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VII Congreso de Archivología del MERCOSUR

EJE GESTIÓN DOCUMENTAL
TEMA: ARCHIVOS PRIVADOS: FUNDAMENTOS Y GESTIÓN
DOCUMENTAL
Autor: María del Carmen MASTROPIERRO TELLECHEA
mariadelcarmenmt@infovia.com.ar
Institución: ARCHIVOS APRO

Dirección: Independencia 735, 6º A. Buenos Aires.

Teléfono: 00 54 11 4362 9517

Diagonal Oriente 5646, P. B. A. Santiago de Chile.

00 56 2 418 0953

1. FUNDAMENTOS DE LA EXISTENCIA DE ARCHIVOS PRIVADOS

1.1 DE QUÉ HABLAMOS CUANDO NOS REFERIMOS A ARCHIVOS

PREIVADOS
Cuando se define el concepto de Archivo se habla de documentos
reunidos por personas jurídicas, tanto públicas como privadas. Cuando
las personas, por sí mismas o en asociación con otras, realizan
actividades que no trascienden en un principio a la comunidad y que está
dirigidas a cumplimentar el propio desarrollo, se habla de personas
jurídicas privadas; como tales, son cubiertas por el Derecho Privado.
“Son precisamente estas entidades privadas las que sostienen los
archivos privados (1).
Archivo privado “es aquél que reúne los documentos producidos
y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas o
jurídicas en el transcurso de actividades no regidas por el derecho
público” (2). Un conocido especialista español contemporáneo –Antonio
Angel Ruiz Rodríguez- “los denomina como ‘los otros archivos’
desconocidos y ‘utilizados o por quien los ha generado o por un pequeño
grupo de investigadores que saben de su existencia” (3).
Para Roberto Navarrini, profesional italiano, el archivo privado es
“un complejo de escritos, ligados por un vínculo natural, producidos por
un sujeto de derecho privado en el desarrollo de la propia actividad por
finalidad contingente y por propia memoria” (4).
En el ámbito de habla inglesa, se reconocen los archivos en general
como “una colección organizada de los registros no comunes de las
actividades de un negocio, un gobierno, una organización, una institución
u otros cuerpos corporativos o los papeles personales de uno o más
individuos, familias o grupos, retenidos permanentemente (o por un
determinado período de tiempo) por su creador o un sucesor debido a su
permanente valor histórico, informativo, de evidencia, legal,
administrativo o monetario, usualmente en un depósito administrado y
mantenido por un archivero entrenado. También se refiere a la oficina u
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organización responsable de la valoración, selección, preservación y

acceso a los materiales archivísticos” (5).
Como vemos, en la misma definición de archivo se ve claramente la
inserción del archivo privado como un tipo especial de archivo. Para una
mejor comprensión, agregamos que se los ve como “los que tiene una
procedencia no gubernamental”, definiendo procedencia como “la
organización o individuo que crea, acumula y/o mantiene y usa registros
en la conducción de sus asuntos antes de transferirlos a un centro
especializado (6).
Para completar la visión que estamos comentando, debemos
señalar que se ha dado en categorizar a nuestro “archivo privado” -por el
lugar en el que generalmente se lo encuentra- como el archivo interno (in­
house archive); su definición describe como tal a “la unidad dentro de
una empresa, organismo o institución responsable de la conservación de
los registros no comunes en la organización familiar y a veces los de
otros entes corporativos e individuos con los que está fuertemente
asociada, como opuesta a un depósito externo”(7).
¿Cuáles son los archivos que denominamos privados?, ¿qué
archivos tienen una dependencia jurídicamente privada.
Basaremos nuestra respuesta en fuentes autorizadas, ante la
heterogeneidad de respuestas y de archivos en nuestra vida cotidiana. Al
analizar con este enfoque la existencia de archivos, localizamos la
clasificación del Archivo Histórico Nacional de España; precisamente, en
su cuadro de organización de fondos, este Archivo Histórico separa los
archivos privados (8), introduciendo en esta categoría los archivos
personales y familiares (por cuanto son lo que tiene a disposición del
público). Estamos así precisando los tipos de archivos privados.
¿Qué nos dicen en el mundo anglosajón? Se distinguen “archivos de
gobierno (ejemplo, Archivos Nacionales ..), archivos internos mantenidos
por una institución familiar, y colecciones de archivos -collecting
archives- (colecciones de manuscritos, archivos de films, archivos
genealógicos, archivos de sonido, archivos personales, etc.)” (9).
Este breve análisis, instalado en un proceso reflexivo más amplio, nos
lleva a considerar en este texto tres tipos específicos de archivos
privados: los archivos personales, los archivos familiares y los archivos
institucionales. Esta clasificación que presentamos se fundamenta en
criterios autorizados y en un hilo conductor sociológico funcional: parte
de la unidad –sujeto, persona: archivo personal-, para pasar al grupo
primario –familia: archivo familiar- y a los grupos secundarios –
instituciones: archivo institucional-. Este hilo conductor brinda un
recorrido de la actividad humana y de la documentación que ésta
produce, cumpliendo la persona, la familia y la institución funciones
específicas a lo largo de la vida.

1.12 Archivos Personales

Comenzamos aquí a tratar un grupo importante de archivos
privados: los archivos personales. ¿Cuáles son los archivos que así
denominamos?
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En la bibliografía española contemporánea se los considera como

los archivos “que contienen la documentación generada o reunida por
una persona o grupo de personas vinculadas entre sí por lazos de
parentesco a lo largo de su existencia, durante sucesivas generaciones o
en el marco de sus actividades personales o profesionales” (10) Como lo
hemos visto más arriba, también el Archivo Histórico Nacional de España
reconoce la existencia de archivos personales (11).
Por su parte, el mundo anglosajón muestra bajo el rubro personal
archives aquellas colecciones de documentos sobre las que prometimos
más arriba íbamos a volver. En efecto, nuestro conocido ODLIS define a
los archivos personales (personal archives) como “una categoría de
colecciones de documentos (colleting archives) preparada para preservar
los papeles privados en memoria de una o más personas o de una familia
o grupo de familias. En los Estados Unidos, las bibliotecas presidenciales
funcionan como archivos de los papeles personales de los presidentes.
Concluimos que el archivo personal es una colección de
documentos (escritos, cartas, notas, publicaciones, fotografías
manuscritos, documentos legales, etc.) referidos a la actividad de una
persona, preparada profesionalmente como testimonio para su memoria.
Es casi superfluo decir que esta clasificación toma en cuenta al productor
(el sujeto o persona a quien pertenece el archivo) en sí mismo, ya que no
se diferencia la actividad del sujeto para calificar al archivo.

