GESTION DE COMPRAS

1.1. DEFINICION:

La gestión de compras es una de las tareas más importantes en la cadena

de suministros ya que se constituye como un elemento estratégico, que
tiene como fin asegurarse de contar con los mejores proveedores para
abastecer los mejores productos y servicios, al mejor valor total.
Manteniendo la continuidad de abastecimiento y una calidad adecuada de
los artículos a adquirirse.

Es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer las

necesidades del mejor modo. Ya que el éxito de una empresa depende
directamente de una buena gestión en las compras.

1.2. OBJETIVOS:

Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales

en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada
al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio
total más conveniente. Logrando costos totales mínimos en las
operaciones y en las adquisiciones.

Es decir, la función de compra tiene por objetivo “adquirir los bienes y

servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.”

1.3. FUNCIONES:

Las funciones que cumple la gestión de compras son fundamentalmente

dos: la función adquisición y la función apoyo a las operaciones.

 Función adquisición

Esta primera función se refiere a la adquisición por parte de la empresa

de los siguientes rubros: materias primas e insumos; materiales
indirectos; repuestos; maquinarias, equipos, herramientas, mobiliario,
 etc.; útiles de oficina; servicios (transporte de mercancías, por
ejemplo); y otros necesarios para la operación de la empresa.

 Función apoyo a las operaciones

La función de prestar apoyo a las operaciones de la empresa implica

actuar en los límites de la organización con su ambiente. Además,
procura influir en ese ambiente, a través de la adquisición y control de
las fuentes de aprovisionamiento necesarias para el mantenimiento del
proceso de operaciones. Así, una empresa típica obtiene por parte de
sus proveedores los materiales, componentes y productos que están
destinados a revenderse luego de un proceso de transformación o de
agregación de valor.

1.4. CICLO DE COMPRAS

Es la secuencia temporal de actividades que da lugar a la realización de

una compra, que implica poner en funcionamiento una serie de fases
concatenadas que se inician cuando surge la necesidad de abastecerse
y concluye cuando el producto y a factura de compra llegan al almacén.

Las cuales son:

 Solicitud de compra.- Cuando cualquier departamento detecta la

necesidad de compra para el desarrollo de su actividad, se procede
a realizar una solicitud de compra, que es un documento interno y
que se envía desde el departamento que tiene dicha necesidad al
departamento de compras.
 Evaluación y selección del proveedor.- El departamento de
compras analiza la solicitud de compra y comienza a buscar al
proveedor que se ajuste a los requerimientos. Solicita información
a los posibles proveedores sobre las condiciones económicas
(precio, descuentos, gastos, etc.), de crédito (forma de pago,
intereses, etc.) y otras condiciones (plazo de entrega, calidad, etc.).
Recibidas las ofertas, se evalúan y se selecciona la que más se
ajuste a los requisitos estipulados por la empresa.

INGENIERIA CIVIL 2
  Negociación de las condiciones de compra.- Tras escoger
la oferta adecuada, se procede a la negociación, fase cuya finalidad
consiste en concretar y acercar posiciones en aquellos puntos en
los cuales el proveedor y el comprador sostienen posiciones
distantes, logrando un acuerdo que beneficie a ambos.
 Seguimientos del pedido.- Una vez enviado el pedido al
proveedor, se realiza un seguimiento de los pedidos (mediante
tecnologías de comunicación o en persona) para conocer en todo
momento cómo evoluciona la preparación de la mercancía
solicitada, o si se cumplirá el plazo de entrega.
 Recepción de la mercancía.- A la llegada de la mercancía a la
zona de recepción de la empresa compradora, se realiza el
recuento e inspección de la misma, comprobando que la cantidad
y la calidad de los artículos recibidos se ajustan a lo descrito en el
pedido realizado (cotejo de a mercancía). Si todo es correcto, se
procede a dar entrada al almacén, en el caso contrario, se hará
constar en el documento correspondiente denominado albarán.
 Recepción de la factura de compra.- El ciclo de la compra finaliza
con la transacción de compra y la recepción del documento
denominado factura, expedido por el proveedor como prueba que
se ha realizado la compraventa correspondiente. En la factura se
detalla la mercancía finalmente adquirida así como los precios.

