UNIVERSIDAD DE HUÁNUCO

FACULTAD DE DERECHO Y CIENCIAS POLÍTICAS

DERECHO REGISTRAL Y NOTARIAL

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MONOGRAFÍA

Instrumentos Públicos Extraprotocolares

Profesora Belky Mayra Venturo Peralta

RAMÍREZ ACACIO STEPHANY CAROLINA

2 de mayo de 2018

TINGO MARÍA- PERÚ

 ÍNDICE

INTRODUCCIÓN …………………………………………………………………. 3

LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES …………………………... 4

1. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS ………... 5

2. INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL…………………………..8
3. CLASES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES ……..9
4. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
EXTRAPROTOCOLARES……………………………………………11
5. CARACTERÍSTICAS DE LOS INSTRUMENTOS
EXTRAPROTOCOLARES ……………………………………………12
6. CLASES DE INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES …….13
7. ACTAS, INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES
8. LOS PODERES Y LA INTERVENCIÓN DEL NOTARIO………15
 INTRODUCCIÓN

Es bueno mencionar que la ley considera al notario como un profesional del

derecho, por lo que remarca su ejercicio privado, y no público.

No obstante, la doctrina considera que el notario es funcionario público, en

virtud de la potestad de la que está investido, sin embargo, su función tiene
características especiales, pues no pertenece al escalafón público, ni cobra sus
emolumentos del presupuesto estatal ni se encuentra sujeto a jerarquía
administrativa.

Si bien el notario no es funcionario público, sin embargo, ejerce una

actividad pública por delegación o concesión del Estado (así: considerandos
del Decreto Legislativo N° 1049), pues resulta evidente que la fe pública lo
coloca en una situación de supremacía sobre los demás, ya que sus
afirmaciones se tienen por ciertas, lo que solo se justifica en cuanto se trata de
una función pública.

El notario actúa en el nivel de aplicación del derecho, para lo cual escucha

directamente a las partes y documenta los fines lícitos que los particulares
pretendan lograr, con la forma jurídica más conveniente y ajustada a la
legalidad. 1

La función notarial se enmarca dentro de una especie “justicia preventiva”.

El notario orienta, asesora y soluciona conflictos que pueden suscitarse

entre las partes. Entonces el notario al aplicar el derecho también crea el
derecho a través de diversas figuras como los Instrumentos Públicos
Notariales que se dividen en dos: Instrumentos Públicos Protocolares e
Instrumentos Públicos Extraprotocolares. La presente monografía versa
específicamente sobre el segundo instrumento.

1
GONZALES BARRÓN, Gunther. Derecho Registral y Notarial. Tomo II. Editorial Jurista Editores. Lima,
2012, pp. 1180-1181

3
 CAPÍTULO I

LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS

NOTARIALES

4
 INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

1. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS

PÚBLICOS

De conformidad con el diccionario de la Lengua Española el

término instrumento se refiere al conjunto de diversas piezas
combinadas adecuadamente para que sirva como determinado objeto en
el ejercicio de las artes y oficios. En otra de sus tantas acepciones indica
que la palabra instrumento también se refiere a la escritura, papel o
documento con que se justifica o prueba alguna cosa o afirmación.

Instrumento es todo aquello que sirve para conocer o dejar

constancia de un hecho o acontecimiento. Proviene del latín instruere,
que significa: mostrar o enseñar algo.

El instrumento es un documento escrito, es la prueba necesaria

para acreditar y recordar los hechos.

La doctrina distingue entre instrumento y documento.

El documento es el género, mientras que el segundo es la especie.

El documento puede constar escrito o gráficamente como un contrato o
un plano, siendo indiferente la forma en que se extendió.

Mientras que el instrumento es siempre un documento escrito que

contiene una manifestación o acto que surte efectos jurídicos. Todo
instrumento es un documento; pero no todo documento es un
instrumento. También podemos indicar que documento, es todo objeto
físico que representa y sirve para demostrar la realidad de otro objeto,
de un hecho o de un acontecimiento cualquiera; en cambio instrumento
es todo objeto material representativo del pensamiento mediante signos
lingüísticos, esto es, a través de la escritura.

5
 Documento es todo objeto que permite conocer un hecho tal como
un escrito, una fotografía o una reproducción en video. 2

De ambas definiciones, se puede inferir que mientras el documento

es todo objeto que permite conocer un hecho (lo que deriva de su
etimología latina docet = conocer), tal como un escrito, una fotografía o
una reproducción en video; por el contrario, el instrumento es solamente
el documento escrito.

El Código Procesal Civil utiliza la denominación documento, lo que es

coherente con el concepto que regula, pues en él se considera como tal
a todo escrito u objeto que sirve para acreditar un hecho, tal como se
desprende del artículo 233 del citado código, permitiendo a las partes
probar sus pretensiones, autorizar que cualquier objeto pueda servir
para acreditar un hecho o suceso.

