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Processus et ERP

Les processus : principaux concepts

Jean-François Bourdeau

Processus et ERP
Janvier 2011 1
Sommaire

1 Les processus : principaux concepts

2 Les ERP : principaux concepts et marché

3 Le BPR et les ERP

4 La mise en œuvre d’un ERP

5 La conduite du changement

6 Les métiers liés aux ERP

Processus et ERP
Janvier 2011
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Concepts de base des processus
Définition des processus métiers
Caractéristiques des processus métiers
Approche “silos” fonctionnels vs processus métiers
Les processus métiers par l’exemple
2 grands processus métiers
Exemples de processus métiers
Zoom sur processus PROCURE TO PAY
Modélisation des processus métiers
Différents niveaux de modélisation de l’entreprise
Principes
Périmètre de modélisation des processus métiers
Formalisme empirique
Formalisme propriétaire
Formalisme normalisé BPMN
Positionnement des processus métiers
Position des processus métiers
Processus et procédures
Processus métiers <> Modes opératoires
Les notions liés aux processus
Les différentes notions autour des processus
Un concept polysémique couvrant des réalités distinctes
La maîtrise des processus et les techniques de gestion
Qualification des processus
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3
Définition des processus métiers
Définition des processus métiers

Un processus est un ensemble d'activités corrélées


ou interactives qui transforme les éléments d'entrée
en éléments de sortie. Ces éléments sont soit des
objets matériels, soit des informations, soit les deux.

Ensemble organisé d’activités coordonnées qui,


ensemble, produisent de la valeur pour un client
(externe ou interne)

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Définition des processus métiers
Caractéristiques des processus métiers

Un processus métier décrit :

Un enchainement chronologique d’activités : QUOI et


QUAND

Réalisées par des acteurs : QUI

manuellement ou avec le support d’un outil :


COMMENT

Un processus métier a un début et une fin


Les processus métiers décrivent les enchainements à
l’intérieur des activités et entre les activités de
l’entreprise
Les processus métiers sont transversaux à
l'entreprise et permettent d'identifier les interfaces
entre les différentes activités
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Définition des processus métiers
Approche “silos” fonctionnels vs processus métiers

FONCTIONS
M V I P L F
A E N R O I
R N G O G N
K T E D I A
E E N U S N
T I C T C
I E T I E
N R I Q
G I O U
E N E

PROCESSUS METIERS
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Les processus métiers par l’exemple
2 grands processus métiers

FONCTIONS
M V I P L F
A E N R O I
R N G O G N
Vendre à encaisser
K T« ORDER D
E TO CASH I A
»
E E N U S N
T I C T C
I E T I E
N Acheter
R à régler
I Q
« PROCURE TO PAY »
G I O U
E N E

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Les processus métiers par l’exemple
Exemples de processus métiers

Administration des ventes


Gestion de la base clients
Prise de commande des clients
Facturation des clients
Recouvrement des clients
Achats
Demandes d’achats
Commandes fournisseurs
Réception des commandes
Traitement des factures fournisseurs
Déclaration de sinistre
Ouverture de compte dans une agence bancaire.
Admission aux urgences

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Les processus métiers par l’exemple
Exemple du processus PROCURE TO PAY

PROCESSUS Acheter à régler


« PROCURE TO PAY »
QUAND
QUOI

ETAPES 1 2 3 4 5
PROCESSUS DEMANDES COMMANDES RECEPTIONS CONTRÔLE REGLEMENTS
D’ACHATS FACTURES
ACTEURS Assistante Acheteurs Logisticiens Comptabilité Comptabilité
Business Unit Fournisseur Financière
+
QUI Approbateurs

OUTILS Email Excel Excel Progiciel Progiciel


Comptable Comptable
COMMENT

Système d’information

Organisation
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Définition des processus métiers
Différents niveaux de modélisation de l’entreprise

Stratégique Niveaux de modélisation Questions de référence

Quelles orientations ?
Vue par activité entreprise Ensemble des orientations clé du métier de
Vision l'entreprise par rapport à son marché
Positionnement (clients, concurrents,…)
offre de valeur

Vue à partir des


Quels processus métiers ?
processus du Ensemble des activités, des flux
métier Architecture d'information de biens ou de services
structurés en processus pour optimiser la
Métier
satisfaction du client final

Vue du
Quelles informations ?
Système Ensemble des informations et des
d’information Architecture méthodes, composants automatisés ou
Fonctionnelle non, structurés en objets de gestion et mis
en œuvre dans les processus

