TEORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN

1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Desde comienzos de la humanidad el hombre, a pesar de los pocos recursos que conocía, trató de
mejorar su situación con la ayuda de técnicas y métodos que al momento disponía.

La organización existe desde siempre y es considerada como ciencia desde finales del siglo pasado
y principios del actual.

XIII (1240) WALTER OF HENLEY

 Vigilancia.
 Selección - Adiestramiento: de los trabajadores.
 Rendimiento mínimo: trabajo a desarrollar en un periodo de tiempo.
 Recursos apropiados.

Estos puntos venían expresados en una carta que un padre le dejo a su hijo para que cuidara la finca.

XV (1452 - 1519) LEONARDO DA VINCI

 Primer testimonio escrito sobre medición del trabajo.

 La medición la hizo mediante la descomposición del trabajo en partes.

XVIII (1760) PERRONET

Aparece por primera vez descrito un ciclo completo de producción.

Ciclo completo de fabricación de alfileres.

XIX (1800)FUNDICION DE BOULTON WAT

 Decoración (del centro de trabajo).

 Obsequios navideños (como incentivo al trabajador).
 Viviendas (por empresa al servicio del trabajador cerca del centro de trabajo).

XIX (1832) CHARLES BABBAGE

División del trabajo en fases.

 Bonificaciones, se maneja el concepto de la incentivación por primera vez. (Actualmente el

tope de incentivación rentable "tiempo/ calidad" es de 1/3, aunque esta cifra es orientativa.
Esta cifra sale de la demostración de que un trabajador incentivado incrementa su
rendimiento en 1/3 aproximadamente.
  Cronometraje, se usan por primera vez aparatos de medida del tiempo. (A principios del
siglo XX, se grabó por primera vez a un trabajador en su puesto de trabajo para corregir sus
defectos).
 Hoy en día está prohibido.

DURANTE EL SIGLO XIX

 Salarios e incentivos.
 Participación de beneficios (ventajas e inconvenientes: esto no da siempre el resultado
buscado).

XIX - XX (1856 - 1915) FREDERICK WINSLOW TAYLOR

 "Padre de la organización científica del trabajo".

 Comenzó a estudiar rendimientos y tiempos.
 Distintos métodos de trabajo.
 Estudio de las dimensiones de la pala de carga de minera y otros materiales.

XX FRANK BUNKER GILBRETH Y LILLIAN MOLLER

 Son contemporáneos de Taylor.

 Aportación de criterios psicológicos al estudio del trabajo.
 El estudio del movimiento lo realizaron descomponiéndolo en movimientos elementales,
ayudándose de filmaciones e incorporando el cronómetro al campo de visión.

A menudo se ha venido afirmando que es posible impulsar el progreso de un país,

incrementando el nivel cultural y técnico de su población y por ende mejorando los
sistemas de trabajo y sus organizaciones.

Las razones que se han dado para justificar tal aseveración, señalan que la dotación de
capital y la posesión de recursos naturales determinan solo una parte del crecimiento,
puesto que existe un tercer factor preponderante dentro del proceso de desarrollo que
está relacionado principalmente con el nivel de educación, capacitación de mano de obra
y el empleo de una técnica propia que garantice el mejor aprovechamiento de los
recursos disponibles, reduciendo el tiempo y posibilitando mayores rendimientos.
1.2 ORGANIZACIÓN APLICADA

Organización es una técnica que actúa como mecanismo de control de los procedimientos
administrativos, está íntimamente relacionada con la administración en el planteamiento de
políticas generales de planificación, en el estudio de diagnóstico de las organizaciones y en
recomendar las soluciones más viables que permitan alcanzar los objetivos institucionales y
obviamente solucionar sus problemas.

La Organización aplicada se torna cada vez más importante tanto por permitir la simplificación de
métodos y procedimientos, cuanto por garantizar mejores resultados en el análisis micro-
administrativo.

Hoy en día se pone especial interés en la eficiencia del trabajo, en la simplificación de los
procedimientos y en la reducción de los costos de operación. Para alcanzar este objetivo es
necesario mejorar los métodos de trabajo y adecuar las estructuras de las organizaciones a las
exigencias de los planes de desarrollo institucional.

