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INSTRUCTIVO EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS
Código:IGAC-001

1. Objetivo.___________________________________________
1.1 Documentar el instructivo para la selección y evaluación de contratistas y
proveedores, tomando como base las normas internacionales de los Sistemas de
Gestión (Calidad, Ambiental, Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y
Responsabilidad Social), con el fin de asegurar que las compras y servicios cumplan
con las especificaciones y exigencias requeridas y acordadas con cada contratista y
proveedor.

1.2 Determinar el grado de cumplimiento de los contratistas y proveedores a los

requerimientos de la COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL CAUCA, con el fin de
tomar las acciones necesarias de acuerdo al resultado de las evaluaciones realizadas.

2. Alcance.____________________________________________
Aplica para la selección, seguimiento, evaluación y retroalimentación de los
Proveedores y/o Contratistas de productos y/o servicios críticos para la prestación de
los servicio de la COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL CAUCA.

3. Definiciones________________________________________

•Persona natural o jurídica que suscribe un contrato para la ejecución

de una actividad o prestación de un servicio por un precio
CONTRATISTA: determinado, asumiendo todos los riesgos para realizarlos con sus
propios medios, con libertad y autonomía técnica y sin dependencia
laboral frente a la Cooperativa de Caficultores del Cauca.

CONTRATISTA CRÍTICO: •Contratistas que prestan servicios que tienen gran impacto en la
seguridad o salud de sus trabajadores.

•Persona natural o juridica que suministra un producto/servicio que no

afecta la calidad en la prestacion del servicio y/o su monto no se
PROVEEDOR: considera significativo, no se requiere contrato, no obstante se
pueden establecer acuerdos comerciales para garantizar la relación.

•Corresponde a aquellos proveedores cuyo producto puede afectar la

PROVEEDOR CRÍTICO: seguridad o salud de los funcionarios de la Cooperativa, y/o el monto
se considera significativo.

•Corresponde a compras generales de bienes tangibles para el

PRODUCTO: funcionalmiento de la Cooperativa y/o su comercializacion (insumos,
suministros, herramientas, productos terminados, etc.)

•Elementos dominantes de un servicio que son generalmente

SERVICIO intangibles. Ejemplo (Transporte, mantenimientos, asesorias, etc.)

EVALUACIÓN •Proceso mediante el cual se logra la validación o aprobación de

PROVEEDORES Y algunos proveedores y contratistas, que tengan las competencias
CONTRATISTAS: para satisfacer adecuadamente las necesidades de la Cooperativa.

SELECCIÓN DE •Determinación de los proveedores con los cuales se van a

PROVEEDORES: realizar las compras de acuerdo a los requisitos establecidos.
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4. Condiciones Generales________________________________
La gestión con proveedores/contratistas consiste en las siguientes actividades:

 Selección: Es una evaluación inicial que se realiza de acuerdo con los aspectos
citados en el IGAC-001-01 Selección de Proveedores/Contratistas, donde se
registra su resultado y se indica si el proveedor/contratista es aprobado (seleccionado)
o no.

 Seguimiento: Cada que se realice una compra, según el tipo de producto o

servicio, se evalúa el cumplimiento del proveedor o contratista según requerimientos
y especificaciones de la compra o el servicio comprado.

 Evaluación: Los proveedores/contratistas son evaluados o calificados

periódicamente, en dicha evaluación solo se incluyen los proveedores/contratistas
que se encuentran activos o se ha tenido contacto comercial con ellos en ese período.
La calificación obtenida se tiene en cuenta para definir la continuidad de los
proveedores / contratistas en la prestación de sus servicios.
Las evaluaciones la realizan las personas encargadas de realizar las compras de la
Cooperativa.

4.1 Selección_______________________________________
La Selección de Proveedores/Contratistas se realiza de la siguiente manera:
a- Se buscan proveedores o contratistas que:
- Que cumplan con las especificaciones de compra de los clientes.
- Cumplan con los estándares de calidad, seguridad y ambientales aplicables a sus
productos o servicios.
- Preferiblemente, que sus productos y/o servicios provengan de tecnologías limpias.
- Que sean reconocidos en el mercado.
- Que cuenten con precios competitivos.
- Que se presenten acuerdos pactados y documentados sobre beneficios, alianzas
estratégicas, convenios, entre otros.
- Que suministren servicio postventa
- Posibilidad de exclusividad
- Que las condiciones de pago sean flexibles
En todo caso en igualdad de condiciones comerciales se preferirán los materiales,
equipos, herramientas, elementos y/o vehículos que sean amigables con el medio
ambiente.