Quelles applications ?
Vue Ensemble des applications (données et
applicative traitements) et de leurs interactions
Architecture
urbanisées et architecturées en domaines
Applicative
applicatifs

Vue des Avec quoi ?


infrastructures Ensemble des moyens d'infrastructure
technique pour informatiser l'activité de
Architecture l'entreprise : matériels, logiciels et réseau
Technique
Avec qui ?
Opérationnel Ensemble des ressources humaines et de
leurs modes de fonctionnement de la
Processus et ERP fonction informatique.
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Modélisation des processus métiers
Principes

Un processus métier est un résultat issu de la


modélisation de processus existant ou de
l'optimisation de processus (voir chapitre BPR «
business process reengineering »).

La modélisation des processus métier requiert un


formalisme unique, afin de faciliter :
la lecture des différents processus
la vision transversale
la vision consolidée, synthétique

Il y a 3 types de formalismes :
Formalisme empirique
Formalisme propriétaire
Formalisme normalisé

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Modélisation des processus métiers
Périmètre de modélisation des processus métiers

C M V I P L F F
L A E N R O I O
I R N G O G N R
E K T E D I A U
N E E N U S N N
T T I C T C I
S I E T I E S
N R I Q S
G I O U E
E N E
Processus U
R
Processus
S
Processus
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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique

Utilisation d’un progiciel bureautique et définition


d’un formalisme pour représenter les étapes de
processus, les acteurs, les outils…
Progiciel bureautique :
présentation (ex : Powerpoint)
description de logigramme (ex : Visio)
tableur (ex : Excel)  tableaux
traitement texte (ex : Word)  tableaux et/ou objets
graphiques
Le formalisme peut être des plus sommaires au plus
« artistiques » (utilisation de pictogrammes).
L’inconvénient majeur est que ces outils bureautique
ne garantissent pas l’intégrité des processus :
référencement des processus
liens entre les processus
définition des objets utilisés (formes et identifiants)

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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique avec Powerpoint - Exemple 1

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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique avec Powerpoint - Exemple 1

Processus / Processus Finances / 1.1.2.1 Comptabilisation


fournisseurs
SIG Notes de frais
Factures voyages
Réception Véhicules
Courrier

Facture Réception Gestionnaire


Service courrier et approbation
Facture
Imputée et
Contrôleur de gestion approuvée
COMPTA SI COMPTA SI
BU

Pré Approbation Facture


Facture Comptabilisation Facture Facture Comptabilisation
approuvée
(brouillard) (BAP)

Comptable Fournisseur Contrôleur de gestion


Comptable Fournisseur
BU
-Pré comptabilisation avec :
-Compte f ournisseur (classe 4) -Complément imputation
-Compte comptable (classe 6) -Rappel f acture pré comptabilisé
Analytique et comptabilisation
-Code TVA -Circuit d’approbation
-Code analytique partiel -Comptabilisation des
(0 à N signatures, circuit Factures directement reçues
-Code approbateur (trigramme) propre à l’unité)
-Coup de Tampon avec trigramme de en unité
-Signature contrôleur -Comptabilisation
l’approbateur selon seuil d’engagement : de gestion
contrôleur de gestion ou directeur d’unité automatique des notes
-Pour les honoraires, si regroupement des de f rais et voyages
prestations et f rais sur une même f acture, avec table de
enregistrement de deux f actures
Facture correspondance
(ajout de « F » au numéro de f acture approuvée Facture
pour les f rais) comptabilisée

Facture pré comptabilisée

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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique avec Powerpoint - Exemple 2.1

Gestion
Fournisseurs

PRM01

Gestion Processus Processus Processus


Intervenants Commande Réception Facturation

PRM01 PRM04 PRM05 PRM06

Gestion
Articles

PRM03

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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique avec Powerpoint - Exemple 2.2

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Modélisation des processus métiers
Formalisme empirique avec Powerpoint - Exemple 3

PRM0X – 0X : Matériel - Achats manuels :


(1) Facture avec réception préalable complète
Cas de Qtés Facture = Qtés Réception
Envoi Facture
Vérification conformité Facture :
n Commande SAP Gestionnaire
Facture Facture Matériels

