si se
usa este índice se toma el inferior o igual a 18?

Teniendo en cuenta el acta de la reunión celebrada con EAPB el día 15 de

octubre de 2013, y reforzando la respuesta anterior. el IMC se calcula para toda
la población. Dentro de las validaciones para PISIS, se tiene en cuenta la
población mayor o igual a 18 años de edad, sin embargo, no se exime la
responsabilidad de evaluar riesgo de obesidad y desnutrición en toda la
población que cubre el asegurador.

¿Variable 22, Víctima de Maltrato en qué casos no aplica?

No aplica para hombres mayores de 18 años con 3 meses.

¿En la variable 27 cáncer de seno: a partir de qué edad debo

evaluar este riesgo? En el explicativo del Ministerio dice
"Incluye la identificación en Hombres y sin límite de edad”

No se estableció rango especifico de edad, ni en hombres ni mujeres el riesgo

se encuentra presente según antecedentes.

¿Variable 28, fluorosis: aplica para las poblaciones que

define el protocolo de fluorosis (6,12,15 y 18) únicamente?
¿Si es así como se registra la población que no está en el
grupo de edad mencionado, pues no hay opción para NO
aplica?

Las variables se ciñen a las normas técnicas de atención vigentes, en este caso
aplica población mayor a 2 años. Se registra la actividad que aplica al grupo
poblacional.

¿Variable 34, edad gestacional al nacer, se realiza sobre el

registro del niño o de la madre?

Esta variable solo aplica para los niños menores de 6 años, en este caso solo se
realiza sobre el registro del niño.

¿Variable 35, BCG, de acuerdo a la guía de manejo de la

vacuna, la población objeto son menores de un año; en la
regla de validación indica que la opción no aplica se usa
para mayores de 6 años. ¿Qué variable se debe utilizar para
el rango de 1 a 6 años de edad?

En este caso se debe registrar 1 si recibió vacuna.

¿Variable 43 relacionada con aplicación de fiebre amarilla

no aplica para todos los usuarios mayores de 1 año?

Para este caso el no aplica es para todo niño mayor de 6 años.

¿Variable 46, aplicación vacuna VPH, no aplica para toda

mujer fuera del rango de 9 a 27 años, o tomamos el de 9 a
17 años?

Para este caso se debe tener en cuenta los lineamientos establecidos por el
grupo PAI.

¿Variable 47, TD o TT. De acuerdo a la regla de validación la

opción no aplica solo se usa para personas del sexo
masculino. la pregunta es que variable se debe enviar si la
persona tiene menos de 15 años o más de 49 años?

El rango de edad se debe establecer según los lineamientos de PAI.

¿Variable 48, Control de placa bacteriana. De acuerdo a la

regla de validación la opción no aplica se usa para personas
menores de 2 años y edentados. La pregunta es cómo se
identifica para una optima validación si es edentado o no,
ya que la opción 0 aplica para ambos casos?

Para este caso, eso no se define en una validación eso lo define el odontólogo
tratante en la historia clínica.

¿La variable 54, suministro de método anticonceptivo,

cuando la mujer tiene pomeroy que se registra?

Se registraría como no aplica (1845-01-01).

¿Variable 75, relacionada con la asesoría pre test para VIH,

se pueden registrar todos los usuarios que reciben esta
actividad o solo las gestantes?

Se pueden registrar todos los usuarios a los cuales se les haya realizado la
actividad.

¿Variable 86, tamizaje de cuello uterino, no aplica para

todas las mujeres fuera del rango que estipula la guía?

No aplica para mujeres menores de 10 años y hombres, la variable se refiere a

tamizaje no específicamente a toma de citología.

¿Si el paciente ya recibió la vacuna y ya se reportó en el

trimestre anterior, que se envía en el siguiente trimestre, si
el paciente sigue siendo objeto de aplicación pero no hay
más dosis para aplicarle porque tiene esquema completo?

Persiste el último dato que se registro.

¿La variable 100, fecha de resultado biopsia de seno aplica

solo para mujeres?

Si, y para las cuales se les haya reportado toma de mamografía.

¿En la variable 117, tratamiento para lepra, se ordena al

paciente examen y sale negativo para lepra como se
registra y a quienes no aplica?

En este caso registra "No aplica", es para aquellas personas a las cuales se les
identifico que no tiene ese riesgo o se le descarto.

