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Modelo de Examen – Gestion de Comunicación

Gestión de las Comunicaciones

La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos necesairios


para asegurar la generación, recogida, distribución, almacenamiento,
recuperación, y desinto final de la información del proyecto en tiempo y en forma.

Los procesos de gestion de las comunicaciones del proyecto proporcionan los


enlaces cruciales entre las personas y la información necesarias para unas
comunicaciones exitosas.

Pregunta 1
¿Cuál de los siguientes elementos debería utilizar un Gerente de Proyectos
con el equipo del proyecto durante una reunión de revisión de estado o
progreso del mismo?
a. PERT
b. Gráfico de Hitos
c. Gráfico o Diagrama de Control
d. Gráfico Gantt

Respuesta
d. Gráfico Gantt

Explicación
El estado del proyecto o su progreso se muestra de la mejor forma en un gráfico
de barras o Gantt. PERT es un diagrama de red y puede no servir para revisar el
progreso o estado. Gráficos de Hitos muestran eventos importantes, por lo tanto
no son los adecuados para indicar progreso. Gráficos de control se utilizan para
analizar rendimientos de procesos.
Pregunta 2

¿Cuál de los sisguientes es un formato común para reportar el rendimiento?

a. Gráficos o diagramas de control


b. Matrices de Asignación de responsabilidades
c. Gráficos de Barra
d. Diagrama de Pareto
Respuesta:

c. Gráficos de Barra

Explicación

Formatos comunes para el reporte de rendimiento incluyen los gráficos de barra


(tambien conocidos como gráficos Gantt), curvas S, histogramas y tablas.

Pregunta 3
El uso extensivo de comunicación de tipo _______ es mas probable que
ayude en la resolución de problemas complejos.

a. Verbal
b. No verbal
c. Formal
d. Escrita

Respuesta:
d. Escrita
Explicación
La comunicación escrita permite que se documenten sus palabras, irán a todos las
personas interesadas en la misma forma. Cuando hay problemas complejos, se
desea que todas las personas involucradas reciban la misma información.

Pregunta 4
El resultado MAS probable de los bloqueadores de comunicación es que:

a. El proyecto se demore
b. Ocurran Conflictos
c. La alta Gerencia esté descontenta
d. Nivel de Confianza aumente
Respuesta:
b. Ocurran conflictos

Explicación
El principal resultado de los bloqueadores de comunicación y la falta de
comunicación en general es el conflicto.
Pregunta 5
¿En qué situación de las siguientes puede ser que la Estructura de Desglose
de Trabajo sea de ayuda efectiva para comunicar?

a. Interna con la Organización


b. Externa con el Cliente
c. Interna y externa al proyecto
d. Interna con el equipo de proyecto

Respuesta:
c. Interna y Externa al proyecto

Explicación
La Estructura de Desgloce de Trabajo permite comunicación vertical y horizontal
dentro de la organización así como fuera del proyecto.

Pregunta 6
Un gerente de proyectos desarrolla un proyecto grande de software,
liderando un equipo de 24 personas ubicado en diferentes sitios
geográficos, equipo que incluye a 5 miembros asignados a pruebas. Para
atender recomendaciones recientes efectuadas por un equipo de auditoría
de calidad, el gerente de proyecto adiciona un profesional de calidad para
que lidere el equipo de pruebas, con costos adicionales para el proyecto.
¿Cuántos canales de comunicación adicionales son introducidos como
resultado de este cambio organizacional en el proyecto?

a. 24
b. 1
c. 5
d. 25

Respuesta:
d. 25

Explicación
El número de canales de comunicación se calcula a partir del número de
miembros del equipo de trabajo a partir de la fórmula Canales = n*(n-
1)/2 donde n es el número de miembros del proyecto.

El proyecto original tiene 25 miembros (incluyendo el gerente de proyectos) lo que


conforma 300 canales de comunicación [ 25 * 24 / 2 = 300]
Al agregar un profesional de calidad, el grupo de proyecto pasa a 26 lo que
permite calcular 325 canales de comunicación [ 26 * 25 / 2 = 325]

Por lo tanto el incremento de canales de comunicación resultantes del cambio


organizacional es de 25.

