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Documentación de un Sistema de
Gestión de Calidad
Docente:
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Industrial y Comercial Trilex (2006 - 2014) • Docente Universidad Católica de Guayaquil (2008 – 2015)
• Jefe del Sistema de Gestión Integrado y Jefe de Seguridad Integral Materias: Estadística I, Estadística II, Simulación y Muestreo
* Gerente de Proyecto - Implementación de ISO 14001. • Docente Universidad Técnica Empresarial de Guayaquil (2013 –
* Líder de Recertificaciones ISO 9001 e ISO 14001 2014)
* Representante de la Gerencia de Calidad y Ambiente Materias: Proyectos Empresariales 1, Proyectos Empresariales II,
* Líder de implementación del Sistema de Gestión de Gestión de Calidad, Organización Empresarial.
Seguridad y Salud
* Conformación de Comité de Seguridad, Plan de Emergencia, • Docente Universidad de Guayaquil ( 2014 a la actualidad)
Reglamento de Seguridad y Salud
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Syllabus Unidad 1:
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LA CALIDAD COMO
ESTRATEGIA
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• Seguridad Alimentaria
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GANAR DINERO
Enfoque de los sistemas de gestión de
la calidad Las organizaciones tienen objetivos sean sociales o
económicos. El diseño de los procesos y sus recursos deben
estar alineados a la consecución efectiva de sus objetivos.
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Un enfoque para desarrollar e implementar un sistema de d) determinar y proporcionar los recursos necesarios para el
gestión de la calidad comprende diferentes etapas tales logro de los objetivos de la calidad;
como:
e) establecer los métodos para medir la eficacia y eficiencia
a) determinar las necesidades y expectativas de los de cada proceso;
clientes y de otras partes interesadas;
f) aplicar estas medidas para determinar la eficacia y
b) establecer la política y objetivos de la calidad de la eficiencia de cada proceso;
organización;
g) determinar los medios para prevenir no conformidades y
c) determinar los procesos y las responsabilidades eliminar sus causas;
necesarias para el logro de los objetivos de la calidad;
h) establecer y aplicar un proceso para la mejora continua
del sistema de gestión de la calidad.
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• Importancia de la documentación Los datos es todo aquello que puede ser receptado por los
sentidos y puede ser procesado por nuestro cerebro para un
• Tipos de documentos de un sistema de gestión de uso especifico.
la calidad
Estamos rodeados de un infinito numero de datos, todo lo que
• Interrelación entre los diferentes tipos de nos rodea es fuente de datos.
documentos de un SGC
Para que los datos tengan valor, requieren ser analizados
• Indicadores para la Gestión de Calidad
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c) la repetibilidad y la trazabilidad;
Actualización Actualización
Como se indicó antes, la documentación debe ser NO HAY NADA PEOR QUE UNA ORGANIZACIÓN QUE
relevante, por lo tanto debe establecerse un proceso DOCUMENTACION DESACTUALIZADA.
eficaz que asegure su permanente actualización.
Las organizaciones son cada vez más rápidas porque tienen Este aseguramiento de la actualización de la
que responder a un entorno cada vez más cambiante. documentación se realiza en dos vías:
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Actualización APRENDIZAJE:
2) Gestión de cambios.
La documentación es un recurso de la
• Externo: Revisar cuando cambien requisitos externos
tales como legislación, tecnologías, contratos,
organización por lo tanto su elaboración no
convenios, etc debería ser un fin en sí mismo, sino que
debe ser un medio que aporte valor y no
• Interno: Cuando existan cambios de métodos,
equipos, procesos, estructuras organizacionales.
burocratice ni entorpezca la operación.
Importancia de la Documentación
APRENDIZAJE:
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Pirámide Documental
Tarea
Minimo 3 carillas
Minimo 10 fuentes bibligráficas
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Interrelación entre los diferentes Los documentos sirven para facilitar la comunicación entre
los procesos y validar el funcionamiento de un SGC.
tipos de documentos de un SGC
Por esta manera tienen que tener un flujo comunicacional
entre los procesos involucrados.
En el manual se indican
Manual de los nombres y/códigos de
Calidad los procedimientos
documentados y mapa de
procesos
Procedimientos
documentados En los procedimientos se
indican los instructivos,
Instructivos especificaciones y
de Trabajo registros relacionados
En los instructivos se
Registros indican los registros
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En esencia, se trata de una información, que debe formar Para empezar, cada organización debe tener claros su
parte de la memoria, en el ADN de cada organización. Debe propósito.
estar integrado a la Misión, la Visión y a la estrategia
general de la organización Los tres elementos básicos que deben tenerse en cuenta a la
hora de definir la Política de Calidad de una empresa:
a) Empresa:
La Política de Calidad debe alinearse a la realidad de cada
compañía. De poco servirá una política con las mejores
intenciones en Gestión de Calidad si éste no responde a las
necesidades de la organización. .
