ÉTUDE DE CAS

Comment le catalogue produits

de Schneider Electric a répondu
aux exigences numériques des
clients
FOURNITURE D’UN CATALOGUE PRODUITS AUX CLIENTS

Depuis plus de 80 ans, le catalogue produits

de Schneider Electric North America,
baptisé Digest, est considéré par les clients
comme l’une des meilleures ressources
produit de sa catégorie. Les mille pages
du Digest ont d’abord vu le jour sous la
forme d’un document papier. En 2012,
175 000 exemplaires ont été imprimés
et distribués, ce qui représentait alors un
coût non négligeable pour Schneider.
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Ces coûts de publication élevés, associés aux efforts importants nécessaires pour
mettre à jour les informations, entraînaient des retards dans la diffusion des
informations aux clients. Alors que 87 % des sondés considéraient la qualité du
Digest comme excellente ou très bonne, ils n’étaient que 68 % à penser la même
chose du PDF en ligne. Le téléchargement et la consultation de la version PDF
prenaient beaucoup de temps. En outre, celle-ci n’offrait pas de fonctionnalité
de recherche efficace et n’était pas compatible avec les appareils mobiles.

« La publication du Digest tous les trois ans représentait une opération complexe
et coûteuse et ne répondait pas à tous les besoins de nos clients », explique Kevin
Habel, responsable Produits à l’échelle mondiale pour l’environnement MOTIF
chez Schneider Electric.

Le passage à la création de documents XML DITA accroît l’efficacité

Il y a quelques années de cela, Kevin Habel a réalisé des économies importantes

en faisant migrer la documentation technique de Schneider Electric vers
l’environnement MOTIF. MOTIF repose sur l’architecture DITA (Darwin
Information Typing Architecture), un langage XML (Extensible Markup Language)
open source qui définit des règles pour le codage du contenu afin de simplifier sa
réutilisation dans de nombreux documents et formats de sortie. L’environnement
regroupe plusieurs outils de création de documents et de gestion de contenu
de PTC, parmi lesquels Arbortext Editor, Arbortext IsoDraw, Creo Illustrate et
Windchill. Associé à des processus de travail spécifiques, MOTIF aide les auteurs
à structurer, développer, gérer et publier facilement leurs contenus.

Défi posé par la création d’une version numérique du Digest

Sachant que des dizaines d’auteurs et de responsables produit contribuent

à l’élaboration de cette publication présentant plus de 22 000 pièces et produits
différents, on comprend aisément pourquoi le Digest de Schneider Electric est
l’un de ses catalogues produit les plus complexes. La création et l’actualisation
d’une publication contenant plus de 1 000 pages de tableaux, d’illustrations
détaillées, de descriptions et de contenus techniques exhaustifs représentent
une tâche colossale. Il semblait donc impossible de parvenir à publier les mêmes
informations en version papier et PDF dans un format HTML5 dynamique.
Heureusement pour l’équipe de documentation de Schneider Electric, Kevin
Habel avait déjà développé un environnement parfaitement équipé pour gérer
les complexités du Digest et permettre la création de plusieurs formats de
publication à partir d’une même source.

À la mi-2014, Mark Mitchell, responsable du projet Digest, a commencé à

collaborer avec Kevin Habel pour devancer la concurrence en proposant le Digest
au format numérique. Toutefois, ils ont dû tout d’abord obtenir l’approbation
des différentes parties intéressées. Même si tous savaient que le processus de
publication en place était complexe et coûteux, le transfert d’une tâche aussi
importante vers l’environnement MOTIF comportait des risques. Si le projet
ne s’était pas déroulé conformément aux attentes et les efforts de publication
avaient échoué, les conséquences financières auraient été importantes.

« Tout le monde souhaitait une approche plus fiable », se souvient Kevin Habel.
« Mark Mitchell et moi avons décidé que DITA représentait une base solide sur
laquelle nous pouvions nous appuyer. Nous étions convaincus que les conditions
étaient réunies et que le nouveau Digest allait remporter l’adhésion des clients. »

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Pendant un an, la migration du système FrameMaker vers l’architecture DITA

structurée a nécessité de mapper les données, de former les utilisateurs à DITA et
à l’environnement MOTIF, de développer une feuille de styles pour la version PDF
et d’apporter de nombreuses mises à jour aux informations produit.