Pregunta 7
Usted está interesado en obtener una idea de éxito o fracaso asociada con
varios proyectos, similar al que usted está planeando implementar. ¿Cuales
de los siguientes documentos le interesarían?

a. Presentaciones de personas
b. Reportes de proyecto
c. Gráficos de Hitos
d. Documentación de lecciones aprendidas
Respuesta:
d. Documentación de Lecciones Aprendidas

Explicación
LA documentación de lecciones aprendidas, opción d, se enfoca en identificar los
éxitos y fracasos durante el proyecto, e involucra recomendaciones para mejorar
el rendimiento futuro del proyecto.

Incluye situaciones, el razonamiento detrás de la acción correctiva tomada, y otro


tipo de lecciones aprendidas. Las acciones aprendidas son documentos que se
convierten en parte de la base de datos histórica.

Las presentaciones personales y los reportes del proyecto, opciones a y b


respectivamente, son documentos utilizados para la comunicación y distribución
de información.

Los diagramas de hitos, opción c, está compuesta por una lista de eventos
importantes del proyecto y son de interés para la alta gerencia.
Pregunta 8
La correspondencia formal escrita con el cliente es requerida cuando:

a. El proyecto tiene costos adicionales


b. Se detectan defectos
c. El cliente requiere trabajo adicional no cubierto en el contrato
d. El proyecto tiene un corrimiento de cronograma que incluye cambios en la
ruta crítica

Respuesta
c. el cliente requiere trabajo adicional no cubierto en el contrato

Explicación
Todo lo que hacemos es más formal en un entorno contractual que en otras
actividades del proyecto. Dado que la opción C trata con contratos, es la mejor
respuesta.

No está de más resaltar que cada proyecto tiene su propia dinámica y manejo, por
lo que en algunos se requerirá comunicación formal escrita para todo, y en otros
hasta se vé como un "despropósito".

Pregunta 9
Las comunicaciones bajo contrato deberían tender hacia:

a. Comunicación informal verbal


b. Comunicación informal escrita
c. Comunicación formal escrita
d. Comunicación formal verbal
Respuesta
c. Comunicación formal escrita

Explicación
Cuando hablamos sobre contratos, todo lo que hacemos es más formal. Los
registros tambien son importantes, por ello la necesidad de comunicaciones por
escrito.
Pregunta 10
El reporte de estado del proyecto es un ejemplo de qué tipo de
comunicación:

a. Comunicación formal escrita


b. Comunicación formal verbal
c. Comunicación informal escrita
d. Comunicación informal verbal

Respuesta
a. Comunicación formal escrita

Explicación
El estado del proyecto necesita ser sabido por muchas personas. Por lo tanto es
mejor hacer este tipo de comunicación por escrito para poderla transmitir a todo
quien lo necesite. También es formal ya que es un reporte oficial del proyecto. Por
lo tanto, la opción A es la mejor opción.

Pregunta 11
Usted necesita proveer de información muy detallada y compleja a los
interesados del proyecto. ¿Cuál es el mejor método para comunicar este tipo
de información?

a. Verbal
b. Vertical
c. Horizontal
d. Escrita

Respuesta
d. Escrita

Explicación
La información que es compleja y detallada es mejor ponerla por escrito. Un
seguimiento verbal podría ser bueno para contestar preguntas y clarificar la
información. Horizontal y vertical son formas de comunicación dentro de la
organización.
Pregunta 12
Las entradas al proceso Informar el Rendimiento incluyen todos los
siguientes excepto:

a. Información sobre el rendimiento del trabajo


b. Mediciones del Rendimiento
c. Conclusión proyectada
d. Revisiones de rendimiento

Respuesta
d. Revisiones de rendimiento

Explicación
Revisiones de rendimiento no son una entrada al proceso de Informar el
Rendimiento. Las entradas restantes de este proceso son Mediciones de control
de calidad, planes de gestión de proyecto, solicitudes de cambios aprobados y
entregables.

