En esta actividad el estudiante tendrá que elaborar los manuales de contabilidad

general utilizados en los diferentes tipos de empresas:

Tipo Comercial

Tipo Industrial

Tipo Servicios

Manuales de sistema de contabilidad General

Manual de Sistema de cuenta por cobrar

Objetivo de Manual

Estable alineamiento metodológico para el buen manejo del sistema de cuenta por
cobrar, este manual es de brindar la información y las herramientas necesarias
para el correcto registro y control del sistema de cuenta por cobrar, generada por
la institución.

Unidades que interviene

 Área de Facturación
 Departamento de tesorería
 Departamento de Contabilidad

Documentos requeridos

 Facturas
 Recibos
 Estatutos de acuerdos
 Relación de Cuentas por cobrar

Reportes

 Reporte de Cobro Diarios

Normas generales

1) Se entiende como Cuentas por Cobrar los bienes adquiridos por la

institución, por la por la venta o prestación de servicios.
2) Es responsabilidad del Administrador de Cuentas por Cobrar realizar el
“Cronograma de Cobros”, de acuerdo a las fechas establecidas en cada
uno de los documentos que generan la misma.

3) El Administrador de Cuentas por Cobrar mantendrá actualizado el Libro

Auxiliar de Cuentas por Cobrar.

4) El Administrador de Cuentas por Cobrar será responsable de emitir

mensualmente: Estados de Cuentas detallados de las Cuentas por Cobrar y
enviarlos a las Unidades Responsables del Ingreso y el resumen conciliado
de las Cuentas por Cobrar al Departamento de Tesorería.

Procedimiento de sistema de Cuenta por Cobrar

Área de Facturación
1) Realizar La Facturación del servicio adquirido, llenar los contratos de
de condiciones de pago y hora de realización del servicio.

2) Realizar dos copiar de la factura, la original queda a poder del

cliente, las dos copias para ser entregada al área de contabilidad
para hacer los registro correspondiente

Departamento de Contabilidad
1) Realizar el registro correspondiente a la prestación de servicios
,crear un expediente que respalde este registro de la venta, dicho
expediente debe contener, la entrada de diario , la factura de la
venta a crédito y auxiliar de cuanta por cobrar.

2) Archivar estos documentos y velar por que este expediente se

mantenga en buenas condiciones por el tiempo que sea necesario
tenerlo archivado.

3) Ofrecer la Información Necesaria Para que el área de cobro

desarrollo sus funciones correctamente.

4) Realizar relaciones de Cuentas por Cobrar a la fecha.

Departamento de tesorería
1) Recibir Los Pagos de la Cuenta y llenar los recibo de ingreso
 2) Facilitar al departamento de contabilidad los cuadres juntos con
los recibos de ingresos para hacer los registros de abonos a las
cuentas por cobrar.

Manual de Sistema de Inventarios

Objetivo del manual

Establecer un instrumento administrativo que permita hacer más eficientes los

procesos de registro y control de los inventarios en el almacén, a través de la
distribución adecuada de las tareas y responsabilidades, además de mantener el
registro y documentación oportuna y suficiente de los movimientos que se realicen
en cada proceso.

Unidades que intervienes

 Personal de almacén
 Personal de de recepción
 Personal de despacho
 Vendedor
 Área de tesorería
 Departamentos de compras
 Departamento de contabilidad

Documentos Requeridos

 Facturas
 Conduces
 Boleta de control de almacén
 Orden de Compras.
Normas generales

1. El Inventarios se contara físico trimestralmente en dicho día, el

inventario no tendrá ningún movimiento hasta que termine el inventario.

2. El inventario será evaluado por el método de ultima en entras primera

en salir (UEPS), establecido por el código tributario de la República
Dominicana ley 11-92.

3. Deberá quedar el soporte debidamente autorizado por los funcionarios

responsables de las acciones, de todos y cada uno de los movimientos
del almacén, éste soporte debe estar acompañado por los reportes,
facturas y/o formatos correspondientes.

4. El área administrativa y el responsable del almacén serán los

encargados de que en los movimientos del almacén se acaten las
disposiciones establecidas en el presente manual y las normas a las que
se deban acoger.

