Dirección de Reuniones

CONCEPTO:
Es un método que permite tratar problemas o situaciones con un grupo determinado de personas de acuerdo
a un objetivo y conforme a un plan preparado por un director.
IMPORTANCIA:
Desde tiempos inmemoriales las personas han tenido que reunirse con distintos fines. A medida que ha
avanzado tanto social como económicamente, ha habido mayor necesidad de reunirse e intercambiar
experiencias. En la empresa moderna las reuniones constituyen un instrumento de vital importancia para el
cumplimiento eficiente de sus actividades. Sin embargo, muchas de esas reuniones fracasan por no ajustarse
a principios técnicos que permitan en forma racional el logro de los objetivos propuestos. Este hecho ha traído
como consecuencia la necesidad de elaborar un método que proporcione a las personas encargadas de la
conducción de reuniones, aquellas herramientas necesarias para obtener un resultado satisfactorio.
El administrador de empresas debe dominar la técnica de conducción de grupos, ya que al dictar
instrucciones, debe aplicar una serie de recursos para lograr los objetivos que persigue.
TIPOS:
En toda reunión interviene tres elementos básicos: El director, el grupo y el tema. De acuerdo a la
participación del grupo y al control que ejerce el Director, se describen tres tipos de reuniones:
 1. Con Control del Director y Sin Participación del Grupo:
El Director habla todo el tiempo. El grupo no participa en la discusión ni aporta ideas. La decisión la toma el
director. Hay muy poca aceptación de las ideas por parte del grupo. Algunos autores denominan este tipo
como "reunión dictatorial".
 2. Sin Control del Director y Con Participación del Grupo:
No existe tema específico que tratar o, el director no consigue controlar el grupo. No hay orientación en la
reunión. En este tipo de reunión el Director deja que los participantes discutan entre sí, formándose subgrupos
y a los pocos minutos nadie entiende nada; cada uno trata de imponer sus ideas al vecino. Algunos directores
maquiavélicos utilizan este sistema para, en la confusión, imponer sus ideas.
 3. Con Control del Director y Con Participación del Grupo:
Este es el tipo de reunión más importante, ya que permite al grupo una mejor comprensión de los problemas
que se discuten y se logra una mayor aceptación de las ideas expuestas y de las decisiones tomadas, debido
a que el mismo grupo ha participado en las mismas. Este tipo de reunión es el más adecuado y a continuación
se presentan sus características más resaltantes de sus tres modalidades:

Modalidades de Reunión con Control del Director y con Participación del Grupo
 Instructiva
El Director desea instruir o
informar al grupo.
El control del Director es
remarcado.
El Director permite que el
grupo discuta y critique el
material presentado.
El Director conduce la
reunión conforme al
lineamiento pre-establecido.
El Director procura
conseguir la aceptación del
grupo, haciendo que los
participantes desarrollen el
tema objeto de estudio.
Las conclusiones a pesar de
ser predeterminadas, no son
impuestas al grupo.
Investigacion de opion
El Director presenta el tema y
define los límites de la discusión.
El grupo ofrece sugerencias y
críticas.
Se permiten discusiones entre
participantes.
La decisión final queda en el
Director.
Resolución de Problemas
El Director tiene menos control del
grupo, sirviendo como moderador
o coordinador de la reunión.
El problema es resuelto por el
grupo.
No se prepara un plan rígido para
la reunión.
El mayor problema del director es
el controlar y dirigir la reunión.
La aceptación por parte del grupo
es mayor.

Estos tres tipos de reuniones no son rígidas y a menudo se combinan según los diferentes temas a tratar, el
director de Reuniones debe tenerlos siempre en mente a fin de poder hacer una correcta planificación y lograr
sus objetivos. Cabe agregar que quien participe activamente en la discusión, más fácilmente incorpora las
conclusiones y decisiones a sus propias ideas.