Para cualquier selección de proveedores/contratistas, será el comité de compras quien

apruebe en última instancia dicha selección, una vez evaluados todos los aspectos
mencionados anteriormente.

Proveedores de café
A los proveedores de café no se realizará selección inicial ni evaluación, sin embargo se
hará seguimiento a todos las compras considerando los siguientes puntos:
Análisis físico (humedad, granulometría, almendra sana o factor de rendimiento),
análisis sensorial u organoléptico (de taza), trazabilidad (procedencia y cupo). Estos
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factores serán considerados teniendo en cuenta los lineamientos, directrices, normas u

otros emitidos por la federación nacional de cafeteros de Colombia. El seguimiento se
registra en el formato creado para tal fin
El resultado de esta verificación determinará el tipo de programa (precio de compra del
café)

b- Se remite IGAC-001-01 Selección de Proveedores/Contratistas, al proveedor

o contratista a seleccionar, quien lo diligencia y anexa los documentos que
especifica el mismo formato; las pólizas y permisos aplicables y la forma en que
garantizan la seguridad de los trabajadores y la protección del medio ambiente.
Esta información igualmente puede ser suministrada por el proveedor de servicios /
contratista a través de su propuesta técnica cuando aplique.

c- Una vez recibido el formato diligenciado con los respectivos documentos anexos, en
ESPACIO PARA USO EXCLUSIVO PARA LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL
CAUCA, se especifica:
- VIII PROVEEDORES DE SERVICIO/CONTRATISTA quien realiza la selección
califica si el proveedor de servicios o contratista cumple o no, cada uno de los
documentos solicitados, se deberá registrar si alguno de estos no aplica según el
proveedor/contratista. En espacio de Observaciones, escribir aspectos relevantes
para la adecuada prestación de los servicios.

- IX EVALUACIÓN INICIAL PARA SELECCIÓN, se define si cumple o no, cada

uno de los aspectos comercial, técnico y financiero. En COMENTARIOS se indica
por qué se acepta o no al proveedor / contratista.
La selección se realiza considerando la capacidad del proveedor para cumplir con
cada uno de dichos aspectos, como sigue:
• Comercial: Está sujeta a la información consignada en el ítem V INFORMACIÓN
COMERCIAL, teniendo en cuenta además, la confirmación de las referencias de los
principales clientes, proveedores y bancarias.
• Técnico: Se evalúa partiendo de la información técnica consignada en el ítem VI
INFORMACIÓN TÉCNICA: Tipo de producto o servicio ofrecido, Información o
propuesta técnica, Certificación en Calidad, Seguridad y Salud Ocupacional y/o
Gestión Ambiental u otras Reglamentaciones, Manejo de no conformes y
devoluciones, Servicio pre y post venta y si presta o no Soporte técnico.

En el caso de Proveedores de Equipos de Medida o Metrológicos, deben anexar

copias de los certificados y/o evidencia de la trazabilidad de los patrones de
calibración.
Para Proveedores de Servicio o Contratistas, se evalúa además el cumplimiento
respecto a personal, herramienta, equipos, documentos, gestión ambiental y
seguridad y salud ocupacional y cualquier otro que se requiera; según lo consignado
en el ítem VIII. PROVEEDORES DE SERVICIO / CONTRATISTA.
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• Financiero: La capacidad financiera se evalúa a través de la evaluación de los

estados financieros entregados por el proveedor/contratista considerando que se
cumplan los siguientes indicadores:
Utilidad > 10%
Capital de Trabajo > 50%
Liquidez / Prueba Acida > 2%
Endeudamiento < 50%