En contraposición a ello, la Ley del Notariado utiliza correctamente el

vocablo instrumento, ya que el notario sólo autoriza documentos
escritos, esto es, aquellos donde se haya plasmado el pensamiento
a través de la palabra graficada mediante signos lingüísticos. 3

Cuando se habla de instrumentos, se viene a la mente, su

clasificación o formas de dividirse:

a. Instrumento público: Según el Código Procesal Civil en su artículo

235 son aquellos que han sido otorgados por notario o funcionario
público en ejercicio de sus atribuciones.

b. Instrumento privado: Es privado cuando no tiene la característica

del público, es decir, que no ha sido otorgado por funcionario público
o notario público según la ley de la materia. La legalización de un
documento privado no lo convierte en público.

2
AMADO RAMÍREZ, Elizabeth. Derecho Registral y Notarial en la Era Digital. Volumen II. Editorial
Ediciones Legales. Lima, 2017, p. 999.
3
GONZALES BARRÓN, Gunther. Derecho Registral y Notarial. Tomo II. Editorial Jurista Editores. Lima,
2012, p. 1237.

6
 Instrumento público, sería el documento escrito otorgado por
funcionario a quien la ley le ha atribuido la potestad de dar fe pública y
exclusivamente sobre ese extremo.

Son instrumentos públicos notariales los que el notario, por mandato

de la ley o a solicitud de parte, extienda o autorice en ejercicio de su
función, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades
de ley, art. 23 de la Ley.

Los instrumentos públicos notariales se extenderán en castellano o

en el idioma que la ley permita.

Los instrumentos públicos notariales otorgados con arreglo a lo

dispuesto en la ley, producen fe respecto a la realización del acto
jurídico, y de los hechos y circunstancias que el notario presencie.

Asimismo, producen fe aquellos que autoriza el notario utilizando la

tecnología de firmas y certificados digitales de acuerdo a la ley de la
materia.

El notario cumplirá con advertir a los interesados sobre los efectos

legales de los instrumentos públicos notariales que autoriza. En el caso
de los instrumentos protocolares dejará constancia de ello, de
conformidad con el artículo 27 del D. Leg. 1049. 4

Sobre el particular, es necesario aclarar que la fe pública

(característica del instrumento público) se circunscribe a la creencia
oficial que se impone respecto del relato o narración que realiza un
funcionario es decir, se considera que el dictum (el dicho) representa
exactamente lo acontecido durante el actum (el acto). Solo en tal caso,
cabe hablar de fe pública o de instrumento público. 5

4
AMADO RAMÍREZ, Elizabeth, Op. Cit, 2017, pp. 1000-1001.
5
GONZALES BARRÓN, Gunther, Op. Cit, 2012, p. 1238.

7
 2. INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL

Este tipo de documento tiene la característica fundamental de

estar dotado de fe pública, esto es, de autenticidad. La fe pública implica
que la narración del notario sobre un hecho se impone como verdad, se
le reputa cierta. Por tal motivo, la única manera de dar fe respecto de un
hecho es haberlo observado y presenciado. Por ello, la fe pública
consiste en la percepción sensorial de los hechos y dichos de las partes,
sobre todo por actos de vista y oído6.
Una vez percibido el hecho o acto (actum), este se documenta con
presunción de verdad (dictum).

En palabras del civilista español José Castán Tobeñas, “los

efectos de la función notarial se sintetizan y resumen en la producción
del instrumento público”.

Como dice VALLET DE GOYTISOLO citado por Gonzales Barrón:

“ante un hecho, el notario tiene como misión la autenticación, es decir, la
de dar fe de lo que ve, oye o percibe con sus sentidos”. Por tanto, es
necesario estar prevenido de la creencia vulgar de que toda certificación
notarial conlleva dotar de fe pública a la integridad del documento, de
principio a fin, e incluso en su contenido intrínseco.

Sin embargo, la intervención del notario en un instrumento NO

IMPLICA QUE TODO ÉL SE ENCUENTRE DOTADO DE FE PÚBLICA,
pues ello dependerá del tipo de instrumento y de la posición que ha
tenido el notario con respecto del acto que documenta.

Por otro lado, el instrumento notarial por excelencia (escritura

pública) no se agota en la dación de fe pública, sino que se trata del
resultado de la labor de consejo notarial, por lo que no es correcto
suponer que se trate de certificar cualquier hecho, en bruto, sin tamiz

6
Como se cita en Gonzales Barrón, 2012, p. 1241.

8
 jurídico, pues se supone que el notario es un jurista especialmente
cualificado que, antes de recibir la declaración de voluntad de las partes,
explora la intención de los contratantes, los asesora y expresa el
propósito querido en la forma más acorde a la legalidad y a los fines
lícitos que los particulares pretendan lograr.