1.5. GESTOR DE COMPRAS

1. Necesidad de la compra
Identifica con el área delegada el producto o servicio, en lo cual
deben ser muy específicos de lo que se requiere.
2. Levantamiento de requisitos
Evalúa las Especificaciones técnicas, pagos, requisitos legales,
logística, pólizas, indicadores, devoluciones, inventaros,
penalidades, etc.

INGENIERIA CIVIL 3
 3. Pre selección de proveedor
Verificación de especificaciones técnicas financieras, legales,
seguridad (lavado de activos) de producción, etc.
4. Negociación
Maneja la Forma de pago, descuentos, despacho, devolución,
manejo de la marca, seguridad de la información, vigencia, etc.,
con el fin de beneficiar a ambos.
5. Selección de proveedor
En conjunto con las partes interesadas (cliente, salud
ocupacional, medio ambiente, legal, seguridad, etc.) encontrar el
proveedor idóneo.
6. Análisis de riesgos
Deben coordinar cliente y proveedor para poder identificar
peligros e implementar planes de acción para evitar que sucedan.
7. Compra
Dentro de la orden de compra o contrato debe ser especifico y
detallado posible. asegurarse que las partes interesadas lo
comprenden.
8. Evaluación de proveedor
Con respecto a lo pactado en el contrato u orden de compra. Se
debe comunica al proveedor para que tome medidas al respecto.
9. Desarrollo de proveedor
Desarrollar proyectos en conjunto con el fin de mejorar y agilizar
los procesos que están dentro la cadena de suministro.

1.6. CLAVES FUNDAMENTALES A TENER EN CUENTA EN TODA

CONTRATACIÓN DE PROVEEDORES

Aunque no siempre las compañías de mayor tamaño gestionan de una

manera eficaz su cadena de suministro, lo cierto es que una mayoría de
las grandes empresas son conscientes desde hace décadas de que las
soluciones de compras pueden resultar clave tanto para ahorrar costes
como para reducir los riesgos. Sin embargo, no ocurre lo mismo con las

INGENIERIA CIVIL 4
 pequeñas y medianas empresas, que en ocasiones basan la
selección de sus proveedores exclusivamente en razones económicas.

Sí, existen algunas claves fundamentales a tener en cuenta en toda

contratación de proveedores:

 Realizar un buen benchmarking de compras: En esta

comparación es preciso analizar más factores además del precio.
Algunas de las variables a tomar en consideración son la duración
del proceso de pedido, el servicio prestado por el proveedor en
anteriores ocasiones, la calidad del producto o servicio, el plazo de
entrega o las referencias.
 La importancia de las auditorias de proveedores: Éstas suponen
una herramienta muy útil al alcance de las empresas compradoras,
ya que aseguran el cumplimiento de unos estándares en base a
criterios comunes entre comprador y proveedor. Consciente de la
utilidad de las auditorías,
 Preveer los riesgos y anticiparse a ellos: Toda cadena de
suministro entraña riesgos, pero la mejor manera de evitarlos
es conocerlos y saber anticiparse a los mismos. Para ello, conviene,
por ejemplo, disponer de distintos proveedores alternativos capaces
de suministrar el mismo producto o servicio.
 Mantener una buena relación con los proveedores: La relación
entre empresas compradoras y vendedoras ha de estar basada en
la confianza y potenciar
 Información centralizada y actualizada: Otro gran error de las
empresas de menor tamaño, consecuencia frecuente del ajetreo del
día a día, es reducir su gestión de proveedores a un simple Excel en
el que recogen sus datos y limitar la relación con ellos al contacto
telefónico cuando requieren de sus servicios.