Cómo Planear una Reunión

 1. Haga una descripción general.
 Determine el tema y objetivos de la sesión.
 Prepare la Sesión.
 Prepare su guía de la sesión a dictar.
 Determine los puntos claves a destacar en su sesión.
 2. Planee la Dirección de Reunión.
 Estudie el grupo que asistirá a la sesión.
 Informe sobre el contenido de la sesión.
 Prevea situaciones problemáticas que puedan surgir en la sesión.
 3. Tenga Listo TODO el material
 Material a distribuir durante la sesión.
 Pizarrón a utilizar en la sesión.
 Tiza y borrador.
 Ayudas audiovisuales.
 Equipo necesario para las demostraciones.
 4. Prepare convenientemente el lugar de la reunión.
 Cerciórese que todos puedan ver y oír bien.
 Asegúrese que el local de la reunión presente las condiciones adecuadas (iluminación, ventilación, salidas,
mobiliario).
 Cómo Dirigir una Reunión
 1. Inicie la Reunión.
 Presentación (Si es necesario).
 Procure que el grupo se sienta cómodo.
 Indique el procedimiento o régimen usado.
 Destaque cuál es el problema o asunto a ser tratado y cuáles objetivos se desean alcanzar.
 Haga introducción.
 2. Dirija y Controle.
 Estimule la participación.
 Utilice adecuadamente las preguntas y ayudas audio – visuales.
 Mantenga la reunión dentro del asunto o tópico en desarrollo.
 Resuma con frecuencia.
 No permita que un participante monopolice un tema.
 Controle la reunión sin provocar resentimientos.
 3. Consiga la Aceptación de los Resultados.
 Solicite del grupo que las ideas y opiniones sean expresadas nuevamente.
 Reajuste tanto ideas como opiniones, de manera que la mayoría del grupo las acepte.
 Haga varias tentativas hasta que las conclusiones sean aceptadas por la mayoría.
 4. Resuma la Reunión.
 Indique lo que se ha conseguido con la reunión.
 Muestre los aspectos sobresalientes.
 Haga una evaluación de las ideas, opiniones, sugestiones y experiencias presentadas.
 Determine el plan de acción a seguir.
 Haga una clausura adecuada.

El Director de reuniones
Cualidades Que Debe Poseer el Director de Reuniones
 Inteligencia.
 Energía.
 Integridad Moral.
 Equidad.
 Capacidad Técnica.
 Cultura General.
 Cordialidad.
 Entusiasmo.
 Auto – confianza.
 Buen Humor.
 Conocimiento de la Naturaleza Humana.
 Buen Humor.
 Habilidad Educativa.
 Auto – dominio.
 Modestia.
 Optimismo.
 Iniciativa.
Lo Que Hace un Buen Director Durante una Discusión
 Motiva y dirige al grupo.
 Adapta su presentación al tipo de participante.
 Usa términos al alcance de todos.
 Piensa antes de hablar.
 Habla viendo a todos los participantes.
 Hace énfasis en los puntos importantes.
 Habla claro y con voz modulada.
 Usa la mímica apropiada.
 Usa buenos modales.
 Acepta sugerencias mejores que las de él.
 Capta las respuestas del grupo rápidamente y actúa de conformidad.
 Resume con precisión las ideas del grupo.
 Reconoce que sus conocimientos son limitados y agradece la aportación de los participantes.
 Ausente del complejo de jefatura o autoridad.
 Controla la dirección en forma imperceptible.
 Evita la postura de catedrático.