Aquellos proveedores que no cumplan con este requisito, serán aceptados según el
criterio de quien realiza la selección; se tienen en cuenta los comentarios del
contador según la revisión de los mismos.
Para las personas naturales proveedores de servicio, la evaluación financiera no es
obligatoria.
d-Para ser seleccionado un proveedor/contratista debe cumplir como mínimo con dos
de las tres categorías evaluadas – Comercial, Técnica o Financiera -, pero siempre
deberá cumplir con la capacidad técnica, en cuyo caso será calificado como
“Aceptable”.
Un proveedor/contratista será calificado como “Confiable”, cuando cumpla con las
tres categorías: Comercial, Técnica y Financiera. En caso de ser persona natural
proveedor de servicio, se calificará “Confiable”, cuando cumpla con las dos categorías
comercial y técnica.
Los proveedores con gran reconocimiento a nivel nacional y regional y/o proveedores
líderes en el mercado y/o Monopolios, podrán incluirse como proveedores seleccionados
“Aceptables” sin evaluación inicial. Por ejemplo proveedores de: Telefonía Celular,
Almacenes de Cadena, empresas líderes en su mercado o únicas empresas que prestan
un servicio/producto.
e- Si el proveedor/contratista es aprobado (seleccionado), se le informará sobre los
resultados obtenidos y los aspectos que se deben mejorar a futuro (si aplica), y se
incluye en el IGAC-00-02 Listado de Proveedores/Contratistas. El hecho de que
un proveedor esté en dicho listado, no quiere decir que se le debe comprar por
exclusividad.
Si por razones de urgencia/necesidad se requiere hacer una compra a un proveedor
que no esté en el Listado de Proveedores/Contratistas, se puede realizar la compra
por primera vez y se debe iniciar el proceso de Selección para futuras compras.
Para los contratistas la selección se realiza cada que se contrata un servicio,
mediante su actualización y especificaciones técnicas correspondientes.

4.2 Evaluación______________________________________

4.2.1 Evaluación de proveedores

• Del incumplimiento o fallas por parte de los proveedores, quedan registros en las
facturas, inspección de recepción, inspecciones del proceso y los reclamos hechos a
los proveedores con respecto al producto o servicio comprado. De acuerdo a esta
información, las compras que se realizan al mismo proveedor se consolidan y se
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evalúan al finalizar cada mes, los contratos se revisan individualmente con cada
proveedor, en el período definido y en el IGA-001-03 Evaluación de Proveedores,
donde se califican aspectos como: Calidad del producto (Ambiental y Seguridad y Salud
en el trabajo), Servicio, Cumplimiento y Precio.

Con base en el seguimiento efectuado se evalúa el proveedor, una vez al año, y se

clasifican de acuerdo al puntaje, como Confiable, Aceptable o Rechazado.

• En el caso de proveedores de servicios se clasifican como confiables cuando presentan

cero (0) No Conformidades por:

 Cumplimiento a especificaciones en el servicio

 Comportamiento en el uso (No se presentan fallas a quejas durante la
prestación del servicio)
 Atención a reclamos y cotizaciones oportunas (Capacidad de respuesta)

De lo contrario sería un proveedor aceptable y de presentarse una situación crítica

que afecte la operatividad en la prestación del servicio al cliente, se evaluará para
establecer el rechazo del proveedor.

• La información básica que se registra en el IGA-001-03 Evaluación de

Proveedores es la siguiente:
 Proveedor (Nombre).
 Período evaluado (Desde Hasta) El periodo es anual
 Cuando se efectúa una compra se diligencia una fila del formato especificando:
número de factura, fecha de la factura; se calificarán especificaciones, garantía, fecha
en que se esperaba la entrega, comportamiento del precio con respecto al mercado
(mayor, menor o igual) y número de días que se nos conceden para pago (contados
desde la fecha de la factura).
Nota. Para los factores de calidad y cumplimiento se calificara de la siguiente forma:

CALIDAD- (aplica solo a AGROCAFICAUCA) cantidad, Excelente (5) cuando se cumple

en un 90% o más. Aceptable (3) cuando se cumple entre un 80% y un 90%. Deficiente
(1) cuando el cumplimiento es inferior al 80%

CALIDAD-Especificaciones técnicas, Excelente (5) cuando se cumplen las

especificaciones técnicas pactadas. Aceptable (3) cuando las Especificaciones técnicas no
se cumplen pero no afectan la prestación del servicio. Deficiente (1) cuando no se cumplen
con las especificaciones técnicas y esto afecta la prestación del servicio generando
reproceso y/o rechazos.

CUMPLIMIENTO, Excelente (5) cuando llega en la fecha pactada. Aceptable (3) cuando
llega hasta dos días posteriores a la fecha pactada. Deficiente (1) cuando llega por encima
de 2 días a la fecha pactada. aplica solo a AGROCAFICAUCA

 Posteriormente y según la compra realizada, se registra el comportamiento y

desempeño del producto, la capacidad de respuesta del proveedor y servicio post -
venta, (habiendo hecho solicitud previa del mismo).
 Al cumplir el período de seguimiento, se efectúa la calificación siguiendo los pasos
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que se listan a continuación:

a) En los factores que se califican con “Si” y “No”, se cuentan los SI y se multiplican por
5, y el total se divide entre el número de compras registradas en el período. Igual se
define la calificación para el servicio post - venta (No. de veces que se prestó por cinco),
si este servicio no fue solicitado no se califica, es decir no se tiene en cuenta en el
promedio total de “Servicio”.

