RRHH.

Módulo de Gestión de personal

y organización
Implantación en PeopleNet 8.

Pliego de condiciones técnicas

SOCIEDAD FORAL DE SERVICIOS INFORMÁTICOS – autor: cantolin@gipuzkoa.eus
Fecha de realización 30 de marzo de 2015
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INDICE

Introducción......................................................................................................... 4
Alcance del pliego.................................................................................................. 4
Requisitos Generales. ........................................................................................... 6
Bilingüismo..................................................................................................... 6
Seguridad de acceso a la información ..................................................................... 6
Definir asignaciones funcionales según temática ........................................................ 6
Gestor documental ........................................................................................... 6
Multientidad ................................................................................................... 7
Módulo de Gestión de personal y Organización. ............................................................ 7
RPT y Organización ........................................................................................... 7
Portal del Supervisor / Empleado ............................................................................. 7
Actualización de las versiones .............................................................................. 7
Identificación.................................................................................................. 8
Acceso desde el exterior..................................................................................... 8
Portal del empleado .......................................................................................... 8
Portal del supervisor ......................................................................................... 8
Integración con los sistemas actuales de la DFG ............................................................ 9
Mantenimiento de información replicada .................................................................... 9
Colaborar con IZFE en la resolución técnica de la integración de la herramienta de gestión de
perfiles lingüísticos con el sistema de PeopleNet........................................................... 9
Entorno tecnológico................................................................................................ 9
Formación. ......................................................................................................... 10
Mejoras ............................................................................................................. 10
Ejecución y Gestión del proyecto ............................................................................... 10
Planificación..................................................................................................... 10
Dirección......................................................................................................... 10
Organización del trabajo ...................................................................................... 11
Seguimiento y control.......................................................................................... 11
Propiedad intelectual y Confidencialidad. .................................................................... 12
Propiedad intelectual de los trabajos. ...................................................................... 12
Confidencialidad. ............................................................................................... 12
Contenido mínimo de la oferta.................................................................................. 13
Propuesta del enfoque de los trabajos a realizar. ......................................................... 13
Organización y seguimiento. .................................................................................. 13
Anexo I. Aplicaciones que utilizan información de Gesper ................................................. 14
Gestión de identidades ........................................................................................ 14
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Control de Presencia ........................................................................................... 14

Selección......................................................................................................... 14
Formación ....................................................................................................... 14
Perfiles Lingüísticos ............................................................................................ 14
Informes estadísticos para dirección de Función Pública ................................................. 14
BD Gesper DB2 lectura. ........................................................................................ 14
Procesos batch en VB6. ........................................................................................ 14
Medtra............................................................................................................ 15
Intranet de Diputación......................................................................................... 15
Listín telefónico ................................................................................................ 15
Programas WSTP* ............................................................................................... 15
Librería DGPGestionPersonalLIB .............................................................................. 15
IRPF de Hacienda ............................................................................................... 16
Sistema permisos seguridad Política Social ................................................................. 16
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Introducción.
En la Diputación Foral de Gipuzkoa, en el servicio de Función Pública, se gestiona los Recursos
Humanos y la Nómina de 1.850 empleados.

En 2005 se adquirió el producto PeopleNet de Meta4 para la gestión de la Nómina.

Por otro lado, las aplicaciones que tienen actualmente para la gestión de los RRHH son:
• Gestión de Personal y organización (En el documento se hará referencia a Gesper).
• Perfiles lingüísticos
• Selección
• Formación
• Prevención de Riesgos laborales (En el documento se hará referencia a PRL).
• Portal del supervisor/empleado que se accede desde la Intranet de la DFG

Las aplicaciones anteriormente mencionadas, están desarrolladas con tecnología Microsoft, VB6 para
la parte del cliente y ASP para la parte Web, que está obsoleta, por lo que es necesario ir
migrándolas a otra plataforma para su correcto funcionamiento.

Las licencias de los módulos anteriormente descritos, están disponibles en PeopleNet 8.