En consecuencia, el instrumento notarial expresa la doble

actividad del notario, que se resume en “dar forma” (asesorar y colaborar
en la correcta expresión de la voluntad) y “dar fe” (certificar exactamente
el hecho acaecido).

Los instrumentos notariales son aquellos en los que el notario, a

solicitud de parte requirente o por mandato legal, extiende o autoriza en
ejercicio de su función, dentro de los límites de su competencia y con las
formalidades de ley (artículo 23 LN). 7

3. CLASES DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS

NOTARIALES

Existen a nivel de doctrina generalizada, dos clases de

instrumentos o documentos públicos notariales:

a. INSTRUMENTOS PUBLICOS PROTOCOLARES

Son instrumentos públicos protocolares las escrituras públicas,

instrumentos y demás actas que el notario incorpora al protocolo
notarial, que debe conservar y expedir los traslados que la ley determina,
según lo establecido en el artículo 25 del D. Legislativo 1049. El notario
está obligado a responder por el buen estado de conservación de los
archivos e índices de éstos instrumentos.

7
GONZALES BARRÓN, Gunther, Op. Cit, pp. 1241-1242.

9
 b. INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás

certificaciones notariales que se refieren a actos, hechos o
circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su
función, conforme lo establece claramente el artículo 26 del D.
Legislativo 1049.

Conviene indicar, que para un sector de la doctrina especializada

en Derecho Notarial, los instrumentos públicos se clasifican de la
siguiente forma:

 Escritura pública
 Actas

Por cuanto, en las actas, la intervención notarial puede referirse

solo a la comprobación de un hecho de la realidad material o
fenomenológica, narra, relata una circunstancia que es objeto de
apreciación sensorial por el notario.

Mientras que en la escritura pública, la intervención notarial

implica la recepción de la declaración de voluntad, en la que las partes
consienten sobre un determinado acto jurídico y disponen de sus
intereses, el notario tiene la obligación de identificar a las partes,
verificarse que estas actúen con capacidad, libertad y conocimiento,
recibir su declaración de voluntad y comprobar su conformidad.

10
 4. DEFINICIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS
EXTRAPROTOCOLARES

Son aquellas atestaciones notariales que no se incorporan al

protocolo y sobre los que el manto de la fe pública se circunscribe
en forma limitada al acto, hecho o circunstancia que el notario
presencie o le conste por percepción sensorial y que no sea de
competencia propia de otra función.8

Son instrumentos o documentos redactados y de autoría de

particulares (instrumentos privados) sobre los que se atesta una
certificación notarial determinada respecto de cierto ámbito de la fe
pública (legitimación de una fotocopia o de una firma, entre otros).
En consideración a ello, no son documentos que el notario los tenga
en su custodia o los conserve, no se documentan en el protocolo
notarial.

Son instrumentos públicos extra protocolares las actas y demás

certificaciones notariales que se refieren a actos hechos o
circunstancias que presencie o le conste al notario por razón de su
función.

El notario cumplirá con advertir a los interesados sobre los efectos

legales de los instrumentos públicos notariales que autoriza. En el
caso de los instrumentos protocolares dejará constancia de este
hecho.

Son aquellos instrumentos públicos otorgados o autorizados por el

notario público, en original; fuera del protocolo. Es decir, no se
llevan en ninguno de los registros de la notaría, ni existe la
obligación legal conservarlos en el archivo notarial. Estos
documentos se redactan dentro o fuera notaría.

8
GONZALES BARRÓN, Gunther, Op. Cit., 2012, p. 1299.

11
 No se conservan en el protocolo notarial, sin embargo son
susceptibles de incorporarse en el Protocolo Notarial a solicitud de
parte interesada.

Según el artículo 97 de Ley del Notariado dicta que: la

autorización del Notario, expresada con su firma en un instrumento
público extra protocolar, da fe de la realización del acto, hecho o
circunstancia, de la identidad de las personas u objetos y de la
suscripción de documentos, confiriéndole fecha cierta.

Para garantizar la seguridad jurídica de dicho instrumento en que

se efectúe la identificación de las personas, el notario podrá utilizar
el sistema de comparación biométrica de huellas dactilares a través
del servicio que brinda RENIEC.