¿La variable 84, fecha de TSH neonatal, que pasa con

población indígena y los partos domiciliarios, la toma de
TSH neonatal se realiza hasta el día 29 posterior al
nacimiento?

Actualmente el resultado de TSH se maneja como una advertencia teniendo en

cuanta este tipo de situaciones, aunque es de aclarar que los tiempos de toma
están basados según las guías de atención del recién nacido, cuando se esté
evaluando el cumplimiento de las guías se tendrá en cuenta la aclaración dada
por ustedes.
¿En la variable 104, hemoglobina, en algunas ocasiones no
se tiene el resultado de laboratorio (es otro prestador) a
tiempo para incluirlo en el reporte, que opción se debe
colocar en dicho caso?

Para el caso con el que no se cuenta con el reporte del laboratorio se debe
registrar no aplica.

¿La variable 117, de lepra si el resultado del examen es

negativo para lepra se registra como no aplica?

Se considera el reporte de las opciones 21 y fecha 1845–01-01 apto para las

actividades de riesgo que no se realizaron dentro del corte de evaluación. Si
las actividades de detección temprana no se implementaron, no aplica su
reporte.

¿Cómo están considerados los rangos de edad?

Menores de 28 días: se considera de 0 a 28 días

Menores de 6 años: edades comprendidas entre 0 y 5 años 11 meses, 29 días
Menores de 10 años: edades comprendidas entre 0 y 9 años 11 meses, 29 días

¿Cuáles son las variables asociadas a cálculo de edad?

Con relación al manejo de las validaciones que están relacionadas con el cálculo
de la edad es importante aclarar que las actividades que se reportan al final del
trimestre corresponden al récord de intervenciones realizadas desde el primer
mes del corte; siendo así, cuando se estima cálculo de la edad según la norma,
se establece en el proceso de validación tres meses más para determinar y
ajustar las atenciones.

De igual forma me permito aclarar que para los siguientes meses se aumentaría
a 6 meses teniendo en cuenta la recuperación de información que se realice de
las actividades que no se reportaron en el trimestre anterior.

¿Cuál es la edad considerada para recién nacido?

Para las validaciones de Ministerio se considera recién nacido todo menor de 30

días.
¿Cuáles son las actividades que se deben reportar en cada
trimestre?

El registro que deben realizar es solo el de las personas a las cuales se les
realizo alguna actividad, usuarios nuevos afiliados o se realizó actualización de
algún dato, de la misma forma solo se reportara si el usuario se encuentra
activo en la EAPB.

¿Si una persona fue reportada en un periodo anterior y

para el periodo actual, tuvo una o varias atenciones ¿Se
debe reportar únicamente los datos de las variables
relacionadas con las atenciones realizadas actualmente de
ser así: ¿Para las demás variables como se debe reportar?
¿Solo se les aplicaran las validaciones a las variables
reportadas? o ¿existen validaciones especiales para estos
casos? de lo contrario: ¿Se debe reportar las atenciones
enviadas en el periodo anterior todas en el mismo registro?
¿Solo se aplicarían las validaciones a las variables que
identifiquen atenciones del periodo?

Si la persona fue reportada en el periodo anterior y para este registra

nuevamente atenciones, se mantiene el dato de las actividades que no tuvieron
actualizaciones y se actualizan las actividades realizadas.

¿Cada Dirección Departamental es autónoma para

solicitarle a las Direcciones locales cuando deben reportar,
si es mensual o trimestral?

Se estableció que el reporte al Ministerio se debe realizar en los siguientes

tiempos, 30 días calendario siguientes al vencimiento del respectivo trimestre,
en el caso de las EAPB de nivel nacional y las DTS departamentales y distritales,
pero es de aclarar que cada ente departamental es autónomo de solicitar el
reporte a las direcciones locales según establezcan los acuerdos con dichas
entidades que le permita cumplir con sus responsabilidades.

¿Si hay municipios o IPS que reportaron por fuera de la

fecha y por ende no quedo incluido en el reporte que se
envió al ministerio que debemos hacer con esos archivos
¿Cuál sería la fecha inicial y final del reporte que deben
colocar en el registro de control?
La información que no fue reportada durante la fecha establecida, debe ser
reportada en el siguiente corte de información, sin alterar en el registro de
control la fecha inicial y final del reporte.