1.2.1 DEFINICIONES

 Las técnicas de organización constituyen una herramienta que facilita el desarrollo de los
procedimientos administrativos, optimizando la utilización de los recursos disponibles.

 Las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos por medio
de los recursos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo.

 La organización aplicad tiene como fundamento estudiar la estructura de la empresa, aplicar

los principios administrativos y formular un diagnóstico aceptable que permita recomendar
soluciones adecuadas.

La organización aplicada permite:

 Formular y revisar los objetivos de la empresa.

 Aplicar las funciones de Dirección.
 Ejecutar la planificación administrativa.
 Establecer políticas para definir estructuras administrativas racionalizadas y
funciones coordinadas
 Detectar los errores en los sistemas de organización tradicional.
1.2.2 OBJETIVOS

La técnica de Organización Aplicada persigue los siguientes objetivos:

a) Detectar las causas que producen conflictos en la organización

b) Eliminar el trabajo innecesario

c) Detectar la duplicación y superposición e funciones y proceder a eliminarlas

d) Incrementar la producción utilizando los mismos recursos disponibles

e) Mejorar la calidad del producto a través de la utilización de los mejores métodos y

procedimientos de trabajo

f) Capacitar al personal en las áreas de menor rendimiento

g) Orientar la estructura y funciones de la organización a los objetivos programado

h) Garantizar una organización eficiente y reducir el tiempo y los recursos

1.2.3) IMPORTANCIA

 La organización es un conjunto de principios, técnicas y prácticas aplicables a seres

humanos, permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los
cuales se pueden alcanzar propósitos comunes.

 Es de carácter continuo (expresión, contracción, nuevos productos).

 Es un medio que establece la mejor manera de alcanzar los objetivos.

 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente,
con el mínimo de esfuerzo.

 Evita lentitud e ineficiencia.

 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar las funciones y

responsabilidades.

 La estructura debe reflejar los objetivos y los planes de la empresa, la autoridad y su

ambiente.
1.3 TEORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN

Una teoría consiste en analizar un fenómeno y explicarlo, intentar comprender las causas de ese
fenómeno, lo cual nos sirve para intentar mejorar la realidad. Una buena teoría es muy útil y
práctica. La definimos como una serie de conceptos y principios que describen y explican el
fenómeno de las organizaciones. Por ello, han de ser aplicables a cualquier situación y momento.

Se desarrollan de dos formas:

1. Mediante la experiencia: observando los fenómenos, reflexionando sobre ellos, y

construyendo un marco.
2. Mediante la investigación: se analizan, planteando una serie de hipótesis, contándolas y
mejorándolas.

Nos ofrece unos puntos de referencia que nos ayudan a entender el fenómeno de las organizaciones
y además, nos de unas pautas para ayudarnos en la dirección de organizaciones. Sin embargo, hay
muy pocas personas que dirigen organizaciones y que no conocen la teoría de la organización.

1.3.1 TEORÍA CLÁSICA

La Teoría Clásica; concibió la organización como un sistema cerrado sin conexión con su ambiente
exterior.

 Taylor:

Padre de la administración científica, consideraba a los trabajadores motivados por recompensas

de tipo material y por el miedo a la necesidad. Aconsejaba a la gerencia que cuando se comunicara
con sus empleados lo hiciera poniendo énfasis en las recompensas materiales. El modelo de
comunicación que sostenía era lineal y descendente.

 Fayol

Padre de la administración general, tenía 3 principios estrechamente relacionados con la

comunicación organizacional:

 Unidad de dirección: un solo superior por área, para evitar distintas interpretaciones de los
mensajes recibidos desde la dirección. Está relacionado con el flujo descendente de la
información (comunicación vertical).
 Cadena de escalafón: orden jerárquico que sirve como nexo del flujo de información. Está
relacionado con un flujo ascendente y descendente de la información, como así también
con la comunicación horizontal.
 Unidad de mando: un gerente no debe pasar por alto al supervisor directo de un empleado
si quiere comunicarse con este último. Está relacionado con el flujo descendente de la
información.
Los principios de Fayol hablan de una estructura piramidal en las organizaciones, donde la
comunicación está cuidadosamente controlada y sigue un orden jerárquico en la toma de
decisiones.