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ELEMENTOS PARA DEFINIR LA POLÍTICA DE CALIDAD ELEMENTOS PARA DEFINIR LA POLÍTICA DE CALIDAD
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Nuestros Clientes recibirán servicios a sus particulares y justos El compromiso de TURRITOS C.A. es:
requerimientos.
• Satisfacer a nuestros clientes en la provisión
Nos comprometemos a que la cadena del servicio en el área de
Exportaciones de la Empresa B, esté formada por "eslabones" confiable de etiquetas, fundas plásticas y sus
con: 1. Gran capacidad técnica; 2. Elevado compromiso en derivados.
ofrecer un servicio oportuno y 3. La más completa • Cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001
comunicación al cliente interno y externo. así como otros compromisos contraídos con
nuestros grupos de interés.
• Procurar el mejoramiento continuo en el
desempeño de nuestros procesos.
TALLER #1
Determinar:
¿Qué elementos le falta a la política? ¿Se han
considerado todos los elementos?
Objetivos de Calidad
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Una Política de Calidad no tendría valor real si no se Un sistema de gestión de la calidad (SGC) requiere que
plantearan objetivos. Por este motivo la organización debe sus objetivos sean coherentes con la Política de la
orientarse primero a examinar que es lo que aspira lograr Calidad y la Planificación Estratégica establecidas por la
con su SGC. organización
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Attainable (Alcanzable):
¿Cómo definir qué es alcanzable y qué no? Cuando la Realistc (Realista):
organización tiene la capacidad y condiciones internas
(humanas o infraestructura) suficientes para lograr los Depende de las situaciones externas o de su entorno y cómo
resultados. estos pueden afectar al logro de los objetivos.
Por ejemplo: Objetivo: “Aumentar las ventas en el sector Por ejemplo: Objetivo: “Aumentar las ventas en el sector
automotriz un 20%” automotriz un 20%” Es alcanzable, pero …
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Ejemplo
Timely (Tiempo):
¿Se puede cumplir el objetivo en un tiempo específico? Una chica muy bonita de Guayaquil le gusta un actor de cine.
Entonces es “timely”. Y se plantea como objetivo casarse con él.
Hay que tener establecido una línea de temporal, cada ¿Es un objetivo alcanzable?
objetivo debe estar definido en el tiempo, ya que nos ayudara
a marcar las distintas etapas que nos permitirán llegar a la
meta propuesta. Pero si la chica muy bonita es muy pobre, no ha salido del
país siquiera y el actor de cine tiene su residencia en
Australia. El objetivo es realista?
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#2 #3
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TAREA
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Manual de Calidad
Breve descripción de la organización que incluya Alcance del Sistema de Gestión de Calidad
TURRITOS S.A. . es una empresa que fabrica fundas plásticas y etiquetas, tanto para el
sector bananero como industrial. Las fundas plásticas son fabricadas con resinas de
El Sistema de Gestión de Calidad de TURRITOS S.A., cubre los
polietileno, ya sea de alta densidad, baja densidad, lineales o sus combinaciones en procesos: Diseño, Desarrollo, fabricación y comercialización de
diferentes tamaños y colores de acuerdo a las necesidades de sus clientes. fundas y etiquetas en las instalaciones de la fábrica ubicada en el l
Adicionalmente, se fabrican etiquetas adhesivas.
km 14.5 vía Daule.
En la empresa laboran alrededor de 200 personas, las cuales son capacitadas
constantemente. Su infraestructura y medios de producción son modernizados con el
fin de brindar a los clientes productos de la más alta calidad.
Exclusiones
De entre los mayores clientes de la Empresa se destaca DOLE que utiliza nuestros
productos para la producción de banano, desde el racimo hasta el embalaje de sus cajas, No se incluye el elemento de la Norma ISO 9001:2008: 7.5.2
las que están destinadas a diferentes partes del mercado mundial. Validación de los procesos de la producción y de la prestación del
La fábrica y oficinas se encuentran en Guayaquil, Ecuador km 14.5 vía Daule, Telf. :
servicio, debido a que nuestros procesos y productos si pueden ser
311705 monitoreados y medidos.
