B1.5.

Realizarea a 4 dezbateri privind raportul

intermediar cu personalul implicat in activitati
specifice SCMI_v2

Prezentarea concluziilor raportului

INFO BASIC
• Controlul intern OMFP 946/2005
• Responsabilii cu implementarea SCMI. Conform prevederilor legale (OUG 119/1999 și
OMFP 946/2005), responsabilii cu implementarea SCIM sunt:
• Conducătorul entității publice;
• Membrii Comisiei de implementare SCIM;
• Președintele Comisiei de implementare SCIM;
• Conducătorii compartimentelor componente ale entității publice;
• Restul salariaților.
• Nevoia de SCMI:
• Eficienţa şi eficacitatea operaţiunilor;
• Autenticitatea raportărilor financiare;
• Conformitate cu legi şi regulamente.
DIAGNOZA SCMI
 DIAGNOZA SCMI
ASPECTE METODOLOGICE
• ANALIZA LEGISLATIVA SI DOCUEMENTARA
• STUDIU EX-ANTE
• 1200 chestionare aplicate la nivelul instituțiilor din coordonarea
MECS
• 24 inteviuri la nivelul MEN
• 41 interviuri la nivelul ISJ
• 32 FG
Câteva date rezultate din sondaj…
 Care credeţi că ar fi principalele avantaje ale respectării unor reguli și proceduri clare în
instituţia dumneavoastră? – Alte avantaje

Întrebare deschisă, Întrebare filtrată – 10% dintre respondenţi,

răspunsuri codificate. care văd și alte avantaje
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50%

Creșterea gradului de organizare în instituţie 20%

Eficienţa activităţilor derulate în instituţie 47%

Mai multă ordine și disciplină în unitate 15%

Creșterea prestigiului unităţii 5%

Creșterea performanţei elevilor 5%

Altceva 9%
În ce măsură apreciaţi că este necesar un control al modului în care se respectă regulile și
procedurile în instituţia dumneavoastră?

0% 10% 20% 30% 40% 50%

În foarte mare măsură 22%

În mare măsură 43%

În mică măsură 26%

În foarte mică măsură/Deloc 8%

NȘ/NR 1%
Cum ar trebui să fie un astfel de control al respectării regulilor și procedurilor?

Preponderent extern Intern și extern, în egală măsură

Preponderent intern NȘ/NR

2% 4%

32%

62%
Cine credeţi că ar trebui să se ocupe de controlul respectării regulilor și
procedurilor în instituţie?

Nu Da

Conducerea instituţiei -9% 91%

Șefii de departamente, compartimente -42% 58%

Toţi angajaţii -65% 35%

Responsabilul de resurse umane -67% 33%

Contabilul, responsabilul financiar -65% 35%

O comisie sau o persoană special numită pentru control -44% 56%

Cineva din afara instituţiei -78% 22%

 Aţi auzit de Sistemul de Control Intern Managerial, reglementat prin Ordinul Ministrului
Finanţelor Publice nr. 946/2005, privind aprobarea Codului Controlului Intern Managerial?

Da Nu NȘ/NR

3%

19%

78%
Dar despre evaluarea externă a calităţii educaţiei prin ARACIP (instituţie înfiinţată prin Ordonanţa de
Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005), aţi auzit?

Da Nu

1%

99%
Cât de informat credeţi că sunteţi despre Sistemul De Control Intern Managerial, reglementat
prin Ordinul Ministrului Finanţelor Publice nr.946/2005?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Foarte bine informat 19%

Bine informat 55%

Slab informat 20%

Deloc informat 6%

NȘ/NR 1%
Dar despre evaluarea externă a calităţii educaţiei prin ARACIP (instituţie înfiinţată prin Ordonanţa de
Urgenţă a Guvernului nr. 75/2005), cât de informat sunteţi?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Foarte bine informat 36%

Bine informat 57%

Slab informat 7%

Deloc informat 1%
Care dintre cele două variante de control consideraţi că ar fi cea mai utilă pentru buna
desfășurare a activităţii instituţiei dumneavoastră?

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

Control intern (SCMI) 31%

Control extren (ARACIP) 7%

Ambele 55%

Niciunul 1%

Nu pot aprecia 4%
 Care sunt principalele surse de informare utilizate de dumneavoastră privind
legislaţia referitoare la controlul intern?