La collaboration avec des spécialistes de la diffusion de contenu accélère

la mise en œuvre

Mark Mitchell et Kevin Habel ont contacté la société Oberon Technologies pour
qu’elle les aide sur le projet Digest. Oberon était déjà réputée pour travailler
efficacement avec les entreprises à l’optimisation du contenu structuré pour
divers canaux, dont les canaux mobiles.

Les consultants d’Oberon Technologies ont recommandé l’utilisation de Titania

Delivery, en association avec les solutions de création de contenu de PTC, pour
simplifier davantage le processus de publication numérique dans l’environnement
DITA. Titania Delivery est une solution de portail Cloud qui permet de publier des
documents dans différents formats papier et électroniques. Sur ce portail, les
clients de Schneider Electric peuvent chercher et trouver des informations produit
depuis leur appareil mobile connecté à Internet. Ils peuvent aussi formuler leurs
commentaires et participer à l’amélioration continue du Digest.

En raison de la complexité des tableaux, des illustrations et du contenu technique

qui constituent le Digest, Mark Mitchell et Kevin Habel s’attendaient à ce que
le processus de numérisation dure plusieurs mois. Or, grâce au savoir-faire
d’Oberon Technologies, l’équipe a pu mettre en ligne le Digest dans une mise
en page HTML5 dynamique en seulement 35 jours.

« L’idée de numériser le Digest semblait insurmontable au début », confie Mark

Mitchell. « Nous avons été soulagés de pouvoir adapter notre contenu DITA et le
publier en ligne à destination des clients en seulement cinq semaines. »

Transformation du Digest en document interactif

Schneider Electric publie généralement une nouvelle version papier de son Digest
tous les trois ans. Le catalogue est simplement trop volumineux, trop complexe
et trop coûteux pour envisager de le mettre à jour plus souvent. En revanche,
dans son format numérique, les mises à jour en fonction des besoins sont faciles,
économiques et rapides.

En proposant l’intégralité du contenu du Digest en HTML5 dynamique, Schneider

a franchi la dernière étape vers une solution mobile de bout en bout pour la
diffusion de ce catalogue populaire. Les rédacteurs ont amélioré leurs processus
de développement et de publication, et le contenu source est passé de formats
de fichier orientés pages à un format par rubriques en open source. Grâce à des
modèles de publication préconçus, les auteurs de contenu peuvent rapidement
mettre à jour des rubriques spécifiques sans trop se soucier de la mise en page.
La publication des mises à jour du Digest au format PDF est beaucoup plus
automatisée qu’auparavant, et la publication au format HTML5 est en passe
de devenir un processus entièrement automatisé.

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«
 Nous pouvons ajouter du
contenu et corriger les erreurs
 Ce n’est qu’un début pour
immédiatement », explique
Kevin Habel. « Le contenu
dynamique sur mobile nous
a permis de devancer nos
concurrents. »
La société propose désormais une mise à jour
du Digest chaque trimestre. Le format numérique
est de plus en plus plébiscité par les clients qui
utilisent ses fonctionnalités de recherche intégrées
pour filtrer les résultats et repérer rapidement les
produits nécessaires.
« Lorsque nous avons opté pour le format mobile,
tous les témoins sont passés au vert », explique
Mark Mitchell. « Tout le monde a constaté les
avantages de l’utilisation de DITA XML et de la gestion
de contenu pour créer et publier ce document clé. »
Ce projet a remporté un tel succès que Schneider
Electric a remis à l’équipe du Digest un Top Global
Award en 2015. D’autres groupes au sein de
Schneider ont d’ailleurs demandé à Kevin Habel
de les aider à optimiser leurs efforts de publication.
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«
nous », se réjouit Kevin Habel.
« Nous envisageons d’en faire
bien plus avec le numérique
afin d’aider nos clients dans
leurs décisions d’achat et avec
les informations produit de
Schneider Electric. »
Pour en savoir plus, consultez notre site Web
à l’adresse suivante :
http://www.ptc.com/service-lifecycle-management/
service-parts-information
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