Utilización por otras entidades

Este producto, PeopleNet, está siendo utilizado por otras entidades para:

• La Gestión de la Nómina. 99 entidades con 5.560 empleados DFG incluido

• El portal del Supervisor/empleado. 1 entidad con 150 empleados en total, solo para datos
económicos, bancarios y para presentar los datos de Nómina.

Alcance del pliego.

Este proyecto se ha dividido en 2 fases.

• La fase I del proyecto, que se inicia en 2015, está compuesta por la migración e
implantación de los módulos de PRL, Gestión de personal y Organización, así como la
implantación del portal del empleado de estos dos módulos, PRL y Nómina (actualmente
no se está utilizando) para la DFG, así como el desarrollo de la Gestión de los perfiles
lingüísticoa.

• La fase II del proyecto, que se iniciará en 2016, está compuesta por la migración e
implantación de los módulos de Formación y Selección, así como la implantación del portal
del empleado de estos dos módulos para la DFG.
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El alcance del pliego comprende una parte de la Fase I:

• Migración e implantación de los módulos de Gestión de personal y Organización

• Implantación del portal del supervisor/empleado de los módulos anteriores y de la Nómina.

• Integración con los sistemas actuales de la DFG, como son:

o Registro electrónico de entradas/salidas.

o Registro de Órdenes Forales.

o Portafirmas.
o Expediente electrónico de personal.

• Mantenimiento de información replicada para el correcto funcionamiento de otras

aplicaciones.
• Colaborar con IZFE en la resolución técnica de la integración de la herramienta de gestión de
perfiles lingüísticos con el sistema de PeopleNet
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Requisitos Generales.
Con carácter general el sistema cumplirá con los siguientes requisitos:

Bilingüismo

• Toda la solución será Bilingüe.

Las interfaces se utilizan en castellano y euskera.
Los contenidos, tablas de valores, en muchos casos tienen que estar también en castellano y
euskera.
Los informes que sean necesarios, hay que generarlos en dos versiones, una en castellano y
otra en euskera.

Seguridad de acceso a la información

• Se garantizará la seguridad de acceso a la información, creando diferentes perfiles de

usuario, con acceso a diferentes funcionalidades y de acceso a datos de diferentes grupos de
personas.
• Limitar el acceso a los datos en función del perfil del usuario, Secretarías Técnicas, Egogain,
Servicio de Euskera, etc… En unos casos se acceden únicamente a datos de una estructura
organizativa o a datos de un centro de trabajo en concreto.

Definir asignaciones funcionales según temática

• Definir diferentes estructuras funcionales según la temática de la que se trate. Para

determinadas validaciones como: permisos sin sueldo, anticipos, etc.., posibilitar establecer
diferentes vinculaciones del empleado con los diferentes responsables funcionales.

Gestor documental

Actualmente el cliente de la DFG es autónomo para la gestión de sus plantillas, y se quiere mantener
esta funcionalidad.

• Configurar un gestor documental que tenga un nivel de flexibilidad para generar plantillas de
documentos a doble columna y bilingüe y conectado con PeopleNet en todo el producto
implantado, incluido el módulo de Prevención de Riesgos Laborales.
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Multientidad

Hay que garantizar que el producto que se obtenga pueda ser utilizado por otras entidades,
garantizando su correcto funcionamiento. Para cada entidad los gestores son diferentes, aunque
también se da el caso que un mismo gestor puede llevar varias entidades.

Módulo de Gestión de personal y Organización.

RPT y Organización

• Procedimiento para gestionar los cambios de estructura masivos, bien sean puntuales o por
cambio de legislatura, debidos a modificaciones de RPT, puestos y empleados.

• Migración de datos de Gesper a PeopleNet. Traspaso limitado de datos, como procedencia,

grados, requisitos del puesto, titulación del puesto, titulación del empleado, tareas básicas
del puesto, tareas específicas del puesto, datos profesionales y académicos del empleado.

• Definir relaciones de puestos de trabajo para funcionarios, laborales, eventuales y personal

político que puedan ser utilizado en las publicaciones de la RPT en el BOG.