¿Si un municipio o IPS durante el trimestre correspondiente

a abril- Junio, reporto en el archivo de datos originales 100
registros (por tomar de ejemplo cualquier cantidad), para el
mes siguiente como mínimo debe reportar: Los 100
registros reportados en trimestre anterior,
independientemente si lo atendieron o no; y los usuarios
que fueron atendidos durante el mes a reportar?

Teniendo en cuenta la revisión realizada frente a la operatividad de este

proceso el Ministerio establece que solo se reporte la información que permite
actualizar la intervención realizada en los usuarios o incluir aquella que no se
había reportado con anterioridad, más aquellos que se incluyan como primera
vez en el reporte.

¿En el caso que un paciente en el primer trimestre del 2013,

asistió a una IPS 13 veces, en el archivo plano generado se
registran 13 registros de dicho paciente?

No, el usuario solo puede venir registrado una única vez.

¿Si se encuentran errores en BDUA en fecha de nacimiento,

cómo se actualiza en el siguiente reporte?

El reporte del BDUA lo realiza su misma entidad por consiguiente los ajustes al
mismo se debe realizar, de esa manera coincidirá con la información real del
usuario, que debe ser la que se encuentra registrada dentro de los soportes
clínicos que se evalúan en las auditorias.

¿Qué pasa con las personas que no fueron atendidas en el

trimestre? ¿Qué información se consigna? ¿Queda este
registro de por vida en la base de datos?

Es de tener en cuenta que solo se reporta aquel usuario al que se le realizó una
actividad, en el caso de los usuarios que no vuelven a consulta se mantiene
como histórico el reporte.

¿En qué casos se debe eliminar un registro?

Es importante tener en cuenta que no se deben eliminar registros, para proceso
de seguimiento es de vital importancia mantener un histórico.

¿Un niño de 2 meses que en el segundo trimestre (abril,

mayo, junio) se le aplicaron las vacunas y en el primer del
mes del tercer trimestre ósea agosto hay que registrar
nuevas vacunas que hago en la plantilla coloco todo lo
nuevo y borro el historial o solo anexo las nuevas vacunas y
así sigo mes a mes?

Para este caso, en el reporte del siguiente trimestre se debe enviar la

información actualizada, recuerden que cuando son dosis única como BCG o
Hepatitis B si deberá seguir enviando el mismo dato, pero para las vacunas que
son por esquema deberán registrar la última dosis aplicada, recuerden que no
se perderá información ya que ustedes guardaran el histórico de la información
reportada.

¿Se realiza un seguimiento periódico a pacientes

ambulatorios, con algunas comorbilidades en especial para
ERC, donde en los controles se reportan datos de talla y
peso, pero el prestador reporta en la fecha año y mes, no
figura el día? ¿Es posible tomar este dato, para el registro
teniendo claro que proviene de una base de datos enviada
por el prestador, y de ser así la manera adecuada de
registrarlo cuál sería, el último o el primer día del mes?

Si el prestador solo registra el mes y el año se recomienda utilizar el primer o

ultimo día del mes como fecha de referencia, es importante tener un registro de
a cuáles usuarios se les registro este dato, para el momento de la auditoria
soportar la razón por la cual no es el mismo día.

¿Cómo están considerados los rangos de edad para las

validaciones de menores de 28 días, de menores de 6 años y
de menores de 10 años?

Menores de 28 días: se considera de 0 a 28 días

Menores de 6 años: edades comprendidas entre 0 y 5 años 11 meses, 29 días
Menores de 10 años: edades comprendidas entre 0 y 9 años 11 meses, 29 días.

¿Si el usuario cuenta con la edad descrita en la variable, ya

cuenta con la atención de otro informe y en el trimestre a
reportar continua con la edad, ¿se debe registrar el
comodín? o por el contrario, ¿se mantiene la fecha en la que
se realizó la actividad? Esta inquietud surge en las
variables: 62 y 63: valoración de la agudeza visual y
consulta por oftalmología, 48: control de placa, 52: control
del recién nacido, 53: planificación familiar primera vez, 69:
consulta de crecimiento y desarrollo, 72: consulta de joven
primera vez, 73. Consulta de adulto primera vez, 86 a la 90:
correspondiente a tamizaje de cuello uterino, 96 a la 98:
mamografía y 103 a la 111: laboratorios?

Se debe mantener la fecha en la que se realizó la actividad.