1.7. FORMAS DE COMPRA

INGENIERIA CIVIL 5
 En cualquier empresa, no todas las compras se llevan a cabo
siguiendo idénticos procesos.

Son factores determinantes de la forma de realizar la adquisición de

bienes: la actividad habitual desarrollada por la empresa, la importancia
de la empresa dentro del contexto del mercado (poder de compra), el tipo
de artículo a adquirir, la significatividad de la compra, la situación
geográfica del proveedor, las características del vendedor, etc.

Se puede considerar que, se podrá actuar más coherentemente, si se

tienen definidas de forma independiente:

 Las compras normales

 La adquisición de elementos denominados menores
 Los bienes importados
 Las incorporaciones de bienes del activo fijo

No obstante, es razonable pensar que se debe efectuar en ciertos casos,

por ejemplo, la adquisición de un elemento que se puede encasillar dentro
de lo que se denomina compra normal, pero que se toman pautas
particulares de algunas de los tres restantes formas de comprar
mencionadas. (Klein, Miguel J. 1994)

 COMPRAS NORMALES
Se ubican dentro de esta forma de comprar, las materias primas a
incorporase en un proceso productivo y en otros bienes o elementos
representativos de una erogación de carácter general identificada con
el área de producción, comercialización o administración.

Resumiendo, se puede decir que abarca aquellos elementos de

consumo repetitivo para el desenvolvimiento habitual de la empresa.

 ADQUISICIÓN DE ELEMENTOS MENORES

Los elementos menores son aquellos que son necesarios para el
desenvolvimiento de la empresa, pero se precisan solo en un
momento determinado, como por ejemplo una pieza de repuesto, un

INGENIERIA CIVIL 6
 libro contable, etc. La compra de estos elementos, por ser de
escaso monto se realiza generalmente empleando un fondo fijo.
Incluso, esas operaciones de compra se hacen por una cantidad
limitada.

 COMPRAS EN EL EXTERIOR
Existe una marcada diferencia en la forma de actuar entre una compra
local y aquella efectuada en el exterior.

Cuando se importan bienes deben contemplarse particularidades

vinculadas con el vendedor, el flete, los seguros de cambio y
transporte, entre otros. Se debe prestar especial atención a la calidad
de los bienes a comprar. También es de tener en cuenta lo relativo a
lo de la moneda empleada en la operación, haciendo hincapié en el
riesgo que surge desde que el producto se embarca o sale del
depósito del proveedor hasta la llegada al país del comprador.

 COMPRAS DE BIENES DEL ACTIVO FIJO

Se caracteriza por tratarse de elementos que no requieren de una

reposición permanente. Incluye redados, maquinarias, motores,
herramientas, instalaciones, inmuebles, etc.

En virtud de que el desembolso en estas operaciones es, en general,

de importancia, se solicita para la autorización de la misma la
conformidad de un alto representante de la empresa, como la del
gerente general o la persona que lo sustituye en caso de ausencia o
imposibilidad de aquel, o en última instancia, del directorio se trata de
una adquisición de gran envergadura. (Klein, Miguel J. 1994)

1.8 RELACION CON OTRAS AREAS DE LA EMPRESA:

 FINANZAS
 PRODUCCION

INGENIERIA CIVIL 7
  LA DIRECCION GENERAL
 RECEPCION Y ALMACENES
 CONTABILIDAD

1.9. PLANEAMIENTO DE UNA GESTION DE COMPRAS:

 QUE COMPRAR:
 QUE CANTIDAD
 A QUIEN COMPRAR

1.10. PROBLEMAS FRECUENTES EN GESTION DE COMPRAS:

El éxito de una empresa depende directamente de una buena gestión en

las compras. Los problemas más frecuentes en la gestión de las compras
son:

No tener definida una sistemática en la negociación.

No hacer una selección de los proveedores.
No hacer una evaluación de los proveedores.
No conocer los productos que se compran.
No tener control en las previsiones de ventas, en la planificación de
la producción y en las compras.

INGENIERIA CIVIL 8