Pregunta 13
Como resultado de una reunión cara-a-cara usted ha tenido que discutir
recientemente los ítems de su registro de polémicas. Usted ha resuelto
algunos y obtuvo una acción correctiva aprobada y una actualización al plan
de gestion del proyecto. ¿Qué proceso describe esto?

a. Gestión de los interesados


b. Reporte o Informe de Rendimiento
c. Distribución de Información
d. Gestionar el Equipo de Proyecto

Respuesta
a. Gestión de los interesados

Explicación
Las dos claves de esta pregunta son las reuniones de cara a cara (un metodo de
comunicación) y los asuntos resueltos, los cuales son salidas del proceso de
Gestionar a los Interesados.
Pregunta 14
Un director de proyecto tiene un problema con el rendimiento de un miembro
del equipo. ¿Cuál es la MEJOR forma de comunicación para atender este
problema?

a. Comunicación formal escrita


b. Comunicación formal verbal
c. Comunicación informal escrita
d. Comunicación informal verbal

Respuesta
d. Comunicación informal verbal

Explicación
La mejor opción es la D. Si la comunicación verbal informal no resuelve el
problema, opción A es la mejor opción. Esto no significa que usted no guarde
registros del problema, pero esta pregunta le está preguntando sobre
comunicación entre dos partes.

Pregunta 15
Un gran proyecto de telecomunicaciones de un año de duración está a mitad
de camino cuando usted toma el lugar del director de proyecto anterior. El
proyecto involucra tres diferentes vendedores y un equipo de 30 personas. A
usted le gustaría ver los requerimientos de comunicaciones del proyecto y
qué tecnología está siendo usada para ayudar en las comunicaciones del
proyecto. ¿Dónde encontraría esta información?

a. En el PGP
b. En el plan de distribución de información
c. En el gráfico de barras
d. En el plan de gestión de las comunicaciones

Respuesta
d. En el plan de gestión de las comunicaciones

Explicación
Aunque la información se encuentra como un sub-plan del PGP (opción A), el plan
de gestión de las comunicaciones (opción D) es una mejor respuesta porque
contesta la pregunta en forma directa.
Pregunta 17
Dos personas están discutiendo respecto de qué debe hacerse para
completar un paquete de trabajo. Si el director de proyecto quiere saber qué
está ocurriendo, él debería prestar la MAYOR atención a:

a. Qué se dice y cuando

b. Qué se dice, quién lo dice y la hora del día

c. Manierismos físicos y qué se dice

d. El tono y entonación de la voz y el lenguaje corporal


Respuesta
d. El tono y entonación de la voz y el lenguaje corporal

Explicación
Opciones C y D ambas incluyen comunicación no verbal, la cual representa 55%
de la comunicación. Opción D agrega comunicación paralingual (tono y
entonaciones), por lo tanto es la respuesta más adecuada.
Pregunta 18
La información de proyecto ha sido distribuida de acuerdo al plan de gestión
de las comunicaciones. Algunos entregables de proyecto han cambiado de
acuerdo con el PGP. Un interesado mostró sorpresa hacia el director de
proyecto cuando escuchó de un cambio a un entregable, anteriormente
publicado. Todos los interesados recibieron las comunicaciones
conteniendo notificación del cambio. ¿Qué debería hacer el director de
proyectos?

a. Determinar porqué el interesado no recibió la información y hacerle saber


cuándo fue publicada.

b. Preguntarle al gerente funcional porqué el interesado no entendió su


responsabilidad.

c. Revisar el plan de gestión de comunicaciones y hacer ajustes si son


necesarios.

d. Atender el tema en la próxima reunión de comité así no le faltan estos


cambios publicados a otros.

Respuesta
c. Revisar el plan de gestión de comunicaciones y hacer ajustes si son necesarios

Explicación
Opción A no puede ser correcta porque la pregunta dice que todos los interesados
recibieron la misma información. Opciones B y D no atienden la causa raíz del
problema. El problema aquí presentado muestra que algo falta en el plan de
gestión de las comunicaciones. La mejor respuesta es revisar el plan de gestión
de las comunicaciones para prevenir problemas futuros y encontrar cualquier
instancia de problema similar.

Pregunta 19
Las comunicaciones frecuentemente se mejoran cuando el emisor ______ el
receptor:

a. Habla con

b. Usa más movimientos físicos cuando habla con


c. Habla lentamente con

d. Muestra preocupación por la perspectiva de

Respuesta
d Muestra preocupación por la perspectiva de
Explicación
Entendiendo la perspectiva del receptor permite que usted dirija la comunicación
para alcanzar sus necesidades. No sabemos si es escrita u oral con lo cual la
opción B no es factible.