 Weber:

Padre de la teoría de la burocracia, sostiene que la organización debe estar regida por reglas
rígidas para que la ejecución y la coordinación de las tareas sean predecibles y así prevenir
posibles errores.

La teoría clásica favorece:

 Estructuras piramidales
 Poca interacción entre los miembros de la organización
 Procesos de comunicación vertical (sobre todo en el flujo descendente)
 Centralización en la toma de decisiones
 Exceso de reglas y reglamentos
 Motivación de empleados basándose en el temor a la necesidad

ELEMENTODE BASICOS DEL PROCESO

ADMINISTRATIVO

PLANIFICACION CONTROL

ORGANIZACION DIRECCION

INTEGRACION
 EN ESTA TEORÍA SE ENUNCIARON ALGUNOS PRINCIPIOS

 División del trabajo: o especialización de las tareas y de las personas para aumentar
la eficiencia.
 Autoridad y Responsabilidad: Autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de
esperar obediencia; la responsabilidades una consecuencia natural de la autoridad.
Ambas deben estar equilibradas entre sí.
 Disciplina: Depende de la obediencia, la dedicación, la energía, el comportamiento
y el respeto de los acuerdos establecidos.
 Unidad de Mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el
principio de la autoridad única.
 Unidad de Dirección: Es el establecimiento de una cabeza y un plan para cada grupo
de actividades que tengan un mismo objetivo.
 Subordinación de Intereses Individuales a los Intereses Generales: Los intereses
generales deben estar por encima de los particulares.
 Remuneración de Personal: Debe haber una satisfacción justa y garantizada para
los empleados y para la organización en términos de retribución.
 Centralización: Concentración de la autoridad en la alta jerarquía de la
organización.
 Jerarquía ò Cadena Escalar: Línea de autoridad que va del escalón más alto hasta el
más bajo. Es el principio del mando.
 Orden: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. Es el orden del ser humano.
 Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
 Estabilidad y Duración del Personal en su cargo: La rotación tiene un impacto
negativo sobre la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una
persona en un cargo, mejor.
 Iniciativa: La capacidad de visualizar un plan y de asegurar su éxito.
 Espíritu de equipo: La armonía y la unión entre las personas constituyen fortalezas
para la organización.
1.3.2 TEORIA NEOCLÁSICA

Esta Teoría trata de Compensar en alguna forma las deficiencias en la doctrina clásica, el
movimiento de las relaciones humanas y las Ciencias de comportamiento en forma integrada a la
teoría de la organización.

La teoría Neoclásica, es una continuación de la teoría Clásica. Aparece durante la gran depresión
económica (Wall Street) y la segunda Guerra Mundial. Su foco se centró en lo formal, tratando de
encontrar la eficiencia complementándola con las técnicas de sus precursores. La segunda Guerra
Mundial, la expansión económica y la evolución en el ámbito tecnológico se demostraron en los
siguientes cambios:

 Mayor automatización de los procesos productivos

 Menor utilización de la mano de obra en trabajados de producción, transporte y carga
 Mayor cantidad de miembros por el crecimiento de las horas.
 Mayor cantidad de objetivos a alcanzar en la organización

Características Principales

 Énfasis en la práctica de la administración.

 Reafirmación de los postulados de la Teoría Clásica.
 Énfasis en los objetivos y resultados.
 Eclecticismo: Recopilaron varios aspectos de algunas teorías:

1. Relaciones Humanas – Organización Informal

2. Burocracia – Normas
3. Comportamiento Organizacional – Equilibrio
4. Teoría de los Sistemas

1.3.3 TEORIA MODERNA:

Esta teoría se basa en la confianza en los datos de la investigación empírica y sobre todo en su
naturaleza de integración, es decir es el análisis de la organización.

Estas cualidades están enmarcadas en una filosofía que acepta la premisa de que la única forma
significativa o válida de estudiar de organización es el estudio de ella como sistema.

Un sistema es un conjunto de elementos que interactúan entre: la teoría moderna; estudia a una
organización como un sistema.