1.23.2 Archivos familiares

Como vimos en el apartado anterior, resulta difícil separar los
archivos personales de los familiares, por lo menos a nivel descriptivo.
Sin embargo, hemos localizado algunas fuentes para facilitar nuestra
conceptualización en el estricto terreno archivístico.
En ellas, el archivo familiar está definido así: “Es el archivo privado
que reúne los fondos documentales de una o varias familias relacionadas
y de sus miembros, relativos a asuntos privados, principalmente la
administración de sus bienes y, ocasionalmente, a sus actividades
públicas”(12). En este terreno de los archivos familiares, se detectan
algunas subcategorías, importantes en algunos círculos europeos: son
los archivos nobiliarios. Se lo define como “el archivo familiar de una o
varias familias de la nobleza”(13).
En el ámbito anglosajón, hemos hallado la expresión “archivos
familiares y patrimoniales (family and estate archives)” como los archivos
pertenecientes “a una o más familias relacionadas y/o sus miembros
particulares, referidos a sus asuntos públicos y privados y a la
administración de su patrimonio”(14). Vemos que en este caso, el criterio
anglosajón tiene en cuenta no sólo el productor (en este caso la familia)
sino también el contenido de la actividad familiar (el patrimonio).
Como lo hemos hecho para el caso de los archivos personales,
para nuestra conceptualización tratamos de elegir los aspectos más
pertinentes a la realidad del archivo familiar a través de las definiciones
trabajadas; en este caso, encontramos mayor acuerdo entre las
propuestas presentadas. Concluimos que el archivo familiar es una
colección de documentos (escritos, cartas, notas, publicaciones,
fotografías manuscritos, documentos legales, etc.) referidos a la actividad
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de una familia, preparada profesionalmente como testimonio para su

memoria. Al igual que en el caso del archivo personal, recordamos que
esta clasificación toma en cuenta al productor (la familia, grupo social a
quien pertenece el archivo) en sí mismo, ya que no se diferencia la
actividad del sujeto para calificar al archivo.

1.23.3 Archivos institucionales.

En la literatura actual la realidad del “archivo” con alguna calificación

aparece en muchas oportunidades. Así tenemos mejor presentados los
textos que leemos o las noticias que nos llegan, gracias al archivo legal,
al archivo policial, al archivo de empresa, al archivo religioso, al archivo
de televisión, al archivo periodístico, etc. Una buena cantidad de
ediciones conmemorativas suelen dar a conocer al gran público la
realidad lejana en el tiempo o el espacio, gracias a la labor de los archivos
de prensa, por ejemplo. De resultas, podemos decir que esos archivos
que no son públicos (gubernamentales) y QUE no son personales ni
familiares están siempre presentes en la actividad humana: su vigencia
no puede discutirse.
A ese conjunto de archivos vamos a dedicar estas líneas. ¿Cómo
definirlos? ¿Qué características comunes presentan? ¿Qué aspectos
relevantes poseen? Su nombre –archivos institucionales- surge por
cuanto en todos los casos se presenta una institución o un grupo -con
características institucionales - como responsable de la formación,
desarrollo y tratamiento archivístico del fondo documental que le es
propio.
Consideramos los archivos institucionales como el tipo de archivo que
presenta una colección de documentos que tienen en común la actividad
de una institución (archivos de asociaciones civiles, eclesiásticos, de
empresas, de escuelas, etc.), la actividad de un grupo no familiar
(archivos legislativos, médicos, musicales, etc) o el tipo de soporte que le
es propio (archivos audiovisuales, de televisión, de radio, etc.), preparada
profesionalmente como testimonio para la memoria de la institución o del
grupo responsable de su custodia. En cuanto al criterio de clasificación,
estamos frente a una diferencia con los archivos personales y familiares,
que enfatizan al productor. Ejemplos de estos archivos: Archivos de
Asociaciones Civiles, Audiovisuales, Eclesiásticos, de Empresas,
Escolares, Legislativos, Médicos, Musicales, Policiales, de Televisión, etc.

1.2 ENFOQUE CONCEPTUAL

Nos preocupa distinguir los archivos privados de otras expresiones
archivísticas. En principio, nos interesa diferenciar el concepto de
“archivo privado” de otros conceptos que se le pueden acercar en la
literatura contemporánea. Al concluir este apartado, en un cuadro de
síntesis presentamos la distancia conceptual a otras realidades
archivísticas.
En primer término diferenciamos el concepto de “archivo privado” de
los siguientes:
1: colecciones de documentos o colecciones documentales: según
opinión del gran teórico Teodoro Schellenberg, quien en la mitad del
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siglo XX habla de colecciones naturales (documentación que surge a

lo largo de la vida, derivada de una fuente y en relación con una
actividad orgánica). Pero creemos que “el término propuesto por
Schellenberg de colección natural debe ser superado y sustituido por
el término de archivo privado o personal” (15). Esto no es dejar de lado
las características intrínsecas al archivo, que debe recoger, conservar
y servir la documentación, es decir. organizarla adecuadamente.
2: papeles privados o papeles personales (personal papers), “Los
documentos privados acumulados por o pertenecientes a un individuo
o sujeto a su disposición”(16) – el subrayado es nuestro -. No pueden
considerarse “archivos”, en tanto no cuenten con el análisis
documental y el cumplimiento de la triple función (recoger, conservar,
servir) que le cabe a toda institución archivística. Pueden ser
considerados como la materia prima de un futuro archivo personal, si
se dan todas las condiciones para que así resulte. Precisamente este
texto está destinado –al menos, ésa es la intención de las autoras- a
ayudar a transformar papeles personales en archivo personal.
3: papeles (papers)
Entendemos que esta palabra –utilizada con sentido archivístico
en el mundo anglosajón- se refiere – “a una colección de documentos
personales y familiares, distintos a los registros formales, que pueden
incluir correspondencia, diarios, notas, etc. .En los Estados Unidos,
los papeles de más de veinte presidentes se encuentran archivados en
bibliotecas presidenciales ubicadas en o cerca de donde el presidente
nació o vivió antes de su elección” (17).
De la misma forma, se señala que “En una primera acepción, se
denominan los documentos o archivos personales y familiares (del
patrimonio), diferentes de los documentos de organizaciones llamados
registros. En una segunda acepción, es un término general usado para
designar más de un tipo de materiales manuscritos”(18).
Estos “papeles” no son archivos, pero pueden considerarse
como la materia prima de un futuro archivo.
Como síntesis, presentamos el siguiente