Pregunta 20
Comunicaciones son una clave para el éxito de un proyecto. Como director
de proyecto, usted tiene tres interesados con quienes necesita comunicarse.
Como tal, tiene seis canales de comunicación. Un nuevo interesado ha sido
agregado con quien usted también debe comunicarse. ¿Cuántos canales de
comunicación tiene ahora?

a. 7

b. 10

c. 12

d. 16

Respuesta
b 10.

Explicación
¿Se dio cuenta que el director de proyecto es parte de los canales de
comunicación? Por lo tanto, hay 4 interesados para comenzar y 6 canales de
comunicación. La pregunta apunta a cuántos canales de comunicación y por ello
es la mejor respuesta.
Pregunta 22
Un director de proyecto escucha una conversación entre dos interesados
que están hablando sobre lo descontentos que están por los impactos del
proyecto en sus departamentos. El interesado A pregunta si el proyecto está
en fecha y el interesado B le responde que el SPI es 1,05. Interesado A
pregunta si el director de proyecto sabe sobre la preocupación
del interesado B. Interesado B responde que no está seguro. ¿Qué es lo
MEJOR que puede hacer el director de proyecto?

a. Asegurarse que los interesados sepan que el director de proyecto los escuchó y
luego pedirles que dirijan todas sus preguntas a él por escrito

b. Hacer una presentación a todos los interesados respecto del estado del
proyecto

c. Enviarle a los dos interesados una copia del registro de issues y pedirles si
tienen comentarios adicionales

d. Arreglar una reunión con ambos interesados para permitirles que digan
cualquier preocupación que puedan tener

Respuesta
d Armar una reunión con ambos interesados para permitirles que digan
cualquier preocupación que puedan tener

Explicación
Acá nuevamente tenemos una pregunta con más de una respuesta correcta.
¿Pidiendo algo por escrito sería la mejor manera de comunicarnos, en este caso?
En esta situación particular, pedir que la preocupación se ponga por escrito
puede alienar a los interesados. Por lo tanto la opción A no puede ser la mejor. El
registro de issues (opción C) es el lugar donde el issue debe listarse, pero la
situación no dice si el director de proyectos sabe cuál es la preocupación de los
interesados. Por lo tanto C no puede ser la mejor opción. ¿Por qué no B? Note la
utilización de las palabras “todos los interesados”. ¿Por qué molestar a otros
interesados con este problema cuando el director de proyecto ya sabe que puede
haber alguna preocupación de los interesados A y B para atender, no de todos.
Opción B se refiere a realizar una presentación. Presentaciones son verbales y
formales. Este problema probablemente necesite comunicación informal y verbal
para descubrir el verdadero problema.
Pregunta 24
En general, los desacuerdos entre los interesados deberían ser resueltos a
favor de—

a. El Patrocinador

b. La alta dirección

c. La organización ejecutante

d. Cliente

Respuesta
d. Cliente

Explicación
El cliente es uno de los interesados más importantes dentro del proyecto, con
quien un canal de comunicaciones claro necesita estructurarse y definirse
claramente. El cliente define requerimientos y finalmente acepta lo que el proyecto
genera, los entregables. Entonces cualquier desacuerdo debe ser resuelto a
tiempo y, si es posible, a favor del cliente.

Pregunta 25
El proyecto tiene 13 miembros de equipo y afecta más de 15 departamentos
en la organización. Debido a que el proyecto ha completado 20%
del proyecto hasta la fecha y ha tenido reportes de avance exitosos de 5 de
los departamentos afectados, el director de proyecto hace una fiesta para
celebrarlo. El director de proyecto invita a los interesados clave de todos
los departamentos, de forma tal de proveer a aquellos que están brindando
buenas revisiones una oportunidad informal para comunicar buenas cosas a
aquellos departamentos que aún no han sido afectados por el proyecto. En
la fiesta, el director de proyecto deambula para tratar de descubrir cualquier
información relevante que podría ayudar a que el proyecto sea más
exitoso. Y escucha a un gerente de uno de los departamentos hablando
sobre setear reuniones con mayor frecuencia en el proyecto. Lo MEJOR que
puede hacer el director de proyecto como PRIMER paso es:

a. Registrar la efectividad de la fiesta en las lecciones aprendidas.

b. Revisar los métodos de distribución de información en el proyecto.


c. Hacer una reunión con todos los interesados para discutir sus preocupaciones.

d. Asegurarse que el gerente tiene una copia del plan de gestión de


comunicaciones así se le recuerda que tales preocupaciones deberían ser
enviadas al director de proyecto.