5. CARACTERÍSTICAS DE LOS INSTRUMENTOS

EXTRAPROTOCOLARES

a. No constan en el Protocolo Notarial.

b. Son instrumentos públicos.
c. El notario da fe pública de los hechos y/o actos celebrados ante
él.
d. No tienen una matriz conservada por el notario a la cual
remitirse.
e. Documentan hechos, acciones o dichos.
f. Algunos de ellos tienen formatos impresos por el Colegio de
Notarios de Lima.
g. Pueden redactarse en la notaria o fuera de ella, donde se realiza
el acto o el hecho. Todos los documentos extraprotocolares son
susceptibles de ser incorporados al protocolo notarial, a solicitud
de parte interesada.

12
 h. En las actas, por ejemplo, no es obligatorio que firme la parte
interesada, basta con la firma del notario.

6. CLASES DE INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

6.1 ACTAS: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 94 DEL DECRETO

LEGISLATIVO 1049 Y EN SU REGLAMENTO

a) De autorización para viaje de menores.

b) De destrucción de bienes.

c) De entrega.

d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás . .

. actuaciones corporativas.

e) De licitaciones y concursos.

f) De inventarios; y subastas de conformidad con el Decreto .

. Legislativo N° 674, Ley de Promoción de la Inversión Privada de
. las Empresas del Estado.

g) De sorteos y de entrega de premios.

h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de

. servicios de certificación digital.

i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de

. . voluntad de terceros; y,

j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas

. en general.

k) Otras que la ley señale.

El notario llevará un índice cronológico de autorizaciones de viaje al interior y al

exterior, el mismo que comunicará en la periodicidad, medios u oportunidad que
señale el reglamento, a las autoridades respectivas.

13
 6.2 CERTIFICACIONES: INDICADAS EN EL ARTÍCULO 95 Y
SIGUIENTES DEL D.LEG. 1049, ASÍ COMO EN SU
REGLAMENTO

a) La entrega de cartas notariales.

b) La expedición de copias certificadas.

c) La certificación de firmas.

d) La certificación de reproducciones.

e) La certificación de apertura de libros.

f) La constatación de supervivencia.

g) La constatación domiciliaria; y,

h) Otras que la ley determine.

Son atestaciones en documento privado, en donde el notario deja

constancia de aquello que hace o le consta.

INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

ACTAS CERTIFICACIONES PODERES

Actas de autorización para Entrega de cartas e Poderes fuera de registro.
menores.
instrumentos notariales.
Actas de destrucción de bienes. Poderes por carta con firma
Expedición de copias legalizada.
Actas de entrega.
certificadas.
Actas de juntas, Directorios,
Asambleas, Comités y demás Legalización de firmas.
Actuaciones corporativas.
Legalización de reproducciones.
Actas de licitaciones y
concursos. Legalización de apertura de
Acatas de inventarios y libros.
subastas.
Constatación de supervivencia.
Actas de sorteos y entregas de
premios. Otras certificaciones que la Ley
determine.
Otras Actas que la Ley
determine.

14
7. ACTAS, INSTRUMENTOS PÚBLICOS EXTRAPROTOCOLARES

Según los artículos 98 y 99 de la Ley del Notariado en

concordancia con los artículos 5 y 47 de sus Reglamento, el
notario extenderá actas en las que se consigne los actos,
hechos o circunstancias que presencie o le conste y que no
sean de competencia de otra función.

Las actas podrán ser suscritas por los interesados y

necesariamente por quien formula observación.

Antes de la facción del acta, el notario dará a conocer su

condición de tal y que ha sido solicitada su intervención para
autorizar el instrumento público protocolar.

Normalmente, hay un mero hecho, el notario solo tiene

la actividad de ver y oír, no entra al fondo del asunto, por lo
que se limita a narrar el hecho, lo deja como es, no lo
manipula ni lo altera. La firma de las partes, si se produce,
no es otorgamiento ni consentimiento, que es la narración
de lo sucedido.

8. LOS PODERES Y LA INTERVENCIÓN DEL NOTARIO

8.1 DEFINICIÓN DEL PODER

Se entiende por poder, el medio, instrumento o camino

en virtud del cual, la manifestación unilateral de voluntad de
una persona, confiere u otorga facultades a otra para que la
represente, actuando siempre a nombre del representado.

Se indica que el poder es el camino, es el medio o el

instrumento para otorgar una representación voluntaria,
para confundir en primer lugar, la persona que otorga
facultades, con la persona a quien se inviste de tales
facultades para actuar y que presupone o da idea de una
relación de medios, ya que por otra parte, para no confundir
el poder como figura especializada, con la representación
misma, aunque esta distinción sea sutil, distingue
claramente los dos conceptos.

15
 8.2 CLASES DE PODERES

Los poderes ante notario podrán revestir las

siguientes modalidades, según lo establecido en el artículo
117 de la Ley del Notariado:

 Poder en escritura pública (instrumento

público protocolar).
 Poder fuera de registro, y (instrumento público
extra protocolar).
 Poder por carta con firma certificada
(instrumento público extra protocolar).

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17