Nu Da NȘ/NR

Monitorul Oficial -46% 49% 5%

Informările interne ale superiorilor din cadrul instituţiei -23% 73% 3%

Sesiunile de informare derulate de alte structuri

supraordonate (inspectorat, minister, etc)
-34% 63% 4%

Expertiza colegilor din instituţie -52% 42% 5%

Internetul -12% 86% 2%

Mass media -50% 45% 5%

Alte surse -65% 21% 14%

Aţi participat vreodată la o sesiune de informare sau instruire pe tema controlului managerial
intern?

Da Nu NȘ/NR

1%

42%

57%
Credeţi că ar fi utilă participarea angajaţilor la o sesiune de instruire pe tema controlului
managerial intern?

Da Nu NȘ/NR

5% 3%

92%
 Vă voi citi o listă cu mai multe documente privind controlul managerial intern. Vă
rog să ne spuneţi dacă aţi auzit sau nu despre ele.

Nu Da NȘ/NR

Standarde de control managerial intern -16% 83% 1%

Decizia de numire a comisiei de evaluare controlului

-11% 88% 1%
managerial intern

Programul de dezvoltare a sistemului de control managerial

-20% 77% 2%
intern

Situaţia centralizatoare periodică, anuală. privind stadiul

implementării SCMI
-26% 71% 2%

Chestionar de autoevaluare a sistemului de control

-15% 83% 2%
managerial intern

Proceduri operaţionale -12% 86% 2%

Dumneavoastră, personal, aţi participat la definirea unei proceduri operaţionale din cadrul
instituţiei dumneavoastră?

Da Nu NȘ/NR

1%

27%

72%
 Vă voi citi o listă cu mai multe afirmaţii sau negaţii. Vă rog să ne spuneţi în ce măsură sunteţi
de acord sau nu cu acestea.

Acord total Acord parţial Dezacord parţial Dezacord total Nu pot aprecia/Nu răspund
Formularele privind raportările, planurile și procedurile de implementare
27% 39% 16% 12% 6%
sunt prea complicate

Limbajul utilizat în legislaţia privind sistemul de control managerial este

mult prea tehnic
23% 40% 17% 15% 5%

Sistemul de control managerial intern se suprapune cu cel extern privind

asigurarea calităţii în învăţământ
21% 40% 15% 11% 12%

Sistemul de control managerial intern este aplicat formal în instituţiile

publice
18% 36% 19% 21% 7%

Angajaţii din instituţiile publice nu cunosc standardele și procedurile 8% 33% 28% 25% 6%

Sistemul de control managerial intern actual nu este adecvat pentru

sistemul de învăţământ
10% 28% 29% 24% 9%
 Vă voi citi o listă cu mai multe afirmaţii sau negaţii. Vă rog să ne spuneţi în ce măsură sunteţi
de acord sau nu cu acestea.

Acord total Acord parţial Dezacord parţial Dezacord total Nu pot aprecia/Nu răspund

Informarea și instruirea personalului privind aplicarea sistemului de control

79% 19% 1%
00%
1%
managerial este necesară

Un ghid privind modul de aplicare a sistemului de control intern în sistemul

de învăţământ ar fi foarte util
82% 15%1%00%1%

Un sistem informatizat privind sistemul de control managerial ar fi util 72% 23% 1% 2%

2%

E nevoie de mai multă îndrumare din partea MEN privind aplicarea 8%

52% 30% 6% 3%
sistemului de control intern în învăţământ

Impactul prezent al aplicării sistemului de control intern asupra

activităţilor din învăţământ este redus
16% 33% 29% 14% 8%
• Misiunea sistemului de control intern/ managerial este de a optimiza capacitatea
administrativă, modalitatea de atingere a rezultatelor constând în cooperarea
tuturor factorilor implicați, de la conducere până la simplul angajat;
implementarea acestuia, ca proces cu intrări și ieșiri, depinde de coeficienți aleatorii
de influențare.

