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Manual de procedimientos

1. Procedimiento de Control Interno.

Objetivo

Realizar una inspección respecto al cumplimiento de los procedimientos que


establece la empresa Curtiembre Ecológica del Norte E.I.R.L.

Pruebas:

 Toma de inventario.
 Verificación de control interno
 Acta de cesiones.

Política

El área de contabilidad toma la potestad de verificar que se cumpla cada uno de los
procedimientos establecidos por la empresa.

Procesos:

Toma de inventarios.

Realizar toma de inventarios entre una o dos veces por mes, identificar los ítems de
mayor salida o de valor considerable, esta debe de realizar en presencia del
encargado de almacén, y debe de verificarse que se esté llevando el control de cada
ítem con sus respectivos documentos que contengan las firmas y nombres de los
responsables de la adquisición del bien y que dan el visto bueno para su registro.
Esta inspección debe de realizarse con el formato ‘’Toma Física de Inventario’’.

El área de contabilidad es la encargada de codificar todos los activos fijos de la


empresa y de llevar un inventario en el que detalle la persona que es custodio y
deberá hacer firmar un acta de entrega.
Inspección de Procedimientos

Se realizará una o dos veces al mes y se encargará principalmente en verificar el


cumplimiento de los procedimientos establecidos por la empresa, el cual se realizará
con el documento ‘’INSPECCÍON DE PROCEDIMIENTOS’’.

Acta de Cesiones

Es responsabilidad del área de contabilidad hacer firmar a todas las personas que
asistan a alguna reunión de la empresa, de esta manera se tendrá un medio
probatorio de lo establecido en cada cesión.

2. Procedimiento de Compras
Objetivo
Realizar las compras con anticipación, seleccionando los productos de mejor
calidad - precio, y eligiendo a la mejor condición de pago para la empresa
Curtiembre Ecológica del Norte E.I.R.L.
Documentos

 Lista de proveedores
 Autorización de Compra de mercadería
 Orden de compra
 Ingreso de mercadería
Política
El área de compras evaluara las cotizaciones de los proveedores, seleccionando al
que ofrezca un mejor producto, precio, forma de pago; llevará acabo la verificación
que los productos solicitados lleguen al almacén.
Procesos
Autorización de compra de mercadería
El coordinador de compras y ventas realizara un análisis de los productos que más
se ha vendido, revisar la rotación de inventario y poder saber la aceptación de los
productos, y en base a este análisis realizar la ‘’Autorización de Compra de
Mercadería’’ derivar al Gerente General para dar la aprobación.
Selección de Proveedores.
Una vez dada la ‘’Autorización de Compra de Mercadería’’ el área de compras
deberá de cotizar por lo menos tres proveedores y elegir a los que más beneficie a la
empresa en calidad y precio.
Para elegir a un proveedor este deberá de cumplir con los requisitos que indica la
‘’Ficha de Proveedores’’ y deberá estar firmada por el proveedor y el coordinador
de compras.
Compra de mercadería
Una vez seleccionado el proveedor haya sido seleccionado del área de compras el
‘’Orden de Compra’’, la cual deberá ser aprobada por el Coordinador de Compras si
no es mayor el monto autorizado por la Gerencia General, si fuera mayor tendría
que sea aprobada por la Gerencia.

Recepción de Mercadería
El almacenista realizara la revisión de la mercadería que llegue a almacén que
tendrá que cumplir con lo que está consignado en la ‘’Orden de Compra’’ y
proceder inmediatamente a realizar el ‘’Ingreso de Mercadería’’ de lo contrario no
se recibirá la mercadería, inmediatamente se informará al área de compras para que
solucione con el proveedor el inconveniente.
Una vez realizado el ‘’Ingreso de Mercadería’’ el almacenista deberá distribuir la
mercadería según sus características, consecuentemente debe de registrar el
‘’Ingreso de Mercadería’’ en el ‘’Kardex Manual’’, cual deberá estar ordenado
alfabéticamente. Los registros se deben de realizar el día de llegada de la
mercadería.
El almacenista deberá presentar informe de los ingresos de mercadería al área de
compras todos los días al término del día, para que realicen el descargo de la
mercadería que ingreso el día anterior.

La responsabilidad recaerá en el área de compras de mantener al día los registros de


los ingresos de mercadería.

El almacenista tiene la responsabilidad que tener el almacén ordenado y limpia.

3. Procedimientos de ventas.
Objetivo
Mantener una gestión Eficaz que permita mantener un crecimiento de la empresa
Curtiembre Ecológica del Norte E.I.R.L.
Documentos
 Pedido de clientes.
 Facturas de la venta
 Egreso de la mercadería
 Guía de remisión
 Devolución de la mercadería
Política
El área de ventas deberá de ofrecer una atención de calidad y los productos
necesarios que cumplan con la necesidad del cliente.
Procesos
El área de ventas deberá recibir al cliente, saber la necesidad que tiene y ofrecer los
distintos productos que pueden ser de su necesidad.
El área de ventas realizará un ‘’Pedido de Clientes’’ en el sistema, y los imprimirá si
el cliente lo requiere, luego se procede a entregar el número de pedido.
Facturación y Cobro
El encargado de cuentas por cobrar debe de solicitar el número de pedido al cliente
y generará la factura y sellara el documento con el sello de CANCELADO.
Entrega de Productos
El almacenista recibirá la factura, entregará la mercadería y deberá sellar la factura
con el sello de ENTREGADO.
El almacenero deberá realizar un ‘’Egreso de Mercadería’’ que por cada salida de
mercadería esta deberá estar adjunta la Factura con el ‘’Egreso de Mercadería’’.
La obligación del almacenista deberá demostrar al cliente que la mercadería está en
óptimas condiciones y hacer que firme el ‘’Egreso de Mercadería’’.
Tendrá que registrar el movimiento de ‘’Egreso de Mercadería’’ en el ‘’kardex
Manual’’, el cual deberá estar ordenado alfabéticamente y por características de
productos, este registro se debe realizar el mismo día de la salida de la mercadería.
Recibo de cobro y guía de remisión
El recibo de cobro se realizara cuando exista una venta a crédito y/o la guía de
remisión en casos que el cliente transporte una cantidad considerable de productos.
Devolución de mercadería
La empresa no dará devoluciones de dinero, solo cambios de mercadería, para lo
cual se realizará una Nota de Crédito por el valor de la devolución y facturar el
nuevo producto, en circunstancias que el valor supere a la nota de crédito se
procederá a cobrar la diferencia.