CUADRO Nº 1 REALIDADES ARCHIVISTICAS y SU RELACION CON LOS ARCHIVOS

PRIVADOS

ASIMILABLES AL CONCEPTO SUSCEPTIBLES DE SER NO ASIMILABLES AL

DE ARCHIVO PRIVADO ASIMILABLES AL CONCEPTO CONCEPTO DE ARCHIVO
DE ARCHIVO PRIVADO PRIVADO

1. Documentos/Archivo 7. Colección 11. Archivo público

privado
2. Archivo familiar 8- Documentos personales 12. Archivo estatal.
Archivo patrimonial /familiares
3.Archivofamiliar- archivo 8- Documentos personales 13. Archivo general
interno /familiares
4. Archivo por colección 9. Papeles/Documentos 14. Archivo gubernamental
5. Archivo combinado 10. Archivo pre-judicial o 15. Archivo histórico
transicional
16. Archivo municipal
17. Archivo nacional
18. Archivo provincial
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1.3 ENFOQUE EPISTEMOLOGICO

Nos interesa dejar en claro el punto de vista epistemológico que a
nuestro juicio fundamenta el tipo de conocimiento que estudia estos
archivos. El prestigioso epistemólogo argentino Gregorio Klimovsky
acostumbra a señalar que en la actualidad se piensa a la epistemología
como el estudio de las condiciones de producción y validación del
conocimiento científico y, en especial, de las teorías científicas.
Los planteamientos espistemológicos están dados en función del
análisis de la experiencia en términos de sujeto y objeto. Partimos del
supuesto de que el sujeto (cualquiera de nosotros, seres pensantes y
determinados culturalmente) puede conocer el objeto de estudio, es decir.
los archivos privados. Veamos las características del saber actual sobre
archivos privados.
Indudablemente, este “saber actual” no constituye un conocimiento
autónomo; por el contrario, integra el campo de la archivística. Por tanto,
centraremos nuestra atención en el tipo de conocimiento que es la
archivística -al que algunos llaman archivología-, considerada
actualmente como ciencia de la documentación, de la información o de la
administración –según distintos enfoques-, y distinta de otros cuerpos
doctrinarios como la bibliotecología y la documentología. Creemos que el
análisis epistemológico deberá recurrir a los paradigmas actuales en la
formación de las ciencias de la información, es decir, ciencias sociales en
definitiva, por cuanto entendemos la ciencia social como “cualquiera de
las disciplinas que estudian la interacción social, la sociedad o la cultura”
(19).
¿Cuál es, entonces, el status epistemológico de la archivística?
Esta será nuestra cuestión, por cuanto la archivística estudia los archivos
privados.
Distintos paradigmas (de la teoría práctica, de la ciencia de la
información-ciencia de la documentación, de la ciencia social - ciencia de
la administración e hipotético-deductivo) son susceptibles de explicar
satisfactoriamente –en estos momentos- el conocimiento científico de
nuestro objeto de estudio - archivos y archivos privados-. Todos los
paradigmas pueden ayudarnos a explicar algunos campos de nuestro
objeto, pero bien integralmente no encontramos un “paradigma
revelador”.
Es por ello que se justifica, a nuestro entender, la categoría de
“ciencia en formación” que le podemos dar a la archivística, en el sentido
de ciencia que “está comenzando a serlo”. De allí que Cruz Mundet la
conceptualice “como una ciencia emergente”(20) y Ruiz Rodríguez la
categorice como “ciencia en busca de una identidad propia que le dé
autonomía respecto de la historia y la administración” (21).

1.4 ENFOQUE JURIDICO

Cuando hablamos de archivos privados estamos hablando de una
actividad personal, familiar o institucional en el ámbito de las relaciones
jurídicas de los particulares entre sí. Todos sabemos que estas
actividades las realizamos de manera autónoma, sin una necesaria
intervención o dependencia del Estado en cuanto poder público. Por tal
razón, es el Derecho privado como rama del Derecho al que corresponde
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"la regulación de las relaciones jurídicas de los particulares entre sí"(22),

concepto brindado por Atilio Alterini, especialista argentino en la
problemática del Derecho privado y cuyas propuestas profundizamos.
Nos interesa en especial profundizar este enfoque por cuanto se
sobreentiende que todo archivo privado posee documentos privados.
Este sentido jurídico debiera ser aclarado con una adecuada
concepción del rol del Estado en la actualidad. Si bien hemos indicado las
funciones del Estado en nuestra Edad Contemporánea, estos primeros
años del siglo XXI están siendo testigos de una gran heterogeneidad en el
pensamiento de filosofía política de nuestros tiempos, heterogeneidad
que el neoliberalismo de fines del siglo XX ayudó a profundizar.
Desde nuestro interés, debemos destacar en primer lugar, la
necesidad de que el Estado permita sin cortapisas la creación, desarrollo,
mantenimiento y conservación de los archivos privados. Las normas
jurídicas no deben revertir los derechos subjetivos de los actores.
En segundo lugar, no podemos dejar de mencionar las tendencias
de pensamiento en cuando a un nuevo orden mundial. Para muchos
juristas y especialistas en derecho internacional, las últimas décadas del
siglo XX y lo que va del XXI, son testigos de una globalización en el
orden político y económico que puja por modificar la concepción de
Estado-nación concebido como estado territorial. El tema es la búsqueda
de una concepción alternativa en la que esta primera década del siglo ve
a la humanidad; desde el “patriotismo constitucionalista” de un pensador
como Habermas, hasta la vía supranacional del analista político Andrés
Oppenheimer, variadas son las propuestas teóricas o prácticas con las
que nos podemos encontrar. ¿ En qué sentido esta crisis teórico-política
nos puede afectar desde el lugar de los archivos privados? Creemos que
la existencia de cada vez más archivos privados tanto en el orden
personal como familiar e institucional puede deberse al alejamiento de la
concepción de Estado-nación como referente para iniciativas
individuales; al mismo tiempo, frente a eventuales futuros cambios
administrativos de las estructuras nacionales, nada mejor que los sujetos
busquen posiciones más permanentes o menos “líquidas” –al decir del
filósofo Zygmunt Bauman– y esas posiciones pueden apreciarse a través
de los archivos privados, al permitir encuadrar posiciones y procesos
documentales de interés presente y futuro para los sujetos actores.
Por último, podría pensarse que la heterogeneidad actual en la
concepción del rol del Estado desde la filosofía política, que es el marco
de referencia de la norma jurídica, genere desaciertos en la práctica de
los archivos privados. Sin embargo, todavía no ha sucedido esto en esta
primera década del siglo XXI: consideramos que la buena fe, como
requerimiento básico de la norma, ha ayudado en esta ausencia de
problemas para la creación, mantenimiento y desarrollo de los archivos
privados. Una excepción: el estado de guerra, que destruye todas las
normas jurídicas consolidadas en tiempos de paz (23) y, como se ha dado
en la práctica, también destruye los fondos documentales que hacen a los
derechos inalienables de personas y grupos.
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1.5 ENFOQUE FILOSOFICO