• Reducerea acestor variabile atrage după sine îmbunătățirea calității procesului,

acest fapt depinzând, în întregime, de decizia de management a conducerii
organizației/ instituției publice.
 Cadrul legislativ pentru implementarea SCMI

• Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial şi controlul

financiar preventiv – republicată

• Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entitățile
publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial, cu modificările și
completările ulterioare - republicat
 Principiile generale care guvernează viziunea referitoare la controlul intern în
cadrul unei unități de învățământ:

• să fie adaptat dimensiunii, complexităţii şi mediului (intern şi extern) specific unității de

învățământ;
• să vizeze toate nivelurile de conducere şi toate activităţile/acţiunile derulate la nivelul
unității de învățământ;
• să fie construit cu “instrumentarul” aplicabil oricărei unității de învățământ;
• să aibă ca finalitate asigurarea că obiectivele propuse vor fi atinse, cu un grad de
încredere satisfăcător;
• să nu presupună costuri sau acestea să nu depăşească beneficiile rezultate din
funcţionarea sa ca sistem;
• să fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse în standardele de control
intern.
Constituirea Comisiei de implementare a SCMI:

• responsabilitatea revine conducătorului entităţii /managerului

general;
• participă şefii de compartimente/managementul de linie şi
specialişti recunoscuţi din cadrul acestora;
• se constituie prin ordin sau decizie a managementului general;
• este o comisie de lucru şi monitorizare a activităţilor specifice
implementării sistemului de control managerial – SCIM;
• este o comisie constituită temporar, nu un compartiment (birou,
serviciu).
Comisia de control intern/managerial
• Componenţa, modul de organizare și de funcţionare, precum si
alte elemente privind această comisie se stabilesc, in funcţie de
complexitatea și de volumul activităţilor din fiecare unitate de
învăţământ, de către conducătorul acesteia.
• Comisia se întrunește trimestrial sau ori de câte ori este nevoie la
solicitarea responsabilului comisiei sau a conducerii unităţii de
învăţământ.
• Comisia de control managerial intern este subordonată
directorului unităţii de învăţământ.
 ATRIBUŢIILE CCI/M
• Stabilirea atribuţiilor angajaţilor în concordanţă cu misiunea unităţii de
învăţământ, în condiţii de regularitate, eficacitate, economicitate şi
eficienţă;
• Protejarea fondurilor publice alocate unităţii de învăţământ împotriva
pierderilor datorate erorii, abuzului sau fraudei;
• Monitorizarea respectării de către angajaţi a legislaţiei în vigoare, a
regulamentului intern şi a deciziilor conducerii;
• Dezvoltarea şi întreţinerea sistemelor de colectare, prelucrare, actualizare,
difuzare şi stocare, a datelor şi informaţiilor financiare şi de conducere.
Standarde de control intern/ vs. standard de calitate

