EXCEL INTERMEDIO

CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN A EXCEL

MANUAL DEL PARTICIPANTE 8

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1. INTRODUCCIÓN A EXCEL

¿Qué es Excel? Es un programa de hoja de cálculo que permite realizar cualquier

tipo de operación matemática, proyectos, esquemas empresariales y una serie de
cosas más.
Excel forma parte de la suite de ofimática de Microsoft llamada Office, aunque por
sus funciones es considerada como una hoja de cálculo, la verdad es que sus
funciones van más allá de simples cálculos y fórmulas, ya que con este software
es posible manejar bases de datos, crear formatos de captura, crear plantillas,
etc.
En este curso se cubrirán los fundamentos básicos de la aplicación, desde la
forma de iniciar el programa hasta la forma en que se crean gráficos.

1.1 Conceptos básicos (Terminología)

Excel es una aplicación tan completa que presenta su propia terminología de

trabajo. A continuación, podrá conocer los diversos nombres que posee las
características de Excel y pueda familiarizarse con lo que se explicará en este
capítulo.

Un Libro de trabajo (o simplemente Libro) es un archivo en el cual usted

almacena sus datos. Cada libro contiene al menos una hoja, nombradas Hoja1,
Hoja2 y Hoja3. Las personas utilizan los libros para organizar, gestionar y
consolidar datos.

Una Hoja de trabajo (o simplemente Hoja) es una cuadrícula de columnas y filas.

Cada Libro de Excel contiene 1,048,576 filas y 16,384 columnas. Cada columna
está etiquetada usando una letra del alfabeto; la columna después de la Z es la
columna AA, seguida por AB y así sucesivamente. La última columna en una hoja
es XFD. Cada fila está etiquetada usando un número, comenzando con la fila 1 y
terminando con la fila 1,048,576.

Una celda es la intersección de una fila y una columna. Cada celda en una hoja
tiene un único nombre llamado dirección de celda. Una dirección de celda es la
designación formada combinando los nombres de la columna y fila en el orden
Columna/Fila. Por ejemplo, la celda en la intersección de la columna A y la fila 8
es llamado celda A8, y A8 es su dirección de celda.

El puntero de celda aparece al mover el mouse sobre la celda en la hoja de

trabajo. Usted utiliza el puntero de celda para seleccionar celdas en la hoja.

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Excel identifica la celda seleccionada actual, también llamada la Celda Activa,

rodeándola con un borde grueso que contiene un pequeño cuadrado en la esquina
inferior derecha. Ese pequeño cuadrado es llamado Controlador de Relleno.

El término rango refiere a un grupo de celdas. Un rango puede ser cualquier

conjunto rectangular de celdas. El signo de dos puntos (:) separa las direcciones
de celdas. Por ejemplo, el rango A2:C4 incluye las celdas A2, A3, A4, B2, B3, B4,
C2, C3 y C4.

1.2 Iniciar Excel

Vamos a ver las formas básicas de iniciar Excel, con Windows 7:

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloque el cursor y haga clic sobre el botón Inicio, se despliega un menú;
al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los
programas que hay instalados en su computadora, coloque el puntero del ratón
sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haga clic sobre Excel, y se
iniciará el programa.

Para iniciar el programa en Windows 8 existen varios métodos, el más común es

dar clic en el botón de inicio

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y cuando aparezca la lista de aplicaciones seleccionar el icono de Excel

En algunas computadoras tal vez se encuentre el icono en otra posición

así que será necesario buscarlo desplazando la pantalla. Al dar clic en el
aparecerá la siguiente pantalla:

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1.3 Interfaz de Excel

Lo primero que debemos conocer es la interfaz del programa, ya que de

su manejo correcto depende en gran medida el poder aprovechar al
máximo las características del programa.

1.3.1 Barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el
extremo de la derecha están los botones de acción que son utilizados para
minimizar , restaurar y cerrar

1.3.2 Barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido se encuentra ubicada en la esquina superior
izquierda de la pantalla y sirve principalmente para colocar en ella los
comandos que más utilizamos.

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Aunque inicialmente esta barra casi se encuentra vacía, el usuario puede

dar clic sobre el botón de lista desplegable para ver los comandos
disponibles y agregarlos a la barra.

Cada una de las opciones que se encuentran seleccionadas son los iconos
que aparecerán en la barra de acceso rápido. Del mismo modo se pueden
eliminar iconos de la barra dando clic en la opción que queremos quitar.

1.3.3 Cinta de opciones

La cinta de opciones se encuentra en la parte superior de la pantalla y en

ella encontrará los principales comandos de Excel.

Esta cinta se encuentra dividida en varias partes que mencionaremos a

continuación:
Fichas o pestañas
En la parte superior de la cinta de opciones podemos ver las fichas
Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, etc.

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Al dar clic en cada una de las fichas se despliegan diferentes comandos

en la cinta de opciones, todas ellas relacionadas con el nombre de la
ficha, por ejemplo:
Menú Archivo: En esta ficha se encuentran todas las opciones relacionadas
con el manejo de archivos de Excel, opciones para abrir un archivo nuevo,
guardar un archivo nuevo o guardar el archivo con otro nombre, además
de imprimir o exportar el archivo actual.