b) La calificación total de “Cumplimiento” se calcula sumando los días de diferencia en

las entregas, y se divide entre el número de compras registradas.

c) Para calificar el precio: “Acorde con el mercado” se toma la cantidad de menores y

se multiplica por cinco, la cantidad de mayores por 1 y la cantidad de iguales por cuatro,
la suma de estos valores se divide entre el número de compras registrado. El “No. Días
para el Pago” se obtiene sumando los diferentes plazos concedidos y dividiendo este
total por el número de compras registrado.

d) Una vez definidos los valores en puntos por cada columna, se registra esta
información en la casilla de “Totales”.

e) Promediar los totales de las diferentes columnas agrupadas bajo cada uno de los
siguientes títulos: “Calidad del producto (Ambiental y Seguridad y Salud Ocupacional)”,
“Servicio”, “Cumplimiento” y “Precio”. Registrar el valor en las casillas correspondientes.

f) Multiplicar los puntajes finales por ítem por el porcentaje fijado para cada categoría
y sumarlos, este resultado se registra en la casilla identificada con la palabra
“CALIFICACIÓN TOTAL”, así:

TOTAL = Valor promedio en Calidad x 30% + Valor promedio en Servicio x 20% + Valor
de cumplimiento x 30% + Valor promedio precio x 20%.

g) Si se requieren comentarios o aclaraciones acerca de la evaluación se describen en

la casilla de observaciones.

h) Definir si los Proveedores de servicio(s) o de material(es) es Confiable, Aceptable o

Rechazado.

i) Firma quien evalúa especificando su cargo.

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4.2.2 Evaluación de contratistas_________________________

A los contratistas se les realiza seguimiento periódico de los aspectos que se listan a
continuación:

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA M ÉTODO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL

Leer y aplicar el MANUAL HSE PARA PROVEEDORES Y

CONTRATISTAS Verificación del cumplimiento de
Este manual hace parte de los documentos contractuales, por lo los requerimientos contemplados
tanto se entiende que todas las consideraciones aquí plasmadas en el manual de HSE entregado.
son de obligatorio cumplimiento.
Asistir a la Inducción, entrenamientos y capacitaciones que
programe para ellos LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL
CAUCA Con el objeto de dar a los Contratistas y sus trabajadores las
instrucciones y normas de la empresa, sus responsabilidades, Seguimiento al cronograma de
obligaciones, los riesgos en los puestos de trabajo, las medidas de capacitación y entrenamiento.
seguridad, políticas y procedimientos seguros que apliquen. Para así Control de asistencia.
lograr un óptimo desempeño en la Prevención de Riesgos Laborales,
y el Medio Ambiente, durante el desarrollo de la totalidad de los
trabajos y/o servicios prestados.
Durante los primeros 5 días de cada
Demostrar: afiliación y pago de aportes mensuales a las Entidades mes, como requisito para ingresar a
Promotoras de Salud (EPS), Sistema General de Riesgos laborales las instalaciones de la empresa y para
(ARL) y Sistema General de Pensiones (AFP). aprobar las cuentas de cobro del
contratista, este debe presentar los
soportes de pago de la seguridad
social del personal que se encuentre.
Prestando el servicio.
Cumplir con todas las especificaciones técnicas, normas de
Seguridad y Salud y manejo ambiental de LA COOPERATIVA DE Supervisión en terreno.
CAFICULTORES DEL CAUCA en los sitios de trabajo, cuando Control de la prestación del
aplique. servicio. Verificación del
cumplimiento de los
Acatar las modificaciones, ordenes, instrucciones, recomendaciones
procedimientos seguros de
o sugerencias de Seguridad y Gestión Ambiental, que los
trabajo.
representantes de LA COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL
CAUCA y/o sus clientes, realicen a sus trabajos o sobre los
La frecuencia de verificación se
procedimientos, cuando a consideración de estos existan condiciones
estipula en los procedimientos
inseguras que puedan poner en peligro su integridad física, causar
seguros de trabajo y/o el
daños a las personas, los equipos o afectar el medio ambiente.
esquema de control aplicable a
Los contratistas deberán usar los elementos de protección personal cada proyecto o servicio; o según
requeridos y específicos para la labor que realicen, atendiendo lo se defina para el control del
establecido en el sistema de gestión de seguridad y salud en el contratista.
trabajo.
Supervisión en terreno. Control de
la prestación del servicio del
Comunicar de inmediato todos los accidentes e incidentes que le
contratista: Asistencia,
ocurran, participando en su investigación y propuestas de mejora. cumplimiento de programas de
trabajo.
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Velar por el buen estado, conservación y funcionamiento de los Inspección de herramientas y