Esta teoría analiza el talento humano como parte fundamental de la organización; podemos decir si
queremos tener una organización exitosa debemos contar con un talento humano exitoso.
LAS TEORÍAS DE LA ORGANIZACIÓN:

TEORIA CLASICA TEORÍA NEOCLÁSICA TEORÍA MODERNA

División de Factores Elemenstos de la 1. Las partes

Trabajo Determinantes Organización Informal El Sistema 2. Las interacciones
3. Los procesos
4. Los objetivos
Procesos Ecología Elementos de Control
Funcionales Social
y Jerárquicos 1, El individuo y su
Las partes y personalidad
su 2. La organización formal
Estructura Factor Técnicas diferenciales Interdependencia 3. La organización informal
Ocupacional de Análisis 4. El concepto de Status y roles
5. El contorno Físico

Alcance del Intereses Status y comunicaciones

Control Peculiares 1. Comunicaciones
PROCESOS 2. Equlibrio
3. Las decisiones
Asuntos Resistencia al
Especiales cambio
1. Crecimiento
OBJETIVOS 2, estabilidad
Líder 3. Interacción

1.4 GENERALIDADES ACERCA DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS:

CONCEPTO:

La función de Organización y Métodos es un servicio eminentemente de asistencia y asesoría al nivel

gerencial de las empresas, cuyo objetivo primordial es incrementar la eficiencia administrativa
mediante la elaboración de estudios técnico-administrativos que buscan el mejoramiento de los
procedimientos, métodos y sistemas de trabajo.

Esta actividad se realiza a través de propuestas que elaboran los Analistas de Organización &
Métodos, después de haber realizado los estudios respectivos a los procedimientos que utiliza la
empresa, tratando de buscar hacerlos más sencillos y efectivos, lo cual trae como consecuencia
reducción de costos y esfuerzos innecesarios para lograr la simplificación del trabajo.
Las propuestas deberán ser analizadas por el nivel gerencial, y será allí en donde se decida si se
ponen en práctica o si son denegadas.

Los Estudios de Organización y Métodos son útiles para cualquier empresa, ya sea esta Industrial,
comercial o de servicios.

1.4.1 IMPORTANCIA

El estudio científico del trabajo, que aplica la técnica analítica al proceso de producción con el fin de
simplificar y reducir el coste de las operaciones singulares para mejorar los métodos de
transformación y el plan de fabricación, y tratar de lograr un mejor aprovechamiento de los
recursos.

1.4.2 CARACTERÍSTICAS

Es importante saber las características que distinguen a los análisis de un sistema de Organización y
métodos, las cuales se denotan así:

a. Eliminación: Es la supresión de un sistema de trabajo, la eliminación de procedimientos o

de pasos dentro de un proceso.
b. Adición: Introducir nuevos sistemas o programas.
c. Combinación: Combinar el orden de las operaciones de un procedimiento que considere los
factores.
d. Modificación: Cambios en los procedimientos o las operaciones, modificadores en las
formas, registros e informes.
e. Simplificación: Introducción de mejoras en los métodos de trabajo mediante el análisis de
las operaciones de un procedimiento.
f. Series de Tiempo: Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos,
producción, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades homogéneas de tiempo.
g. Correlación: Determinar el grado de influencia entre dos o más variables. Una variable
puede ser estimada si el valor de otra variable es conocido.
h. Muestreo: A través del uso de varios diseños, el muestreo hace posible las inferencias
acerca de las características del personal.
i. PERT (Técnica para la Revisión y Evaluación de Programas): La planeación y control de un
conjunto complejo de actividades, funciones y relaciones. Incluyen: la cadena de eventos y
actividades, asignación de recursos, etc.
j. Programación lineal: Para asignar los recursos incluyendo una función objetiva, a través de
la elección entre varias alternativas y sistemas cuyos elementos tienen valores para
adquisición, durabilidad, utilización en diversas etapas.
k. Simulación: Usada para imitar una operación antes de su ejecución real, para así
proporcionar datos aproximados que permiten tomar decisiones, haciendo grupos
complejos de variables.
l. Teorías: Existen, en los análisis de Organización y Métodos, diversas teorías que
caracterizan a su dependencia o a las etapas por las que está desarrollándose, éstas se
dividen así:

 Línea de espera: Es para determinar el número óptimo de estaciones de servicio, y la

mayoría de los modelos suponen una distribución específica de las llegadas y el tiempo.
 Decisiones: Seleccionar el mejor curso de acción cuando la información se da en forma
probable para el desarrollo sistemático del análisis.
 Juegos: Es para determinar la estrategia óptima en una situación de competencia, y aplicar
en problemas de productividad haciéndose responsables pero conociendo las reglas.
1.4.3 OBJETIVOS:

 Introducir mejoras en los sistemas administrativos

 Simplificar trámites o eliminarlos

 Reducir la nómina sin perjudicar la capacidad operativa de la administración de la empresa.

