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PROJET DE LISTE DE DILIGENCES D'ORGANISATION D'UN SEMINAIRE_v2

N° RUBRIQUES RESPONSA DELAI/DUREE


I. PROBLEMATIQUE
Désignation du Chef de projet (CdP) MoD
Briefing du CdP MoD
Elaboration d'une fiche de projet CdP

II. PREPARATIFS
Proformas, visites, sélection et réservation
Confection du budget
Liste des diligences
Constitution du CS/CO
Répartition des tâches
Elaboration des TDR
Invitations, signature, envoi, confirmation
Désignation des participants et conf. Invités
Achat du matériel de séminaire
Constitution des kits de participants
Production des docs de travail
Listes de présence:
- Participants
- Cérémonie d'ouverture/de cloture
- Journalistes ouverture / clôture
- Commissions, CO et Cabinet
- Invités du Ministre (Généraux 1ère et 2è S)
- Etats de paiement et fiches d'émargement
- Formulaire de dépenses
- Fiche de répartition des chambres par députation
- Informations pratiques + numéros utiles
- Chevalets table d'honneur
- Chevalets Présidents de Commissions
- Affiches et Etiquettes plénières et salles Commiss
- Dossier de presse
Confirmation de la présence des officiels et invités
Projet d'ordre de préséance
Projet de Déroulement cérémonies d'ouverture/cloture
Fiche d'inventaire du matériel
Confection des diplômes de participation

III. EXECUTION
Arrivée du CO la veille
Accès aux salles
Réunion de cadrage interne
Séance de travail avec les responsables Hôtel
- Dispositions sécuritaires
- Identification et contacts Personnels mis à dispo
- Conditions d'hébergement par liste + députation
- Conditions de restauration par ticket / liste
- Point de situation chaque soir + facture interméd
N° RUBRIQUES RESPONSA DELAI/DUREE
Installation Sécretariat
Inventaire du matériel
Aménagement Plénière, salles Com et salle VIP
Désignation responsables
- Sécurité
- Accueil
- Gestion salle VIP
- Hébergement
- Restauration
- Listing + distribution des badges et kits
Briefing CO/CS
Mise en place dispositifs :
- Sécuritaire
- Accueil
- Inscription générale et pr tvx en Commissions
- Hébergement
- Inscription des journalistes
- Identification du lieu pour la photo de famille
Briefing du Maître de cérémonie
Liaison avec officiels et invités avec protocoles
Point des officiels, invités et participants
Validation de l'ordre de préséance
Vérification des chevalets de la table d'honneur
Validation du déroulement de la cérémonie d'ouverture
Cérémonie d'ouverture
- Installation des Officiels
- Installation du Président de la cérémonie
- Discours:
* Maire de la Commune
* Président du Comité d'organisation
* Partenaire / Contributeur
* Discours d'ouverture du Président de la cérémonie
- Annonce de la suite de étapes restantes de l'ouverture
- Photo de famille
- Distribution du dossier presse aux journalistes
Cocktail d'ouverture
- Table pour les Officiels
- Tables pour les autres convives
Inscription retardataires sur listes Commissions
Début des travaux
Inscription sur les listes pour chaque demi-journée
Organisation des pauses-café, déjeuners et dîners
Saisie des listes et corrections éventuelles
Bilan provisoire en fin de chaque journée
Rappel du déroulement de la journée suivante
Synthèse des travaux en Commissions
Elaboration du projet de communiqué final
Validation du projet de communiqué final
Briefing du Maître de cérémonie
N° RUBRIQUES RESPONSA DELAI/DUREE
Liaison avec officiels et invités avec protocoles
Point des officiels et invités
Validation de l'ordre de préséance
Vérification des chevalets de la table d'honneur
Validation du déroulement de la cérémonie de clôture
Cérémonie de clôture
- Installation des Officiels
- Installation du Président de la cérémonie
- Discours:
* Président du Comité d'organisation
* Partenaire / Contributeur
* Discours de clôture du Président de la cérémonie
* Sortie des officiels de la salle de plénière
* Interviews
* Retour des officiels dans leurs véhicules
* Remise discours et communiqué final à la presse
- Inventaire du matériel
- Point avec les responsables de l'hôtel
- Règlement des dernières factures
- Chargement du matériel dans les véhicules
- Départ du Comité d'organisation

IV. BILAN
Finalisation des rapports
CR à la réunion de Cabinet par le Pdt du CS
Consolidation des listes des participants
Envoi des conclusions aux Officiels et participants
Courriers de remerciements
ETAT D'AVANCEMENT
ETAT D'AVANCEMENT
ETAT D'AVANCEMENT