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INTRODUCCION

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba,


confirma o justificación cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos,
por su naturaleza se puede clasificar en públicos o privados. El documento público,
que el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley, por un
registrador, notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar
algún hecho, la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se
produce. En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, hijo
testigo o pecado ellos, pero sin ser intervenidos por registrador, notario u otro
funcionario público que le de fe o autoridad. En la actividad administrativa se
distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en documentos que
constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el
soporte en el que se materializan los tipos de actos de Administración y la forma
externa de dicho actos. El documento asegura la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza así la
conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus efectos y
sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a acceder a
los mismos.

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y


comunicación de información y conocimiento, de manera que su principal
característica es la configuración en las siguientes dimensiones: su soporte físico o
material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir
y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se puede identificar
y resumir dos clases de documentos. Documento de Archivo: determinado por el
lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad
pública o privada, en razón de sus actividades o funciones
PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

DOCUMENTO DE DOCUMENTO SIMILITUD DIFERENCIA


ARCHIVO ELECTRONICO
Determinado por el  Toda la información  Similitud en la En el documento de archivo:
lugar donde se generada, enviada , organización de los  El registro se encuentra en un medio
encuentra toda la recibida, almacenada documentos. cuya información es accesible a
información o acumulada por  Tiene el mismo través de la escritura manual y se
producida o medio electrónico, objetivo el cual es mantiene en papel.
recibida por una también se encuentran mantener la  El contenido no se puede separar de
entidad pública o documentos información su soporte, por lo cual se garantiza
privada en razón a electrónicos de organizada y la integridad de la información en el
sus actividades o archivo que cumplen protegida, a fin de documento.
funciones su acción durante todo que sea fácil su  El valor documental se puede
el ciclo vital localización en el determinar por su autenticidad, entre
documental, como son momento de que ellas por la firma.
los archivos de sea requerida la  Los documentos se mantienen en
gestión, central e información. carpetas tangibles, que se archivan
histórico.  Se debe disponer en archivadores.
de los elementos En el documento electrónico:
necesarios de  La información se recibe en un
equipo espacio y medio cuyos símbolos solo puede
personal para el
desarrollo de la ser leídos por medio de la
función archivística. computadora.
 Igualmente se  Su contenido puede ser desglosado
deben crear de su texto original, para llevarse a
archivos para otro documento, siendo así más
clasificar la fáciles de vulnerar su contenido
información, tanto la alterándolos o perdiendo la
que se produce información.
como la que se  Los documentos se archivan en
recepciona. carpetas electrónicas o virtuales y se
 Se realiza la misma conservan en formatos digitales.
clasificación  La autenticidad del documento
documental. depende del programa en el cual se
haya creado.