Comptable
Conforme Retour Facture
NON
OUI Fournisseur
SAP

Saisie Facture Assistante UA


MIRO
Contrôle de
Gestion
SAP
auto
Vérification auto de la balance Balance KO

Balance OK
SAP
SAP auto Transmission scan Facture
auto Blocage auto Facture en écart
Vérification auto des écarts Hors seuils Scan Facture
N pièce MM

@
N pièce FI
Dans seuils
SAP
Ecart accepté Ecart refusé
Déblocage manuel Facture Contrôle et validation écarts qtés Emission d’un Avoir
MRBR
Scan Facture Avoir

@ Ecart accepté @
Ecart refusé

Contrôle et validation écarts € @ Contrôle écarts €


Scan Facture @
SAP

SAP
SAP
SAP Saisie Avoir ou Déchargement ultérieur
Règlement auto Facture auto Déblocage auto Facture auto MIRO
F-53 ou F110 Avoir

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Modélisation des processus métiers
Formalisme propriétaire

C’est le progiciel de modélisation de processus qui


impose un formalisme qui lui est propre. Les éditeurs
« historiques » sont :
MEGA Modeling Suite (MEGA)
ARIS (IDS SCHEER)
OnMap (NOMIA)
Visio (Microsoft)

Avec l’émergence des normes, ces éditeurs


permettent également de modéliser avec un
formalisme normalisé (ex BPMN).

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Modélisation des processus métiers
Formalisme avec ARIS

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Modélisation des processus métiers
Formalisme avec MEGA

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Modélisation des processus métiers
Formalisme avec OnMap

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Modélisation des processus métiers
Formalisme normalisé BPMN

BPMN = Business Process Model Notation


BPMN est une norme de notation graphique pour la
modélisation de processus
BPMN est soutenu par l'OMG/BMPI (Object
Management Group/ Business Process Management
Initiative) depuis leur fusion en 2005
BPMN a pour objectif de fournir un cadre permettant
de décrire un processus d'une manière commune à
tous les utilisateurs et ce, indépendamment de l'outil
utilisé. L'outil étant bien sûr censé supporter la norme
ATTENTION : BPMN normalise la notation, il ne traite
pas l'échange des modèles de processus entre
différents outils

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Modélisation des processus métiers
Formalisme BPMN

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Modélisation des processus métiers
Formalisme BPMN

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Modélisation des processus métiers
Formalisme BPMN

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Modélisation des processus métiers
Avantages et inconvénients de BPMN

BPMN est une norme de formalisation des processus


Bien adaptée pour la description de processus
informatiques
Moins adaptée pour la formalisation des processus
métiers car trop orientée « informatique »  BPMN est
à la fois incomplet et trop détaillé pour les processus
métier.
Incomplet : les objets essentiels dans une
modélisation métier manquent à l'appel : règle de
gestion, organisation ou encore risque. BPMN est une
norme plus proche de l'exécution que du métier.
Trop détaillé : l'utilisation de branchements et de
messages, ayant une signification précise pour le
moteur d'exécution, surcharge le modèle métier. Ces
éléments ne sont pas utilisés voire déconseillés dans
une modélisation métier car ils compliquent le
modèle.

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Modélisation des processus métiers
Conclusion sur BPMN

La notation BPMN a le défaut de ses qualités, elle est


simple. Les objets sont élémentaires. Si cette
apparence est habituelle aux informaticiens (UML…),
elle conviendra moins aux directions métiers en
termes de modélisation et de communication sur les
processus.
L’impact de la représentation d’une modélisation des
processus est souvent sous estimée dans les projets.
Elle permet pourtant de faciliter l’adhésion et la
compréhension des acteurs du projet. Malgré tout, les
outils de modélisation de processus permettent, pour
les plus performants d’entre eux, de passer d’un
modèle "communicant" à un modèle BPMN.
Dans un contexte projet où il n’y a aucun formalisme
existant et maîtrisé (« feuille blanche »), BPMN peut
fournir un cadre de formalisme (à utiliser avec
précaution).

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Modélisation des processus métiers
BPEL / BPML / BPDM / XPDL

BPEL et BPML : Une modélisation basée sur BPMN


peut ensuite être traduite en BPML ou en BPEL
(=BPEL4WS), langages permettant d'exécuter dans un
outil de Workflow (BPM) les processus modélisés.
BPDM (Business Process Definition MetaModel) :
BPMN n'est pas très rigoureux et repose sur la
manière dont il est utilisé et dont il est implémenté
dans l'outil de modélisation utilisé.
L'émergence d'un méta-modèle de processus métiers
basé sur BPDM (Business Process Definition
MetaModel) résoudra ce problème et sera la garantie
de plus de cohérence entre les outils.
XPDL (XML Process Definition Language) est une norme
pressentie d'échange inter-outils de modèle BPMN.