Procedimiento de Recursos Humanos


Objetivo
Mantener un recurso humano apto y comprometido a lograr los objetivos que espera
obtener siempre la empresa.

Documentos
 Solicitud de trabajo
 Ficha de introducción
 Llamado de atención
 Control de asistencia
Política

El área de recursos humanos es responsable de la contratación, capacitación y


control del personal, generando una buena calidad de trabajo.

Procesos

Selección de personal

Cada vez que se requiera de contratar a una persona, el jefe de área deberá solicitar
por correo al jefe de recursos humanos para que realice la convocatoria en el que
detallará el perfil que se necesita.

Esta convocatoria será publicada por algún medio escrito, internet o cualquier otro
medio de comunicación.

Una vez recibidas las carpetas el jefe deberá seleccionar quien cumpla con los
requisitos:

 Hoja de vida
 Referencias laborales
 Experiencia relacionadas al cargo
 Ficha de datos personales
 Copia de título/bachiller u otro.
 Certificador de estudios
 Disponibilidad
 Horario de estudio

Deberá de presentar las carpetas al coordinar del Área para que realice la entrevista
a cada persona seleccionada, posteriormente se procederá a seleccionar a un
candidato y enviar la conformidad al Gerente General para dar el visto bueno a la
contratación y maneje el sueldo según el cargo.

El Gerente General deberá de contestar si da el visto bueno o no.


De ser positiva la respuesta, el Jefe de Recursos Humanos deberá hacer que llene la
‘’Solicitud de Trabajo’’

Luego el jefe de recursos humanos citara a la persona a la cual le realizará una


presentación de la empresa, que indicara lo siguiente:

 Organigrama estructural
 Organigrama funcional
 Objetivos
 Misión
 Visión
 Valores
 Manual de funciones
 Manual de procedimientos

Luego de haber realizado la presentación se procederá a que la persona firme la


‘’Ficha de introducción personal’’, la cual constatara que recibió la presentación y
que tiene conocimiento de los procedimientos de trabajo que estable la empresa.

El área de recursos humanos deberá de tener una carpeta por cada empleado con la
siguiente información:

 Fecha de ingreso.
 Contrato firmado por el empleador y el trabajador
 Hoja de vida
 Solicitud de trabajo firmada
 Ficha de introducción personal
 Boletas de pago
 Llamado de atención

Llamados de atención a los empleados


Si algún empleado incumple cualquier procedimiento establecido por la empresa, el
jefe tiene la potestad de comunicar esta falta a Jefe de Recursos Humanos y este
realice el llamado de atención con el formato ‘’Llamado de Atención’’
El Jefe de recursos humanos deberá detallar el incumplimiento y hacer firmar al
afectado, en caso de que no desee firmar el ‘’Llamado de Atención’’ se procederá a
hacer conocer al jefe inmediato firme como testigo de que no quiso firmar.
En caso de ser consecuente y llegar a tener más de dos llamados de atención se
multara con el 5% de su sueldo básico y a la tercera se procederá a retirarlo de la
empresa.
Control de asistencia
El jefe de recursos humanos deberá de manejar diariamente el ‘’Control de
Asistencia’’ y tomara la firma en el ingreso y salida del personal, a cada persona
que labora se le dará un 10 minutos máximo de tolerancia y excedido este tiempo se
acumulara para ser parte como descuento en su sueldo a fin de mes.
Todas las personas que laboran están obligados a firmar el ingreso y salida de su
trabajo, si no firmara alguno el jefe de recursos humanos realizará un ‘’Llamado de
Atención’’ y a la vez deberá hacer firmar el ‘’Control de Asistencia’’.

Autorización de permisos y vacaciones


Si el empleado necesitara un permiso por alguna enfermedad o malestar que impida
realizar sus obligaciones, deberá de solicitar este permiso por medio del formato
‘’Solicitud de permisos y vacaciones’’ llenado y firmado este documento lo
presentara a su jefe inmediato y luego esto deberá ser entregado al Área de Recursos
Humanos para registrar el permiso, en caso no presentara este solicitud se procederá
a considerar como una falta injustificada.

Elaboración de la nomina

El jefe de recursos humanos deberá tener el control de las asistencias del personal
de la empresa, cada último día de cada mes se deberá alcanzar esta nómina y las
horas extras al Gerente General para dar visto bueno y una vez que el Gerente
General de por aprobado se alcance esta nomina al Área de Contabilidad para
incluir en la planilla y se proceda al pago.

Evaluación y satisfacción laboral

El jefe de recursos humanos deberá de elaborar el Reglamento interno de trabajo el


cual permitirá el control del desempeño de los empleados en la empresa.

El Área de Recursos humanos deberá realizar una evaluación al personal cada 3 a 6


meses para tener conocimiento si se está trabajando de acuerdo a lo establecido por
la empresa y evaluar las tareas encomendadas y si son tomadas con responsabilidad.

El Área de Recursos cada año realizara una encuesta dirigida a los empleados para
medir la satisfacción de trabajo y así poder realizar una mejora en la empresa.