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Espedito Passarello 1

EVALUACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL DISEÑO DE PROYECTOS DE SISTEMAS

DE INFORMACION

1- INTRODUCCION

Todas las Organizaciones y Empresas en general prestan especial atención a sus problemas de
comunicación, organización y administración.

Este tipo de inquietudes requiere para su satisfacción, disponer de una serie de elementos
técnicos y humanos que impliquen un costo operativo, como ser:

• Integración y capacitación de los recursos humanos

• Selección e instalación de equipos
• Desarrollo de sistemas y procedimientos
• Pruebas del sistema, operación y mantenimiento

En cierta forma el conocimiento y la elaboración de esquemas, ayuda a suprimir las dificultades

enunciadas, posibilitando realizar implementaciones a través de pasos sucesivos integrados,
logrando explicitar los puntos básicos a resolver.

Es bien conocido el desaprovechamiento, en general, de la información, por parte de quienes

deben utilizarla; esto se debe en particular a tres factores:

1. Desconocimiento de información y de su potencialidad.

2. Conociendo su existencia, les resulta imposible acceder.
3. Conociendo su existencia y pudiendo acceder a ella.

Las soluciones son parciales y compartimentadas por actividad.

No cabe duda, que la mayoría de las empresas hoy día sufren alguna de estas deficiencias, en lo
que hace a una efectiva administración de los sistemas de información, en general, no adaptados
a las necesidades de sus estructuras, interrelaciones, entorno y contexto.

Lo más irritante de esta realidad es que las empresas disponen de costos fijos en equipos y
personal en esta área, pero son muy pocas las han sabido sacar provecho de ello.

Los administradores y empresarios, han tomado conciencia del papel que juega la información
en las actividades principales para la dirección.

Para ello la resolución del problema informático debe realizarse en "corto" tiempo mediante una
dinámica y rentabilidad que compatibilice las necesidades de información, decisión, control, ciclo
fundamental en la actividad diaria.
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ESQUEMA ITERATIVO

En base a los objetivos es que se debe brindar:

- Coeficientes de situación para la determinación de pautas y políticas empresarias.

- Coeficientes de situación que hacen a los procesos de toma de decisiones y el control de la

gestión que permita evaluar la eficacia.

En general, esto no es posible si no se cuenta con las bases de información y de un sistema

adecuado que le permita recuperarla o interrelacionarla.

Si definimos a la información como a la cuantificación numérica de los sucesos o situaciones de

la empresa, los mismos deberán comunicarse a través de los diferentes niveles, en períodos de
tiempos oportunos que optimicen la gestión.

2. ANALISIS DEL REQUERIMIENTO

Implica tomar conocimiento detallado de las necesidades y objetivos del usuario.

El usuario destacará los aspectos que a primera vista le resulten insatisfactorios, y los planteará
en forma de problemas. Asimismo, generalmente aventurará una solución en base a su
experiencia.

No debe exigirse ninguna formalidad en su requerimiento, puesto que el idioma del usuario es
completamente distinto al del especialista en sistemas.

En este aspecto el analista debe capacitarse para recibir y comprender, en toda su dimensión, el
"mensaje" del usuario.

En la Carpeta análisis del requerimiento, que se conformará en esta subetapa, quedarán

perfectamente establecidos los siguientes puntos (se obtienen de las entrevistas realizadas):

a) Objetivo
b) Limitaciones
c) Alcances (sobre que parte de la organización se va a trabajar en las siguientes
subetapas)
d) Fechas críticas
e) Necesidades

3. ESTUDIO DEL SISTEMA ACTUAL

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Se deben distinguir dos partes. La primera es una etapa de reuniones, exposiciones (de Planes y
Metodologías) y estudio de la documentación, dentro del ámbito definido.

3.1- ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS

El objeto de estos estudios es poder determinar las bases para los relevamientos de detalles.

a) Estructura de la Organización
b) Leyes, normas y procedimientos

c) Procedimientos de documentados
d) Antecedentes de sistematización
e) Estructura del sistema al que sirve el sistema de información a implementar.