Usos Principales de las Preguntas en una Reunión

Recomendaciones Para el Uso de las Preguntas
 1. Elegirlas cuidadosamente y formularlas con habilidad.
 Todas las preguntas se deben poder contestar. No es prudente el formular preguntas para destacar la
ignorancia del participante en la reunión.
 El director al formular una pregunta debe presuponer que el participante posee una experiencia previa que le
permitirá contestarla.
 Las preguntas deben hacerse de manera natural y en un tono que le imprima confianza a quien las va a
contestar.
 Deben formularse teniendo un propósito definido en la mente. Por ejemplo: Para buscar información, poner
de relieve algún punto importante, estimular el pensamiento con el fin de suscitar la discusión
o interacción grupal, atraer la atención de los participantes, encauzar la reunión cuando se desvía del objetivo
o tema en discusión, entre otros aspectos.
 2. Formularlas considerando las características individuales.
 3. Deben ser:
 Amistosas: No agresivas.
 Claras: Toda pregunta debe ser formulada con claridad con la finalidad de no dejar dudas a los participantes
acerca de lo que se quiere.
 Estimulantes: No deben ser tan sencillas ni tan difícil que desanime a efectuar un esfuerzo. Deben incitar a
pensar.

8 Técnicas Sencillas para dirigir reuniones

1. Sé implacable con la puntualidad. Es tan importante
empezar a la hora como terminar a la hora. Diez personas
que pierden 10 minutos son 100 minutos, algo que pocas
empresas se pueden permitir. Medida drástica contra la
impuntualidad: Cada 5 minutos tarde que alguien llega echa
1€ a una hucha. Al cabo del tiempo se envía este dinero a
una ONG.
2. Acorta (y acota) los tiempos. Hacemos reuniones
demasiado largas, nos dejan sin energía y al acabar no
tenemos ganas de seguir a un ritmo alto de productividad.
A no ser que la reunión sea
de brainstorming o estratégica (estas recomiendo
hacerlas fuera de la empresa off-site strategy meetings), una
 reunión semanal no debería durar más de 30 minutos, una
reunión normal 15 minutos y una más intensa 60 minutos.
Si nos damos demasiado tiempo, reconozcámoslo: las
personas nos ponemos muy inaguantables, divagamos,
reflexionamos demasiado, opinamos más de la cuenta…
3. Para evitar lo anterior (exceso de reflexión y opiniones que
no llevan a ningún sitio), olvídate de las cómodas salas,
sillas y mesas de reunión. Las reuniones de 15 y
30minutos hacerlas de pie. Si es necesario puedes utilizar
una de estas mesas que permiten estar de pie comentando
temas. Los sillones cómodos invitan demasiado a la
reflexión, que aunque es muy positivo hacerlo (recuerda
la regla del 33%), tenemos que saber cuándo y para qué.
4. Conduce eficazmente. El coordinador/a de la reunión tiene
que dirigirla y marcar los tiempos, por ejemplo, será el
responsable de decir “Mario, este tema que comentas es
interesante y si te parece lo trataremos en siguientes
reuniones. Hoy tenemos que avanzar ya que hemos
consumido el 50% de nuestro tiempo con el primero de los
tres puntos a tratar hoy”. Aunque a veces esta figura se
puede delegar en un timekeeper.
5. Pon un reloj sobre la mesa. Compra un reloj de cocina
como éste (o más divetido como éste) y ponlo sobre la
mesa con el tiempo de que se dispone para la reunión.
Esto orientará la reunión a resultados. Recuerda, en
general nos reunimos para tomar decisiones.
6. Olvídate de las típicas actas de reunión (son infumables)
y haz una hoja excel con tres columnas: tareas a realizar,
responsables y fechas.(Desigana un responsable por
tarea, aunque la tengan que hacer varias personas).
7. Rellenar la lista anterior mientras se está en la
reunión (designa un responsable para ello o el mismo
coordinador puede hacerlo) y no salgáis de la sala sin
enviarla por email a los implicados.
8. Empieza cada reunión repasando el cumplimiento de
tareas de anteriores reuniones. Y seguidamente comienza
con los puntos del día. El principal problema al dirigir
 reuniones es que no somos efectivos en el cumplimiento de
lo que decimos. No es lo mismo decir “Pili se va a ocupar de
hacer un cuestionario para medir la satisfacción del cliente”,
que “En la reunión del martes que viene Pili nos traerá un
cuestionario para medir la satisfacción del cliente” ¡Ponle
fecha a todo!
9. A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se
pretende organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y
exitosa:
10. 1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las
primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende
efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la
realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a
asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un
e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El
error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una
planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para
escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba,
psicólogo laboral de la Universidad Central.
11. 2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la
notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento.
No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear
a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo,
aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así
será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la
reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración).
Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo
la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después
del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.
12. 3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a
tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las
reuniones de trabajo. Si se informa con anticipación los temas que se
discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con
distintas ideas para proponer.
13. 4. Acote los temas según lo agendado. Acotar los temas es
uno de los tópicos más importantes, señalan los especialistas. Esto,
porque se si busca cambiar la impresión de los asistentes de lo que es
una aburrida reunión de trabajo, es necesario disponer el orden y la
 prioridad de temas que se van a tratar en ésta. “Es muy fácil que el
tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos
que no forman parte de la agenda. Si esto sucediera, quien dirige la
reunión debe determinar si es un tema que pueda verse en el punto de
asuntos varios o bien, requiere que se incluya en otra reunión
posterior”, sostiene Antonio Dieck, académico de la Universidad de
Monterrey. Para ello, explica Brieba, “el expositor debe ser capaz de
identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo
suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que
se está conversando no es el punto, y así volver al eje”.
14. 5. Maneje la reunión con cuotas de humor. La reunión de
trabajo debe ser una instancia de discusión positiva y no un encuentro
de trabajadores aburridos, molestos y desmotivados, afirman los
entendidos. “Es absolutamente necesario manejar las reuniones con
una pequeña cuota de humor o rompehielos que distiendan el
ambiente. Un buen expositor sabe identificar cuándo la audiencia
necesita relajarse un poco, distenderse, concentrarse, cuando se
sienten incómodos, y cuándo es el momento de hacer un break”,
precisa el experto de la Universidad Central. Para ello, agrega, es
bueno que el moderador “sea algo histriónico, ya que una persona
que juega con la voz, que tiene una voz fuerte, y que gesticula, tiende
a captar mejor la atención de la gente que una persona que se limita a
leer en voz alta”. El expositor y líder de la reunión podrá equivocarse
y divertirse, en el contexto de lo discutido, pero sin perder el enfoque
en los avances y resolución de los temas.
15. 6. Evite los monólogos. Que la reunión sea efectiva, dinámica
y rápida dependerá en gran medida del expositor. Éste deberá mostrar
liderazgo y completa seguridad en sí mismo, evitando eso sí, caer en
el exceso de protagonismo y en los recurrentes monólogos, que
finalmente terminarán por volver tedioso el encuentro. Para ello,
deberá tener pleno conocimiento de las inquietudes de los asistentes,
pauteadas con anterioridad, y evitar ser agresivo al momento de
exponer y obstinarse con sus propias ideas, sin considerar la opinión
de los demás.“Un buen expositor debe ser una persona con la
capacidad de estar atento a los estados de ánimo de los participantes,
que sepa interpretar la comunicación no verbal de los asistentes,
saber cuándo debe intervenir para detener una discusión entre los
participantes, cuándo debe iniciar la revisión de otro punto de la
 agenda y ser también una persona asertiva”, dice Dieck. Dar cabida a
que todos los asistentes opinen y expongan sus puntos de vista,
enriquecerá el encuentro y hará que éste no se vuelva monótono y
aburrido.
16. 7. Prevenga la formación de bandos entre los asistentes. En
medio de la discusión y el intercambio de visiones, es necesario que
el expositor mantenga una postura colectiva, evitando los bandos.
Los temas son de incumbencia para todos los asistentes, por lo que
agruparse por amistad o género para defender o rebatir una medida,
será perjudicial para el avance y dinamismo de la reunión. Un
encuentro de este tipo será exitoso en la medida en que el moderador
demuestre liderazgo, interés, seguridad y sobretodo capacidad de
organizar, convocar y ganarse la atención de los asistentes.
17. 8. Tome nota de los temas tratados en la
reunión. Finalmente, será primordial tomar nota de los temas
discutidos en la reunión, ya que, de esta forma, se podrá recordar,
jerarquizar y llevar a cabo los planes y medidas propuestas y
aceptadas por los asistentes. Que el expositor tome nota, demuestra
además, un interés hacia los asistentes, quienes sentirán que fueron
tomados en cuenta y que la reunión valió la pena. Para no derrumbar
lo construido, lo ideal será que luego del encuentro, el expositor
envíe a los asistentes un resumen con los puntos tratados, así como
las soluciones acordadas que serán puestas en marcha. La idea es no
crear falsas expectativas y hacer efectivos los acuerdos. La
justificación y reiteración de lo discutido, demostrará el interés y la
concordancia de las partes, generando lazos de confianza entre las
mismas.
18. Con asistentes puntuales, una pauta fijada y temas acotados, la
reunión de trabajo que desea realizar irá perfectamente encaminada.
Es necesario, eso si, esmerarse porque la cita no sea un encuentro
aburrido, sino una instancia para debatir ideas y tomar decisiones
entre todos los asistentes. Sólo así podrá concretar los objetivos que
lo llevaron a organizar el encuentro, y su equipo no tendrá las ansias
de mirar el reloj y desear que las horas pasen rápidamente.