Respuesta
b Revisar los métodos de distribución de información en el proyecto.

Explicación
Muchas de las opciones podrían hacerse, pero pregúntese qué es lo más efectivo
para hacer. La fiesta puede generar lecciones aprendidas, y al registrarlas (opción
A) podrían ser una buena idea, pero la pregunta dice qué haría primero. Hay un
issue más inmediato; el gerente. Opción C podría también servir, pero requeriría
sacarle tiempo a todos los interesados cuando hay solamente un interesado,
el gerente, el que tiene el problema. Por otro lado, un buen director de proyecto
estaría teniendo reuniones de forma regular con los interesados. Opción D podría
ser una buena idea, ya que el gerente aparentemente no se está comunicando
con el director de proyectos. Sin embargo, esto no aseguraría que el gerente se
comunique. El gerente dice que no está recibiendo la información que necesita. Su
falta de información necesaria está causando que sugiera más reuniones. Muchas
reuniones son un problema en proyectos. El concepto de distribución
de información (opción B) es para determinar quién necesita qué y planificar cómo
entregar esa información. Un gran director de proyectos no agrega simplemente
reuniones, sino que busca resolver el problema real de la mejor manera posible.
Esto podría tomar la forma de un cambio de reporte o el envío de reportes
existentes a diferentes personas más que agregar reuniones. Por esta razón,
opción B es la mejor.

Pregunta 26
Han habido muchos paquetes de trabajo completados en forma exitosa en el
proyecto y el patrocinador hizo recomendaciones para mejoras. El proyecto
está en fecha para cumplir un deadline agresivo cuando la
actividad sucesora a la actividad de camino crítico sufre un gran percance.
La actividad tiene 14 días de flotación y está siendo completada por
cuatro personas. Hay otros dos miembros de equipo con la habilidad
necesaria para asistir en la actividad problemática. El director de proyecto
recibe una llamada que otros tres miembros de equipo están intentando ser
removidos del proyecto porque no sienten que el proyecto pueda ser
exitoso. Cuando el director de proyecto ve esto, descubre que estos
miembros de equipo tienen issues que no fueron atendidos. ¿Qué de lo
siguiente es lo MEJOR a hacer para mejorar el proyecto?

a. Hacer que los miembros de equipo asistan inmediatamente en la actividad


problemática.

b. Investigar porqué el cronograma de proyecto es agresivo

c. Ver quien puede reemplazar los tres miembros de equipo

d. Crear un registro de issues

Respuesta
d Crear un registro de polémicas

Explicación
Algunas veces los problemas complejos son causados por no hacer cosas
simples. La información en el primer párrafo, una vez que usted lee estas
opciones, es completamente extraña. La actividad con problemas tiene flotación y
por lo tanto, no requiere acción inmediata. Opción A puede no ser necesaria si
la cantidad de flotación no será excedida por el problema. Ninguna de las
opciones sugiere investigar si la cantidad de flotación es suficiente para cubrir
cualquier demora causada por el problema, cualquiera sea éste. Opción B debería
haberse hecho ya antes que el proyecto comience. Opción C no puede ser la
mejor ya que un miembro de equipo de reemplazo no resuelve la causa raíz del
problema. ¿Podría haber algo que el director de proyecto esté haciendo mal, o
que no esté haciendo, que pudiera resolver el problema sin perder recursos? ¿No
sería más efectivo descubrir la causa raíz de aquellas preocupaciones de los
miembros del equipo de forma tal que el problema no vuelva a surgir nuevamente?
La creación de un registro de issues permitirá que los miembros de equipo con
problemas sepan que sus preocupaciones han sido escuchadas y tomadas nota, y
serán resueltas. Esto podría ser suficiente para hacer que no se vayan y así evitar
demoras de proyecto y confusión si nuevos miembros de equipo se suman. Esto
hace que la opción D sea la mejor.