- Standardele de control intern au un caracter general, cu aplicabilitate pe

procese, fiind instrumentul de lucru al managerului/ conducerii
instituţiei;
- Standardele de calitate au un caracter specific, aplicabil activităţilor cu
caracter specific, reprezintă obligativitatea oricărui angajat;
- Standardele de calitate și cele de control intern/ managerial nu se
suprapun, nu se înlocuiesc reciproc, ci sunt complementare, viziunea
managerială fiind responsabilă de aplicarea armonioasă a acestora;
- Singura unitate de masură a performanţei este costul calităţii, opusul
fiind reprezentat de costul neconformării la standard.
 CONSTATĂRI GENERALE 1
• Legislația privind SCMI este deficitar înțeleasă. Conceptele cuprinse în standarde nu
suficient precizate.
• SCMI este perceput ca o formă fără fond, neasimilat în cultura organizațională. Nu există o
cultură a controlului intern, ci mai degrabă a celui extern.
• SCMI nu este perceput ca o prioritate în raport cu activitățile educaționale curente si este
privit ca o activitate adițională, formală, consumatoare de timp și resurse.
• Deficitul de resurse umane din cadrul sistemului de educație creează probleme în
implementarea SCMI.
• La nivelul sistemului de învățământ nu tot personalul are competențe specifice
consolidate pentru implementarea SCMI.
• NU există o platformă IT a controlului intern care să permită integrarea operativă a datelor
privind implementarea SCMI
• Procedurile operaționale nu au intrat în rutină și nu generează plus valoare în activitatea
de management și în educație
• Comunicarea pe tema SCMI în cadrul MECS și cu structurile din coordonare este deficitară
 CONSTATĂRI GENERALE 2
• Înțelegerea deficitară și aplicarea problematică a cerințelor
legislative fac formularele privind raportările, planurile și
procedurile de implementare să fie percepute ca fiind prea
complicate, cu un limbaj mult prea tehnic.
• Standardul funcțiilor sensibile nu este înțeles de către majoritatea
intervievaților din cadrul MECS. Nu a fost întocmit inventarul
funcțiilor sensibile în toate cazurile.
• Nu sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate și
evaluate la nivelul activităților din cadrul compartimentului.
• NU există un sprijin consistent din partea MECS cu privire la
practicile, modalitățile concrete de a opera cu instrumentele
controlului intern
 PROBLEME IDENTIFICATE IN IMPLEMENTAREA SCMI
• Absența unor resurse umane calificate sau formate pentru testarea,
implementarea sistemului și gestionarea auditului de proces.
• Deficiențe în stabilirea structurilor și instrumentelor adecvate
implementării SCMI în sistemul de învățământ.
• Înțelegerea deficitară și aplicarea problematică a cerințelor legislative
fac formularele privind raportările, planurile și procedurile de
implementare să fie percepute ca fiind prea complicate, cu un limbaj
mult prea tehnic.
• Standardul funcțiilor sensibile nu este înțeles de către majoritatea
intervievaților din cadrul MECS.
• NU există un spriijin consistent din partea MECS cu privire la practicile,
modalitățile concrete de a opera cu instrumentele controlului intern.
 IMPACTUL SCMI ASUPRA EDUCAȚIEI
• Impactul prezent al aplicării sistemului de control intern
asupra activităților din învățământ este redus. Nu toate
activitățile au fost clar identificate, centralizate sau
formalizate într-un mod consistent
• SCMI a dus la formalizarea activităților din cadrul
instituțiilor prin identificarea proceselor și a
responsabilităților, dar și prin organizarea lor funcțională
(definirea obiectivelor și strategiei instituționale, elaborarea
procedurilor, evaluarea, managementul riscurilor,
responsabilitatea managerială, comunicarea pe orizontală și
pe verticală), la metodele de lucru sau managementului
timpului.
 NEVOI DE INFORMARE ȘI INSTRUIRE
• Mulți conducători ai instituțiilor educaționale nu au fost instruiți în
legatură cu importanța și modalitățile efective de implementare a
sistemului de control intern. Procesul de implementare a SCMI este
perceput birocratic si adesea formal.
• Cunoștințele și competențele dobândite în lucrul cu instrumentele
controlului sunt în mare măsură rezultatul studiului individual al
legislației, al diverselor informări transmise ierarhic sau a unor
materiale postate pe internet.
• Principalele surse de informare folosite sunt: internetul, informările
interne ale superiorilor din cadrul instituției; sesiunile de informare
derulate de structurile supraordonate (ISJ, MEN); expertiza colegilor din
instituție; Monitorul Oficial; discuții informale (cu colegi – față în față,
pe forumuri etc.).
• Există așteptări privind dezvoltarea unor proiecte de informare a
personalului din școli și a unui ghid de îndrumare privind SCMI.
 SCMI. PUNCTE TARI
• Eficientizarea activității (atât din perspectiva actului educațional, cât și din
perspectivă administrativă);
• Managementul sistematic al riscului o dată cu introducerea Registrului de risc;
• Îmbunătățirea calității serviciilor educaționale oferite (măsurate prin