5. Todas las operaciones relacionadas con las entradas, salidas, bodegaje

y despachos del almacén deberán ser autorizadas únicamente por el
jefe administrativo y la líder de Almacén e inventarios.

6. Será responsabilidad del almacén el registro y envío oportuno de la

documentación e información al departamento de contabilidad.

7. El responsable de la planeación, organización y control de inventarios

será el jefe administrativo y el encargado del almacén.

Procedimientos del sistema de Inventarios

Área de Compra

1. Atender las solicitudes de pedido de mercancía del área de almacén.

2. Hacer licitaciones para compra de mercancía
3. Hacer un expediente que contenga las cotizaciones, su recomendación
y la orden de compra para ser firmado por la gerencia.
 4. Enviar a la empresa elegida la orden de compra y enviar al área de
contabilidad, el expediente autorizado por la gerencia para emitir el
cheque encaso de que la compra sea al contado.

Personal de recepción

1. Recibir la Mercancía ordenada por el área de compra .

2. Verificar que la mercancía recibida está en perfecto estado.
3. Verificar que la mercancía a recibir sea la misma ordenada según la
orden de compra emitida por el departamento de compras.
4. Verificar que sea la cantidad especificada en la orden de compra sea la
misma a recibir.
5. El Personal de recepción no podrá recibir más mercancía hasta que el
personal de de almacén reciba la mercancía

Personal de Almacén

1. Recibir la mercancía por parte del personal de recepción.

2. Acomodar la mercancía recibida
3. Participar en los inventarios físicos
4. Llevar un Registro de la mercancía entregada al área de despacho.

Personal de Despacho

1. Recibir la Mercancía entregada por área de almacén

2. Llevar un registro de la mercancía entregada a cada vendedor.

Vendedores

1. Llevar un Registro de la Mercancía.

2. Entregar Las Facturas al departamento de contabilidad.
3. Entregar al Área de despacho la Mercancía no vendida.

Manual de Sistema de cuenta por pagar

Objetivo de Manual

Establecer los lineamientos metodológicos para la Recepción de los

Documentos necesarios para la generación de un pago a terceros o transferencia
a las distintas Unidades de la institución, con la finalidad de establecer claramente
el control y manejo de dichos documentos por la Sección de Cuentas por Pagar.
Unidades que intervienes

 Encargado de Cuentas por pagar

 Departamentos de tesorería

Documento utilizado

1. Relación de Cuenta por pagar

Normas generales

1. El encargado de cuenta pagar será responsable de los generados por las

distintas Unidades Ejecutoras.

2. Es responsabilidad del encargado de cuenta por pagar informar a la

Dirección de Finanzas la situación de las deudas adquiridas por la
empresa.

3. La Sección el encargado de cuenta por pagar no podrá solicitar la Emisión

de Cheques o Notas de Débito, sin la Orden de Pago original con los
documentos obligatorios anexos.

4. El Administrador de Cuentas por Pagar, realizará las gestiones de pago con

el Departamento de Tesorería de acuerdo al Plan Financiero establecido
por la Dirección de Finanzas.

5. El Administrador de Cuentas por Pagar realizará reposiciones de Fondos a

las Unidades de acuerdo al Plan Financiero establecido.

6. En caso de adelanto de pago, el Administrador de Cuentas por Pagar

deberá mantener el documento original que lo originó, en espera de la
Certificación del Servicio, Informe de Recepción o del Finiquito de la Obra,
según sea el caso.

7. De acuerdo a la norma anterior, el Administrador de Cuentas por Pagar

deberá controlar el envío y recepción del Finiquito de la Obra, Certificación
del Servicio o Informe de Recepción, de parte de las Unidades a la Sección
de Cuentas por Pagar.
8. El Administrador de Cuentas por Pagar aplicará mensualmente un
inventario físico de las facturas adeudadas y realizará conciliación con el
Libro Auxiliar. Además, enviará a las Unidades los Estados de Cuenta de
sus proveedores para su validación y conciliación.

9. La Sección de Cuentas por Pagar deberá emitir mensualmente un listado

mostrando la situación de las Cuentas por Pagar al cierre del mes, para el
Departamento de Contabilidad para su conciliación.

Procedimientos del sistema de Inventarios

Encargado de cuenta por Pagar

1. Recibe documentos: Orden de Compras, Solicitud de Pago, Solicitud de

Reposición de Fondos y Solicitud de Transferencia con sus soportes.