Pregunta 27
Cuando un director de proyecto está involucrado en negociaciones, las
habilidades de comunicaciones no verbales son de:

a. Poca importancia
b. Mucha importancia

c. Importante solamente cuando los objetivos de costo y cronograma están


involucrados.

d. Importantes solamente para asegurar que usted gane la negociación

Respuesta
b Mucha importancia

Explicación
Comunicación no verbal lleva el 55% del mensaje que usted envía. Con tanto en
juego, la comunicación no verbal es de mucha importancia.

Pregunta 28
Un director de proyectos tiene un equipo de proyecto que consiste de
personas en cuatro países. El proyecto es muy importante para la compañía
y el director de proyectos está preocupado por su éxito. La duración
del proyecto es aceptable. ¿Qué tipo de método de comunicación debería
usar?

a. Verbal informal

b. Escrito formal

c. Verbal formal

d. Escrito informal

Respuesta
b Escrito formal

Explicación
Debido a las diferencias culturales y la distancia entre los miembros, la
comunicación escrita y formal es necesaria.

Pregunta 32
Lecciones aprendidas están completas de la MEJOR forma por:

a. Director de proyecto

b. Equipo

c. Patrocinador
d. Interesados

Respuesta
d Interesados

Explicación
La mejor respuesta es interesados, ya que sus inputs son críticos para recolectar
todas las lecciones aprendidas en cada proyecto. El término “interesados” incluye
todos los demás grupos.

Pregunta 34
La reunión de estado del proyecto no está transcurriendo bien. Todos hablan
a la misma vez, hay personas que no están participando y muchos temas se
discuten en forma azarosa. ¿Cuál de las siguientes reglas para
reuniones efectivas es a la que NO se está adhiriendo?
a. Demostrar cortesía y consideración entre las personas, y controlar quien está
autorizado a hablar

b. Agendar reuniones en forma anticipada

c. Tener un propósito para la reunión, con las personas indicadas que deben
atenderla

d. Crear y publicar una agenda y establecer reglas para controlar la reunión

Respuesta
d Crear y publicar una agenda y setear reglas para controlar la reunión

Explicación
Opción A no es una “regla” de reuniones efectivas. Ya que no hay indicación que
la reunión no estaba agendada en forma anticipada (opción B) y no hay un
propósito (opción C), estas no pueden ser las mejores respuestas. “Al azar y
discutida” implica que no hay agenda (opción D). Si se emite una agenda de
antemano, la gente la seguirá y no necesitará discusiones al azar.

Pregunta 35
Un miembro de equipo está visitando la planta de manufactura de uno de los
proveedores. ¿Qué de lo siguiente es lo MAS importante para hacer
en cualquier conversación telefónica que el director de proyecto tenga con el
miembro del equipo?

a. Preguntarle al miembro del equipo que repita todo lo que el director de proyecto
le dice
b. Revisar la lista de información de contacto para todos los interesados

c. Pedirle al miembro del equipo que trate de conseguir una solicitud de cambio

d. Revisar el cronograma de la próxima reunión

Respuesta
a Preguntarle al miembro del equipo que repita todo lo que el director de proyecto
le dice

Explicación
Preguntas como estas pueden enloquecernos. Aunque pregunta sobre la cosa
más importante, hay muchas opciones que son correctas. En preguntas como
estas, busque la necesidad más inmediata. En este caso, el miembro del equipo
está en un entorno de manufactura. Esto significa que las comunicaciones muy
probablemente se bloqueen por una cuestión de ruido. Para tener el problema a
mano y bien cuidado, la comunicación es lo MEJOR que puede usar el director
de proyectos (opción A).