• Incorporar los códigos de valoración, funciones asociadas, simulaciones de valoraciones de

puestos e informes de valoración provisional, gestión de tablas y cálculos relacionados con la
valoración de puestos e importes retributivos.

• Desarrollo de determinados listados e interfaces similares a los que existen actualmente en

Gesper, por ejemplo: listado de movimientos en cadenas, certificados de empleados…,
interfaz de de situaciones administrativa, informe de la fecha de referencia de la
antigüedad.

• Incluir gestión de ayudas para guarderías y anticipos. Incluir las peticiones en el portal del
empleado/supervisor. Una vez validado, deberá trasladarse la información a la gestión de
personal / Nómina.

Portal del Supervisor / Empleado

Actualización de las versiones

El portal del Supervisor / empleado implantado en producción da servicio a una única entidad con
una configuración muy limitada que no se ha adaptado con los parches instalados.
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Es necesario aplicar todos los parches instalados previamente, realizando las adaptaciones
necesarias para mantener la configuración definida por el usuario y a la vez actualizando el producto
en desarrollo / producción.

Identificación

El acceso al portal se realizará con diferentes posibilidades como:

• Para IZFE y DFG desde la Intranet de cada una de las entidades, integrándolo con
Integración con el usuario de Novell y/o Active Directory.
• Con el propio sistema de identificación de Meta4 PeopleNet.

Acceso desde el exterior

El portal debe estar accesible desde el exterior de la red de la DFG, garantizando la seguridad de
acceso a la información. Los empleados de la DFG puedan acceder a su información, y a su vez
puedan tramitar las diferentes solicitudes puestas a su disposición, sin necesidad de estar en las
oficinas de la DFG.

Portal del empleado

Tramitación de solicitudes de los empleados, anticipos, permisos sin sueldo reducciones de jornada,
etc..

Posibilitar que el empleado pueda visualizar los datos personales registrados en el sistema, y pueda
proponer modificaciones o corrección de datos como dirección, teléfono de contacto, etc…. Según
qué información se solicite modificar, podrá llevar diferentes procedimientos.

Posibilitar visualizar sus datos económicos, Nómina, 10T, etc

Portal del supervisor

Tramitación de solicitudes las solicitudes de sus empleados.

Poder visualizar determinada información de sus empleados.

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Integración con los sistemas actuales de la DFG

Conexión del expediente personal con el Portafirmas, Registro de Entradas/Salidas, Registro de

Ordenes Forales, Expediente Electrónico, así como poder acceder a esta información desde
PeopleNet. Se trabajará con Servicios Web.

Mantenimiento de información replicada

Garantizar el funcionamiento de otras aplicaciones que no migran a PeopleNet: gestión de

identidades (novel), control de presencia, selección, formación, Medtra, otras aplicaciones de otros
departamentos…. Se desarrollará la replicación de la información necesaria en otros sistemas de
Base de datos, para su correcto funcionamiento. Se adjunta Anexo I.

Colaborar con IZFE en la resolución técnica de la integración de la

herramienta de gestión de perfiles lingüísticos con el sistema de
PeopleNet

En IZFE se va desarrollar la herramienta de Gestión de perfiles lingüísticos en Java, integrándola con

la información de PeopleNet, para lo que es necesario la colaboración del adjudicatario para
analizar la mejor solución de esta integración.

Entorno tecnológico.
Las características del entorno son las siguientes:
• Servidor de PeopleNet 8, con las actualizaciones hasta el Service Pack Funcional SP055 y
tecnológico SP001, sobre plataforma Windows 2008 R2 Datacenter SP1, Tomcat 7.0. Bases de
datos Oracle 11.2.0.4. El portal del empleado/supervisor no está actualizado a la última
versión.