2. Revisa la documentación recibida y lo archiva en orden alfabético.

3. Al existir disponibilidad financiera elabora Relación de Pagos de

acuerdo a la disponibilidad existente, al “Detalle de los Pagos por
Proveedor” enviado por las Unidades y a las Transferencias a Unidad
establecidas en el Flujo de Caja.

4. Ubica soportes en el archivo y lo anexa a la Relación de Pagos. Lo

envía a la Dirección de Finanzas para su revisión y firma.

5. Firmada por la Dirección de Finanzas remite Relación de Pagos y

soportes al Jefe de Tesorería.
Jefe de tesorería
1. Recibe, revisa y entrega documentos al Operador de Pagos para que
emita el pago de acuerdo al caso.
Departamento de tesorería
1. Recibe documentos y actúa de acuerdo al tipo de pago o Transferencia a
 Unidad a realizar.

2. Continúa con el Procedimiento de “Emisión de Transferencia, Nota de

Débito y Cheque”.

Manual de Sistema de nomina

Objetivo del manual

El presente Manual tiene como propósito plantear y establecer de manera
sistemática y concreta cada una de las Normas y Procedimientos Administrativos
necesarios para la preparación y elaboración de la Nómina de Pago del Personal.

Determinar los niveles de responsabilidad que deben emplearse a los fines de

asegurar un adecuado control interno y externo por parte de los organismos
competentes.

Unidades que interviene

 Departamento de recurso humano
 Departamento de contabilidad
 Departamento de tesorería
Documentos Requeridos
 Nomina
 Balantes de nomina
 Cheques
 Documentos que avalen deuda de los empleados

Normas generales
1. El personal adscrito al Departamento o Sección de Nómina debe
suministrar la información que requiera cualquier funcionario de manera
respetuosa y cordial.

2. Debe llevarse un control de los reclamos que lleguen al Departamento o

Sección de Nómina, a fin de dar respuestas inmediatas que permitan la
conformidad del funcionario que así lo solicite.
 3. Todos los Boletines de Modificación que alteren la Nómina deben cumplir
con la ruta establecida. En el caso de las asignaciones, los boletines deben
ir a la Dirección de Presupuesto para ser avalados y en el caso de las
deducciones ser introducidos al Sistema de Nómina directamente por el
Departamento de Nómina.

4. Al momento de realizar un Boletín de Modificación, se debe verificar que la

información esté acorde a la documentación requerida para la elaboración
del mismo.

5. Antes de proceder al ingreso de datos contentivos en el Boletín de

Modificación al Sistema de Nómina, se debe verificar detalladamente la
información con la finalidad de evitar errores en los cálculos.

6. Todo Boletín de Modificación debe estar acompañado del Oficio y soportes

que originaron tal movimiento.

7. Los Boletines de Modificación se deben elaborar de acuerdo al tipo de

personal y Convención Colectiva respectiva.

8. Los Jefes de las Secciones de Nómina deben verificar que la suma total de
la Nómina del Núcleo tenga concordancia con los Boletines de Modificación
de Nómina que la respaldan, antes de ser enviada al Departamento de
Nómina para su consolidación.

9. El Jefe del Departamento de Nómina debe verificar que la suma total de la

Nómina de la Universidad de Oriente coincida con los Boletines de
Modificación de Nómina que la respaldan, con el monto total del listado
definitivo de Nómina en digital y con el listado definitivo de Nómina impreso,
antes de ser enviado a la Dirección de Personal para dar inicio a los
trámites de su cancelación.

Procedimientos del sistema de Inventarios

Departamento de recurso humano

 1. Recibir y clasificar las novedades que afecten la liquidación del mes en
curso.
2. Registrar las novedades recibidas de ingresos y egresos en el Sistema.
3. Liquidar nóminas.
4. Revisar la pre-nómina.
5. Imprimir planillas de nóminas finales.
6. Elaborar archivos planos para el pago de funcionarios y pensionados y para
la consignación de embargos correspondientes.
7. Entregar nóminas para firma del Jefe del Departamento.
8. Remitir nóminas firmadas al Departamento de Gestión Financiera.