¿Hasta qué edad se reporta fecha de toma de TSH Neonatal

y resultado?

Este registro se puede reportar hasta los niños menores de 1 año.

¿Existe alguna relación entre la edad de reporte de

hipotiroidismo congénito y el reporte de toma de TSH
Neonatal?

Es de tener en cuenta que para el reporte de hipotiroidismo congénito se puede

recuperar la información de los niños que a la fecha tengan 36 meses, y el
reporte de TSH Neonatal es para los partos que se presentaron durante el año.

¿En las variables 35 a 47, correspondientes al programa

ampliado de inmunizaciones, cuando la persona aún no
cumple la edad que aplica a ésta actividad ¿se le registra no
aplica?

Si el usuario no aplica para la vacuna de registrar O no aplica.

¿Consulta de nutrición: ¿esta actividad se registra de

manera obligatoria para las gestantes?

La consulta de nutrición para gestantes no es obligatoria por norma.

¿Consulta por oftalmología: aclarar si la edad de norma no

es solo quinquenio, incluir decenio a partir de los 65 años y
después cada quinquenio?
Esta variable se puede registrar para todas las personas, al momento de la
medición se tendrá en cuenta la población objeto por norma.

¿Creatinina, incluir dentro de la población objeto las edades

de norma a partir de los 45 años cada quinquenio hasta los
80 como registro obligatorio?

Esta variable se puede registrar para todas las personas, no hay límite de edad,
al momento de la medición se tendrá en cuenta la población objeto por norma.

¿Variable 111, HDL: incluir dentro de la población objeto las

edades de norma a partir de los 45 años cada quinquenio
hasta los 80 como registro obligatorio?

Esta variable se puede registrar para todas las personas, no hay límite de edad,
al momento de la medición se tendrá en cuenta la población objeto por norma.

¿Fecha de consejería en lactancia materna, La opción no

aplica (1845-01-01) se utiliza para población masculina
únicamente? ¿Lo anterior debido a que una mujer gestante
o no gestante puede recibir esta actividad?

La opción no aplica se debe registrar cuando es población masculina y cuando

esta actividad no se ha realizado.

¿La variable solicita la consulta de primera vez del joven,

entendiéndose por primera vez la más antigua que tenga
el usuario que le abre el acceso a los programas ; sin
embargo, este registro no permite hacer el seguimiento
para gestionar la frecuencia de la consulta; por lo anterior,
solicito aclarar si ¿se debe continuar trayendo esta o se
puede traer la más reciente de tal manera que permita el
seguimiento de las frecuencias de consulta definidas en la
412?

La IPS reporta la fecha en la cual el usuario asiste por primera vez a la

consulta del joven en cada uno de los siguientes grupos de edad: 10 a 13 años,
14 a 16 años, 17 a 21 años, 22 a 24 años, 25 a 29 años; independiente de la
afiliación del usuario(a)o.

¿La variable solicita la consulta de primera vez del adulto,

entendiéndose por primera vez la más antigua que tenga el
usuario que le abre el acceso a los programas ; sin embargo,
este registro no permite hacer el seguimiento para
gestionar la frecuencia de la consulta; por lo anterior,
solicito aclarar si ¿se debe continuar trayendo esta o se
puede traer la más reciente de tal manera que permita el
seguimiento de las frecuencias de consulta definidas en la
412?

La IPS reporta la fecha en la cual el usuario asiste por primera vez a la consulta
del adulto a partir de los 45 años y por cada quinquenio de ahí en adelante (50,
55, 60, 65, 70,75 y 80 años), independiente de la afiliación del usuario(a).

¿Para el caso, de que en algunas de esas variables tipo

fecha se utiliza un valor "comodín" tales como: 1800-01-01,
1805-01-01, 1825-01-01, 1830-01-01, 1835-01-01, 1845-
01-01, entre otros, ¿cómo se procede para el calcular la
edad?

Es importante tener en cuenta que cuando en las variables tipo fecha hay un
dato >1900-01-01, este valida la edad fecha de nacimiento contra fecha de
procedimiento, para el caso en que las variables tipo fecha usan una opción de
comodín, se realiza la verificación del buen uso de los mismo, así que para este
caso valida fecha de nacimiento contra fecha de corte.