Cómo preparar una reunión

Las reuniones permiten compartir, dentro de un grupo de personas, el
mismo nivel de conocimiento acerca de un tema o problema y además una
toma de decisiones colectiva. En efecto, las decisiones tomadas en forma
colectiva, con representantes de las diversas entidades involucradas, serán
aceptadas con mayor facilidad por todas las partes implicadas. Sin
embargo, las reuniones requieren mucho tiempo y, por lo tanto, deben ser lo
más cortas posible y llevarse a cabo con un alto grado de eficacia a fin de
resolver rápidamente los temas a tratar.

La conducción de una reunión hace referencia al conjunto de acciones

que deben tomarse para organizar y llevar a cabo una reunión en buenas
condiciones y que permita el seguimiento de sus resultados.

Este artículo es una recopilación de recomendaciones para ayudarte a

organizar tus reuniones. No existen, bajo ninguna circunstancia, normas
obligatorias.

Antes de la reunión

Motivo de la reunión

Antes que nada, el propósito de la reunión debe elaborarse con madurez

para evitar reuniones sin sentido: ¿Cuál es el objetivo de la reunión? ¿Una
teleconferencia sería suficiente? ¿Una videoconferencia o una reunión
virtual (Internet) sería suficiente?

Alcance de la reunión

Es conveniente reducir el número de los participantes para evitar disminuir

la eficiencia de la reunión. También es necesario armonizar el perfil de los
participantes, en particular en lo que se refiere al nivel técnico y político. La
reunión no debería durar más de 2 horas. Con respecto a la agenda, esta
delimita la programación del trabajo en temas correctamente formulados. Es
necesario establecer plazos correctos para tratar los diversos puntos de la
reunión.
Fecha y reserva de la sala

Dependiendo del número de participantes, es necesario encontrar una sala

de conferencias gratuita en una fecha en la que los participantes estén
disponibles. En lo posible, se deberán evitar los períodos de vacaciones
escolares. La fecha de la reunión deberá establecerse con 15 días de
anticipación, como mínimo, para que puedan enviarse las invitaciones y los
avisos a los participantes en un plazo razonable.

Al momento de elegir la sala se debera tener en cuenta su capacidad (en

términos de cantidad de asientos), dimensiones y forma (dependiendo de si
existen presentaciones o actividades), la necesidad de acceso a Internet, la
presencia de ordenadores y equipos audiovisuales (proyector de vídeo).

Aviso a los participantes

Se deberá distribuir la agenda a todos los participantes, especificando, entre

otros detalles, el lugar y la hora de inicio y término de la reunión. En los
casos pertinentes, deberá difundirse un programa que sintetice los servicios
principales (metro, paradas de ómnibus, estaciones de trenes) que se
encuentran en las proximidades del lugar de reunión.