El archivo es un sistema de información y de comunicación; su
alcance en el contexto social contemporáneo puede determinarse con
ayuda de tres categorías básicas, sumando a las ya vistas de público y
privado, la categoría de íntimo, considerando este enfoque filosófico. Es
necesario profundizar esta trilogía conceptual para ampliar la
significación de la categoría privada del archivo.
Este punto de vista filosófico nos permitirá adentrarnos en la
consideración de la actividad archivística como actividad humana
trascendente, que supera a través de los documentos y de los archivos la
esfera íntima o privada para poder llegar a la consideración pública o
social. Es precisamente la categoría de lo íntimo en su estudio de la
actividad humana que nos ayuda en la comprensión del archivo privado
como una propuesta personal, familiar o institucional
Acción y documentación son conceptos básicos que remiten a esa
actividad archivística y al archivo como sistema de comunicación. El
enfoque filosófico completa la visión que podemos dar del archivo –tanto
público como privado-, señalando las posibilidades que brinda como
instrumento para la dignidad humana, a pesar de la característica líquida
de la sociedad en la que estamos insertos.

1.6 ENFOQUE PSICOLÓGICO

Con un enfoque psicológico se explica la dinámica de la intimidad,
que pueden conformar los actores relacionados con los archivos
privados.
Este punto de vista psicológico nos permitirá adentrarnos en la
mostración que se cumple en el archivo privado, como fundamento de la
actividad archivística que posibilita abrir a la mirada ajena - a través de
los documentos-, la esfera íntima o privada para poder llegar a la
consideración pública o social. Con ese objeto, nos adentraremos en la
consideración del momento de la creación de los distintos tipos de
archivos privados (personales, familiares e institucionales).
El surgimiento de las necesidades que van a dar origen al archivo
privado, así como la decisión de organizarlo, se pueden explicar desde el
enfoque psicológico.

1.7 ENFOQUE HISTÓRICO

Con este enfoque buscamos fortalecer la entidad archivo privado, a
través de su existencia a lo largo de los siglos.
Es difícil rastrear los orígenes del archivo privado, tal como lo
conocemos actualmente. Sin embargo, hay consenso en encontrar desde
los orígenes una realidad en la existencia de los archivos, sin
diferenciarlos por su análisis o gestión como públicos o privados. En
efecto, en sus orígenes la guarda de los documentos se lleva a cabo en
“archivos”. Esta conceptualización del vocablo archivo no diferencia
entre lo público y lo privado.
¿ Se sigue siempre este primer enfoque indiferenciado en el estudio
archivístico? Creemos que los antecedentes de menciones pertinentes
sobre archivos privados en diversos contextos culturales resultan
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probatorios de una válida diferenciación en el campo archivístico entre

archivos públicos y privados.
Existen indicios o certezas sobre archivos privados en el “período
prearchivístico”, al decir de José Ramón Cruz Mundet, que abarca desde
los orígenes de la existencia de los archivos hasta la constitución –en la
edad contemporánea- de la Archivística como disciplina específica. Para
el estudio de estos antecedentes recurrimos a una periodización histórica
sobre la evolución de los archivos, propuesta hace ya casi medio siglo
por el historiador francés Robert H. Bautier (24), periodización aceptada
por los principales estudiosos del tema (25),(26) y (27):
1. Etapa de los archivos de palacio que se desarrolla a lo largo de la
Antigüedad.
2. Etapa de los cartularios o Trésor de Chartes que abarca la Edad
Media (siglos XII a XVI).
3. Etapa del archivo como arsenal de la autoridad o Archivo de Estado
, se extiende a lo largo del Antiguo Régimen. (siglos XVI a XIX).
4. Etapa de los archivos como laboratorios de la Historia desde
comienzos del siglo XIX hasta mediados del siglo XX.
5. Etapa actual (28).

Los albores de los tiempos históricos nos permite considerar a los

archivos de palacio como entidades directamente relacionadas con el
poder temporal de los reyes. Por ello, Cruz Mundet indica que en estos
tiempos “si bien existían archivos privados: familiares, religiosos,
económicos... es el público, dependiente de las instituciones del Estado,
el archivo por antonomasia” (29). Pero pueden encontrarse rastros de
importantes archivos privados, como los mencionados a continuación.
Egipto, en la época del Imperio Antiguo (entre 2700 y 2250 a. J.C.)
vio nacer la figura del escriba de los Archivos Reales; se la ha localizado
ya desde el reinado de Neferirkara-Kakai (2490-2480 a J.C., dinastía V).
Los documentos reales y otros servicios de archivos eran de su
competencia. Recordemos que el más antiguo papiro conocido con
escritura hierática data de esta época.
La UNESCO reconoce que Asia tiene una tradición muy antigua de
preservación de archivos. De hecho, “a semejanza de sus colegas
egipcios, los escribas sumerios recibieron de sus monarcas el encargo de
dejar constancia, en toda clase de inscripciones, de los principales
sucesos que tuvieran lugar bajo sus reinados” (30) . Esta documentación
se relaciona con nuestra concepción actual de archivos privados, por
cuanto “quien vaya en busca de fuentes para la historia babilónica, a
buen seguro que saldrá satisfecho con la multitud de cartas relativas a
asuntos de estado (órdenes, comunicaciones, arreglos de litigios, etc.) y
hasta con las numerosas que conciernen a intereses privados” (31).
Si bien tanto el historiador hebreo Flavio Josefo (37-95) como el
escritor cartaginés Quintus Septimius Florens Tertullianus –Tertuliano-
(160? – 240?) habían mencionado en sus escritos la existencia de
archivos entre los tirios, babilonios, sirios y fenicios, sólo en el siglo XX
se encontraron restos probatorios de su existencia. Así Tertuliano dice:
“sería necesario abrir los archivos de las naciones más antiguas, de los
egipcios, de los caldeos, de los fenicios” (32).
 10