 Aplicar la planificación estratégica para definir objetivos.

1.4.3 UBICACIÓN DE LAS OFICINAS DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

Ya está definido que la función única de Organización y Métodos corresponde a aconsejar, aunque
a veces resulte inefectiva o que goce de un fuerte respaldo y tenga acceso a muchas fuentes de
autoridad, dando como resultado que la unidad de Organización y Métodos pueda situarse en
diferentes lugares en la estructura administrativa de una empresa.

Esta puede ubicarse en los departamentos de presupuestos y finanzas, de personal o de secretaría.

Lo que se deriva por establecer estos programas en oficinas o departamentos claves en el corazón
de la administración como un instrumento efectivo para su mejoramiento.

"La ubicación de Organización y Métodos en los organismos de la administración es muy variada y

depende del tipo de relaciones y las funciones que se le asignen y del tipo de organismo implicado".
Los documentos oficiales recomiendan que el sistema de organización y métodos dependan de la
misma autoridad del organismo al cual sirven. Sin embargo, las podemos localizar de diferentes
formas, es decir, de acuerdo a las funciones que realicen en la empresa u organismo.

a) Ubicación según la función de asesoría:

Si se le asigna funciones asesoras deben ubicarse en el máximo nivel jerárquico o máximo nivel de
decisión, pero pueden situarse en otro nivel jerárquico. Existen dos casos

 En una secretaría, donde dependa directamente del secretario, del subsecretario y de un

gerente.

 En una administración descentralizada, donde puede depender directamente del director o

gerente general y del subdirector o subgerente general.

La necesidad de crear una unidad de asesoramiento surge, cuando un directivo reconoce que la
estructura administrativa que dirige no responde en un momento determinado al desarrollo y
evolución de las actividades administrativas. Al no poder detectar personalmente las causas de
dicho desfase, decide aumentar su capacidad directiva y crea una unidad orgánica asesora.

Realizándose mediante la recolección de una serie de datos que le permiten conocer la situación
como una fase de diagnóstico y considerar los cambios para una mejoría del sistema de actuación
administrativa como una fase de diseño.

b) Ubicación según la función de apoyo administrativo:

Es aquella que permite a los órganos administrativos cumplir con sus acciones sustantivas y que
agrupa las tareas de programación, presupuestos, información, administración de recursos
humanos y materiales y control.

Se puede ubicar el sistema de Organización y Métodos a nivel lineal, dependiendo de un órgano de

línea pero con autoridad funcional sobre las unidades orgánicas de la dependencia para el caso
específico y especial del apoyo administrativo en Organización y Métodos.

Puedes ser una dirección general, departamento y oficina, con funciones de apoyo administrativo,
auxiliadas por pequeñas unidades de diagnóstico y proyectos ubicados en las áreas que dadas su
importancia o dimensión las requiera.

c) Ubicación según la función de los proyectos:

La organización por programas o proyectos es la más resultante del desarrollo de las relaciones
horizontales dentro las organizaciones.

La organización por proyectos se caracteriza porque constituye una organización orgánico –

ajustable y flexible, identificándose como una estructura horizontal – diagonal. Es una combinación
de la relación de coordinación y del mando especializado, pero también puede considerarse como
una vinculación entre la estructura programática, cuando se aplica el presupuesto por programas,
cuya base son los proyectos y la organización.

"Existen dos enfoque para administrar los proyectos de Organización y Métodos"

El primero se refiere a que el administrador del proyecto sea asesor directo, lo que ubica al más alto
nivel con una relación de asesoría en el organograma.