¿En la vacunación con VPH en el esquema de vacunación el

rango de edad de aplicación es de 9 – 26 años y en el anexo
solo está la opción 0 no aplica para menores de 9 años.
¿Para las personas que son mayores de 26 cuál sería la
opción de respuesta?

la fuente de información permite registrar a cualquier mujer mayor de 9 años

por tal razón no se tiene rango máximo, para las personas mayores de 17 años
si no se cuenta con el dato, se registra no aplica.

¿En las validaciones por edad, la variable 73, consulta del

adulto primera vez (mayores de 45 años) no toman en
cuenta los quinquenios y en las nuevas validaciones si
incluyen los quinquenios?

Con respecto a la validación, es importante tener en cuenta que como fuente

busca obtener la mayor parte de la información que pueda generar indicadores
posteriormente, razón por la cual la única validación que aplica con error es
cuando corresponda a una persona menor de 45 años, los demás datos que se
registren serán aceptados dentro del cargue, sin embargo la Entidad será
notificada con respecto a su no correspondencia para el cálculo del respectivo
indicador según la normatividad vigente actual, pero en caso que se realice un
ajuste de la normatividad se podrá incluir de ser pertinente.
¿Cada año se inicia un nuevo corte de la población, en la
reunión se informó que solo se debía reportar por trimestre
las actividades realizadas en ese trimestre, sin embargo en
el documento queda la inquietud de qué pasa con
actividades que siguen siendo vigentes inclusive del año
anterior (agudeza visual, crecimiento y desarrollo,
quinquenios, citologías, etc)?

Se debe reportar solo la población que recibió atenciones, o que se desea

actualizar un dato, mas no solo las actividades realizas en ese trimestre,
precisamente por todas las actividades que son vigentes según la población
objeto de las actividades.

¿En el corte al 30 de abril se permite cargar el reporte del

primer trimestre, pero se menciona que cada año se inicia
un nuevo corte de población, razón por la cual la EAPB debe
reportar para el 30 abril , la población con corte a diciembre
del año inmediatamente anterior, que tenga identificación
del riesgo, intervención y/o tenga algún resultado con
fechas vigentes según la normatividad actual., esto significa
que en el corte de 30 de Abril la EPS reporta todas las
actividades (acumuladas) que se reportaron durante el año
inmediatamente anterior, es decir, como una actualización
del reporte del 4 trimestre, o es otro informe aparte?

En el cargue de primer trimestre se debe cargar la población que haya recibido

atenciones ese periodo, que en caso que las personas reportadas ya hubiese
tenido actividades anteriores, si estas siguen aplicando se deben seguir
reportando.

¿Para el cálculo de los indicadores la población a tener en

cuenta es la afiliada durante al menos un año; ¿las
actividades realizadas a la población que lleva menos de un
año de afiliación se reportan o no?

El anexo técnico se deben reportar todas aquellas personas que hayan recibido
atenciones independientemente del tiempo de afiliación.

¿Para el caso de que el recién nacido, tiene fecha de

nacimiento Julio 25 de 2015 y en la variable 84 "Fecha TSH
Neonatal", tiene un valor de "2015-07-25" y la fecha del
corte para este periodo es el 30 de septiembre 2015?
Se valida contra fecha de procedimiento, la fecha de corte no aplica en esta
situación.

¿En el caso en que la variable 84 "Fecha TSH Neonatal"

contenga una valor 1800-01-01 "no se tiene el dato" (este
valor se usa cuando se sabe de la realización del examen
pero no se tiene exactitud de la fecha), entonces en la
variable 85 se debe registrar 22: Resultado de TSH
Neonatal?

Cuando se registra 1800-01-01, la opción de respuesta para resultado puede

ser 22 o el dato de resultado.

¿Para el caso, de que en algunas de esas variables tipo

fecha se utiliza un valor "comodín" tales como: 1800-01-01,
1805-01-01, 1825-01-01, 1830-01-01, 1835-01-01, 1845-
01-01, entre otros, como se procede para el calcular la
edad?

Cuando en las variables tipo fecha hay un dato >1900-01-01, esta valida la
edad fecha de nacimiento contra fecha de procedimiento, para el caso en que
las variables tipo fecha usan una opción de comodín, se realiza la verificación
del buen uso de los mismo, así que para este caso valida fecha de nacimiento
contra fecha de corte.

Fecha: 28 de Julio de 2016

Oficina que elabora: Dirección de Epidemiología y Demografía