Estas afirmaciones se confirman con la aparición de fuentes

primarias. En efecto, excavaciones han demostrado la existencia de
archivos privados, tales como los archivos bancarios de la familia
Murasu, familia de origen judío instalada en las orillas de los canales de
Babilonia que consiguieron prosperar(33). Estos archivos pertenecían a
un célebre establecimiento financiero de la época aqueménide (siglo –V),
periodo de apogeo para la civilización persa.
En relación con India, la poderosa dinastía imperial Chandragupta
desarrolló un importante crecimiento de las ciudades. Todas ellas
presentan palacios, bibliotecas, talleres de arte y .por ende, archivos.
Estos últimos, al igual que otros archivos antiguos descubiertos en las
Grutas de Dunhuang (China), han permitido investigar caminos por los
cuales se difundieron sencillos procedimientos industriales desde India a
China. Este es uno de los principales aspectos relativos a los archivos
privados en estas civilizaciones(34).
En la civilización creto-micénica, indicios de la existencia de
archivos surgen de documentos (tabletas o tablillas con escritura) de
mediados del siglo XVII a. J. C. “Las tabletas que se han encontrado
contienen, sin duda alguna, inventarios de bienes y son, por
consiguiente, documentos de archivo de carácter económico” (35).
En algunas regiones griegas se comenzó durante el período arcaico
(36) con el registro de hechos por medio de personas “cuya memoria
infalible sirve de archivos” (37). En principio, se apeló a la memoria
personal; la difusión de los mensajes se hacía en forma oral. Es desde el
año 776 a J.C., punto de partida de la cronología griega, que la
documentación escrita comienza a desarrollarse por la invención del
alfabeto y aumenta gradualmente como fuente para el estudio histórico.
Es probable que los libros fueran primeramente una serie de
tablillas para luego transcribirse a rollos de piel o de papiro. Esas
tablillas, preparadas adecuadamente, eran expuestas públicamente para
hacer conocer “leyes, decretos y bandos cuyo conocimiento por parte de
la población era de interés. Después se guardaban en los archivos” (38).
En estos primeros tiempos, los archivos fueron el lugar donde se
reunían los magistrados y, en consecuencia, se encontraba la
documentación del estado. Recién en la época helenística la palabra
“archivo” toma su connotación técnica referida específicamente a los
documentos.
En relación con la documentación privada, resultan escasas las
citas relativas a la guarda o depósito de la misma. Sin embargo, puede
afirmarse que “la institución de los archivos para el uso privado resulta
frecuente en la época helenística”(39).
Roma representa una civilización que desde un principio tomó
claramente conciencia de que debía dejar testimonio de su devenir:; tanto
es así que el aforismo latino bien lo dice: “primum anales fuerunt, post
historiae factae sunt”, es decir: primeramente existieron los anales; luego
fue hecha la historia.
Se entiende así por qué el documento público poseía un carácter
lindante con lo sagrado para los romanos; por ende, el documento
privado no era considerado de gran valor. Coherentemente con esta
valoración, es de admirar la organización del sistema archivístico público.
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En esta organización también existieron “los privata scrinia” (40). La

importancia de la compleja organización de los archivos romanos, no
dejó de influir en las actividades privadas. De hecho, ciertas grandes
familias aristocráticas poseían en sus casas, cerca de su atrium (pórtico
delantero), una sala llamada tablinum. (o tabulinum, de tabula)
especialmente destinada a guardar sus tabletas o tablillas, es decir, sus
documentos. Eran verdaderos archivos familiares.
La caída del Imperio Romano en poder de los pueblos bárbaros
provocó la diáspora administrativa y cultural de una civilización: esa
situación se vivió crudamente en la actividad archivística. Si bien habían
pasado casi tres siglos desde el comienzo de la formación de los reinos
romano-bárbaros, es “en el siglo VII (cuando) empieza el período más
oscuro de la historia medieval” (41). En esta alta Edad Media , sólo podía
cumplirse con la tarea trascendente de lograr la conservación de los
manuscritos de importantes obras de la antigüedad. “Esta labor, junto al
archivo bibliotecario y la composición musical, hizo de los monasterios el
foco cultural de la Europa medieval”(42).
Si bien el renacimiento carolingio marcó el comienzo de una
tendencia que iba a revertir el estancamiento, recién “el siglo XII
representa un hito en la evolución de los archivos y de los
procedimientos empleados en su organización” (43). Este hito tuvo que
ver con la existencia de “cartularios o Trésor de chartes (tesoros de
cartas)” para los siglos XII a XVI, es decir, la baja Edad Media.
Se denominan cartularios a los libros grandes de pergamino en los
que se recogían las escrituras de las propiedades de iglesias,
monasterios, concejos y comunidades; .por extensión luego se aplicó a
otros documentos públicos.¿Por qué “tesoros de cartas”? En estos
tiempos, el conjunto de documentos cartularios (o cartas) representaban
para sus dueños verdaderos tesoros.
La aleatoriedad con que se debían organizar los documentos en
esta especie de archivos ambulantes, han permitido a Lodolini observar
que “bastante a menudo los ‘archivos’ del medioevo no eran
absolutamente tales, sino más bien simples colecciones de documentos.
El trèsor des chartes no es un archivo; antes bien, constituye
precisamente lo opuesto a un archivo”(44). Indudablemente, la opinión de
Lodolini nos lleva a apreciar en su justa medida el rigor y la consistencia
de otros archivos: los archivos eclesiásticos., que resultan de nuestro
especial interés como integrantes del concepto de archivos
institucionales una clase de archivos privados).
En efecto, a pesar de las dificultades intrínsecas a los tiempos
medievales, hubo una institución que conservó documentos: fue la
Iglesia, quien ya en el siglo III dispuso la creación de su propio archivo. Al
decir de Cruz Mundet, “los archivos eclesiásticos, tanto del clero regular
como del secular, constituyen ya una de las redes más potentes y mejor
estructurada y coordinada de fondos documentales” (45).
Podemos agregar que se da por segura la existencia de otros
archivos privados, pero es poco lo que se conoce de ellos. Alberch
Fugueras lo señala claramente: “la desaparición de la noción de archivo
público elimina cualquier diferencia entre los archivos privados y los
archivos de los soberanos” (46).
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Nos encontramos entonces, en los albores del siglo XVI, con