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Positionnement des processus métiers
Position des processus métiers

Processus
métier

Procédures

Modes opératoires

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Positionnement des processus métiers
Position des processus métiers et différences

Quoi Quand Qui Comment

Processus
métier

Procédures

Modes opératoires

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Positionnement des processus métiers
Processus et procédures

« processus métier »
Définition des activités de l'entreprise en faisant
abstraction de l'organisation sous-jacente et en se
basant sur des profils métier

« procédure »
Positionnement des activités de l'entreprise sur son
organisation.
Positionnement des activités de l'entreprise avec les
tiers (clients, fournisseurs, partenaires,
administration…)
La procédure métier décrit précisément le QUOI et le
QUI d’une étape ou plusieurs étapes de processus
métier (de façon très détaillée et avec les différents cas
métiers)
.
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Positionnement des processus métiers
Processus métier <> modes opératoires

Un mode opératoire décrit précisément le COMMENT


d’une étape de processus métier
Ainsi, Il ne faut pas confondre le processus métier et
le mode opératoire qui lui décrit comment réaliser une
opération, élément d'un processus.
La procédure (au sens ISO 9001) fait l'objet d'audit
interne ou audit qualité, le mode opératoire non.
Le mode opératoire décrit les opérations manuelles
ou applicatives à réaliser. Il est donc très lié à
l’application utilisée et contient des copies d’écrans.

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Les notions liés aux processus
Les différentes notions autour des processus

Remarque 1 : La description d'un


processus ne doit être confondue
avec la description des procédures et
protocoles des activités Règles de gestion
Exemple : Processus d'admission
aux urgences d'un hôpital versus
Protocoles médicaux
Référentiels,
Procédures/Protocoles,
Données Risques
et Outils

Déclencheur Finalité
Besoin Résultat Client
volumétrie Objectifs

Indicateurs et
Remarque 2 Rôles et Tableaux de bord
Les processus clés d'une responsabilités
organisation sont :
1. Ceux qui créer le plus de valeur Pilote
pour les clients Acteurs
2. Ceux qui comportent le plus de
risques
3. Ceux qui sont les plus coûteux
en ressources et moyens Opérationnel
Pilotage

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Les notions liés aux processus
Un concept polysémique couvrant
des réalités distinctes

Un ensemble cohérent du Une séquence qui se termine


point de vue du par une rupture non ambiguë
fonctionnel/métier (finalité, (temps, modalité…)
client, règles de gestion, type Domaine
d'expertise…) d'activité

Sous-domaine
Par définition de bout en bout
d'activité du plus loin…/…jusqu'au bout !

Process
Transversal Activité Sous-process Processus
Généralement nommé par : Process élémentaire
Déclencheur/résultat
Procédé Activité industrielle
totalement automatisée
Le périmètre doit être
fixé par les experts du Opération
métier. Décomposition fonctionnelle
C'est un tout cohérente
fonctionnel insécable Tâche
Décomposition fonctionnelle
Fonctionnel / élémentaire
Métier

Généralement nommé par un verbe

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Les notions liés aux processus
La maîtrise des processus à la base
de nombreuses techniques de gestion

Management
Règles Six-Sigma des Risques
de gestion ABC/M BSC

Conception Référentiels,
des SI Procédure/Protocole,
Données Risques
et Outils

SI et flux Finalité
Déclencheur Résultat Client
de données Objectifs

Stratégie
Indicateurs et
Rôles et tableaux e bord
responsabilités
RH et gestion
de compétences Pilote
Acteurs Facilite la cohésion
des groupes

Organisation Management de la performance

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Les notions liés aux processus
Qualification des processus

La qualification d’un processus peut se faire avec peu d’informations

Attentes/
Qui Moyens Mesure
Cible
Facteurs Clé de
Clients Finalité Résultat
Satisfaction

Risques

Coûts
Gains
Tableau de Indicateurs de
Pilote Objectifs
bord pilotage
Contribution Indicateurs de
Acteurs Activités
s & Outils pilotage
Événement - Conditions de
Déclencheur Lancement
Message déclenchement
Fournisseurs Ce qu’il livre Comment Indicateurs de QCD

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