rezultatele școlare ale elevilor);
• Minimizarea abaterilor și riscului de nereguli;
• Îmbunătățirea cooperării și comunicării în cadrul instituției;
• Contribuie la respectarea regulilor și procedurilor;
• Asigură realizarea unui control permanent al activității;
• Reglementează activitățile instituționale prin proceduri;
• Responsabilizează colectivul de angajați;
• Contribuie la creșterea motivației angajaților (ca urmare a monitorizării și
evaluării constante).
SCMI. PUNCTE SLABE
• Ambiguitatea cadrului legislativ (limbajul tehnic și neclar) care guvernează
structurile de control;
• Birocrația (SCMI generează un volum prea mare de documente);
• Absența unui cadru metodologic concis de implementare a standardelor,
în special a funcțiilor sensibile;
• Lipsa sesiunilor de instruire în implementarea SCMI;
• Lipsa motivării cadrelor didactice de a se implica în activități aferente
SCMI (din cauza lipsei unor recompense financiare sau de altă natură);
• Volumul mare de muncă presupus de aplicarea SCMI și lipsa de timp a
personalului instituțiilor;
• Insuficienta implicare, coordonare și consiliere a autorităților
supraordonate (ISJ sau MEN) privind implementarea SCMI în unitățile de
învățământ;
• Lipsa unor spații de depozitare a documentelor;
• Comunicare interdepartamentală deficitară.
 CADRUL DE IMPLEMENTARE
Recomandări la nivel strategic:
• Managementul controlului trebuie considerat o parte a
reformei sistemului de educație, inclusiv descentralizarea în
fapt a sistemului;
• Mijloace legale necesare pentru punerea în aplicare a
managementului controlului public trebuie să fie
coordonate în mod adecvat cu toate celelalte legi relevante
(referire la legislația ARACIP).
• Dezvoltarea managementului controlului nu intră doar în
sarcina MEN, ci trebui să existe o cooperare strânsă cu alte
instituții implicate în procesul de reformă publică
 CADRUL DE IMPLEMENTARE
Recomandări la nivel de coordonare:
• Viziune: Este necesară o viziune și o bună comunicare cu privire la
managementul controlului.
• Control: Înțelegerea că managementul controlului nu este un tip
nou de activități de control, ci un sistem de management care să
implice toate nivelurile de management și personal.
• Monitorizare: să nu se concentreze pe existența unor procese
birocratice, ci să promoveze un nou stil de management bazat pe
planificare, managementul riscului și pe măsurarea realizarării
obiectivelor.
• Program: Asigurarea timpului și sprijinului necesar directorilor de
școli pentru construirea de noi abordări în cadrul instituțiilor.
 Recomandări la nivel operațional:
Programe de formare în problematica SCMI
• În primul rând, MEN ar trebui să se implice activ în informarea și
formarea oamenilor cu privire la SCMI prin furmizarea unor
cursuri, instruiri profesionale, ateliere tematice gratuite.
• Acestea ar trebui să aibă un spectru de adresabilitate care îi
alătură pe cei direct implicați în sistemul de control, membrii
comisiilor de monitorizare, șefi de departamente, directori de
școli, contabili, secretari, pe toți cei interesați să-și lărgească
informația referitoare managmentul controlului.
• Programa cursurilor ar trebui să cuprindă: noțiuni de bază ale
controlului, identificarea și gestionarea riscurilor, explicarea
procedurilor, standardelor, modalități de evaluare și auto-
evaluare, exemple de bune practici.
Recomandări la nivel operațional:
Ghid de îndrumare privind sistemul de control
• Ministerul Educației ar trebui să realizeze și să disemineze prin
conferințe, întâlniri cu toți cei interesați, un Ghid al implementării
SCMI.
• Aspectele teoretice relative la standarde, legislație, proceduri,
instrumente trebuie armonios împletite cu exemple concrete din
munca efectivă cu SCMI (e.g. formularea unei proceduri, a fișelor
de post, identificarea riscurilor, a funcțiilor sensibile).
• Cei responsabili de diseminarea publică a acestui Ghid ar trebui
să aibă o temeinică pregătire teoretică și practică, astfel încât să
poată asigura o prezentarea interactivă a SCMI.
Recomandări la nivel operațional:
Informatizarea sistemului de control
• MEN ar trebuie să acorde suport instituțional prin informatizarea sistemului de
control. Ar trebui să implementeze un software prin care să se culeagă,
stocheze și prelucreze toate datele sistemului de control managerial intern.
• Avantajele implementării acestuia ar fi: instrument modern de muncă pentru
angajații din sistem, timp scăzut de realizare a documentației și, implicit,
eficientizarea muncii, actualizarea permanentă a datelor din sistem, accesarea
datelor în timp real.
• Această soluție IT ar avea impact la nivelul întregii entități întrucât ar asigura un
management eficient al activității de gestionare a riscurilor prin administrarea
facilă a datelor actualizate privind riscurile la care este expusă organizația,
generarea automată de rapoarte, trasabilitatea activității de management al
riscurilor, monitorizarea proactivă a planurilor de răspuns și delegarea și
urmărirea sarcinilor.