tendencias que permitieron desarrollar los archivos de las coronas y los
archivos privados. Comienza la Etapa del archivo como arsenal de la
autoridad o Archivo de Estado , que se extiende a lo largo del Antiguo
Régimen. (siglos XVI a XIX).
En esta etapa de las monarquías absolutas, los archivos públicos
volvieron a tener un protagonismo exclusivo. Es que “la monarquía
inserta el archivo en el corazón del mecanismo de poder de las nacientes
monarquías absolutas; prueba de ello es el arraigo de los conceptos de
patrimonialidad (consideración del archivo como propiedad), secretismo
(afirmación de su carácter impenetrable) e inaccesibilidad (control de su
información)” (47).
Fue preocupación de algunas monarquías reunir la documentación
en los archivos del Estado. Se los entendía como “lugar donde se
guardan registros públicos u otros importantes documentos históricos”
(48) siendo ésta una caracterización de 1645. Con María Paz Martín-
Pozuelo Campillos debemos aclarar que “algunos tratadistas de la época
en el desarrollo de sus obras parecen referirse tanto a actos públicos
como privados, como es el caso del italiano Nicolò Giussani ( Nicolò
Giussanius, en Methodus Archivorum, seus modus eadem texendi ac
disponendi, 1684) que definiendo al archivo como: ‘ locus ubi acta publica
reponuntur ’ (el lugar donde las actas públicas son guardadas) en el
capítulo que indica el método de los archivos menores, se refiere no sólo
a los archivos privados sino incluso a los familiares” (49)
Esta consideración de los archivos privados, se encuentra
mencionada en los intentos de “acopio de documentación”. En España,
por ejemplo, la Comisión de Archivos en 1750 “visitó multitud de archivos
españoles, generalmente privados, puesto que eran los más reticentes a
abrir sus puertas a los estudiosos” (50).
Tampoco debemos olvidar los archivos eclesiásticos, cuya
organización fue mejorando a través de los siglos. Si bien el archivo
vaticano se encontraba en Roma desde e siglo V, es con el Papa Paulo V
(1605-1621) que toma las características actuales.
En esta época comienza a instalarse en la reflexión sobre la tarea
archivística el principio de procedencia de los fondos, concepto central
de la teoría archivística moderna. Martín-Pozuelo señala que Brennecke
“sitúa el origen teórico de este principio en la obra del archivista de
Plassenburg Phillipp Ernst Spiess (1734 –1794), Von Archiven, publicada
en 1777. A partir de su publicación reconoce que el mejor plano es aquel
que el propio documento sugiere” (51). La profundización teórica y
práctica se conformó a través de la nueva concepción del archivo
nacional y de la naciente archivística: es la etapa de los archivos como
laboratorios de la Historia (comienzos del siglo XIX hasta mediados del
siglo XX).
Con la Revolución Francesa se estableció en 1790 que los archivos
de la Asamblea Nacional fueran el depósito central y natural de la
documentación de toda la República. El Archivo Nacional pasó a ser
entendido como Archivo de la Nación abierto al ciudadano común y ya no
fue más un privilegio de los órganos del poder. También los archivos
privados intervinieron indirectamente en este proceso; en muchas
 13

ocasiones se pudieron recobrar documentos públicos que se hallaban en

manos privadas.
Estas realizaciones prácticas involucraron cambios y desarrollos
teóricos. La concepción del archivo como lugar institucional sufrió
cambios. En la primera mitad del siglo XIX, se desarrolló una concepción
de la verificación documental como fundamento del análisis histórico; en
consecuencia, los archivos gozaron de un prestigio instrumental para la
Paleografía y la Diplomática, auxiliares de la ciencia histórica.
Ya en la segunda mitad del siglo XIX, la gran masa de
documentación que las políticas nacionales engendraron urgentes
problemas prácticos: se requerían nuevas teorizaciones para conformar
soluciones duraderas. Surgió el principio de procedencia pensado como
respeto a los fondos, aplicable también a los archivos privados. Según
Ernst Posner, distinguido archivista norteamericano del siglo XX, la fecha
internacionalmente aceptada para el nacimiento de la archivística es el día
24 de abril de 1841, cuando el Ministro de Interior francés Duchatel firmó
una con el objeto de fijar normas para la organizaçión de los fondos
reunidos en los Archivos Franceses, de libre acceso a la consulta desde
la Revoluçión. Ese método de clasificación supone algunas reglas, entre
las cuales está el principio de procedencia (52). Resulta muy clara su
redacción, susceptible de aplicarse a todo tipo de fondo.
Párrafos aparte merece la consideración del archivo privado en la
reflexión teórica del siglo XIX. Lodolini rescata el pensamiento de E. J.
Kulenkamp quien ya en 1805 “reconoció la calidad de archivos también a
los privados” (53). A todo lo largo del siglo XIX se habló de “archivo
privado” o “institución privada”.
Durante el siglo XX, asistimos a la consolidaçión del concepto y de
la función del archivo. En lo que atañe al archivo privado, el Consejo
Internacional de Archivos lo reconoció como tal, en la definición de
archivo como “conjunto de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y el soporte material, producidos o recibidos por cualquier persona,
física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio
de su actividad, conservados por los creadores o sus sucesores para sus
propias necesidades o transmitidos a instituciones de archivos”.(54). El
mismo Bautier señaló en 1961 que “la reunión de documentos de archivo
… deriva … de las actividades cotidianas de una administración pública,
de un establecimiento religioso, de una empresa industrial o comercial,
de una familia o de un particular” (55). Por otra parte, se aplicaron
también a los archivos privados las dos vías del principio de procedencia:
“una vía es el respeto a la procedencia de los fondos y la segunda, el
respeto a la estructura original de los fondos y al orden natural de los
documentos”(56).
Es destacable cómo en 1964 Ernst Postner profundizó criterios de
demarcación al describir los archivos como “registros de un organismo
de gobierno u otra organización o institución con valores perdurables por
la información que contienen. El término es también aplicado a los
registros de familias e individuos, especialmente si están
conscientemente organizados para la preservación” (57). Veinte años más
tarde, el mismo Postner señaló –al concluir una visión de la actualidad
archivística norteamericana-: “Parece que éste no será el estadio final del
 14