El segundo se refiere a que el administrador del proyecto detente autoridad sobre todas las
actividades del proyecto hasta su término y los funcionarios de línea conserven su autoridad lineal
original.

"En el coexisten dos flujos de autoridad: el flujo vertical de autoridad que emana de los distintos
administradores funcionales y el flujo horizontal de la autoridad al proyecto"

SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN
CONCEPTO:

Son medios que permiten a la institución alcanzar sus objetivos. No son puros pues son el
resultado de combinaciones.

2.1 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN LINEAL O MILITAR (Concentra el mando)

Concentra la autoridad en una sola persona, y esta toma todas las funciones y responsabilidades
de mando.

VENTAJAS:

 Sencillo y claro
 No hay conflictos de autoridad, ni fugas de responsabilidad.
 Se crea una firme disciplina
 Es más fácil y {útil en la pequeña empresa

DESVENTAJAS:

 Se carece de especialización.
 No hay flexibilidad para futuras expansiones
 Difícil capacitar a un jefe para que controle y supervise todo
2.2 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN FUNCIONAL, DEPARTAMENTAL O DE TAYLOR (Delega el
mando)

Es el que se organiza específicamente por departamentos o secciones basándose en los principios

de la división del trabajo de las labores de una empresa, y aprovechado la preparación y la aptitud
profesional de los individuos en donde puedan rendir mejor futuro.

Esta organización se impone particularmente en los grandes centros de trabajo, donde al frente de
cada departamento está un jefe que tiene a su cargo una función determinada.

VENTAJAS:

 Mayor nivel de especialización, mayor productividad.

 División de trabajo es planeada y no accidental.
 El trabajo manual se separa del trabajo intelectual
 La presión es menor.

DESVENTAJAS:

 Contradicción aparente o real

 El mando es extremadamente confuso para la base de la misma.
2.3 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE COMITÉS O CONSEJOS (Comparte el mando)

Es el que somete las disposiciones que van a dictarse al acuerdo de un cuerpo de individuos a cuyo
cargo están la dirección y administración de la empresa.

Estos cuerpos comparten la responsabilidad de las órdenes, ya que estas se dictan conforme al
acuerdo que se toma por mayoría de votos de sus miembros.

VENTAJAS

 Certeza de que las cosas salen bien

 Mayores ideas para la toma de decisiones
 Responsabilidad compartida
DESVENTAJAS:
 Decisión tardía
 Responsabilidad diluida
 Pérdida de tiempo en discusiones
2.4 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN MATRICIAL
Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de
otros tipos de organización porque se abandona el principio de unidad de mando.

Ventajas:
 Coordina actividades para satisfacer las necesidades del producto.
 Propicia una comunicación interdepartamental
 Permite cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.
Desventajas:
 Confusión de acuerdo al mando
 Da lugar a una lucha por el poder
 Fuga de responsabilidades
2.5 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN INTELIGENTE

Es el manejo efectivo de su conocimiento, detección oportuna de necesidades de mercado y

capacidad para adaptar características al entorno e innovar.

VENTAJAS:
 Reutilización del conocimiento y la experiencia de otros integrantes de la empresa
 Creación a partir de la información existen en lugar de empezar de cero

 Toma de decisiones más informadas y por lo tanto mayor posibilidad de éxito

DESVENTAJAS:
 Necesidad de contar con personal altamente calificado
 Inestabilidad si no hay un proceso de comunicación.
 DIAGNÓSTICO ADMINISTRATIVO
3.1 DEFINICIÓN:
Permite detectar las fallas existentes en una organización y en esa base recomendar las mejoras que
deben introducirse para garantizar el cumplimiento eficiente de las funciones, responsabilidades y
objetivos de la entidad.
Este diagnóstico debe estar a cargo de especialistas en el área administrativa para poder determinar
con exactitud los problemas y sugerir las soluciones más adecuadas.

Se debe tener presente que el tiempo que se dedique al diagnóstico tiene que ser lo más corto
posible.

IMPORTANCIA:

El estudio de diagnóstico constituye la base de referencia para conocer los problemas

administrativos que tiene una organización y en esa base encontrar las soluciones más apropiadas.

Conocidos los problemas de una organización es fácil determinar los objetivos generales y
específicos de un estudio administrativo.

