Metodología 5s aplicada a una oficina

En la medida en que la organización representa el medio que les permite a las

personas que colaboran en ella alcanzar sus objetivos individuales, se constituye
en un factor que incide de forma representativa en el comportamiento de los
colaboradores de la organización. De manera paralela al comportamiento, el
rendimiento también se encuentra estrechamente ligado a las condiciones de
trabajo, de manera tal que los objetivos organizacionales, como resultado de la
sumatoria de los esfuerzos individuales, se encuentran al alcance de un entorno
eficiente y productivo.

La metodología de las 5S es de origen japonés, y se denomina de tal manera ya

que la primera letra del nombre de cada una de sus etapas es la letra ese (s).

La metodología 5S es una herramienta de mejora de los tiempos de trabajo y las

condiciones laborales, siguiendo un procedimiento cuyo objetivo es lograr la calidad
del espacio en el que trabajamos.
Objetivos específicos de la metodología 5S

Mejorar y mantener las condiciones de organización, orden y limpieza en el

lugar de trabajo.
A través de un entorno de trabajo ordenado y limpio, se crean condiciones
de seguridad, de motivación y de eficiencia.
Eliminar los despilfarros o desperdicios de la organización.
Mejorar la calidad de la organización.

Principios de la metodología 5S
Esta metodología se compone de cinco principios fundamentales:

Clasificación u Organización: Seiri

Orden: Seiton
Limpieza: Seiso
Estandarización: Seiketsu
Disciplina: Shitsuke
 De forma básica, la finalidad de las 5S es simplemente reducir el despilfarro,
asegurar el rendimiento y la eficiencia y, finalmente, mejorar la productividad en el
lugar de trabajo. Constituye una filosofía o metodología para establecer y mantener
el orden, la limpieza y el hábito, así como mejorar el aprovechamiento de los
recursos. Para implementar las 5s en una oficina decidimos hacer una encuesta
para tener claridad sobre la oficina de trabajo, que es donde decidimos aplicar las
5s

Pregunta si no
Las personas luchan por encontrar lapiceras, papel carpetas, llaves, etc? x
Hay cosas tales como carpetas, documentos, equipamiento que no tienen
x
dueño aparente?
Usted o sus colegas acumulan lapiceras, clips, revistas viejas en los cajones? x
Hay papeles o guías telefónicas que ya no se usan y juntan polvo? x
Hay elementos de seguridad tales como matafuegos dando vueltas y ya
x
vencidos?
Hay cables sueltos y/o a la vista? x
Hay carpetas viejas, sin etiquetar o rotas? x
Es complicado para visitantes y/o clientes encontrar a la persona y/o escritorio
x
adecuado?
Hay cestos de basura repletos? x
Hay momentos donde faltan elementos de trabajo? x
Hay espacio valioso ocupado por elementos indeseados o que no se usan? x
Hay desorden generalizado en su oficina o lugar de trabajo? x
Hay documentos, carpetas, papeles, brochures, etc mezclados? x
Hay polvo, suciedad, telas de araña en rincones y esquinas? x
1ªS SEIRI: Separar lo necesario de lo innecesario (incluye documentos, ficheros,
planos, informes, elementos de oficina, etc.)

Para comenzar a separar debemos fijar criterios claros. Por ejemplo: ¿se ha usado
ese documento durante el mes pasado?

Un ejercicio para facilitar la actividad es diferenciar entre elementos necesarios

(todos aquellos requeridos para el funcionamiento efectivo del lugar de trabajo, en
las cantidades adecuadas) y elementos deseados. En esta oficina lo que
propusimos para evitar tener tantos papeles en físico es organizarlos de manera
clara y precisa en medio digital, ya que cuenta con un computador e impresora, a la
mano

2ªS SEITON: situar necesarios

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales

necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.
Teniendo esto claro, se puede organizar los archivos por nombre y así poder
acceder a estos archivos con mayor facilidad en un medio digital y físico
5 claves nos pueden ser útiles en esta etapa:

Eliminar los tiempos perdidos en la búsqueda de información y/o elementos

de oficina (lápiceras, abrochadoras, etc)
Facilitar el acceso a los elementos de uso cotidiano
Facilitar la devolución de las cosas a su lugar habitual
Almacenar/identificar de manera que cualquiera pueda verlo rápidamente
Evitar las “colecciones” particulares.

3ªS SEISO: suprimir suciedad

Implica sostener la metodología por medio de las acciones cotidianas. Hablando en

general la oficina tiene buena limpieza a la vista, pero puede mejor al pasar el
antivirus a la computadora, revisar y separar los documentos incompletos, a punto
de expirar, vencidos, etc.
4ªS SEIKETSU: Limpieza estandarizada
Fijar:

Políticas para la retención de documentos, manejo del inventario, descarte

Procedimientos para almacenaje, etiquetado, lugares de guardado
Reglas, por ejemplo: apagar su computadora antes de irse, dedicar 5 minutos
diarios a organizar sus archivos físicos e informatizados, etc.

5ªS SHITSUKE: seguir mejorando

Este último paso nos habla del hábito, de transformar las 5S en parte de la rutina de
trabajo. Para eso: la encargada del sistema de gestión que fue donde aplicamos la
metodología debe inducir a todos en la metodología (¡asegúrese que las personas
nuevas son inducidas de inmediato!) realice auditorías, comunique de manera
repetida los objetivos y los beneficios.
Anexos