• Directorio Activo Windows 2008 R2

• LDAP NetIQ eDirectory 8.8 SP8

• Los servidores anteriores se ejecutan sobre una plataforma de virtualización VMware
vSphere 5.5
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• Para desarrollos complementarios que tengan que realizarse en Java será en Eclipse +
WebSphere Application Server for Developers + Subversión

• Servicios Web de las diferentes aplicaciones con las que se tiene que integrar, estarán
disponibles en la parte ajena a Peoplenet

Formación.

• A usuarios del manejo y funcionalidades del producto.

• A técnicos de IZFE en la transmisión del conocimiento del desarrollo realizado y para el
conocimiento si fuera necesario de las técnicas utilizadas, para poder llevar a cabo su futuro
mantenimiento.

Mejoras
Se valorarán las mejoras relacionadas con el objeto del expediente, que cumplan con el precio de
licitación, en especial las relativas a capacidades adicionales del sistema.

Ejecución y Gestión del proyecto

Planificación
El trabajo se organizará para poder finalizar en un plazo máximo de 12 meses desde su comienzo.
Se establecerán, dentro del proyecto, las fases que posibiliten el cumplimiento de objetivos y la
puesta en producción.

Dirección
El adjudicatario designará una persona como Responsable del Proyecto que será el responsable ante
el Director del Proyecto nombrado por el “cliente” (IZFE – Función Pública de la DFG).

Corresponde al Director del Proyecto la supervisión, control y aprobación de los trabajos realizados
así como determinar las correcciones que se estimen oportunas.
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Organización del trabajo

Este proyecto se abordará con una participación muy activa de IZFE en el mismo.

Ello supondrá que junto con la empresa adjudicataria del presente pliego, trabajará un equipo de
IZFE de aproximadamente 5 personas, con diferentes perfiles.

La integración de estas personas en el equipo global del proyecto, aportando y compartiendo

objetivos y compromisos, es una de las claves organizativas para el éxito de este trabajo.

Se hará un planteamiento para asegurar la transferencia de conocimiento al personal de IZFE, del

conjunto de apartados donde no haya participado con suficiente intensidad.

Por otra parte, es también previsible que las ubicaciones de los componentes del equipo sean
diversas, por lo que se especificará el modelo de distribución de los recursos que se plantea, con las
alternativas posibles, y con concreción de los perfiles que se prevén en cada ubicación.

Se adjuntará información sobre la composición del equipo ofertado, con un apartado específico de
experiencia en la temática de negocio que aborda este proyecto y la dedicación prevista al mismo.

La autorización de cambios puntuales en la composición del equipo de trabajo requerirá de las

siguientes condiciones:
• Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio.
• Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al
del miembro que pretende sustituir.
• Aceptación de dicha sustitución por parte del Director del Proyecto.

Es un objetivo prioritario del “cliente” asegurar la calidad de los trabajos realizados. La

organización del proyecto y su ejecución debe ser tal que le permita obtener un seguimiento formal
del avance del proyecto.

Seguimiento y control
El seguimiento y control del proyecto se efectuará sobre las siguientes bases:

• Para el seguimiento y control de los trabajos se constituirá un Comité de Dirección, en el

que se integren representantes del “cliente” y el Responsable del Proyecto de la Empresa
adjudicataria de los trabajos, con el fin de que realicen el seguimiento de lo estipulado,
informando de su actividad y elevando a órganos superiores cuantas propuestas estimen
oportunas. Las reuniones del Comité de Dirección tendrán lugar a petición de cualquiera de
las partes y como mínimo una vez al trimestre durante la ejecución del proyecto.

• Seguimiento continuo de la evolución del proyecto por parte del Director del Proyecto,
teniendo además reuniones de seguimiento y revisiones técnicas, con periodicidad mensual,
con el Responsable del Proyecto, al objeto de revisar el grado de cumplimiento de los
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objetivos, las reasignaciones y variaciones de efectivos de personal dedicado al proyecto, las

especificaciones de cada uno de los objetivos y la validación de las actividades realizadas.

Propiedad intelectual y Confidencialidad.