La ficha Inicio: En esta ficha se encuentran generalmente los comandos

que se consideran los más usuales en Excel, comandos para dar formatos
al texto, alinear el contenido de las celdas, dar formato a los números, crear
estilos, etc.

La ficha Insertar: En esta ficha como su nombre lo dice se encuentran

todos los elementos u objetos que se pueden insertar dentro de la hoja de
cálculo, como tablas, imágenes, gráficos.

La ficha Diseño de página: En esta ficha se encuentran las opciones que

permiten dar cierto aspecto u orientación a la página cuando se va a
imprimir, también se puede controlar la forma en que se organizan los
objetos dentro de una ilustración, etc.

La ficha Fórmulas: En esta ficha se encuentran los comandos que

permiten insertar funciones, definir nombres de rango, entre otros.

La ficha Datos: En esta ficha se encuentran todas las opciones

relacionadas con el manejo y administración de datos, tales como ordenar y
filtrar, validar datos, etc.

La ficha Revisar: En esta ficha se encuentran las opciones tanto para

hacer una revisión ortográfica como para insertar comentarios o controlar
los cambios en el libro.

La ficha Vista: En esta ficha se encuentran las opciones que permiten

controlar las diferentes formas de visualizar la hoja de cálculo tanto para
imprimir como para presentarlo en pantalla.

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Grupos
La cinta de opciones también se encuentra dividida por grupos, cada grupo
contiene una serie de comandos relacionados entre sí. Por ejemplo en la
ficha inicio podemos ver el grupo fuente:

Este grupo contiene los comandos necesarios para dar formato a las letras
o fuentes, como se muestra en la imagen.
Del mismo modo existen varios grupos en cada ficha y todos ellos están
delimitados por unas líneas de color gris muy tenue, que marca sus
límites.

Pulsando la tecla Alt entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma
aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla
(o conjunto de teclas) que deberá pulsar para acceder a esa opción sin la
necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelva a pulsar la tecla Alt.

Lanzador de cuadro de diálogo

Como podrá notar algunos grupos tienen en la parte inferior derecha un
botón con una flecha, este botón se conoce como el lanzador de cuadro
de diálogo y su función es la de mostrar precisamente un cuadro de
diálogo con opciones más completas y avanzadas, por ejemplo al dar clic
sobre el lanzador de cuadro de diálogo del grupo Fuente, aparecerá el
siguiente cuadro:

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Como podrá notar, este cuadro tiene opciones para dar formato a números,
alineación de texto, tipos de letra, bordes, relleno de celdas y para
proteger celdas.
Al dar clic en el lanzador de cuadro de diálogo de cada grupo podrá ver
las opciones que contiene.

1.3.4 Cuadro de nombres

Debajo de la cinta de opciones se encuentra una de las partes de la

interfaz de Excel que debemos conocer con mayor precisión, y está
formada por el cuadro de nombres y la barra de fórmulas.

El cuadro de nombres permite desplazarse por toda la hoja de cálculo con

sólo escribir el nombre de la celda o del rango al que deseamos ir. En
pocas palabras sirve para movernos a un rango o celda específica.

1.3.5 Barra de fórmulas y asistente de función

Junto al cuadro de nombres, podemos ver la barra de fórmulas que sirve

principalmente para indicar a Excel la forma en que queremos manejar los
datos de las celdas.

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Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente según su contenido.

Una fórmula siempre debe comenzar con el símbolo de igual “=”, el resto
debe estar formado por nombres de celdas, números y operadores
matemáticos o de texto.
A continuación podemos ver la barra de fórmulas:

En la parte izquierda de la barra podemos ver un botón marcado con fx,

este botón es el lanzador de asistente para funciones, al presionarlo
aparece el cuadro de diálogo siguiente:

Con ayuda de este asistente podemos insertar todas las funciones incluidas
en Excel.

1.3.6 Área de trabajo

El área de trabajo de Excel se encuentra formada por un espacio dividido

en filas y columnas, cuando una fila y una columna se cruzan forman una
celda, cada hoja de trabajo está dividida en cientos de celdas.
Dentro de cada celda Excel puede almacenar diferentes tipos de datos,
cada celda funciona de manera independiente de todas las demás, sin
embargo pueden interactuar entre ellas y concatenar sus contenidos.

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El nombre de cada celda está formado por la letra de la columna y el

número del renglón que la forman, es decir en donde se interceptan la
columna B y el renglón 40 es la celda B40.

En la parte baja del área de trabajo vemos una zona con los siguientes
botones:

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

1.3.7 Barras de desplazamiento

Permite movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en
los triángulos.

1.3.8 Barra de estado

Debajo del área de trabajo, tenemos la barra de estado, esta barra sirve
principalmente para indicar el estado en que se encuentra Excel, así como
la modalidad de vista que podemos tener.

A B C D E F

Estas son las funciones de cada uno de estos botones:

A. Estado de Excel en cada momento, listo, modificar, etc.
B. Botón insertar macro
C. Vista normal
D. Vista diseño
E. Vista de salto de página
F. Ajustador de Zoom de la vista actual

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