No interesa la exactitud o veracidad de estos documentos, pues serán confirmados o no por las
entrevistas siguientes.

En resumen, esta "Prima Fase" sirve para saber cuáles son los problemas a estudiar.

3.2 ENTREVISTAS

Una vez que se conoce a la Organización se planificará, con los resultados de la parte anterior,
un relevamiento basado en entrevistas con el objeto de determinar:

a) Documentación de cada procesamiento

b) Volúmenes de datos, formularios, archivos, etc.
c) Soportes de la información
d) Eficacia del sistema actual y de cada uno de sus integrantes y niveles.
e) Flujo informativo
f) Flujo productivo
g) Puntos de contacto entre cada uno de esos dos sistemas
h) Pautas para una solución

Para lograr estos objetivos, se debe planificar la etapa de entrevistas, determinando claramente:

a) ¿A quién entrevistar?
b) ¿Qué voy a preguntar?

Para ello, conviene tener en cuenta que, un sistema involucra a varios niveles, y los mismos se
afectan con diferente información.

En general para cualquier organización, se distinguen tres niveles: el de la decisión estratégica

(Dirección), el Gerencial (Departamental) y el nivel operativo.

• Nivel Superior
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Si bien, en todos los niveles, existe un proceso para la toma de decisiones, este se caracteriza por
ello.

Cuando se realizan las entrevistas de este nivel, debe averiguarse lo siguiente:

1. Que decisiones y sobre que aspectos deben tomarse.

2. Que transformación recibe y produce.

Conociendo ello, evaluar el sistema viendo principalmente si esta información es la adecuada,

para sus funciones. Este nivel, recibe en general información elaborada, no le llega información
operativa.

Un eficaz sistema de información, debe dar al nivel superior, información que le permite
informarse para decidir.

• Nivel Intermedio

Del mismo modo que para el nivel superior, todos los niveles planifican y controlan, este nivel
tiene esa característica en forma casi exclusiva.

Cuando se entrevista una persona de este nivel debe averiguarse lo siguiente:

1. Cuál es su ámbito de aplicación y control.

2. Qué información recibe y produce.

Y del mismo modo que para el caso anterior evaluar el sistema actual para conocerlo,
comprobando si la información es adecuada para su misión.

Este nivel está más cerca de la información Operativa y aveces usa esa información para
controlar y planificar. De este modo, tampoco estos niveles están satisfechos con la información
que reciben, aunque ven la eficacia con que a veces se manejan los niveles inferiores.

• Nivel Operativo

En los sistemas habituales, estos niveles tienen capacitación en Computación, por lo que
procesan por este medio grandes volúmenes de información; por ejemplo: sueldos, inventarios,
suministros, repuestos, contabilidad general, presupuestos, etc.

Es típico que los sistemas sean pensados exclusivamente por y para estos niveles.

Las funciones son de gran diversidad y es una de las cosas más importantes del estudio de
gabinete del sistema actual (subetapa anterior), tratar de identificarlas. Si bien este nivel toma
decisiones y planifica, la característica principal es el procesamiento de datos.

Aquí el problema no es generalmente de eficacia dela información, como en los casos anteriores,
sino que conviene a los efectos de conocer el sistema actual, evaluar la eficiencia del
procesamiento.
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Al entrevistar a personas en este nivel, debe tratarse de identificar su función, en relación con el
sistema principal de la Organización. La relación con el mismo es lo realmente esencial de su
función. Esta información será realmente útil en las etapas posteriores. Para los tres niveles, se
da una serie, no exhaustiva, de opciones en el punto siguiente.

4. COMENTARIO FINAL

De esta sobretapa deben surgir:

1- La Organización.

1.1- Su estructura
1.2- Interrelaciones

2- Descripción del sistema principal.

2.1- Objetivos
2.2- Flujo principal

3- Descripción del sistema de información mediante:

3.1- Objetivos
3.2- Funciones
3.3- Flujo de información
3.4- Entrada y salida del sistema
3.5- Descripción de operaciones
3.6- Tablas de decisiones
3.7- Interrelaciones

4- Conclusiones

4.1- Descripción del problema

4.2- Antecedentes de soluciones