Pregunta 36
Procedimientos organizacionales requieren la creación de un documento de
lecciones aprendidas. ¿Cuál de lo siguiente es el MEJOR uso de lecciones
aprendidas?

a. Registros históricos para futuros proyectos

b. Registros de planificación para el proyecto actual

c. Informar al equipo sobre qué hizo el director de proyecto

d. Informar al equipo sobre el PGP

Respuesta
a Registros históricos para proyectos futuros

Explicación
Note que esta pregunta se refiere al uso de una herramienta en gestión de
proyectos. Muchas personas pueden aprender de un libro lo que es un documento
de lecciones aprendidas, pero preguntas como estas pueden contestarse mejor si
usted realmente usa la herramienta y reconoce su valor a partir de su experiencia.
Pregúntese sobre otras herramientas de gestión de proyectos. ¿Por qué tienen
beneficios? El MEJOR uso de las lecciones aprendidas es la opción A. Hay otras
herramientas que son mejores para cumplir con las cosas listadas en las
otras opciones.
Pregunta 39
Usted ha sido recientemente asignado como director de proyectos para un
proyecto de manufactura importante. Este proyecto de un año de duración
se encuentra a mitad de camino. Involucra cinco vendedores diferentes y 20
miembros de su compañía, en el equipo de proyecto. Usted quiere
rápidamente revisar dónde está parado ahora su proyecto. ¿Cuál de los
siguientes reportes / informes sería el de MAYOR ayuda para encontrar esta
información?
a. Estado de trabajo
b. Progreso
c. Proyecciones
d. Comunicaciones
Respuesta
b Progreso
Explicación
La palabra clave es “rápidamente”. El reporte de estado (opción A) es muy
detallado para una Mirada rápida. El reporte de proyecciones (opción C) solo mira
el futuro. El reporte de progreso (opción B) resumirá todo el estado del proyecto
Pregunta 40
Un director de proyectos ha dirigido cuatro proyectos para la compañía y
está siendo considerado para que forme parte del equipo de la PMO. Lo
siguiente es descubierto durante la evaluación de su rendimiento: el primer
proyecto del director de proyectos tuvo una varianza de costo final de -500,
usó dos recursos críticos, necesitó rehacer el acta de constitución de
proyecto durante la ejecución y fue rankeado 14 en prioridad dentro de la
compañía. El segundo proyecto terminó con una varianza de cronograma de
+100, se completó con un cronograma muy comprimido y recibió una carta
de recomendación del patrocinador, pero el producto del proyecto no fue
usado. El tercer proyecto tuvo 23% más cambios que los esperados, tuvo un
SPI de 0,9 y 25 temas abiertos en el registro de issues cuando el proyecto se
terminó. Cada uno de estos proyectos tuvo un presupuesto de costos de
U.S. $1.000 y entre 20 y 28% más cambios que otros proyectos del mismo
tamaño. La PMO decidió no sumar a este director de proyectos a su equipo.
¿Qué de lo siguiente describe MEJOR lo que pudo haber ocurrido?
a. El director de proyecto solo manejó proyectos de baja prioridad y tuvo que
comprimir el cronograma, mostrando que no tiene las habilidades para trabajar en
la PMO.
b. Registro de issues no deberían usarse en proyectos de este tamaño, mostrando
que el director de proyectos no tiene el conocimiento para trabajar en una PMO.
c. El director de proyectos no involucró efectivamente a los interesados,
mostrando que no tiene el conocimiento para trabajar en la PMO.
d. El director de proyecto tenía dos recursos críticos en su equipo y aún tuvo que
rehacer el acta de constitución de proyecto, mostrando que no tiene la disciplina
para trabajar en la PMO.
Respuesta
c El director de proyectos no involucró efectivamente a los interesados, mostrando
que no tiene el conocimiento para trabajar en la PMO
Explicación
Esta es una pregunta muy confusa. ¿Nota todos los distractores que pueden ser
relevantes o no relevantes? Ya que la mayoría de los proyectos tienen su
cronograma comprimido por el director de proyecto durante planificación, opción A
no es una razón lógica, entonces no puede ser la repuesta correcta. Los registros
de issues pueden usarse en proyectos más pequeños, haciendo que la respuesta
B no sea la correcta. La cantidad de recursos críticos mencionada en la opción D
no tiene relación con la necesidad de rehacer el acta de constitución del proyecto.
Ya que no tiene sentido lógico, no puede ser la respuesta correcta. Mire
nuevamente los proyectos 2 y 3. En el segundo proyecto, el producto del proyecto