En lo posible, y para optimizar la eficiencia de los intercambios, se podrá

preparar un documento introductorio, que se enviará antes de la reunión y
en el cual deberá especificarse el contexto, incluyendo algunos temas clave.
De esta manera, los participantes podrán prepararse mejor para dicha
reunión.

Dependiendo de la empresa u organización, deberán enviarse avisos a las

personas involucradas para que puedan hacerse cargo de determinadas
tareas. Existen limitaciones regulatorias que permiten la validación del viaje
del personal. Además, se deberá enviar una invitación a los participantes
que no formen parte de personal de la empresa u organización.

Durante la reunión
Discusiones en la mesa redonda

Una discusión en la mesa redonda permite a cada participante presentarse

brevemente. Así, las personas nuevas o el personal externo podrán conocer
el título de cada participante. Se recomienda encarecidamente solicitar a los
participantes que realicen un esfuerzo especial al describir sus actividades
y, en particular, que eviten utilizar abreviaturas o siglas.

Elección de un secretario

Es conveniente designar a un voluntario para que confeccione un borrador

del informe. En caso de que se realicen varias reuniones, cada participante
deberá ser secretario por turno.

Hoja de asistencia

En las reuniones que involucren a personas con una tarea determinada,

será necesario hacer circular una hoja de asistencia para que los servicios
financieros puedan validar los costos del viaje.

Resumen del informe anterior acerca de las decisiones

En caso de que se realicen varias reuniones, las decisiones tomadas en

reuniones anteriores podrán ser repasadas para refrescar la memoria de los
participantes o bien para seguir de cerca el progreso de su implementación.

Resumen de la agenda

Antes de abordar el tema principal, es conveniente resumir brevemente la

orden del día, indicar el tiempo que se dedicará a cada tema y nombrar a
las personas que participarán en la reunión. Los temas importantes de la
agenda deberán ser tratados al comienzo de la reunión, cuando la
concentración es máxima para evitar correr el riesgo de tener que
abordarlos superficialmente al final.

Cómo lograr que los participantes se distiendan

Para lograr que los participantes se distiendan, podrá servirse café o

simplemente botellas de agua al comienzo de la reunión. Además, una sala
con buenas dimensiones y con una temperatura estable puede mejorar la
eficiencia de la reunión.

Cómo elaborar un informe de decisiones

Un informe de decisiones, creado en forma colectiva por todos los

participantes, permite destacar las decisiones más importantes tomadas
durante las discusiones. El informe de decisiones no puede ser meramente
pasivo: una persona deberá estar a cargo de la implementación de cada
acción y será necesario establecerse un plazo tentativo para cada una.

Fecha de la siguiente reunión

En caso de que se trate de una serie de reuniones, sería importante

aprovechar la presencia de los participantes para acordar una fecha para la
siguiente reunión que resulte conveniente para todos.

Después de la reunión

Cómo redactar el acta

Se recomienda redactar el acta de la reunión “en caliente”, es decir

inmediatamente después de la misma. El acta debe incluir el motivo y la
fecha de la reunión, los participantes (y personas ausentes con aviso), la
orden del día, el resumen de cada punto de la orden del día, los informe de
las decisiones.

De no contar con notas, será indispensable crear un informe sencillo de las

decisiones.
Las notas tienen varios propósitos: registrar las decisiones; formalizar el
trabajo realizado para permitir, por ejemplo, que las personas que no
asistieron a la reunión puedan tener conocimiento de lo que sucedió desde
el comienzo hasta el final; capitalizar la información para la memoria.
Distribución del acta

Para que tengan validez, el acta se deberá distribuir a todos los

participantes. Si después de aproximadamente una semana, alguna
persona sugiere algunas correcciones, el acta final deberá ser enviada
nuevamente a todos los participantes.