Correo electrónico Planta: turritosplanta@turritos.com.ec
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Proceso Producción
P-751-01
P-752-02
Proceso Mantenimiento
P-630-01
Manual de Calidad
Deber GRUPAL
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Normativa Legal
• Constitución
• Leyes,
• Reglamentos,
• Acuerdos Ministeriales,
• Decretos,
• Normas técnicas,
• Ordenanzas municipales
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Procedimientos Documentados
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De acuerdo a los pedidos de los clientes SKUs como MTO y • Instrucción de Trabajo Cambio de Molde (IT-751-55).
SKUs como MTA, la temporada del año y al Control de Carga
asignada se determina la necesidad de contratar personal • Especificación Técnica Perfil de Temperaturas en Extrusión
lo que se realiza de acuerdo al procedimiento Recursos (ET-751-PTE).
Humanos (P-622-01).
• Procedimiento Administración de Materiales (P-755-01),
Registros
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Referencias:
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Especificaciones Técnicas
Especificaciones Registros
Una vez que hemos definido el cuerpo documental
de la Organización (manual, leyes, procedimientos,
Ejemplo 1 instructivos, especificaciones, entre otros) debemos
ejecutar nuestras acciones referenciándonos en
Ejemplo 2 estos documentos.
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Registros
Registros
Taller 4
(Grupal)
Ejemplo 1
Del taller anterior
Ejemplo 2 Realizar:
• Especificación técnica (si aplica)
• 2 Registros
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Un Indicador es la relación entre las variables Los Indicadores de Calidad nos ayudan a medir
cuantitativas o cualitativas, que permite observar la objetivamente la evolución del sistema de gestión de
situación actual (diagnóstico) de una organización y las calidad de una organización y tomar decisiones para la
tendencias de cambio generadas respecto a objetivos y corrección, la prevención pero especialmente para la mejora
metas previstos.
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1. Fórmula de cálculo
2. Valor meta (o referencia)
3. Frecuencia de medición
4. Tendencia
5. Responsable de la medición
% de productos rechazados por el cliente 6. Fuente de datos
Seguimiento de Indicadores
Unidad 3:
Nombre de Fórmula Valor Valor Frecuencia Fuente de Responsable Tendencia
Indicador meta medido de medición datos
Precio promedio Ventas totales / > $ 20 $ 18,5 mensual Reporte Gerente de
de venta por
unidad
Unidades vendidas de ventas Ventas
Gestión y Control de la
Productividad Piezas fabricadas
/consumo energía
>500
pz/kwh
556
pz/kwh
semanal Reporte de
producción
Gerente de
Producción documentación en un Sistema
de Gestión de Calidad
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• Burocracia y Documentación
• Archivo de Documentación
• Control de Documentos
Burocracia y Documentación
¿Qué es burocracia?
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ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN
El archivo:
Concepto de archivo:
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Archivar significa guardar de forma ordenada documentos Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y
útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su clasificados. Esta conservación proporciona información
posterior localización de la forma más rápida posible cuando sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la
sea necesario entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra
rápidamente lo que se busca.
Clases de archivos
2) Según el lugar de emplazamiento (de uso):
1) Según el grado o frecuencia de utilización:
- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el
- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién mismo lugar y es consultado por distintos departamentos.
entregados o de consulta frecuente. - Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser:
archivos activos y que han sido consultados de forma menos • Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda
frecuente. ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
- Inactivos (pasivos): recoge los documentos que habiendo • Por Área: Para que pueda tener acceso el personal del
perdido todo su valor operativo y funcional, conservan área.
valor histórico, político, o documental y no se recurre a
ellos. Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se
complementan entre sí.
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Conservación de la documentación
LA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO
2) Aplicación de los criterios y métodos de organización 1) Físico (manual)
documental. La organización del archivo de forma física, es decir no
automatizadas o digitalizadas, conlleva una serie de tareas
Es decir métodos de clasificación y ordenamiento. Solo existe concatenadas que podemos definir en tres apartados:
archivo cuando hay una organización, de otro modo se trata
de un conjunto de papeles almacenado 1. Clasificar
2. Ordenar
3. Elaborar esquema de clasificación
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Algunas ventajas del uso de medios electrónicos son las • Base de datos en Servidores
siguientes:
• Intranet
a) el personal apropiado tiene acceso a la misma información
actualizada en todo momento; • Programas de Gestión de documentos
b) el acceso y los cambios son fácilmente realizados y
controlados;
e) la distribución es inmediata y fácilmente controlada con la
opción de imprimir copias en papel;
d) existe acceso a los documentos desde ubicaciones
remotas;
e) retirar documentos obsoletos es fácil y eficaz
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Control de Documentos
Control de de la calidad.
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