Propiedad intelectual de los trabajos.
Todos los soportes y documentos, así como los productos y subproductos elaborados por el
contratista como consecuencia de la ejecución del presente contrato serán propiedad del “cliente”,
quien podrá reproducirlos, publicarlos y divulgarlos, total o parcialmente, sin que pueda oponerse a
ello el adjudicatario autor material de los trabajos.

El adjudicatario renunciará expresamente a cualquier derecho que sobre los trabajos realizados
como consecuencia de la ejecución del presente contrato pudieran corresponderle.

Confidencialidad.
Todos los trabajos realizados con ocasión del presente contrato tendrán carácter confidencial y la
empresa adjudicataria vendrá obligada a poner todos los medios a su alcance para preservar la
confidencialidad de la información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato,
no pudiendo utilizarla para sí ni proporcionar a terceros datos o información alguna relacionada con
la documentación entregada para su tratamiento.
El personal de la empresa adjudicataria no tendrá acceso a ficheros de datos de carácter personal.
No obstante si durante la ejecución del contrato fuera necesario acceder a datos de carácter
personal, la utilización de dichos datos se efectuará con estricta observancia de lo dispuesto en la
Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal; y el Real
Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley
Orgánica 15/1999.
A tal efecto, la empresa adjudicataria adoptará la figura de encargado del tratamiento asumiendo
expresamente las obligaciones que la normativa vigente contempla, así como las instrucciones
concretas del Responsable del Fichero en el tratamiento de los datos, y asumiendo la obligación de
suscribir, como anexo al contrato principal, el contrato al que se refiere en el artículo 12.2 de la
citada la Ley Orgánica 15/1999.
La empresa adjudicataria deberá comunicar estas cláusulas a la totalidad del personal que vaya a
intervenir en la ejecución del contrato, y responderá de todos los daños y perjuicios que sean
consecuencia del incumplimiento de cualquiera de las obligaciones establecidas, por sí misma o por
parte del personal que haya accedido a la información en virtud de la relación con la adjudicataria.
El personal de la adjudicataria, sea propio o subcontratado, relacionado con las labores objeto del
trabajo, estará obligado a conocer y respetar las normas de confidencialidad definidas por el
Responsable de Seguridad del Fichero.
IZFE mantendrá la confidencialidad respecto a los datos de carácter personal que incluya la oferta
así como detalles de especial protección que incluya la oferta y que sean así catalogados
expresamente.
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Contenido mínimo de la oferta.

Para facilitar el estudio de las ofertas, se pretende que éstas se presenten en formato electrónico y
con la siguiente estructura:

• Propuesta del enfoque de la solución y de los trabajos a realizar.

• Organización y Seguimiento.
• Otros datos que se consideren de interés por los ofertantes.

Propuesta del enfoque de los trabajos a realizar.

Se indicarán:
• Propuesta del enfoque de los trabajos a realizar.
• Mejoras adicionales al pliego.

Organización y seguimiento.
Se indicarán:
• Planificación detallada de actividades y metodología de actuación.
• Organización de la gestión del proyecto.
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Anexo I. Aplicaciones que utilizan información de

Gesper
Gestión de identidades
Es un Producto Novell, utiliza trigers de DB2 para acceder a la tabla de empleados de Gesper y
accede a información personal del empleado, puesto que ocupa y su estructura.

Control de Presencia
Desarrollada en Cobol, con acceso a tablas DB2. Los datos que recoge son: calendarios, licencias,
datos personales, reducciones de jornada, ficha personal, estructura de Diputación, departamento,
contratos, calendarios, horas extras, bajas de enfermedad, solicitudes a cursos de euskera, Tipos de
licencias.

Selección
Desarrollada en Visual Basic cliente y ASP con acceso a Gesper. Los datos que recoge son: estatus,
títulos, puestos, plazas, retribuciones, dedicación, empleados, contratos, ocupantes titulación
académica, documentos, fechas de estructura, departamentos, administración, escalas, calendarios.

Formación
Desarrollada en Visual Basic cliente y ASP, con acceso a Gesper. Los datos que recoge son: datos
personales, puestos, estructuras, departamentos, ocupantes, firmas, ámbitos, fechas de cambio,
centros físicos, contratos.