Departamento de recurso de contabilidad

1. Hacer el registro de la nomina
2. Emitir los cheques

Departamento de tesorería
1. Recibir los cheques de contabilidad
2. Entregar a los empleados

Manual de Sistema de propiedad planta y quipo

Objetivo del manual

Contar con un instrumento administrativo, que permita establecer los mecanismos
necesarios de registro y control del activo fijo, mediante la descripción de sus
características físicas y técnicas, su costo, localización y asignación de los
mismos, así como su autorización correspondiente para su alta, transferencia y
baja, con el objeto de mantener permanentemente actualizado el inventario de
activo fijo del Instituto.

Unidades que intervienen

 Departamento de Contabilidad
 Departamento de activo fijos
Documento requerido
 Relación de activos fijos
  Inventario de activo fijo

Normas Generales
1. La asignación de todo activo fijo, deberá responder invariablemente, a
la satisfacción de una necesidad derivada del quehacer sustantivo de
las Unidades.

2. Los bienes muebles que no estén asignados a ningún servidor público,

deberán ser custodiados por el Titular de la Unidad (Administrador,
Director, Subdirector, Jefe del Jurisdicción, Jefe de Departamento y
responsables de ese nivel) a la cual estén adscritos, quienes serán
responsables de ellos.

3. Los titulares de las Unidades (Jefe de Jurisdicción, Director,

Administrador), deberán de designar en sus unidades, áreas
debidamente protegidas de acceso controlado, para que se concentren
los bienes muebles inservibles, sujetos al proceso de baja y destino
final.

4. Las Unidades que cuenten con activo fijo, que no les sea de utilidad y
no cause baja, deberán de informar el bien o los bienes a todas las
Unidades mediante la Subdirección de Servicios Generales, para que
se efectúe la transferencia correspondiente.

5. Las administraciones de las diferentes Unidades del Instituto,

realizarán permanentemente el etiquetamiento de los bienes (grabar el
número de inventario), la elaboración de los resguardos respectivos y la
actualización de las firmas correspondientes.

6. En caso de accidente, robo o extravío, las Unidades, notificando al

departamento de activo fijo, reportando el número de siniestro, y enviar
la documentación correspondiente, a la Unidad de Asuntos Jurídicos.

Procedimientos del sistema de Inventarios

Departamento de activo fijo

1. Elaborar inventarios físicos de activo fijo permanentemente en las unidades.

2. Elaborar los resguardos de activo fijo y recabar las firmas

correspondientes.

3. Llenar el reporte de transferencia de activo fijo y dar el seguimiento

correspondiente.

4. Marcar y/o colocar el número de inventario al activo fijo.

5. Participar en las entregas recepción de los centros de salud, servicios,

Departamentos, o áreas de las diferentes unidades, en materia de activo
fijo.

6. Actualizar los resguardos de activo fijo, en casos de renuncias, licencias,

jubilaciones, etc.

7. Coordinar y asesorar a los administradores y/o coordinadores municipales

respecto a los lineamientos del control del mobiliario y equipo.

8. Conciliar permanentemente el listado de mobiliario y equipo que emite el

Departamento de Bienes Muebles, contra el inventario físico de la unidad,
con el objeto de mantener actualizado el inventario de activo fijo.

9. Solicitar la reposición de los bienes perdidos o extraviados a los

resguardatarios.

10. Solicitar las facturas endosadas a nombre del Instituto, del mobiliario y
equipo que ingrese a la unidad por concepto de donación.

11. Controlar las pérdidas del mobiliario y equipo, mediante la firma del vale de
 activo fijo extraviado por parte del resguardatario.

12. Requerir la reposición de los bienes extraviados al resguardatario

correspondiente.

13. Apoyar al administrador en el levantamiento de actas administrativas

internas, ante el juez menor municipal y/o ante el agente del ministerio
público, en caso de pérdida o robo del mobiliario y equipo en las unidades.

14. En ausencia de la agencia del ministerio público en la localidad, se debe

acudir al juez menor municipal.

Departamento de Contabilidad

1. Recibir los documentos de cotización y orden de compra debidamente

autorizado.

2. Realizar el registro correspondiente a la compra del activo.

3. Realizar la emisión de cheques de compra de activos fijo.

4. Hacer el registro de de la depreciación de los activos fijos.

5. Hacer El registro de la venta de los activos.