no fue usado. Esto implica muchas cosas, incluyendo las posibilidades que tanto
el director de proyectos no Identificó los requerimientos de todos los interesados o
que la necesidad de negocio del proyecto cambió dramáticamente y el director de
proyectos no lo notó. Esta es una falta mayor en las habilidades del director de
proyecto. En el tercer proyecto, habían 25 preocupaciones de interesados que no
fueron atendidas antes que el proyecto se termine. Nuevamente, esto muestra una
gran falta de conocimientos de gestión de proyectos. Las necesidades de los
interesados y no solamente del patrocinador, deben considerarse en todos los
proyectos. Esto hace que la opción C sea la correcta
Pregunta 42
En la mitad del proyecto, las cosas venían saliendo bien. El sistema de
autorización de trabajo permitió que la gente sepa cuándo comenzar el
trabajo y el registro de issues ayudó a mantener un registro de las
necesidades de los interesados. El ratio costo-beneficio ha estado
mejorando y el patrocinador expresó su opinión por el comentario del
miembro del equipo que decía que el resultado de la completitud de la
predecesora de la actividad está dos días tarde. ¿Cuál de las siguientes
razones MEJOR describe el motivo por el cual esto ocurrió?
a. El director de proyecto estaba focalizándose enlas necesidades del patrocinador
b. La gerencia funcional no estaba incluida en el plan de gestión de
comunicaciones
c. Las actividades sucesoras deberían haberse monitoreadas, no las predecesoras
d. Las personas correctas no fueron invitadas a la fiesta de “hito”.
Respuesta
b La gerencia funcional no estaba incluida en el plan de gestión de
comunicaciones
Explicación
Ya que no hay información sobre el patrocinador y sus necesidades en esta
situación y nada de lo aquí presentado se relaciona con patrocinadores, opción A
no puede ser la mejor. Opción C no puede ser la mejor tampoco, ya que no es una
sentencia correcta. Uno mira tanto a las actividades predecesoras como a las
sucesoras. Opción D no puede ser la mejor, ya que la atención a la fiesta y las
polémicas que se presentan no están relacionadas. Con frecuencia se omiten los
jefes de los miembros de equipo, en los planes de gestión de comunicaciones
(hablamos de la gerencia funcional, ya que estamos asumiendo una organización
matricial). Incluyendo a los jefes de los miembros de equipo en la planificación de
las comunicaciones, la toma de requerimientos, los riesgos y otras áreas de la
gestión de proyectos ayuda a hacer el proyecto mejor. Adicionalmente, ayuda al
jefe a manejar sus propios recursos en forma efectiva. Si el gerente funcional del
miembro del equipo asignado a la actividad predecesora ha sido incluido, debería
haber sabido cuando el miembro del equipo era necesario para hacer el trabajo
para el proyecto y su impacto, si lo hay, de demora. El plan de gestión de
comunicaciones pudo también haber incluido un método para comunicar
potenciales demoras. Por esta razón, B es la mejor opción.
Pregunta 43
Su proyecto está teniendo problemas para recibir la aprobación formal del
PGP porque hubo muchos requerimientos de interesados que no fueron
aprobados para ser incluidos en el proyecto. Estos interesados discutieron y
sostuvieron el proyecto mientras mantuvieron reunión tras reunión sobre
sus requerimientos. El proyecto finalmente fue aprobado y el trabajo había
comenzado hace 6 meses. Todas las siguientes serían buenas acciones
preventivas para implementar EXCEPTO:
a. Mantener un archivo de qué requerimientos no fueron incluidos en el proyecto.
b. Asegurarse que el proceso de control de cambios no es usado como un
vehículo para volver a agregar los requerimientos en el proyecto.
c. Mantener un registro de issues.
d. Mantener reuniones con los interesados para revisar el trabajo que no será
agregado en el proyecto.
Respuesta
d Mantener reuniones con los interesados para revisar el trabajo que no será
agregado en el proyecto
Explicación
¿Por qué la opción D podría no ser la acción a realizar? ¿No es acaso similar a la
A? Sí y no. Este issue debería ya haber pasado, pero ya que hubo tantas
reuniones y discusiones sobre los requerimientos a ser removidos, es improbable
que el issue sea dejado de lado por parte de los interesados. Sin embargo, ya que
no ha vuelto a surgir, y el proyecto comenzó hace seis meses, resulta excesivo
gastar tiempo en una reunión. Las otras opciones son más fáciles y tienen menor
impacto en el proyecto y son, por lo tanto, cosas que podrían hacerse.