desarrollo”(58). Podemos aplicar esta afirmación a la vida de los archivos

privados. En efecto, “sólo los Estados Unidos habían tenido un desarrollo
notable en archivos privados”(59). Entre otros factores, este desarrollo
norteamericano en archivos privados puede estar relacionado con la
introducción del concepto de “life cycle of records” (ciclo de vida del
documento) que posibilitaron “Esfuerzos archivísticos sustanciales (que)
pueden verse en empresas, instituciones religiosas, hospitales, escuelas,
sindicatos, museos y otras instituciones culturales, organizaciones no
gubernamentales y otros organismos”(60).
Ya desde hace casi dos décadas, la preocupación de quienes
trabajan en archivos-tanto públicos como privados- es la normalización
de la información para poder migrarla con ayuda del apoyo tecnológico.
La eficiencia en este tipo de propuestas ayuda a considerar a la
archivística como una ciencia de la información con una cada vez mayor
identidad propia, incluyendo en ella los archivos privados.
En la época actual (comienzos del siglo XXI) los archivos privados
son también considerados garantía de los derechos ciudadanos y
memoria del pasado.

2. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

El proceso de gestión documental de los archivos privados supone

un flujo del trabajo archivístico a partir del marco teórico de la archivística
general, con connotaciones especiales dada su naturaleza(61). En este
caso, podremos conceptuar los aspectos diferenciales de estas
operaciones de la siguiente manera, en cada paso del proceso:
1: la creación del archivo y organización de los registros por el
individuo, la familia o la institución privada:
2: la selección de los registros archivísticos: aplicación de políticas
para la reunión y valoración de documentos y adquisiciones.
3: la preparación del acceso al documento mediante los registros
archivísticos –accessioning-, a través de las siguientes operaciones :
3.1: ordenación archivística ( arrangement – archival
arrangement o “proceso de organización y gestión de los registros
históricos mediante: 1) la identificación o reunión de grupos –dos o
más registros- de registros derivados de una fuente común que
poseen características comunes y una común estructura de
archivo, y 2) la identificación de relaciones entre tales grupos de
registros y entre registros y sus creadores. Como fundamento de
esta actividad de “arreglo” o disposición se hallan los principios de
procedencia y de orden original.
3.2: descripción archivística (archival description o “proceso
de captura, orden, análisis, control, intercambio y acceso a la
información sobre: 1) origen, contexto y procedencia de diferentes
grupos de registros, 2) su estructura archivística, 3) su forma y
 15

contenido, 4) sus relaciones con otros registros, y 5) las maneras

en que pueden ser encontrados y usados.
3.3: aplicación tecnológica para el proceso en su conjunto y
para las funciones de referencia;
3.4: conservación activa, almacenamiento y preservación.
4. la creación de circuitos de información destinados a las
comunidades usuarias.

A renglón seguido, intentaremos señalar –dentro de los límites de

nuestro trabajo- las connotaciones específicas para cada etapa del
proceso de gestión documental propio de un archivo privado personal,
familiar o institucional.

2.1 CREACIÓN DEL ARCHIVO Y ORGANIZACIÓN DE LOS

REGISTROS POR EL INDIVIDUO, LA FAMILIA O LA INSTITUCIÓN
PRIVADA
Las normas de creación del archivo surgen de las motivaciones del
productor, de acuerdo con la finalidad que se tiene en mente como razón
de ser del archivo. Es importante que los distintos actores de la
experiencia archivística, cuando no hablamos de un archivo personal,
acuerden tales lineamientos cuando surge la necesidad del archivo.
Podemos hablar de una etapa diagnóstica, con un momento
exploratorio y un momento informativo. La naturaleza del archivo privado
permite un acercamiento directo con el productor, actor de su propio
archivo. Esta es una característica diferencial en relación con los archivos
públicos, que surgen de una necesidad esencialmente burocrática,
administrativa o de gobierno.
El momento exploratorio supone la recolección de datos, a través
de un ciclo de entrevistas exploratorias con los distintos actores
involucrados y de la aplicación de instrumentos de exploración ad-hoc.
Como resultado, se determina la posible estructura del fondo, sección o
series documentales, que se analizarán más profundamente en los
momentos posteriores.
El momento informativo supone un resultado escrito como
mostración informativa y acuerdo entre los actores para el posterior plan
de organización. Acá estamos utilizando el vocablo “organización” en su
sentido de proceso de organización integral.
Con esta propuesta clarificada, podrá procederse a realizar el nudo
de la tarea de gestión del archivo privado.

2.2 SELECCIÓN DE LOS REGISTROS ARCHIVÍSTICOS:

APLICACIÓN DE POLÍTICAS PARA LA REUNIÓN Y VALORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y ADQUISICIONES.
La determinación del fondo, sus secciones y sus series nos permite
desarrollar las siguientes actividades :
I Recolección de los registros creados y organizados con un orden
original.
II Preparación de los registros para poder determinar el fondo
documental, sección o serie a crearse en el archivo
 16

Al llevar a cabo estas actividades conviene tomar los siguientes

recaudos, que facilitan las operaciones de las etapas posteriores:
* cada documento se ubicará dentro de su serie documental, en el
orden natural de producción;
* cada serie documental se ubicará dentro del fondo al que
pertenece;
* el fondo mantiene ordenadas a las series que le pertenecen.
Estas actividades centrales llevan implícita una primera selección
de la documentación a archivar; dado el gran caudal de documentos que
se pueden –y suelen- encontrarse al comenzar la tarea organizativa,
creemos adecuado este momento para cumplir con esta primera
selección. El informe escrito, producto de la etapa prearchivística, brinda
los aspectos descriptivos y comerciales que son la base del plan a
desarrollar. Este plan presenta
1: un encuadre conceptual, con fundamentos de la actividad;
2: un encuadre administrativo, con los aspectos contextuales de la
gestión a desarrollar;
3: un encuadre operativo, con un cronograma de los momentos del
análisis documental (organización, selección, descripción y
comunicación) a desarrollar.