PROBLEMAS QUE SE PUEDEN PRESENTAR

 Dualidad de mandos y abuso de autoridades.

 Duplicidad de funciones
 Exceso de papelería y formularios en general
 Actitudes conformistas del personal
 Inexistencia de Misión, Visión y objetivos.
 Inexistencia de estrategias, falta de políticas.
 Incapacidad o falta de interés gerencial
 Falta de comunicación y coordinación del personal a todo nivel.
 Falta de información oportuna para la toma de decisiones.
 Falta de programas de capacitación para el personal.
 Falta de control para el uso de recursos disponibles.
 Inadecuada distribución del trabajo que no permite delimitar responsabilidades.
  Falta de delegación de autoridad y responsabilidad.

3.2 ÁREAS DEL ESTUDIO DEL DIAGNÓSTICO ADMINIISTRATIVO

Las áreas que podrían comprender un estudio de diagnóstico administrativo figurarían entre otras
las siguientes:

 Estructuras orgánicas por procesos

 Diseño de manuales de procedimientos
 Mejoramiento de procesos
 Utilización y distribución del espacio físico
 Estudio sobre diseño y rediseño de formularios
 Estudios en el área de personal sobre: recaudamiento, selección, clasificación, valoración,
control, evaluación de desempeño y escalafón
 Estudio de desarrollo organizacional
 Planificación estratégica
 Reingeniería estratégicas
 Sistemas de documentación y archivo
 Fortalecimiento y modernización institucional

3.3 JUSTIFICACIÓN

Antes de realizar un estudio administrativo se debe analizar cuidadosamente la razón de la solicitud

e inclusive efectuar pequeñas investigaciones que posibiliten conocer la raíz de la decisión, para
evitar que el estudio pueda ser tomado como un instrumento para satisfacer necesidades
personales, políticas o técnicas.

OBJETIVOS

Todo estudio administrativo debe señalar los objetivos de un programa de trabajo así:
Para la implantación de un manual de control y correspondencia de archivo los objetivos son:

 Garantizar una eficiente administración de la correspondencia

 Prestar un servicio ágil y oportuno
 Posibilitar una adecuada coordinación entre las unidades administrativas
  Modernizar los sistemas de archivo
 Capacitar al personal en técnicas de comunicación
 Mejorar la imagen de organización

ALCANCE

La clara determinación del alcance del estudio, posibilita dimensionar los recursos económicos,
materiales y humanos que van a ser necesarios y el tiempo que se utilizará.

3.4 METODOLOGIA DE TRABAJO

La metodología no es otra cosa que una guía ordenada y sistemática para describir la forma de
desarrollar un trabajo.

Indica paso a paso que es lo que debe hacerse, los materiales que se utilizan, y los recursos humanos
para el desarrollo del estudio.

3.5 FASES DEL ESTUDIO ADMINISTRATIVO

Incluye cinco fases que son:

1. DIAGNÓSTICO

El estudio de diagnóstico se lleva a cabo mediante una investigación administrativa para conocer las
causas que generan la existencia de problemas en la organización y en base de esa realidad se
plantean recomendaciones para la solución de los mismos. Ejemplo: El diagnóstico que realiza el
médico al paciente.
 2. DISEÑO

Implica elaborar todos los documentos recomendados en el Informe de Diagnóstico

3. IMPLANTACIÓN

Significa poner en marcha o en ejecución todos los estudios que han sido diseñados en la fase
anterior. Este paso constituye una etapa fundamental en cualquier estudio administrativo, a la vez
que es el más arduo y difícil por las resistencias que siempre se presentan.

Ejemplo: la implantación de un nuevo sistema para el control y trámite de la correspondencia y

archivo.
 4. CONTROL

Consiste en observar los diseños se apliquen conforme a la planificación y metodología establecida

y ello viabilice el cumplimiento de los objetivos del estudio.

El control puede ser previo, concurrente o posterior y considerar un área parcial o global.

5. EVALUACIÓN

Consiste en comprobar si los nuevos métodos y sistemas introducidos están o no rindiendo los
resultados esperados.

Permite detectar las deficiencias que puede presentar el nuevo sistema para lo cual será necesario
introducir los cambios que se estimen adecuados.