Perfiles Lingüísticos
Desarrollada en Visual Basic cliente y ASP, accede a Gesper. Los datos que recoge son: estatus del
empleado, datos personales del empleado, datos del puesto que ocupa, plaza, vacante o no, titular,
fecha de preceptividad, departamento.

Informes estadísticos para dirección de Función Pública

Accede a datos que supongan ausencia en el trabajo. En concreto datos de bajas de enfermedad,
ausencias por cursos de formación, excedencias……

BD Gesper DB2 lectura.

BD en Access a la cual adjuntan tablas de Gesper en modo solo lectura. Tienen desarrolladas muchas
consultas. Se necesitan 3 opciones. Según el volumen de información a tratar.
• Desarrollar consultas en Meta4 Peoplenet, con las que se obtenga la misma información,
para posteriormente tratarla.
• Crear un proceso nocturno, de descarga de los datos que se necesiten.
• Crear un proceso de descarga online para aquellas consultas que se requiera sean con datos
on-line.

Procesos batch en VB6.

Empleados activos
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• Actualiza empleados activos y jubilados.

• Actualizaciones debidas a altas de empleados a futuro que se cumplen hoy.
• Actualizaciones debidas a cambios de estructura a futuro que se cumplen hoy.

Empleados certificados digitales. Accede a Gesper para buscar empleados que van a cesar en un
plazo corto, para decirles que devuelvan el certificado digital.
Calculo de la fecha de referencia. Se utiliza para calcular la antigüedad de un empleado.

Comprobación de errores puestos. Accede a Gesper y comprueba la cohesión entre datos del
puesto, las plazas y los ocupantes.

Medtra
Integración para el servicio médico, con el producto Medtra. Hecha en un lenguaje propio, importa
datos extraídos de Gesper en ficheros txt. Los datos que se pasan son: empleados, puestos,
estructura, datos de bajas por enfermedad.

Intranet de Diputación
Directorio de empleados. Desarrollado en ASP. Accede a Gesper, y recoge datos del puesto,
teléfono, centro físico, la estructura del empleado.

Formación. Desarrollado en ASP. Accede a Gesper, y visualiza información del empleado.

Perfiles lingüísticos. Desarrollado en ASP. Accede a Gesper, y visualiza información del puesto del
empleado.

Licencias y vacaciones. Desarrollado en ASP. Accede a Gesper para obtener datos de calendario,
departamento, estructura, tipo de licencia, reducción de jornada, puesto que ocupa.

Listín telefónico
Parte de una BD de Access local y su misma réplica en un servidor Windows. Accede a Gesper
mediante ODBC. Necesita saber datos del empleado, su puesto, las dotaciones….etc y actualiza
algunos datos en Gesper.

Programas WSTP*
Programas Cobol que acceden a Gesper. Los datos que recogen son: la estructura del empleado, el
anagrama, el departamento.

Librería DGPGestionPersonalLIB
Librería Java. Tiene la misma funcionalidad que los programas cobol WSTP*. Los datos que recoge
son: la estructura del empleado que trabaja con la aplicación, los datos de su contrato, su
estructura, el estatus, los títulos.
Las aplicaciones que la utilizan son: Notificación electrónica, Registro Ordenes Forales, Informes de
Intervención de Hacienda, Sarbide.
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IRPF de Hacienda
Licencias y vacaciones. Accede a las tablas de Gesper y coge información sobre datos personales,
calendarios, licencias y bajas de enfermedad.

Formación. Accede a las tablas de Formación y coge datos de cursos, subacciones, los días en que se
dan los cursos y las solicitudes a cursos.

Perfiles lingüísticos. Accede a las tablas de Perfiles lingüísticos y coge el perfil de euskera del
empleado.

Sistema permisos seguridad Política Social

Proceso Java. Descarga datos de Gesper al sistema de Sarbide. Los datos que se recogen son:
empleados y su estructura organizativa.