2.3 ACCESO AL DOCUMENTO

Dentro del proceso de análisis documental, debemos recordar los
siguientes pasos, posteriores al plan de organización integral del archivo
y al desarrollo del cuadro de clasificación:

2.3.1: ORDENACIÓN ARCHIVÍSTICA

Es el “proceso de organización y gestión de los registros
históricos mediante:
1) la identificación o reunión de grupos –dos o más registros­
de registros derivados de una fuente común que poseen
características comunes y una común estructura de archivo
2) la identificación de relaciones entre tales grupos de
registros y entre registros y sus creadores. Como fundamento de
esta actividad de ‘arreglo’ o disposición se hallan los principios de
procedencia y de orden original”.

2.3.2: DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA

Es el “proceso de captura, orden, análisis, control,
intercambio y acceso a la información sobre:
1) origen, contexto y procedencia de diferentes grupos de
registros,
2) su estructura archivística,
3) su forma y contenido,
4) sus relaciones con otros registros,
5) las maneras en que pueden ser encontrados y usados”.

Estos pasos de la descripción se cumplen con aplicación de

instrumentos normalizados (ISAD (G) e ISAD (CPF), guías,
 17

inventarios, catálogos e índices ad-hoc. Los datos así logrados

permiten comunicar la información y posibilitar la recuperación,
debemos considerar previamente cómo va a ser posible “SERVIR” –
en la expresión de Antonia Heredia Herrera- la información.

2.3.3: APLICACIÓN TECNOLÓGICA PARA EL PROCESO EN

SU CONJUNTO Y PARA LAS FUNCIONES DE REFERENCIA;
El avance tecnológico actual ha sumado al lenguaje natural otras
posibilidades: son las que surgen del lenguaje digital. Ello nos lleva a
mencionar la descripción mediante recursos electrónicos.
Es indudable que en nuestra realidad cotidiana, cada vez con mayor
intensidad, la gestión administrativa en general y el acceso a la
información en particular se realizan en forma electrónica. La información
digital, nacida como tal, es enorme; pero también existe en todo tipo de
organizaciones mucha documentación en otros formatos físicos, que en
muchas ocasiones podrían convertirse a un formato digital, favoreciendo
su gestión, búsqueda, acceso y recuperación por su forma electrónica y
su difusión a través de redes de telecomunicaciones como Internet. Para
cada caso, para cada archivo privado en organización, el interesado
pondrá los límites a estas posibilidades que la digitalización abre
ampliamente. Podemos encontrar documentos con contenido textual
(informes, expedientes, legajos, cartas, manuscritos, etc.), audiovisuales
(fotografías, grabados, imágenes, películas, videos, grabados, mapas,
planos, y en general materiales figurativos e iconográficos, programas
radiales, grabaciones en general, propuestas de "“historia oral", etc), etc.
Frente a esta nueva realidad que nos rodea, existen también nuevos
desafíos para la profesión; Ramón Alberch i Fugueras (9) brinda un claro
panorama al respecto; en el caso especial de la nueva tecnología
informática aconseja:
a: integración en los archivos de los documentos electrónicos
como soportes alternativos al papel;
b: protección de la privacidad, asumiendo el libre acceso a la
documentación y a la información;
c: intensificación del uso informático de los instrumentos de
descripción, en especial por la ampliación de la base social de usuarios;
d: implantación de una gestión integral de la documentación, con
especial énfasis en la evolución documental;
e: preservación del patrimonio.
Como vemos, se presenta un acuerdo sobre los requerimientos
unidos a la informatización. El requerimiento adecuado es primero
normalizar y luego informatizar: es que con la normalización , se está en
condiciones de informatizar con mayor facilidad.

2.3.4: CONSERVACIÓN ACTIVA, ALMACENAMIENTO Y

PRESERVACIÓN.
 18

Conservación, almacenamiento y preservación son estrategias de

organización física que deben presentarse en ámbitos especiales y con
materiales ad-hoc. En este sentido, no podemos encontrar diferencias
significativas con los archivos públicos.

2.4 LA CREACIÓN DE CIRCUITOS DE INFORMACIÓN DESTINADOS

A LAS COMUNIDADES USUARIAS.
Varios son los circuitos de información a las comunidades
usuarias, en el caso de que existan. Generalmente, hablamos de estos
circuitos de información en los archivos institucionales. Sin embargo, la
misma naturaleza del archivo privado, nos permite crear los circuitos de
información de acuerdo con los objetivos del archivo y con las
necesidades contextuales que presentan los distintos usuarios o los
mismos productores.
Esta cuestión del “cómo servir” da significación a todo el proceso
realizado y tiene lugar en todos los archivos; sin embargo, es en los
archivos privados en donde la calidad del servicio resulta – en especial en
los archivos de empresa- una exigencia perentoria del usuario. Y al decir
perentoria estamos denotando tanto su carácter de decisivo y
determinante como de urgente y apremiante para el interesado.
En nuestros días, el “cómo servir” supone conocer -desde la misma
presentación del plan, la existencia de una organización física del fondo
documental y una organización virtual, de existencia no real, relacionada
íntimamente con la primera y que la representa en ámbitos –espacio y
contexto –diferentes. En relación estrecha con el proceso de organización
se nos aparece la descripción como su aliada para facilitar la
comunicación y de este modo cerrar el ciclo del servir.
CITAS BIBLIOGRÁFICAS

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(10) Cabezas Bolaños, Esteban (2005) La organización de archivos
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(11) The Society of American Archivists (1992) Op. cit.
(12) Reitz, Joan M. ODLIS Op.Cit.

(13) The Society of American Archivists (1992) Op. cit

(14) Espinosa Ramírez, Antonio Bernardo (1995). Op. cit. Pág. 263.

(15) Archivo Histórico Nacional, España. Op. cit.

(16) Dirección de Archivos Estatales (1993) Op. cit.

(17) Dirección de Archivos Estatales (1993) Op. cit

(18) The Society of American Archivists (1992) Op. cit

(19) THEODORSON, George A. y THEODORSON, Achilles G.

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