equipos, herramientas, muebles y demás elementos de trabajo equipos.
que tenga a su disposición y que sean asignados por la
COOPERATIVA DE CAFICULTORES DEL CAUCA. A simismo
mantener limpias sus herramientas, equipos y lugar de trabajo.
Instruir a sus trabajadores o subcontratistas, para que den aviso
al jefe respectivo de las anormalidades que observe en las Supervisión en terreno.
instalaciones, equipos, maquinarias y herramientas. Dicho aviso Control de la prestación del
deberá darse de inmediato, en el evento que la anormalidad sea servicio del contratista
manifiesta u ocasione un riesgo de accidente.

Adicionalmente, para realizar el seguimiento y la evaluación de los contratistas, se

aplica semestralmente el IGAC-001-04 Evaluación de Contratistas. Si el servicio
es inferior a este periodo, se aplicará al finalizar el contrato.

Para la realización de dicha evaluación, cada factor se califica en una escala de 1

a 5, en donde 1 representa la ausencia o peor forma como el factor puede manifestarse
en el contratista y el 5 su manifestación ideal o deseable.

Para determinar el resultado de la encuesta, se determina la frecuencia de la

calificación (1, 2, 3, 4 o 5) dada a los diferentes factores, lo que nos indica el grado de
cumplimiento del contratista así:

> 80% de afirmaciones 4 y 5: Contratista Confiable

> 60% y < 80% de afirmaciones 4 y 5: Contratista Aceptable.
< 60% de afirmaciones 4 y 5: Rechazado

De acuerdo a nuestras políticas de Responsabilidad social empresarial Un

proveedor/Contratista NO podrá trabajar con la COOPERARTIVA DE
CAIFICULTORES DEL CAUCA si:
Realiza contratación de trabajadores menores de 18 años.
Retención de primer pago, dinero o documentos de identidad a un trabajador como
condición para ser contratado.

5. Comunicación Con proveedores y contratistas_______________

5.1 resultados de la evaluación

Finalmente teniendo en cuenta que la evaluación (calificación) es una herramienta de
mejora continua se informa a los Proveedores/Contratistas del resultado explicando los
beneficios según se detalla a continuación:

Cuando un Proveedor/Contratista tiene calificación “Confiable” tiene la primera opción

de compra. Un Proveedor/Contratista “Aceptable” entra a competir con otros
Proveedores/Contratista cuando el “Confiable” no puede atender o no puede prestar el
servicio.

Cuando los Proveedores/Contratistas son únicos se les amplía la información

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indicándole claramente en que debe mejorar y se fija un plazo. En este tiempo se

buscan otros Proveedores/Contratistas que estén en capacidad de reemplazarlos.

La copia de la evaluación con la constancia de su envío por correo electrónico, queda

archivada en la carpeta correspondiente a cada uno de ellos.

5.1 Responsabilidades de los contratistas/proveedores

seleccionados

Una vez evaluados y aprobados los contratistas/proveedores se les deberá informar

sobre sus deberes y responsabilidades para con la cooperativa de caficultores del
cauca, enviándoles a través de correo electrónico o cualquier otro medio que se defina
lo descrito en el anexo 1

6. Responsable_______________________________________
Los responsables de velar por la aplicación y hacer modificaciones a este Instructivo
son el Coordinador del Sistema integrado de Gestión, la Gerencia y/o el Comité de
compras.

7. REGISTROS________________________________________

IGAC-001-01 Selección de Proveedores / Contratistas

IGAC-001-02 Listado de Proveedores / Contratistas
IGAC-001-03 Evaluación de proveedores
IGAC-001-04 Evaluación de contratistas

8. ANEXOS____________________________________________
MANUAL HSE PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

9- DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

− Sistema de Gestión de Seguridad y Salud En el trabajo

− Procedimiento de Compras
− Plan estratégico de seguridad vial

10 - CONTROL DE CAMBIOS

No. NATURALEZA DE RIGE A PARTIR

APROBADO POR VERSIÓN
MODIFICACIÓN LA MODIFICACIÓN DE
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Elaboró:
Coordinador Sistema Integrado de Gestión

Revisó:
Director Administrativo

Aprobó:
Gerente General

Aprobó:
Comité de Compras
Rige a partir de: